So führen Sie vor der Einführung von sed eine Umfrage vor dem Projekt durch. Vorprojektbefragung: Umsetzungsbeispiel, Bericht Fragebogen zur IT-Befragung

1. Ist eine solche Prüfung überhaupt notwendig? Was bringt es dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?
2. Was sind die Ziele der Vorprojektbefragung?
3. Was soll das Ergebnis sein?
4. Soll ich eine Vorprojektbefragung kostenlos durchführen oder dafür Geld verlangen?
5. Wie kann der Kunde die Wirksamkeit einer solchen Prüfung begründen und kann sie sich lohnen?

Hier trifft jedes Unternehmen seine Entscheidung auf seine eigene Weise: Jemand hält eine solche Prüfung im Allgemeinen für unangemessen („Wir werden uns auf einen Streit einlassen, und dann werden wir sehen ...“); andere, die es während der Implementierung durchführen, heben diese Arbeit nicht in einem separaten Artikel hervor; wieder andere führen es als eigenständigen Arbeitsschritt durch, verlangen aber kein Geld dafür; Wieder andere betrachten die Vorprojektinspektion zu Recht als ein separates kommerzielles Produkt. Meine Erfahrung als Manager und Berater zeigt, dass die Vorprojektprüfung ein notwendiger Bestandteil der Arbeit nahezu jedes IT-Unternehmens im Zusammenhang mit der Implementierung von Automatisierungssystemen ist. Und der Erfolg des gesamten Projekts hängt manchmal von der richtigen Organisation und Umsetzung dieser Phase ab.

In diesem Artikel werde ich versuchen, die oben gestellten Fragen zu beantworten, und zwar sowohl auf der Grundlage meiner eigenen Praxis als auch der Erfahrungen von Kunden, mit denen ich kommunizieren musste, und dabei die Technologie der Durchführung von Vorprojektbefragungen von Grund auf einzuführen.

Die Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung

Ein Erfinder kommt zur Kommission und bietet auf der Straße ein neues Gerät zum Rasieren an.
„Wie funktioniert Ihr Gerät?“ - Fragen ihn Mitglieder der Kommission.
„Ganz einfach“, antwortet der Erfinder. „Du wirfst eine Münze in den Schlitz, steckst deinen Kopf in die Maschine und schon beginnen dich zwei Klingen zu rasieren.“
„Tut mir leid, Kollege, aber Menschen haben unterschiedliche Gesichtsformen!“ - Mitglieder der Kommission tadeln ihn.
„Ja“, sagt der Erfinder, „aber das ist nur vor der ersten Rasur ...“

Die Hauptaufgabe jeder Automatisierung besteht darin, die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des automatisierten Unternehmens aufrechtzuerhalten. Wir können nicht, wie in diesem Witz, zulassen, dass nach der Automatisierung alle Unternehmen „die gleiche Person“ werden. Wenn wir daher die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kundengeschäfts aufrechterhalten wollen, ist es bei jeder Modernisierung von Geschäftsprozessen notwendig, eine Vorprojektbefragung durchzuführen.

Natürlich ist es möglich, die Gründe, die diesen Bedarf bestimmen, eingehend zu analysieren. Dies können die zu erwartenden hohen Kosten des Projekts, die Notwendigkeit, bestehende Geschäftsprozesse aufgrund der Automatisierung zu ändern, die Einbeziehung von Arbeiten in das Projekt, deren Umfang nicht im Voraus bestimmt werden kann, usw. sein. Denken Sie jedoch daran, wie in einer sehr lehrreichen Geschichte , unterbrach der Kommandant den Bericht des Generals über die Ursache der Niederlage:

„Unsere Niederlage hatte mehrere Gründe“, begann der General. - Erstens war das Schießpulver feucht...
„Das reicht“, unterbrach ihn der Kommandant.

Hier ist die Situation ähnlich, da es für die Durchführung einer Vorprojektbefragung ausreicht, dass der Kunde über einzigartige Geschäftsmerkmale verfügt (und diese sollte jedes Unternehmen haben, sonst würde es auf dem Markt einfach nicht überleben und der Konkurrenz weichen).

Weltweit lässt sich die Frage nach der Notwendigkeit dieser Art von Arbeiten also recht einfach lösen – sie müssen durchgeführt werden, wenn das zu automatisierende Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt tätig ist.

Was bringt eine Vorprojektbefragung dem Kunden und dem IT-Unternehmen selbst?

Während der Vorentwurfsbefragung kann der Kunde:

• Erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung der im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse und vergleichen Sie das reale Geschäft mit Ihrer Vorstellung davon;
• Optimieren Sie bestehende Geschäftsprozesse, indem Sie die praktischen Erfahrungen nutzen, die Berater eines IT-Unternehmens bei früheren Implementierungen in ähnlichen Unternehmen gesammelt haben.
• den Grad der Übereinstimmung der Funktionalität des vorgeschlagenen Systems mit den realen Geschäftsprozessen des Kunden beurteilen;
• Heben Sie Ihre einzigartigen Vorteile rechtzeitig hervor und berücksichtigen Sie sie bereits in der Phase der Systemimplementierung und nicht erst nach der Inbetriebnahme.
• Klären Sie das Budget und den Zeitplan des Automatisierungsprojekts und berücksichtigen Sie dabei mögliche Änderungen des Systems, um es an die Besonderheiten Ihrer Geschäftsprozesse anzupassen.
• Bewerten Sie die Ressourcen (sowohl technische als auch personelle), die in der Phase der Systemimplementierung benötigt werden. Planen Sie rechtzeitig die Zuteilung dieser Ressourcen, um das Projekt innerhalb des optimalen Zeitrahmens und ohne Überschreitung des Budgets abzuschließen;
• mögliche Risiken bewerten, die die Qualität der Arbeit beeinträchtigen können;
• Optimieren Sie die Kosten der Systembereitstellung, indem Sie möglicherweise einen Teil der Arbeit selbst durchführen.
• eine genauere Einschätzung des wirtschaftlichen Effekts und der Kapitalrendite zu erhalten.

Vorteile einer Vorprojektbefragung für ein IT-Unternehmen:

• Steigerung der Kundenzufriedenheit durch Abgleich seiner in der Vorverkaufsphase (wenn Verkäufer einen „Traum“ anbieten) gebildeten Erwartungen mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Systems zur Unterstützung spezifischer Geschäftsprozesse;
• Klärung des Zeitpunkts der Systemimplementierung und der dafür erforderlichen Ressourcen, um deren Zuteilung im Voraus planen zu können;
• rechtzeitige Identifizierung der einzigartigen Vorteile des Kunden, um diese bei der Konfiguration oder Änderung des Automatisierungssystems zu berücksichtigen;
• Verkürzung der Implementierungszeit und Verringerung des Risikos, kostenlose Arbeiten auszuführen. Notwendige Änderungen am System werden vor Beginn des Einsatzes oder parallel dazu durchgeführt und nicht erst nach Abschluss der Probebetriebsphase, bei der in der Regel Mängel festgestellt werden. Wird bei Projektabschluss eine Abweichung in der Funktionalität entdeckt, sind automatisch zusätzliche ungeplante Arbeiten erforderlich. Gleichzeitig hat der Kunde meist Schwierigkeiten, solche Arbeiten zu finanzieren, und um das Projekt erfolgreich abzuschließen, muss es oft kostenlos durchgeführt werden;
• Identifizierung wahrscheinlicher Risiken, die sich auf die Qualität und den Zeitpunkt der Umsetzung auswirken können. Rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Maßnahmen, um die Auswirkungen dieser Risiken auf den Projekterfolg zu minimieren;
• Einholen von Daten zur Begründung der Anzahl der Lizenzen und der Projektstruktur;
• Durch die Erfassung des aktuellen Stands der automatisierten Einheiten und der wichtigsten Parameter ihrer Arbeit kann die Wirksamkeit des Einsatzes des vorgeschlagenen Systems nachgewiesen werden.
• Der Aufbau persönlicher Kontakte zwischen Beratern und den wichtigsten Projektdurchführenden des Kunden wird deren zukünftige Zusammenarbeit vereinfachen.
• Erweiterung der Wissensbasis (falls vorhanden) über die Hauptgeschäftsprozesse von Kunden in dieser Branche.

Natürlich werden hier nicht alle Argumente aufgeführt, die für eine Pre-Design-Befragung sprechen, aber wie die Praxis zeigt, reicht dies völlig aus, um den Kunden von der Notwendigkeit zu überzeugen.

Hauptaufgaben der Vorprojektbefragung

Offensichtlich besteht die zweitwichtigste Aufgabe der Vorprojektbefragung darin, die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden zu ermitteln. Wie die Praxis zeigt, stimmen etwa 75 % der vom Kunden genutzten Geschäftsprozesse mit den Prozessen in ähnlichen Unternehmen derselben Branche überein, 10 % erkennen seine einzigartigen Wettbewerbsvorteile und die restlichen 15 % sind das Ergebnis des zweiten Hauptsatzes der Thermodynamik: ) (eine Folge des „natürlichen Wachstums des Chaos“) und muss im Laufe des Projekts gelöst werden. Aber die für das Geschäft so wichtigen wettbewerbsfähigen 10 % müssen bei jeder Automatisierung einfach erhalten bleiben (natürlich unter der Voraussetzung, dass diese Vorteile formalisiert werden können). Meistens wird dieses Problem durch die Konfiguration des Systems für den Kunden gelöst, manchmal sind jedoch die Dienste von Programmierern erforderlich, um die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Ich möchte darauf hinweisen, dass es sich hier nicht um kundenspezifische Entwicklung handelt, sondern um die Implementierung von Produktionsautomatisierungssystemen.

Wenn das IT-Unternehmen versteht, wie die Wettbewerbsvorteile des Kunden unterstützt werden, kann es den Bedarf und die Kosten von Produktverbesserungen einschätzen und verstehen, welche zusätzlichen Ressourcen hierfür möglicherweise erforderlich sind.

Ein wichtiges Ziel der Vorprojektbefragung ist die Diagnose des Zustands der IT-Umgebung des Kunden, d. h. die Beurteilung der von ihm verwendeten Computerausrüstung, Software, Kommunikation, Qualifikationsniveau der IT-Spezialisten usw. In dieser Phase Es ist notwendig zu verstehen, ob der Kunde über genügend Ressourcen für eine erfolgreiche Implementierung der Systemautomatisierung verfügt. Hier kommen wir zu einer weiteren Aufgabe der Vorprojektbefragung – der Analyse der potenziellen Risiken des Projekts und der Beschreibung ihrer wahrscheinlichen Folgen. Gleichzeitig müssen Berater nicht nur alle möglichen Risiken dokumentieren, sondern dem Kunden auch Möglichkeiten anbieten, diese zu reduzieren.

Jedes CIS beinhaltet die Sammlung von Informationen über die betrieblichen Aktivitäten von Abteilungen, daher sollte das nächste Thema der Vorprojektbefragung die Erhebung von Anforderungen an den Dokumentenfluss automatisierter Abteilungen sein.

Die im System gesammelten Informationen bleiben tot, wenn es keine Möglichkeit gibt, sie zu analysieren. Daher ist es bei der Vorprojektbefragung sehr wichtig herauszufinden, welche Arten und Formen der Berichterstattung der Kunde benötigt. Normalerweise enthalten Automatisierungstools bereits einen Standardsatz an Berichten, aber jeder Kunde betrachtet sein Unternehmen zu Recht als einzigartig und benötigt daher ein einzigartiges System dieser Art, das in der Regel mithilfe eines speziellen Berichtsgenerators implementiert wird.

Die dringende Aufgabe der Vorprojektbefragung besteht darin, unter Berücksichtigung aller erhaltenen Daten das endgültige Budget des Projekts und den Zeitpunkt seiner Umsetzung zu klären. Diese Fristen können durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. die Bereitschaft der Führungskräfte des Auftraggebers, sich am Projekt zu beteiligen, die Motivation der Vertreter des Auftraggebers und des Auftragnehmers, die Wahrscheinlichkeit einer Sabotage seitens der Mitarbeiter automatisierter Einheiten, die mögliche Entlassung (oder umgekehrt Einstellung) eines Schlüsselmanagers nach einiger Zeit. Zeit nach Projektbeginn, Unzulänglichkeit der vorhandenen Computerflotte und technologischen Basis, um alle Automatisierungsziele zu erreichen, fehlendes Budget für den Kauf der notwendigen Ausrüstung und vieles mehr. Daher muss der Berater alle diese Umstände im Detail herausfinden und im Bericht, auch für den internen Gebrauch, wiedergeben. Durch die Erstellung eines zweiten – internen – Berichts können Sie alle Nuancen der Beziehung im Detail reflektieren und Empfehlungen für Spezialisten der Implementierungs- und Integrationsabteilung geben.

Ein weiteres wichtiges Problem, das in der Phase der Vorprojektbefragung gelöst werden muss, ist die Entwicklung von Empfehlungen zur Wahl der Methoden für die Projektumsetzung. Dabei ist es wichtig, klar zu erfassen, welche der zuvor vom Kunden formulierten Probleme mit dem vorgeschlagenen Automatisierungssystem nicht gelöst werden können, und organisatorische oder sonstige Auswege aus dieser Situation vorzuschlagen.

Jedes Unternehmen kann problemlos ein Dutzend weitere Aufgaben hinzufügen, die es in der Umfragephase lösen möchte, aber wie die Praxis zeigt, macht die Beantwortung der oben aufgeführten Fragen bereits die Vorprojektbefragung sehr effektiv.

Was ist normalerweise das Ergebnis einer Vorprojektbefragung?

• Beschreibung der bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden;
• eine Liste der Hauptaufgaben, die mit dem Automatisierungssystem gelöst werden müssen;
• Bewertung der Geschäftsprozesse des Kunden und Empfehlungen zur Änderung oder Optimierung der Arbeit der Abteilungen unter Berücksichtigung der Vorteile des Informationssystems;
• einzigartige Wettbewerbsvorteile des Kunden, die bei der Implementierung des Systems berücksichtigt werden müssen;
• Analyse der bestehenden IT-Umgebung auf Übereinstimmung mit den Anforderungen des Corporate Governance-Systems, Empfehlungen zu deren Änderung;
• Beurteilung der Arbeiten zur Integration von CIS in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden;
• Beschreibung des Dokumentenflusses in automatisierten Abteilungen und Anforderungen an die Analyse;
• Einschätzung möglicher Risiken bei der Projektdurchführung und Ermittlung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung ihrer Auswirkungen;
• eine Beschreibung der Wünsche des Kunden, die im vorgeschlagenen Steuerungssystem nicht umgesetzt werden können und eine Änderung erfordern, eine Schätzung des Zeit- und Kostenaufwands einer solchen Änderung;
• Vorschlag für die Umsetzung des Projekts mit Begründung der vorgeschlagenen Option, Angabe der Anzahl der für den Kunden erforderlichen automatisierten Arbeitsplätze und Klärung des Projektbudgets.

Ein separates Dokument der Vorprojektbefragung sollte ein vorläufiger Arbeitsplan sein, der unter anderem eine vereinbarte Liste der Verantwortlichen (sowohl des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers), deren Verantwortungsbereiche und grundsätzliche Regelungen für das Zusammenspiel zwischen ihnen enthält ihnen. Für eine effektive Umsetzung des Systems wird empfohlen, Regelungen für den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern des Kunden und den Spezialisten des befragenden IT-Unternehmens zu erstellen und vor allem den Zeitpunkt und das Verfahren für die Überwachung des Abschlusses der Arbeiten festzulegen.

Einige Unternehmen (am häufigsten diejenigen, die sich mit kundenspezifischer Entwicklung befassen) stellen dem Kunden nach Abschluss der Vorprojektprüfung einen Entwurf einer technischen Spezifikation zur Verfügung.

Führen Sie eine kostenlose Vorprojektbefragung durch oder verlangen Sie dafür Geld?

Entspricht der Zweck der Befragung den oben beschriebenen Aufgaben, so erfordert sie den Einsatz erheblicher Unternehmensressourcen und muss zwingend vergütet werden. Bei dieser Vorprojektbefragung handelt es sich um eine umfassende Beratungsdienstleistung, die es ermöglicht, nicht nur den Bedarf, den Zeitplan und das Budget für die Automatisierung einzuschätzen, sondern auch die bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden zu optimieren.

Wie die Praxis gezeigt hat, ist es nicht schwierig, Dienstleistungen im Rahmen einer Vorprojektbefragung zu verkaufen, wenn das Unternehmen die entsprechende Technologie implementiert hat und die Verkäufer den Zweck der Befragung und die Vorteile, die der Kunde daraus ziehen wird, genau kennen (und dem Kunden klar erklären können). Es.

So begründen Sie gegenüber dem Kunden die Wirksamkeit der Vorprojektprüfung

Betrachten wir mögliche Einsparungskanäle und berücksichtigen wir, welche dazu beitragen können, die Notwendigkeit einer Vorprojektbefragung zu rechtfertigen.

1. Personal- und Zeitersparnis:
   • wenn das System in der Anfangsphase der Implementierung an die einzigartigen Wettbewerbsvorteile des Kunden angepasst wird und nicht erst nach der kommerziellen Inbetriebnahme;
   • in der Phase der Integration des Systems in die IT-Infrastruktur des Kunden, da alle Informationen über den Zustand der IT-Umgebung des Unternehmens und die Nuancen der Integration vor Beginn und nicht während der Implementierung geklärt werden;
   • dank der rechtzeitigen Bereitstellung von Material und Personal sowohl vom Auftragnehmer als auch vom Kunden;
   • durch eine frühzeitige Bewertung möglicher Risiken, die sich auf den Systemimplementierungsprozess auswirken könnten, und die Entwicklung notwendiger Maßnahmen zur Minimierung ihrer negativen Folgen.
     Jede Verzögerung im Projektfortschritt führt für den Kunden zu erheblichen Mehrkosten, die im Einzelfall recht einfach kalkulierbar sind.
2. Mögliche Reduzierung der Implementierungskosten:
   • durch die Identifizierung von Leistungen und Arbeiten, die der Kunde selbst erbringen kann;
   • durch Anpassung der Fristen für die Erledigung einiger Arbeiten nach Klärung ihrer tatsächlichen Arbeitsintensität.
3. Steigerung der Effizienz von Unternehmensinformationssystemen und der Mitarbeiterproduktivität durch Optimierung von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung der einzigartigen Merkmale des Kunden.
4. Verweigerung der Verwendung eines automatisierten Systems, wenn sich in der Phase der Prüfung vor dem Entwurf herausstellt, dass es die Probleme des Kunden nicht löst oder seine Änderung zu teuer ist.
   In meiner Praxis gab es einen Fall, bei dem einem Kunden mit sehr spezifischen Geschäftsprozessen aufgrund der Ergebnisse einer Vorprojektbefragung empfohlen wurde, kein CIS einzusetzen, sondern organisatorische Änderungen vorzunehmen und die Technologie für die Zusammenarbeit mit seinen Kunden zu optimieren , da sich der Effekt der Implementierung des Systems (es war eine kostspielige Änderung erforderlich) nicht auszahlen würde, würden Kosten anfallen. Dadurch sparte der Kunde Zehntausende Dollar und die Vorprojektbefragung zahlte sich nur durch die Steigerung der Effizienz der Abteilung aus, die auf Empfehlung der Berater die Arbeitstechnologie des Mitarbeiters veränderte.

Das Fehlen einer Vorprojekterhebungsphase führt in den meisten Fällen zu einer erheblichen Verzögerung bei der Umsetzung von Projekten und einem Anstieg ihrer Kosten aufgrund sowohl organisatorischer als auch technischer Probleme, die bei der Umsetzung auftreten. Oft scheitern solche Projekte völlig. Laut einer Studie der Standish Group waren fast ein Drittel der 2,5 Tausend analysierten IT-Projekte nicht nur erfolglos, sondern wurden überhaupt nicht abgeschlossen. In Russland ist es viel schwieriger, solche Daten zu erhalten, aber ich bin sicher, dass der Anteil der erfolglosen Umsetzungen nicht geringer sein wird.

Wenn ein Beratungsunternehmen daher keine unrealisierten Projekte in seiner Erfolgsbilanz haben möchte, muss es lediglich eine Vorprojektbefragung des Kundengeschäfts durchführen. Es ist besser, den Auftrag gleich in der Anfangsphase abzulehnen, als sich in der Arbeit zu verzetteln und am Ende einen Rufschaden zu erleiden.

Die Informationserhebung ist ein wichtiger Schritt bei der Optimierung vorschulischer Bildungseinrichtungen und der Umsetzung von EDS. Denn die Qualität der Entscheidungen zur Prozessoptimierung und Entwicklung von Anforderungen an die Funktionalität des EDMS hängt direkt von den erhaltenen Informationen und der Qualität ihrer Präsentation ab.

In diesem Zusammenhang ist es notwendig, sich an den Hauptgrundsatz der Umfrage zu halten – vollständige, zuverlässige und aktuelle Informationen über die Prozesse zu erhalten, die automatisiert werden sollen.

Umfrage vor dem Projekt

Aus der Sicht eines Beratungsunternehmens, das seine Dienstleistungen auf dem Markt für Beratung und Implementierung von EDMS anbietet, d. h. Die Implementierung eines EDMS für einen Analysten ist extern Die Umfrage vor dem Projekt wird als Teil der Vertriebsmethodik betrachtet (als eine der „Vorverkaufs“-Phasen). Der Großteil der Arbeit in dieser Phase wird jedoch vom Analysten durchgeführt, ebenso wie in der Analysephase, die in der Implementierungsmethodik vorgesehen ist. Aus diesem Grund wird die Vorprojektbefragung auch als Teil der Umsetzungsmethodik betrachtet.

Die Durchführung einer Vorprojektbefragung kann auch für Analysten nützlich sein, die an der Implementierung von EDMS arbeiten intern Unternehmens-(Organisations-)Projekt, d.h. Der Analyst ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, in dem das EDMS implementiert wird.

Schematische Darstellung der Ergebnisse der Vorprojektbefragung

Ziele Vorprojektbefragung sind:

• Erhalten allgemeiner Informationen über den Gegenstand der EDMS-Implementierung;
• Umsetzungsziele definieren;
• Ermittlung allgemeiner Schlüsselanforderungen an das EDMS und Projektgrenzen;
• Feststellung des allgemeinen Standes der Organisation des Dokumentenflusses und der Büroarbeit;
• Identifizierung der Hauptnutzer (Sachbearbeiter, Manager usw.);
• Bestimmung des Gesamtkomplexitätsgrads eines potenziellen Projekts;
• Beurteilung des Bedarfs an Datenmigration und Integration mit anderer Software;
• Sammlung von Informationen, die zur Erstellung eines wirksamen und erfolgreichen kommerziellen Angebots erforderlich sind [wenn die Arbeit von einem Unternehmen außerhalb des Umsetzungsobjekts ausgeführt wird].

Um die notwendigen Informationen über das Projekt zu erhalten, werden Befragungen und Interviews der Hauptnutzer (Kunde, Projektleiter, Abteilungsleiter, Hauptnutzer) durchgeführt.

Beispielfragen für Fragebögen, deren Antworten es Ihnen ermöglichen, primäre Informationen vom Kunden und zukünftigen Benutzern des EDMS zu erhalten, werden im Abschnitt „Fragen für Fragebögen und Interviews“ vorgestellt.

Ergebend Die Vorprojektinspektion wird durchgeführt:

• Einschätzung des Arbeitsaufwands zur Implementierung des EDMS;
• Erstellung eines Berichts über die Vorprojektbefragung;
• Vorbereitung und Demonstration eines Lösungsprototyps (falls erforderlich);
• Ausarbeitung eines kommerziellen Angebots.

1. Ziele und Zielsetzungen der Implementierung von EDMS;
2. Grenzen des Projekts zur Implementierung von EDMS;
3. Weitere Informationen erhalten.

Nach der Durchführung einer Vorprojektbefragung ist es möglich, den Umfang der erforderlichen analytischen und technischen Arbeiten sowie die zu erzielenden Ergebnisse abzuschätzen.

Als Ergebnis wird ein Dokument entwickelt, das eine Beschreibung der grundlegenden Anforderungen an das EDMS, Projektgrenzen und andere identifizierte Informationen enthält. Wenn die Informationserhebung von einer Organisation außerhalb des Kunden durchgeführt wird, wird auch eine Prototyplösung zur Demonstration für den Kunden (falls erforderlich) und ein kommerzielles Angebot erstellt.

In dieser Phase erstellt der Projektmanager (PM) auf der Grundlage der erhaltenen Primärinformationen einen grundlegenden Arbeitsplan, eine hierarchische Arbeitsstruktur (WBS) und eine Projektcharta. In dieser Phase kann auch die Auswahl der Plattform erfolgen, auf der das EDMS entwickelt werden soll.

Informationsbefragung und -analyse

Ausgehend von den Ergebnissen der Vorprojektbefragung klärt die Informationsbefragung zuvor gewonnene Informationen, untersucht und beschreibt bestehende Geschäftsprozesse („as is“) und schlägt zukünftige, optimierte Geschäftsprozesse („to be“) vor. wie es sein sollte“) und beschreibt außerdem alle notwendigen Änderungen im System zur Unterstützung dieser Geschäftsprozesse und EDMS-Schnittstellen.

Schema der Ergebnisse der Informationsbefragung

Ziele Informationsumfrage sind:

• Untersuchung und genaue Beschreibung der zu automatisierenden Geschäftsprozesse;
• Definition und Beschreibung von Systemänderungen, Schnittstellen, inkl. Schnittstellen zu externen Systemen und Möglichkeiten zur Datenübernahme bestehender Programme, die im Projektverlauf entwickelt und umgesetzt werden müssen;
• Entwicklung technischer Spezifikationen (TOR);
• Entwicklung von Empfehlungen zur Neugestaltung (Optimierung) des Dokumentenflusses und der Organisation des Dokumentenflusses und der Büroarbeit.

Der Zweck dieser Phase besteht darin, die Anforderungen des Kunden an Implementierungsergebnisse zu ermitteln. Daher ist während der gesamten Phase der Informationserhebung und -analyse eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Kunden, den Hauptbenutzern und dem Analysten erforderlich. Typischerweise ist die Informationsumfrage der nächste Schritt nach der Vorprojektumfrage und beinhaltet eine detaillierte Untersuchung aller Bereiche des Unternehmens, die während des Projekts betroffen sein werden, und nicht nur die Identifizierung der Hauptfunktionsbereiche und „Killeranwendungen“, wie z erfolgt im Rahmen der Vorprojektbefragung. .

Um die notwendigen Informationen zu erhalten, werden Befragungen und Interviews der Hauptnutzer (Kunde, Projektleiter, Abteilungsleiter, Hauptnutzer) ähnlich der Vorprojektbefragung, jedoch auf einer detaillierteren Ebene, durchgeführt. Beispielfragen für Fragebögen, deren Antworten es Ihnen ermöglichen, Informationen vom Kunden und zukünftigen EDMS-Benutzern zu erhalten, werden im Abschnitt „Fragen für Fragebögen und Interviews“ vorgestellt.

Ergebnisse Die Arbeit spiegelt sich im Dokument „Funktionale Anforderungen“ (FR) oder im Bericht oder in der Leistungsbeschreibung (abhängig von der Komplexität des Projekts) wider.

Das Abschlussdokument muss enthalten:

1. Funktionale Anforderungen an EDMS;
2. Beschreibung der EDMS-Schnittstellen;
3. Beschreibung von Geschäftsprozessen;
4. Empfehlungen zur Neugestaltung (Optimierung) des Dokumentenflusses;
5. Sonstige während der Umfrage und Analyse gewonnene Informationen.

Als Ergebnis der durchgeführten Arbeiten zur Organisation einer effektiven Büroarbeit und des Dokumentenflusses sowie der Entscheidung zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems formuliert das Projektteam Anforderungen an das automatisierte System, erstellt eine Liste der zu automatisierenden Prozesse und legt die fest Prioritäten und Reihenfolge ihrer Automatisierung.

Nachdem die Ziele, Zielsetzungen und Grenzen des Projekts zur Implementierung von EDMS festgelegt wurden, beginnt die Arbeit an der Entwicklung und Implementierung eines automatisierten elektronischen Dokumentenmanagementsystems.

Um die Arbeit mit Dokumenten effektiv zu automatisieren, wird empfohlen:

1. Erstellen Sie eine Liste der vorhandenen Arten von Dokumenten In der Organisation
2. Tun Prüfung jeder Art Dokument (siehe unten)*
3. Komponieren Liste der verantwortlichen Mitarbeiter zum Erstellen von Dokumenten (wer erstellt welche Arten von Dokumenten)
4. Komponieren Liste der Mitarbeiter, die Besuche abhalten, unterzeichnen und genehmigen Dokumente (wer, welche Arten von Dokumenten; Bedingungen, unter denen ein Visum erforderlich ist, Unterschrift)
5. Basierend auf diesen Listen Erstellen Sie eine allgemeine Route Durchgang von Dokumenten mit Bedingungen für den Durchgang – Algorithmus (Operogramm oder grafisches Dokumentflussschema)
6. Bestimmen Sie das Notwendige Buchhaltungs-Dokumente(Berichte): Bedingungen für die Erstellung von Berichten und deren Formulare
7. Bestimmen Sie, welche Arten von Dokumenten unter Kontrolle gestellt werden müssen (bestimmen Sie Fristen, Formen der Benachrichtigung, Form der Kontrollkarte, Bedingungen für die Entziehung aus der Kontrolle).
8. Basierend auf Umfragen Anweisungen für die Vorschulerziehung erstellen Bei Bedarf
9. Erstellen Sie eine Fallliste(unter Angabe von Aufbewahrungsfristen und Grundsätzen für die Fallgestaltung) ggf
10. Erstellen Sie eine Liste, die den Mechanismus für den Zugriff auf verschiedene Arten von Dokumenten widerspiegelt (abhängig von der Position).

Prüfung jeder Dokumentenart:

• Beschreiben Sie die Dokumentations- (Zusammenstellungs-)Technologie: eine Reihe von Details, deren Speicherort, Ausfüllmethoden (falls erforderlich);
• Beschreiben Sie die Formen der Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC): den Satz und die Anordnung der Felder in der Karte;
• die Bedingungen für den Dokumentenverkehr aufzeigen (Verfügbarkeit von Unterschriften, Visa, Schecks usw.);
• ein Dokumentflussdiagramm (Route) oder eine Liste der wichtigsten Unterzeichner, Unterzeichner usw. anzeigen;
• Beschreiben Sie die Registrierungsmethode und Codes, die verschiedenen Arten von Dokumenten zugewiesen sind

Fragen für Fragebögen und Interviews

Hier sind Fragen aufgeführt, die in Fragebögen oder bei der Befragung von Benutzern bei der Durchführung einer Umfrage zum Gegenstand der EDMS-Implementierung verwendet werden können. Die Fragen haben beratenden Charakter. Es gibt keine klaren Anforderungen für die Durchführung einer Umfrage, daher muss der Analyst bei der Beschaffung der erforderlichen Informationen, deren Strukturierung und Darstellung kreativ sein.

Muss den Dokumentenverwaltungsprozess automatisieren:

1. Was sind die langfristigen und kurzfristigen Ziele der Implementierung des Systems?
2. Was sind die Hauptkriterien für den Erfolg eines Projekts zur Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems?
3. In welchem ​​Zeitrahmen soll das System umgesetzt werden? Was sind die Gründe für diese Fristen?
4. Wer ist der Hauptinitiator des Projekts: Im Interesse welcher Abteilung bzw. Führungskraft ist die Einführung des Systems geplant?
5. Wer sind die Hauptkunden des EDMS (welche Abteilungen) und die Hauptteilnehmer des EDMS?
6. Planen Sie bei der Implementierung des Systems eine vollständige oder teilweise Umstellung auf papierlose Technologie für Büroarbeit und Dokumentenfluss? Beschreiben Sie, wie Sie es sehen.
7. Gibt es Pläne, kryptografische Informationsschutz- und elektronische digitale Signatursysteme (CIPF und EDS) einzusetzen? Wenn JA, geben Sie bitte den Namen oder die Art der Prioritätssysteme an.
8. Verarbeitung: Welche Arten von Dokumenten, Formaten und Typen sollen durch das System automatisiert werden?
8.1. Beschreiben Sie kurz die Hauptparameter jedes einzelnen Parameters und geben Sie die Unterschiede an.
8.2. Legen Sie Ihre Prioritäten fest
9. Wie viele Arbeitsplätze sollen gleichzeitig installiert werden?
10. Wie viele Arbeitsplätze sollen insgesamt (insgesamt) an das System angeschlossen werden?
11. In welchen Abteilungen ist die Einführung des EDMS geplant?
12. Beschreiben Sie die wichtigsten funktionalen Verantwortlichkeiten der Abteilungen – der Hauptteilnehmer des EDMS.

Organisatorisches:

13. Gibt es technische Spezialisten, die das Projekt im Auftrag des Kunden leiten?
14. Gibt es in vorschulischen Bildungseinrichtungen Fachkräfte, die das Projekt im Auftrag des Kunden leiten?

Fragen zur Vorschulerziehung:

15. Gibt es genehmigte Bestimmungen, Anweisungen, Verordnungen oder andere normative Dokumente, die die Arbeit mit Dokumenten regeln (Beschreibungen der Regeln der Büroarbeit und des Dokumentenflusses)?
15.1. Wie ausgereift und relevant sind sie?
15.2. Gibt es Pläne, sie zu ändern?
15.3. Wenn solche Dokumente vorhanden sind, stellen Sie sie bitte zur Analyse zur Verfügung.
16. Wenn solche Regeln (Vorschriften, Anweisungen, Methoden) fehlen oder nicht relevant sind, ist dann eine Erhebung, Beschreibung und Optimierung bestehender Prozesse erforderlich?
16.1. Gibt es ein Verständnis für die Notwendigkeit und Aktualität solcher Maßnahmen?
16.2. Oder gibt es Pläne, Prozesse „so wie sie sind“ zu automatisieren?
16.3. Wenn eine Erhebung und Optimierung durchgeführt wird, definieren Sie die Erhebungsbereiche, Ziele und Optimierungskriterien.
17. Wie wird der Papierkram erledigt?
17.1. Zentralisiert;
17.2. Dezentral;
17.3. Gemischt.
18. Welche Abteilung bzw. welcher Mitarbeiter ist für die Arbeit mit Dokumenten zuständig?
19. Wer im Unternehmen organisiert die Arbeit mit Dokumenten (welche Abteilung)?
20. Welche Funktionen (Prozesse, Arbeiten) müssen für diese Art von Dokumenten automatisiert werden? Beschreiben Sie sie (kurz)
21. Wie hoch ist das ungefähre Volumen des Dokumentenflusses pro Jahr/Monat für jeden angegebenen Dokumententyp?
22. Listen Sie die Arten von Dokumenten auf, für die Formulare und Vorlagen verwendet werden und deren Arbeit automatisiert werden soll.
23. Welche Buchhaltungs- und Registrierungsformen werden für die einzelnen Dokumentenarten verwendet? Beschreiben Sie deren Struktur, Füllregeln und Regeln für die Generierung von Registrierungsnummern.
24. Welche Dokumente erfordern eine zusätzliche Kontrolle? Beschreiben Sie ihre Eigenschaften und Kontrollanforderungen.
25. Welche Arten und Arten der Berichterstattung müssen für jede Art von Dokument implementiert werden?
26. Arten der an jedem Dokumenttyp durchgeführten Arbeit. Änderungen, die während eines Geschäftsprozesses an einem Dokument vorgenommen werden.
27. Beschreiben Sie die beruflichen Verantwortlichkeiten für die Bearbeitung von Dokumenten von Mitarbeitern, die am Dokumentenfluss beteiligt sind.
28. Beschreiben Sie die vorhandene Technologie für die Arbeit mit Dokumenten in einer Organisation oder Abteilung:
28.1. das Verfahren zur Weiterleitung der Verarbeitung und Registrierung eingehender Dokumente;
28.2. das Verfahren für das Management, eingehende Dokumente zu prüfen und Beschlüsse zu fassen;
28.3. Aufbau des Beschlusses;
28.4. das Verfahren zur Einreichung von Dokumenten zur Kontrolle;
28.5. Arten der Kontrolle;
28.6. Fristen;
28.7. Liste der Dokumente, deren Ausführung der Kontrolle unterliegt;
28.8. Technologie zur Steuerung der Dokumentenausführung;
28.9. das Verfahren zur Erfassung von zur Ausführung eingegangenen Dokumenten in Strukturabteilungen;
28.10. Verfahren zum Entfernen von Dokumenten aus der Kontrolle;
28.11. das Verfahren zur Prüfung von Dokumentenentwürfen durch das Management, deren Genehmigung durch verschiedene Abteilungen und Genehmigung;
28.12. Verfahren zur Registrierung und Weiterleitung der Bearbeitung ausgehender Dokumente;
28.13. Verfahren zur Entwicklung interner Dokumente;
28.14. Organisation der Dokumentenspeicherung in Strukturabteilungen und im Zentralarchiv der Organisation.
29. Was muss bei der Arbeit mit Dokumenten geändert werden?
30. Welche Buchhaltungs- und Registrierungsformen werden für die einzelnen Dokumentenarten verwendet?
30.1. Beschreiben Sie deren Struktur und Füllregeln (falls vorhanden).
30.2. Regeln für die Generierung einer Registrierungsnummer
31. Welche Arten und Arten der Berichterstattung müssen für jede Art von Dokument implementiert werden?
31.1. aktuelle Büroberichte;
31.2. Abschlussberichte des Büros;
31.3. Berichte von Statistikämtern;
32. Fähigkeit, Verbindungen zwischen Dokumenten herzustellen und zu verfolgen

Fragen zur Archivspeicherung:

33. Gibt es ein Archiv als strukturelle Einheit?
34. Wer ist für die zeitnahe Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich?
35. Gibt es Hinweise zur Aufbewahrung von Dokumenten? Wenn Sie über behördliche Dokumente verfügen, stellen Sie diese bitte zur Verfügung.
36. Wird die Nomenklatur der Fälle (jedes Jahr) weiterentwickelt?
37. Welche Einheit (Beamter) ist für die Erstellung und Genehmigung der konsolidierten Nomenklatur der Fälle verantwortlich?
38. Gibt es eine Wertprüfung und Vernichtung von Dokumenten?
39. Gibt es einen wissenschaftlichen Referenzapparat? Wer leitet es? Beschreiben Sie seine Struktur.
40. Wurde eine Richtlinie für den Zugriff auf Dokumente, insbesondere vertrauliche Dokumente, entwickelt?
41. Gibt es Pläne, das Archiv der „Papier“-Dokumente in das System zu übertragen?
41.1. Bitte geben Sie die ungefähre Menge, das Format und die Art der Dokumente an.
41.2. Ist das Dokumentenarchiv geografisch verteilt? Wenn JA, wo befinden sich die Speicherorte für Dokumente?
41.3. Geben Sie den erforderlichen Zeitrahmen für die Übermittlung von Informationen an das System an.
42. Welche Regeln gelten für die Abschreibung von Dokumenten in Akten, die Überführung ins Archiv, welche Aufbewahrungsstandards gibt es?
43. Regeln für die Arbeit mit der Fallnomenklatur der Abteilung, deren Struktur und Organisation der Dokumentenspeicherung in der Abteilung, deren Arbeit der Automatisierung unterliegt.

Beschreibung der Organisationsstruktur:

Für eine erste Bedarfsermittlung werden Informationen über die Organisationsstruktur des Unternehmens benötigt. Die Beschreibung der Organisationsstruktur muss ein Diagramm sein (in Visio, ARIS oder einem ähnlichen Format). Auch eine Textbeschreibung ist möglich. Das Diagramm (oder die Textbeschreibung) der Organisationsstruktur sollte Folgendes widerspiegeln:

44. Liste der Organisationen der obersten Ebene (Verwaltungsgesellschaft, Liste der Komplexe, Zweigstellen, einzelner juristischer Personen (z. B. Firmenbüros) usw.), einschließlich:
44.1. Namen von Organisationen;
44.2. geografischer Standort von Organisationen;
44.3. Beziehungen zwischen Organisationen (Hierarchie);
44.4. Tätigkeitsbereiche von Organisationen.
45. Organisationsstrukturen von Spitzenorganisationen, die Folgendes enthalten sollten:
45.1. Struktur der Abteilungen;
45.2. Zusammenhänge zwischen den Abteilungen;
45.3. Funktionen der Abteilungen;
45.4. Verantwortungsbereiche der Abteilungen.

Zunächst sind wir an Informationen über die Struktureinheiten interessiert, die an der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems beteiligt sein werden.

IT-Infrastruktur der Organisation:

46. ​​​​Welcher technische Support ist verfügbar: Servereigenschaften, Client-Sites?
47. Werden derzeit Informationssysteme zur Automatisierung aktueller Aufgaben eingesetzt?
47.1. Wenn JA, welche Funktionen sind darin enthalten?
47.2. Womit sind Sie unzufrieden/aktuelle Probleme?
47.3. Gibt es Pläne, es ganz oder teilweise zu ersetzen?
47.4. Datenmigration: Wie ist die Übertragung der gesammelten Informationen geplant:
- kann nicht toleriert werden
- mit der Hand tragen,
- Automatisch übertragen.
47,5. Wenn Sie planen, „alte“ Daten automatisch in ein neues System zu übertragen, ist es notwendig, Informationen über die Struktur und Speicherformate bereitzustellen und Anforderungen an die Datenkonvertierung zu formulieren.
48. Ist eine Integration mit anderen Systemen erforderlich?
49. Wie ist die typische Konfiguration von Client-Workstations (Prozessor, RAM, Betriebssystem usw.)?
50. Gibt es eine Liste der auf Büro-PCs installierten Standardsoftware? Wenn JA, stellen Sie bitte diese Liste zur Verfügung.
51. Was sind die Merkmale grundlegender Serverhardware?
52. Nutzen Unternehmensmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit Unternehmens-E-Mails? Welchen Mailserver und Client verwenden Sie?
53. Geben Sie die Version und den Entwickler der Unternehmens-E-Mail-Serversoftware an.
54. Wie ist Ihre Netzwerktopologie:
1.1. Basiert das lokale Netzwerk auf einer Windows NT-Domäne?
1.2. Wie viele Workstations befinden sich in Ihrem lokalen Netzwerk?
1.3. Gibt es eine territoriale Verteilung des Netzwerks? Wenn es gibt:
1.3.1. Wie ist die Verteilung der Arbeitsplätze auf die Filialen (Büros)?
1.3.2. Welche Kapazität haben Kommunikationskanäle zwischen Netzwerksegmenten?
55. Gibt es einen dedizierten Dateiserver zum Speichern von Dokumenten? Wie hoch ist das geschätzte Volumen der auf diesem Server gespeicherten Dokumente?
56. Gibt es eine Strategie zur Speicherung unstrukturierter Informationen (PCs, dedizierte Dateiserver, Speichersubsysteme usw.)?
57. Wie hoch ist das durchschnittliche Volumen der auf Client-Workstations gespeicherten Dokumente?
58. Welche Unternehmensinformationssysteme (KIS) werden im Unternehmen eingesetzt?
59. Gibt es lizenzierte DBMS und wie werden sie verwendet? Geben Sie die Entwickler und Versionen des im Unternehmen verwendeten DBMS an.
60. Werden Verzeichnisdienste zur Identifizierung von Benutzern verwendet? Wenn JA, geben Sie bitte an, welche.
61. Gibt es einen technischen Support-Service für Benutzer (Helpdesk)? Gibt es Vorschriften für diesen Service?
62. Wie viele Mitarbeiter hat die Informationstechnologieabteilung (Abteilung, Abteilung)? Was sind die Hauptaufgaben, die diese Einheit löst?
63. Geben Sie die Systeme an, in die das Dokumentenmanagementsystem integriert werden soll.
64. Geben Sie das ungefähre Verhältnis der Mitarbeiter, die nur zur Überprüfung Zugang zu Dokumenten haben, zur Anzahl der Mitarbeiter an, die das Recht haben, bestimmte Aktionen zu ändern und durchzuführen.

Anforderungen an EDMS:

65. Listen und beschreiben Sie, welche funktionalen Anforderungen an das neue System Ihrer Meinung nach am wichtigsten sind.
66. Die Zusammensetzung der Attribute jeder Dokumentenkarte:
- Name
- Beschreibung
- Beschriftung auf dem Formular (Name auf dem Formular)
- Datentyp
- Art der Befüllung (manuell, aus einem Verzeichnis, ...)
67. Suche nach Dokumenten nach Attributen von Registrierungskarten. Liste der Suchkartendetails
68. Die Notwendigkeit, einen Verlauf der Arbeit mit Dokumenten zu erstellen, den Fortschritt der Ausführung und des Genehmigungsprozesses zu verfolgen usw.
69. Notwendige Filter im System
70. Informationsanforderungen, die das System erfüllen muss

Wir schlagen vor, die als Ergebnis der Umfrage erhaltenen Informationen im Formular zu formalisieren Operogramme oder im Formular Algorithmus. Als Beispiel schlagen wir vor, den Lebenszyklus von Aufträgen für Kernaktivitäten zu betrachten. Die Technologie für die Arbeit mit dieser Art von Dokumenten ist die einheitlichste und kann in verschiedenen Unternehmen eingesetzt werden.

Beispiele für den Prozess der Arbeit mit einem Dokument

Wir schlagen vor, die als Ergebnis der Umfrage gewonnenen Informationen in Form eines Operogramms oder in Form eines Algorithmus zu formalisieren. Als Beispiel schlagen wir vor, den Lebenszyklus von Aufträgen für Kernaktivitäten zu betrachten. Die Technologie für die Arbeit mit dieser Art von Dokumenten ist die einheitlichste und kann in verschiedenen Unternehmen eingesetzt werden.

Operagramm des Lebenszyklus einer Bestellung für die Hauptaktivität

Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern

Algorithmus zur Auftragsabwicklung für Kernaktivitäten

Entwicklung funktionaler Anforderungen

Basierend auf den oben aufgeführten Informationen entwickelt der Analyst funktionale Anforderungen für das EDMS oder Leistungsbeschreibungen für die Entwicklung des EDMS. Insbesondere muss der Analyst Anforderungen an das Format und die Zusammensetzung von Registrierungs- und Kontrollkarten (Satz und Anordnung der Felder in der Karte, Methoden zum Ausfüllen des EDMS usw.), Wege für den Dokumentenverkehr und andere erforderliche Anforderungen erstellen für den Aufbau und die Entwicklung des EDMS.

Die Automatisierung der Arbeit und dementsprechend die Festlegung von Aufgaben für die Softwareentwicklung sollte in Gegenwart von Regulierungsdokumenten erfolgen, die die Arbeit mit Dokumenten regeln: Anweisungen, Vorschriften, Formularbücher usw.

Liegen solche Dokumente nicht vor, müssen Dokumente entwickelt werden, die die Grundregeln für die Arbeit mit Dokumenten festlegen, deren Arbeit automatisiert werden soll.

Dokumentation

Im Rahmen der Prüfung werden folgende Unterlagen erstellt:

1. Informationsumfragebericht (Infologiemodell)

Zweck:
Aufzeichnung der während der Umfrage gewonnenen Informationen, Befragung der Mitarbeiter des Kunden, um technische Spezifikationen für die Erstellung und Konfiguration eines automatisierten Systems zu entwickeln

Inklusive:

• Beschreibung der allgemeinen Merkmale des Kunden;
• Beschreibung der Organisationsstruktur;
• Beschreibung der technischen Ausrüstung;
• Beschreibung der zu automatisierenden Geschäftsprozesse;
• Beschreibung der Benutzeranforderungen;
• Empfehlungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen.

2. Leistungsbeschreibung für die Erstellung eines automatisierten Systems (Datenmodell)

Zweck:
Entwicklung technischer Anforderungen an die Funktionalität des automatisierten Systems und seiner Architektur

Inklusive Beschreibung:

• AWS;
• Systemfunktionen;
• Kartenattribute;
• Schnittstellen;
• Nachschlagewerke;
• Aktionstasten;
• Kündigungsbedingungen;
• sonstige technische Anforderungen an EDMS.

Die oben beschriebenen Dokumentationsabschnitte können bei Bedarf ergänzt und geändert werden. Die Dokumentationsentwicklung ist ein kreativer Prozess und hängt auch von der Professionalität des Analysten ab, der diese Dokumente entwickelt.

Derzeit findet eine rasante Entwicklung und Implementierung von Informationstechnologien nicht nur in Regierungsbehörden, sondern auch in vielen russischen Unternehmen statt, und der Erfolg der Implementierung selbst hängt davon ab, wie der Ansatz zur Implementierung von EDMS aussehen wird und wie gut er sein wird geplant.

Mit dem Wachstum des Unternehmens nimmt auch der Umfang der Papierdokumentation zu. Und wenn die Anzahl der verarbeiteten Dokumente einen Schwellenwert überschreitet, die Prozesse der Arbeit mit Dokumenten außer Kontrolle geraten, nicht mehr beherrschbar sind und infolgedessen die Entwicklung des Unternehmens zu verlangsamen beginnen, dann ist es wichtig, eine zu implementieren EDMS kommt ans Licht. An diesem Punkt stehen viele Unternehmen vor dem Problem „Wo soll ich anfangen?“.

Der Prozess der Implementierung von EDMS in eine erfolgreiche globale und nationale Praxis umfasst die folgenden Phasen:

1. Informationsumfrage.
   1. Vorstellungsgespräch.
   2. Befragung.
2. Analyse der gesammelten Daten.
3. Bildung technischer und funktionaler Anforderungen an EDMS.
4. Überwachung des EDMS-Marktes und Durchführung einer Ausschreibung.
5. Testen der Demoversion.
6. Abschluss einer Vereinbarung.
7. Entwicklung von Vorschriften für EDMS.
8. Softwareinstallation und -konfiguration.
9. Schulung von EDMS-Benutzern.
10. Testen von Software mit Benutzern.
11. Beseitigung von Fehlern, die beim Systemtest festgestellt wurden.
12. Industriebetrieb.

Warum nicht auf eine Informationsbefragung verzichten?

Warum ist es so wichtig, eine Informationsbefragung durchzuführen? Es wird davon ausgegangen, dass eine qualitativ hochwertige Vorprojektbefragung eine Garantie dafür ist 80 % Erfolg der EDMS-Implementierung. Schließlich ermöglicht es:

• ein klareres „Porträt“ der Organisation erhalten: ihre Mission, Tätigkeitsbereiche; Firmenstruktur; Funktionen der Abteilungen (und deren Wechselwirkung), die in den Bestimmungen über Strukturabteilungen festgelegt sind; Hauptgeschäftsprozesse;
• den allgemeinen Stand der Organisation der Büroarbeit im Unternehmen ermitteln;
• Informations- und Dokumentationsflüsse bestimmen (einschließlich der Arten der verwendeten Dokumente);
• Risiken und Möglichkeiten zu deren Überwindung bei der Implementierung des Systems identifizieren und berücksichtigen;
• den Zweck der Umsetzung bestimmen;
• Bestimmen Sie die Aufgaben und Funktionen, die das EDMS anschließend ausführen muss.
• EDMS-Benutzer identifizieren;
• Erlernen und Beschreiben vorhandener Geschäftsprozesse (die automatisiert werden sollen) usw.

Antworten auf die oben genannten Fragen erhalten Sie unter unabhängiges Studium allgemeiner Informationenüber den Gegenstand der EDMS-Implementierung. Das hilft bei der Vorbereitung interviewen Management und Schlüsselspezialisten. Und die Analyse der Interviewergebnisse wird Ihnen bei der Entwicklung helfen Fragebogen mit detaillierteren Fragen für ein breiteres Personenspektrum. So können Sie mit jedem Untersuchungsschritt tiefer in die Problematik eintauchen und dadurch eine immer detailliertere Beschreibung des Problems erhalten.

Nur wenn man die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens versteht, kann man bestimmen, welche Funktionen das EDMS erfüllen soll. Dann kann sein Erscheinungsbild die Arbeit der Menschen optimieren und sie werden es nicht als fünftes Rad eines Karrens wahrnehmen.

Als die Umfrage begann, verfügte unser Fleischverarbeitungsbetrieb über eine Gruppe geografisch verteilter Büros, eine komplexe Unternehmensstruktur und einen großen Dokumentenfluss in Papierform, was zu einem vereinzelten unkontrollierten Dokumentenfluss, Verstößen gegen Genehmigungs- und Ausführungsfristen usw. führte Verlust von Dokumenten.

Mit dem Wachstum des Produktionsvolumens und der Zunahme der von unserem Unternehmen gelösten Aufgaben ist der Umfang der entwickelten, empfangenen und versendeten Management- und sonstigen Dokumentation nur noch gewachsen, und auch die Rolle der Leistungsdisziplin hat zugenommen. Im Zusammenhang damit, dass der Fleischverarbeitungsbetrieb ein neues Niveau erreicht, beschloss die Unternehmensleitung, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) einzuführen, das nicht nur die Automatisierung der Arbeit mit Organisations- und Verwaltungsdokumenten (Bestellungen, Korrespondenz usw.) ermöglicht, sondern auch auch einige Geschäftsprozesse, die mit der Bearbeitung und Ausführung von Dokumenten einhergehen.

Zu diesem Zweck wurde ein Team aus Spezialisten wichtiger Strukturbereiche des Unternehmens gebildet. Der stellvertretende Direktor für Vorschulerziehung, der Autor dieses Artikels, wurde zum Leiter dieses Projekts ernannt.

Vorstellungsgespräch

Wir haben uns entschieden, das EDMS schrittweise zu implementieren. Die erste Phase der Informationsbefragung, die für das Team „sichtbar“ war, bestand darin, Folgendes durchzuführen: Befragung der ersten Führungsebene und wichtiger Teilnehmer an Geschäftsprozessen, die im EDMS arbeiten werden, d.h. werden seine Benutzer sein. In diese Umfrage müssen unbedingt Führungskräfte und Fachexperten interessierter Struktureinheiten einbezogen werden, die ihre Wünsche und Anmerkungen äußern können.

Vor Beginn dieser Phase war er stellvertretender Direktor für Vorschulerziehung Fragen vorbereitet, deren Antworten einen Eindruck von den Problemen bei der Organisation der Arbeit mit Dokumenten vermitteln könnten.

Es wurde eine Liste zukünftiger Befragter erstellt, die etwa 30 Personen umfasste (dies Abteilungsleiter, deren Stellvertreter und Fachkräfte, die für die Erstellung, Unterzeichnung, Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten verantwortlich sind). Mit jeder Person wurde ein separates Treffen vereinbart, bei dem zunächst der Zweck des persönlichen Gesprächs dargelegt wurde und anschließend ein Dialog stattfand, dessen „Programm“ eine vorbereitete Liste von Thesen und Fragen war (siehe Beispiel 1). . Um die Durchführung und Analyse von Interviews zu vereinfachen, können Sie das Gespräch mit einem Diktiergerät aufzeichnen. Für den Umfrageteilnehmer ist es jedoch besser, nicht zu wissen, dass eine Aufzeichnung stattfindet, denn die meisten Menschen verlieren die Orientierung, wenn sie ein Diktiergerät sehen.

Beispiel 1

Vorbereitung zur Durchführung von Interviews im Rahmen einer Befragung eines Fleischverarbeitungsbetriebs zur Einführung von EDS

Show einklappen

Beim Treffen mit jedem Befragten erläuterte der Stellvertreter der vorschulischen Bildungseinrichtung zu Beginn des Gesprächs ausführlich:

1. Zweck der Umfrage:

„Überprüfung des Standes der Büroarbeit und des Dokumentenflusses, Verständnis bestehender Geschäftsprozesse, die automatisiert werden sollen und deren Aktivitäten mit der Bearbeitung und Ausführung von Dokumenten einhergehen.“

2. Warum muss unser Unternehmen ein EDMS implementieren:

„Der Zweck des EDMS besteht darin, den Prozess der Arbeit mit Dokumenten für Manager und Fachspezialisten auf allen Ebenen qualitativ zu verbessern und die Zeit für die Routinearbeit mit Dokumenten zu verkürzen.“

3. Welche Vorteile bietet das EDMS, zum Beispiel:

„Das System ermöglicht es Ihnen, die Zeit zu reduzieren, die Sie mit der Suche nach dem gewünschten Dokument verbringen, ermöglicht Ihnen den Zugriff auf eine gemeinsame Dokumentendatenbank mit Differenzierung der Benutzerrechte, Sie können im System remote arbeiten, mit einem Dokument gemeinsam von mehreren Benutzern arbeiten, Dokumente schnell und einfach genehmigen, die Registrierung und Verteilung von Dokumenten automatisieren, die Kontrollausführung von Aufträgen und Dokumenten organisieren (Managementaktivitäten werden transparent), es ist möglich, Dokumente im System mit einer elektronischen Signatur zu signieren, die Arbeit mit Verträgen zu organisieren, das EDMS zu integrieren mit anderen von der Organisation verwendeten Programmen und reduzieren die Kosten für die Pflege des Archivs.“

1. Auf welche Probleme stoßen Sie bei der Arbeit mit Dokumenten?
2. Was möchten Sie in der Organisation der Arbeit mit Dokumenten verbessern, verbessern, verändern?
3. Wie schnell und effizient werden Dokumente zugestellt?
4. Wo liegen Ihrer Meinung nach die Schwachstellen, die bei der Arbeit mit Dokumenten zu Problemen führen?
5. Sind die vorhandenen Dokumentformulare bequem zu verwenden?
6. Wie lange dauert die Bearbeitung eines Dokuments? Diese Frage sollte in Bezug auf jede Art von Dokument gestellt werden, die in den Geschäftsprozessen der Organisation weit verbreitet ist.
7. Wie hoch ist der Dokumentenfluss in Ihrem Arbeitsbereich?

Der Interviewprozess wurde durch die Geschäftigkeit der Umfrageteilnehmer beeinträchtigt, was sich auf den Zeitpunkt der Umfrage auswirkte und auch zeigte, dass die Mitarbeiter die Bedeutung des Projekts unterschätzten.

Als Ergebnis der Analyse der während des Interviews gesammelten Informationen wurde eine Tabelle erstellt, gezeigt in Beispiel 2. Es hat geholfen, die erhaltenen Informationen zu strukturieren und die notwendigen Schlussfolgerungen zu ziehen, die sich darin gut widerspiegeln.

Beispiel 2

Systematisierung der während des Interviews erhaltenen Informationen

Show einklappen

Basierend auf den Interviewergebnissen wurden die folgenden Geschäftsprozesse identifiziert, die überhaupt eine Automatisierung durch EDMS erfordern:

• Vertragsmanagement;
• Koordinierung von Rechnungen zur Zahlung;
• Koordination organisatorischer und administrativer Dokumente:
• Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen (Beschlüssen).

Durch die Befragung konnte der Boden für die Befragung vorbereitet werden, was eine größere Genauigkeit bei der Beantwortung der Fragen erfordert.

Fragebogen

Ziel der Befragung war es, detailliertere (genauere) Informationen über den aktuellen Stand des Dokumentenflusses und der Büroarbeit im Unternehmen zu erhalten. Bei den Befragungsteilnehmern handelte es sich um Leiter von Struktureinheiten und Fachexperten, die dann zu Nutzern des EDMS wurden. Die Befragung wurde in Abwesenheit durchgeführt, was bedeutete, dass der Fragebogen in Abwesenheit des Forschers ausgefüllt wurde.

Der Fragebogen bestand aus drei Teilen (siehe Beispiel 4):

1. Der einleitende Teil – seine Hauptaufgabe bestand darin, den Befragten zu ermutigen, Antworten auf die gestellten Fragen zu geben. Der Zweck und die Ziele der Studie sowie die Bedeutung der Rolle des Befragten wurden beschrieben; Anleitung zum Ausfüllen des Fragebogens.
2. Der Hauptteil enthält Fragen mit einfachem Wortlaut, deren Vollständigkeit und Menge vom angestrebten Ziel abhängen (die Fragen im Beispielfragebogen aus Beispiel 4 sind beratend und können von den optimalen Fragen zur Befragung Ihres Unternehmens abweichen; Sie können sie als Ausgangspunkt verwenden). Beispiel für die Entwicklung eines eigenen Fragebogens).
3. Der letzte Teil – hier wurde dem Beklagten eine Garantie für die Vertraulichkeit der von ihm geäußerten Meinung gegeben; Für die Teilnahme an der Studie wurde Dank geäußert.

Auf Wunsch des Befragten wurde der Fragebogen ausgedruckt und ihm persönlich ausgehändigt oder an seine E-Mail-Adresse gesendet. Die Form des Fragebogens wurde so gestaltet, dass der Befragte ihn bequem direkt in einer Word-Datei ausfüllen kann.

Wurde der Fragebogen als Word-Datei versendet, sah der Empfänger im E-Mail-Text zunächst den Begleittext (alle Kontaktdaten im Beispiel sind fiktiv):

Beispiel 3

Begleittext und Betreff der E-Mail bei Versand des Fragebogens als angehängte Datei per E-Mail

Show einklappen

Beispiel 4

Fragebogen zur Durchführung einer Unternehmensbefragung vor der Einführung eines EDMS

Show einklappen

Die gesammelten Daten wurden in eine MS-Excel-Tabelle eingegeben, die es ermöglichte, automatisch Diagramme der Meinungsverteilung zu jedem Thema zu erstellen. Diese. Die Ergebnisse wurden dem Management möglichst sichtbar präsentiert (siehe Beispiel 6). Die Anzahl der ausgewählten Antwortoptionen für jede Frage wurde auf einem Blatt der Datei wiedergegeben und auf einem anderen Blatt wurden Diagramme basierend auf diesen Daten erstellt:

Zukünftig werden wir alle identifizierten Risiken berücksichtigen, um so schnell wie möglich auf die Arbeit im EDMS umzustellen:

• das Risiko der Abwesenheit oder falschen Definition der Aufgaben und Funktionen des EDMS;
• das Risiko, die notwendigen Ressourcen (Geld, Zeit) zu unterschätzen;
• das Risiko von Verzögerungen bei der Umsetzung von Projektphasen;
• das Risiko einer unzureichenden Information der Mitarbeiter des Unternehmens über den Arbeitsfortschritt sowie das Risiko von Vernachlässigung, Passivität, Widerstand der Mitarbeiter und schlechter Einbindung der Führungskräfte in das Projekt;
• Risiko einer mangelhaften technischen Ausstattung;
• Risiko eines fehlenden Regulierungsrahmens.

Im Allgemeinen zeigte die Umfrage eine positive Einstellung zur Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements, es gab jedoch auch eine Reihe von Mitarbeitern, die der Einführung von EDS ablehnend gegenüberstanden, da sie dieses Projekt nur als eine weitere Innovation wahrnahmen, die nur mehr bringen würde Arbeit für sie.

Anschließend wurde auf Basis der Analyse der Ergebnisse der Interviews und Fragebögen das Ziel ermittelt und Anforderungen an das EDMS formuliert, dies ist jedoch ein weiterer und nicht minder wichtiger Schritt der Umsetzungsarbeit. Derzeit führt unser Unternehmen eine vergleichende Analyse des EDMS-Marktes durch.

Fußnoten

Show einklappen

Stichworte: Unternehmensbefragung, Befragung und Befragung, Register der eingehenden Informationen, Register der internen Informationen, Register der ausgehenden Informationen, Bericht über die Expressbefragung des Unternehmens, Referenzmodell, vollständiges Geschäftsmodell der Organisation, Funktionsmodell des Fachgebiets.

Aufgaben und Phasen der Vorentwurfsprüfung einer Automatisierungsanlage

Die Unternehmensbefragung ist eine wichtige und entscheidende Phase des IS-Designs. Die Dauer der Untersuchung beträgt in der Regel 1-2 Wochen. Während dieser Zeit sollte der Systemanalytiker nicht mehr als 2-3 Arten von Aktivitäten untersuchen (Personalwesen, Buchhaltung, Transport, Marketing usw.).

Sammeln von Informationen für den Bau vollständiges Geschäftsmodell der Organisation läuft oft auf die Untersuchung dokumentierter Informationsflüsse und Funktionen von Abteilungen hinaus und wird auch durch Interviews und Fragebögen durchgeführt.

Vor Beginn der Vermessungsarbeiten stellt die Organisation in der Regel eine Reihe von Dokumenten zur Verfügung, die in der Regel Folgendes umfassen:

Zusammenfassende Informationen über die Aktivitäten des Unternehmens.

Informationen über die Management-, Finanz-, Wirtschafts- und Produktionsaktivitäten des Unternehmens.

Informationen zu Rechnungslegungsgrundsätzen und Berichterstattung.

Regelmäßiger Dokumentenfluss des Unternehmens.

Register der eingehenden Informationen.

Register interner Informationen.

Register der ausgehenden Informationen.

Informationen über die Informations- und Computerinfrastruktur des Unternehmens.

Informationen zu verantwortlichen Personen.

Fragenkataloge für Interviews und Fragebögen werden für jeden zu befragenden Bereich erstellt und vom Unternehmensleiter genehmigt. Dies geschieht zu dem Zweck:

Verhinderung des Zugriffs auf vertrauliche Informationen;

Stärkung der Zielorientierung der Umfrage;

Minimierung der Ablenkung der Unternehmensmitarbeiter von der Erfüllung ihrer Arbeitspflichten.

Allgemeiner Fragenkatalog(mit ihrer anschließenden Detaillierung) umfasst die folgenden Punkte:

Hauptaufgaben der Einheiten;

gesammelte und aufgezeichnete Informationen;

Berichterstattung;

Interaktion mit anderen Abteilungen.

Fragebögen für Führungskräfte und Spezialisten kann folgende Fragen enthalten:

Was sollten (aus Sicht Ihrer Abteilung) die Ziele bei der Schaffung eines integrierten Unternehmensmanagementsystems sein?

Organisationsstruktur der Einheit.

Aufgaben der Einheit.

Reihenfolge der Aktionen beim Ausführen von Aufgaben.

Mit welchen Arten von externen Organisationen (Bank, Kunde, Lieferant usw.) interagiert die Einheit und welche Informationen werden ausgetauscht?

Welches Referenzmaterial verwenden Sie?

Wie viel Zeit (in Minuten) verbringen Sie mit der Durchführung grundlegender Vorgänge? Welche Termine sind „Spitzenlasten“? (Häufigkeit pro Monat, Quartal, Jahr usw.) Technische Ausstattung der Abteilung (Computer, Netzwerk, Modem usw.). Verwendete Softwareprodukte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Welche Berichte und wie oft bereiten Sie das Management vor? Wichtige Abteilungsspezialisten, die alle Fragen zu den in der Abteilung verwendeten Geschäftsprozessen beantworten können.

Eigenschaften von Fernbedienungsobjekten.

Dokumentenfluss am Arbeitsplatz.

Die auf diese Weise erhobenen Daten decken in der Regel nicht alle wesentlichen Aspekte der Organisationstätigkeit ab und weisen ein hohes Maß an Subjektivität auf. Und was am wichtigsten ist: Diese Art von Umfrage identifiziert keine stabilen Faktoren, die mit den spezifischen Merkmalen der Organisation verbunden sind und ausschließlich durch Methoden der funktionalen Anpassung des Organisationssystems beeinflusst werden können.

Eine Analyse der Befragungen der Leiter der befragten Organisationen und Unternehmen zeigt, dass deren Vorstellungen über die Struktur der Organisation, allgemeine und lokale Ziele des Betriebs, die Aufgaben und Funktionen der Abteilungen sowie die Unterordnung der Mitarbeiter teilweise widersprüchlich sind. Darüber hinaus weichen diese Vorstellungen teilweise von offiziell erklärten Zielen und Regeln ab oder stehen im Widerspruch zu tatsächlichen Aktivitäten.

Wenn die Struktur von Informationsflüssen anhand von Dokumentenproben und Konfigurationen von Computernetzwerken und Datenbanken identifiziert werden kann, bleibt die Struktur realer Mikroprozesse, die von Mitarbeitern in Informationskontakten (weitgehend undokumentiert) ausgeführt werden, unbekannt.

Antworten auf diese Fragen kann eine Struktur- und Funktionsdiagnostik geben, die auf Methoden der kontinuierlichen (oder selektiven) Fotografie der Personalarbeitszeit basiert. Ziel der Diagnostik ist es, verlässliche Erkenntnisse über die Organisation und die organisatorischen Zusammenhänge ihrer Funktionselemente zu gewinnen.

Zu den wichtigsten Aufgaben der Funktionsdiagnostik von Organisationsstrukturen gehören in diesem Zusammenhang:

Klassifizierung der Arbeitssubjekte (Kategorien und Gruppen von Arbeitnehmern);

Klassifizierung von Elementen des Funktionsprozesses (Aktionen, Verfahren);

Klassifizierung der Richtungen (zu lösende Probleme), Ziele des Einsatzes;

Klassifizierung von Informationsflusselementen;

Durchführung einer Umfrage über die Aktivitäten des Personals der Organisation;

Untersuchung der Verteilung (in Zeit und Häufigkeit) organisatorischer Merkmale: Verfahren, Personalkontakte, Tätigkeitsbereiche, Elemente des Informationsflusses – einzeln und in Kombination miteinander nach Mitarbeiterkategorien, Verfahrensarten und deren Bereichen (gemäß der Ergebnisse und Logik der Forschung);

Ermittlung der tatsächlichen Struktur funktionaler, informativer, hierarchischer, vorübergehender und problematischer Beziehungen zwischen Managern, Mitarbeitern und Abteilungen;

Festlegung einer Struktur zur Aufteilung der Arbeitszeit für Führungskräfte und Mitarbeiter im Hinblick auf die Funktionen, Probleme und Ziele der Organisation;

Identifizierung der wichtigsten Technologien für das Funktionieren der Organisation (Informationsprozesse, auch undokumentierte), ihre Zielsetzung im Vergleich zu den erklärten Zielen der Organisation;

Identifizierung von Arbeitnehmergruppen, die in ihren spezifischen Aktivitäten, ihrer Zielorientierung und ihrer tatsächlichen Unterordnung homogen sind, ein reales Modell der Organisationsstruktur erstellen und es mit dem erklärten vergleichen;

Ermittlung der Gründe für die Diskrepanz zwischen der erklärten und der tatsächlichen Struktur der Organisationsbeziehungen.

Kontinuierliche „Fotografie“ der Arbeitszeit ist die kontinuierliche Beobachtung und Aufzeichnung der Merkmale von Arbeitnehmern im Funktionsprozess während des gesamten Arbeitstages. Dabei werden die angezeigten Parameter nacheinander in eine vorbereitete Arbeitstabelle eingetragen. Nachfolgend finden Sie die Form eines Systemanalytiker-Arbeitsblatts:

Unmittelbar nach Abschluss des Prüfungsverfahrens wird die Tabelle mit weiteren Merkmalen ergänzt: Technologiezweig, Systemfunktion, Thema, Aspekt, emotionaler Hintergrund etc.

Einige der mit einem Sternchen gekennzeichneten Indikatoren werden während der Umfrage ausgefüllt, der Rest danach. Der Inhalt der Einträge ist wie folgt:

Nummer (in der Reihenfolge);

Agent (Position des befragten Mitarbeiters);

die Zeit, in der der Eingriff durchgeführt wurde;

Verfahren (die Bezeichnung des Inhalts einer Reihe elementarer Aktionen, die durch die Gemeinsamkeit des jeweiligen zu lösenden Problems verbunden sind);

Informationen (Richtung des Informationsflusses zwischen dem Agenten und der Gegenpartei);

Initiative (der Initiator des Beginns dieses Verfahrens);

Gegenpartei (Position eines Mitarbeiters, der mit dem Subjekt in Kontakt steht);

Beziehung (die die Unterordnung des Agenten und der Gegenpartei widerspiegelt, die Form der Interaktion in diesem Verfahren);

Problem (verbale Beschreibung des zu lösenden Problems).

Das Ergebnis der Vorprojektbefragung muss auftauchen " Bericht über die Expressbesichtigung des Unternehmens“, dessen Struktur unten angegeben ist.

Kurze schematische Beschreibung von Geschäftsprozessen, zum Beispiel:

Einkauf und Bestandsverwaltung;

Produktionsleitung;

Verkaufsleitung;

Finanzielles Ressourcenmanagement.

Grundvoraussetzungen und Prioritäten der Automatisierung.

Beurteilung der Ressourcen des Kunden, die zur Unterstützung des Projekts erforderlich sind.

Als untersuchtes Unternehmen wurde in dieser Arbeit die Firma „Zaman-Bank“ ausgewählt. Das 1989 gegründete Unternehmen ist im Bankensektor tätig und bietet Dienstleistungen für juristische und natürliche Personen an. Zu den strategischen Merkmalen der Bank zählen Servicegeschwindigkeit, ein breites Spektrum an Kreditangeboten und ein hohes Maß an Anpassung an das äußere Umfeld – kulturell, wirtschaftlich, rechtlich, technologisch und politisch. Die Bank hat ihren Sitz in Kasachstan und ihren Hauptsitz in Astana.

Ein vorrangiger Entwicklungsschwerpunkt der Bank ist die Verbesserung bestehender IT-Prozesse. Zu diesem Zweck beschloss das Management, auf die Hilfe externer Integratorunternehmen zurückzugreifen. Es ist geplant, die IT-Abteilung im Einklang mit dem Service-Ansatz und den besten globalen Praktiken zu modernisieren. Zu den obersten Prioritäten der Bank gehören die Verfeinerung des Servicekatalogs und die vollständige Implementierung des Incident- und IT-Asset-Management-Prozesses.

Methodik zur Untersuchung der IT-Abteilung der Bank

Um eine Umfragemethodik für die IT-Abteilung der Bank auszuwählen, wurden die folgenden Methoden analysiert:

• 1. Analyse der vorhandenen Dokumentation zum Prozess- und/oder Automatisierungssystem. Dazu wird ein komplettes Dokumentenpaket angefordert, ein Stand für bestehende Automatisierungssysteme bereitgestellt und eine eigenständige Untersuchung der erhaltenen Materialien durchgeführt.
• 2. Befragung der Mitarbeiter des Kunden. Das Integratorunternehmen besucht den Ort der Umfrage und führt Interviews zu allen Schlüsselelementen der Arbeit der IT-Abteilung.
• 3. Beobachtung. Das Integratorunternehmen führt eine Umfrage am Arbeitsplatz des Kunden durch und beobachtet dabei die Prozessbeteiligten, wie sie ihre Funktionen im Prozess wahrnehmen und im System arbeiten.
• 4. Informationsanfrage – Fragebogen. Dem Kunden werden Fragebögen zugesandt, die anschließend von Mitarbeitern des Kunden ausgefüllt werden. Anschließend werden die Fragebögen vom Projektteam des Integratorunternehmens analysiert.
• 5. Kombination der oben genannten Methoden.

Die Anreise zum Arbeitsplatz des Kunden wird dadurch erschwert, dass sich der Hauptsitz des Kunden im Ausland befindet und die Arbeitsplätze über mehrere Städte verteilt sind. Die Beobachtungsmethode wurde aufgrund des hohen Zeit- und Personalaufwands, der für die Anwendung dieser Methode erforderlich ist, abgelehnt. Das Studium von Dokumenten und Vorschriften ist in einem Unternehmen ein langer Prozess, der viele Personalressourcen erfordert. Sein Einsatz wurde für die Umsetzung des Projekts als notwendig erachtet, in den nächsten Phasen wurde er jedoch in den Projektplan aufgenommen. Die Umfragemethode wurde im Hinblick auf Arbeitskosten, Zeitaufwand und erzielte Ergebnisse als die effektivste ausgewählt.

Die Befragung der IT-Abteilung der Bank erfolgte anhand einer Befragung von Nutzern von Informationssystemen, die IT-Prozesse automatisieren. Die Erhebung der aktuellen Organisation des IT-Prozesses erfolgte in zwei Schritten.

Die erste Phase erfolgte durch Fernkommunikation mit Systembenutzern: Informationen wurden durch Fragebögen und Telefongespräche gesammelt. Die angeforderten Informationen wurden in zwei Kategorien unterteilt:

• · Sammlung von Informationen über die Organisationsstruktur des IT-Services des Unternehmens:
  • o Anzahl der IT-Mitarbeiter;
  • o Betriebszeiten des Supportdienstes;
  • o aktuelle IT-Prozessautomatisierungssysteme;
• · Sammlung und Analyse der Prozessdokumentation
• o Beschreibung der Arbeitsabläufe;
• o Schema der Rollenanweisungen;
• o Berichte zur Prozesseffizienz.

Im zweiten Schritt kam die Methode der Befragung und Beobachtung zum Einsatz. Dabei lag der Schwerpunkt auf folgenden Bereichen:

• · Sammlung von Informationen über den tatsächlichen Ablauf des Prozesses – Befragung von Prozessbeteiligten (IT-Servicemitarbeiter). Zu diesem Zweck wurden Fragebögen erstellt (siehe Anlage 1), die per Post an Mitarbeiter der IT-Abteilung der Bank versandt wurden. Telefongespräche fanden auch im Format von Interviews unter Verwendung der erhaltenen ausgefüllten Fragebögen statt, die Fragen zu den einzelnen Komponenten der Prozessorganisation enthielten;
• · Ermittlung des Bedarfs an IT-Prozessen und deren Automatisierungssystemen. Dazu gehören die Leitung der IT-Abteilung der Bank und andere Projektbeteiligte.
• · Kennenlernen der eingesetzten Automatisierungssysteme. Diese Tätigkeit wurde von Ingenieuren der Firma des Auftragnehmers durchgeführt. Gleichzeitig wurden verwandte Systeme untersucht, mit denen im Rahmen des Projekts eine Integration hergestellt werden muss, und Anforderungen an die Integration erhoben.

Die Ergebnisse der Befragung wurden im Bericht in den nächsten beiden Abschnitten dieser Arbeit festgehalten und mit dem Projektteam des Unternehmens abgestimmt.