sed-ийг хэрэгжүүлэхийн өмнө төслийн өмнөх судалгааг хэрхэн хийх вэ. Төслийн өмнөх судалгаа: хэрэгжилтийн жишээ, тайлан Мэдээллийн технологийн судалгааны асуулга

1. Ер нь ийм шалгалт хийх шаардлагатай юу? Энэ нь хэрэглэгч болон мэдээллийн технологийн компанид юу өгөх вэ?
2. Төслийн өмнөх судалгааны зорилго юу вэ?
3. Үүний үр дүн ямар байх ёстой вэ?
4. Би төслийн өмнөх судалгааг үнэ төлбөргүй хийх үү, эсвэл мөнгө авах уу?
5. Ийм шалгалтын үр дүнг үйлчлүүлэгчдэд хэрхэн зөвтгөх вэ, энэ нь үр дүнгээ өгөх боломжтой юу?

Энд компани бүр өөр өөрийнхөөрөө шийдвэр гаргадаг: хэн нэгэн ерөнхийдөө ийм шалгалтыг зохисгүй гэж үздэг ("бид тулалдаанд оролцох болно, дараа нь бид харах болно ..."); бусад нь хэрэгжүүлэх явцад үүнийг хийхдээ энэ ажлыг тусдаа өгүүллээр онцолж болохгүй; бусад нь үүнийг бие даасан ажлын үе шат болгон явуулдаг боловч үүний төлөө мөнгө авдаггүй; Бусад нь төслийн өмнөх шалгалтыг тусдаа арилжааны бүтээгдэхүүн гэж үздэг. Менежер, зөвлөхийн хувьд миний туршлагаас харахад төслийн өмнөх шалгалт нь автоматжуулалтын системийг хэрэгжүүлэхтэй холбоотой бараг бүх мэдээллийн технологийн компанийн ажлын зайлшгүй бүрэлдэхүүн хэсэг юм. Бүх төслийн амжилт нь заримдаа энэ үе шатыг зөв зохион байгуулж, хэрэгжүүлэхээс хамаардаг.

Энэ нийтлэлд би төслийн өмнөх судалгааг эхнээс нь хийх технологийг нэвтрүүлж, өөрийн туршлага, харилцаж байсан үйлчлүүлэгчдийнхээ туршлага дээр үндэслэн дээр дурдсан асуултуудад хариулахыг хичээх болно.

Төслийн өмнөх судалгаа хийх хэрэгцээ

Зохион бүтээгч комисст ирж, гудамжинд сахлаа хусах шинэ аппарат санал болгодог.
"Таны төхөөрөмж хэрхэн ажилладаг вэ?" - гэж комиссын гишүүд түүнээс асуув.
"Маш энгийн" гэж зохион бүтээгч хариулав. "Чи үүрэнд зоос шидээд, толгойгоо машин руу хийвэл хоёр ир таны үсийг хусаж эхэлнэ."
"Уучлаарай, хамт олон, гэхдээ хүмүүс өөр өөр царайтай байдаг!" - комиссын гишүүд түүнийг зэмлэв.
"Тийм ээ," гэж зохион бүтээгч хэлэв, "гэхдээ энэ нь зөвхөн эхний сахлын өмнө юм ..."

Аливаа автоматжуулалтын гол ажил бол автоматжуулсан компанийн өрсөлдөх чадварын өвөрмөц давуу талыг хадгалах явдал юм. Автоматжуулалтын дараа бүх компаниуд "нэг хүн" болохыг бид энэ хошигнол шиг зөвшөөрч болохгүй. Тиймээс, хэрэв бид үйлчлүүлэгчийн бизнесийн өвөрмөц өрсөлдөөний давуу талыг хадгалахыг хүсч байвал бизнесийн үйл явцыг шинэчлэхийн тулд төслийн өмнөх судалгааг хийх шаардлагатай болно.

Мэдээжийн хэрэг, энэ хэрэгцээг тодорхойлж буй шалтгаануудын талаар гүнзгий дүн шинжилгээ хийх боломжтой. Эдгээр нь төслийн хүлээгдэж буй өндөр өртөг, автоматжуулалтын улмаас одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг өөрчлөх шаардлага, цар хүрээг нь урьдчилан тодорхойлох боломжгүй ажлын төсөлд оруулах гэх мэт байж болно. , командлагч ялагдлын шалтгааны талаарх генералын илтгэлийг тасалдуулж:

"Бидний ялагдал хэд хэдэн шалтгааны улмаас болсон" гэж генерал хэлэв. - Нэгдүгээрт, дарь чийгтэй байсан ...
"Энэ хангалттай" гэж командлагч түүнийг зогсоов.

Нөхцөл байдал энд ижил төстэй байна, учир нь төслийн өмнөх судалгааг явуулахын тулд үйлчлүүлэгчид бизнесийн өвөрмөц онцлогтой байх нь хангалттай (мөн компани бүр эдгээр шинж чанаруудтай байх ёстой, эс тэгвээс энэ нь зах зээлд тэсч үлдэхгүй бөгөөд өрсөлдөгчиддөө зам тавьж өгөх болно).

Тиймээс, дэлхийн хэмжээнд ийм төрлийн ажил хийх шаардлагатай байгаа асуултыг маш амархан шийддэг - хэрэв автоматжуулсан компани өрсөлдөөнт зах зээлд байгаа бол тэдгээрийг хийх ёстой.

Төслийн өмнөх судалгаа нь хэрэглэгч болон мэдээллийн технологийн компанид юу өгдөг вэ?

Загварын өмнөх судалгааны явцад үйлчлүүлэгч дараахь зүйлийг хийх боломжтой.

• компанид байгаа бизнесийн үйл явцын нарийвчилсан тайлбарыг авч, бодит бизнесийг өөрийн санаатай харьцуулах;
• Мэдээллийн технологийн компанийн зөвлөхүүдийн ижил төстэй компаниудад хэрэгжүүлэх явцад олж авсан практик туршлагыг ашиглан одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох;
• санал болгож буй системийн үйл ажиллагаа нь үйлчлүүлэгчийн бодит бизнесийн үйл явцтай нийцэж байгаа эсэхийг үнэлэх;
• Өөрийн өвөрмөц давуу талуудыг цаг тухайд нь тодруулж, системийг ашиглалтад оруулсны дараа биш харин хэрэгжүүлэх үе шатанд анхаарч үзэх;
• өөрийн бизнесийн үйл явцын өвөрмөц онцлогт тохируулан системийн боломжит өөрчлөлтүүдийг харгалзан автоматжуулалтын төслийн төсөв, хугацааг тодорхой болгох;
• системийг хэрэгжүүлэх үе шатанд шаардагдах нөөцийг (техникийн болон хүний ​​аль алинд нь) үнэлэх. Төсвийг оновчтой хугацаанд, төсвөөс хэтрүүлэхгүйгээр дуусгахын тулд эдгээр нөөцийн хуваарилалтыг цаг тухайд нь төлөвлөх;
• ажлын чанарт нөлөөлж болзошгүй эрсдлийг үнэлэх;
• зарим ажлыг бие даан гүйцэтгэх замаар системийг нэвтрүүлэх зардлыг оновчтой болгох;
• эдийн засгийн үр нөлөө, хөрөнгө оруулалтын өгөөжийн талаар илүү үнэн зөв үнэлгээ авах.

Мэдээллийн технологийн компанид төслийн өмнөх судалгааны ашиг тус:

• борлуулалтын өмнөх үе шатанд (худалдагчид "мөрөөдөл" санал болгох үед) бий болсон түүний хүлээлтийг бизнесийн тодорхой үйл явцыг дэмжих системийн бодит боломжуудтай уялдуулах замаар хэрэглэгчийн сэтгэл ханамжийн түвшинг нэмэгдүүлэх;
• системийг хэрэгжүүлэх хугацаа, үүнд шаардагдах нөөцийг тодруулж, тэдгээрийн хуваарилалтыг урьдчилан төлөвлөх боломжийг олгодог;
• автоматжуулалтын системийг тохируулах, өөрчлөхдөө харгалзан үзэхийн тулд хэрэглэгчийн өвөрмөц давуу талыг цаг тухайд нь тодорхойлох;
• хэрэгжүүлэх хугацааг багасгах, үнэ төлбөргүй ажил гүйцэтгэх эрсдэлийг бууруулах. Системд шаардлагатай өөрчлөлтийг ихэвчлэн дутагдал илэрсэн туршилтын ажиллагааны үе шат дууссаны дараа биш харин түүнийг байрлуулж эхлэхээс өмнө эсвэл түүнтэй зэрэгцүүлэн хийх болно. Төсөл дуусах шатанд үйл ажиллагааны зөрүү илэрсэн тохиолдолд автоматаар төлөвлөгдөөгүй нэмэлт ажил хийгдэнэ. Үүний зэрэгцээ, үйлчлүүлэгч ийм ажлыг санхүүжүүлэхэд ихэвчлэн бэрхшээлтэй байдаг бөгөөд төслийг амжилттай дуусгахын тулд үүнийг ихэвчлэн үнэ төлбөргүй хийх шаардлагатай болдог;
• хэрэгжилтийн чанар, хугацаанд нөлөөлж болзошгүй эрсдэлийг тодорхойлох. Төслийн амжилтанд эдгээр эрсдлийн нөлөөллийг багасгахад шаардлагатай арга хэмжээг цаг тухайд нь өгөх;
• лицензийн тоо, төслийн бүтцийг зөвтгөх өгөгдөл олж авах;
• автоматжуулсан нэгжийн өнөөгийн байдал, тэдгээрийн ажлын үндсэн параметрүүдийг бүртгэх нь санал болгож буй системийг ашиглах үр нөлөөг нотлох боломжийг олгоно;
• зөвлөхүүд болон захиалагчийн төслийн гол гүйцэтгэгчдийн хооронд хувийн холбоо тогтоох нь ирээдүйд тэдний хамтын ажиллагааг хялбаршуулах болно;
• энэ салбарын үйлчлүүлэгчдийн бизнесийн үндсэн үйл явцын талаархи мэдлэгийн баазыг (хэрэв байгаа бол) өргөжүүлэх.

Мэдээжийн хэрэг, дизайны өмнөх судалгааг дэмжсэн бүх аргументуудыг энд оруулаагүй боловч практикээс харахад энэ нь үйлчлүүлэгчийг шаардлагатай гэдэгт итгүүлэхэд хангалттай юм.

Төслийн өмнөх судалгааны үндсэн ажлууд

Төслийн өмнөх судалгааны дараагийн хамгийн чухал ажил бол хэрэглэгчийн өвөрмөц өрсөлдөх давуу талыг тодорхойлох явдал юм. Практикаас харахад үйлчлүүлэгчийн ашигладаг бизнесийн үйл явцын 75 орчим хувь нь ижил салбарын ижил төстэй компаниудын үйл явцтай давхцаж, 10 хувь нь өрсөлдөх чадварынхаа өвөрмөц давуу талыг ухамсарлаж, үлдсэн 15 хувь нь термодинамикийн хоёрдугаар хуулийн үр дүн юм. ) ("эмх замбараагүй байдлын байгалийн өсөлтийн" үр дагавар) бөгөөд төслийн явцад шийдвэрлэх ёстой. Гэхдээ бизнесийн хувьд маш чухал өрсөлдөх чадвартай 10% -ийг ямар ч автоматжуулалтаар хадгалах хэрэгтэй (энэ давуу талыг албан ёсны болгох боломжтой бол мэдээжийн хэрэг). Ихэнхдээ энэ асуудлыг хэрэглэгчдэд зориулж системийг тохируулах замаар шийддэг боловч заримдаа програмистуудын үйлчилгээг бизнесийн өвөрмөц онцлогийг харгалзан үзэх шаардлагатай байдаг. Энд бид захиалгат хөгжүүлэлтийн тухай биш, харин үйлдвэрлэлийн автоматжуулалтын системийг хэрэгжүүлэх тухай ярьж байгааг тэмдэглэе.

Хэрэглэгчийн өрсөлдөх давуу талыг хэрхэн дэмжихийг ойлгосноор мэдээллийн технологийн компани нь бүтээгдэхүүний сайжруулалтын хэрэгцээ, зардлыг үнэлэхээс гадна үүнд ямар нэмэлт эх үүсвэр шаардагдахыг ойлгох боломжтой болно.

Төслийн өмнөх судалгааны чухал зорилго бол хэрэглэгчийн мэдээллийн технологийн орчны төлөв байдлыг оношлох, өөрөөр хэлбэл түүний ашиглаж буй компьютерийн тоног төхөөрөмж, програм хангамж, харилцаа холбоо, мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүдийн мэргэшлийн түвшин гэх мэт. Системийн автоматжуулалтыг амжилттай хэрэгжүүлэхэд хэрэглэгч хангалттай нөөц байгаа эсэхийг ойлгох шаардлагатай. Энд бид төслийн өмнөх судалгааны өөр нэг ажил болох төслийн болзошгүй эрсдэлд дүн шинжилгээ хийж, тэдгээрийн болзошгүй үр дагаврыг тайлбарлах явдал юм. Үүний зэрэгцээ зөвлөхүүд бүх боломжит эрсдлийг баримтжуулаад зогсохгүй хэрэглэгчдэд тус бүрийг бууруулах арга замыг санал болгох ёстой.

Аливаа ТУХН нь хэлтсүүдийн үйл ажиллагааны талаархи мэдээллийг хуримтлуулахтай холбоотой байдаг тул төслийн өмнөх судалгааны дараагийн сэдэв нь автоматжуулсан хэлтсүүдийн баримт бичгийн урсгалд тавигдах шаардлагуудын цуглуулга байх ёстой.

Системд хуримтлагдсан мэдээлэл нь дүн шинжилгээ хийх боломж байхгүй бол үхсэн жин хэвээр үлдэх тул төслийн өмнөх судалгааны явцад үйлчлүүлэгчдэд ямар төрлийн тайлагнах шаардлагатай байгааг олж мэдэх нь маш чухал юм. Ихэвчлэн автоматжуулалтын хэрэгслүүд нь стандарт тайлангуудыг агуулдаг боловч үйлчлүүлэгч бүр өөрийн бизнесийг өвөрмөц гэж үздэг тул дүрмээр бол тусгай тайлан үүсгэгч ашиглан хэрэгжүүлсэн ийм төрлийн өвөрмөц системийг шаарддаг.

Төслийн өмнөх судалгааны яаралтай ажил бол хүлээн авсан бүх мэдээллийг харгалзан төслийн эцсийн төсөв, түүнийг хэрэгжүүлэх хугацааг тодорхой болгох явдал юм. Эдгээр эцсийн хугацаа нь үйлчлүүлэгчийн удирдлагын ажилтнуудын төсөлд оролцоход бэлэн байгаа эсэх, захиалагч болон гүйцэтгэгчийн төлөөлөгчдийн урам зориг, автоматжуулсан нэгжийн ажилчдын хорлон сүйтгэх магадлал гэх мэт олон хүчин зүйлээс шалтгаалж болно. Төсөл хэрэгжиж эхэлснээс хойш хэсэг хугацааны дараа гол менежерийг ажлаас нь халах (эсвэл эсрэгээр ажилд авах), автоматжуулалтын бүх зорилгод хүрэхэд одоо байгаа компьютерийн парк, технологийн бааз хангалтгүй, шаардлагатай тоног төхөөрөмж худалдан авахад төсөв хүрэлцэхгүй байх. болон бусад олон. Тиймээс зөвлөх нь эдгээр бүх нөхцөл байдлыг нарийвчлан судалж, тайланд тусгах, түүний дотор дотоод хэрэгцээнд ашиглах ёстой. Хоёрдахь дотоод тайлан гаргах нь харилцааны бүх нарийн ширийн зүйлийг нарийвчлан тусгах, хэрэгжилт, нэгтгэх хэлтсийн мэргэжилтнүүдэд өгөх зөвлөмжийг өгөх боломжийг олгоно.

Төслийн өмнөх судалгааны үе шатанд шийдвэрлэх шаардлагатай өөр нэг чухал асуудал бол төслийг хэрэгжүүлэх арга замыг сонгох зөвлөмж боловсруулах явдал юм. Санал болгож буй автоматжуулалтын системийг ашиглан үйлчлүүлэгчийн өмнө нь тодорхойлсон асуудлуудын аль нь шийдэж чадахгүй байгааг тодорхой тэмдэглэж, энэ байдлаас гарах зохион байгуулалтын болон бусад арга замыг санал болгох нь чухал юм.

Компани бүр судалгааны үе шатанд шийдэхийг хүсч буй хэдэн арван ажлыг хялбархан нэмж оруулах боломжтой боловч бодит туршлагаас харахад дээр дурдсан асуултуудын хариултыг авах нь төслийн өмнөх судалгааг нэлээд үр дүнтэй болгодог.

Төслийн өмнөх судалгааны үр дүн ихэвчлэн ямар байдаг вэ?

• үйлчлүүлэгчийн одоо байгаа бизнесийн үйл явцын тодорхойлолт;
• автоматжуулалтын системийг ашиглан шийдвэрлэх шаардлагатай үндсэн ажлуудын жагсаалт;
• үйлчлүүлэгчийн бизнесийн үйл явцын үнэлгээ, мэдээллийн системийн давуу талыг харгалзан хэлтсийн ажлыг өөрчлөх, оновчтой болгох зөвлөмж;
• системийг хэрэгжүүлэхдээ харгалзан үзэх ёстой хэрэглэгчийн өвөрмөц өрсөлдөөний давуу тал;
• Мэдээллийн технологийн одоо байгаа орчинд компанийн засаглалын тогтолцооны шаардлагад нийцэж байгаа эсэхэд дүн шинжилгээ хийх, түүнийг өөрчлөх зөвлөмж;
• CIS-ийг үйлчлүүлэгчийн одоо байгаа мэдээллийн технологийн дэд бүтцэд нэгтгэх ажлын үнэлгээ;
• автоматжуулсан хэлтэс дэх баримт бичгийн урсгалын тодорхойлолт, аналитикт тавигдах шаардлага;
• төслийг хэрэгжүүлэх явцад гарч болзошгүй эрсдлийн үнэлгээ, тэдгээрийн нөлөөллийг багасгахад шаардлагатай арга хэмжээг тодорхойлох;
• Санал болгож буй хяналтын системд хэрэгжүүлэх боломжгүй, өөрчлөх шаардлагатай хэрэглэгчийн хүслийн тодорхойлолт, ийм өөрчлөлт хийх хугацаа, зардлын тооцоо;
• санал болгож буй хувилбарын үндэслэл, захиалагчид шаардагдах автоматжуулсан ажлын байрны тоог зааж, төслийн төсвийг тодорхой тусгасан төслийг хэрэгжүүлэх санал.

Төслийн өмнөх судалгааны тусдаа баримт бичиг нь ажлын урьдчилсан хуваарь байх ёстой бөгөөд үүнд хариуцах хүмүүсийн тохиролцсон жагсаалт (захиалагч ба гүйцэтгэгч хоёулаа), тэдгээрийн хариуцах чиглэл, харилцан үйлчлэлийн үндсэн зохицуулалт орно. тэд. Системийг үр дүнтэй хэрэгжүүлэхийн тулд санал асуулга явуулж буй мэдээллийн технологийн компанийн үйлчлүүлэгчид болон мэргэжилтнүүдийн хооронд мэдээлэл солилцох журмыг боловсруулж, ажлын гүйцэтгэлд хяналт тавих цаг хугацаа, журмыг тогтоохыг зөвлөж байна.

Зарим компаниуд (ихэнхдээ захиалгат хөгжүүлэлт хийдэг) төслийн өмнөх шалгалтыг дуусгасны дараа хэрэглэгчдэд техникийн тодорхойлолтын төслийг өгдөг.

Төслийн өмнөх судалгааг үнэ төлбөргүй хийх үү, эсвэл мөнгө авах уу?

Хэрэв судалгааны зорилго нь дээр дурдсан ажлуудтай тохирч байвал компанийн томоохон нөөцийг өөрчлөх шаардлагатай бөгөөд үүнийг заавал төлөх ёстой. Энэхүү төслийн өмнөх судалгаа нь автоматжуулалтын хэрэгцээ, цаг хугацаа, төсвийг үнэлэх төдийгүй үйлчлүүлэгчийн одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох боломжийг олгодог бүрэн хэмжээний зөвлөх үйлчилгээ юм.

Практикаас харахад тухайн компани зохих технологийг нэвтрүүлсэн бөгөөд худалдагч нар судалгааны зорилго, үйлчлүүлэгч ямар үр өгөөж хүртэхийг тодорхой мэддэг (мөн үйлчлүүлэгчид тодорхой тайлбарлаж чадвал) төслийн өмнөх судалгааны үйлчилгээг борлуулахад хэцүү биш юм. тэр.

Төслийн өмнөх шалгалтын үр нөлөөг хэрэглэгчдэд хэрхэн зөвтгөх вэ

Төслийн өмнөх судалгааны хэрэгцээг зөвтгөхөд тус болох хуримтлалын боломжит сувгуудыг авч үзье.

1. Хүний нөөц, цагийг хэмнэх:
   • системийг арилжааны зориулалтаар ашиглалтад оруулсны дараа бус харин хэрэгжүүлэх эхний үе шатанд хэрэглэгчийн өвөрмөц давуу талуудад нийцүүлэн өөрчлөх;
   • Үйлчлүүлэгчийн мэдээллийн технологийн дэд бүтцэд системийг нэгтгэх үе шатанд аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн технологийн орчны төлөв байдал, интеграцийн нюансын талаархи бүх мэдээллийг хэрэгжүүлэх явцад биш харин эхлэхээс өмнө тодорхой болгосон;
   • гүйцэтгэгч болон захиалагчийн материал, хүний ​​нөөцийг цаг тухайд нь хуваарилсны ачаар;
   • системийг хэрэгжүүлэх үйл явцад нөлөөлж болзошгүй эрсдлийг эрт үнэлж, тэдгээрийн сөрөг үр дагаврыг багасгахад шаардлагатай арга хэмжээг боловсруулах замаар.
     Төслийн явцын аливаа саатал нь үйлчлүүлэгчийн хувьд ноцтой нэмэлт зардалд хүргэдэг бөгөөд үүнийг тодорхой тохиолдол бүрт хялбархан тооцоолж болно.
2. Хэрэгжүүлэх зардлыг бууруулах боломжтой:
   • үйлчлүүлэгчийн бие даан гүйцэтгэж чадах үйлчилгээ, ажлыг тодорхойлох замаар;
   • тэдгээрийн бодит хөдөлмөрийн эрч хүчийг тодорхой болгосны дараа зарим ажлыг дуусгах хугацааг тохируулах замаар.
3. Хэрэглэгчийн өвөрмөц онцлогийг харгалзан бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох замаар байгууллагын мэдээллийн системийн үр ашиг, ажилчдын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх.
4. Хэрэв дизайны өмнөх шалгалтын үе шатанд энэ нь үйлчлүүлэгчийн асуудлыг шийдэж чадахгүй эсвэл түүнийг өөрчлөх нь хэтэрхий үнэтэй байх болно гэж үзвэл автоматжуулсан системийг ашиглахаас татгалзах.
   Миний практикт төслийн өмнөх судалгааны үр дүнд үндэслэн маш тодорхой бизнесийн үйл явцтай үйлчлүүлэгчид ТУХН-ийг нэвтрүүлэхгүй, харин зохион байгуулалтын өөрчлөлт хийх, үйлчлүүлэгчидтэйгээ ажиллах технологийг оновчтой болгохыг зөвлөж байсан тохиолдол байдаг. , системийг хэрэгжүүлэх үр нөлөө (үнэтэй өөрчлөлт хийх шаардлагатай байсан) үр дүнгээ өгөөгүй тул зардал гарах болно. Үүний үр дүнд үйлчлүүлэгч хэдэн арван мянган доллар хэмнэж, төслийн өмнөх судалгаа нь зөвлөхүүдийн зөвлөмжийн дагуу ажилтны ажлын технологийг өөрчилсөн хэлтсийн үр ашгийг нэмэгдүүлэх замаар л үр дүнгээ өгсөн.

Төслийн өмнөх судалгааны үе шат байхгүй байх нь ихэнх тохиолдолд төслийн хэрэгжилтийг ихээхэн удаашруулж, хэрэгжүүлэх явцад үүсдэг зохион байгуулалтын болон техникийн асуудлаас болж өртөг нь нэмэгдэхэд хүргэдэг. Ихэнхдээ ийм төслүүд бүрэн бүтэлгүйтлээр дуусдаг. “Стандиш” группийн судалгаагаар тэдний дүн шинжилгээ хийсэн мэдээллийн технологийн 2.5 мянган төслийн бараг гуравны нэг нь амжилтгүй болоод зогсохгүй огт дуусаагүй байжээ. Орос улсад ийм мэдээлэл олж авахад илүү хэцүү байдаг ч амжилтгүй хэрэгжүүлэлтийн хувь хэмжээ багагүй байх болно гэдэгт би итгэлтэй байна.

Тиймээс, хэрэв зөвлөх компани амьдралдаа хэрэгжээгүй төслүүдтэй байхыг хүсэхгүй байгаа бол төслийн өмнөх үйлчлүүлэгчдийн бизнесийн судалгааг хийх хэрэгтэй. Ажилдаа гацаж, нэр хүндээ унагаж байснаас эхний шатанд гэрээнээс татгалзсан нь дээр.

Мэдээллийн судалгаа нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудыг оновчтой болгох, EDS хэрэгжүүлэх чухал үе шат юм. Эцсийн эцэст, үйл явцыг оновчтой болгох, EDMS-ийн үйл ажиллагаанд тавигдах шаардлагыг боловсруулах шийдвэрийн чанар нь хүлээн авсан мэдээлэл, түүний танилцуулгын чанараас шууд хамаардаг.

Үүнтэй холбогдуулан судалгааны үндсэн зарчмыг баримтлах шаардлагатай - автоматжуулахаар төлөвлөж буй үйл явцын талаар бүрэн, найдвартай, хамгийн сүүлийн үеийн мэдээлэл авах.

Төслийн өмнөх судалгаа

EDMS-ийг зөвлөх, хэрэгжүүлэх зах зээл дээр үйлчилгээгээ санал болгож буй зөвлөх компанийн үүднээс авч үзвэл, i.e. Шинжээчдийн хувьд EDMS-ийн хэрэгжилт нь гаднаТөсөл, төслийн өмнөх судалгааг борлуулалтын аргачлалын нэг хэсэг гэж үздэг ("борлуулалтын өмнөх" үе шатуудын нэг). Гэсэн хэдий ч энэ үе шатанд ихэнх ажлыг шинжээч, түүнчлэн хэрэгжүүлэх аргачлалд заасан шинжилгээний үе шатанд гүйцэтгэдэг. Ийм учраас төслийн өмнөх судалгааг мөн хэрэгжүүлэх арга зүйн нэг хэсэг гэж үздэг.

Төслийн өмнөх судалгааг хийх нь EDMS-ийг хэрэгжүүлэх чиглэлээр ажиллаж буй шинжээчдэд ашигтай байж болно. дотоодаж ахуйн нэгж (байгууллага) төсөл, i.e. Шинжээч нь EDMS хэрэгжиж байгаа компанийн ажилтан юм.

Төслийн өмнөх судалгааны үр дүнгийн схем

ЗорилгоТөслийн өмнөх судалгаа нь:

• EDMS хэрэгжүүлэх объектын талаархи ерөнхий мэдээлэл авах;
• хэрэгжүүлэх зорилгыг тодорхойлох;
• EDMS болон төслийн хил хязгаарт тавигдах ерөнхий гол шаардлагуудыг тодорхойлох;
• баримт бичгийн эргэлт, албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын ерөнхий байдлыг тодорхойлох;
• үндсэн хэрэглэгчдийг тодорхойлох (бичиг хэргийн ажилтан, менежер гэх мэт);
• боломжит төслийн нарийн төвөгтэй байдлын ерөнхий түвшинг тодорхойлох;
• өгөгдөл шилжүүлэх, бусад програм хангамжтай нэгтгэх хэрэгцээг үнэлэх;
• Үр дүнтэй, ялалт байгуулсан Арилжааны саналыг бэлтгэхэд шаардлагатай мэдээллийн цуглуулга [хэрэв уг ажлыг хэрэгжүүлэх объектоос гадуурх компани гүйцэтгэж байгаа бол].

Төслийн талаар шаардлагатай мэдээллийг олж авахын тулд үндсэн хэрэглэгчид (захиалагч, төслийн менежер, хэлтсийн дарга, үндсэн хэрэглэгчид) санал асуулга, ярилцлага хийдэг.

Хэрэглэгч болон EDMS-ийн ирээдүйн хэрэглэгчдээс анхан шатны мэдээллийг авах боломжийг олгодог асуулгын маягтын асуултуудыг "Асуулга, ярилцлагад зориулсан асуултууд" хэсэгт толилуулж байна.

Үр дүнд ньТөслийн өмнөх шалгалтыг дараахь байдлаар гүйцэтгэнэ.

• EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд шаардагдах ажлын хэмжээг үнэлэх;
• төслийн өмнөх судалгааны тайланг бэлтгэх;
• шийдлийн эх загварыг бэлтгэх, үзүүлэх (шаардлагатай бол);
• арилжааны санал бэлтгэх.

1. EDMS хэрэгжүүлэх зорилго, зорилтууд;
2. EDMS хэрэгжүүлэх төслийн хил хязгаар;
3. Бусад мэдээллийг хүлээн авсан.

Төслийн өмнөх судалгааг хийсний дараа хийх шаардлагатай аналитик болон техникийн ажлын хэмжээ, ямар үр дүнд хүрэх ёстойг тооцоолох боломжтой болно.

Үүний үр дүнд EDMS-д тавигдах үндсэн шаардлагуудын тодорхойлолт, төслийн хил хязгаар болон бусад тодорхойлсон мэдээллийг агуулсан баримт бичгийг боловсруулсан болно. Мэдээллийн судалгааг Хэрэглэгчээс гадна байгууллага хийж байгаа бол загвар шийдэл (шаардлагатай бол) болон арилжааны саналыг хэрэглэгчдэд үзүүлэхээр бэлтгэдэг.

Энэ үе шатанд хүлээн авсан анхан шатны мэдээлэлд үндэслэн Төслийн менежер (ТМ) үндсэн ажлын төлөвлөгөө, шаталсан ажлын бүтэц (ТБХ), Төслийн дүрмийг боловсруулдаг. Энэ үе шатанд EDMS боловсруулах платформыг сонгох боломжтой.

Мэдээллийн судалгаа, дүн шинжилгээ

Төслийн өмнөх судалгааны үр дүнг ашиглан мэдээллийн судалгаа нь өмнө нь олж авсан мэдээллийг тодруулж, одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг судалж, тайлбарлаж, ирээдүйн оновчтой бизнесийн үйл явцыг санал болгодог ("байх"). байх ёстой"), мөн эдгээр бизнесийн үйл явц болон EDMS интерфейсийг дэмжих системд шаардлагатай бүх өөрчлөлтийг тайлбарласан болно.

Мэдээллийн судалгааны үр дүнгийн схем

Зорилгомэдээллийн судалгаа нь:

• автоматжуулах бизнесийн үйл явцыг судлах, нарийн тодорхойлох;
• системийн өөрчлөлт, интерфэйсийн тодорхойлолт, тайлбар. төслийн явцад боловсруулж хэрэгжүүлэх ёстой одоо байгаа програмуудаас өгөгдөл дамжуулах хэрэгсэл, гадаад системтэй интерфейс;
• техникийн тодорхойлолт боловсруулах (TOR);
• баримт бичгийн урсгалыг дахин зохион байгуулах (оновчлох) зөвлөмж боловсруулах, баримт бичгийн эргэлт, албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах.

Энэ үе шатны зорилго нь хэрэгжилтийн үр дүнд тавигдах Хэрэглэгчийн шаардлагыг тодорхойлоход оршдог тул мэдээллийн судалгаа, дүн шинжилгээ хийх бүх үе шатанд үйлчлүүлэгч, үндсэн хэрэглэгчид болон шинжээчийн хооронд нягт хамтран ажиллах шаардлагатай байна. Ерөнхийдөө Мэдээллийн судалгаа нь төслийн өмнөх судалгааны дараах дараагийн алхам бөгөөд үндсэн функциональ талбарууд болон "алуурч програмууд"-ыг тодорхойлохоос илүүтэйгээр төслийн явцад нөлөөлөх бизнесийн бүх салбарыг нарийвчлан судалж үздэг. Төслийн өмнөх судалгааны явцад хийгддэг.

Шаардлагатай мэдээллийг олж авахын тулд үндсэн хэрэглэгчдийн (Хэрэглэгч, төслийн менежер, хэлтсийн дарга, үндсэн хэрэглэгчид) санал асуулга, ярилцлагыг төслийн өмнөх судалгаатай төстэй боловч илүү нарийвчилсан түвшинд явуулдаг. Хэрэглэгч болон ирээдүйн EDMS хэрэглэгчдээс мэдээлэл авах боломжийг танд олгох санал асуулгын жишээ асуултуудыг "Асуулга, ярилцлагад зориулсан асуултууд" хэсэгт толилуулж байна.

үр дүнажил нь "Функциональ шаардлага" (FR) эсвэл тайлан, эсвэл ажлын даалгавар (төслийн нарийн төвөгтэй байдлаас хамаарч) баримт бичигт тусгагдсан болно.

Эцсийн баримт бичиг нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

1. EDMS-ийн үйл ажиллагааны шаардлага;
2. EDMS интерфейсийн тодорхойлолт;
3. Бизнесийн үйл явцын тодорхойлолт;
4. Баримт бичгийн урсгалыг дахин зохион байгуулах (оновчлох) зөвлөмж;
5. Судалгаа, шинжилгээний явцад олж авсан бусад мэдээлэл.

Албан тасалгааны ажил, баримт бичгийн урсгалыг үр дүнтэй зохион байгуулах ажлыг зохион байгуулж, цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог нэвтрүүлэх шийдвэр гаргасны үр дүнд төслийн баг автоматжуулсан системд тавигдах шаардлагыг боловсруулж, автоматжуулах үйл явцын жагсаалтыг гаргаж, тэргүүлэх чиглэл, тэдгээрийн автоматжуулалтын дараалал.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх төслийн зорилго, зорилт, хил хязгаарыг тодорхойлсны дараа цахим баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системийг боловсруулж, хэрэгжүүлэх ажлыг эхлүүлнэ.

Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг үр дүнтэй автоматжуулахын тулд дараахь зүйлийг зөвлөж байна.

1. Одоо байгаа зүйлсийн жагсаалтыг гарга баримт бичгийн төрөлБайгууллагад
2. Хий төрөл бүрийн шалгалтбаримт бичиг (доороос харна уу)*
3. Зохиох хариуцах ажилтны жагсаалтбаримт бичиг үүсгэх (хэн ямар төрлийн баримт бичгийг бий болгох)
4. Зохиох харах, гарын үсэг зурах, батлах ажилчдын жагсаалтбаримт бичиг (хэн, ямар төрлийн бичиг баримт; виз шаардлагатай нөхцөл, гарын үсэг)
5. Эдгээр жагсаалтад үндэслэн ерөнхий замыг бий болгохДамжуулах нөхцөл бүхий баримт бичгийг дамжуулах - алгоритм (Оперограм эсвэл График баримт бичгийн урсгалын схем)
6. Шаардлагатайг тодорхойлох нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг(тайлан): тайлан гаргах нөхцөл, тэдгээрийн хэлбэр
7. Ямар төрлийн баримт бичгийг хяналтанд оруулах шаардлагатайг тодорхойлох (хугацаа, мэдэгдлийн хэлбэр, хяналтын картын хэлбэр, хяналтаас хасах нөхцөлийг тодорхойлох)
8. Судалгаанд үндэслэн сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын зааврыг боловсруулахХэрэв шаардлагатай бол
9. Тохиолдлын жагсаалтыг гарга(хадгалах хугацаа, хэрэг үүсгэх зарчмыг заасан) шаардлагатай бол
10. Төрөл бүрийн баримт бичигт хандах механизмыг тусгасан жагсаалт гаргах (албан тушаалаас хамааран)

Баримт бичгийн төрөл тус бүрийн шалгалт:

• баримт бичгийн (эмхэтгэх) технологийг тайлбарлах: дэлгэрэнгүй мэдээлэл, тэдгээрийн байршил, бөглөх арга (шаардлагатай бол);
• бүртгэлийн болон хяналтын картын (RCC) хэлбэрийг тайлбарлах: карт дахь талбаруудын багц, зохион байгуулалт;
• баримт бичгийг шилжүүлэх нөхцөлийг харуулах (гарын үсэг, виз, чек гэх мэт);
• баримт бичгийн урсгалын диаграмм (маршрут) эсвэл үндсэн дэмжигч, гарын үсэг зурсан гэх мэт жагсаалтыг харуулах;
• янз бүрийн төрлийн баримт бичигт хуваарилагдсан бүртгэлийн арга, кодыг тайлбарлах

Санал асуулга, ярилцлагад зориулсан асуултууд

EDMS-ийн хэрэгжилтийн объектын судалгааг хийхдээ асуулгад ашиглаж болох асуултууд эсвэл хэрэглэгчидтэй ярилцлага хийх үед энд жагсаав. Асуултууд нь зөвлөгөө юм. Судалгаа явуулахад тодорхой шаардлага байхгүй тул шинжээч нь шаардлагатай мэдээллийг олж авах, бүтэцжүүлэх, харуулахад бүтээлч байх ёстой.

Баримт бичгийн удирдлагын үйл явцыг автоматжуулах шаардлагатай:

1. Системийг хэрэгжүүлэх урт болон богино хугацааны зорилго юу вэ?
2. Баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог хэрэгжүүлэх төсөл амжилттай хэрэгжих гол шалгуур юу вэ?
3. Системийг ямар хугацаанд хэрэгжүүлэх нь зүйтэй вэ? Эдгээр хугацаа дууссаны шалтгаан юу вэ?
4. Төслийн гол санаачлагч нь хэн бэ: аль хэлтэс, менежер (менежерүүд)-ийн ашиг сонирхлын үүднээс системийг хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж байна вэ?
5. EDMS-ийн гол үйлчлүүлэгчид (ямар хэлтэс) ​​болон EDMS-ийн гол оролцогчид хэн бэ?
6. Системийг хэрэгжүүлэхдээ албан тасалгааны ажил, баримт бичгийн урсгалыг цаасгүй технологид бүрэн эсвэл хэсэгчлэн шилжүүлэхээр төлөвлөж байна уу? Үүнийг хэрхэн харж байгааг тайлбарлана уу.
7. Криптограф мэдээллийн хамгаалалт, цахим тоон гарын үсгийн систем (CIPF ба EDS) ашиглахаар төлөвлөж байна уу? Хэрэв ТИЙМ бол тэргүүлэх системийн нэр эсвэл төрлийг зааж өгнө үү.
8. Боловсруулалт, ямар төрлийн баримт бичиг, хэлбэр, төрлийг системээр автоматжуулахаар төлөвлөж байна вэ?
8.1. Тэдгээрийн үндсэн параметрүүдийг товч тайлбарлаж, ялгааг заана уу.
8.2. Өөрийн тэргүүлэх чиглэлийг тогтоо
9. Нэг дор хэдэн ажлын станц суурилуулахаар төлөвлөж байна вэ?
10. Эцсийн дүндээ (нийт) хэчнээн ажлын байрыг системд холбохоор төлөвлөж байна вэ?
11. ЭБХС-ийг ямар хэлтэст хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж байна вэ?
12. EDMS-ийн гол оролцогчид болох хэлтэсүүдийн үндсэн чиг үүргийн талаар тайлбарлана уу.

Зохион байгуулалтын асуудал:

13. Захиалагчийн нэрийн өмнөөс төслийг удирдах техникийн мэргэжилтнүүд байдаг уу?
14. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудад захиалагчийн нэрийн өмнөөс төслийг удирдах мэргэжилтэн байдаг уу?

Сургуулийн өмнөх боловсролын талаархи асуултууд:

15. Баримт бичигтэй ажиллахыг зохицуулсан батлагдсан заалт, заавар, журам, бусад норматив баримт бичиг (албан тасалгааны ажил, баримт бичгийн урсгалын дүрмийн тодорхойлолт) байна уу?
15.1. Тэд хэр төлөвшсөн, хамааралтай вэ?
15.2. Тэднийг өөрчлөх төлөвлөгөө бий юу?
15.3. Хэрэв ийм баримт бичиг байгаа бол шинжилгээнд өгнө үү.
16. Хэрэв ийм дүрэм (дэг журам, заавар, арга) байхгүй эсвэл тэдгээр нь хамааралгүй бол одоо байгаа үйл явцын судалгаа, тодорхойлолт, оновчтой болгох шаардлагатай юу?
16.1. Ийм арга хэмжээ авах шаардлагатай, цаг үеэ олсон тухай ойлголт бий юу?
16.2. Эсвэл үйл явцыг "байгаагаар нь" автоматжуулахаар төлөвлөж байна уу?
16.3. Хэрэв судалгаа, оновчлол хийх юм бол судалгааны чиглэл, зорилго, оновчлолын шалгуурыг тодорхойл.
17. Бичиг цаасны ажил хэрхэн явагддаг вэ?
17.1. Төвлөрсөн;
17.2. Төвлөрсөн бус;
17.3. Холимог.
18. Баримт бичигтэй ажиллахыг аль хэлтэс, ажилтан хариуцах вэ?
19. Компанид хэн бичиг баримттай ажиллах ажлыг зохион байгуулдаг вэ (ямар хэлтэс)?
20. Эдгээр төрлийн баримт бичигт ямар функцийг (үйл явц, ажил) автоматжуулах шаардлагатай вэ? Тэдгээрийг тайлбарлана уу (товчхон)
21. Заасан төрлийн баримт бичиг тус бүрээр жил/сарын баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээ ойролцоогоор хэд вэ?
22. Маягт, загвар ашигласан баримт бичгийн төрлийг жагсааж бичнэ үү, ямар ажлыг автоматжуулахаар төлөвлөж байна вэ?
23. Баримт бичгийн төрөл тус бүрт нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийн ямар хэлбэрийг ашигладаг вэ? Тэдний бүтэц, бөглөх дүрэм, бүртгэлийн дугаар үүсгэх дүрмийг тайлбарлана уу.
24. Ямар баримт бичигт нэмэлт хяналт шаардлагатай вэ? Тэдний шинж чанар, хяналтын шаардлагыг тайлбарлана уу.
25. Баримт бичгийн төрөл бүрт ямар төрлийн тайлагналыг хэрэгжүүлэх шаардлагатай вэ?
26. Баримт бичгийн төрөл тус бүрээр гүйцэтгэсэн ажлын төрөл. Бизнесийн явцад баримт бичигт гарсан өөрчлөлтүүд.
27. Баримт бичгийн эргэлтэд оролцогч ажилтны бичиг баримтыг боловсруулах ажлын хариуцлагыг тодорхойлно уу.
28. Байгууллага, хэлтэст баримт бичигтэй ажиллах одоо байгаа технологийг тайлбарлана уу.
28.1. Ирж буй баримт бичгийг боловсруулах, бүртгэх ажлыг дамжуулах журам;
28.2. удирдлагын зүгээс ирж буй баримт бичгийг хянаж, тогтоол гаргах журам;
28.3. тогтоолын бүтэц;
28.4. баримт бичгийг хяналтад оруулах журам;
28.5. хяналтын төрлүүд;
28.6. эцсийн хугацаа;
28.7. гүйцэтгэлийг хянах ёстой баримт бичгийн жагсаалт;
28.8. баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах технологи;
28.9. бүтцийн хэлтэст гүйцэтгэхээр хүлээн авсан баримт бичгийг бүртгэх журам;
28.10. баримт бичгийг хяналтаас хасах журам;
28.11. Удирдлагын баримт бичгийн төслийг хянах, янз бүрийн хэлтсүүдээр батлах, батлах журам;
28.12. гарч буй баримт бичгийг бүртгэх, дамжуулах журам;
28.13. дотоод баримт бичгийг боловсруулах журам;
28.14. бүтцийн хэлтэс болон байгууллагын төв архивт баримт бичгийн хадгалалтын зохион байгуулалт.
29. Баримт бичигтэй ажиллахад юуг өөрчлөх шаардлагатай вэ?
30. Баримт бичгийн төрөл тус бүрт нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийн ямар хэлбэрийг ашигладаг вэ?
30.1. Тэдний бүтэц, бөглөх дүрмийг (хэрэв байгаа бол) тайлбарлана уу.
30.2. Бүртгэлийн дугаар үүсгэх дүрэм
31. Баримт бичгийн төрөл бүрт ямар төрлийн тайлагналыг хэрэгжүүлэх шаардлагатай вэ?
31.1. одоогийн оффисын тайлан;
31.2. оффисын эцсийн тайлан;
31.3. статистикийн албаны тайлан;
32. Баримт бичгийн хооронд холбоо тогтоох, хянах чадвар

Архив хадгалахтай холбоотой асуултууд:

33. Бүтцийн нэгжийн хувьд архив байдаг уу?
34. Баримт бичгийг шуурхай хадгалахыг хэн хариуцах вэ?
35. Баримт бичгийг хадгалах заавар байдаг уу? Хэрэв танд зохицуулалтын баримт бичиг байгаа бол тэдгээрийг өгнө үү.
36. Хэргийн нэршил (жил бүр) боловсруулагдсан уу?
37. Хэргийн нэгдсэн нэршлийг боловсруулж батлах ажлыг аль нэгж (албан тушаалтан) хариуцах вэ.
38. Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгаж, баримт бичгийг устгаж байна уу?
39. Шинжлэх ухааны лавлагааны аппарат байдаг уу? Хэн удирдаж байна вэ? Түүний бүтцийг тайлбарла.
40. Баримт бичиг, ялангуяа нууцад хамаарах баримт бичигтэй танилцах бодлого боловсруулсан уу?
41. “Цаасан” баримтын архивыг системд шилжүүлэхээр төлөвлөж байна уу?
41.1. Баримт бичгийн ойролцоогоор тоо хэмжээ, хэлбэр, төрлийг зааж өгнө үү.
41.2. Баримт бичгийн архив газарзүйн хувьд тархсан уу? ТИЙМ бол баримт бичгийг хадгалах газрууд хаана байрладаг вэ?
41.3. Системд мэдээлэл дамжуулахад шаардагдах хугацааг зааж өгнө үү.
42. Баримт бичгийг файлд буулгах, архивт шилжүүлэхэд ямар дүрэм мөрддөг вэ, хадгалалтын стандартууд юу вэ?
43. Автоматжуулалтад хамрагдах хэлтэст хэргийн нэр томъёо, түүний бүтэц, баримт бичгийн хадгалалтын зохион байгуулалттай ажиллах дүрэм.

Байгууллагын бүтцийн тодорхойлолт:

Шаардлагын анхны үнэлгээг хийхийн тулд компанийн зохион байгуулалтын бүтцийн талаархи мэдээлэл шаардлагатай. Байгууллагын бүтцийн тодорхойлолт нь диаграмм байх ёстой (Visio, ARIS эсвэл бусад ижил төстэй форматаар). Текстийн тайлбар бас боломжтой. Байгууллагын бүтцийн диаграмм (эсвэл текстийн тайлбар) нь дараахь зүйлийг тусгасан байх ёстой.

44. Дээд түвшний байгууллагуудын жагсаалт (менежментийн компани, цогцолбор, салбар, бие даасан хуулийн этгээдийн жагсаалт (жишээлбэл, компанийн оффис) гэх мэт), үүнд:
44.1. байгууллагын нэрс;
44.2. байгууллагын газарзүйн байршил;
44.3. байгууллагуудын хоорондын харилцаа (шатлал);
44.4. байгууллагуудын үйл ажиллагааны хүрээ.
45. Дээд түвшний байгууллагуудын зохион байгуулалтын бүтэц нь дараахь зүйлийг агуулна.
45.1. хэлтсийн бүтэц;
45.2. хэлтэс хоорондын харилцаа;
45.3. хэлтсийн чиг үүрэг;
45.4. хэлтсүүдийн хариуцах чиглэл.

Юуны өмнө цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог хэрэгжүүлэхэд ямар бүтцийн нэгжүүд оролцох талаар мэдээлэл сонирхож байна.

Байгууллагын мэдээллийн технологийн дэд бүтэц:

46. ​​Ямар техникийн дэмжлэг авах боломжтой вэ: серверийн шинж чанар, үйлчлүүлэгчийн сайтууд?
47. Одоогийн ажлуудыг автоматжуулахад мэдээллийн систем(үүд) ашиглагдаж байна уу?
47.1. Хэрэв ТИЙМ бол ямар онцлогуудыг агуулсан вэ?
47.2. Та ямар асуудалд сэтгэл дундуур байна/одоогийн асуудал?
47.3. Бүрэн эсвэл хэсэгчлэн солих төлөвлөгөө бий юу?
47.4. Өгөгдлийн шилжилт: хуримтлагдсан мэдээллийг хэрхэн дамжуулахаар төлөвлөж байна вэ?
- тэвчих боломжгүй
- гараараа авч явах,
- автоматаар шилжүүлэх.
47.5. Хэрэв та "хуучин" өгөгдлийг автоматаар шинэ систем рүү шилжүүлэхээр төлөвлөж байгаа бол бүтэц, хадгалалтын форматын талаар мэдээлэл өгөх, өгөгдөл хөрвүүлэх шаардлагыг томъёолох шаардлагатай.
48. Бусад системтэй нэгтгэх шаардлагатай юу?
49. Үйлчлүүлэгчийн ажлын станцуудын ердийн тохиргоо (процессор, RAM, үйлдлийн систем гэх мэт) юу вэ?
50. Оффисын компьютерт суулгасан стандарт программ хангамжийн жагсаалт байдаг уу? Хэрэв ТИЙМ бол энэ жагсаалтыг өгнө үү.
51. Серверийн үндсэн техник хангамжийн шинж чанарууд юу вэ?
52. Компанийн ажилтнууд өдөр тутмын ажилдаа байгууллагын цахим шуудан ашигладаг уу? Та ямар мэйл сервер болон клиент ашиглаж байна вэ?
53. Корпорацийн цахим шуудангийн серверийн програм хангамжийн хувилбар болон хөгжүүлэгчийг зааж өгнө үү.
54. Таны сүлжээний топологи юу вэ?
1.1. Дотоод сүлжээ нь Windows NT домэйн дээр суурилсан уу?
1.2. Таны дотоод сүлжээнд хэдэн ажлын станц байдаг вэ?
1.3. Сүлжээний нутаг дэвсгэрийн хуваарилалт байдаг уу? Хэрэв байгаа бол:
1.3.1. Салбарууд (оффисууд) хооронд ажлын станцуудын хуваарилалт ямар байдаг вэ?
1.3.2. Сүлжээний сегментүүдийн хоорондох холбооны сувгийн багтаамж хэд вэ?
55. Баримт бичгийг хадгалах зориулалттай файлын сервер бий юу? Энэ сервер дээр хадгалагдсан баримт бичгийн тооцоолсон хэмжээ хэд вэ?
56. Бүтэцгүй мэдээллийг (компьютер, тусгай файлын сервер, хадгалах дэд систем гэх мэт) хадгалах стратеги бий юу?
57. Үйлчлүүлэгчийн ажлын станцууд дээр хадгалагдаж буй баримт бичгийн дундаж хэмжээ хэд вэ?
58. Байгууллагад ямар корпорацийн мэдээллийн системийг (CIS) ашигладаг вэ?
59. Лицензтэй DBMS байдаг уу, тэдгээрийг хэрхэн ашигладаг вэ? Байгууллагад ашиглагдаж буй DBMS-ийн хөгжүүлэгчид болон хувилбаруудыг заана уу.
60. Хэрэглэгчийг танихад лавлах үйлчилгээг ашигладаг уу? Хэрэв ТИЙМ бол аль нь болохыг зааж өгнө үү.
61. Хэрэглэгчдэд техникийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээ (тусламжийн ширээ) байдаг уу? Энэ үйлчилгээнд ямар нэгэн зохицуулалт байдаг уу?
62. Мэдээллийн технологийн алба (хэлтэс, хэлтэс) ​​хэдэн ажилтантай вэ? Энэ нэгжийн шийдвэрлэх гол ажлууд юу вэ?
63. Баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог нэгтгэх ёстой системүүдийг заана уу.
64. Баримт бичгийг зөвхөн хянуулах эрхтэй ажилтны тоог өөрчлөх, тодорхой үйлдэл хийх эрхтэй ажилтны тоонд харьцуулсан ойролцоо харьцааг заана.

EDMS-д тавигдах шаардлага:

65. Шинэ системийн ямар функциональ шаардлагыг хамгийн чухал гэж үзэж байгаагаа жагсааж бич.
66. Баримт бичгийн карт бүрийн шинж чанаруудын найрлага:
-Нэр
- Тодорхойлолт
- Маягт дээрх шошго (маягт дээрх нэр)
- Өгөгдлийн төрөл
- Бөглөх арга (гараар, лавлахаас, ...)
67. Баримт бичгийг бүртгэлийн картын шинж чанараар хайх Хайлтын картын дэлгэрэнгүй жагсаалт
68. Баримт бичигтэй ажиллах түүхийг бий болгох, гүйцэтгэлийн явц, батлах үйл явцыг хянах гэх мэт хэрэгцээ.
69. Системд шаардлагатай шүүлтүүрүүд
70. Системийн хангах ёстой мэдээллийн хүсэлт

Судалгааны үр дүнд олж авсан мэдээллийг маягтаар албажуулахыг санал болгож байна оперограммуудэсвэл хэлбэрээр алгоритм. Жишээ болгон бид үндсэн үйл ажиллагааны захиалгын амьдралын мөчлөгийг авч үзэхийг санал болгож байна. Энэ төрлийн баримт бичигтэй ажиллах технологи нь хамгийн нэгдсэн бөгөөд янз бүрийн аж ахуйн нэгжүүдэд ашиглаж болно.

Баримт бичигтэй ажиллах үйл явцын жишээ

Судалгааны үр дүнд олж авсан мэдээллийг оперограмм хэлбэрээр эсвэл алгоритм хэлбэрээр албан ёсны болгохыг санал болгож байна. Жишээ болгон бид үндсэн үйл ажиллагааны захиалгын амьдралын мөчлөгийг авч үзэхийг санал болгож байна. Энэ төрлийн баримт бичигтэй ажиллах технологи нь хамгийн нэгдсэн бөгөөд янз бүрийн аж ахуйн нэгжүүдэд ашиглаж болно.

Үндсэн үйл ажиллагааны захиалгын амьдралын мөчлөгийн операграм

Зурган дээр дарж томруулна уу

Үндсэн үйл ажиллагааны захиалга боловсруулах алгоритм

Функциональ шаардлагыг боловсруулах

Дээр дурдсан мэдээлэлд үндэслэн шинжээч нь EDMS-д тавигдах функциональ шаардлага эсвэл EDMS-ийг боловсруулах ажлын даалгаврыг боловсруулдаг. Ялангуяа шинжээч нь бүртгэлийн болон хяналтын картын хэлбэр, найрлагад тавигдах шаардлагыг (карт дахь талбаруудын багц, зохион байгуулалт, EDMS бөглөх арга гэх мэт), баримт бичгийг шилжүүлэх маршрут, шаардлагатай бусад шаардлагыг гаргах ёстой. EDMS-ийг бий болгох, хөгжүүлэхэд зориулагдсан.

Ажлыг автоматжуулах, үүний дагуу програм хангамж боловсруулах даалгаврыг баримт бичигтэй ажиллах зохицуулалтын баримт бичиг байгаа тохиолдолд хийх ёстой: заавар, журам, маягтын ном гэх мэт.

Ийм баримт бичиг байхгүй тохиолдолд ажлыг автоматжуулахаар төлөвлөж буй баримт бичигтэй ажиллах үндсэн дүрмийг тогтоосон баримт бичгийг боловсруулах шаардлагатай.

Баримт бичиг

Шалгалтын явцад дараахь баримт бичгийг бэлтгэсэн болно.

1. Мэдээллийн судалгааны тайлан (инфологийн загвар)

Зорилго:
Судалгааны явцад олж авсан мэдээллийг бүртгэх, автоматжуулсан системийг бий болгох, тохируулах техникийн тодорхойлолтыг боловсруулахын тулд Хэрэглэгчийн ажилтнуудтай ярилцлага хийх.

орно:

• Хэрэглэгчийн ерөнхий шинж чанарын тодорхойлолт;
• Байгууллагын бүтцийн тодорхойлолт;
• Техникийн тоног төхөөрөмжийн тодорхойлолт;
• Автоматжуулах бизнесийн үйл явцын тодорхойлолт;
• Хэрэглэгчийн шаардлагын тодорхойлолт;
• Бизнесийн үйл явцыг сайжруулах зөвлөмж.

2. Автоматжуулсан систем (өгөгдлийн загвар) бий болгох ажлын даалгавар

Зорилго:
Автоматжуулсан системийн ажиллагаа, түүний архитектурт тавигдах техникийн шаардлагыг боловсруулах

орнотайлбар:

• AWS;
• системийн функцууд;
• картын шинж чанарууд;
• интерфэйсүүд;
• лавлах ном;
• үйлдлийн товчлуурууд;
• мэдэгдлийн нөхцөл;
• EDMS-д тавигдах бусад техникийн шаардлага.

Дээр дурдсан баримт бичгийн хэсгүүдийг шаардлагатай бол нэмж, өөрчилж болно. Баримт бичгийг боловсруулах нь бүтээлч үйл явц бөгөөд эдгээр баримт бичгийг боловсруулж буй шинжээчийн мэргэжлийн ур чадвараас хамаарна.

Одоогийн байдлаар мэдээллийн технологи нь зөвхөн төрийн байгууллагуудад төдийгүй Оросын олон аж ахуйн нэгжүүдэд эрчимтэй хөгжиж, хэрэгжиж байгаа бөгөөд хэрэгжилтийн амжилт нь EDMS-ийг хэрэгжүүлэх хандлага ямар байх, хэр сайн байхаас хамаарна. төлөвлөсөн.

Бизнес хөгжихийн хэрээр цаасан баримт бичгийн хэмжээ нэмэгддэг. Боловсруулж буй баримт бичгийн тоо нь босго хэмжээнээс давсан тохиолдолд баримт бичигтэй ажиллах үйл явц хяналтаас гарч, удирдах боломжгүй болж, улмаар аж ахуйн нэгжийн хөгжлийг удаашруулж эхэлдэг. EDMS гарч ирдэг. Энэ үед олон бизнесүүд "хаанаас эхлэх вэ" гэсэн асуудалтай тулгардаг.

Дэлхийн болон дотоодын амжилттай практикт EDMS-ийг хэрэгжүүлэх үйл явц нь дараахь үе шатуудыг агуулна.

1. Мэдээллийн судалгаа.
   1. Ярилцлага хийж байна.
   2. Асуулт тавьж байна.
2. Цуглуулсан мэдээллийн дүн шинжилгээ.
3. EDMS-ийн техникийн болон функциональ шаардлагыг бүрдүүлэх.
4. EDMS зах зээлд хяналт тавьж, тендер зохион байгуулах.
5. Демо хувилбарыг туршиж байна.
6. Гэрээ байгуулах.
7. EDMS-ийн дүрэм журмыг боловсруулах.
8. Програм хангамжийн суурилуулалт, тохиргоо.
9. EDMS хэрэглэгчдийн сургалт.
10. Хэрэглэгчидтэй програм хангамжийг турших.
11. Системийн туршилтын явцад илэрсэн алдааг арилгах.
12. Аж үйлдвэрийн үйл ажиллагаа.

Мэдээллийн судалгаа хийхгүйгээр яагаад хийж болохгүй гэж?

Мэдээллийн судалгаа явуулах нь яагаад чухал вэ? Төслийн өмнөх өндөр чанартай судалгаа нь баталгаатай гэж үздэг EDMS-ийн хэрэгжилтийн 80% -ийн амжилт. Эцсийн эцэст энэ нь дараахь зүйлийг зөвшөөрдөг.

• байгууллагын илүү тодорхой "хөрөг" авах: түүний эрхэм зорилго, үйл ажиллагааны чиглэл; Компанийн бүтэц; бүтцийн хэлтсийн тухай заалтад тусгагдсан хэлтсийн чиг үүрэг (мөн тэдгээрийн харилцан үйлчлэл); бизнесийн үндсэн үйл явц;
• аж ахуйн нэгжийн албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын ерөнхий байдлыг тодорхойлох;
• мэдээлэл, баримт бичгийн урсгалыг (ашигласан баримт бичгийн төрлийг оруулаад) тодорхойлох;
• системийг хэрэгжүүлэхдээ эрсдэл, түүнийг даван туулах арга замыг тодорхойлж, анхааралдаа авах;
• хэрэгжүүлэх зорилгыг тодорхойлох;
• EDMS нь дараа нь гүйцэтгэх үүрэг, чиг үүргийг тодорхойлох;
• EDMS хэрэглэгчдийг тодорхойлох;
• одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг (автоматжуулах) сурах, тайлбарлах гэх мэт.

Та дээрх асуултын хариултыг эндээс авах боломжтой ерөнхий мэдээллийг бие даан судлах EDMS хэрэгжүүлэх объектын тухай. Энэ нь бэлтгэхэд тусална ярилцлага хийж байнаудирдлага, гол мэргэжилтнүүд. Мөн ярилцлагын үр дүнд дүн шинжилгээ хийх нь таныг хөгжүүлэхэд тусална асуулгаөргөн хүрээний хүмүүст зориулсан илүү дэлгэрэнгүй асуултуудтай. Тиймээс шалгалтын үе шат бүр нь асуудлыг илүү гүнзгийрүүлж, үр дүнд нь асуудлын илүү нарийвчилсан тайлбарыг олж авах боломжийг олгодог.

Аж ахуйн нэгжийн бодит хэрэгцээг ойлгосноор л EDMS ямар чиг үүргийг гүйцэтгэх ёстойг тодорхойлж болно. Дараа нь түүний гадаад төрх нь хүмүүсийн ажлыг оновчтой болгох боломжтой бөгөөд тэд үүнийг тэрэгний тав дахь дугуй гэж ойлгохгүй байх болно.

Судалгааны ажил эхлэх үед манай мах боловсруулах үйлдвэр газар зүйн байршлын хувьд хэсэгчилсэн албан тасалгаатай, аж ахуйн нэгжийн цогц бүтэцтэй, цаасан баримт бичгийн урсгал ихтэй байсан нь бичиг баримтын хяналтгүй тархай бутархай эргэлт, зөвшөөрөл, гүйцэтгэлийн хугацаа зөрчигдсөн, түүнчлэн баримт бичгийн алдагдал.

Үйлдвэрлэлийн хэмжээ нэмэгдэж, манай аж ахуйн нэгжийн шийдвэрлэх зорилт нэмэгдэхийн хэрээр боловсруулсан, хүлээн авсан, илгээсэн удирдлага болон бусад баримт бичгийн хэмжээ нэмэгдэж, гүйцэтгэлийн сахилга батыг сахих үүрэг нэмэгдсээр байна. Мах боловсруулах үйлдвэр шинэ шатанд гарч байгаатай холбогдуулан аж ахуйн нэгжийн удирдлага цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (EDMS) нэвтрүүлэхээр шийдсэн бөгөөд энэ нь зөвхөн зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг (захиалга, захидал гэх мэт) -тэй ажиллахыг автоматжуулах боломжийг олгодог. Мөн баримт бичгийг боловсруулах, гүйцэтгэх зэрэг бизнесийн зарим үйл явц.

Энэ зорилгоор аж ахуйн нэгжийн үндсэн бүтцийн хэлтсийн мэргэжилтнүүдээс баг бүрдүүлсэн. Энэхүү төслийн удирдагчаар энэ нийтлэлийн зохиогч сургуулийн өмнөх боловсролын асуудал эрхэлсэн дэд захирал томилогдсон.

Ярилцлага хийж байна

Бид EDMS-ийг үе шаттайгаар хэрэгжүүлэхээр шийдсэн. Багийн хувьд "харагдахуйц" мэдээллийн судалгааны эхний үе шат нь - EDMS-д ажиллах бизнесийн үйл явцын эхний эгнээний менежерүүд болон гол оролцогчдын судалгаа, өөрөөр хэлбэл түүний хэрэглэгчид байх болно. Энэхүү санал асуулгад өөрийн хүсэлт, санал хүсэлтээ илэрхийлэх боломжтой, сонирхсон бүтцийн нэгжийн менежерүүд, салбарын мэргэжилтнүүд заавал хамрагдах ёстой.

Энэ үе шат эхлэхээс өмнө сургуулийн өмнөх боловсрол хариуцсан орлогч дарга байсан асуулт бэлтгэсэн, хариултууд нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад тулгарч буй бэрхшээлүүдийн талаар ойлголт өгөх боломжтой.

Ирээдүйн санал асуулгад оролцогчдын жагсаалтыг гаргасан бөгөөд үүнд 30 орчим хүн багтсан (энэ бичиг баримт бүрдүүлэх, гарын үсэг зурах, гарын үсэг зурах, батлах үүрэг бүхий газрын дарга, тэдгээрийн орлогч, мэргэжилтнүүд). Хүн бүртэй тусдаа уулзалт хийхээр тохиролцсон бөгөөд энэ үеэр эхлээд хувийн ярианы зорилгыг тодорхойлсон бөгөөд дараа нь "хөтөлбөр" нь урьдчилан бэлтгэсэн дипломын ажил, асуултуудын жагсаалт байсан харилцан яриа байв (Жишээ 1-ийг үз). . Ярилцлага явуулах, дүн шинжилгээ хийхэд хялбар байхын тулд та яриаг дуу хураагуурт бичиж болно. Гэхдээ ихэнх хүмүүс дуу хураагуур хараад төөрдөг учраас судалгаанд оролцогч бичлэг хийж байгааг мэдээгүй нь дээр.

Жишээ 1

ЭЦГ-ыг хэрэгжүүлэх мах боловсруулах үйлдвэрийн судалгааны ажлын хүрээнд ярилцлага хийх бэлтгэл ажил

Шоуг буулгах

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын орлогч дарга хариулагч бүртэй уулзахдаа ярианы эхэнд дараахь зүйлийг дэлгэрэнгүй тайлбарлав.

1. Судалгааны зорилго:

"Албан тасалгааны ажил, баримт бичгийн эргэлтийн байдлыг шалгах, автоматжуулах шаардлагатай байгаа бизнесийн үйл явцын талаархи ойлголт, үйл ажиллагаа нь баримт бичгийг боловсруулах, гүйцэтгэх зэрэг болно."

2. Манай компани яагаад EDMS хэрэгжүүлэх шаардлагатай байна вэ?

"EDMS-ийн зорилго нь бүх түвшний менежерүүд болон холбогдох мэргэжилтнүүдийн баримт бичигтэй ажиллах үйл явцыг чанарын хувьд сайжруулах, баримт бичигтэй тогтмол ажиллах хугацааг багасгах явдал юм."

3. EDMS нь ямар давуу талтай вэ, жишээлбэл:

"Систем нь шаардлагатай баримт бичгийг хайхад зарцуулсан цаг хугацааг багасгах, хэрэглэгчийн эрхээр ялгаатай баримт бичгийн нэгдсэн мэдээллийн санд хандах, системд алсаас ажиллах, нэг баримт бичигтэй хэд хэдэн хэрэглэгч хамтран ажиллах, баримт бичгийг хурдан, хялбар батлах, баримт бичгийн бүртгэл, хуваарилалтыг автоматжуулах, тушаал, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах (удирдлагын үйл ажиллагаа ил тод болох), цахим гарын үсэг ашиглан систем дэх баримт бичигт гарын үсэг зурах, гэрээтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах, EDMS-ийг нэгтгэх боломжтой Байгууллагын ашиглаж буй бусад программуудыг ашиглах, архив хадгалах зардлыг бууруулах."

1. Баримт бичигтэй ажиллахад ямар бэрхшээл тулгардаг вэ?
2. Баримт бичигтэй ажиллах зохион байгуулалтад юуг сайжруулах, сайжруулах, өөрчлөхийг хүсч байна вэ?
3. Баримт бичгийг хэр хурдан шуурхай хүргэж байна вэ?
4. Таны бодлоор баримт бичигтэй ажиллахад асуудал үүсгэдэг сул тал хаана байна вэ?
5. Одоо байгаа баримт бичгийн маягтуудыг ашиглахад тохиромжтой юу?
6. Нэг баримт бичгийг боловсруулахад хэр их хугацаа шаардагдах вэ? Энэ асуултыг байгууллагын бизнесийн үйл явцад өргөн тархсан баримт бичгийн төрөл бүрээс асуух ёстой.
7. Танай ажлын хэсэгт бичиг баримтын эргэлтийн хэмжээ хэд вэ?

Ярилцлагын явцад судалгаанд оролцогчдын завгүй байдал нөлөөлсөн бөгөөд энэ нь санал асуулгын цаг хугацаанд нөлөөлсөн бөгөөд ажилтнууд төслийн ач холбогдлыг дутуу үнэлдэг болохыг харуулсан.

Ярилцлагын үеэр цуглуулсан мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийсний үр дүнд хүснэгтийг бүрдүүлсэн, Жишээ 2-т үзүүлэв. Энэ нь хүлээн авсан мэдээллийг бүтэцжүүлэх, шаардлагатай дүгнэлтийг гаргахад тусалсан бөгөөд үүнийг сайн тусгасан болно.

Жишээ 2

Ярилцлагын үеэр олж авсан мэдээллийг системчлэх

Шоуг буулгах

Ярилцлагын үр дүнд үндэслэн эхний ээлжинд EDMS-ээр автоматжуулах шаардлагатай дараах бизнесийн үйл явцуудыг тодорхойлсон.

• гэрээний менежмент;
• төлбөрийн нэхэмжлэхийг батлах;
• зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг зохицуулах:
• зааврын (тогтоолын) гүйцэтгэлд хяналт тавих.

Ярилцлага нь асуултанд хариулт өгөхөд илүү нарийвчлал шаарддаг асуултын үндэслэлийг бэлтгэх боломжтой болсон.

Санал асуулга

Судалгааны зорилго нь аж ахуйн нэгж дэх баримт бичгийн урсгал, албан тасалгааны ажлын өнөөгийн байдлын талаар илүү нарийвчилсан (нарийвчилсан) мэдээлэл авах явдал байв. Судалгаанд оролцогчид нь бүтцийн нэгжийн дарга нар, сэдвийн мэргэжилтнүүд байсан бөгөөд дараа нь EDMS-ийн хэрэглэгчид болно. Судалгааг эзгүйд явуулсан бөгөөд энэ нь судлаачийн эзгүйд анкет бөглөнө гэсэн үг юм.

Санал асуулга гурван хэсгээс бүрдсэн (Жишээ 4-ийг үз):

1. Оршил хэсэг - түүний гол ажил бол асуусан асуултанд хариулахыг дэмжих явдал байв. Судалгааны зорилго, зорилт, хариуцагчийн үүргийн ач холбогдлыг тодорхойлсон; анкет бөглөх заавар.
2. Үндсэн хэсэгт энгийн үг хэллэг бүхий асуултууд багтсан бөгөөд тэдгээрийн бүрэн байдал, тоо хэмжээ нь хүссэн зорилгоос хамаарна (Жишээ 4-ийн түүвэр асуулгын асуултууд нь зөвлөгөө өгөх бөгөөд танай аж ахуйн нэгжийн судалгаанд зориулсан оновчтой асуултуудаас ялгаатай байж болно; та тэдгээрийг эхлэл болгон ашиглаж болно. өөрийн санал асуулгын хуудсыг боловсруулах загвар).
3. Эцсийн хэсэг - энд хариуцагчид өөрийн илэрхийлсэн үзэл бодлоо нууцлах баталгааг өгсөн; судалгаанд оролцсонд талархал илэрхийлэв.

Хариуцагчийн хүсэлтээр асуулгын хуудсыг хэвлэж биечлэн гардуулах буюу цахим шуудангаар нь явуулсан. Санал асуулгын маягтыг хариуцагчид шууд word файлаар бөглөхөд тохиромжтой байхаар зохион бүтээсэн.

Хэрэв асуулгын хуудсыг Word файл хэлбэрээр илгээсэн бол хүлээн авагч нь имэйлийн үндсэн хэсэгт дагалдах бичвэрийг анх харсан (жишээ дээрх бүх холбоо барих мэдээлэл хуурамч):

Жишээ 3

Санал асуулгыг хавсаргасан файл болгон имэйлээр илгээх үед дагалдах текст болон имэйлийн сэдэв

Шоуг буулгах

Жишээ 4

EDMS-ийг хэрэгжүүлэхээс өмнө аж ахуйн нэгжийн судалгаа хийх санал асуулга

Шоуг буулгах

Цуглуулсан өгөгдлийг MS Excel хүснэгтэд оруулсан бөгөөд энэ нь асуудал бүрийн талаархи санал бодлыг хуваарилах диаграммыг автоматаар гаргах боломжтой болсон. Тэдгээр. үр дүнг хамгийн харагдахуйц байдлаар удирдлагад танилцуулсан (Жишээ 6-г үз). Асуулт бүрийн сонгосон хариултуудын тоог файлын нэг хуудсан дээр тусгаж, өөр хуудсан дээр эдгээр өгөгдөл дээр суурилсан диаграммуудыг барьсан болно.

Цаашид бид EDMS-д аль болох хурдан шилжихийн тулд тодорхойлсон бүх эрсдлийг харгалзан үзэх болно.

• EDMS-ийн үүрэг, чиг үүргийг байхгүй эсвэл буруу тодорхойлох эрсдэл;
• шаардлагатай нөөцийг (мөнгө, цаг хугацаа) дутуу үнэлэх эрсдэл;
• төслийн үе шатуудыг хэрэгжүүлэхэд саатал гарах эрсдэл;
• аж ахуйн нэгжийн ажилчдад ажлын явцын талаархи мэдээлэл хангалтгүй байх эрсдэл, түүнчлэн ажилчдын хайхрамжгүй байдал, идэвхгүй байдал, эсэргүүцэл, менежерүүдийн төсөлд хангалтгүй оролцох эрсдэл;
• технологийн муу тоног төхөөрөмжийн эрсдэл;
• зохицуулалтын тогтолцоо байхгүй байх эрсдэл.

Ерөнхийдөө цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх талаар санал асуулга эерэг хандлагатай байгаа боловч EDS-ийг хэрэгжүүлэхэд сөрөг хандлагатай хэд хэдэн ажилчид байсан, учир нь тэд энэ төслийг зөвхөн өөр нэг шинэлэг зүйл гэж ойлгосон. тэдэнд ажилла.

Дараа нь ярилцлага, асуулгын үр дүнд дүн шинжилгээ хийсний үндсэн дээр зорилгоо тодорхойлж, EDMS-д тавигдах шаардлагыг боловсруулсан боловч энэ нь хэрэгжүүлэх ажлын өөр нэг чухал үе шат юм. Одоогоор манай компани EDMS зах зээлд харьцуулсан шинжилгээ хийж байна.

Зүүлт тайлбар

Шоуг буулгах

Түлхүүр үг:аж ахуйн нэгжийн судалгаа, ярилцлага, асуулга, ирж буй мэдээллийн бүртгэл, дотоод мэдээллийн бүртгэл, гарсан мэдээллийн бүртгэл, аж ахуйн нэгжийн экспресс судалгааны тайлан, лавлагаа загвар, байгууллагын бизнесийн иж бүрэн загвар, сэдвийн хүрээний функциональ загвар.

Автоматжуулалтын байгууламжийн дизайны өмнөх шалгалтын даалгавар, үе шатууд

Аж ахуйн нэгжийн судалгаа нь мэдээллийн технологийн дизайны чухал бөгөөд тодорхойлогч үе шат юм. Шалгалтын үргэлжлэх хугацаа нь ихэвчлэн 1-2 долоо хоног байдаг. Энэ хугацаанд системийн шинжээч нь 2-3-аас илүүгүй төрлийн үйл ажиллагааг (хүний ​​нөөц, нягтлан бодох бүртгэл, тээвэр, маркетинг гэх мэт) шалгах ёстой.

Барилга угсралтын талаар мэдээлэл цуглуулах байгууллагын бүрэн бизнесийн загварЭнэ нь ихэвчлэн хэлтэсүүдийн баримтжуулсан мэдээллийн урсгал, чиг үүргийг судлахад ирдэг бөгөөд ярилцлага, асуулгын хуудсаар дамждаг.

Судалгааны ажил эхлэхээс өмнө байгууллага нь ихэвчлэн дараахь баримт бичгийг бүрдүүлдэг.

Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны талаархи хураангуй мэдээлэл.

Аж ахуйн нэгжийн удирдлага, санхүү, эдийн засаг, үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагааны талаархи мэдээлэл.

Нягтлан бодох бүртгэлийн бодлого, тайлангийн талаархи мэдээлэл.

Байгууллагын баримт бичгийн тогтмол эргэлт.

Ирж буй мэдээллийн бүртгэл.

Дотоод мэдээллийн бүртгэл.

Гарсан мэдээллийн бүртгэл.

Аж ахуйн нэгжийн мэдээлэл, тооцоолох дэд бүтцийн талаархи мэдээлэл.

Хариуцсан хүмүүсийн талаархи мэдээлэл.

Ярилцлага, асуулгад зориулсан асуултуудын жагсаалтсудалгаанд хамрагдаж буй хэлтэс тус бүрээр эмхэтгэн компанийн тэргүүнээр батлуулна. Үүнийг дараах зорилгоор хийдэг.

нууц мэдээлэлд нэвтрэхээс урьдчилан сэргийлэх;

судалгааны зорилтот чиглэлийг бэхжүүлэх;

аж ахуйн нэгжийн ажилтнуудын ажил үүргээ гүйцэтгэхэд саад болох явдлыг багасгах.

Асуултуудын ерөнхий жагсаалт(дараагийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл) нь дараахь зүйлийг агуулна.

нэгжийн үндсэн үүрэг;

цуглуулсан, бүртгэсэн мэдээлэл;

тайлан гаргах;

бусад хэлтэстэй харилцах.

Менежер, мэргэжилтнүүдэд зориулсан асуулгадараах асуултуудыг агуулж болно:

Аж ахуйн нэгжийн удирдлагын нэгдсэн системийг бий болгох зорилго нь юу байх ёстой вэ (танай хэлтсийн үүднээс)?

Нэгжийн зохион байгуулалтын бүтэц.

Нэгжийн даалгавар.

Даалгаврыг гүйцэтгэх үед хийх үйлдлийн дараалал.

Тухайн нэгж нь ямар төрлийн гадны байгууллага (банк, харилцагч, ханган нийлүүлэгч гэх мэт)-тэй харилцаж, ямар мэдээлэл солилцдог вэ?

Та ямар лавлах материалыг ашигладаг вэ?

Та үндсэн үйлдлүүдийг хийхэд хэр их цаг (минутаар) зарцуулдаг вэ? "Ачаалал ихтэй" нь ямар огноо вэ? (давтамж, сар, улирал, жил гэх мэт) Хэлтсийн техник хэрэгсэл (компьютер, сүлжээ, модем гэх мэт). Бизнесийн үйл явцыг автоматжуулахад ашигласан програм хангамжийн бүтээгдэхүүн.

Удирдлагын ажилд ямар тайлангууд, хэр олон удаа бэлддэг вэ? Тус хэлтэст хэрэглэгдэж буй бизнесийн үйл явцын талаархи аливаа асуултад хариулж чадах хэлтсийн гол мэргэжилтнүүд.

Алсын удирдлагатай объектуудын шинж чанар.

Ажлын байран дахь баримт бичгийн урсгал.

Ийм байдлаар цуглуулсан мэдээлэл нь дүрмээр бол байгууллагын үйл ажиллагааны бүх чухал талыг хамардаггүй бөгөөд өндөр субъектив шинж чанартай байдаг. Хамгийн гол нь энэ төрлийн судалгаа нь тухайн байгууллагын онцлог шинж чанартай холбоотой тогтвортой хүчин зүйлсийг тодорхойлдоггүй бөгөөд үүнд зөвхөн байгууллагын тогтолцооны функциональ тохируулгын аргууд нөлөөлж болно.

Судалгаанд хамрагдсан байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдийн дарга нарын санал асуулгын дүн шинжилгээ нь байгууллагын бүтэц, үйл ажиллагааны ерөнхий болон орон нутгийн зорилго, хэлтсийн үүрэг, чиг үүрэг, түүнчлэн ажилчдын харьяаллын талаархи тэдний санаа бодол заримдаа зөрчилддөг болохыг харуулж байна. Нэмж дурдахад эдгээр санаанууд нь заримдаа албан ёсоор зарласан зорилго, дүрмээс ялгаатай эсвэл бодит үйл ажиллагаатай зөрчилддөг.

Хэрэв мэдээллийн урсгалын бүтцийг баримт бичгийн дээж, компьютерийн сүлжээ, өгөгдлийн сангийн тохиргооноос тодорхойлох боломжтой бол мэдээллийн холбоо барих ажилтнуудын (ихэвчлэн баримтжуулаагүй) гүйцэтгэсэн бодит микропроцессын бүтэц тодорхойгүй хэвээр байна.

Эдгээр асуултын хариултыг ажилтнуудын ажлын цагийг тасралтгүй (эсвэл сонгомол) гэрэл зургийн аргууд дээр үндэслэн бүтцийн болон функциональ оношилгоогоор өгч болно. Оношлогооны зорилго нь байгууллага, түүний функциональ элементүүдийн зохион байгуулалтын харилцааны талаар найдвартай мэдлэг олж авах явдал юм.

Үүнтэй холбогдуулан байгууллагын бүтцийн функциональ оношлогооны хамгийн чухал ажлуудад дараахь зүйлс орно.

үйл ажиллагааны субъектуудын ангилал (ажилчдын ангилал, бүлэг);

үйл ажиллагааны процессын элементүүдийн ангилал (үйл ажиллагаа, журам);

чиглэлийн ангилал (шийдвэрлэх асуудал), үйл ажиллагааны зорилго;

мэдээллийн урсгалын элементүүдийн ангилал;

байгууллагын ажилтнуудын үйл ажиллагааны судалгаа хийх;

Байгууллагын шинж чанарын хуваарилалтыг (цаг хугацаа, давтамж) судлах: журам, боловсон хүчний харилцаа холбоо, үйл ажиллагааны чиглэл, мэдээллийн урсгалын элементүүд - ажилчдын ангилал, журмын төрөл, тэдгээрийн чиглэлээр тус тусад нь болон бие биетэйгээ хослуулан. судалгааны үр дүн, логик);

менежер, ажилтан, хэлтэс хоорондын функциональ, мэдээллийн, шаталсан, түр зуурын, асуудалтай харилцааны бодит бүтцийг тодорхойлох;

байгууллагын чиг үүрэг, асуудал, зорилгын талаар менежер, ажилтнуудын ажлын цагийг хуваарилах бүтцийг бий болгох;

Байгууллагын үйл ажиллагааны үндсэн технологиудыг тодорхойлох (мэдээллийн үйл явц, түүний дотор баримтжуулаагүй технологиуд), тэдгээрийн зорилгыг байгууллагын зарласан зорилтуудтай харьцуулах;

тодорхой үйл ажиллагаа, зорилтот чиг баримжаа, бодит захирагдах байдлаараа нэг төрлийн ажилчдын бүлгийг тодорхойлж, байгууллагын бүтцийн бодит загварыг бүрдүүлж, зарласантай харьцуулах;

байгууллагын харилцааны зарласан болон бодит бүтэц хоорондын зөрүүгийн шалтгааныг тодорхойлох.

Ажлын цагийн тасралтгүй "гэрэл зураг" гэдэг нь ажлын өдрийн турш ажиллах явцад ажилчдын шинж чанарыг тасралтгүй ажиглаж, бүртгэх явдал юм. Энэ тохиолдолд харуулсан параметрүүдийг урьдчилан бэлтгэсэн ажлын хүснэгтэд дараалан оруулна. Системийн шинжээчийн ажлын хуудасны хэлбэрийг доор харуулав.

Шалгалтын процедур дууссаны дараа нэн даруй хүснэгтийг нэмэлт шинж чанаруудаар дүүргэнэ: технологийн салбар, системийн үйл ажиллагаа, сэдэв, тал, сэтгэл хөдлөлийн байдал гэх мэт.

Одоор тэмдэглэгдсэн зарим үзүүлэлтийг судалгааны явцад, үлдсэнийг нь дараа нь бөглөнө. Бичлэгийн агуулга нь дараах байдалтай байна.

тоо (дараалаар);

төлөөлөгч (судалгаанд хамрагдаж буй ажилтны албан тушаал);

процедурыг гүйцэтгэсэн хугацаа;

журам (шийдвэрлэж буй тодорхой асуудлын ерөнхий шинж чанараар нэгдсэн энгийн үйлдлийн багцын агуулгын нэр);

мэдээлэл (агент ба эсрэг талын хоорондох мэдээллийн урсгалын чиглэл);

санаачлага (энэ журмыг эхлүүлэх санаачлагч);

эсрэг тал (субъекттэй холбоотой ажилтны албан тушаал);

харилцаа (төлөөлөгч ба эсрэг талын харьяалал, энэ журамд харилцан үйлчлэх хэлбэрийг тусгасан);

асуудал (шийдвэрлэж буй асуудлын аман тайлбар).

Төслийн өмнөх судалгааны үр дүнгарч ирэх ёстой" Аж ахуйн нэгжийн шуурхай шалгалтын тайлан", бүтцийг доор өгөв.

Бизнесийн үйл явцын товч бүдүүвч тайлбар, жишээлбэл:

худалдан авалт, бараа материалын менежмент;

Үйлдвэрлэлийн менежмент;

худалдааны менежмент;

санхүүгийн нөөцийн удирдлага.

Автоматжуулалтын үндсэн шаардлага, тэргүүлэх чиглэл.

Төслийг дэмжихэд шаардлагатай хэрэглэгчийн нөөцийн үнэлгээ.

Энэ ажилд “Заман-банк” компанийг судалж буй аж ахуйн нэгжээр сонгосон. 1989 онд үүсгэн байгуулагдаж, банкны салбарын зах зээлд үйл ажиллагаа явуулж, хуулийн этгээд, иргэдэд үйлчилгээ үзүүлдэг. Банкны стратегийн онцлог нь үйлчилгээний хурд, зээлийн өргөн хүрээний санал, соёл, эдийн засаг, хууль эрх зүй, технологи, улс төрийн гадаад орчинд дасан зохицох өндөр түвшин юм. Тус банк Казахстанд байрладаг бөгөөд төв оффис нь Астана хотод байрладаг.

Банкны хөгжлийн тэргүүлэх чиглэлүүдийн нэг бол одоо байгаа мэдээллийн технологийн үйл явцыг сайжруулах явдал юм. Үүний тулд удирдлага гуравдагч этгээдийн интегратор компаниудын тусламжид хандахаар шийджээ. Мэдээллийн технологийн хэлтсийг үйлчилгээний хандлага, дэлхийн шилдэг туршлагын дагуу шинэчлэхээр төлөвлөж байгаа бол банкны тэргүүлэх чиглэлүүдийн нэг бол үйлчилгээний каталогийг боловсронгуй болгох, осол аваар, мэдээллийн технологийн хөрөнгийн удирдлагын үйл явцыг бүрэн хэрэгжүүлэх явдал юм.

Банкны мэдээллийн технологийн хэлтэст шалгалт хийх аргачлал

Банкны мэдээллийн технологийн хэлтсийн судалгааны аргачлалыг сонгохын тулд дараахь аргуудад дүн шинжилгээ хийсэн.

• 1. Процесс ба / эсвэл автоматжуулалтын системийн одоо байгаа баримт бичгийн дүн шинжилгээ. Үүнийг хийхийн тулд баримт бичгийн иж бүрэн багцыг хүсч, одоо байгаа автоматжуулалтын системд зориулж стенд байрлуулж, хүлээн авсан материалын бие даасан судалгаа хийдэг.
• 2. Үйлчлүүлэгчийн ажилтнуудтай ярилцлага хийх. Интегратор компани нь судалгааны газар руу очиж, мэдээллийн технологийн хэлтсийн ажлын бүх үндсэн хэсгүүдийн талаар ярилцлага хийдэг.
• 3. Ажиглалт. Интегратор компани нь үйлчлүүлэгчийн ажлын байранд судалгаа явуулж, үйл явцад оролцогчид, үйл явц дахь үүргээ хэрхэн гүйцэтгэж, системд ажиллаж байгааг ажигладаг.
• 4. Мэдээлэл авах хүсэлт - санал асуулга. Үйлчлүүлэгчид санал асуулгын хуудсыг илгээж, дараа нь үйлчлүүлэгчийн талын ажилтнууд бөглөнө. Дараа нь асуулгад нэгтгэгч компанийн төслийн баг дүн шинжилгээ хийнэ.
• 5. Дээрх аргуудын хослол.

Үйлчлүүлэгчийн төв оффис өөр улсад байрладаг, үүнээс гадна ажлын байр нь хэд хэдэн хотод хуваарилагдсан тул үйлчлүүлэгчийн ажлын байр руу аялах нь төвөгтэй байдаг. Энэ аргыг хэрэглэхэд цаг хугацаа, хүний ​​зардал их шаардагддаг тул ажиглалтын аргаас татгалзсан. Баримт бичиг, дүрэм журмыг судлах нь олон тооны хүний ​​нөөц шаарддаг компанид урт процесс юм. Үүнийг ашиглах нь төслийг хэрэгжүүлэхэд зайлшгүй шаардлагатай гэж үзсэн боловч дараагийн үе шатанд төслийн төлөвлөгөөнд тусгагдсан. Судалгааны аргыг хөдөлмөрийн зардал, цаг хугацааны зардал, гарсан үр дүнгийн хувьд хамгийн үр дүнтэй гэж сонгосон.

Банкны мэдээллийн технологийн хэлтсийн судалгааг мэдээллийн технологийн процессыг автоматжуулдаг мэдээллийн системийн хэрэглэгчдийн судалгааг ашиглан хийсэн. Судалгаанд хамрагдаж буй мэдээллийн технологийн үйл явцын одоогийн зохион байгуулалтын талаарх мэдээллийг хоёр үе шаттайгаар цуглуулсан.

Эхний үе шат нь системийн хэрэглэгчидтэй алсаас харилцах замаар явагдсан: асуулга, утсаар ярих замаар мэдээлэл цуглуулсан. Хүссэн мэдээллийг хоёр төрөлд хуваасан:

• · Компанийн мэдээллийн технологийн үйлчилгээний зохион байгуулалтын бүтцийн талаархи мэдээллийг цуглуулах:
  • o Мэдээллийн технологийн ажилтнуудын тоо;
  • o тусламж үйлчилгээний ажиллах цаг;
  • o одоогийн мэдээллийн технологийн процессын автоматжуулалтын систем;
• · Үйл явцын баримт бичгийг цуглуулах, дүн шинжилгээ хийх
• o ажлын урсгалын үйл явцын тодорхойлолт;
• o үүрэг даалгаварын схем;
• o үйл явцын үр ашгийг илтгэнэ.

Хоёр дахь шатанд ярилцлага, ажиглалтын аргыг ашигласан. Энэ тохиолдолд дараахь чиглэлээр гол анхаарлаа хандуулав.

• · Үйл явцын бодит дарааллын талаархи мэдээллийг цуглуулах - үйл явцад оролцогчидтой ярилцлага хийх (IT үйлчилгээний ажилтнууд). Энэ зорилгоор банкны мэдээллийн технологийн хэлтсийн ажилтнуудад шуудангаар илгээсэн асуулга (Хавсралт 1-ийг үзнэ үү) үүсгэсэн. Утасны яриа нь процессын зохион байгуулалтын бүрэлдэхүүн хэсэг тус бүрийн асуултуудыг агуулсан бөглөсөн анкетыг ашиглан ярилцлагын хэлбэрээр явагдсан;
• · Мэдээллийн технологийн процессууд болон тэдгээрийн автоматжуулалтын системийн хэрэгцээг тодорхойлох. Үүнд банкны мэдээллийн технологийн хэлтсийн удирдлага болон төслийн бусад оролцогч талууд багтана.
• · Ашигласан автоматжуулалтын системтэй танилцах. Энэхүү үйл ажиллагааг гүйцэтгэгч компанийн инженерүүд гүйцэтгэсэн. Үүний зэрэгцээ төслийн явцад интеграцчлалыг бий болгох шаардлагатай холбогдох системийг судалж, нэгтгэх шаардлагыг цуглуулсан.

Судалгааны үр дүнг энэ ажлын дараагийн хоёр хэсэгт өгсөн тайланд тусгаж, компанийн төслийн багтай тохиролцсон.