Sedni amalga oshirishdan oldin loyihadan oldingi so'rovni qanday o'tkazish kerak. Loyihadan oldingi so'rov: amalga oshirish misoli, hisobot IT so'rovi uchun so'rovnoma

1. Umuman bunday ekspertiza o'tkazish kerakmi? Bu mijozga va IT kompaniyasining o'ziga nima beradi?
2. Loyihadan oldingi so'rovning maqsadlari qanday?
3. Uning natijasi qanday bo'lishi kerak?
4. Loyihadan oldin so'rovni bepul qilishim kerakmi yoki buning uchun pul olishim kerakmi?
5. Buyurtmachiga bunday ekspertiza samaradorligini qanday oqlash mumkin, u o'z samarasini bera oladimi?

Bu erda har bir kompaniya o'z yo'lida qaror qabul qiladi: kimdir odatda bunday imtihonni nomaqbul deb hisoblaydi ("janjalga aralashamiz, keyin esa ko'ramiz ..."); boshqalar, uni amalga oshirish davomida olib borish, bu ishni alohida maqolada ta'kidlamaydi; boshqalar buni mustaqil ish bosqichi sifatida olib boradilar, lekin buning uchun pul talab qilmaydilar; Boshqalar esa, loyihadan oldin tekshirishni alohida tijorat mahsuloti deb hisoblashadi. Menejer va maslahatchi sifatidagi tajribam shuni ko'rsatadiki, loyihadan oldingi ekspertiza avtomatlashtirish tizimlarini joriy qilish bilan bog'liq deyarli har qanday IT-kompaniya ishining zaruriy tarkibiy qismidir. Va butun loyihaning muvaffaqiyati ba'zan ushbu bosqichni to'g'ri tashkil etish va amalga oshirishga bog'liq.

Ushbu maqolada men yuqorida keltirilgan savollarga o'z amaliyotimga va men muloqot qilishim kerak bo'lgan mijozlar tajribasiga asoslanib, noldan loyihadan oldin so'rovlar o'tkazish texnologiyasini joriy etishga harakat qilaman.

Loyihadan oldin so'rov o'tkazish zarurati

Komissiyaga ixtirochi keladi va ko'chada soqol olish uchun yangi apparat taklif qiladi.
"Sizning qurilmangiz qanday ishlaydi?" – deb so‘radi komissiya a’zolari undan.
"Juda oddiy", deb javob beradi ixtirochi. "Siz tangani uyaga tashlaysiz, boshingizni mashinaga qo'yasiz va ikkita pichoq sizni soqol qila boshlaydi."
"Kechirasiz, hamkasb, lekin odamlarning yuz shakllari har xil!" - komissiya a'zolari unga tanbeh beradi.
"Ha, - deydi ixtirochi, - lekin bu faqat birinchi soqol oldidan ..."

Har qanday avtomatlashtirishning asosiy vazifasi avtomatlashtirilgan kompaniyaning noyob raqobatdosh afzalliklarini saqlab qolishdir. Biz bu hazildagi kabi, avtomatlashtirilgandan so'ng barcha kompaniyalarning "bir odam" bo'lishiga yo'l qo'ya olmaymiz. Shuning uchun, agar biz mijozning biznesining noyob raqobatdosh afzalliklarini saqlab qolmoqchi bo'lsak, biznes jarayonlarini har qanday modernizatsiya qilish bilan loyihadan oldin so'rov o'tkazish kerak.

Albatta, bu ehtiyojni belgilab beruvchi sabablarni chuqur tahlil qilish mumkin. Bular loyihaning kutilayotgan yuqori narxi, avtomatlashtirish tufayli mavjud biznes jarayonlarini o'zgartirish zarurati, ko'lamini oldindan aniqlash mumkin bo'lmagan ish loyihasiga qo'shilishi va boshqalar bo'lishi mumkin. Biroq, bitta juda ibratli hikoyada qanday bo'lishini eslang. , qo'mondon generalning mag'lubiyat sababi haqidagi hisobotini to'xtatdi:

"Bizning mag'lubiyatimizga bir qancha sabablar sabab bo'ldi", deb boshladi general. - Birinchidan, porox nam edi...
- Bo'ldi, - qo'mondon uni to'xtatdi.

Bu erda vaziyat o'xshash, chunki loyihadan oldin so'rov o'tkazish uchun mijozning o'ziga xos biznes xususiyatlariga ega bo'lishi kifoya (va har bir kompaniya ularga ega bo'lishi kerak, aks holda u bozorda omon qolmaydi va raqobatchilarga yo'l qo'ymaydi).

Shunday qilib, global miqyosda bunday ishlarning zarurligi haqidagi savol juda oson hal qilinadi - agar avtomatlashtirilgan kompaniya raqobatbardosh bozorda bo'lsa, ular amalga oshirilishi kerak.

Loyihadan oldingi so'rov mijozga va IT kompaniyasining o'ziga nima beradi?

Dizayndan oldingi so'rov davomida mijoz:

• kompaniyada mavjud biznes jarayonlarining batafsil tavsifini oling va haqiqiy biznesni u haqidagi g'oyangiz bilan solishtiring;
• IT-kompaniya maslahatchilari shunga o'xshash kompaniyalarda oldingi joriy etish jarayonida to'plagan amaliy tajribadan foydalangan holda mavjud biznes jarayonlarini optimallashtirish;
• taklif etilayotgan tizim funksionalligining mijozning real biznes jarayonlariga muvofiqlik darajasini baholash;
• noyob afzalliklaringizni o'z vaqtida ta'kidlang va ularni ishga tushirilgandan keyin emas, balki tizimni joriy etish bosqichida hisobga oling;
• biznes jarayonlaringizning o'ziga xos xususiyatlariga mos keladigan tizimning mumkin bo'lgan modifikatsiyalarini hisobga olgan holda avtomatlashtirish loyihasining byudjeti va muddatlarini aniqlashtirish;
• tizimni joriy etish bosqichida zarur bo'ladigan resurslarni (ham texnik, ham insoniy) baholash. Loyihani optimal muddatlarda va byudjetdan oshmagan holda yakunlash uchun ushbu resurslarni taqsimlashni o'z vaqtida rejalashtirish;
• ish sifatiga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan xavflarni baholash;
• ba'zi ishlarni mustaqil ravishda bajarish orqali tizimni joylashtirish xarajatlarini optimallashtirish;
• iqtisodiy samara va investitsiyalar rentabelligining aniqroq bahosini olish.

IT kompaniyasi uchun loyihadan oldingi so'rovning afzalliklari:

• sotishdan oldingi bosqichda (sotuvchilar "orzuni" taklif qilganda) shakllangan umidlarini tizimning aniq biznes jarayonlarini qo'llab-quvvatlash uchun real imkoniyatlariga moslashtirish orqali mijozning qoniqish darajasini oshirish;
• tizimni joriy etish muddatlarini va buning uchun zarur bo'lgan resurslarni aniqlashtirish, ularni taqsimlashni oldindan rejalashtirish imkonini beradi;
• avtomatlashtirish tizimini sozlash yoki o'zgartirishda hisobga olish uchun mijozning noyob afzalliklarini o'z vaqtida aniqlash;
• amalga oshirish vaqtini qisqartirish va bepul ishni bajarish xavfini kamaytirish. Tizimga zaruriy o'zgartirishlar odatda kamchiliklar aniqlanadigan sinovdan o'tkazish bosqichi tugagandan keyin emas, balki uni joylashtirish boshlanishidan oldin yoki unga parallel ravishda amalga oshiriladi. Loyihani yakunlash bosqichida funktsional nomuvofiqlik aniqlangan vaziyat avtomatik ravishda qo'shimcha rejalashtirilmagan ishlarni talab qiladi. Shu bilan birga, mijoz odatda bunday ishni moliyalashtirishda qiyinchiliklarga duch keladi va loyihani muvaffaqiyatli yakunlash uchun uni ko'pincha bepul qilish kerak;
• amalga oshirish sifati va muddatlariga ta'sir ko'rsatishi mumkin bo'lgan xavflarni aniqlash. Ushbu xavflarning loyiha muvaffaqiyatiga ta'sirini minimallashtirish uchun zarur bo'lgan chora-tadbirlarni o'z vaqtida taqdim etish;
• litsenziyalar soni va loyiha tuzilishini asoslash uchun ma'lumotlarni olish;
• avtomatlashtirilgan bloklardagi ishlarning joriy holatini va ular ishining asosiy parametrlarini qayd etish taklif etilayotgan tizimdan foydalanish samaradorligini asoslash imkonini beradi;
• maslahatchilar va mijozning asosiy loyiha ijrochilari o'rtasida shaxsiy aloqalarni o'rnatish kelajakda ularning hamkorligini soddalashtiradi;
• ushbu sohadagi mijozlarning asosiy biznes jarayonlari bo'yicha bilimlar bazasini (agar mavjud bo'lsa) kengaytirish.

Albatta, bu erda dizayndan oldingi so'rov foydasiga barcha dalillar keltirilmagan, ammo amaliyot shuni ko'rsatadiki, bu mijozni uning zarurligiga ishontirish uchun etarli.

Loyihadan oldingi so'rovning asosiy vazifalari

Shubhasiz, loyihadan oldingi so'rovning navbatdagi eng muhim vazifasi mijozning noyob raqobatdosh afzalliklarini aniqlashdir. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, mijoz tomonidan qo'llaniladigan biznes-jarayonlarning qariyb 75 foizi xuddi shu sohadagi o'xshash kompaniyalardagi jarayonlarga to'g'ri keladi, 10 foizi o'zining noyob raqobatdosh afzalliklarini tushunadi, qolgan 15 foizi esa termodinamikaning ikkinchi qonunining natijasidir: ) ("tartibsizlikning tabiiy o'sishi" ning oqibati) va loyiha davomida hal qilinishi kerak. Ammo biznes uchun juda muhim bo'lgan raqobatbardosh 10% har qanday avtomatlashtirish bilan saqlanishi kerak (tabiiyki, bu afzalliklarni rasmiylashtirish mumkin bo'lsa). Ko'pincha, bu muammo mijoz uchun tizimni sozlash orqali hal qilinadi, lekin ba'zida dasturchilarning xizmatlari biznesning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olish uchun talab qilinadi. Shuni ta'kidlab o'tamanki, bu erda biz buyurtmani ishlab chiqish haqida emas, balki ishlab chiqarishni avtomatlashtirish tizimlarini joriy etish haqida gapiramiz.

Mijozning raqobatdosh ustunliklari qanday qo'llab-quvvatlanishini tushungan holda, IT-kompaniya mahsulotni yaxshilashga bo'lgan ehtiyoj va xarajatlarni baholay oladi, shuningdek, buning uchun qanday qo'shimcha resurslar talab qilinishi mumkinligini tushunadi.

Loyihadan oldingi so'rovning muhim maqsadi - bu mijozning IT muhitining holatini diagnostika qilish, ya'ni u tomonidan foydalaniladigan kompyuter uskunalari, dasturiy ta'minot, aloqa vositalari, IT mutaxassislarining malaka darajasi va boshqalar. mijozning tizimni avtomatlashtirishni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun etarli resurslarga ega ekanligini tushunish kerak. Bu erda biz loyihadan oldingi so'rovning yana bir vazifasiga keldik - loyihaning mumkin bo'lgan xatarlarini tahlil qilish va ularning ehtimoliy oqibatlarini tavsiflash. Shu bilan birga, maslahatchilar nafaqat barcha mumkin bo'lgan xavflarni hujjatlashtirishlari, balki mijozlarga ularning har birini kamaytirish usullarini taklif qilishlari kerak.

Har qanday MDH bo'limlarning tezkor faoliyati to'g'risida ma'lumot to'plashni o'z ichiga oladi, shuning uchun loyihadan oldingi so'rovning keyingi mavzusi avtomatlashtirilgan bo'limlarning hujjat aylanishiga qo'yiladigan talablar to'plami bo'lishi kerak.

Tizimda to'plangan ma'lumotlar, agar uni tahlil qilish imkoniyati bo'lmasa, o'lik vazn bo'lib qoladi, shuning uchun loyihadan oldingi so'rov davomida mijozga hisobot berishning qanday turlari va shakllari kerakligini aniqlash juda muhimdir. Odatda, avtomatlashtirish vositalari allaqachon standart hisobotlar to'plamini o'z ichiga oladi, lekin har bir mijoz o'z biznesini noyob deb hisoblaydi va shuning uchun, qoida tariqasida, maxsus hisobot generatori yordamida amalga oshiriladigan bunday noyob tizimni talab qiladi.

Loyihadan oldingi so'rovning dolzarb vazifasi barcha olingan ma'lumotlarni hisobga olgan holda loyihaning yakuniy byudjetini va uni amalga oshirish muddatlarini aniqlashtirishdir. Ushbu muddatlarga turli omillar ta'sir qilishi mumkin, masalan, mijozning boshqaruv xodimlarining loyihada ishtirok etishga tayyorligi, buyurtmachi va pudratchi vakillarining motivatsiyasi, avtomatlashtirilgan bo'linmalar xodimlari tomonidan sabotaj qilish ehtimoli, loyiha boshlanganidan keyin bir muncha vaqt o'tgach, asosiy menejerni ishdan bo'shatish (yoki aksincha, ishga olish), mavjud kompyuter parki va texnologik bazaning barcha avtomatlashtirish maqsadlariga erishish uchun etarli emasligi, zarur jihozlarni sotib olish uchun byudjetning etishmasligi. va yana ko'p narsalar. Shuning uchun maslahatchi ushbu holatlarning barchasini batafsil o'rganishi va ularni hisobotda, shu jumladan ichki foydalanish uchun ham aks ettirishi kerak. Ikkinchi - ichki hisobotni tuzish sizga munosabatlarning barcha nuanslarini va amalga oshirish va integratsiya bo'limi mutaxassislari uchun tavsiyalarni batafsil aks ettirishga imkon beradi.

Loyihadan oldingi so'rov bosqichida hal qilinishi kerak bo'lgan yana bir muhim masala - loyihani amalga oshirish usullarini tanlash bo'yicha tavsiyalar ishlab chiqish. Bu erda mijoz tomonidan ilgari ishlab chiqilgan muammolarning qaysi biri taklif etilayotgan avtomatlashtirish tizimidan foydalanib hal qilinishi mumkin emasligini aniq qayd etish va ushbu vaziyatdan chiqishning tashkiliy yoki boshqa yo'llarini taklif qilish muhimdir.

Har bir kompaniya so'rov bosqichida hal qilmoqchi bo'lgan yana o'nlab vazifalarni osongina qo'shishi mumkin, ammo haqiqiy amaliyot shuni ko'rsatadiki, yuqorida sanab o'tilgan savollarga javob olish allaqachon loyihadan oldingi so'rovni juda samarali qiladi.

Loyihadan oldingi so'rov natijalari odatda qanday bo'ladi?

• mijozning mavjud biznes jarayonlarining tavsifi;
• avtomatlashtirish tizimidan foydalangan holda hal qilinishi kerak bo'lgan asosiy vazifalar ro'yxati;
• mijozning biznes jarayonlarini baholash va axborot tizimi tomonidan taqdim etilgan afzalliklarni hisobga olgan holda bo'limlar ishini o'zgartirish yoki optimallashtirish bo'yicha tavsiyalar;
• tizimni amalga oshirishda hisobga olinishi kerak bo'lgan mijozning noyob raqobatdosh afzalliklari;
• mavjud AT muhitining korporativ boshqaruv tizimi talablariga muvofiqligini tahlil qilish, uni o‘zgartirish bo‘yicha tavsiyalar;
• MDHni mijozning mavjud IT infratuzilmasiga integratsiyalash bo'yicha ishlarni baholash;
• avtomatlashtirilgan bo'limlarda hujjat aylanishining tavsifi va tahlilga qo'yiladigan talablar;
• loyihani amalga oshirish jarayonida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan xatarlarni baholash va ularning ta'sirini minimallashtirish uchun zarur choralarni aniqlash;
• taklif qilingan boshqaruv tizimida amalga oshirib bo'lmaydigan va o'zgartirishni talab qiladigan mijozning istaklarining tavsifi, bunday o'zgartirish vaqti va narxini baholash;
• taklif qilingan variantni asoslash bilan loyihani amalga oshirish bo'yicha taklif, buyurtmachi uchun zarur bo'lgan avtomatlashtirilgan ish stantsiyalari sonini ko'rsatish va loyiha byudjetini aniqlashtirish.

Loyihadan oldingi so'rovning alohida hujjati dastlabki ish jadvali bo'lishi kerak, u boshqa narsalar qatorida, mas'ul shaxslarning kelishilgan ro'yxatini (buyurtmachi va pudratchi tomonidan), ularning mas'uliyat sohalari va o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning asosiy qoidalarini o'z ichiga oladi. ularni. Tizimni samarali amalga oshirish uchun buyurtmachi xodimlari va so'rov o'tkazayotgan IT-kompaniya mutaxassislari o'rtasida ma'lumot almashish qoidalarini ishlab chiqish tavsiya etiladi, shuningdek, eng muhimi, ishlarning bajarilishini nazorat qilish muddati va tartibini belgilash.

Ba'zi kompaniyalar (ko'pincha buyurtmani ishlab chiqish bilan shug'ullanuvchilar) loyihadan oldingi ekspertiza tugagandan so'ng mijozga texnik shartlar loyihasini taqdim etadilar.

Loyihadan oldin so'rovnomani bepul qilasizmi yoki buning uchun pul to'laysizmi?

Agar so'rovning maqsadi yuqorida tavsiflangan vazifalarga to'g'ri keladigan bo'lsa, u holda kompaniyaning muhim resurslarini yo'naltirishni talab qiladi va albatta to'lanishi kerak. Loyihadan oldingi ushbu so'rov to'liq konsalting xizmati bo'lib, u nafaqat avtomatlashtirishga bo'lgan ehtiyoj, vaqt va byudjetni baholash, balki mijozning mavjud biznes jarayonlarini optimallashtirish imkonini beradi.

Amaliyot shuni ko'rsatadiki, agar kompaniya tegishli texnologiyani joriy qilgan bo'lsa va sotuvchilar so'rovning maqsadini va mijoz qanday foyda olishini aniq bilsa (va mijozga aniq tushuntira olsa) loyihadan oldingi so'rov xizmatlarini sotish qiyin emas. bu.

Loyihadan oldin tekshirish samaradorligini mijozga qanday oqlash mumkin

Keling, loyiha oldidan so'rov o'tkazish zarurligini oqlashga yordam beradigan potentsial tejash kanallarini ko'rib chiqaylik.

1. Inson resurslari va vaqtni tejash:
   • tizimni tijorat maqsadlarida foydalanishga topshirgandan keyin emas, balki joriy etishning dastlabki bosqichida mijozning noyob raqobatdosh afzalliklariga mos ravishda o'zgartirishda;
   • tizimni mijozning AT-infratuzilmasiga integratsiyalash bosqichida, chunki korxonaning AT muhiti holati va integratsiyaning nuanslari haqidagi barcha ma'lumotlar amalga oshirish vaqtida emas, balki boshlanishidan oldin aniqlanganligi sababli;
   • pudratchi va buyurtmachi tomonidan moddiy va inson resurslarining o'z vaqtida ajratilishi tufayli;
   • tizimni amalga oshirish jarayoniga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan xavflarni erta baholash va ularning salbiy oqibatlarini minimallashtirish uchun zarur choralarni ishlab chiqish orqali.
     Loyihaning har qanday kechikishi mijoz uchun jiddiy qo'shimcha xarajatlarga olib keladi, bu har bir alohida holatda juda oson hisoblanishi mumkin.
2. Amalga oshirish xarajatlarining mumkin bo'lgan qisqarishi:
   • mijozning o'zi bajarishi mumkin bo'lgan xizmatlar va ishlarni aniqlash orqali;
   • ularning haqiqiy mehnat intensivligini aniqlagandan so'ng, ba'zi ishlarni bajarish muddatlarini o'zgartirish orqali.
3. Mijozning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda biznes jarayonlarini optimallashtirish orqali korporativ axborot tizimlarining samaradorligini va xodimlarning mehnat unumdorligini oshirish.
4. Avtomatlashtirilgan tizimdan foydalanishni rad etish, agar loyihadan oldingi tekshirish bosqichida bu mijozning muammolarini hal qilmasligi yoki uni o'zgartirish juda qimmatga tushishi aniqlansa.
   Mening amaliyotimda, loyihadan oldingi so'rov natijalariga ko'ra, juda aniq biznes jarayonlariga ega bo'lgan mijozga MDHni joylashtirmaslik, balki tashkiliy o'zgarishlarni amalga oshirish va mijozlari bilan ishlash texnologiyasini optimallashtirish tavsiya etilgan holatlar mavjud edi. , chunki tizimni joriy etish samarasi (qimmatbaho o'zgartirish talab qilingan) to'lamaganligi sababli, xarajatlar bo'ladi. Natijada, mijoz o'n minglab dollarlarni tejab qoldi va loyihadan oldingi so'rov faqat maslahatchilarning tavsiyasiga binoan xodimning ish texnologiyasini o'zgartirgan bo'lim samaradorligini oshirish orqali o'z samarasini berdi.

Loyihadan oldingi so'rov bosqichining yo'qligi ko'p hollarda loyihalarni amalga oshirishning sezilarli kechikishiga va amalga oshirish jarayonida yuzaga keladigan tashkiliy va texnik muammolar tufayli ularning narxining oshishiga olib keladi. Ko'pincha bunday loyihalar butunlay muvaffaqiyatsiz tugaydi. Standish Group tadqiqotiga ko‘ra, ular tahlil qilgan 2,5 ming IT-loyihaning deyarli uchdan bir qismi nafaqat muvaffaqiyatsiz, balki umuman yakunlanmagan. Rossiyada bunday ma'lumotlarni olish ancha qiyin, ammo ishonchim komilki, muvaffaqiyatsiz amalga oshirishlar ulushi kam bo'lmaydi.

Shuning uchun, agar konsalting kompaniyasi o'z tajribasida amalga oshirilmagan loyihalarga ega bo'lishni istamasa, u holda mijozlar biznesining loyihadan oldin so'rovini o'tkazishi kerak. Ishga berilib, obro'-e'tiboringizga dog' tushirgandan ko'ra, dastlabki bosqichda shartnomadan voz kechgan ma'qul.

Axborot so'rovi maktabgacha ta'lim muassasalari faoliyatini optimallashtirish va ERIni joriy etishning muhim bosqichidir. Axir, jarayonlarni optimallashtirish va EDMS funksionalligiga talablarni ishlab chiqish bo'yicha qabul qilingan qarorlarning sifati to'g'ridan-to'g'ri olingan ma'lumotlarga va uni taqdim etish sifatiga bog'liq.

Shu munosabat bilan, so'rovning asosiy tamoyiliga - avtomatlashtirilishi rejalashtirilgan jarayonlar haqida to'liq, ishonchli va dolzarb ma'lumotlarni olish kerak.

Loyihadan oldingi so'rov

Konsalting va EDMSni amalga oshirish uchun bozorda o'z xizmatlarini taklif qiluvchi konsalting kompaniyasi nuqtai nazaridan, ya'ni. tahlilchi uchun EDMSni amalga oshirish tashqi loyiha, loyihadan oldingi so'rov sotish metodologiyasining bir qismi sifatida ("sotishdan oldingi" bosqichlardan biri sifatida) ko'rib chiqiladi. Biroq, ushbu bosqichdagi ishlarning aksariyati tahlilchi tomonidan, shuningdek, amalga oshirish metodologiyasida nazarda tutilgan tahlil bosqichida amalga oshiriladi. Shu sababli, loyihadan oldingi so'rov ham amalga oshirish metodologiyasining bir qismi sifatida ko'rib chiqiladi.

Loyihadan oldin so'rov o'tkazish, shuningdek, EDMSni amalga oshirish bo'yicha ishlarni bajarayotgan tahlilchilar uchun foydali bo'lishi mumkin. ichki korxona (tashkilot) loyihasi, ya'ni. tahlilchi EDMS amalga oshirilayotgan kompaniyaning xodimi.

Loyihadan oldingi so'rov natijalari sxemasi

Maqsadlar Loyihadan oldingi so'rov:

• EDMSni amalga oshirish ob'ekti haqida umumiy ma'lumot olish;
• amalga oshirish maqsadlarini aniqlash;
• EDMS va loyiha chegaralari uchun umumiy asosiy talablarni aniqlash;
• hujjat aylanishi va ish yuritishni tashkil etishning umumiy holatini aniqlash;
• asosiy foydalanuvchilarni aniqlash (kotiblar, menejerlar va boshqalar);
• potentsial loyihaning umumiy murakkablik darajasini aniqlash;
• ma'lumotlarni ko'chirish va boshqa dasturiy ta'minot bilan integratsiyaga bo'lgan ehtiyojlarni baholash;
• Samarali va g'olib bo'lgan Tijorat taklifini tayyorlash uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar to'plami [agar ish amalga oshirish ob'ektidan tashqari kompaniya tomonidan amalga oshirilsa].

Loyiha haqida kerakli ma'lumotlarni olish uchun asosiy foydalanuvchilar (mijoz, loyiha menejeri, bo'lim boshliqlari, asosiy foydalanuvchilar) so'rovlari va suhbatlari o'tkaziladi.

Javoblar Buyurtmachidan va EDMSning kelajakdagi foydalanuvchilaridan asosiy ma'lumotlarni olishga imkon beradigan namunaviy so'rovnoma savollari "So'rovlar va intervyu uchun savollar" bo'limida keltirilgan.

Natijada Loyihadan oldin tekshirish amalga oshiriladi:

• EDMSni amalga oshirish uchun zarur bo'lgan ish hajmini baholash;
• loyihadan oldingi so'rov bo'yicha hisobot tayyorlash;
• yechim prototipini tayyorlash va namoyish qilish (agar kerak bo'lsa);
• tijorat taklifini tayyorlash.

1. EDMSni amalga oshirishning maqsad va vazifalari;
2. EDMSni amalga oshirish loyihasining chegaralari;
3. Boshqa ma'lumotlar olingan.

Loyihadan oldingi so'rovni o'tkazgandan so'ng, bajarilishi kerak bo'lgan tahliliy va texnik ishlarning hajmini, shuningdek qanday natijalarga erishish kerakligini taxmin qilish mumkin bo'ladi.

Natijada, EDMS, loyiha chegaralari va boshqa aniqlangan ma'lumotlarga qo'yiladigan asosiy talablarning tavsifini o'z ichiga olgan hujjat ishlab chiqiladi. Agar axborot so'rovi Buyurtmachidan tashqarida bo'lgan tashkilot tomonidan o'tkazilsa, mijozga ko'rsatish uchun prototip yechim ham tayyorlanadi (agar kerak bo'lsa) va tijorat taklifi.

Ushbu bosqichda, olingan birlamchi ma'lumotlarga asoslanib, Loyiha menejeri (PM) asosiy ish rejasini, ierarxik ish tuzilmasini (WBS) va Loyiha Nizomini tuzadi. Ushbu bosqichda EDMS ishlab chiqiladigan platformani tanlash ham amalga oshirilishi mumkin.

Axborot so'rovi va tahlili

Loyihadan oldingi so'rov natijalaridan boshlang'ich nuqta sifatida foydalangan holda, Axborot so'rovi ilgari olingan ma'lumotlarni aniqlaydi, mavjud biznes jarayonlarini o'rganadi va tavsiflaydi ("") va kelajakdagi optimallashtirilgan biznes jarayonlarini taklif qiladi ("bo'lishi"). shunday bo'lishi kerak"), shuningdek, ushbu biznes jarayonlari va EDMS interfeyslarini qo'llab-quvvatlash uchun tizimdagi barcha kerakli o'zgartirishlarni tavsiflaydi.

Axborot so'rovi natijalari sxemasi

Maqsadlar axborot so'rovi quyidagilardan iborat:

• avtomatlashtiriladigan biznes jarayonlarini o'rganish va aniq tavsiflash;
• tizim modifikatsiyalarining ta'rifi va tavsifi, interfeyslar, shu jumladan. tashqi tizimlar bilan interfeyslar va loyiha davomida ishlab chiqilishi va amalga oshirilishi kerak bo'lgan mavjud dasturlardan ma'lumotlarni uzatish vositalari;
• texnik shartlarni ishlab chiqish (TOR);
• hujjat aylanishini reinjiniring (optimallashtirish) va hujjat aylanishi va ish yuritishni tashkil etish bo‘yicha tavsiyalar ishlab chiqish.

Ushbu bosqichning maqsadi mijozning amalga oshirish natijalariga qo'yadigan talablarini aniqlashdir, shuning uchun axborot so'rovi va tahlilining butun bosqichida Buyurtmachi, asosiy foydalanuvchilar va tahlilchi o'rtasida yaqin hamkorlik zarur. Odatda, Axborot so‘rovi Loyihadan oldingi so‘rovdan keyingi qadam bo‘lib, asosiy funksional sohalar va “qotil ilovalarni” aniqlashdan ko‘ra, loyiha davomida ta’sir ko‘rsatadigan biznesning barcha sohalarini batafsil tekshirishni o‘z ichiga oladi. Loyihadan oldingi so'rov davomida amalga oshiriladi.

Kerakli ma'lumotlarni olish uchun asosiy foydalanuvchilarning (mijoz, loyiha menejeri, bo'lim boshliqlari, asosiy foydalanuvchilar) so'rovlari va suhbatlari loyihadan oldingi so'rovga o'xshash, ammo batafsilroq darajada amalga oshiriladi. Javoblari Buyurtmachi va bo'lajak EDMS foydalanuvchilaridan ma'lumot olishga imkon beradigan namunaviy so'rovnoma savollari "So'rovnomalar va suhbatlar uchun savollar" bo'limida keltirilgan.

natijalar ish "Funktsional talablar" (FR) hujjatida yoki Hisobotda yoki texnik topshiriqda (loyihaning murakkabligiga qarab) aks ettirilgan.

Yakuniy hujjat quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

1. EDMS uchun funktsional talablar;
2. EDMS interfeyslarining tavsifi;
3. Biznes jarayonlarining tavsifi;
4. Hujjatlar aylanishini reinjiniring (optimallashtirish) bo'yicha tavsiyalar;
5. So'rov va tahlil davomida olingan boshqa ma'lumotlar.

Samarali ish yuritish va hujjat aylanishini tashkil etish bo'yicha olib borilgan ishlar va elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish bo'yicha qabul qilingan qaror natijasida loyiha guruhi avtomatlashtirilgan tizimga qo'yiladigan talablarni shakllantiradi, avtomatlashtirilishi kerak bo'lgan jarayonlar ro'yxatini tuzadi, ustuvorliklari va ularni avtomatlashtirish ketma-ketligi.

EDMSni amalga oshirish loyihasining maqsadlari, vazifalari va chegaralarini aniqlagandan so'ng, avtomatlashtirilgan elektron hujjat aylanishi tizimini ishlab chiqish va joriy etish bo'yicha ishlar boshlanadi.

Hujjatlar bilan ishlashni samarali avtomatlashtirish uchun quyidagilar tavsiya etiladi:

1. Mavjudlar ro'yxatini tuzing hujjatlar turlari Tashkilotda
2. Do har bir turni tekshirish hujjat (pastga qarang)*
3. Yozish mas'ul xodimlar ro'yxati hujjatlarni yaratish uchun (kim qanday turdagi hujjatlarni yaratadi)
4. Yozish tashrif buyurgan xodimlar ro'yxati, imzolash, tasdiqlash hujjatlar (kim, qanday turdagi hujjatlar; viza talab qilinadigan shartlar, imzo)
5. Ushbu ro'yxatlar asosida umumiy marshrutni yaratish hujjatlarni o'tish shartlari bilan o'tkazish - algoritm (Operogramma yoki Hujjatlarning grafik sxemasi)
6. Zarurligini aniqlang buxgalteriya hujjatlari(hisobotlar): hisobotlarni yaratish shartlari va ularning shakllari
7. Qaysi turdagi hujjatlarni nazoratga olish kerakligini aniqlang (muddatlarni, xabarnoma shakllarini, nazorat kartasi shaklini, nazoratdan olib tashlash shartlarini belgilang)
8. So'rovlar asosida maktabgacha ta'lim muassasalari uchun yo'riqnomalar ishlab chiqish zarur bo'lsa
9. Ishlar ro'yxatini tuzing agar kerak bo'lsa (saqlash muddatlari va ishlarni shakllantirish tamoyillari ko'rsatilgan).
10. Har xil turdagi hujjatlarga kirish mexanizmini aks ettiruvchi ro'yxat tuzing (lavozimga qarab)

Hujjatlarning har bir turini tekshirish:

• hujjatlashtirish (kompilyatsiya) texnologiyasini tavsiflash: rekvizitlar to'plami, ularning joylashuvi, to'ldirish usullari (agar kerak bo'lsa);
• ro'yxatga olish va nazorat kartalari (RCC) shakllarini tavsiflang: kartadagi maydonlarni o'rnatish va tartibga solish;
• hujjatlarning harakatlanish shartlarini ko'rsatish (imzolar, vizalar, cheklar va boshqalar mavjudligi);
• hujjat aylanishi sxemasini (marshrutini) yoki asosiy indosserlar, imzolovchilar va boshqalar ro'yxatini ko'rsatish;
• ro'yxatga olish usulini, har xil turdagi hujjatlarga beriladigan kodlarni tavsiflash

Anketalar va intervyu uchun savollar

Bu erda so'rovnomalarda yoki EDMSni amalga oshirish ob'ekti bo'yicha so'rov o'tkazishda foydalanuvchilardan intervyu olishda foydalanish mumkin bo'lgan savollar keltirilgan. Savollar maslahatdir. So'rovni o'tkazish uchun aniq talablar yo'q, shuning uchun Tahlilchi zarur ma'lumotlarni olish, uni tuzish va ko'rsatishda ijodiy bo'lishi kerak.

Hujjatlarni boshqarish jarayonini avtomatlashtirish kerak:

1. Tizimni joriy etishning uzoq va qisqa muddatli maqsadlari nimalardan iborat?
2. Hujjat aylanish tizimini joriy etish loyihasi muvaffaqiyatining asosiy mezonlari nimalardan iborat?
3. Tizimni qaysi muddatda amalga oshirish maqsadga muvofiq? Ushbu muddatlarning sabablari nimada?
4. Loyihaning asosiy tashabbuskori kim: tizimni qaysi bo‘lim yoki menejer (menejerlar) manfaatlaridan kelib chiqib joriy etish rejalashtirilgan?
5. EDMS ning asosiy mijozlari (qaysi bo'linmalar) va EDMSning asosiy ishtirokchilari kimlar?
6. Tizimni joriy qilishda siz ish yuritish va hujjat aylanishi uchun qog'ozsiz texnologiyaga to'liq yoki qisman o'tishni rejalashtiryapsizmi? Buni qanday ko'rayotganingizni tasvirlab bering.
7. Axborotni kriptografik himoya qilish va elektron raqamli imzo tizimlaridan (CIPF va ERI) foydalanish rejalashtirilganmi? Agar HA bo'lsa, ustuvor tizimlarning nomi yoki turini ko'rsating.
8. Qayta ishlash, tizim tomonidan qanday turdagi hujjatlar, format va turlarni avtomatlashtirish rejalashtirilgan?
8.1. Ularning har birining asosiy parametrlarini qisqacha tavsiflang, farqlarni ko'rsating.
8.2. O'z ustuvorliklaringizni belgilang
9. Bir vaqtning o'zida nechta ish joyini o'rnatish rejalashtirilgan?
10. Oxir-oqibat (jami) nechta ish joyini tizimga ulash rejalashtirilgan?
11. EDMSni qaysi bo'limlarda joriy etish rejalashtirilgan?
12. EDMSning asosiy ishtirokchilari - bo'limlarning asosiy funktsional vazifalarini tavsiflang.

Tashkiliy masalalar:

13. Buyurtmachi nomidan loyihani boshqaradigan texnik mutaxassislar bormi?
14. Maktabgacha ta'lim muassasalarida Buyurtmachi nomidan loyihaga rahbarlik qiladigan mutaxassislar bormi?

Maktabgacha ta'limga oid savollar:

15. Hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi tasdiqlangan qoidalar, ko'rsatmalar, nizomlar yoki boshqa me'yoriy hujjatlar (ish yuritish va hujjat aylanishi qoidalarining tavsiflari) mavjudmi?
15.1. Ular qanchalik etuk va dolzarb?
15.2. Ularni o'zgartirish rejalari bormi?
15.3. Agar bunday hujjatlar mavjud bo'lsa, ularni tahlil qilish uchun taqdim eting.
16. Agar bunday qoidalar (reglamentlar, ko'rsatmalar, usullar) mavjud bo'lmasa yoki ular tegishli bo'lmasa, so'rov o'tkazish, mavjud jarayonlarni tavsiflash va optimallashtirish kerakmi?
16.1. Bunday harakatlarning zarurligi va o'z vaqtida ekanligini tushunish bormi?
16.2. Yoki jarayonlarni "xuddi shunday" avtomatlashtirish rejalari bormi?
16.3. Agar so'rov va optimallashtirish amalga oshirilsa, so'rov yo'nalishlari, maqsadlari va optimallashtirish mezonlarini aniqlang.
17. Hujjatlarni rasmiylashtirish qanday amalga oshiriladi?
17.1. Markazlashtirilgan;
17.2. Markazlashtirilmagan;
17.3. Aralashgan.
18. Hujjatlar bilan ishlash qaysi bo'lim yoki xodimga yuklatiladi?
19. Korxonada hujjatlar bilan ishlashni kim tashkil qiladi (qaysi bo'lim)?
20. Ushbu turdagi hujjatlar uchun qanday funktsiyalarni (jarayonlar, ishlarni) avtomatlashtirish kerak? Ularni tavsiflang (qisqacha)
21. Hujjatlarning har bir ko'rsatilgan turi bo'yicha yil/oylik hujjat aylanishining taxminiy hajmi qancha?
22. Hujjatlarning shakllari va shablonlari qo'llaniladigan, ular bilan ishlashni avtomatlashtirish rejalashtirilgan turlarini sanab o'ting?
23. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha hisob va ro'yxatga olishning qanday shakllari qo'llaniladi? Ularning tuzilishini, to'ldirish qoidalarini, ro'yxatga olish raqamlarini yaratish qoidalarini tavsiflang.
24. Qanday hujjatlar qo'shimcha nazoratni talab qiladi? Ularning xususiyatlarini va nazorat talablarini tavsiflang.
25. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha hisobotning qanday turlari va turlarini amalga oshirish kerak?
26. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha bajariladigan ish turlari. Hujjatda biznes jarayonida sodir bo'ladigan o'zgarishlar.
27. Hujjat aylanishi ishtirokchilari bo'lgan xodimlarning hujjatlarini qayta ishlash bo'yicha ish majburiyatlarini tavsiflang.
28. Tashkilot yoki bo‘limda hujjatlar bilan ishlashning mavjud texnologiyasini tavsiflab bering:
28.1. kiruvchi hujjatlarni qayta ishlash va ro'yxatga olishni jo'natish tartibi;
28.2. rahbariyat tomonidan kelib tushgan hujjatlarni ko‘rib chiqish va qarorlar chiqarish tartibi;
28.3. qarorning tuzilishi;
28.4. hujjatlarni nazoratga topshirish tartibi;
28.5. nazorat turlari;
28.6. muddatlari;
28.7. bajarilishi nazorat qilinadigan hujjatlar ro'yxati;
28.8. hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish texnologiyasi;
28.9. tarkibiy bo'linmalarda ijro uchun qabul qilingan hujjatlarni hisobga olish tartibi;
28.10. hujjatlarni nazoratdan olib tashlash tartibi;
28.11. rahbariyat tomonidan hujjatlar loyihalarini ko'rib chiqish, ularni turli bo'limlar tomonidan tasdiqlash va tasdiqlash tartibi;
28.12. chiquvchi hujjatlarni rasmiylashtirish va jo'natish tartibi;
28.13. ichki hujjatlarni ishlab chiqish tartibi;
28.14. tarkibiy bo'linmalarda va tashkilotning markaziy arxivida hujjatlarni saqlashni tashkil etish.
29. Hujjatlar bilan ishlashda nimani o'zgartirish kerak?
30. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha hisob va ro'yxatga olishning qanday shakllari qo'llaniladi?
30.1. Ularning tuzilishi va to'ldirish qoidalarini (agar mavjud bo'lsa) tavsiflang.
30.2. Ro'yxatga olish raqamini yaratish qoidalari
31. Hujjatlarning har bir turi uchun qanday hisobot turlari va turlarini amalga oshirish kerak?
31.1. joriy ofis hisobotlari;
31.2. ofisning yakuniy hisobotlari;
31.3. statistika idoralarining hisobotlari;
32. Hujjatlar orasidagi aloqalarni o'rnatish va kuzatish qobiliyati

Arxivni saqlash bo'yicha savollar:

33. Tarkibiy birlik sifatida arxiv mavjudmi?
34. Hujjatlarning tezkor saqlanishi uchun kim javobgar?
35. Hujjatlarni saqlash bo'yicha ko'rsatmalar mavjudmi? Agar sizda me'yoriy hujjatlar bo'lsa, ularni taqdim eting.
36. Ishlar nomenklaturasi ishlab chiqiladimi (har yili)?
37. Ishlarning jamlanma nomenklaturasini tuzish va tasdiqlash qaysi bo‘linma (mansabdor shaxs) zimmasiga yuklatilgan.
38. Hujjatlarning qiymatini tekshirish va hujjatlarni yo'q qilish bormi?
39. Ilmiy ma'lumotnoma apparati bormi? Unga kim rahbarlik qilmoqda? Uning tuzilishini tavsiflang.
40. Hujjatlarga, ayniqsa maxfiy hujjatlarga kirish siyosati ishlab chiqilganmi?
41. “Qog‘oz” hujjatlar arxivini tizimga o‘tkazish rejalashtirilganmi?
41.1. Hujjatlarning taxminiy miqdori, shakli va turlarini ko'rsating.
41.2. Hujjat arxivi geografik jihatdan taqsimlanganmi? Agar HA bo'lsa, hujjatlarni saqlash joylari qayerda joylashgan?
41.3. Ma'lumotni tizimga o'tkazish uchun kerakli vaqtni belgilang.
42. Hujjatlarni fayllarga hisobdan chiqarish, arxivga o'tkazishda qanday qoidalar qo'llaniladi, saqlash standartlari qanday?
43. Bo‘linmaning Ishlar nomenklaturasi bilan ishlash qoidalari, uning tuzilishi va bo‘linmada hujjatlarni saqlashni tashkil etish, ular bilan ishlash avtomatlashtiriladi.

Tashkilot tuzilmasining tavsifi:

Talablarni dastlabki baholash uchun kompaniyaning tashkiliy tuzilmasi to'g'risidagi ma'lumotlar talab qilinadi. Tashkiliy tuzilmaning tavsifi diagramma bo'lishi kerak (Visio, ARIS yoki boshqa shunga o'xshash formatda). Matn tavsifi ham mumkin. Tashkiliy tuzilmaning diagrammasi (yoki matn tavsifi) quyidagilarni aks ettirishi kerak:

44. Yuqori darajadagi tashkilotlar ro'yxati (boshqaruvchi kompaniya, komplekslar, filiallar, yakka tartibdagi yuridik shaxslar ro'yxati (masalan, kompaniya ofislari) va boshqalar), shu jumladan:
44.1. tashkilotlarning nomlari;
44.2. tashkilotlarning geografik joylashuvi;
44.3. tashkilotlar o'rtasidagi munosabatlar (ierarxiya);
44.4. tashkilotlarning faoliyat sohalari.
45. Yuqori darajadagi tashkilotlarning tashkiliy tuzilmalari, ular quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:
45.1. bo'linmalarning tuzilishi;
45.2. bo'limlar o'rtasidagi o'zaro aloqalar;
45.3. bo'limlarning funktsiyalari;
45.4. bo'limlarning mas'uliyat sohalari.

Bizni, birinchi navbatda, elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishda ishtirok etadigan tarkibiy bo‘linmalar haqidagi ma’lumotlar qiziqtiradi.

Tashkilotning IT infratuzilmasi:

46. ​​Qanday texnik yordam mavjud: server xususiyatlari, mijoz saytlari?
47. Hozirgi vaqtda joriy vazifalarni avtomatlashtirish uchun axborot tizimi(lar)dan foydalaniladimi?
47.1. Ha bo'lsa, u qanday xususiyatlarni o'z ichiga oladi?
47.2. Nimadan norozisiz/hozirgi muammolar?
47.3. Uni to'liq yoki qisman almashtirish rejalari bormi?
47.4. Ma'lumotlar migratsiyasi: to'plangan ma'lumotlarni qanday o'tkazish rejalashtirilgan:
- chidab bo'lmaydi
- qo'lda olib yurish,
- avtomatik uzatish.
47.5. Agar siz "eski" ma'lumotlarni avtomatik ravishda yangi tizimga o'tkazishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, tuzilma va saqlash formatlari haqida ma'lumot berishingiz va ma'lumotlarni konvertatsiya qilish uchun talablarni shakllantirishingiz kerak.
48. Boshqa tizimlar bilan integratsiya zarurmi?
49. Mijoz ish stansiyalarining (protsessor, operativ xotira, operatsion tizim va boshqalar) tipik konfiguratsiyasi qanday?
50. Ofis kompyuterlarida o'rnatilgan standart dasturlar ro'yxati bormi? Ha bo'lsa, ushbu ro'yxatni taqdim eting.
51. Asosiy server apparati xususiyatlari qanday?
52. Kompaniya xodimlari kundalik ishlarida korporativ elektron pochtadan foydalanadimi? Qaysi pochta serveri va mijozdan foydalanasiz?
53. Korporativ elektron pochta serveri dasturiy ta'minoti versiyasini va ishlab chiqaruvchisini ko'rsating.
54. Sizning tarmoq topologiyangiz nima?
1.1. Mahalliy tarmoq Windows NT domeniga asoslanganmi?
1.2. Mahalliy tarmog'ingizda nechta ish stantsiyasi mavjud?
1.3. Tarmoqning hududiy taqsimoti bormi? Agar bo'lsa:
1.3.1. Ish stantsiyalarining filiallar (ofislar) o'rtasida taqsimlanishi qanday?
1.3.2. Tarmoq segmentlari orasidagi aloqa kanallarining sig'imi qanday?
55. Hujjatlarni saqlash uchun mo'ljallangan maxsus fayl serveri bormi? Ushbu serverda saqlangan hujjatlarning taxminiy hajmi qancha?
56. Strukturaviy bo'lmagan ma'lumotlarni (kompyuterlar, ajratilgan fayl serverlari, saqlash quyi tizimlari va boshqalar) saqlash strategiyasi mavjudmi?
57. Mijoz ish stantsiyalarida saqlanadigan hujjatlarning o'rtacha hajmi qancha?
58. Korxonada qanday korporativ axborot tizimlari (MDH) qo'llaniladi?
59. Litsenziyalangan DBMSlar bormi va ulardan qanday foydalaniladi? Korxonada foydalaniladigan DBMS ishlab chiquvchilari va versiyalarini ko'rsating.
60. Foydalanuvchilarni aniqlash uchun katalog xizmatlaridan foydalaniladimi? Ha bo'lsa, qaysi birini ko'rsating.
61. Foydalanuvchilar uchun texnik yordam xizmati (ishonch stoli) bormi? Ushbu xizmat uchun qoidalar bormi?
62. Axborot texnologiyalari bo‘limi (bo‘lim, bo‘lim) nechta xodimdan iborat? Ushbu bo'linma qanday asosiy vazifalarni hal qiladi?
63. Hujjatlarni boshqarish tizimi qaysi tizimlar bilan birlashtirilishi kerakligini ko'rsating.
64. Ko'rib chiqish uchun hujjatlarga ega bo'lgan xodimlarning faqat muayyan harakatlarni o'zgartirish va amalga oshirish huquqiga ega bo'lgan xodimlar soniga taxminiy nisbatini ko'rsating.

EDMSga qo'yiladigan talablar:

65. Yangi tizim uchun qaysi funksional talablarni eng muhim deb hisoblaysiz, sanab bering va tavsiflang.
66. Har bir hujjat kartasining atributlari tarkibi:
- Ism
- Tavsif
- Shakldagi yorliq (shakldagi nom)
- Ma'lumotlar turi
- To'ldirish usuli (qo'lda, katalogdan, ...)
67. Hujjatlarni ro'yxatga olish kartalarining atributlari bo'yicha qidirish Qidiruv kartasi rekvizitlari ro'yxati
68. Hujjatlar bilan ishlash tarixini yaratish zaruriyati, ijroning borishi va tasdiqlash jarayonini kuzatish va boshqalar.
69. Tizimdagi kerakli filtrlar
70. Tizim qanoatlantirishi kerak bo'lgan axborot so'rovlari

So'rov natijasida olingan ma'lumotlarni shaklda rasmiylashtirishni taklif qilamiz operogrammalar yoki shaklda algoritm. Misol tariqasida, biz asosiy faoliyat uchun buyurtmalarning hayot aylanishini ko'rib chiqishni taklif qilamiz. Ushbu turdagi hujjatlar bilan ishlash texnologiyasi eng birlashtirilgan va turli korxonalarda qo'llanilishi mumkin.

Hujjat bilan ishlash jarayoniga misollar

So‘rov natijasida olingan ma’lumotlarni operogramma yoki algoritm ko‘rinishida rasmiylashtirishni taklif qilamiz. Misol tariqasida, biz asosiy faoliyat uchun buyurtmalarning hayot aylanishini ko'rib chiqishni taklif qilamiz. Ushbu turdagi hujjatlar bilan ishlash texnologiyasi eng birlashtirilgan va turli korxonalarda qo'llanilishi mumkin.

Asosiy faoliyat uchun buyurtmaning hayot tsiklining operagrammasi

Rasmni kattalashtirish uchun ustiga bosing

Asosiy faoliyat uchun buyurtmalarni qayta ishlash algoritmi

Funktsional talablarni ishlab chiqish

Yuqorida sanab o'tilgan ma'lumotlarga asoslanib, Tahlilchi EDMS uchun funktsional talablarni yoki EDMSni ishlab chiqish bo'yicha texnik topshiriqlarni ishlab chiqadi. Xususan, tahlilchi ro'yxatga olish va nazorat kartalarining formati va tarkibiga qo'yiladigan talablarni (kartadagi maydonlarni o'rnatish va joylashtirish, EDMSni to'ldirish usullari va boshqalar), hujjatlarning harakatlanish yo'nalishlari va boshqa zarur talablarni ishlab chiqishi kerak. EDMSni o'rnatish va rivojlantirish uchun.

Ishlarni avtomatlashtirish va shunga mos ravishda dasturiy ta'minotni ishlab chiqish bo'yicha vazifalarni belgilash hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi me'yoriy hujjatlar mavjud bo'lganda amalga oshirilishi kerak: ko'rsatmalar, qoidalar, blankalar va boshqalar.

Bunday hujjatlar mavjud bo'lmaganda, hujjatlar bilan ishlashning asosiy qoidalarini belgilovchi hujjatlarni (hujjatlarni) ishlab chiqish kerak, ular bilan ishlashni avtomatlashtirish rejalashtirilgan.

Hujjatlar

Tekshiruv davomida quyidagi hujjatlar tayyorlanadi:

1. Axborot so'rovi hisoboti (infologiya modeli)

Maqsad:
So'rov davomida olingan ma'lumotlarni yozib olish, avtomatlashtirilgan tizimni yaratish va sozlash uchun texnik shartlarni ishlab chiqish uchun Buyurtmachining xodimlari bilan suhbat o'tkazish

Oʻz ichiga oladi:

• Buyurtmachining umumiy xususiyatlarini tavsiflash;
• Tashkiliy tuzilmaning tavsifi;
• Texnik jihozlarning tavsifi;
• Avtomatlashtiriladigan biznes jarayonlarining tavsifi;
• Foydalanuvchi talablarining tavsifi;
• Biznes jarayonlarini takomillashtirish bo'yicha tavsiyalar.

2. Avtomatlashtirilgan tizimni (ma’lumotlar modeli) yaratish bo‘yicha texnik topshiriq.

Maqsad:
Avtomatlashtirilgan tizimning funksionalligi va uning arxitekturasiga texnik talablarni ishlab chiqish

Oʻz ichiga oladi tavsifi:

• AWS;
• tizim funktsiyalari;
• karta atributlari;
• interfeyslar;
• ma'lumotnomalar;
• harakat tugmalari;
• ogohlantirish shartlari;
• EDMS uchun boshqa texnik talablar.

Yuqorida tavsiflangan hujjatlar bo'limlari kerak bo'lganda qo'shilishi va o'zgartirilishi mumkin. Hujjatlarni ishlab chiqish ijodiy jarayon bo'lib, ushbu hujjatlarni ishlab chiqayotgan tahlilchining professionalligiga bog'liq.

Hozirgi vaqtda nafaqat davlat organlarida, balki Rossiyaning ko'plab korxonalarida ham axborot texnologiyalarining jadal rivojlanishi va joriy etilishi kuzatilmoqda va amalga oshirishning muvaffaqiyati EDMSni amalga oshirishga qanday yondashuv bo'lishiga, qanchalik yaxshi bo'lishiga bog'liq. rejalashtirilgan.

Biznes o'sishi bilan qog'oz hujjatlar hajmi ham oshadi. Va qayta ishlanayotgan hujjatlar soni chegaraviy qiymatdan oshib ketganda, hujjatlar bilan ishlash jarayonlari nazoratdan chiqib ketadi, boshqaruvchi bo'lishni to'xtatadi va natijada korxona rivojlanishini sekinlashtira boshlaydi, shundan so'ng uni amalga oshirishning ahamiyati paydo bo'ladi. EDMS paydo bo'ladi. Ayni paytda ko'plab korxonalar "qayerdan boshlash kerak" deb nomlangan muammoga duch kelishmoqda.

Muvaffaqiyatli global va mahalliy amaliyotda EDMSni joriy etish jarayoni quyidagi bosqichlarni o'z ichiga oladi:

1. Axborot so'rovi.
   1. Intervyu.
   2. Savol berish.
2. Yig'ilgan ma'lumotlarni tahlil qilish.
3. EDMS uchun texnik va funktsional talablarni shakllantirish.
4. EDMS bozorini monitoring qilish va tender o'tkazish.
5. Demo versiyasi sinovdan o'tkazilmoqda.
6. Shartnoma tuzish.
7. EDMS uchun qoidalarni ishlab chiqish.
8. Dasturiy ta'minotni o'rnatish va sozlash.
9. EDMS foydalanuvchilarini o'qitish.
10. Dasturiy ta'minotni foydalanuvchilar bilan sinovdan o'tkazish.
11. Tizimni sinovdan o'tkazishda aniqlangan xatolarni bartaraf etish.
12. Sanoat faoliyati.

Nima uchun axborot so'rovisiz qilmaslik kerak?

Nima uchun axborot so'rovini o'tkazish juda muhim? Loyihadan oldingi yuqori sifatli so'rov kafolat beradi, deb ishoniladi EDMSni amalga oshirishning 80% muvaffaqiyati. Axir, bu imkon beradi:

• tashkilotning aniqroq "portretini" oling: uning missiyasi, faoliyat sohalari; Kompaniyaning tuzilishi; tarkibiy bo'linmalar to'g'risidagi nizomlarda belgilangan bo'linmalarning funktsiyalari (va ularning o'zaro hamkorligi); asosiy biznes jarayonlari;
• korxonada ish yuritishni tashkil etishning umumiy holatini aniqlash;
• axborot va hujjat oqimlarini (shu jumladan foydalaniladigan hujjatlar turlarini) aniqlash;
• tizimni joriy etishda xavflarni va ularni bartaraf etish usullarini aniqlash va hisobga olish;
• amalga oshirish maqsadini aniqlash;
• EDMS keyinchalik bajarishi kerak bo'lgan vazifalar va funktsiyalarni aniqlash;
• EDMS foydalanuvchilarini aniqlash;
• mavjud biznes jarayonlarini o'rganish va tavsiflash (avtomatlashtirish) va boshqalar.

Yuqoridagi savollarga javob olishingiz mumkin umumiy ma'lumotlarni mustaqil o'rganish EDMSni amalga oshirish ob'ekti haqida. Bu tayyorgarlik ko'rishga yordam beradi intervyu boshqaruv va asosiy mutaxassislar. Suhbat natijalarini tahlil qilish esa rivojlanishingizga yordam beradi anketa kengroq odamlar uchun batafsilroq savollar bilan. Shunday qilib, tekshiruvning har bir bosqichi muammoni chuqurroq o'rganishga va natijada muammoning batafsil tavsifini olishga imkon beradi.

Faqat korxonaning haqiqiy ehtiyojlarini tushunish orqali EDMS qanday funktsiyalarni bajarishi kerakligini aniqlash mumkin. Shunda uning ko'rinishi odamlarning ishini optimallashtirishga qodir bo'ladi va ular uni aravaning beshinchi g'ildiragi sifatida qabul qilmaydi.

Tekshiruv boshlangan vaqtga kelib bizning go‘sht kombinatimiz geografik jihatdan taqsimlangan bir guruh idoralar, murakkab korxona tuzilmasi va katta hajmdagi qog‘oz hujjat aylanishiga ega bo‘lib, bu hujjatlarning tarqoq nazoratsiz aylanishiga, tasdiqlash va ijro etish muddatlarining buzilishiga, shuningdek hujjatlarni yo'qotish.

Ishlab chiqarish hajmining o'sishi va korxonamiz tomonidan hal qilinadigan vazifalarning ko'payishi bilan ishlab chiqilgan, qabul qilingan va yuborilgan boshqaruv va boshqa hujjatlar hajmi tobora ortib bordi va ishlash intizomining roli ham oshdi. Go'shtni qayta ishlash kombinatining yangi bosqichga ko'tarilishi munosabati bilan korxona rahbariyati nafaqat tashkiliy-ma'muriy hujjatlar (buyruqlar, yozishmalar va boshqalar) bilan ishlashni avtomatlashtirish imkonini beruvchi elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etishga qaror qildi. shuningdek, hujjatlarni qayta ishlash va rasmiylashtirish bilan birga keladigan ba'zi biznes jarayonlari.

Shu maqsadda korxonaning asosiy tarkibiy bo‘linmalari mutaxassislaridan jamoa tuzildi. Maktabgacha ta'lim bo'yicha direktor o'rinbosari, ushbu maqola muallifi ushbu loyihaga rahbar etib tayinlandi.

Intervyu

Biz EDMSni bosqichma-bosqich amalga oshirishga qaror qildik. Jamoa uchun "ko'rinadigan" axborot so'rovining birinchi bosqichi o'tkazish edi - EDMSda ishlaydigan menejerlarning birinchi qatori va biznes jarayonlarining asosiy ishtirokchilari so'rovi, ya'ni. uning foydalanuvchilari bo'ladi. Ushbu so'rovga o'z xohish va mulohazalarini bildira oladigan manfaatdor tarkibiy bo'linmalarning rahbarlari va masalalari bo'yicha mutaxassislari kiritilishi shart.

Ushbu bosqich boshlanishidan oldin maktabgacha ta'lim bo'yicha direktor o'rinbosari edi savollar tayyorlandi, javoblar hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishdagi muammolar haqida tasavvurga ega bo'lishi mumkin.

Bo'lajak respondentlar ro'yxati tuzildi, unda 30 ga yaqin kishi (bu Hujjatlarni yaratish, ularni imzolash, imzolash va tasdiqlash uchun mas'ul bo'lim boshliqlari, ularning o'rinbosarlari va mutaxassislari). Har bir shaxs bilan alohida uchrashuv kelishib olindi, uning davomida avvalo shaxsiy suhbatning maqsadi belgilandi, so'ngra suhbat bo'lib o'tdi, uning "dasturi" oldindan tayyorlangan tezislar va savollar ro'yxati edi (1-misolga qarang). . Suhbatni o'tkazish va tahlil qilish qulayligi uchun siz suhbatni ovoz yozuvchisiga yozib olishingiz mumkin. Ammo so‘rov ishtirokchisi yozuv bo‘layotganini bilmagani ma’qul, chunki ko‘pchilik ovoz yozish moslamasini ko‘rib, adashib qoladi.

1-misol

EDSni amalga oshirish uchun go'shtni qayta ishlash zavodida so'rovnoma doirasida intervyu o'tkazishga tayyorgarlik

Shouni yig‘ish

Har bir respondent bilan uchrashganda, maktabgacha ta'lim muassasasi bo'yicha o'rinbosari suhbat boshida batafsil bayon qildi:

1. So'rovning maqsadi:

"Ish yuritish va hujjat aylanishi holatini tekshirish, avtomatlashtirilishi kerak bo'lgan va faoliyati hujjatlarni qayta ishlash va rasmiylashtirish bilan birga bo'lgan mavjud biznes jarayonlarini tushunish."

2. Nima uchun kompaniyamiz EDMSni amalga oshirishi kerak:

"EDMSning maqsadi barcha darajadagi menejerlar va soha mutaxassislari uchun hujjatlar bilan ishlash jarayonini sifat jihatidan yaxshilash va hujjatlar bilan muntazam ishlash vaqtini qisqartirishdir."

3. EDMS qanday afzalliklarni beradi, masalan:

“Tizim sizga kerakli hujjatni qidirish vaqtini qisqartirish imkonini beradi, foydalanuvchi huquqlarini farqlash bilan hujjatlarning umumiy maʼlumotlar bazasiga kirish imkonini beradi, tizimda masofadan turib ishlashingiz, bir hujjat bilan bir nechta foydalanuvchi birgalikda ishlashingiz, hujjatlarni tez va oson tasdiqlash, hujjatlarni ro‘yxatga olish va tarqatishni avtomatlashtirish, buyruqlar va hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishni tashkil etish (boshqaruv faoliyati shaffof bo‘ladi), elektron imzodan foydalangan holda tizimda hujjatlarni imzolash, shartnomalar bilan ishlashni tashkil etish, EHMni integratsiya qilish mumkin. tashkilot tomonidan qo'llaniladigan boshqa dasturlar bilan va arxivni saqlash xarajatlarini kamaytirish.

1. Hujjatlar bilan ishlashda qanday muammolarga duch kelasiz?
2. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishda nimani yaxshilash, yaxshilash, o'zgartirishni xohlaysiz?
3. Hujjatlar qanchalik tez va samarali topshiriladi?
4. Sizningcha, hujjatlar bilan ishlashda muammo tug'diradigan zaif joylar qayerda?
5. Mavjud hujjat shakllaridan foydalanish qulaymi?
6. Bitta hujjatni qayta ishlash uchun qancha vaqt ketadi? Bu savol tashkilotning biznes jarayonlarida keng tarqalgan har bir hujjat turiga nisbatan berilishi kerak.
7. Sizning faoliyat sohangizda hujjat aylanishining hajmi qancha?

Suhbat jarayoniga so'rov ishtirokchilarining bandligi ta'sir ko'rsatdi, bu so'rov o'tkazish vaqtiga ta'sir qildi, shuningdek, xodimlar loyihaning ahamiyatini etarlicha baholamaganliklarini ko'rsatdi.

Suhbat davomida to'plangan ma'lumotlarni tahlil qilish natijasida jadval tuzildi, 2-misolda ko'rsatilgan. Qabul qilingan ma'lumotni tuzish va unda yaxshi aks ettirilgan zarur xulosalar chiqarishga yordam berdi.

2-misol

Suhbat davomida olingan ma'lumotlarni tizimlashtirish

Shouni yig‘ish

Suhbat natijalariga ko'ra, birinchi navbatda EDMS tomonidan avtomatlashtirishni talab qiladigan quyidagi biznes jarayonlari aniqlandi:

• shartnomalarni boshqarish;
• to'lov uchun schyot-fakturalarni tasdiqlash;
• tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni muvofiqlashtirish:
• ko'rsatmalar (qarorlar) bajarilishini nazorat qilish.

Suhbat so'roq qilish uchun zamin tayyorlash imkonini berdi, bu esa savollarga javob berishda ko'proq aniqlikni talab qiladi.

Anketa

So‘rovni o‘tkazishdan maqsad korxonadagi hujjat aylanishi va ish yuritishning hozirgi holati to‘g‘risida to‘liqroq (aniq) ma’lumot olish edi. So'rov ishtirokchilari tuzilmaviy bo'linmalar rahbarlari va mavzu bo'yicha ekspertlar bo'lib, keyinchalik ular EDMS foydalanuvchilariga aylanadilar. So'rov sirtdan o'tkazildi, bu tadqiqotchi yo'qligida so'rovnomani to'ldirishni anglatardi.

Anketa uch qismdan iborat edi (4-misolga qarang):

1. Kirish qismi - uning asosiy vazifasi respondentni berilgan savollarga javob berishga undash edi. Tadqiqotning maqsadi va vazifalari, respondent rolining ahamiyati tavsiflangan; anketani to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar.
2. Asosiy qism oddiy matnli savollarni o'z ichiga oladi va ularning to'liqligi va miqdori ko'zlangan maqsadga bog'liq (4-misoldagi namunaviy so'rovnomadagi savollar maslahat xarakterlidir va sizning korxonangizni tekshirish uchun eng maqbul savollardan farq qilishi mumkin; siz ulardan boshlang'ich sifatida foydalanishingiz mumkin. o'z so'rovnomangizni ishlab chiqish uchun namuna).
3. Yakuniy qism - bu erda respondentga o'zi bildirgan fikrining maxfiyligi kafolati berildi; tadqiqotda ishtirok etgani uchun minnatdorchilik bildirildi.

Respondentning iltimosiga binoan anketa chop etildi va shaxsan unga topshirildi yoki uning elektron pochtasiga yuborildi. Anketaning shakli respondentga uni to'g'ridan-to'g'ri word faylida to'ldirish qulay bo'lishi uchun tuzilgan.

Agar so'rovnoma Word fayli sifatida yuborilgan bo'lsa, u holda qabul qiluvchi elektron pochtaning asosiy qismida birinchi bo'lib ilova qilingan matnni ko'rgan (misoldagi barcha aloqa ma'lumotlari soxta):

3-misol

Anketani biriktirilgan fayl sifatida elektron pochta orqali yuborishda ilova matni va elektron pochta mavzusi

Shouni yig‘ish

4-misol

EDMSni amalga oshirishdan oldin korxonada so'rov o'tkazish uchun so'rovnoma

Shouni yig‘ish

Yig'ilgan ma'lumotlar MS Excel jadvaliga kiritildi, bu esa har bir masala bo'yicha fikrlarni taqsimlash diagrammalarini avtomatik ravishda yaratish imkonini berdi. Bular. natijalar rahbariyatga iloji boricha ko'rinadigan tarzda taqdim etildi (6-misolga qarang). Har bir savol uchun tanlangan javob variantlari soni faylning bir varag'ida aks ettirilgan va ushbu ma'lumotlarga asoslangan diagrammalar boshqa varaqda qurilgan:

Kelajakda biz EDMSda ishlashga imkon qadar tezroq o'tish uchun barcha aniqlangan xavflarni hisobga olamiz:

• EDMS vazifalari va funktsiyalarining yo'qligi yoki noto'g'ri ta'rifi xavfi;
• zarur resurslarni (pul, vaqt) kam baholash xavfi;
• loyiha bosqichlarini amalga oshirishda kechikish xavfi;
• korxona xodimlariga ishning borishi to'g'risida etarli ma'lumot yo'qligi xavfi, shuningdek, e'tiborsizlik, passivlik, xodimlarning qarshiligi va menejerlarning loyihaga yomon jalb qilish xavfi;
• sifatsiz texnologik uskunalar xavfi;
• me'yoriy-huquqiy bazaning yo'qligi xavfi.

Umuman olganda, so'rov elektron hujjat aylanishini joriy etishga ijobiy munosabatni ko'rsatdi, ammo ERIni joriy etishga salbiy munosabatda bo'lgan bir qator xodimlar ham bor edi, chunki ular ushbu loyihani yana bir yangilik sifatida qabul qilishdi, bu esa faqat qo'shimcha hissa qo'shadi. ularga ish.

Keyinchalik, suhbatlar va anketalar natijalarini tahlil qilish asosida maqsad aniqlandi va EDMSga qo'yiladigan talablar ishlab chiqildi, ammo bu amalga oshirish ishining yana bir muhim bosqichidir. Hozirda kompaniyamiz EDMS bozorining qiyosiy tahlilini o'tkazmoqda.

Izohlar

Shouni yig‘ish

Kalit so‘zlar: korxona so‘rovi, intervyu va so‘rov, kiruvchi ma’lumotlar reestri, ichki ma’lumotlar reestri, chiquvchi ma’lumotlar reestri, korxonaning ekspress-so‘rovi bo‘yicha hisobot, ma’lumotnoma modeli, tashkilotning to‘liq biznes modeli, predmet sohasining funksional modeli.

Avtomatlashtirish ob'ektini loyihalashdan oldin tekshirishning vazifalari va bosqichlari

Korxona so'rovi ATni loyihalashning muhim va aniqlovchi bosqichidir. Tekshiruvning davomiyligi odatda 1-2 hafta. Shu vaqt ichida tizim tahlilchisi 2-3 dan ortiq faoliyat turlarini (kadrlar, buxgalteriya, transport, marketing va boshqalar) tekshirishi kerak.

Qurilish uchun ma'lumot yig'ish tashkilotning to'liq biznes modeli ko'pincha hujjatlashtirilgan axborot oqimlari va bo'limlarning funktsiyalarini o'rganishga to'g'ri keladi va intervyu va so'rovnomalar orqali ham amalga oshiriladi.

So'rov ishi boshlanishidan oldin tashkilot odatda quyidagi hujjatlar to'plamini taqdim etadi:

Korxona faoliyati to'g'risida qisqacha ma'lumot.

Korxonaning boshqaruv, moliyaviy, iqtisodiy va ishlab chiqarish faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlar.

Hisob siyosati va hisoboti haqida ma'lumot.

Korxonaning muntazam hujjat aylanishi.

Kiruvchi ma'lumotlar reestri.

Ichki ma'lumotlar reestri.

Chiquvchi ma'lumotlar reestri.

Korxonaning axborot va hisoblash infratuzilmasi haqida ma'lumot.

Mas'ul shaxslar to'g'risidagi ma'lumotlar.

Suhbatlar va anketalar uchun savollar ro'yxati so'rov o'tkazilayotgan har bir bo'linma bo'yicha tuziladi va kompaniya rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Bu quyidagi maqsadlarda amalga oshiriladi:

maxfiy ma'lumotlarga kirishni oldini olish;

so'rovning maqsadli yo'nalishini kuchaytirish;

korxona xodimlarini mehnat vazifalarini bajarishdan chalg'itishni minimallashtirish.

Savollarning umumiy ro'yxati(keyingi tafsilotlari bilan) quyidagi fikrlarni o'z ichiga oladi:

birliklarning asosiy vazifalari;

to'plangan va qayd etilgan ma'lumotlar;

hisobot berish;

boshqa bo'limlar bilan o'zaro hamkorlik.

Menejerlar va mutaxassislar uchun so'rovnomalar quyidagi savollarni o'z ichiga olishi mumkin:

Korxonani boshqarishning integratsiyalashgan tizimini yaratishning maqsadlari (bo'limingiz nuqtai nazaridan) qanday bo'lishi kerak?

Bo'limning tashkiliy tuzilishi.

Birlikning vazifalari.

Vazifalarni bajarishda harakatlar ketma-ketligi.

Bo'lim qanday turdagi tashqi tashkilotlar (bank, mijoz, yetkazib beruvchi va boshqalar) bilan o'zaro aloqada bo'ladi va qanday ma'lumotlar almashadi?

Siz qanday ma'lumotnoma materialidan foydalanasiz?

Asosiy operatsiyalarni bajarish uchun qancha vaqt (daqiqalarda) sarflaysiz? Qaysi sanalar "cho'qqi yuklari" hisoblanadi? (chastotasi oylik, choraklik, yil va boshqalar) Kafedraning texnik jihozlari (kompyuterlar, tarmoq, modem va boshqalar). Biznes jarayonlarini avtomatlashtirish uchun foydalanilgan dasturiy mahsulotlar.

Qanday hisobotlarni va qanchalik tez-tez boshqaruvga tayyorlanasiz? Bo'limning asosiy mutaxassislari bo'limda qo'llaniladigan biznes jarayonlarga oid har qanday savollarga javob berishlari mumkin.

Masofadan boshqarish ob'ektlarining xususiyatlari.

Ish joyida hujjat aylanishi.

Shu tarzda to'plangan ma'lumotlar, qoida tariqasida, tashkilot faoliyatining barcha muhim tomonlarini qamrab olmaydi va yuqori darajada sub'ektivlikka ega. Va eng muhimi, ushbu turdagi so'rov tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari bilan bog'liq barqaror omillarni aniqlamaydi, ularga faqat tashkiliy tizimni funktsional sozlash usullari ta'sir qilishi mumkin.

So'rovda qatnashgan tashkilot va korxonalar rahbarlarining so'rovlari tahlili shuni ko'rsatadiki, ularning tashkilot tuzilmasi, faoliyatning umumiy va mahalliy maqsadlari, bo'limlarning vazifalari va funktsiyalari, shuningdek, xodimlarning bo'ysunishi haqidagi g'oyalari ba'zan bir-biriga zid keladi. Bundan tashqari, bu g'oyalar ba'zan rasman e'lon qilingan maqsadlar va qoidalardan ajralib chiqadi yoki haqiqiy faoliyatga zid keladi.

Agar axborot oqimlarining tuzilishini hujjatlar namunalari va kompyuter tarmoqlari va ma'lumotlar bazalari konfiguratsiyasidan aniqlash mumkin bo'lsa, u holda axborot aloqalarida (asosan hujjatlashtirilmagan) xodimlar tomonidan amalga oshiriladigan haqiqiy mikrojarayonlarning tuzilishi noma'lum bo'lib qoladi.

Ushbu savollarga javoblar xodimlarning ish vaqtini doimiy (yoki tanlab) suratga olish usullariga asoslangan tizimli va funktsional diagnostika orqali berilishi mumkin. Diagnostikaning maqsadi tashkilot va uning funktsional elementlarining tashkiliy munosabatlari haqida ishonchli bilimlarni olishdir.

Shu munosabat bilan tashkiliy tuzilmalarning funktsional diagnostikasining eng muhim vazifalariga quyidagilar kiradi:

faoliyat sub'ektlarining tasnifi (ishchilarning toifalari va guruhlari);

faoliyat jarayonining elementlarini tasniflash (harakatlar, protseduralar);

yo'nalishlarning tasnifi (hal qilinishi kerak bo'lgan muammolar), faoliyat maqsadlari;

axborot oqimi elementlarini tasniflash;

tashkilot xodimlarining faoliyati bo'yicha so'rov o'tkazish;

tashkiliy xususiyatlarning taqsimlanishini (vaqt va chastota bo'yicha) o'rganish: protseduralar, xodimlar bilan aloqalar, faoliyat sohalari, ma'lumotlar oqimining elementlari - xodimlarning toifalari, protseduralar turlari va ularning yo'nalishlari bo'yicha alohida va bir-biri bilan birgalikda (bo'yicha). tadqiqot natijalari va mantig'i);

menejerlar, xodimlar va bo'limlar o'rtasidagi funktsional, axborot, ierarxik, vaqtinchalik, muammoli munosabatlarning haqiqiy tuzilishini aniqlash;

tashkilotning vazifalari, muammolari va maqsadlari bo'yicha menejerlar va xodimlar uchun ish vaqtini taqsimlash tuzilmasini yaratish;

tashkilot faoliyatining asosiy texnologiyalarini (axborot jarayonlari, shu jumladan hujjatsiz) aniqlash, tashkilotning e'lon qilingan maqsadlari bilan taqqoslaganda ularning maqsadlarini belgilash;

o'ziga xos faoliyat, maqsadli yo'nalish va haqiqiy bo'ysunishda bir xil bo'lgan ishchilar guruhlarini aniqlash, tashkiliy tuzilmaning haqiqiy modelini shakllantirish va uni e'lon qilingan bilan taqqoslash;

tashkiliy munosabatlarning e'lon qilingan va haqiqiy tuzilishi o'rtasidagi nomuvofiqlik sabablarini aniqlash.

Ish vaqtining uzluksiz "fotosurati" - bu butun ish kuni davomida ishlash jarayonida ishchilarning xususiyatlarini doimiy ravishda kuzatish va qayd etish. Bunday holda, ko'rsatilgan parametrlar oldindan tayyorlangan ish stoliga ketma-ket kiritiladi. Quyida tizim tahlilchisi ish varag'i shakli keltirilgan:

Tekshiruv jarayoni tugagandan so'ng darhol jadval qo'shimcha xususiyatlar bilan to'ldiriladi: texnologik soha, tizim funktsiyasi, mavzu, jihat, hissiy fon va boshqalar.

Yulduzcha bilan belgilangan ko'rsatkichlarning ba'zilari so'rov davomida, qolganlari - keyin to'ldiriladi. Yozuvlarning mazmuni quyidagicha:

raqam (tartibda);

agent (so'rov o'tkazilayotgan xodimning lavozimi);

protsedura amalga oshirilgan vaqt;

protsedura (hal qilinayotgan muayyan muammoning umumiyligi bilan birlashtirilgan elementar harakatlar majmui mazmunining nomi);

axborot (agent va kontragent o'rtasidagi axborot oqimining yo'nalishi);

tashabbus (ushbu tartibni boshlash tashabbuskori);

kontragent (sub'ekt bilan aloqada bo'lgan xodimning pozitsiyasi);

munosabatlar (agent va kontragentning bo'ysunishini, ushbu protsedurada o'zaro munosabatlar shaklini aks ettiruvchi);

muammo (hal qilinayotgan muammoning og'zaki tavsifi).

Loyihadan oldingi so'rov natijalari paydo bo'lishi kerak " Korxonani tezkor tekshirish to'g'risidagi hisobot", uning tuzilishi quyida keltirilgan.

Biznes jarayonlarining qisqacha sxematik tavsifi, masalan:

sotib olish va inventarizatsiyani boshqarish;

Ishlab chiqarishni boshqarish;

sotishni boshqarish;

moliyaviy resurslarni boshqarish.

Avtomatlashtirishning asosiy talablari va ustuvorliklari.

Loyihani qo'llab-quvvatlash uchun zarur bo'lgan mijozning resurslarini baholash.

Bu ishda o‘rganilayotgan korxona sifatida “Zaman-bank” korxonasi tanlandi. U 1989-yilda tashkil etilgan bo‘lib, bank sektori bozorida faoliyat yuritib, yuridik va jismoniy shaxslarga xizmat ko‘rsatadi. Bankning strategik xususiyatlari xizmat ko‘rsatish tezligi, kreditlash takliflarining keng doirasi, tashqi muhit – madaniy, iqtisodiy, huquqiy, texnologik va siyosiy sharoitlarga yuqori darajada moslashishdir. Bank Qozog‘istonda joylashgan bo‘lib, bosh ofisi Ostona shahrida joylashgan.

Bankni rivojlantirishning ustuvor yo‘nalishlaridan biri mavjud IT-jarayonlarini takomillashtirishdir. Buning uchun rahbariyat uchinchi tomon integrator kompaniyalari yordamiga murojaat qilishga qaror qildi. AT bo‘limini xizmat ko‘rsatish yondashuvi va ilg‘or jahon amaliyotiga muvofiq modernizatsiya qilish rejalashtirilmoqda, shu bilan birga, bank faoliyatining ustuvor yo‘nalishlari qatoriga xizmatlar katalogini takomillashtirish hamda voqea va IT aktivlarini boshqarish jarayonini to‘liq joriy etish kiradi.

Bankning IT bo'limini tekshirish metodikasi

Bankning IT bo'limi uchun so'rov metodologiyasini tanlash uchun quyidagi usullar tahlil qilindi:

• 1. Jarayon va / yoki avtomatlashtirish tizimi uchun mavjud hujjatlarni tahlil qilish. Buning uchun hujjatlarning to'liq to'plami so'raladi, mavjud avtomatlashtirish tizimlari uchun stend o'rnatiladi va olingan materiallarni mustaqil o'rganish amalga oshiriladi.
• 2. Buyurtmachining xodimlari bilan suhbat o'tkazish. Integrator kompaniya so'rov o'tkaziladigan joyga boradi va IT bo'limi ishining barcha asosiy elementlari bo'yicha suhbatlar o'tkazadi.
• 3. Kuzatish. Integrator kompaniya mijozning ish joyida so'rov o'tkazadi, bunda jarayon ishtirokchilari, ular jarayonda o'z vazifalarini qanday bajarayotgani va tizimda qanday ishlashini kuzatadi.
• 4. Axborot so'rovi - so'rovnoma. So'rovnomalar mijozga yuboriladi, shundan so'ng mijozning xodimlari ularni to'ldiradilar. Keyinchalik, so'rovnomalar integrator kompaniyasining loyiha jamoasi tomonidan tahlil qilinadi.
• 5. Yuqoridagi usullarning kombinatsiyasi.

Mijozning ish joyiga sayohat qilish mijozning bosh ofisi boshqa mamlakatda joylashganligi bilan murakkablashadi, bundan tashqari, ish joylari bir necha shaharlar bo'ylab taqsimlanadi. Ushbu usulni qo'llash uchun ko'p vaqt va inson xarajatlari talab qilinganligi sababli kuzatuv usuli rad etildi. Hujjatlar va me'yoriy hujjatlarni o'rganish kompaniyada ko'p sonli inson resurslarini talab qiladigan uzoq jarayondir. Loyihani amalga oshirish uchun undan foydalanish zarur deb hisoblangan, ammo keyingi bosqichlarda u loyiha rejasiga kiritilgan. So'rov usuli mehnat xarajatlari, vaqt xarajatlari va olingan natijalar bo'yicha eng samarali deb tanlandi.

Bankning AT bo‘limining so‘rovi IT jarayonlarini avtomatlashtiradigan axborot tizimlari foydalanuvchilari o‘rtasida so‘rovnoma yordamida o‘tkazildi. Ikki bosqichda o'rganilayotgan AT jarayonining joriy tashkil etilishi bo'yicha ma'lumotlar yig'ildi.

Birinchi bosqich tizim foydalanuvchilari bilan masofaviy aloqa orqali amalga oshirildi: ma'lumotlar so'rovnomalar va telefon suhbatlari orqali to'plandi. So'ralgan ma'lumotlar ikki toifaga bo'lingan:

• · Kompaniyaning IT-xizmatining tashkiliy tuzilmasi haqida ma'lumot to'plash:
  • o IT xodimlari soni;
  • o qo'llab-quvvatlash xizmatining ish vaqti;
  • o joriy AT jarayonlarini avtomatlashtirish tizimlari;
• · Jarayon hujjatlarini to'plash va tahlil qilish
• o ish jarayoni jarayonlarining tavsifi;
• o rol ko'rsatmalari sxemasi;
• o jarayon samaradorligi haqida hisobotlar.

Ikkinchi bosqichda suhbat va kuzatish usulidan foydalanildi. Bunday holda, asosiy e'tibor quyidagi sohalarga qaratildi:

• · Jarayonning haqiqiy tartibi to'g'risida ma'lumot to'plash - jarayon ishtirokchilari (IT xizmati xodimlari) bilan suhbatlashish. Shu maqsadda so'rovnomalar yaratildi (1-ilovaga qarang), ular bankning IT bo'limi xodimlariga pochta orqali yuborildi. Telefon suhbatlari, shuningdek, jarayonlarni tashkil etishning har bir komponenti bo'yicha savollarni o'z ichiga olgan, olingan to'ldirilgan anketalardan foydalangan holda suhbatlar formatida o'tkazildi;
• · AT jarayonlari va ularni avtomatlashtirish tizimlariga bo'lgan ehtiyojlarni aniqlash. Bular qatoriga bankning IT bo‘limi rahbariyati va loyihaning boshqa manfaatdor tomonlari kiradi.
• · Amaldagi avtomatlashtirish tizimlari bilan tanishish. Ushbu faoliyat pudratchi korxona muhandislari tomonidan amalga oshirildi. Shu bilan birga, loyiha davomida integratsiyani o'rnatish zarur bo'lgan tegishli tizimlar o'rganildi va integratsiyaga qo'yiladigan talablar to'plandi.

So'rov natijalari ushbu ishning keyingi ikki bo'limida berilgan hisobotda qayd etilgan va kompaniyaning loyiha jamoasi bilan kelishilgan.