Si të bëni një anketë para projektit përpara se të prezantoni sed. Anketa para projektit: shembulli i zbatimit, raporti Pyetësor për anketën e TI-së

1. A është fare i nevojshëm një ekzaminim i tillë? Çfarë do t'i japë klientit dhe vetë kompanisë së IT?
2. Cilat janë objektivat e anketës para projektit?
3. Cili duhet të jetë rezultati i tij?
4. A duhet të bëj një anketë para projektit falas apo të paguaj para për të?
5. Si të justifikoni efektivitetin e një ekzaminimi të tillë për klientin, a do të jetë në gjendje të paguajë?

Këtu, secila kompani merr një vendim në mënyrën e vet: dikush në përgjithësi e konsideron një ekzaminim të tillë të papërshtatshëm ("ne do të përfshihemi në një grindje dhe pastaj do të shohim ..."); të tjerët, duke e kryer atë gjatë zbatimit, nuk e theksojnë këtë punë në një artikull të veçantë; të tjerë ende e kryejnë atë si një fazë të pavarur të punës, por nuk paguajnë para për të; Të tjerë ende e konsiderojnë me të drejtë inspektimin para projektit si një produkt tregtar më vete. Përvoja ime si menaxher dhe konsulent tregon se ekzaminimi para projektit është një komponent i domosdoshëm i punës së pothuajse çdo kompanie IT që lidhet me zbatimin e sistemeve të automatizimit. Dhe suksesi i të gjithë projektit ndonjëherë varet nga organizimi dhe zbatimi i saktë i kësaj faze.

Në këtë artikull, do të përpiqem t'u përgjigjem pyetjeve të parashtruara më lart, bazuar si në praktikën time, ashtu edhe në përvojën e klientëve me të cilët më është dashur të komunikoj, duke prezantuar teknologjinë e kryerjes së anketave para projektit nga e para.

Nevoja për anketë para projektit

Një shpikës vjen në komision dhe ofron një aparat të ri për rruajtje në rrugë.
"Si funksionon pajisja juaj?" – e pyesin anëtarët e komisionit.
"Shumë e thjeshtë," përgjigjet shpikësi. "Ti hedh një monedhë në fole, fut kokën në makinë dhe dy tehe fillojnë të të rruajnë."
“Më falni koleg, por njerëzit kanë forma të ndryshme të fytyrës!” - e qortojnë anëtarët e komisionit.
"Po," thotë shpikësi, "por kjo është vetëm para rruajtjes së parë..."

Detyra kryesore e çdo automatizimi është të ruajë avantazhet unike konkurruese të kompanisë së automatizuar. Nuk mund të lejojmë, si në këtë shaka, që pas automatizimit të gjitha kompanitë të bëhen "i njëjti person". Prandaj, nëse duam të ruajmë avantazhet unike konkurruese të biznesit të klientit, atëherë me çdo modernizim të proceseve të biznesit është e nevojshme të kryhet një sondazh para projektit.

Sigurisht, është e mundur të bëhet një analizë e thellë e arsyeve që përcaktojnë këtë nevojë. Këto mund të jenë kostoja e lartë e pritshme e projektit, nevoja për të ndryshuar proceset ekzistuese të biznesit për shkak të automatizimit, përfshirja në projektin e punës, fushëveprimi i të cilit nuk mund të përcaktohet paraprakisht, etj. Megjithatë, mbani mend se si në një histori shumë udhëzuese , komandanti ndërpreu raportin e gjeneralit për shkakun e disfatës:

"Disfata jonë u shkaktua nga një sërë arsyesh," filloi gjenerali. - Së pari, baruti ishte i lagësht...
"Mjafton," e ndaloi komandanti.

Situata është e ngjashme edhe këtu, pasi për të kryer një anketë para projektit mjafton që klienti të ketë veçori unike të biznesit (dhe çdo kompani duhet t'i ketë ato, përndryshe thjesht nuk do të mbijetonte në treg dhe do t'i linte vendin konkurrentëve).

Pra, globalisht, çështja e nevojës për këtë lloj pune zgjidhet mjaft lehtë - ato duhet të kryhen nëse kompania që automatizohet është në një treg konkurrues.

Çfarë i jep klientit dhe vetë kompanisë së IT një anketë para projektit?

Gjatë sondazhit të para-dizajnimit, klienti mund të:

• merrni një përshkrim të detajuar të proceseve të biznesit që ekzistojnë në kompani dhe krahasoni biznesin real me idenë tuaj për të;
• optimizoni proceset ekzistuese të biznesit duke përdorur përvojën praktike që konsulentët e një kompanie IT fituan gjatë zbatimeve të mëparshme në kompani të ngjashme;
• vlerësoni shkallën e përputhshmërisë së funksionalitetit të sistemit të propozuar me proceset reale të biznesit të klientit;
• theksoni me kohë avantazhet tuaja unike dhe merrni parasysh ato në fazën e zbatimit të sistemit, dhe jo pas vënies në punë të tij;
• sqaroni buxhetin dhe kohën e projektit të automatizimit, duke marrë parasysh modifikimet e mundshme të sistemit për t'iu përshtatur veçorive unike të proceseve të biznesit tuaj;
• vlerësoni burimet (teknike dhe njerëzore) që do të nevojiten në fazën e zbatimit të sistemit. Planifikimi në kohë i alokimit të këtyre burimeve për të përfunduar projektin brenda kornizës kohore optimale dhe pa tejkaluar buxhetin;
• të vlerësojë rreziqet e mundshme që mund të ndikojnë në cilësinë e punës;
• optimizoni kostot e vendosjes së sistemit duke kryer ndoshta disa nga punët vetë;
• të marrë një vlerësim më të saktë të efektit ekonomik dhe kthimit të investimit.

Përfitimet e sondazhit para projektit për një kompani IT:

• rritja e nivelit të kënaqësisë së klientit duke përputhur pritshmëritë e tij të formuara në fazën e para-shitjes (kur shitësit ofrojnë një "ëndërr") me aftësitë reale të sistemit për të mbështetur procese specifike të biznesit;
• qartësimi i kohës së zbatimit të sistemit dhe burimeve të nevojshme për këtë, duke lejuar planifikimin paraprak të shpërndarjes së tyre;
• identifikimi në kohë i avantazheve unike të klientit për t'i marrë parasysh ato gjatë konfigurimit ose modifikimit të sistemit të automatizimit;
• reduktimin e kohës së zbatimit dhe reduktimin e rrezikut të kryerjes së punës pa pagesë. Modifikimet e nevojshme të sistemit do të kryhen përpara fillimit të vendosjes së tij ose paralelisht me të, dhe jo pas përfundimit të fazës së provës së funksionimit, në të cilën zakonisht identifikohen mangësitë. Një situatë ku zbulohet një mospërputhje në funksionalitet në fazën e përfundimit të projektit, automatikisht kërkon punë shtesë të paplanifikuar. Në të njëjtën kohë, klienti zakonisht ka vështirësi në financimin e një pune të tillë, dhe për të përfunduar me sukses projektin, shpesh duhet të bëhet falas;
• identifikimin e rreziqeve të mundshme që mund të ndikojnë në cilësinë dhe kohën e zbatimit. Sigurimi në kohë i masave të nevojshme për të minimizuar ndikimin e këtyre rreziqeve në suksesin e projektit;
• marrjen e të dhënave për të justifikuar numrin e licencave dhe strukturën e projektit;
• regjistrimi i gjendjes aktuale të punëve në njësitë e automatizuara dhe parametrat kryesorë të punës së tyre do të bëjë të mundur vërtetimin e efektivitetit të përdorimit të sistemit të propozuar;
• vendosja e kontakteve personale midis konsulentëve dhe performuesve kryesorë të projektit të klientit do të thjeshtojë bashkëpunimin e tyre në të ardhmen;
• zgjerimi i bazës së njohurive (nëse ka) mbi proceset kryesore të biznesit të klientëve në këtë industri.

Sigurisht, jo të gjitha argumentet në favor të një sondazhi të para-dizajnit janë renditur këtu, megjithatë, siç tregon praktika, kjo është mjaft e mjaftueshme për të bindur klientin për domosdoshmërinë e tij.

Detyrat kryesore të sondazhit para projektit

Natyrisht, detyra tjetër më e rëndësishme e sondazhit para projektit është të identifikojë avantazhet unike konkurruese të klientit. Siç tregon praktika, rreth 75% e proceseve të biznesit të përdorura nga klienti përkojnë me proceset në kompani të ngjashme në të njëjtën industri, 10% realizojnë avantazhet e tij unike konkurruese, dhe 15% e mbetur janë rezultat i ligjit të dytë të termodinamikës: ) (pasojë e "rritjes natyrore të kaosit") dhe duhet të zgjidhet gjatë rrjedhës së projektit. Por ato 10% konkurruese që janë kaq të rëndësishme për biznesin, thjesht duhet të ruhen me çdo automatizim (natyrisht, me kusht që këto avantazhe të mund të zyrtarizohen). Më shpesh, kjo çështje zgjidhet duke konfiguruar sistemin për klientin, por ndonjëherë shërbimet e programuesve kërkohet të marrin parasysh veçoritë unike të biznesit. Më lejoni të vërej se këtu nuk po flasim për zhvillim me porosi, por për zbatimin e sistemeve të automatizimit të prodhimit.

Duke kuptuar se si do të mbështeten avantazhet konkurruese të klientit, kompania e IT do të jetë në gjendje të vlerësojë nevojën dhe koston e përmirësimeve të produktit, si dhe të kuptojë se cilat burime shtesë mund të kërkohen për këtë.

Një synim i rëndësishëm i sondazhit para projektit është të diagnostikojë gjendjen e mjedisit IT të klientit, domethënë të vlerësojë pajisjet kompjuterike, softuerin, komunikimin, nivelin e kualifikimit të specialistëve të IT, etj., të përdorura prej tij. është e nevojshme të kuptohet nëse klienti ka burime të mjaftueshme për zbatimin e suksesshëm të automatizimit të sistemit. Këtu kemi ardhur në një detyrë tjetër të anketës para projektit - analizimin e rreziqeve të mundshme të projektit dhe përshkrimin e pasojave të tyre të mundshme. Në të njëjtën kohë, konsulentët duhet jo vetëm të dokumentojnë të gjitha rreziqet e mundshme, por gjithashtu t'i ofrojnë klientit mënyra për të zvogëluar secilin prej tyre.

Çdo CIS përfshin grumbullimin e informacionit në lidhje me aktivitetet operacionale të departamenteve, kështu që tema tjetër e sondazhit para projektit duhet të jetë mbledhja e kërkesave për rrjedhën e dokumenteve të departamenteve të automatizuara.

Informacioni i grumbulluar në sistem do të mbetet peshë e vdekur nëse nuk ka mundësi për ta analizuar atë, ndaj është shumë e rëndësishme gjatë sondazhit para projektit të zbulohet se për çfarë lloje dhe formash raportimi ka nevojë klienti. Në mënyrë tipike, mjetet e automatizimit tashmë përfshijnë një grup standard raportesh, por secili klient me të drejtë e konsideron biznesin e tij unik, dhe për këtë arsye kërkon një sistem unik të këtij lloji, të zbatuar, si rregull, duke përdorur një gjenerues të veçantë raportesh.

Detyra urgjente e sondazhit para projektit është të qartësojë buxhetin përfundimtar të projektit dhe kohën e zbatimit të tij, duke marrë parasysh të gjitha të dhënat e marra. Këto afate mund të ndikohen nga një sërë faktorësh, si gatishmëria e stafit drejtues të klientit për të marrë pjesë në projekt, motivimi i përfaqësuesve të klientit dhe kontraktorit, mundësia e sabotimit nga ana e punonjësve të njësive të automatizuara, shkarkimi i mundshëm (ose, anasjelltas, punësimi) i një menaxheri kryesor pas një kohe pas fillimit të projektit, pamjaftueshmëria e flotës ekzistuese kompjuterike dhe bazës teknologjike për të arritur të gjitha qëllimet e automatizimit, mungesa e buxhetit për blerjen e pajisjeve të nevojshme. edhe me shume. Prandaj, konsulenti duhet të zbulojë në detaje të gjitha këto rrethana dhe t'i pasqyrojë ato në raport, përfshirë për përdorim të brendshëm. Hartimi i një raporti të dytë - të brendshëm - do t'ju lejojë të pasqyroni në detaje të gjitha nuancat e marrëdhënies dhe rekomandimet për specialistët në departamentin e zbatimit dhe integrimit.

Një çështje tjetër e rëndësishme që duhet zgjidhur në fazën e anketës para projektit është zhvillimi i rekomandimeve për zgjedhjen e metodave për zbatimin e projektit. Këtu është e rëndësishme të regjistrohet qartë se cilat nga problemet e formuluara më parë nga klienti nuk mund të zgjidhen duke përdorur sistemin e propozuar të automatizimit dhe të propozohen mënyra organizative ose të tjera për të dalë nga kjo situatë.

Çdo kompani mund të shtojë lehtësisht një duzinë detyrash të tjera që do të dëshironte të zgjidhte në fazën e sondazhit, por, siç tregon praktika reale, marrja e përgjigjeve për pyetjet e listuara më sipër tashmë e bën sondazhin para projektit mjaft efektiv.

Cili është zakonisht rezultati i një sondazhi para projektit?

• përshkrimi i proceseve ekzistuese të biznesit të klientit;
• një listë e detyrave kryesore që duhet të zgjidhen duke përdorur sistemin e automatizimit;
• vlerësimi i proceseve të biznesit të klientit dhe rekomandimet për ndryshimin ose optimizimin e punës së departamenteve, duke marrë parasysh avantazhet e ofruara nga sistemi i informacionit;
• avantazhet unike konkurruese të klientit, të cilat duhet të merren parasysh gjatë zbatimit të sistemit;
• analiza e mjedisit ekzistues të TI-së për përputhjen me kërkesat e sistemit të qeverisjes së korporatave, rekomandime për ndryshimin e tij;
• vlerësimi i punës për integrimin e CIS në infrastrukturën ekzistuese të IT të klientit;
• përshkrimi i rrjedhës së dokumenteve në departamentet e automatizuara dhe kërkesat për analitikë;
• vlerësimin e rreziqeve të mundshme gjatë zbatimit të projektit dhe identifikimin e masave të nevojshme për të minimizuar ndikimin e tyre;
• një përshkrim të dëshirave të klientit që nuk mund të zbatohen në sistemin e propozuar të kontrollit dhe do të kërkojnë modifikim, një vlerësim të kohës dhe kostos së një modifikimi të tillë;
• propozim për zbatimin e projektit me arsyetim për opsionin e propozuar, duke specifikuar numrin e stacioneve të automatizuara të punës që kërkohen për klientin dhe duke sqaruar buxhetin e projektit.

Një dokument i veçantë i anketës para projektit duhet të jetë një plan paraprak i punës, i cili përfshin, ndër të tjera, një listë të dakorduar të personave përgjegjës (si nga klienti ashtu edhe nga kontraktori), fushat e tyre të përgjegjësisë dhe rregulloret bazë për ndërveprimin midis ato. Për zbatimin efektiv të sistemit, rekomandohet të hartohen rregullore për shkëmbimin e informacionit midis punonjësve të klientit dhe specialistëve të kompanisë së IT që kryejnë sondazhin, dhe gjithashtu, më e rëndësishmja, të përcaktohen koha dhe procedura për monitorimin e përfundimit të punës.

Disa kompani (më shpesh ato të angazhuara në zhvillimin me porosi) i ofrojnë klientit një draft specifikim teknik pas përfundimit të ekzaminimit para projektit.

Bëni një sondazh para projektit falas apo paguani para për të?

Nëse qëllimi i sondazhit korrespondon me detyrat e përshkruara më sipër, atëherë ai do të kërkojë devijimin e burimeve të rëndësishme të kompanisë dhe domosdoshmërisht duhet të paguhet. Ky sondazh para projektit është një shërbim këshillimi i plotë që lejon jo vetëm të vlerësojë nevojën, kohën dhe buxhetin për automatizimin, por edhe të optimizojë proceset ekzistuese të biznesit të klientit.

Siç ka treguar praktika, shërbimet e sondazhit para projektit nuk janë të vështira për t'u shitur nëse kompania ka zbatuar teknologjinë e duhur dhe shitësit e dinë qartë (dhe mund t'i shpjegojnë qartë klientit) qëllimin e sondazhit dhe çfarë përfitimesh do të marrë klienti nga atë.

Si t'i justifikoni klientit efektivitetin e inspektimit para projektit

Le të shqyrtojmë kanalet e mundshme të kursimit, duke marrë parasysh të cilat mund të ndihmojnë në justifikimin e nevojës për një anketë para projektit.

1. Kursimi i burimeve njerëzore dhe kohës:
   • kur modifikoni sistemin për t'iu përshtatur avantazheve unike konkurruese të klientit në fazën fillestare të zbatimit, dhe jo pas vënies në funksionim komercial;
   • në fazën e integrimit të sistemit në infrastrukturën e IT të klientit për shkak të faktit se të gjitha informacionet në lidhje me gjendjen e mjedisit IT të ndërmarrjes dhe nuancat e integrimit sqarohen para fillimit, dhe jo gjatë zbatimit;
   • falë shpërndarjes në kohë të burimeve materiale dhe njerëzore si nga kontraktori ashtu edhe nga klienti;
   • nëpërmjet vlerësimit të hershëm të rreziqeve të mundshme që mund të ndikojnë në procesin e zbatimit të sistemit dhe zhvillimit të masave të nevojshme për të minimizuar pasojat e tyre negative.
     Çdo vonesë në ecurinë e projektit rezulton në kosto shtesë serioze për klientin, të cilat mund të llogariten mjaft lehtë në çdo rast specifik.
2. Ulje e mundshme në kostot e zbatimit:
   • duke identifikuar shërbimet dhe punën që klienti mund të kryejë vetë;
   • duke rregulluar afatet për kryerjen e disa punëve pas sqarimit të intensitetit real të punës së tyre.
3. Rritja e efikasitetit të sistemeve të informacionit të korporatës dhe produktivitetit të punonjësve duke optimizuar proceset e biznesit duke marrë parasysh karakteristikat unike të klientit.
4. Refuzimi për të përdorur një sistem të automatizuar nëse në fazën e inspektimit para-projektues rezulton se nuk do të zgjidhë problemet e klientit ose modifikimi i tij do të jetë shumë i shtrenjtë.
   Në praktikën time, kishte një rast kur një klienti me procese biznesi shumë specifike, bazuar në rezultatet e një sondazhi para projektit, iu rekomandua të mos vendoste një CIS, por të bënte ndryshime organizative dhe të optimizonte teknologjinë për të punuar me klientët e tyre. , meqenëse efekti i zbatimit të sistemit (kërkohej një modifikim i shtrenjtë) nuk do të paguante do të ishte kosto. Si rezultat, klienti kurseu dhjetëra mijëra dollarë dhe sondazhi para projektit u shpërblye vetëm duke rritur efikasitetin e departamentit, i cili, me rekomandimin e konsulentëve, ndryshoi teknologjinë e punës së punonjësit.

Mungesa e një faze të anketimit para projektit në shumicën e rasteve çon në një vonesë të konsiderueshme në zbatimin e projekteve dhe një rritje të kostos së tyre për shkak të problemeve organizative dhe teknike që lindin gjatë zbatimit. Shpesh projekte të tilla përfundojnë në dështim të plotë. Sipas një studimi të Standish Group, pothuajse një e treta e 2.5 mijë projekteve të IT-së që ata analizuan, jo vetëm nuk ishin të suksesshme, por nuk u përfunduan fare. Në Rusi, të dhëna të tilla janë shumë më të vështira për t'u marrë, por jam i sigurt se pjesa e zbatimeve të pasuksesshme do të jetë jo më pak.

Prandaj, nëse një kompani konsulente nuk dëshiron të ketë projekte të parealizuara në historikun e saj, atëherë ajo thjesht duhet të kryejë një anketë para projektit të biznesit të klientëve. Është më mirë të refuzoni kontratën në fazën fillestare sesa të zhyteni në punë dhe të përfundoni me një njollë në reputacionin tuaj.

Sondazhi i informacionit është një fazë e rëndësishme në optimizimin e institucioneve arsimore parashkollore dhe zbatimin e EDS. Në fund të fundit, cilësia e vendimeve të marra për të optimizuar proceset dhe për të zhvilluar kërkesat për funksionalitetin e EDMS varet drejtpërdrejt nga informacioni i marrë dhe cilësia e prezantimit të tij.

Në këtë drejtim, është e nevojshme t'i përmbahemi parimit kryesor të sondazhit - të merrni informacion të plotë, të besueshëm dhe të përditësuar në lidhje me proceset që planifikohen të automatizohen.

Anketa para projektit

Nga këndvështrimi i një kompanie konsulente që ofron shërbimet e saj në treg për konsulencën dhe zbatimin e EDMS, d.m.th. zbatimi i një EDMS për një analist është e jashtme projekti, anketa para projektit konsiderohet si pjesë e metodologjisë së shitjeve (si një nga fazat e "para shitjes"). Sidoqoftë, pjesa më e madhe e punës në këtë fazë kryhet nga analisti, si dhe në fazën e analizës së parashikuar nga metodologjia e zbatimit. Për këtë arsye, si pjesë e metodologjisë së zbatimit konsiderohet edhe anketa para projektit.

Kryerja e një sondazhi para projektit mund të jetë gjithashtu i dobishëm për analistët që kryejnë punë në zbatimin e EDMS si e brendshme projekti i ndërmarrjes (organizatës), d.m.th. analisti është punonjës i kompanisë ku po zbatohet EDMS.

Skema e rezultateve të anketës para projektit

Golat anketa para projektit janë:

• marrjen e informacionit të përgjithshëm për objektin e zbatimit të EDMS;
• përcaktimi i qëllimeve të zbatimit;
• identifikimi i kërkesave kryesore kryesore për EDMS dhe kufijtë e projektit;
• përcaktimi i gjendjes së përgjithshme të organizimit të rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë;
• identifikimi i përdoruesve kryesorë (nëpunës, menaxher, etj.);
• përcaktimi i nivelit të përgjithshëm të kompleksitetit të një projekti të mundshëm;
• vlerësimin e nevojave për migrimin e të dhënave dhe integrimin me softuer të tjerë;
• mbledhja e informacionit të nevojshëm për të përgatitur një Propozim Tregtar efektiv dhe fitues [nëse puna kryhet nga një kompani e jashtme për objektin e zbatimit].

Për të marrë informacionin e nevojshëm në lidhje me projektin, kryhen anketa dhe intervista të përdoruesve kryesorë (Klienti, menaxheri i projektit, drejtuesit e departamenteve, përdoruesit kryesorë).

Shembuj të pyetjeve të pyetësorit, përgjigjet e të cilave do t'ju lejojnë të merrni informacion parësor nga Klienti dhe përdoruesit e ardhshëm të EDMS, janë paraqitur në seksionin "Pyetjet për pyetësorët dhe intervistat".

Si rezultat Inspektimi para projektit kryhet:

• vlerësimi i sasisë së punës së kërkuar për zbatimin e EDMS;
• përgatitja e një raporti për anketën para projektit;
• përgatitja dhe demonstrimi i një prototipi të zgjidhjes (nëse është e nevojshme);
• përgatitja e një propozimi tregtar.

1. Qëllimet dhe objektivat e zbatimit të EDMS;
2. Kufijtë e projektit për zbatimin e EDMS;
3. Informacione të tjera të marra.

Pas kryerjes së një sondazhi para projektit, bëhet e mundur të vlerësohet sasia e punës analitike dhe teknike që do të duhet të kryhet, si dhe çfarë rezultatesh duhet të arrihen.

Si rezultat, është zhvilluar një dokument që përmban një përshkrim të kërkesave bazë për EDMS, kufijtë e projektit dhe informacione të tjera të identifikuara. Nëse sondazhi i informacionit kryhet nga një organizatë e jashtme për Klientin, përgatitet gjithashtu një zgjidhje prototip për demonstrim tek Klienti (nëse është e nevojshme) dhe një propozim tregtar.

Në këtë fazë, bazuar në informacionin parësor të marrë, Menaxheri i Projektit (PM) harton një plan bazë të punës, një strukturë hierarkike të punës (WBS) dhe një Kartë Projekti. Në këtë fazë, mund të bëhet edhe përzgjedhja e platformës mbi të cilën do të zhvillohet EDMS.

Anketa dhe analiza e informacionit

Duke përdorur rezultatet e Anketës Para Projektit si pikënisje, Anketa e Informacionit sqaron informacionin e marrë më parë, shqyrton dhe përshkruan proceset ekzistuese të biznesit ("siç është") dhe propozon procese të ardhshme, të optimizuara të biznesit ("për të qenë"). siç duhet të jetë”), dhe përshkruan gjithashtu të gjitha modifikimet e nevojshme në sistem për të mbështetur këto procese biznesi dhe ndërfaqe EDMS.

Skema e rezultateve të anketës së informacionit

Golat sondazhi i informacionit janë:

• studimi dhe përshkrimi i saktë i proceseve të biznesit që do të automatizohen;
• përcaktimi dhe përshkrimi i modifikimeve të sistemit, ndërfaqeve, përfshirë. ndërfaqet me sistemet e jashtme dhe mjetet e transferimit të të dhënave nga programet ekzistuese që duhet të zhvillohen dhe zbatohen gjatë projektit;
• zhvillimi i specifikimeve teknike (TOR);
• zhvillimi i rekomandimeve për riinxhinierimin (optimizimin) e rrjedhës së dokumenteve dhe organizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë.

Qëllimi i kësaj faze është të identifikojë kërkesat e klientit për rezultatet e zbatimit, prandaj bashkëpunimi i ngushtë ndërmjet klientit, përdoruesve kryesorë dhe analistit është i nevojshëm gjatë gjithë fazës së anketimit dhe analizës së informacionit. Në mënyrë tipike, Anketa e Informacionit është hapi tjetër pas Anketës Para Projektit dhe përfshin një ekzaminim të detajuar të të gjitha fushave të biznesit që do të preken gjatë projektit, në vend që thjesht të identifikojë fushat kryesore funksionale dhe "aplikacionet vrasëse", si bëhet gjatë Anketës Para Projektit.

Për të marrë informacionin e nevojshëm, anketat dhe intervistat e përdoruesve kryesorë (Klienti, menaxheri i projektit, drejtuesit e departamenteve, përdoruesit kryesorë) kryhen të ngjashme me sondazhin para projektit, por në një nivel më të detajuar. Shembuj të pyetjeve të pyetësorit, përgjigjet e të cilave do t'ju lejojnë të merrni informacion nga Klienti dhe përdoruesit e ardhshëm të EDMS, janë paraqitur në seksionin "Pyetjet për pyetësorët dhe intervistat".

rezultatet puna pasqyrohet në dokumentin "Kërkesat Funksionale" (FR) ose Raporti, ose termat e referencës (në varësi të kompleksitetit të projektit).

Dokumenti përfundimtar duhet të përmbajë:

1. Kërkesat funksionale për EDMS;
2. Përshkrimi i ndërfaqeve EDMS;
3. Përshkrimi i proceseve të biznesit;
4. Rekomandime për riinxhinierimin (optimizimin) e rrjedhës së dokumenteve;
5. Informacione të tjera të marra gjatë anketës dhe analizës.

Si rezultat i punës së kryer për organizimin efektiv të punës së zyrës dhe rrjedhës së dokumenteve dhe vendimit të marrë për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, ekipi i projektit formulon kërkesat për sistemin e automatizuar, harton një listë të proceseve që do të automatizohen, përcakton prioritetet dhe sekuenca e automatizimit të tyre.

Pas përcaktimit të qëllimeve, objektivave dhe kufijve të projektit për zbatimin e EDMS, fillon puna për zhvillimin dhe zbatimin e një sistemi të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve elektronike.

Për të automatizuar në mënyrë efektive punën me dokumente, rekomandohet:

1. Bëni një listë të ekzistuesve llojet e dokumenteve Në organizatë
2. Bëni ekzaminimi i çdo lloji dokument (shih më poshtë)*
3. Kompozoni lista e punonjësve përgjegjës për krijimin e dokumenteve (kush krijon çfarë lloj dokumentesh)
4. Kompozoni lista e punonjësve që vizitojnë, nënshkruajnë, miratojnë dokumente (kush, çfarë lloj dokumentesh; kushtet në të cilat kërkohet vizë, nënshkrimi)
5. Bazuar në këto lista krijoni një rrugë të përgjithshme kalimi i dokumenteve me kushte për kalim - algoritmi (operogrami ose skema e rrjedhës së dokumenteve grafike)
6. Përcaktoni të nevojshmen dokumentet e kontabilitetit(raporton): kushtet për krijimin e raporteve dhe format e tyre
7. Përcaktoni se cilat lloje të dokumenteve duhet të vihen nën kontroll (përcaktoni afatet, format e njoftimit, formën e kartës së kontrollit, kushtet për heqjen nga kontrolli)
8. Në bazë të sondazheve harton udhëzime për institucionet arsimore parashkollore nëse është e nevojshme
9. Krijo një listë të rasteve(duke treguar periudhat e ruajtjes dhe parimet për formimin e rasteve) nëse është e nevojshme
10. Bëni një listë që pasqyron mekanizmin e aksesit të llojeve të ndryshme të dokumenteve (në varësi të pozicionit)

Ekzaminimi i çdo lloj dokumenti:

• përshkruani teknologjinë e dokumentacionit (përpilimit): një grup detajesh, vendndodhjen e tyre, metodat e plotësimit (nëse është e nevojshme);
• përshkruani format e kartave të regjistrimit dhe kontrollit (RCC): grupi dhe rregullimi i fushave në kartë;
• tregoni kushtet për lëvizjen e dokumenteve (disponueshmëria e nënshkrimeve, vizave, çeqeve, etj.);
• tregoni një diagramë të rrjedhës së dokumentit (rrugë) ose një listë të nënshkruesve kryesorë, nënshkruesve, etj.;
• përshkruani mënyrën e regjistrimit, kodet që u caktohen llojeve të ndryshme të dokumenteve

Pyetje për pyetësorë dhe intervista

Këtu renditen pyetjet që mund të përdoren në pyetësorë ose gjatë intervistimit të përdoruesve gjatë kryerjes së një sondazhi të objektit të zbatimit të EDMS. Pyetjet janë këshilluese. Nuk ka kërkesa të qarta për kryerjen e një sondazhi, ndaj Analisti duhet të jetë kreativ në marrjen e informacionit të nevojshëm, strukturimin dhe shfaqjen e tij.

Duhet të automatizojë procesin e menaxhimit të dokumenteve:

1. Cilat janë synimet afatgjata dhe afatshkurtra të zbatimit të sistemit?
2. Cilat janë kriteret kryesore për suksesin e një projekti të zbatimit të sistemit të menaxhimit të dokumenteve?
3. Në çfarë afati kohor është e dëshirueshme të implementohet sistemi? Cilat janë arsyet e këtyre afateve?
4. Kush është iniciatori kryesor i projektit: në interes të cilit departament apo menaxher (menaxher) është planifikuar të zbatohet sistemi?
5. Cilët janë klientët kryesorë të EDMS (cilat divizione) dhe pjesëmarrësit kryesorë të EDMS?
6. Gjatë zbatimit të sistemit, a po planifikoni një kalim të plotë ose të pjesshëm në teknologjinë pa letra për punën në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve? Përshkruani se si e shihni atë.
7. A ka plane për të përdorur mbrojtjen e informacionit kriptografik dhe sistemet e nënshkrimit elektronik dixhital (CIPF dhe EDS)? Nëse PO, ju lutemi tregoni emrin ose llojin e sistemeve prioritare.
8. Përpunimi, çfarë lloj dokumentesh, formatesh dhe llojesh planifikohen të automatizohen nga sistemi?
8.1. Përshkruani shkurtimisht parametrat kryesorë të secilit prej tyre, tregoni dallimet.
8.2. Vendosni prioritetet tuaja
9. Sa stacione pune janë planifikuar të instalohen njëherësh?
10. Sa vende pune janë planifikuar të lidhen përfundimisht me sistemin (në total)?
11. Në cilat departamente është planifikuar të zbatohet EDMS?
12. Përshkruani përgjegjësitë kryesore funksionale të departamenteve - pjesëmarrësit kryesorë të EDMS.

Çështjet organizative:

13. A ka specialistë teknikë që do të drejtojnë projektin në emër të Klientit?
14. A ka specialistë në institucionet arsimore parashkollore që do të drejtojnë projektin në emër të Klientit?

Pyetje rreth edukimit parashkollor:

15. A ekzistojnë dispozita, udhëzime, rregullore apo dokumente të tjera normative të miratuara që rregullojnë punën me dokumente (përshkrime të rregullave të punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve)?
15.1. Sa të pjekur dhe të rëndësishëm janë ato?
15.2. A ka ndonjë plan për t'i ndryshuar ato?
15.3. Nëse ekzistojnë dokumente të tilla, ju lutemi jepini ato për analizë.
16. Nëse nuk ka rregulla të tilla (rregullore, udhëzime, metoda) ose nuk janë relevante, a është e nevojshme të kryhet një studim, përshkrim dhe optimizim i proceseve ekzistuese?
16.1. A ka një kuptim të domosdoshmërisë dhe kohëzgjatjes së veprimeve të tilla?
16.2. Apo ka plane për të automatizuar proceset "siç është"?
16.3. Nëse do të kryhet anketa dhe optimizimi, atëherë përcaktoni fushat e anketimit, qëllimet dhe kriteret e optimizimit.
17. Si realizohet shkresa?
17.1. I centralizuar;
17.2. i decentralizuar;
17.3. Të përziera.
18. Cili departament apo punonjës është përgjegjës për punën me dokumentet?
19. Kush në kompani e organizon punën me dokumente (cili departament)?
20. Cilat funksione (procese, punë) duhen automatizuar për këto lloj dokumentesh? Përshkruani ato (shkurtimisht)
21. Sa është vëllimi i përafërt i rrjedhës së dokumenteve në vit/muaj për çdo lloj dokumenti të specifikuar?
22. Rendisni llojet e dokumenteve për të cilat përdoren formularët dhe shabllonet, puna me të cilat planifikohet të automatizohet?
23. Cilat forma të kontabilitetit dhe regjistrimit përdoren për çdo lloj dokumenti? Përshkruani strukturën e tyre, rregullat e plotësimit, rregullat për gjenerimin e numrave të regjistrimit.
24. Cilat dokumente kërkojnë kontroll shtesë? Përshkruani karakteristikat e tyre dhe kërkesat e kontrollit.
25. Cilat lloje dhe lloje të raportimit duhet të zbatohen për çdo lloj dokumenti?
26. Llojet e punës së kryer për çdo lloj dokumenti. Ndryshimet që ndodhin në një dokument gjatë një procesi biznesi.
27. Përshkruani përgjegjësitë e punës për përpunimin e dokumenteve të punonjësve që janë pjesëmarrës në rrjedhën e dokumenteve.
28. Përshkruani teknologjinë ekzistuese për të punuar me dokumente në një organizatë ose departament:
28.1. procedurën e përcjelljes së përpunimit dhe regjistrimit të dokumenteve hyrëse;
28.2. procedura e menaxhmentit për të shqyrtuar dokumentet e ardhura dhe për të nxjerrë rezoluta;
28.3. struktura e rezolutës;
28.4. procedura e dorëzimit të dokumenteve për kontroll;
28.5. llojet e kontrollit;
28.6. afatet;
28.7. listën e dokumenteve, ekzekutimi i të cilave është subjekt i kontrollit;
28.8. teknologjia e kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve;
28.9. procedura e regjistrimit të dokumenteve të pranuara për ekzekutim në njësitë strukturore;
28.10. procedura për heqjen e dokumenteve nga kontrolli;
28.11. procedurën e shqyrtimit të draft dokumenteve nga menaxhmenti, miratimin e tyre nga departamente të ndryshme dhe miratimin;
28.12. procedura e regjistrimit dhe përcjelljes së përpunimit të dokumenteve dalëse;
28.13. procedura për zhvillimin e dokumenteve të brendshme;
28.14. organizimi i ruajtjes së dokumenteve në njësitë strukturore dhe në arkivin qendror të organizatës.
29. Çfarë duhet ndryshuar gjatë punës me dokumente?
30. Cilat forma të kontabilitetit dhe regjistrimit përdoren për çdo lloj dokumenti?
30.1. Përshkruani strukturën e tyre dhe rregullat e mbushjes (nëse ka).
30.2. Rregullat për krijimin e një numri regjistrimi
31. Cilat lloje dhe lloje të raportimit duhet të zbatohen për çdo lloj dokumenti?
31.1. raportet aktuale të zyrës;
31.2. raportet përfundimtare të zyrës;
31.3. raportet e zyrës statistikore;
32. Aftësia për të vendosur dhe gjurmuar lidhjet ndërmjet dokumenteve

Pyetje rreth ruajtjes arkivore:

33. A ekziston një arkiv si njësi strukturore?
34. Kush është përgjegjës për ruajtjen e shpejtë të dokumenteve?
35. A ka udhëzime për ruajtjen e dokumenteve? Nëse keni dokumente rregullatore, ju lutemi jepini ato.
36. A zhvillohet Nomenklatura e Lëndëve (çdo vit)?
37. Cila njësi (zyrtare) është përgjegjëse për hartimin dhe miratimin e Nomenklaturës së konsoliduar të Çështjeve.
38. A bëhet ekzaminimi i vlerës së dokumenteve dhe asgjësimi i dokumenteve?
39. A ekziston një aparat referimi shkencor? Kush po e udhëheq atë? Përshkruani strukturën e tij.
40. A është zhvilluar një politikë për qasje në dokumente, veçanërisht në ato konfidenciale?
41. A ka plane për transferimin e arkivit të dokumenteve “letër” në sistem?
41.1. Ju lutemi tregoni sasinë, formatin dhe llojet e përafërta të dokumenteve.
41.2. A është i shpërndarë gjeografikisht arkivi i dokumenteve? Nëse PO, ku ndodhen vendet e ruajtjes së dokumenteve?
41.3. Specifikoni kornizën kohore të nevojshme për transferimin e informacionit në sistem.
42. Çfarë rregullash zbatohen për shlyerjen e dokumenteve në dosje, transferimin e tyre në arkiv, cilat janë standardet e ruajtjes?
43. Rregullat për punën me Nomenklaturën e Çështjeve të Divizionit, strukturën e saj dhe organizimin e ruajtjes së dokumenteve në njësinë, puna me të cilën është subjekt i automatizimit.

Përshkrimi i strukturës organizative:

Për të kryer një vlerësim fillestar të kërkesave, kërkohet informacion në lidhje me strukturën organizative të kompanisë. Përshkrimi i strukturës organizative duhet të jetë një diagram (në Visio, ARIS ose formate të tjera të ngjashme). Një përshkrim teksti është gjithashtu i mundur. Diagrami (ose përshkrimi i tekstit) i strukturës organizative duhet të pasqyrojë:

44. Lista e organizatave të nivelit të lartë (shoqëri administruese, lista e komplekseve, degëve, personave juridikë individualë (për shembull, zyrat e kompanisë), etj.), duke përfshirë:
44.1. emrat e organizatave;
44.2. vendndodhjen gjeografike të organizatave;
44.3. marrëdhëniet ndërmjet organizatave (hierarkia);
44.4. sferat e veprimtarisë së organizatave.
45. Strukturat organizative të organizatave të nivelit të lartë, të cilat duhet të përmbajnë:
45.1. struktura e divizioneve;
45.2. marrëdhëniet e ndërsjella ndërmjet departamenteve;
45.3. funksionet e departamenteve;
45.4. fushat e përgjegjësisë së departamenteve.

Para së gjithash, ne jemi të interesuar për informacione rreth njësive strukturore që do të përfshihen në zbatimin e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Infrastruktura IT e organizatës:

46. ​​Çfarë mbështetje teknike është në dispozicion: karakteristikat e serverit, faqet e klientëve?
47. A përdoret aktualisht sistemi(et) e informacionit për të automatizuar detyrat aktuale?
47.1. Nëse PO, çfarë veçorish përfshin?
47.2. Me çfarë jeni të pakënaqur/problemet aktuale?
47.3. A ka plane për ta zëvendësuar plotësisht apo pjesërisht?
47.4. Migrimi i të dhënave: si planifikohet të transferohet informacioni i grumbulluar:
- nuk mund të tolerohet
- mbaj me dorë,
- transferimi automatikisht.
47.5. Nëse planifikoni të transferoni automatikisht të dhënat "të vjetra" në një sistem të ri, është e nevojshme të jepni informacion në lidhje me strukturën dhe formatet e ruajtjes dhe të formuloni kërkesat për konvertimin e të dhënave.
48. A kërkohet integrimi me sisteme të tjera?
49. Cili është konfigurimi tipik i stacioneve të punës së klientit (procesori, RAM, sistemi operativ, etj.)?
50. A ka një listë të softuerit standard të instaluar në kompjuterët e zyrës? Nëse PO, ju lutemi jepni këtë listë.
51. Cilat janë karakteristikat e harduerit bazë të serverit?
52. A përdorin punonjësit e kompanisë e-mail të korporatës në punën e tyre të përditshme? Çfarë serveri dhe klienti të postës po përdorni?
53. Specifikoni versionin dhe zhvilluesin e softuerit të serverit të postës elektronike të korporatës.
54. Cila është topologjia juaj e rrjetit:
1.1. A bazohet rrjeti lokal në një domen Windows NT?
1.2. Sa stacione pune janë në rrjetin tuaj lokal?
1.3. A ka një shpërndarje territoriale të rrjetit? Nëse ka:
1.3.1. Cila është shpërndarja e stacioneve të punës ndërmjet degëve (zyrave)?
1.3.2. Sa është kapaciteti i kanaleve të komunikimit ndërmjet segmenteve të rrjetit?
55. A ekziston një server skedar i dedikuar për ruajtjen e dokumenteve? Sa është vëllimi i vlerësuar i dokumenteve të ruajtura në këtë server?
56. A ekziston një strategji për ruajtjen e informacionit të pastrukturuar (PC, serverë të dedikuar skedarësh, nënsisteme të ruajtjes, etj.)
57. Sa është vëllimi mesatar i dokumenteve të ruajtura në stacionet e punës së klientit?
58. Cilat sisteme informative të korporatës (CIS) përdoren në ndërmarrje?
59. A ka DBMS të licencuara dhe si përdoren? Tregoni zhvilluesit dhe versionet e DBMS të përdorura në ndërmarrje.
60. A përdoren shërbimet e drejtorisë për të identifikuar përdoruesit? Nëse PO, ju lutemi tregoni se cilat.
61. A ekziston një shërbim i mbështetjes teknike për përdoruesit (helpdesk)? A ka ndonjë rregullore për këtë shërbim?
62. Sa punonjës ka departamenti i teknologjisë informative (departamenti, departamenti)? Cilat janë detyrat kryesore që zgjidh kjo njësi?
63. Tregoni sistemet me të cilat duhet të integrohet sistemi i menaxhimit të dokumenteve.
64. Tregoni raportin e përafërt të punonjësve që kanë akses në dokumente për shqyrtim vetëm me numrin e punonjësve që kanë të drejtë të modifikojnë dhe kryejnë veprime të caktuara.

Kërkesat për EDMS:

65. Rendisni dhe përshkruani cilat kërkesa funksionale për sistemin e ri i konsideroni si më të rëndësishmet.
66. Përbërja e atributeve të çdo karte dokumenti:
- Emri
- Përshkrim
- Etiketa në formular (emri në formular)
- Lloji i të dhënave
- Mënyra e mbushjes (me dorë, nga një direktori, ...)
67. Kërkoni për dokumente sipas atributeve të kartave të regjistrimit Lista e detajeve të kartës së kërkimit
68. Nevoja për krijimin e historikut të punës me dokumentet, ndjekjen e ecurisë së ekzekutimit dhe procesit të miratimit, etj.
69. Filtrat e nevojshëm në sistem
70. Kërkesat për informacion që sistemi duhet të plotësojë

Ne propozojmë të zyrtarizojmë informacionin e marrë si rezultat i sondazhit në formular operogramet ose në formë algoritmi. Si shembull, ne sugjerojmë marrjen parasysh të ciklit jetësor të porosive për aktivitetet kryesore. Teknologjia për të punuar me këtë lloj dokumenti është më e unifikuar dhe mund të përdoret në ndërmarrje të ndryshme.

Shembuj të procesit të punës me një dokument

Ne propozojmë që informacioni i marrë si rezultat i sondazhit të zyrtarizohet në formën e një operogrami ose në formën e një algoritmi. Si shembull, ne sugjerojmë marrjen parasysh të ciklit jetësor të porosive për aktivitetet kryesore. Teknologjia për të punuar me këtë lloj dokumenti është më e unifikuar dhe mund të përdoret në ndërmarrje të ndryshme.

Operagram i ciklit jetësor të një porosie për aktivitetin kryesor

Klikoni mbi imazhin për ta zmadhuar

Algoritmi për përpunimin e porosive për aktivitetet kryesore

Zhvillimi i kërkesave funksionale

Bazuar në informacionin e listuar më sipër, Analisti zhvillon kërkesa funksionale për EDMS ose termat e referencës për zhvillimin e EDMS. Në veçanti, Analisti duhet të hartojë kërkesat për formatin dhe përbërjen e kartave të regjistrimit dhe kontrollit (caktimi dhe rregullimi i fushave në kartë, metodat e plotësimit të EDMS, etj.), Rrugët për lëvizjen e dokumenteve dhe kërkesat e tjera të nevojshme për ngritjen dhe zhvillimin e EDMS.

Automatizimi i punës dhe, në përputhje me rrethanat, vendosja e detyrave për zhvillimin e softuerit duhet të kryhet në prani të dokumenteve rregullatore që rregullojnë punën me dokumente: udhëzime, rregullore, libra formularësh, etj.

Në mungesë të dokumenteve të tilla, është e nevojshme të zhvillohen dokumente që vendosin rregullat bazë për punën me dokumentet, puna me të cilën është planifikuar të automatizohet.

Dokumentacioni

Gjatë ekzaminimit përgatitet dokumentacioni i mëposhtëm:

1. Raporti i anketës së informacionit (modeli infologjik)

Qëllimi:
Regjistrimi i informacionit të marrë gjatë anketës, intervistimi i punonjësve të Klientit për të zhvilluar specifikimet teknike për krijimin dhe konfigurimin e një sistemi të automatizuar

Përfshin:

• Përshkrimi i karakteristikave të përgjithshme të Klientit;
• Përshkrimi i strukturës organizative;
• Përshkrimi i pajisjeve teknike;
• Përshkrimi i proceseve të biznesit që do të automatizohen;
• Përshkrimi i kërkesave të përdoruesit;
• Rekomandime për përmirësimin e proceseve të biznesit.

2. Termat e referencës për krijimin e një sistemi të automatizuar (modeli i të dhënave)

Qëllimi:
Zhvillimi i kërkesave teknike për funksionalitetin e sistemit të automatizuar dhe arkitekturës së tij

Përfshin përshkrim:

• AWS;
• funksionet e sistemit;
• atributet e kartës;
• ndërfaqet;
• libra referencë;
• butonat e veprimit;
• kushtet e njoftimit;
• kërkesa të tjera teknike për EDMS.

Seksionet e dokumentacionit të përshkruar më sipër mund të shtohen dhe ndryshohen sipas nevojës. zhvillimi i dokumentacionit është një proces krijues dhe varet gjithashtu nga profesionalizmi i Analistit që zhvillon këto dokumente.

Aktualisht, ka një zhvillim dhe zbatim të shpejtë të teknologjive të informacionit jo vetëm në agjencitë qeveritare, por edhe në shumë ndërmarrje ruse, dhe suksesi i vetë zbatimit varet nga ajo që do të jetë qasja ndaj zbatimit të EDMS, sa mirë do të jetë. planifikuar.

Me rritjen e biznesit, rritet edhe vëllimi i dokumentacionit në letër. Dhe kur numri i dokumenteve që përpunohen tejkalon një vlerë pragu, proceset e punës me dokumente dalin jashtë kontrollit, pushojnë së qeni i menaxhueshëm dhe, si rezultat, fillojnë të ngadalësojnë zhvillimin e ndërmarrjes, atëherë rëndësia e zbatimit të një EDMS del në dritë. Në këtë pikë, shumë biznese përballen me një problem të quajtur "ku të fillojë".

Procesi i zbatimit të EDMS në praktikën e suksesshme globale dhe vendase përfshin fazat e mëposhtme:

1. Sondazh informacioni.
   1. Duke intervistuar.
   2. Në pyetje.
2. Analiza e të dhënave të mbledhura.
3. Formimi i kërkesave teknike dhe funksionale për EDMS.
4. Monitorimi i tregut EDMS dhe mbajtja e një tenderi.
5. Testimi i versionit demo.
6. Përfundimi i një marrëveshjeje.
7. Zhvillimi i rregulloreve për EDMS.
8. Instalimi dhe konfigurimi i softuerit.
9. Trajnimi i përdoruesve të EDMS.
10. Testimi i softuerit me përdoruesit.
11. Eliminimi i gabimeve të identifikuara gjatë testimit të sistemit.
12. Operacioni industrial.

Pse të mos bëni pa një sondazh informacioni?

Pse është kaq e rëndësishme të kryhet një sondazh informacioni? Besohet se një sondazh me cilësi të lartë para projektit garanton 80% sukses i zbatimit të EDMS. Në fund të fundit, kjo lejon:

• merrni një "portret" më të qartë të organizatës: misionin e saj, fushat e veprimtarisë; Struktura e kompanisë; funksionet e divizioneve (dhe ndërveprimi i tyre) të përcaktuara në dispozitat për ndarjet strukturore; proceset kryesore të biznesit;
• përcaktoni gjendjen e përgjithshme të organizimit të punës së zyrës në ndërmarrje;
• të përcaktojë rrjedhat e informacionit dhe dokumentacionit (duke përfshirë llojet e dokumenteve të përdorura);
• të identifikojë dhe të marrë parasysh rreziqet dhe mënyrat për tejkalimin e tyre gjatë zbatimit të sistemit;
• të përcaktojë qëllimin e zbatimit;
• të përcaktojë detyrat dhe funksionet që EDMS do të duhet të kryejë më pas;
• identifikoni përdoruesit e EDMS;
• mësojnë dhe përshkruajnë proceset ekzistuese të biznesit (të automatizohen), etj.

Ju mund të merrni përgjigje për pyetjet e mësipërme duke studim i pavarur i informacionit të përgjithshëm për objektin e zbatimit të EDMS. Kjo ndihmon në përgatitjen për intervistimi menaxhmenti dhe specialistët kryesorë. Dhe analiza e rezultateve të intervistës do t'ju ndihmojë të zhvilloni pyetësor me pyetje më të detajuara për një gamë më të gjerë njerëzish. Kështu, çdo fazë e ekzaminimit ju lejon të zhyteni më thellë në problemin dhe si rezultat të merrni një përshkrim gjithnjë e më të detajuar të problemit.

Vetëm duke kuptuar nevojat reale të ndërmarrjes mund të përcaktohet se cilat funksione duhet të kryejë EDMS. Atëherë pamja e saj do të jetë në gjendje të optimizojë punën e njerëzve dhe ata nuk do ta perceptojnë atë si rrotën e pestë të një karroce.

Në kohën kur filloi studimi, fabrika jonë e përpunimit të mishit kishte një grup zyrash të shpërndara gjeografikisht, një strukturë komplekse sipërmarrjeje dhe një vëllim të madh të rrjedhës së dokumenteve në letër, gjë që çoi në një rrjedhje të shpërndarë të pakontrolluar të dokumenteve, shkelje të afateve të miratimit dhe ekzekutimit, si dhe humbja e dokumenteve.

Me rritjen e vëllimeve të prodhimit dhe rritjen e detyrave të zgjidhura nga ndërmarrja jonë, sasia e menaxhimit dhe dokumentacionit tjetër të zhvilluar, marrë dhe dërguar vetëm është rritur, si dhe është rritur edhe roli i disiplinës së performancës. Në lidhje me arritjen e një niveli të ri të fabrikës së përpunimit të mishit, menaxhmenti i ndërmarrjes vendosi të prezantojë një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS), i cili lejon automatizimin jo vetëm të punës me dokumente organizative dhe administrative (urdhra, korrespondencë, etj.), Por edhe disa procese biznesi të shoqëruara me përpunim dhe ekzekutim të dokumenteve.

Për këtë qëllim, u formua një ekip nga specialistë të divizioneve kryesore strukturore të ndërmarrjes. Në krye të këtij projekti është emëruar zëvendësdrejtori për arsimin parashkollor, autor i këtij shkrimi.

Duke intervistuar

Ne vendosëm të zbatonim EDMS në faza. Faza e parë e sondazhit të informacionit, "e dukshme" për ekipin, ishte kryerja - sondazh i linjës së parë të menaxherëve dhe pjesëmarrësve kryesorë në proceset e biznesit që do të punojnë në EDMS, d.m.th. do të jenë përdoruesit e tij. Ky sondazh duhet të përfshijë domosdoshmërisht drejtues dhe ekspertë të lëndëve të njësive strukturore të interesuara, të cilët do të jenë në gjendje të shprehin dëshirat dhe komentet e tyre.

Para fillimit të kësaj faze ishte zëvendësdrejtor për arsimin parashkollor pyetje të përgatitura, përgjigjet e të cilave mund të japin një ide për problemet në organizimin e punës me dokumente.

U përpilua një listë e të anketuarve të ardhshëm, e cila përfshinte rreth 30 persona (kjo drejtuesit e departamenteve, zëvendësit e tyre dhe specialistët përgjegjës për krijimin e dokumenteve, nënshkrimin, nënshkrimin dhe miratimin e tyre). Me secilin person u ra dakord për një takim të veçantë, gjatë të cilit fillimisht u përvijua qëllimi i bisedës personale, dhe më pas pati një dialog, "programi" i të cilit ishte një listë e përgatitur paraprakisht e tezave dhe pyetjeve (shih Shembullin 1). . Për lehtësinë e kryerjes dhe analizimit të intervistave, mund ta regjistroni bisedën në një regjistrues zëri. Por është më mirë që pjesëmarrësi i sondazhit të mos e dijë se po bëhet një regjistrim, sepse shumica e njerëzve humbasin kur shohin një regjistrues zëri.

Shembulli 1

Përgatitja për kryerjen e intervistave si pjesë e një studimi të një fabrike të përpunimit të mishit për zbatimin e EDS

Palos Shfaq

Kur takohej me secilin të anketuar, deputeti i institucionit arsimor parashkollor në fillim të bisedës përshkroi në detaje:

1. Qëllimi i anketës:

“Inspektimi i gjendjes së punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve, kuptimi i proceseve ekzistuese të biznesit që duhet të automatizohen dhe aktivitetet e të cilave shoqërohen me përpunimin dhe ekzekutimin e dokumenteve”.

2. Pse kompania jonë duhet të zbatojë një EDMS:

"Qëllimi i EDMS është të përmirësojë cilësisht procesin e punës me dokumente për menaxherët dhe specialistët e lëndëve në të gjitha nivelet, dhe të reduktojë kohën e punës rutinë me dokumentet."

3. Çfarë avantazhesh ofron EDMS, për shembull:

"Sistemi ju lejon të zvogëloni kohën e shpenzuar për kërkimin e dokumentit të kërkuar, ju lejon të keni akses në një bazë të dhënash të përbashkët të dokumenteve me diferencim të të drejtave të përdoruesit, mund të punoni në sistem nga distanca, të punoni me një dokument së bashku nga disa përdorues, miratoni dokumentet shpejt dhe me lehtësi, automatizoni regjistrimin dhe shpërndarjen e dokumenteve, organizoni kontrollin e ekzekutimit të urdhrave dhe dokumenteve (aktivitetet e menaxhimit bëhen transparente), është e mundur të nënshkruhen dokumentet në sistem duke përdorur një nënshkrim elektronik, të organizoni punën me kontrata, të integroni EDMS me programe të tjera të përdorura nga organizata dhe zvogëloni koston e mbajtjes së arkivit.”

1. Çfarë problemesh hasni kur punoni me dokumente?
2. Çfarë dëshironi të përmirësoni, përmirësoni, ndryshoni në organizimin e punës me dokumente?
3. Sa shpejt dhe me efikasitet dorëzohen dokumentet?
4. Ku janë, sipas jush, fushat e dobëta që shkaktojnë probleme në punën me dokumentet?
5. A janë format ekzistues të dokumenteve të përshtatshëm për t'u përdorur?
6. Sa kohë duhet për të përpunuar një dokument? Kjo pyetje duhet bërë në lidhje me çdo lloj dokumenti që është gjerësisht i pranishëm në proceset e biznesit të organizatës.
7. Sa është vëllimi i rrjedhës së dokumenteve në fushën tuaj të punës?

Procesi i intervistës u ndikua nga ngarkesa e pjesëmarrësve në anketë, gjë që ndikoi në kohën e anketimit dhe gjithashtu tregoi se punonjësit e nënvlerësuan rëndësinë e projektit.

Si rezultat i analizës së informacionit të mbledhur gjatë intervistës, u formua një tabelë, treguar në shembullin 2. Ndihmoi në strukturimin e informacionit të marrë dhe nxjerrjen e përfundimeve të nevojshme, të cilat pasqyrohen mirë në të.

Shembulli 2

Sistematizimi i informacionit të marrë gjatë intervistës

Palos Shfaq

Bazuar në rezultatet e intervistës, u identifikuan proceset e mëposhtme të biznesit që kërkojnë automatizim nga EDMS në radhë të parë:

• menaxhimi i kontratës;
• koordinimi i faturave për pagesë;
• koordinimi i dokumenteve organizative dhe administrative:
• kontroll mbi ekzekutimin e instruksioneve (rezolutave).

Intervistimi bëri të mundur përgatitjen e terrenit për marrjen në pyetje, gjë që kërkon saktësi më të madhe në dhënien e përgjigjeve të pyetjeve.

Pyetësor

Qëllimi i anketës ishte të merrte informacion më të detajuar (të saktë) për gjendjen aktuale të rrjedhës së dokumenteve dhe punën në zyrë në ndërmarrje. Pjesëmarrësit e anketës ishin drejtues të njësive strukturore dhe ekspertë të lëndëve, të cilët më pas do të bëheshin përdorues të EDMS. Anketa u krye në mungesë, që nënkuptonte plotësimin e pyetësorit në mungesë të studiuesit.

Pyetësori përbëhej nga tre pjesë (shih Shembullin 4):

1. Pjesa hyrëse - detyra kryesore e saj ishte të inkurajonte të anketuarin që të përgjigjet në pyetjet e parashtruara. U përshkruan qëllimi dhe objektivat e studimit, rëndësia e rolit të të anketuarit; udhëzime për plotësimin e pyetësorit.
2. Pjesa kryesore përmban pyetje me formulim të thjeshtë, dhe plotësia dhe sasia e tyre varen nga qëllimi i dëshiruar (pyetjet në pyetësorin kampion nga Shembulli 4 janë këshilluese dhe mund të ndryshojnë nga pyetjet optimale për anketimin e ndërmarrjes suaj; mund t'i përdorni ato si fillim mostër për zhvillimin e pyetësorit tuaj).
3. Pjesa e fundit - këtu të paditurit i është dhënë garancia për konfidencialitetin e mendimit që ka shprehur; u shpreh mirënjohje për pjesëmarrjen në studim.

Me kërkesë të të paditurit, pyetësori iu printua dhe iu dorëzua atij personalisht ose i dërgohej në emailin e tij. Formulari i pyetësorit është krijuar në mënyrë që të jetë e përshtatshme për të anketuarin ta plotësojë atë drejtpërdrejt në një skedar word.

Nëse pyetësori është dërguar si një skedar Word, atëherë në trupin e emailit marrësi fillimisht pa tekstin shoqërues (të gjitha detajet e kontaktit në shembull janë fiktive):

Shembulli 3

Teksti shoqërues dhe subjekti i emailit gjatë dërgimit të pyetësorit si skedar bashkëngjitur me email

Palos Shfaq

Shembulli 4

Pyetësor për kryerjen e një anketimi të një ndërmarrje përpara zbatimit të një EDMS

Palos Shfaq

Të dhënat e mbledhura u futën në një tabelë MS Excel, e cila bëri të mundur gjenerimin automatik të diagrameve të shpërndarjes së opinioneve për çdo çështje. Ato. rezultatet iu paraqitën menaxhmentit në mënyrën më të dukshme të mundshme (shih Shembullin 6). Numri i opsioneve të zgjedhura të përgjigjeve për secilën pyetje u pasqyrua në një fletë të skedarit dhe diagramet e bazuara në këto të dhëna u ndërtuan në një fletë tjetër:

Në të ardhmen, ne do të marrim parasysh të gjitha rreziqet e identifikuara në mënyrë që të kalojmë në punën në EDMS sa më shpejt të jetë e mundur:

• rreziku i mungesës ose përcaktimi i gabuar i detyrave dhe funksioneve të EDMS;
• rreziku i nënvlerësimit të burimeve të nevojshme (monetare, kohë);
• rreziku i vonesave në zbatimin e fazave të projektit;
• rreziku i informacionit të pamjaftueshëm të punonjësve të ndërmarrjes për ecurinë e punës, si dhe rreziku i neglizhencës, pasivitetit, rezistencës së punonjësve, përfshirja e dobët e menaxherëve në projekt;
• rreziku i pajisjeve të dobëta teknologjike;
• rreziku i mungesës së kuadrit rregullator.

Në përgjithësi, anketa tregoi një qëndrim pozitiv ndaj futjes së menaxhimit elektronik të dokumenteve, por kishte edhe një numër punonjësish që kishin qëndrim negativ ndaj zbatimit të EDS, sepse e perceptuan këtë projekt si një risi tjetër që vetëm sa do të shtonte më shumë. punojnë për ta.

Më pas, bazuar në analizën e rezultateve të intervistave dhe pyetësorëve, u përcaktua qëllimi dhe u hartuan kërkesat për EDMS, por kjo është një fazë tjetër dhe jo më pak e rëndësishme e punës së zbatimit. Aktualisht, kompania jonë po kryen një analizë krahasuese të tregut EDMS.

Fusnotat

Palos Shfaq

Fjalë kyçe: anketa e ndërmarrjes, intervistimi dhe marrja në pyetje, regjistri i informacioneve hyrëse, regjistri i informacionit të brendshëm, regjistri i informacionit dalës, raporti i anketimit të shprehur të ndërmarrjes, modeli referencë, modeli i plotë i biznesit të organizatës, modeli funksional i fushës së subjektit.

Detyrat dhe fazat e inspektimit para-projektues të një objekti automatizimi

Sondazhi i ndërmarrjeve është një fazë e rëndësishme dhe përcaktuese e dizajnit të IS. Kohëzgjatja e ekzaminimit është zakonisht 1-2 javë. Gjatë kësaj kohe, analisti i sistemit duhet të ekzaminojë jo më shumë se 2-3 lloje aktivitetesh (HR, kontabilitet, transport, marketing, etj.).

Mbledhja e informacionit për ndërtimin modeli i plotë i biznesit të organizatës shpesh zbret në studimin e flukseve të informacionit të dokumentuar dhe funksioneve të departamenteve, dhe kryhet gjithashtu përmes intervistave dhe pyetësorëve.

Para fillimit të punës së anketimit, organizata zakonisht ofron një grup dokumentesh, të cilat zakonisht përfshijnë:

Informacion përmbledhës për aktivitetet e ndërmarrjes.

Informacion në lidhje me aktivitetet menaxheriale, financiare, ekonomike dhe prodhuese të ndërmarrjes.

Informacion rreth politikave të kontabilitetit dhe raportimit.

Rrjedha e rregullt e dokumenteve të ndërmarrjes.

Regjistri i informacionit në hyrje.

Regjistri i informacionit të brendshëm.

Regjistri i informacionit dalës.

Informacion në lidhje me infrastrukturën informative dhe kompjuterike të ndërmarrjes.

Informacion për personat përgjegjës.

Listat e pyetjeve për intervista dhe pyetësorë përpilohen për çdo divizion që vëzhgohet dhe miratohen nga titullari i shoqërisë. Kjo bëhet me qëllim të:

parandalimi i aksesit në informacione konfidenciale;

forcimi i orientimit të synuar të anketës;

minimizimi i shpërqendrimit të punonjësve të ndërmarrjes nga kryerja e detyrave të tyre të punës.

Lista e përgjithshme e pyetjeve(me detajet e tyre të mëvonshme) përfshin pikat e mëposhtme:

detyrat kryesore të njësive;

informacioni i mbledhur dhe i regjistruar;

raportimi;

ndërveprim me departamentet e tjera.

Pyetësorë për menaxherët dhe specialistët mund të përmbajë pyetjet e mëposhtme:

Cilat (nga perspektiva e departamentit tuaj) duhet të jenë qëllimet e krijimit të një sistemi të integruar të menaxhimit të ndërmarrjes?

Struktura organizative e njësisë.

Detyrat e njësisë.

Sekuenca e veprimeve gjatë kryerjes së detyrave.

Me cilat lloje të organizatave të jashtme (bankë, klient, furnizues, etj.) ndërvepron njësia dhe çfarë informacioni shkëmbehet?

Çfarë materiali referimi përdorni?

Sa kohë (në minuta) shpenzoni për kryerjen e operacioneve bazë? Cilat data janë "ngarkesat e pikut"? (frekuenca në muaj, tremujor, vit, etj.) Pajisjet teknike të departamentit (kompjuterë, rrjet, modem, etj.). Përdoren produkte softuerike për të automatizuar proceset e biznesit.

Çfarë raportesh dhe sa shpesh përgatiteni për menaxhim? Specialistët kryesorë të divizionit të cilët mund t'i përgjigjen çdo pyetjeje në lidhje me proceset e biznesit të përdorura në divizion.

Karakteristikat e objekteve të telekomandës.

Rrjedha e dokumenteve në vendin e punës.

Të dhënat e mbledhura në këtë mënyrë, si rregull, nuk mbulojnë të gjitha aspektet e rëndësishme të veprimtarisë organizative dhe kanë një shkallë të lartë subjektiviteti. Dhe më e rëndësishmja, ky lloj studimi nuk identifikon faktorë të qëndrueshëm që lidhen me karakteristikat specifike të organizatës, të cilat mund të ndikohen ekskluzivisht nga metodat e rregullimit funksional të sistemit organizativ.

Një analizë e anketave të drejtuesve të organizatave dhe ndërmarrjeve të anketuara tregon se idetë e tyre për strukturën e organizatës, qëllimet e përgjithshme dhe lokale të funksionimit, detyrat dhe funksionet e departamenteve, si dhe vartësinë e punonjësve ndonjëherë janë kontradiktore. Për më tepër, këto ide ndonjëherë ndryshojnë nga qëllimet dhe rregullat e deklaruara zyrtarisht ose kundërshtojnë aktivitetet aktuale.

Nëse struktura e flukseve të informacionit mund të identifikohet nga mostrat e dokumenteve dhe konfigurimet e rrjeteve kompjuterike dhe bazave të të dhënave, atëherë struktura e mikroproceseve reale të kryera nga personeli në kontaktet e informacionit (kryesisht të padokumentuara) mbetet e panjohur.

Përgjigjet për këto pyetje mund të jepen nga diagnostikimi strukturor dhe funksional i bazuar në metodat e fotografimit të vazhdueshëm (ose selektiv) të kohës së punës së personelit. Qëllimi i diagnostifikimit është të marrë njohuri të besueshme për organizatën dhe marrëdhëniet organizative të elementeve të saj funksionale.

Në këtë drejtim, detyrat më të rëndësishme të diagnostikimit funksional të strukturave organizative përfshijnë:

klasifikimi i subjekteve të funksionimit (kategoritë dhe grupet e punëtorëve);

klasifikimi i elementeve të procesit të funksionimit (veprimet, procedurat);

klasifikimi i drejtimeve (problemet për t'u zgjidhur), qëllimet e funksionimit;

klasifikimi i elementeve të rrjedhës së informacionit;

kryerja e një studimi të aktiviteteve të personelit të organizatës;

studimi i shpërndarjes (në kohë dhe frekuencë) të karakteristikave organizative: procedurat, kontaktet e personelit, fushat e veprimtarisë, elementët e rrjedhave të informacionit - individualisht dhe në kombinim me njëri-tjetrin sipas kategorive të punonjësve, llojeve të procedurave dhe fushave të tyre (sipas rezultatet dhe logjika e hulumtimit);

identifikimi i strukturës reale të marrëdhënieve funksionale, informative, hierarkike, të përkohshme, problematike ndërmjet menaxherëve, punonjësve dhe departamenteve;

krijimin e një strukture për shpërndarjen e kohës së punës për menaxherët dhe stafin në lidhje me funksionet, problemet dhe qëllimet e organizatës;

identifikimi i teknologjive kryesore për funksionimin e organizatës (proceset e informacionit, përfshirë ato të padokumentuara), përcaktimi i qëllimeve të tyre në krahasim me qëllimet e deklaruara të organizatës;

identifikimi i grupeve të punëtorëve që janë homogjenë në aktivitetet e tyre specifike, orientimi i synuar dhe vartësia reale, formimi i një modeli real të strukturës organizative dhe krahasimi i tij me atë të deklaruar;

përcaktimi i arsyeve të mospërputhjes ndërmjet strukturës së deklaruar dhe asaj reale të marrëdhënieve organizative.

“Fotografia” e vazhdueshme e kohës së punës është vëzhgimi dhe regjistrimi i vazhdueshëm i karakteristikave të punëtorëve në procesin e funksionimit gjatë gjithë ditës së punës. Në këtë rast, parametrat e shfaqur futen në mënyrë sekuenciale në një tabelë pune të përgatitur paraprakisht. Më poshtë është forma e një flete pune të analistit të sistemeve:

Menjëherë pas përfundimit të procedurës së ekzaminimit, tabela plotësohet me karakteristika shtesë: dega teknologjike, funksioni i sistemit, lënda, aspekti, sfondi emocional, etj.

Disa nga treguesit, ata të shënuar me yll, plotësohen gjatë sondazhit, pjesa tjetër - pas. Përmbajtja e hyrjeve është si më poshtë:

numri (me radhë);

agjent (pozicioni i punonjësit që anketohet);

koha gjatë së cilës është kryer procedura;

procedurë (emri i përmbajtjes së një grupi veprimesh elementare të bashkuara nga e përbashkëta e problemit të caktuar që zgjidhet);

informacioni (drejtimi i rrjedhës së informacionit ndërmjet agjentit dhe palës tjetër);

iniciativa (iniciatori i fillimit të kësaj procedure);

pala tjetër (pozicioni i një punonjësi që është në kontakt me subjektin);

marrëdhëniet (duke pasqyruar vartësinë e agjentit dhe palës tjetër, formën e ndërveprimit në këtë procedurë);

problem (përshkrim verbal i problemit që zgjidhet).

Rezultati i anketës para projektit duhet të shfaqet " Raport mbi inspektimin e shprehur të ndërmarrjes", struktura e së cilës jepet më poshtë.

Përshkrim i shkurtër skematik i proceseve të biznesit, për shembull:

blerjen dhe menaxhimin e inventarit;

Menaxhimi i Prodhimit;

menaxher Shitjesh;

menaxhimin e burimeve financiare.

Kërkesat bazë dhe prioritetet e automatizimit.

Vlerësimi i burimeve të klientit të nevojshëm për të mbështetur projektin.

Në këtë punim si ndërmarrje në studim u zgjodh kompania “Zaman-Bank”. Ajo u themelua në vitin 1989 dhe operon në tregun e sektorit bankar, duke ofruar shërbime për persona juridikë dhe individë. Karakteristikat strategjike të bankës janë shpejtësia e shërbimit, një gamë e gjerë ofertash kreditimi, një nivel i lartë përshtatjeje me mjedisin e jashtëm - kulturor, ekonomik, ligjor, teknologjik dhe politik. Banka ndodhet në Kazakistan me zyrën e saj kryesore në Astana.

Një nga fushat prioritare të zhvillimit të bankës është përmirësimi i proceseve ekzistuese të TI-së. Për ta bërë këtë, menaxhmenti vendosi të përdorë ndihmën e kompanive integruese të palëve të treta. Është planifikuar modernizimi i departamentit të IT-së në përputhje me qasjen e shërbimit dhe praktikat më të mira globale, ndërsa ndër prioritetet kryesore në bankë janë përmirësimi i katalogut të shërbimeve dhe zbatimi i plotë i procesit të menaxhimit të aseteve të incidentit dhe IT.

Metodologjia për ekzaminimin e departamentit të IT të bankës

Për të zgjedhur një metodologji anketimi për departamentin e IT të bankës, u analizuan metodat e mëposhtme:

• 1. Analiza e dokumentacionit ekzistues për procesin dhe/ose sistemin e automatizimit. Për ta bërë këtë, kërkohet një paketë e plotë dokumentesh, vendoset një stendë për sistemet ekzistuese të automatizimit dhe bëhet një studim i pavarur i materialeve të marra.
• 2. Intervistimi i punonjësve të klientit. Kompania integruese shkon në faqen e sondazhit dhe kryen intervista për të gjithë elementët kryesorë të punës së departamentit të IT.
• 3. Vëzhgimi. Kompania integruese kryen një anketë në vendin e punës së klientit, duke vëzhguar pjesëmarrësit në proces, se si ata kryejnë funksionet e tyre në proces dhe si punojnë në sistem.
• 4. Kërkesë për informacion - pyetësor. Pyetësorët i dërgohen klientit, pas së cilës punonjësit nga ana e klientit i plotësojnë ato. Më pas, pyetësorët analizohen nga ekipi i projektit nga kompania integruese.
• 5. Kombinimi i metodave të mësipërme.

Udhëtimi në vendin e punës së klientit është i ndërlikuar nga fakti se zyra qendrore e klientit ndodhet në një vend tjetër, për më tepër, vendet e punës janë të shpërndara në disa qytete. Metoda e vëzhgimit u refuzua për shkak të kohës së lartë dhe kostove njerëzore të nevojshme për të aplikuar këtë metodë. Studimi i dokumenteve dhe rregulloreve është një proces i gjatë në një kompani që kërkon një numër të madh burimesh njerëzore. Përdorimi i tij u konsiderua i nevojshëm për zbatimin e projektit, por në fazat e ardhshme u përfshi në planin e projektit. Metoda e anketimit u zgjodh si më efektive për sa i përket kostove të punës, kostove kohore dhe rezultateve të marra.

Anketa e departamentit të IT të bankës u krye duke përdorur një anketë të përdoruesve të sistemeve të informacionit që automatizojnë proceset e TI. Të dhënat janë mbledhur për organizimin aktual të procesit të TI-së që po anketohet në dy faza.

Faza e parë u realizua nëpërmjet komunikimit në distancë me përdoruesit e sistemit: informacioni u grumbullua nëpërmjet pyetësorëve dhe bisedave telefonike. Informacioni i kërkuar u nda në dy kategori:

• · Mbledhja e informacionit në lidhje me strukturën organizative të shërbimit IT të kompanisë:
  • o numri i punonjësve të TI-së;
  • o orari i punës së shërbimit mbështetës;
  • o sistemet aktuale të automatizimit të procesit të TI-së;
• · Mbledhja dhe analiza e dokumentacionit të procesit
• o përshkrimi i proceseve të rrjedhës së punës;
• o skema e udhëzimeve të roleve;
• o raporte mbi efikasitetin e procesit.

Në fazën e dytë u përdor metoda e intervistimit dhe vëzhgimit. Në këtë rast, theksi kryesor u vu në fusha të tilla si:

• · Mbledhja e informacionit për rendin aktual të procesit - intervistimi i pjesëmarrësve të procesit (punonjësit e shërbimit IT). Për këtë qëllim, u krijuan pyetësorë (shih Shtojcën 1), të cilët iu dërguan punonjësve të departamentit të IT të bankës me postë. Bisedat telefonike u zhvilluan edhe në formatin e intervistave duke përdorur pyetësorët e marrë të plotësuar, të cilët përmbanin pyetje për secilin nga komponentët e organizimit të proceseve;
• · Identifikimi i nevojave për proceset e IT dhe sistemet e automatizimit të tyre. Këto përfshijnë menaxhimin e departamentit të IT të bankës dhe aktorë të tjerë të projektit.
• · Njohja me sistemet e automatizimit të përdorura. Ky aktivitet u krye nga inxhinierë të kompanisë së kontraktorit. Në të njëjtën kohë, u hetuan sistemet përkatëse me të cilat është e nevojshme të vendoset integrimi gjatë projektit dhe u mblodhën kërkesat për integrim.

Rezultatet e anketës u regjistruan në raportin e dhënë në dy seksionet e ardhshme të kësaj pune dhe u dakorduan me ekipin e projektit nga kompania.