Cum se efectuează un sondaj înainte de proiect înainte de implementarea sed. Sondaj pre-proiect: exemplu de implementare, raport Chestionar pentru sondaj IT

1. Este necesar să se efectueze o astfel de examinare? Ce va oferi clientului și companiei IT însăși?
2. Care sunt obiectivele anchetei pre-proiect?
3. Care ar trebui să fie rezultatul ei?
4. Ar trebui să fac un sondaj înainte de proiect gratuit sau să percep bani pentru el?
5. Cum să justifice clientului eficiența unei astfel de examinări, va fi capabil să plătească?

Aici, fiecare companie ia o decizie în felul său: cineva consideră, în general, o astfel de examinare nepotrivită („ne vom implica într-o ceartă, apoi vom vedea...”); alții, care o desfășoară în timpul implementării, nu evidențiază această lucrare într-un articol separat; alții o desfășoară ca o etapă independentă a muncii, dar nu percep bani pentru aceasta; Alții consideră pe bună dreptate inspecția înainte de proiect ca fiind un produs comercial separat. Experiența mea de manager și consultant arată că examinarea pre-proiect este o componentă necesară a muncii aproape oricărei companii IT legate de implementarea sistemelor de automatizare. Iar succesul întregului proiect depinde uneori de organizarea și implementarea corectă a acestei etape.

În acest articol voi încerca să răspund la întrebările puse mai sus, bazându-mă atât pe propria practică, cât și pe experiența clienților cu care a trebuit să comunic, introducând tehnologia realizării de la zero a sondajelor pre-proiect.

Necesitatea unei inspecții înainte de proiect

Un inventator vine la comisie și oferă un nou aparat de bărbierit pe stradă.
„Cum funcționează dispozitivul tău?” – îl întreabă membrii comisiei.
„Foarte simplu”, răspunde inventatorul. „Arunci o monedă în fantă, bagi capul în aparat și două lame încep să te rade.”
„Îmi pare rău, colege, dar oamenii au diferite forme ale feței!” - îl mustră membrii comisiei.
„Da”, spune inventatorul, „dar asta doar înainte de primul bărbierit...”

Sarcina principală a oricărei automatizări este menținerea avantajelor competitive unice ale companiei automatizate. Nu putem permite, ca în această glumă, ca după automatizare toate companiile să devină „aceeași persoană”. Prin urmare, dacă dorim să menținem avantajele competitive unice ale afacerii clientului, atunci cu orice modernizare a proceselor de afaceri este necesar să se efectueze un sondaj înainte de proiect.

Desigur, este posibil să se facă o analiză aprofundată a motivelor care determină această nevoie. Acestea ar putea fi costul ridicat așteptat al proiectului, necesitatea de a schimba procesele de afaceri existente din cauza automatizării, includerea în proiectul de lucru a cărui sferă nu poate fi determinată în prealabil etc. Cu toate acestea, amintiți-vă cum într-o poveste foarte instructivă , comandantul a întrerupt raportul generalului despre cauza înfrângerii :

„Înfrângerea noastră a fost cauzată de mai multe motive”, a început generalul. - În primul rând, praful de pușcă era umed...
— E de ajuns, îl opri comandantul.

Situația este similară aici, deoarece pentru a efectua un sondaj înainte de proiect este suficient ca clientul să aibă caracteristici unice de afaceri (și fiecare companie ar trebui să le aibă, altfel pur și simplu nu ar supraviețui pe piață și nu ar lăsa loc concurenților).

Deci, la nivel global, problema necesității pentru acest tip de muncă este rezolvată destul de ușor - acestea trebuie efectuate dacă compania care este automatizată se află pe o piață competitivă.

Ce oferă un sondaj înainte de proiect clientului și companiei IT însăși?

În timpul sondajului de pre-proiectare, clientul poate:

• obțineți o descriere detaliată a proceselor de afaceri existente în companie și comparați afacerea reală cu ideea dvs. despre aceasta;
• optimizarea proceselor de afaceri existente prin utilizarea experienței practice pe care consultanții de la o companie IT au acumulat-o în timpul implementărilor anterioare în companii similare;
• evaluează gradul de conformitate a funcționalității sistemului propus cu procesele reale de afaceri ale clientului;
• evidențiați în timp util avantajele dvs. unice și luați în considerare ele în etapa de implementare a sistemului și nu după punerea în funcțiune;
• clarificați bugetul și calendarul proiectului de automatizare, ținând cont de posibilele modificări ale sistemului pentru a se potrivi cu caracteristicile unice ale proceselor dvs. de afaceri;
• evaluează resursele (atât tehnice, cât și umane) care vor fi necesare în etapa de implementare a sistemului. Planificați în timp util alocarea acestor resurse pentru finalizarea proiectului în intervalul de timp optim și fără a depăși bugetul;
• să evalueze posibilele riscuri care pot afecta calitatea muncii;
• optimizați costurile de implementare a sistemului efectuând, eventual, unele dintre lucrări pe cont propriu;
• obține o evaluare mai precisă a efectului economic și a randamentului investiției.

Beneficiile sondajului înainte de proiect pentru o companie IT:

• creșterea nivelului de satisfacție a clienților prin potrivirea așteptărilor acestuia formate în etapa de pre-vânzare (când vânzătorii oferă un „vis”) cu capabilitățile reale ale sistemului de a susține anumite procese de afaceri;
• clarificarea momentului de implementare a sistemului și a resurselor necesare pentru aceasta, permițând planificarea în avans a alocării acestora;
• identificarea în timp util a avantajelor unice ale clientului pentru a le lua în considerare la configurarea sau modificarea sistemului de automatizare;
• reducerea timpului de implementare și reducerea riscului de a efectua lucrări gratuite. Modificările necesare ale sistemului vor fi efectuate înainte de începerea desfășurării acestuia sau în paralel cu acesta și nu după încheierea etapei de operare de probă, la care sunt de obicei identificate deficiențe. O situație în care o discrepanță în funcționalitate este descoperită în etapa de finalizare a proiectului implică automat lucrări suplimentare neplanificate. În același timp, clientul întâmpină de obicei dificultăți în finanțarea unei astfel de lucrări, iar pentru a finaliza cu succes proiectul, de multe ori trebuie făcut gratuit;
• identificarea riscurilor probabile care pot afecta calitatea și momentul implementării. Furnizarea la timp a măsurilor necesare pentru a minimiza impactul acestor riscuri asupra succesului proiectului;
• obținerea de date care să justifice numărul de licențe și structura proiectului;
• înregistrarea stării actuale a lucrurilor în unitățile automatizate și a parametrilor principali ai activității acestora va face posibilă fundamentarea eficienței utilizării sistemului propus;
• stabilirea de contacte personale între consultanți și principalii executanți ai proiectului ai clientului va simplifica colaborarea acestora în viitor;
• extinderea bazei de cunoștințe (dacă există) asupra principalelor procese de afaceri ale clienților din această industrie.

Desigur, nu toate argumentele în favoarea unui sondaj pre-proiectare sunt enumerate aici, totuși, așa cum arată practica, acest lucru este suficient pentru a convinge clientul de necesitatea acestuia.

Sarcinile principale ale sondajului pre-proiect

Evident, următoarea sarcină cea mai importantă a sondajului pre-proiect este identificarea avantajelor competitive unice ale clientului. După cum arată practica, aproximativ 75% dintre procesele de afaceri utilizate de client coincid cu procesele din companii similare din aceeași industrie, 10% își realizează avantajele competitive unice, iar restul de 15% sunt rezultatul celei de-a doua legi a termodinamicii: ) (o consecință a „creșterii naturale a haosului”) și trebuie rezolvată pe parcursul derulării proiectului. Dar acele 10% competitive, care sunt atât de importante pentru afaceri, trebuie pur și simplu păstrate cu orice automatizare (firesc, cu condiția ca aceste avantaje să poată fi oficializate). Cel mai adesea, această problemă este rezolvată prin configurarea sistemului pentru client, dar uneori serviciile programatorilor sunt necesare pentru a ține cont de caracteristicile unice ale afacerii. Permiteți-mi să observ că aici nu vorbim despre dezvoltarea personalizată, ci despre implementarea sistemelor de automatizare a producției.

Înțelegând cum vor fi susținute avantajele competitive ale clientului, compania IT va putea să evalueze necesitatea și costul îmbunătățirilor produselor, precum și să înțeleagă ce resurse suplimentare pot fi necesare pentru aceasta.

Un obiectiv important al anchetei pre-proiect este de a diagnostica starea mediului IT al clientului, adică de a evalua echipamentul informatic, software-ul, comunicațiile, nivelul de calificare al specialiștilor IT etc. În această etapă, este necesar să înțelegem dacă clientul are suficiente resurse pentru implementarea cu succes a automatizării sistemului. Aici ajungem la o altă sarcină a anchetei pre-proiect - analizarea riscurilor potențiale ale proiectului și descrierea consecințelor probabile ale acestora. În același timp, consultanții nu trebuie doar să documenteze toate riscurile posibile, ci și să ofere clientului modalități de reducere a fiecăruia dintre ele.

Orice CIS implică acumularea de informații despre activitățile operaționale ale departamentelor, astfel încât următorul subiect al anchetei înainte de proiect ar trebui să fie colectarea cerințelor pentru fluxul de documente al departamentelor automatizate.

Informațiile acumulate în sistem vor rămâne greutate moartă dacă nu există posibilitatea de a le analiza, așa că este foarte important în timpul sondajului pre-proiect pentru a afla ce tipuri și forme de raportare nevoile clienților. De obicei, instrumentele de automatizare includ deja un set standard de rapoarte, dar fiecare client își consideră afacerea unică și, prin urmare, necesită un sistem unic de acest fel, implementat, de regulă, folosind un generator de rapoarte special.

Sarcina urgentă a anchetei pre-proiect este de a clarifica bugetul final al proiectului și momentul implementării acestuia, ținând cont de toate datele primite. Aceste termene limită pot fi influențate de o varietate de factori, cum ar fi disponibilitatea personalului de conducere al clientului de a participa la proiect, motivația reprezentanților clientului și ai contractantului, probabilitatea de sabotaj din partea angajaților unităților automatizate, posibila concediere (sau, dimpotrivă, angajare) a unui manager cheie după un timp de la începerea proiectului, insuficiența parcului de calculatoare și a bazei tehnologice existente pentru a atinge toate obiectivele de automatizare, lipsa bugetului pentru achiziționarea echipamentelor necesare. și mult mai mult. Prin urmare, consultantul trebuie să afle în detaliu toate aceste circumstanțe și să le reflecte în raport, inclusiv pentru uz intern. Întocmirea unui al doilea raport - intern vă va permite să reflectați în detaliu toate nuanțele relației și recomandările pentru specialiștii din departamentul de implementare și integrare.

O altă problemă importantă care trebuie rezolvată în etapa studiului pre-proiect este elaborarea de recomandări privind alegerea metodelor de implementare a proiectului. Aici este important să se înregistreze clar care dintre problemele formulate anterior de client nu pot fi rezolvate cu ajutorul sistemului de automatizare propus și să se propună modalități organizatorice sau de altă natură de ieșire din această situație.

Fiecare companie poate adăuga cu ușurință încă o duzină de sarcini pe care ar dori să le rezolve în etapa de sondaj, dar, așa cum arată practica reală, obținerea de răspunsuri la întrebările enumerate mai sus face deja sondajul pre-proiect destul de eficient.

Care este de obicei rezultatul unui sondaj pre-proiect?

• descrierea proceselor de afaceri existente ale clientului;
• o listă a principalelor sarcini care trebuie rezolvate folosind sistemul de automatizare;
• evaluarea proceselor de afaceri ale clientului și recomandări pentru modificarea sau optimizarea activității departamentelor, ținând cont de avantajele oferite de sistemul informațional;
• avantaje competitive unice ale clientului, care trebuie luate în considerare la implementarea sistemului;
• analiza mediului IT existent pentru conformitatea cu cerințele sistemului de guvernanță corporativă, recomandări pentru modificarea acestuia;
• evaluarea lucrărilor privind integrarea CIS în infrastructura IT existentă a clientului;
• descrierea fluxului de documente în departamentele automatizate și cerințele pentru analiză;
• evaluarea riscurilor posibile în timpul implementării proiectului și identificarea măsurilor necesare pentru a minimiza impactul acestora;
• o descriere a dorințelor clientului care nu poate fi implementată în sistemul de control propus și va necesita modificare, o estimare a timpului și costului unei astfel de modificări;
• propunere de implementare a proiectului cu justificarea optiunii propuse, cu precizarea numarului de statii de lucru automatizate necesare clientului si clarificarea bugetului proiectului.

Un document separat al inspecției înainte de proiect ar trebui să fie un program preliminar de lucru, care să includă, printre altele, o listă agreată a persoanelor responsabile (atât de la client, cât și de la antreprenor), domeniile lor de responsabilitate și reglementări de bază pentru interacțiunea dintre lor. Pentru implementarea eficientă a sistemului, se recomandă să se elaboreze reglementări pentru schimbul de informații între angajații clientului și specialiștii companiei IT care efectuează sondajul și, de asemenea, important, să se stipuleze calendarul și procedura de monitorizare a finalizării lucrărilor.

Unele companii (cel mai adesea cele implicate în dezvoltarea personalizată) furnizează clientului un proiect de specificație tehnică la finalizarea examinării pre-proiect.

Faceți un sondaj înainte de proiect gratuit sau percepeți bani pentru el?

Dacă scopul sondajului corespunde sarcinilor descrise mai sus, atunci va necesita deturnarea unor resurse semnificative ale companiei și trebuie neapărat plătit. Acest sondaj pre-proiect este un serviciu de consultanță cu drepturi depline, care permite nu numai evaluarea necesității, calendarul și bugetul de automatizare, ci și optimizarea proceselor de afaceri existente ale clientului.

După cum a arătat practica, serviciile de sondaj înainte de proiect nu sunt greu de vândut dacă compania a implementat tehnologia adecvată și vânzătorii știu clar (și pot explica clar clientului) scopul sondajului și ce beneficii va primi clientul de la aceasta.

Cum se justifică pentru client eficiența inspecției înainte de proiect

Să luăm în considerare potențialele canale de economisire, luând în considerare care pot ajuta la justificarea necesității unui sondaj înainte de proiect.

1. Economisirea resurselor umane și a timpului:
   • la modificarea sistemului pentru a se potrivi avantajelor competitive unice ale clientului în stadiul inițial de implementare și nu după punerea în funcțiune comercială;
   • în etapa de integrare a sistemului în infrastructura IT a clientului, datorită faptului că toate informațiile despre starea mediului IT al întreprinderii și nuanțele integrării sunt clarificate înainte de începere și nu în timpul implementării;
   • datorita alocarii la timp a resurselor materiale si umane atat de la antreprenor cat si de la client;
   • prin evaluarea timpurie a posibilelor riscuri care ar putea afecta procesul de implementare a sistemului și dezvoltarea măsurilor necesare pentru a minimiza consecințele negative ale acestora.
     Orice întârziere în derularea proiectului are ca rezultat costuri suplimentare serioase pentru client, care pot fi destul de ușor de calculat în fiecare caz specific.
2. Reducerea posibilă a costurilor de implementare:
   • prin identificarea serviciilor și lucrărilor pe care clientul le poate efectua singur;
   • prin ajustarea termenelor de finalizare a unor lucrări după clarificarea intensităţii lor reale de muncă.
3. Creșterea eficienței sistemelor de informații corporative și a productivității angajaților prin optimizarea proceselor de afaceri ținând cont de caracteristicile unice ale clientului.
4. Refuzul de a utiliza un sistem automat dacă în etapa inspecției pre-proiectare se dovedește că acesta nu va rezolva problemele clientului sau modificarea acestuia va fi prea costisitoare.
   În practica mea, a existat un caz în care unui client cu procese de afaceri foarte specifice, pe baza rezultatelor unui sondaj pre-proiect, i s-a recomandat să nu implementeze un CIS, ci să facă schimbări organizaționale și să optimizeze tehnologia pentru lucrul cu clienții săi. , deoarece efectul implementării sistemului (a fost necesară o modificare costisitoare) nu a plătit ar fi costuri. Drept urmare, clientul a economisit zeci de mii de dolari, iar sondajul pre-proiect a dat roade doar prin creșterea eficienței departamentului, care, la recomandarea consultanților, a schimbat tehnologia de lucru a angajatului.

Absența unei etape de sondaj pre-proiect duce în majoritatea cazurilor la o întârziere semnificativă în implementarea proiectelor și la o creștere a costului acestora din cauza problemelor atât organizaționale, cât și tehnice care apar în timpul implementării. Adesea, astfel de proiecte se termină cu un eșec total. Potrivit unui studiu Standish Group, aproape o treime din cele 2,5 mii de proiecte IT pe care le-au analizat nu numai că au fost nereușite, dar nu au fost deloc finalizate. În Rusia, astfel de date sunt mult mai dificil de obținut, dar sunt sigur că ponderea implementărilor nereușite nu va fi mai mică.

Prin urmare, dacă o companie de consultanță nu dorește să aibă proiecte nerealizate în palmaresul său, atunci trebuie pur și simplu să efectueze un sondaj înainte de proiect al afacerii clienților. Este mai bine să refuzi contractul în faza inițială decât să te blochezi în muncă și să ajungi cu o pată pe reputația ta.

Sondajul de informare este o etapă importantă în optimizarea instituțiilor de învățământ preșcolar și implementarea EDS. La urma urmei, calitatea deciziilor luate pentru optimizarea proceselor și dezvoltarea cerințelor pentru funcționalitatea EDMS depinde direct de informațiile primite și de calitatea prezentării acesteia.

În acest sens, este necesar să se respecte principiul principal al sondajului - obținerea de informații complete, fiabile și actualizate despre procesele care sunt planificate a fi automatizate.

Sondaj înainte de proiect

Din punctul de vedere al unei companii de consultanță care își oferă serviciile pe piața de consultanță și implementare EDMS, i.e. implementarea unui EDMS pentru un analist este extern proiect, sondajul pre-proiect este considerat ca parte a metodologiei de vânzări (ca una dintre fazele „pre-vânzare”). Cu toate acestea, cea mai mare parte a muncii în această etapă este efectuată de analist, precum și în etapa de analiză prevăzută de metodologia de implementare. Din acest motiv, ancheta pre-proiect este de asemenea considerată ca parte a metodologiei de implementare.

Efectuarea unui sondaj înainte de proiect poate fi, de asemenea, utilă pentru analiștii care efectuează lucrări privind implementarea EDMS, ca intern proiect de întreprindere (organizație), adică analistul este un angajat al companiei în care este implementat EDMS.

Schema rezultatelor anchetei pre-proiect

Goluri sondajul pre-proiect sunt:

• obținerea de informații generale despre obiectul implementării EDMS;
• definirea obiectivelor de implementare;
• identificarea cerințelor cheie generale pentru EDMS și limitele proiectului;
• determinarea stării generale a organizării fluxului de documente și a muncii de birou;
• identificarea utilizatorilor principali (funcționari, manageri etc.);
• determinarea nivelului general de complexitate al unui proiect potențial;
• evaluarea nevoilor de migrare a datelor și integrare cu alte programe software;
• colectarea de informații necesare pregătirii unei Propuneri Comerciale eficiente și câștigătoare [dacă lucrarea este efectuată de o firmă externă obiectului de implementare].

Pentru a obține informațiile necesare despre proiect, se efectuează sondaje și interviuri ale utilizatorilor principali (Client, manager de proiect, șefi de departamente, utilizatori principali).

Exemple de întrebări din chestionar, ale căror răspunsuri vă vor permite să obțineți informații primare de la Client și viitorii utilizatori ai EDMS, sunt prezentate în secțiunea „Întrebări pentru chestionare și interviuri”.

Ca urmare Inspecția înainte de proiect se efectuează:

• evaluarea volumului de muncă necesar pentru implementarea EDMS;
• întocmirea unui raport privind sondajul pre-proiect;
• pregătirea și demonstrarea unui prototip de soluție (dacă este necesar);
• pregătirea unei propuneri comerciale.

1. Obiectivele și obiectivele implementării EDMS;
2. Limitele proiectului de implementare a EDMS;
3. Alte informatii primite.

După efectuarea unui sondaj înainte de proiect, devine posibil să se estimeze cantitatea de muncă analitică și tehnică care va trebui efectuată, precum și ce rezultate ar trebui obținute.

Ca urmare, este elaborat un document care conține o descriere a cerințelor de bază pentru EDMS, limitele proiectului și alte informații identificate. În cazul în care sondajul de informare este realizat de o organizație externă Clientului, se pregătește și un prototip de soluție pentru demonstrație către Client (dacă este necesar) și o propunere comercială.

În această etapă, pe baza informațiilor primare primite, Managerul de Proiect (PM) întocmește un plan de lucru de bază, o structură ierarhică de lucru (WBS) și o Carta de proiect. În această etapă, poate avea loc și selecția platformei pe care va fi dezvoltat EDMS.

Sondaj și analiză a informațiilor

Folosind rezultatele Sondajului pre-proiect ca punct de plecare, Sondajul de informații clarifică informațiile obținute anterior, examinează și descrie procesele de afaceri existente („așa cum sunt”) și propune procese viitoare de afaceri optimizate („a fi”). așa cum ar trebui să fie”) și, de asemenea, descrie toate modificările necesare în sistem pentru a susține aceste procese de afaceri și interfețe EDMS.

Schema rezultatelor anchetei de informare

Goluri ancheta de informații sunt:

• studiul și descrierea precisă a proceselor de afaceri care urmează să fie automatizate;
• definirea și descrierea modificărilor sistemului, interfețelor, incl. interfețe cu sisteme externe și mijloace de transfer de date din programele existente care trebuie dezvoltate și implementate pe parcursul proiectului;
• elaborarea specificațiilor tehnice (TOR);
• elaborarea de recomandări pentru reinginerirea (optimizarea) fluxurilor de documente și organizarea fluxului de documente și a muncii de birou.

Scopul acestei etape este de a identifica cerințele Clientului pentru rezultatele implementării, prin urmare este necesară o colaborare strânsă între Client, principalii utilizatori și Analist pe toată durata etapei de cercetare și analiză a informațiilor. De obicei, Sondajul Informațional este următorul pas după Sondajul Pre-Proiect și implică o examinare detaliată a tuturor domeniilor de afaceri care vor fi afectate în timpul proiectului, mai degrabă decât simpla identificare a principalelor domenii funcționale și a „aplicațiilor ucigașe”, așa cum se face în timpul anchetei pre-proiect.

Pentru a obține informațiile necesare, se realizează sondaje și interviuri ale utilizatorilor principali (Client, manager de proiect, șefi de departamente, utilizatori principali) similar studiului pre-proiect, dar la un nivel mai detaliat. Exemple de întrebări din Chestionar, ale căror răspunsuri vă vor permite să obțineți informații de la Client și viitorii utilizatori EDMS, sunt prezentate în secțiunea „Întrebări pentru Chestionare și Interviuri”.

rezultate munca este reflectată în documentul „Cerințe funcționale” (FR) sau Raport, sau în termeni de referință (în funcție de complexitatea proiectului).

Documentul final trebuie să conțină:

1. Cerințe funcționale pentru EDMS;
2. Descrierea interfețelor EDMS;
3. Descrierea proceselor de afaceri;
4. Recomandări pentru reinginerirea (optimizarea) fluxului de documente;
5. Alte informații obținute în timpul sondajului și analizei.

Ca urmare a muncii depuse pentru organizarea eficientă a muncii de birou și a fluxului de documente și a deciziei luate de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor, echipa de proiect formulează cerințe pentru sistemul automatizat, întocmește o listă a proceselor care urmează a fi automatizate, determină prioritățile și succesiunea automatizării acestora.

După stabilirea scopurilor, obiectivelor și limitelor proiectului pentru implementarea EDMS, începe lucrul la dezvoltarea și implementarea unui sistem automat de gestionare a documentelor electronice.

Pentru a automatiza eficient lucrul cu documente, se recomandă:

1. Faceți o listă cu cele existente tipuri de documente In organizatie
2. Do examinarea fiecărui tip document (vezi mai jos)*
3. Compune lista angajatilor responsabili pentru crearea documentelor (cine creează ce tipuri de documente)
4. Compune lista angajaților care vizitează, semnează, aprobă documente (cine, ce tipuri de documente; condițiile în care este necesară viza, semnătura)
5. Pe baza acestor liste creați un traseu general trecerea documentelor cu condiții de trecere - algoritm (Operogramă sau Schema de flux de documente grafice)
6. Determinați necesarul documente contabile(rapoarte): condiții pentru crearea rapoartelor și formularele acestora
7. Stabiliți ce tipuri de documente trebuie puse sub control (determinați termenele limită, formele de notificare, forma cardului de control, condițiile de scoatere de sub control)
8. Pe baza sondajelor întocmește instrucțiuni pentru învățământul preșcolar daca este necesar
9. Creați o listă de cazuri(indicând perioadele de depozitare și principiile de formare a carcasei) dacă este necesar
10. Realizați o listă care să reflecte mecanismul de accesare a diferitelor tipuri de documente (în funcție de poziție)

Examinarea fiecărui tip de document:

• descrieți tehnologia de documentare (compilare): un set de detalii, locația acestora, metode de completare (dacă este necesar);
• descrieți formele cardurilor de înregistrare și control (RCC): setul și aranjarea câmpurilor din card;
• arata conditiile de circulatie a documentelor (disponibilitate semnaturi, vize, cecuri etc.);
• arătați o diagramă de flux a documentelor (traseu) sau o listă a principalilor giratori, semnatari etc.;
• descrieți metoda de înregistrare, codurile care sunt atribuite diferitelor tipuri de documente

Întrebări pentru chestionare și interviuri

Aici sunt enumerate întrebări care pot fi folosite în chestionare sau la intervievarea utilizatorilor atunci când se efectuează un sondaj asupra obiectului implementării EDMS. Întrebările sunt consultative. Nu există cerințe clare pentru realizarea unui sondaj, așa că Analistul trebuie să fie creativ în obținerea informațiilor necesare, structurarea acesteia și afișarea acestora.

Necesita automatizarea procesului de gestionare a documentelor:

1. Care sunt obiectivele pe termen lung și pe termen scurt ale implementării sistemului?
2. Care sunt principalele criterii pentru succesul unui proiect de implementare a unui sistem de management al documentelor?
3. În ce interval de timp este de dorit implementarea sistemului? Care sunt motivele acestor termene limită?
4. Cine este principalul inițiator al proiectului: în interesul cărui departament sau manager (manager) este planificată implementarea sistemului?
5. Cine sunt principalii clienți ai EDMS (care divizii) și principalii participanți ai EDMS?
6. Când implementați sistemul, planificați o tranziție completă sau parțială la tehnologia fără hârtie pentru munca de birou și fluxul de documente? Descrieți cum îl vedeți.
7. Există planuri de utilizare a sistemelor de protecție a informațiilor criptografice și de semnătură digitală electronică (CIPF și EDS)? Dacă DA, vă rugăm să indicați numele sau tipul sistemelor prioritare.
8. Prelucrare, ce tipuri de documente, formate și tipuri sunt planificate să fie automatizate de către sistem?
8.1. Descrieți pe scurt parametrii principali ai fiecăruia dintre ei, indicați diferențele.
8.2. Stabilește-ți prioritățile
9. Câte stații de lucru sunt planificate să fie instalate simultan?
10. Câte locuri de muncă sunt planificate să fie conectate la sistem în cele din urmă (în total)?
11. În ce departamente este planificată implementarea EDMS?
12. Descrieți principalele responsabilități funcționale ale departamentelor - principalii participanți ai EDMS.

Probleme organizatorice:

13. Există specialiști tehnici care vor conduce proiectul în numele Clientului?
14. Există specialişti în instituţiile de învăţământ preşcolar care vor conduce proiectul în numele Clientului?

Întrebări despre educația preșcolară:

15. Există prevederi, instrucțiuni, regulamente sau alte documente normative aprobate care reglementează munca cu documente (descrieri ale regulilor de lucru de birou și fluxul documentelor)?
15.1. Cât de maturi și de relevanți sunt?
15.2. Există vreun plan pentru a le schimba?
15.3. Dacă astfel de documente există, vă rugăm să le furnizați pentru analiză.
16. Dacă nu există astfel de reguli (regulamente, instrucțiuni, metode) sau nu sunt relevante, este necesară efectuarea unui sondaj, descriere și optimizare a proceselor existente?
16.1. Există o înțelegere a necesității și oportunității unor astfel de acțiuni?
16.2. Sau există planuri de automatizare a proceselor „ca atare”?
16.3. Dacă sondajul și optimizarea vor fi efectuate, atunci definiți zonele sondajului, obiectivele și criteriile de optimizare.
17. Cum se fac actele?
17.1. Centralizat;
17.2. Descentralizat;
17.3. Amestecat.
18. Ce departament sau angajat este responsabil pentru lucrul cu documentele?
19. Cine în companie organizează munca cu documente (care departament)?
20. Ce funcții (procese, lucru) trebuie automatizate pentru aceste tipuri de documente? Descrie-le (pe scurt)
21. Care este volumul aproximativ al fluxului de documente pe an/lună pentru fiecare tip de document specificat?
22. Enumerați tipurile de documente pentru care sunt utilizate formulare și șabloane, lucru cu care este planificat să fie automatizat?
23. Ce forme de contabilitate și înregistrare se folosesc pentru fiecare tip de document? Descrieți structura acestora, regulile de completare, regulile de generare a numerelor de înregistrare.
24. Ce documente necesită un control suplimentar? Descrieți caracteristicile și cerințele de control ale acestora.
25. Ce tipuri și tipuri de raportare trebuie implementate pentru fiecare tip de document?
26. Tipuri de lucrări efectuate pe fiecare tip de document. Modificări care apar într-un document în timpul unui proces de afaceri.
27. Descrieți responsabilitățile postului pentru procesarea documentelor ale angajaților care sunt participanți la fluxul de documente.
28. Descrieți tehnologia existentă pentru lucrul cu documente într-o organizație sau departament:
28.1. procedura de transmitere, procesare și înregistrare a documentelor primite;
28.2. procedura prin care conducerea examinează documentele primite și emit rezoluții;
28.3. structura rezoluției;
28.4. procedura de depunere a documentelor pentru control;
28.5. tipuri de control;
28.6. termenele limită;
28.7. lista documentelor a căror executare este supusă controlului;
28.8. tehnologia de control al execuției documentelor;
28.9. procedura de înregistrare a documentelor primite pentru execuție în diviziile structurale;
28.10. procedura de scoatere a documentelor de sub control;
28.11. procedura de revizuire a proiectelor de documente de către conducere, aprobarea acestora de către diverse departamente și aprobarea acestora;
28.12. procedura de înregistrare și procesare de transmitere a documentelor de ieșire;
28.13. procedura de elaborare a documentelor interne;
28.14. organizarea depozitării documentelor în divizii structurale şi în arhiva centrală a organizaţiei.
29. Ce trebuie schimbat în lucrul cu documentele?
30. Ce forme de contabilitate și înregistrare se folosesc pentru fiecare tip de document?
30.1. Descrieți structura și regulile de umplere (dacă există).
30.2. Reguli pentru generarea unui număr de înregistrare
31. Ce tipuri și tipuri de raportare trebuie implementate pentru fiecare tip de document?
31.1. rapoarte curente de birou;
31.2. rapoarte finale de birou;
31.3. rapoarte biroului de statistică;
32. Abilitatea de a stabili și urmări conexiuni între documente

Întrebări despre stocarea arhivelor:

33. Există o arhivă ca unitate structurală?
34. Cine este responsabil pentru stocarea promptă a documentelor?
35. Există instrucțiuni pentru păstrarea documentelor? Dacă aveți documente de reglementare, vă rugăm să le furnizați.
36. Este elaborat Nomenclatorul de cazuri (în fiecare an)?
37. Care unitate (funcționar) este responsabilă de întocmirea și aprobarea Nomenclatorului de cauze consolidat.
38. Există o examinare a valorii documentelor și distrugerea documentelor?
39. Există un aparat științific de referință? Cine o conduce? Descrieți structura acestuia.
40. A fost elaborată o politică de acces la documente, în special la cele confidențiale?
41. Există planuri de transfer al arhivei documentelor „de hârtie” în sistem?
41.1. Vă rugăm să indicați cantitatea aproximativă, formatul și tipurile de documente.
41.2. Arhiva documentelor este distribuită geografic? Dacă DA, unde sunt locațiile de stocare a documentelor?
41.3. Specificați intervalul de timp necesar pentru transferul informațiilor către sistem.
42. Ce reguli se aplică pentru anularea documentelor în dosare, transferarea lor în arhivă, care sunt standardele de stocare?
43. Reguli de lucru cu Nomenclatorul de cazuri al diviziei, structura acestuia și organizarea stocării documentelor în divizie, lucru cu care este supus automatizării.

Descrierea structurii organizatorice:

Pentru a efectua o evaluare inițială a cerințelor, sunt necesare informații despre structura organizatorică a companiei. Descrierea structurii organizatorice trebuie să fie o diagramă (în Visio, ARIS sau alt format similar). De asemenea, este posibilă o descriere text. Diagrama (sau descrierea textului) a structurii organizaționale ar trebui să reflecte:

44. Lista organizațiilor de nivel superior (societate de management, listă de complexe, sucursale, persoane juridice individuale (de exemplu, birouri ale companiei), etc.), inclusiv:
44.1. numele organizațiilor;
44.2. localizarea geografică a organizațiilor;
44.3. relațiile dintre organizații (ierarhie);
44.4. sferele de activitate ale organizatiilor.
45. Structuri organizaționale ale organizațiilor de nivel superior, care ar trebui să cuprindă:
45.1. structura diviziilor;
45.2. interrelațiile dintre departamente;
45.3. funcțiile departamentelor;
45.4. domeniile de responsabilitate ale departamentelor.

În primul rând, ne interesează informații despre unitățile structurale care vor fi implicate în implementarea sistemului electronic de management al documentelor.

Infrastructura IT a organizației:

46. ​​​​Ce suport tehnic este disponibil: caracteristici server, site-uri client?
47. Sistemul(ele) informatic sunt utilizate în prezent pentru a automatiza sarcinile curente?
47.1. Dacă DA, ce caracteristici include?
47.2. Cu ce ​​sunteți nemulțumit/problemele actuale?
47.3. Există planuri de înlocuire totală sau parțială?
47.4. Migrarea datelor: cum este planificat transferul informațiilor acumulate:
- nu poate fi tolerat
- transporta cu mana,
- transfer automat.
47,5. Dacă intenționați să transferați automat date „vechi” într-un sistem nou, este necesar să furnizați informații despre structură și formatele de stocare și să formulați cerințe pentru conversia datelor.
48. Este necesară integrarea cu alte sisteme?
49. Care este configurația tipică a stațiilor de lucru client (procesor, RAM, sistem de operare etc.)?
50. Există o listă de software standard instalat pe computerele de birou? Dacă DA, vă rugăm să furnizați această listă.
51. Care sunt caracteristicile hardware-ului serverului de bază?
52. Angajații companiei folosesc e-mailul corporativ în munca lor zilnică? Ce server de mail si ce client folosesti?
53. Specificați versiunea și dezvoltatorul software-ului serverului de e-mail corporativ.
54. Care este topologia rețelei dvs.:
1.1. Rețeaua locală se bazează pe un domeniu Windows NT?
1.2. Câte stații de lucru sunt în rețeaua locală?
1.3. Există o distribuție teritorială a rețelei? Daca exista:
1.3.1. Care este distribuția posturilor de lucru între filiale (birouri)?
1.3.2. Care este capacitatea canalelor de comunicare între segmentele de rețea?
55. Există un server de fișiere dedicat conceput pentru stocarea documentelor? Care este volumul estimat de documente stocate pe acest server?
56. Există o strategie pentru stocarea informațiilor nestructurate (PC-uri, servere de fișiere dedicate, subsisteme de stocare etc.)
57. Care este volumul mediu de documente stocate pe stațiile de lucru ale clientului?
58. Ce sisteme informatice corporative (CIS) sunt utilizate la întreprindere?
59. Există SGBD-uri licențiate și cum sunt ele utilizate? Indicați dezvoltatorii și versiunile SGBD utilizate în întreprindere.
60. Sunt utilizate serviciile de director pentru a identifica utilizatorii? Dacă DA, vă rugăm să indicați care dintre ele.
61. Există un serviciu de asistență tehnică pentru utilizatori (helpdesk)? Există reglementări pentru acest serviciu?
62. Câți angajați are departamentul de tehnologie a informației (departament, departament)? Care sunt principalele sarcini pe care le rezolvă această unitate?
63. Indicați sistemele cu care ar trebui integrat sistemul de management al documentelor.
64. Indicați raportul aproximativ al angajaților care au acces la documente pentru revizuire doar la numărul de angajați care au dreptul de a modifica și efectua anumite acțiuni.

Cerințe pentru EDMS:

65. Enumerați și descrieți ce cerințe funcționale pentru noul sistem considerați cele mai importante.
66. Compoziția atributelor fiecărui card de document:
- Nume
- Descriere
- Etichetă pe formular (nume pe formular)
- Tipul de date
- Metoda de completare (manual, dintr-un director, ...)
67. Căutare documente după atributele cardurilor de înregistrare Lista detaliilor cardului de căutare
68. Necesitatea creării unui istoric al lucrului cu documente, urmărirea progresului execuției și a procesului de aprobare etc.
69. Filtre necesare în sistem
70. Solicitări de informații pe care sistemul trebuie să le satisfacă

Ne propunem oficializarea informațiilor obținute în urma sondajului în formular operograme sau în formă algoritm. Ca exemplu, ne propunem să luăm în considerare ciclul de viață al comenzilor pentru activitățile de bază. Tehnologia de lucru cu acest tip de document este cea mai unificată și poate fi utilizată la diferite întreprinderi.

Exemple de proces de lucru cu un document

Ne propunem oficializarea informațiilor obținute în urma sondajului sub forma unei operograme sau sub forma unui algoritm. Ca exemplu, ne propunem să luăm în considerare ciclul de viață al comenzilor pentru activitățile de bază. Tehnologia de lucru cu acest tip de document este cea mai unificată și poate fi utilizată la diferite întreprinderi.

Operagrama ciclului de viață al unei comenzi pentru activitatea principală

Click pe imagine pentru a o mari

Algoritm pentru procesarea comenzilor pentru activitățile de bază

Dezvoltarea cerințelor funcționale

Pe baza informațiilor enumerate mai sus, analistul dezvoltă cerințe funcționale pentru EDMS sau termeni de referință pentru dezvoltarea EDMS. În special, Analistul trebuie să întocmească cerințe privind formatul și alcătuirea cardurilor de înregistrare și control (setul și aranjarea câmpurilor în card, metodele de completare a EDMS etc.), rutele de circulație a documentelor și alte cerințe necesare pentru înființarea și dezvoltarea EDMS.

Automatizarea muncii și, în consecință, stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea software-ului ar trebui să fie efectuate în prezența documentelor de reglementare care reglementează munca cu documente: instrucțiuni, reglementări, registre de formulare etc.

În absența unor astfel de documente, este necesar să se elaboreze document(e) care să stabilească regulile de bază pentru lucrul cu documente, lucru cu care este planificat să fie automatizat.

Documentație

În timpul examinării se întocmește următoarea documentație:

1. Raport de anchetă de informații (model de infologie)

Scop:
Înregistrarea informațiilor obținute în timpul sondajului, intervievarea angajaților Clientului în vederea elaborării specificațiilor tehnice pentru crearea și configurarea unui sistem automatizat

Include:

• Descrierea caracteristicilor generale ale Clientului;
• Descrierea structurii organizatorice;
• Descrierea echipamentelor tehnice;
• Descrierea proceselor de afaceri care vor fi automatizate;
• Descrierea cerințelor utilizatorilor;
• Recomandări pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri.

2. Termeni de referință pentru crearea unui sistem automatizat (model de date)

Scop:
Elaborarea cerințelor tehnice pentru funcționalitatea sistemului automatizat și arhitectura acestuia

Include Descriere:

• AWS;
• funcțiile sistemului;
• atributele cardului;
• interfețe;
• carti de referinta;
• butoane de acțiune;
• termeni de notificare;
• alte cerințe tehnice pentru EDMS.

Secțiunile de documentație descrise mai sus pot fi adăugate și modificate după cum este necesar. elaborarea documentației este un proces creativ și depinde și de profesionalismul analistului care elaborează aceste documente.

În prezent, există o dezvoltare și implementare rapidă a tehnologiilor informaționale nu numai în agențiile guvernamentale, ci și în multe întreprinderi rusești, iar succesul implementării în sine depinde de care va fi abordarea implementării EDMS, cât de bine va fi. planificat.

Pe măsură ce afacerea crește, crește și volumul documentației pe hârtie. Și atunci când numărul de documente procesate depășește o valoare de prag, procesele de lucru cu documente scapă de sub control, încetează să fie gestionabile și, ca urmare, încep să încetinească dezvoltarea întreprinderii, apoi importanța implementării unui EDMS iese la iveală. În acest moment, multe companii se confruntă cu o problemă numită „de unde să încep”.

Procesul de implementare a EDMS în practică globală și națională de succes include următoarele etape:

1. Sondaj de informare.
   1. Intervievarea.
   2. Întrebarea.
2. Analiza datelor colectate.
3. Formarea cerințelor tehnice și funcționale pentru EDMS.
4. Monitorizarea pieței EDMS și organizarea unei licitații.
5. Testarea versiunii demo.
6. Încheierea unui acord.
7. Elaborarea reglementărilor pentru EDMS.
8. Instalare și configurare software.
9. Instruirea utilizatorilor EDMS.
10. Testarea software-ului cu utilizatorii.
11. Eliminarea erorilor identificate în timpul testării sistemului.
12. Operare industrială.

De ce să nu te descurci fără un sondaj de informare?

De ce este atât de important să facem un sondaj de informare? Se crede că un sondaj pre-proiect de înaltă calitate garantează 80% succes al implementării EDMS. La urma urmei, permite:

• obține un „portret” mai clar al organizației: misiunea acesteia, domeniile de activitate; Structura companiei; funcțiile diviziunilor (și interacțiunea lor) prevăzute în dispozițiile privind diviziunile structurale; principalele procese de afaceri;
• determina starea generală a organizării muncii de birou la întreprindere;
• determinarea fluxurilor de informații și documentație (inclusiv tipurile de documente utilizate);
• identifică și ține cont de riscuri și modalități de depășire a acestora la implementarea sistemului;
• stabilirea scopului implementării;
• determina sarcinile și funcțiile pe care EDMS va trebui să le îndeplinească ulterior;
• identificarea utilizatorilor EDMS;
• învață și descrie procesele de afaceri existente (care urmează să fie automatizate), etc.

Puteți obține răspunsuri la întrebările de mai sus prin studiu independent al informațiilor generale despre obiectul implementării EDMS. Acest lucru ajută la pregătirea pentru intervievarea management și specialiști cheie. Și analiza rezultatelor interviului vă va ajuta să vă dezvoltați chestionar cu întrebări mai detaliate pentru o gamă mai largă de oameni. Astfel, fiecare etapă a examinării vă permite să vă scufundați mai adânc în problemă și să obțineți ca rezultat o descriere din ce în ce mai detaliată a problemei.

Numai prin înțelegerea nevoilor reale ale întreprinderii se poate determina ce funcții ar trebui să îndeplinească EDMS. Apoi, aspectul său va putea optimiza munca oamenilor și nu o vor percepe ca pe a cincea roată a unui cărucior.

Până la începutul sondajului, fabrica noastră de procesare a cărnii avea un grup de birouri distribuite geografic, o structură complexă a întreprinderii și un volum mare de flux de documente pe hârtie, ceea ce a dus la un flux necontrolat de documente împrăștiat, încălcarea termenelor de aprobare și execuție, precum și pierderea documentelor.

Odată cu creșterea volumelor de producție și creșterea sarcinilor rezolvate de întreprinderea noastră, cantitatea de documentație de management și alte documente elaborate, primite și trimise a crescut, iar rolul disciplinei performanței a crescut și el. În legătură cu atingerea unui nou nivel al fabricii de procesare a cărnii, conducerea întreprinderii a decis introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS), care permite automatizarea lucrărilor nu numai cu documente organizatorice și administrative (comenzi, corespondență etc.), dar de asemenea unele procese de afaceri însoţite de prelucrarea şi executarea documentelor.

În acest scop, s-a format o echipă din specialiști din diviziile structurale cheie ale întreprinderii. Directorul adjunct al instituției de învățământ preșcolar, autorul acestui articol, a fost numit în fruntea acestui proiect.

Intervievarea

Am decis să implementăm EDMS în etape. Prima etapă a anchetei de informare, „vizibilă” pentru echipă, a fost realizarea - sondaj al primei linii de manageri și participanți cheie în procesele de afaceri care vor lucra în EDMS, adică vor fi utilizatorii săi. Acest sondaj trebuie să includă în mod necesar manageri și experți în materie ai unităților structurale interesate, care își vor putea exprima dorințele și comentariile.

Înainte de începerea acestei etape, directorul adjunct pentru învăţământul preşcolar a fost întrebări pregătite, ale căror răspunsuri ar putea da o idee despre problemele în organizarea muncii cu documente.

A fost întocmită o listă a viitorilor respondenți, care includea aproximativ 30 de persoane (acesta șefii de departamente, adjuncții acestora și specialiștii responsabili cu crearea documentelor, avizarea, semnarea și aprobarea acestora). A fost convenită o întâlnire separată cu fiecare persoană, în timpul căreia a fost mai întâi conturat scopul conversației personale, apoi a avut loc un dialog, al cărui „program” a fost o listă pre-preparată de teze și întrebări (vezi Exemplul 1) . Pentru confortul efectuării și analizei interviurilor, puteți înregistra conversația pe un înregistrator de voce. Dar este mai bine ca participantul la sondaj să nu știe că are loc o înregistrare, deoarece majoritatea oamenilor se pierd când văd un reportofon.

Exemplul 1

Pregătirea pentru realizarea interviurilor ca parte a unui sondaj al unei fabrici de procesare a cărnii pentru implementarea EDS

Restrângeți afișarea

La întâlnirea cu fiecare respondent, adjunctul instituției de învățământ preșcolar la începutul conversației a subliniat în detaliu:

1. Scopul sondajului:

„Inspectarea stării muncii de birou și a fluxului de documente, înțelegerea proceselor de afaceri existente care ar trebui automatizate și ale căror activități sunt însoțite de procesarea și executarea documentelor.”

2. De ce trebuie compania noastră să implementeze un EDMS:

„Scopul EDMS este de a îmbunătăți calitativ procesul de lucru cu documente pentru manageri și specialiști în materie la toate nivelurile și pentru a reduce timpul de lucru de rutină cu documente.”

3. Ce avantaje oferă EDMS, de exemplu:

„Sistemul vă permite să reduceți timpul petrecut căutând documentul solicitat, vă permite să aveți acces la o bază de date comună de documente cu diferențiere a drepturilor de utilizator, puteți lucra în sistem de la distanță, puteți lucra cu un document în comun de mai mulți utilizatori, aprobă documente rapid și ușor, automatizează înregistrarea și distribuirea documentelor, organizează controlul executării comenzilor și documentelor (activitățile de management devin transparente), este posibilă semnarea documentelor în sistem folosind o semnătură electronică, organizarea lucrului cu contracte, integrarea EDMS cu alte programe utilizate de organizație și reduce costurile de întreținere a arhivei.”

1. Ce probleme întâmpinați când lucrați cu documente?
2. Ce ați dori să îmbunătățiți, îmbunătățiți, schimbați în organizarea muncii cu documente?
3. Cât de rapid și eficient sunt livrate documentele?
4. Unde sunt, în opinia dumneavoastră, zonele slabe care cauzează probleme în lucrul cu documentele?
5. Formularele de documente existente sunt convenabile de utilizat?
6. Cât timp durează procesarea unui document? Această întrebare ar trebui pusă în legătură cu fiecare tip de document care este prezent pe scară largă în procesele de afaceri ale organizației.
7. Care este volumul fluxului de documente în zona dvs. de lucru?

Procesul de interviu a fost afectat de ocupația participanților la sondaj, ceea ce a afectat momentul efectuării sondajului și, de asemenea, a demonstrat că angajații au subestimat importanța proiectului.

În urma analizei informațiilor culese în timpul interviului s-a format un tabel, prezentată în Exemplul 2. A ajutat la structurarea informațiilor primite și la tragerea concluziilor necesare, care sunt bine reflectate în aceasta.

Exemplul 2

Sistematizarea informațiilor obținute în timpul interviului

Restrângeți afișarea

Pe baza rezultatelor interviului, au fost identificate următoarele procese de afaceri care necesită automatizare de către EDMS în primul rând:

• gestionarea contractelor;
• coordonarea facturilor pentru plata;
• coordonarea documentelor organizatorice si administrative:
• controlul asupra executării instrucţiunilor (rezoluţiilor).

Interviul a făcut posibilă pregătirea terenului pentru interogare, ceea ce necesită o mai mare acuratețe în furnizarea de răspunsuri la întrebări.

Chestionar

Scopul sondajului a fost de a obține informații mai detaliate (exacte) despre starea actuală a fluxului de documente și a muncii de birou la întreprindere. Participanții la sondaj erau șefi de unități structurale și experți în domeniu, care urmau să devină apoi utilizatori ai EDMS. Sondajul a fost realizat în lipsă, ceea ce a însemnat completarea chestionarului în absența cercetătorului.

Chestionarul a constat din trei părți (vezi Exemplul 4):

1. Partea introductivă - sarcina sa principală a fost să încurajeze respondentul să dea răspunsuri la întrebările puse. Au fost descrise scopul și obiectivele studiului, semnificația rolului respondentului; instrucțiuni pentru completarea chestionarului.
2. Partea principală conține întrebări cu o formulare simplă, iar exhaustivitatea și cantitatea acestora depind de scopul dorit (întrebările din chestionarul eșantion din Exemplul 4 sunt consultative și pot diferi de întrebările optime pentru sondajul întreprinderii dvs.; le puteți utiliza ca punct de plecare). eșantion pentru elaborarea propriului chestionar).
3. Partea finală - aici i s-a oferit intimatului o garanție de confidențialitate a părerii pe care și-a exprimat-o; a fost exprimată recunoștința pentru participarea la studiu.

La solicitarea respondentului, chestionarul a fost tipărit și înmânat acestuia personal sau trimis la adresa sa de e-mail. Forma chestionarului a fost concepută astfel încât să fie convenabil pentru respondent să o completeze direct într-un fișier word.

Dacă chestionarul a fost trimis ca fișier word, atunci în corpul e-mailului destinatarul a văzut mai întâi textul însoțitor (toate detaliile de contact din exemplu sunt fictive):

Exemplul 3

Textul însoțitor și subiectul e-mailului la trimiterea chestionarului ca fișier atașat prin e-mail

Restrângeți afișarea

Exemplul 4

Chestionar pentru efectuarea unui sondaj asupra unei întreprinderi înainte de implementarea unui EDMS

Restrângeți afișarea

Datele colectate au fost introduse într-un tabel MS Excel, ceea ce a făcut posibilă generarea automată a diagramelor de distribuție a opiniilor pe fiecare problemă. Acestea. rezultatele au fost prezentate conducerii în cel mai vizibil mod posibil (vezi Exemplul 6). Numărul de opțiuni de răspuns selectate pentru fiecare întrebare a fost reflectat pe o foaie a fișierului, iar diagramele bazate pe aceste date au fost construite pe o altă foaie:

În viitor, vom lua în considerare toate riscurile identificate pentru a trece la lucrul în EDMS cât mai curând posibil:

• riscul absenței sau definirii incorecte a sarcinilor și funcțiilor EDMS;
• riscul subestimării resurselor necesare (monetare, de timp);
• riscul întârzierilor în implementarea etapelor proiectului;
• riscul de informare insuficientă a angajaților întreprinderii cu privire la progresul muncii, precum și riscul de neglijare, pasivitate, rezistență a angajaților, implicarea slabă a managerilor în proiect;
• riscul echipamentelor tehnologice slabe;
• riscul lipsei unui cadru de reglementare.

În general, sondajul a evidențiat o atitudine pozitivă față de introducerea managementului electronic al documentelor, dar au existat și o serie de angajați care au avut o atitudine negativă față de implementarea EDS, deoarece au perceput acest proiect ca doar o altă inovație care nu ar face decât să adauge mai mult. lucra la ei.

Ulterior, pe baza analizei rezultatelor interviurilor și chestionarelor, s-a stabilit scopul și au fost întocmite cerințele pentru EDMS, dar aceasta este o altă etapă și nu mai puțin importantă a lucrării de implementare. În prezent, compania noastră efectuează o analiză comparativă a pieței EDMS.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Cuvinte cheie: anchetă întreprindere, intervievare și chestionare, registru de informații primite, registru de informații interne, registru de informații de ieșire, raport privind sondajul expres al întreprinderii, model de referință, model de afaceri complet al organizației, model funcțional al domeniului de activitate.

Sarcini și etape ale inspecției înainte de proiectare a unei instalații de automatizare

Sondajul întreprinderilor este o etapă importantă și definitorie a proiectării SI. Durata examinării este de obicei de 1-2 săptămâni. În acest timp, analistul de sistem ar trebui să examineze nu mai mult de 2-3 tipuri de activități (HR, contabilitate, transport, marketing etc.).

Colectarea de informații pentru construcție modelul de afaceri complet al organizației se rezumă adesea la studiul fluxurilor informaționale documentate și al funcțiilor departamentelor și se realizează și prin interviuri și chestionare.

Înainte de începerea activității de sondaj, organizația oferă de obicei un set de documente, care include de obicei:

Informații rezumative despre activitățile întreprinderii.

Informații despre activitățile manageriale, financiare, economice și de producție ale întreprinderii.

Informații despre politici contabile și raportare.

Fluxul regulat de documente al întreprinderii.

Registrul informațiilor primite.

Registrul informațiilor interne.

Registrul informațiilor trimise.

Informații despre infrastructura informațională și de calcul a întreprinderii.

Informații despre persoanele responsabile.

Liste de întrebări pentru interviuri și chestionare sunt întocmite pentru fiecare divizie care este cercetată și aprobată de șeful companiei. Acest lucru se realizează în scopul:

împiedicarea accesului la informații confidențiale;

consolidarea orientării țintă a anchetei;

minimizând distragerea atenției angajaților întreprinderii de la îndeplinirea sarcinilor lor de serviciu.

Lista generală de întrebări(cu detaliile lor ulterioare) include următoarele puncte:

sarcinile principale ale unităților;

informațiile colectate și înregistrate;

raportare;

interacțiunea cu alte departamente.

Chestionare pentru manageri și specialiști poate conține următoarele întrebări:

Care ar trebui (din perspectiva departamentului dumneavoastră) să fie obiectivele creării unui sistem integrat de management al întreprinderii?

Structura organizatorică a unității.

Sarcinile unității.

Secvența de acțiuni la îndeplinirea sarcinilor.

Cu ce ​​tipuri de organizații externe (bancă, client, furnizor etc.) interacționează unitatea și ce informații se schimbă?

Ce material de referință folosiți?

Cât timp (în minute) petreceți efectuând operațiuni de bază? Ce date sunt „încărcări de vârf”? (frecvență pe lună, trimestru, an, etc.) Echipamente tehnice ale departamentului (calculatoare, rețea, modem etc.). Folosit produse software pentru a automatiza procesele de afaceri.

Ce rapoarte și cât de des vă pregătiți pentru management? Specialiști cheie ai diviziei care pot răspunde la orice întrebări despre procesele de afaceri utilizate în divizie.

Caracteristicile obiectelor de telecomandă.

Fluxul documentelor la locul de muncă.

Datele colectate în acest fel, de regulă, nu acoperă toate aspectele semnificative ale activității organizaționale și au un grad ridicat de subiectivitate. Și, cel mai important, acest tip de sondaj nu identifică factori stabili asociați cu caracteristicile specifice ale organizației, care pot fi influențați exclusiv prin metode de ajustare funcțională a sistemului organizațional.

O analiză a sondajelor efectuate de șefii organizațiilor și întreprinderilor chestionate arată că ideile lor despre structura organizației, obiectivele generale și locale de funcționare, sarcinile și funcțiile departamentelor, precum și subordonarea angajaților sunt uneori contradictorii. În plus, aceste idei se abate uneori de la scopurile și regulile declarate oficial sau contrazic activitățile reale.

Dacă structura fluxurilor de informații poate fi identificată din mostre de documente și configurații ale rețelelor de calculatoare și bazelor de date, atunci structura microproceselor reale efectuate de personalul din contactele informaționale (în mare parte nedocumentate) rămâne necunoscută.

Răspunsurile la aceste întrebări pot fi date prin diagnostice structurale și funcționale bazate pe metode de fotografiere continuă (sau selectivă) a timpului de lucru al personalului. Scopul diagnosticului este de a obține cunoștințe fiabile despre organizație și relațiile organizaționale ale elementelor sale funcționale.

În acest sens, cele mai importante sarcini de diagnosticare funcțională a structurilor organizaționale includ:

clasificarea subiecților de funcționare (categorii și grupuri de lucrători);

clasificarea elementelor procesului de funcționare (acțiuni, proceduri);

clasificarea direcțiilor (probleme de rezolvat), scopuri de funcționare;

clasificarea elementelor fluxului de informații;

efectuarea unui sondaj asupra activităților personalului organizației;

studiul distribuției (în timp și frecvență) a caracteristicilor organizaționale: proceduri, contacte cu personalul, domenii de activitate, elemente ale fluxurilor de informații - individual și în combinație între ele pe categorii de angajați, tipuri de proceduri și domenii ale acestora (conform rezultatele și logica cercetării);

identificarea structurii reale a relațiilor funcționale, informaționale, ierarhice, temporare, problematice între manageri, angajați și departamente;

stabilirea unei structuri de repartizare a timpului de lucru pentru manageri si personal cu privire la functiile, problemele si scopurile organizatiei;

identificarea principalelor tehnologii de funcționare a organizației (procese informaționale, inclusiv cele nedocumentate), stabilirea scopurilor acestora în comparație cu scopurile declarate ale organizației;

identificarea grupurilor de lucrători omogene în activitățile lor specifice, orientarea la țintă și subordonarea reală, formarea unui model real al structurii organizatorice și compararea acestuia cu cea declarată;

determinarea motivelor discrepanţei dintre structura declarată şi cea reală a relaţiilor organizaţionale.

„Fotografie” continuă a timpului de lucru este observarea și înregistrarea continuă a caracteristicilor lucrătorilor în procesul de funcționare pe parcursul întregii zile de lucru. În acest caz, parametrii afișați sunt introduși succesiv într-un tabel de lucru pregătit în prealabil. Mai jos este forma unei foi de lucru pentru analist de sisteme:

Imediat după finalizarea procedurii de examinare, tabelul este completat cu caracteristici suplimentare: ramură tehnologică, funcție de sistem, subiect, aspect, fond emoțional etc.

Unii dintre indicatori, cei marcați cu asterisc, sunt completați în timpul sondajului, restul - după. Conținutul intrărilor este următorul:

număr (în ordine);

agent (poziția angajatului chestionat);

timpul în care a fost efectuată procedura;

procedură (denumirea conținutului unui set de acțiuni elementare unite de comunitatea problemei specifice care se rezolvă);

informații (direcția fluxului de informații între agent și contraparte);

inițiativa (inițiatorul demarării acestei proceduri);

contraparte (poziția unui angajat care este în contact cu subiectul);

relația (care reflectă subordonarea agentului și a contrapărții, forma de interacțiune în această procedură);

problema (descrierea verbală a problemei care se rezolvă).

Rezultatul sondajului pre-proiect trebuie sa apara" Raport privind inspecția expresă a întreprinderii", a cărui structură este dată mai jos.

Scurtă descriere schematică a proceselor de afaceri, de exemplu:

gestionarea achizițiilor și a stocurilor;

Managementul producției;

managementul vânzărilor;

managementul resurselor financiare.

Cerințe de bază și priorități ale automatizării.

Evaluarea resurselor clientului necesare sustinerii proiectului.

În această lucrare, compania „Zaman-Bank” a fost aleasă ca întreprindere în studiu. A fost fondată în 1989 și activează pe piața sectorului bancar, oferind servicii persoanelor juridice și persoanelor fizice. Caracteristicile strategice ale băncii sunt viteza de deservire, o gamă largă de oferte de creditare, un nivel ridicat de adaptare la mediul extern - cultural, economic, juridic, tehnologic și politic. Banca este situată în Kazahstan, cu sediul principal în Astana.

Una dintre domeniile prioritare de dezvoltare ale băncii este îmbunătățirea proceselor IT existente. Pentru a face acest lucru, conducerea a decis să recurgă la ajutorul unor companii integratoare terțe. Este planificată modernizarea departamentului IT în conformitate cu abordarea serviciilor și cele mai bune practici globale, în timp ce printre prioritățile de top ale băncii se numără rafinarea catalogului de servicii și implementarea integrală a procesului de gestionare a incidentelor și a activelor IT.

Metodologia de examinare a departamentului IT al băncii

Pentru a selecta o metodologie de anchetă pentru departamentul IT al băncii, au fost analizate următoarele metode:

• 1. Analiza documentatiei existente pentru procesul si/sau sistemul de automatizare. Pentru a face acest lucru, este solicitat un pachet complet de documente, este desfășurat un stand pentru sistemele de automatizare existente și are loc un studiu independent al materialelor primite.
• 2. Intervievarea angajaților clientului. Compania integratoare merge la site-ul sondajului și realizează interviuri cu privire la toate elementele cheie ale activității departamentului IT.
• 3. Observarea. Compania integratoare efectuează un sondaj la locul de muncă al clientului, observând participanții la proces, modul în care își îndeplinesc funcțiile în proces și lucrează în sistem.
• 4. Cerere de informatii – chestionar. Chestionarele sunt trimise clientului, după care angajații din partea clientului le completează. În continuare, chestionarele sunt analizate de echipa de proiect din partea companiei integratoare.
• 5. Combinarea metodelor de mai sus.

Deplasarea la locul de muncă al clientului este complicată de faptul că sediul central al clientului este situat în altă țară, în plus, locurile de muncă sunt distribuite în mai multe orașe. Metoda observațională a fost respinsă din cauza timpului și a costurilor umane mari necesare pentru aplicarea acestei metode. Studierea documentelor și reglementărilor este un proces lung într-o companie care necesită un număr mare de resurse umane. Utilizarea lui a fost considerată necesară pentru implementarea proiectului, dar în etapele următoare a fost inclusă în planul proiectului. Metoda anchetei a fost aleasă ca fiind cea mai eficientă din punct de vedere al costurilor cu forța de muncă, al costurilor de timp și al rezultatelor obținute.

Sondajul departamentului IT al băncii a fost realizat cu ajutorul unui sondaj al utilizatorilor sistemelor informatice care automatizează procesele IT. S-au colectat date privind organizarea actuală a procesului IT fiind cercetat în două etape.

Prima etapă a fost realizată prin comunicare la distanță cu utilizatorii sistemului: informațiile au fost colectate prin chestionare și convorbiri telefonice. Informațiile solicitate au fost împărțite în două categorii:

• · Colectarea de informații despre structura organizatorică a serviciului IT al companiei:
  • o numărul de angajați IT;
  • o orele de funcționare ale serviciului de suport;
  • o sistemele actuale de automatizare a proceselor informatice;
• · Colectarea si analiza documentatiei procesului
• o descrierea proceselor fluxului de lucru;
• o schema de instructiuni de rol;
• o rapoarte privind eficienta procesului.

În cea de-a doua etapă a fost utilizată metoda intervievării și observației. În acest caz, accentul principal a fost pus pe domenii precum:

• · Colectarea de informații despre ordinea reală a procesului - intervievarea participanților la proces (angajații serviciului IT). În acest scop, au fost create chestionare (vezi Anexa 1), care au fost trimise angajaților departamentului IT al băncii prin poștă. Convorbiri telefonice s-au desfășurat și în format de interviuri folosind chestionarele completate primite, care conțineau întrebări privind fiecare dintre componentele organizării proceselor;
• · Identificarea nevoilor pentru procesele IT și sistemele lor de automatizare. Acestea includ managementul departamentului IT al băncii și al altor părți interesate de proiect.
• · Familiarizarea cu sistemele de automatizare utilizate. Această activitate a fost realizată de inginerii firmei antreprenor. Totodată, au fost investigate sistemele aferente cu care este necesară stabilirea integrării pe parcursul proiectului și au fost colectate cerințele de integrare.

Rezultatele sondajului au fost consemnate în raportul dat în următoarele două secțiuni ale acestei lucrări și au fost convenite cu echipa de proiect din companie.