Hogyan készítsünk projekt előtti felmérést a sed bevezetése előtt. Projekt előtti felmérés: példa a megvalósításra, jelentés Kérdőív informatikai felméréshez

1. Szükséges-e egyáltalán ilyen vizsgálat? Mit ad ez az ügyfélnek és magának az IT-cégnek?
2. Mik a projekt előtti felmérés céljai?
3. Mi legyen az eredménye?
4. Ingyen csináljak egy projekt előtti felmérést, vagy kérjek érte pénzt?
5. Hogyan igazolhatja az ügyfél egy ilyen vizsgálat eredményességét?

Itt minden cég a maga módján dönt: valaki általában nem tartja helyénvalónak egy ilyen vizsgálatot („bekeveredünk, aztán meglátjuk...”); mások, akik azt a végrehajtás során végzik, nem emelik ki ezt a munkát külön cikkben; mások önálló munkaszakaszként végzik, de pénzt nem kérnek érte; Megint mások joggal tekintik a projekt előtti ellenőrzést külön kereskedelmi terméknek. Menedzserként és tanácsadóként szerzett tapasztalataim azt mutatják, hogy a projekt előtti vizsgálat szinte minden informatikai cég automatizálási rendszerek bevezetésével kapcsolatos munkájának szükséges eleme. És az egész projekt sikere néha ennek a szakasznak a helyes megszervezésétől és végrehajtásától függ.

Ebben a cikkben megpróbálok válaszolni a fent feltett kérdésekre, mind saját gyakorlatom, mind azon ügyfelek tapasztalatai alapján, akikkel kommunikálni kellett, bemutatva a projekt előtti felmérések nulláról történő lebonyolításának technológiáját.

A projekt előtti ellenőrzés szükségessége

Egy feltaláló érkezik a bizottsághoz, és új készüléket kínál az utcai borotválkozáshoz.
"Hogyan működik a készüléke?" - kérdezik tőle a bizottság tagjai.
„Nagyon egyszerű” – válaszolja a feltaláló. "Bedobsz egy érmét a nyílásba, bedugod a fejed a gépbe, és két penge borotválkozni kezd."
– Elnézést, kolléga, de az embereknek különböző az arcformájuk! - dorgálnak a bizottság tagjai.
– Igen – mondja a feltaláló –, de ez csak az első borotválkozás előtt…

Minden automatizálás fő feladata az automatizált vállalat egyedi versenyelőnyeinek fenntartása. Nem engedhetjük meg, mint ebben a viccben, hogy az automatizálás után minden vállalat „ugyanaz a személlyé” váljon. Ezért, ha meg akarjuk őrizni az ügyfél üzletágának egyedi versenyelőnyeit, akkor az üzleti folyamatok bármilyen korszerűsítésénél szükség van egy projekt előtti felmérésre.

Természetesen lehet mélyrehatóan elemezni azokat az okokat, amelyek ezt az igényt meghatározzák. Ezek lehetnek a projekt magas várható költsége, a meglévő üzleti folyamatok automatizálás miatti megváltoztatásának szükségessége, olyan munkák projektbe való bevonása, amelyek hatóköre előre nem határozható meg stb. Ne feledje azonban, hogy egy nagyon tanulságos történetben , a parancsnok félbeszakította a tábornok jelentését a vereség okáról:

„A vereségünket számos ok okozta” – kezdte a tábornok. - Először is, a puskapor nedves volt...
– Elég volt – állította meg a parancsnok.

Itt is hasonló a helyzet, hiszen a projekt előtti felméréshez elég, ha az ügyfél egyedi üzleti adottságokkal rendelkezik (és ezekkel minden cégnek rendelkeznie kell, különben egyszerűen nem maradna fenn a piacon, és helyet adna a versenytársaknak).

Világviszonylatban tehát az ilyen jellegű munkák szükségességének kérdése meglehetősen könnyen megoldható - ezeket akkor kell elvégezni, ha az automatizálandó cég versenypiacon van.

Mit ad egy projekt előtti felmérés az ügyfélnek és magának az informatikai cégnek?

A tervezés előtti felmérés során a megrendelő:

• részletes leírást kap a vállalatnál meglévő üzleti folyamatokról, és hasonlítsa össze a valós üzletet az Ön elképzelésével;
• optimalizálja a meglévő üzleti folyamatokat, felhasználva azokat a gyakorlati tapasztalatokat, amelyeket egy informatikai cég tanácsadói szereztek a korábbi, hasonló vállalatoknál történő bevezetések során;
• felméri, hogy a javasolt rendszer funkcionalitása mennyire felel meg az ügyfél valós üzleti folyamatainak;
• időben emelje ki egyedi előnyeit, és vegye figyelembe azokat a rendszer megvalósításának szakaszában, és nem az üzembe helyezés után;
• tisztázza az automatizálási projekt költségvetését és ütemezését, figyelembe véve a rendszer lehetséges módosításait, hogy megfeleljen az Ön üzleti folyamatainak egyedi jellemzőinek;
• felméri azokat az erőforrásokat (technikai és emberi), amelyekre a rendszer bevezetésének szakaszában szükség lesz. Időben tervezze meg ezen erőforrások elosztását, hogy a projektet az optimális időkereten belül és a költségvetés túllépése nélkül fejezze be;
• felméri a lehetséges kockázatokat, amelyek befolyásolhatják a munka minőségét;
• optimalizálja a rendszertelepítés költségeit úgy, hogy a munka egy részét esetleg saját maga végzi el;
• pontosabb értékelést kaphat a gazdasági hatásról és a beruházás megtérüléséről.

A projekt előtti felmérés előnyei egy informatikai cég számára:

• a vevői elégedettség szintjének növelése az értékesítés előtti szakaszban (amikor az eladók egy „álmot” kínálnak) kialakított elvárásait a rendszer valós képességeivel, hogy támogassa a konkrét üzleti folyamatokat;
• a rendszer bevezetésének ütemezésének és az ehhez szükséges erőforrások pontosítása, lehetővé téve azok kiosztásának előzetes tervezését;
• az ügyfél egyedi előnyeinek időben történő azonosítása annak érdekében, hogy ezeket figyelembe vegyék az automatizálási rendszer konfigurálásakor vagy módosításakor;
• a megvalósítási idő csökkentése és az ingyenes munkavégzés kockázatának csökkentése. A rendszer szükséges módosításait a telepítés megkezdése előtt, vagy azzal párhuzamosan hajtják végre, és nem a próbaüzemi szakasz befejezése után, amikor a hiányosságokat általában feltárják. Az a helyzet, amikor a funkcionalitásban eltérést fedeznek fel a projekt befejezési szakaszában, automatikusan további nem tervezett munkát von maga után. Ugyanakkor a megrendelőnek általában nehézségei vannak az ilyen munkák finanszírozásával, és a projekt sikeres befejezéséhez gyakran ingyenesen kell elvégezni;
• a lehetséges kockázatok azonosítása, amelyek befolyásolhatják a végrehajtás minőségét és ütemezését. A kockázatoknak a projekt sikerére gyakorolt ​​hatásának minimalizálásához szükséges intézkedések időben történő biztosítása;
• az engedélyek számát és a projektszerkezetet igazoló adatok beszerzése;
• az automatizált egységek jelenlegi állapotának és munkájuk fő paramétereinek rögzítése lehetővé teszi a javasolt rendszer használatának hatékonyságának igazolását;
• a tanácsadók és a megrendelő fő projektvégrehajtói közötti személyes kapcsolatok kialakítása leegyszerűsíti együttműködésüket a jövőben;
• a tudásbázis bővítése (ha van ilyen) az iparág ügyfelei fő üzleti folyamatairól.

Természetesen itt nincs felsorolva minden érv a tervezés előtti felmérés mellett, azonban a gyakorlat azt mutatja, hogy ez elég ahhoz, hogy meggyőzze a megrendelőt ennek szükségességéről.

A projekt előtti felmérés fő feladatai

Nyilvánvalóan a projekt előtti felmérés következő legfontosabb feladata az ügyfél egyedi versenyelőnyeinek azonosítása. A gyakorlat azt mutatja, hogy az ügyfél által használt üzleti folyamatok körülbelül 75%-a egybeesik az azonos iparágban működő hasonló vállalatok folyamataival, 10%-a felismeri egyedi versenyelőnyeit, a fennmaradó 15% pedig a termodinamika második főtételének eredménye: ) (a „káosz természetes növekedésének” következménye), és a projekt során meg kell oldani. De azt a versenyképes 10%-ot, ami annyira fontos az üzleti élet számára, egyszerűen meg kell őrizni bármilyen automatizálással (természetesen, ha ezek az előnyök formalizálhatók). Leggyakrabban ezt a problémát úgy oldják meg, hogy a rendszert az ügyfél számára konfigurálják, de néha a programozók szolgáltatásaira van szükség, hogy figyelembe vegyék a vállalkozás egyedi jellemzőit. Hadd jegyezzem meg, hogy itt nem egyedi fejlesztésről, hanem gyártásautomatizálási rendszerek megvalósításáról van szó.

Az informatikai vállalat, megértve, hogy az ügyfél versenyelőnyeit hogyan támogatják, fel tudja mérni a termékfejlesztések szükségességét és költségeit, valamint megérti, hogy ehhez milyen további erőforrásokra lehet szükség.

A projektet megelőző felmérés fontos célja a megrendelő informatikai környezetének állapotának diagnosztizálása, vagyis az általa használt számítástechnikai eszközök, szoftverek, kommunikáció, informatikusok képzettségi szintjének felmérése, stb. meg kell érteni, hogy az ügyfélnek elegendő erőforrása van-e a rendszerautomatizálás sikeres megvalósításához. Itt elérkezünk a projekt előtti felmérés egy másik feladatához - a projekt lehetséges kockázatainak elemzéséhez és azok várható következményeinek leírásához. Ugyanakkor a tanácsadóknak nemcsak dokumentálniuk kell az összes lehetséges kockázatot, hanem fel kell ajánlaniuk az ügyfeleknek, hogy mindegyiket csökkentsék.

Bármely CIS magában foglalja az osztályok operatív tevékenységéről szóló információk felhalmozását, ezért a projekt előtti felmérés következő témája az automatizált osztályok dokumentumáramlására vonatkozó követelmények összegyűjtése.

A rendszerben felhalmozott információk holtteher maradnak, ha nincs lehetőség elemzésükre, ezért a projekt előtti felmérés során nagyon fontos, hogy kiderüljön, milyen típusú és formájú bejelentésekre van szüksége az ügyfélnek. Jellemzően az automatizálási eszközök már tartalmaznak egy szabványos jelentéskészletet, de minden ügyfél jogosan tekinti egyedinek a vállalkozását, ezért egyedi rendszerre van szükség, amelyet általában egy speciális jelentéskészítő segítségével valósítanak meg.

A projekt előtti felmérés sürgős feladata a projekt végleges költségvetésének és megvalósításának ütemezésének tisztázása az összes beérkezett adat figyelembevételével. Ezeket a határidőket számos tényező befolyásolhatja, mint például az ügyfél vezetőinek készsége a projektben való részvételre, a megrendelő és a vállalkozó képviselőinek motiváltsága, az automatizált egységek alkalmazottainak szabotázsának valószínűsége, a kulcsmenedzser esetleges elbocsátása (vagy éppen ellenkezőleg, felvétele) a projekt megkezdése után bizonyos idő elteltével, a meglévő számítógéppark és technológiai bázis elégtelensége az összes automatizálási cél eléréséhez, a szükséges eszközök beszerzésének költségvetési hiánya. és még sok más. Ezért a tanácsadónak részletesen ki kell derítenie ezeket a körülményeket, és tükröznie kell azokat a jelentésben, beleértve a belső felhasználást is. A második - belső - jelentés elkészítése lehetővé teszi, hogy részletesen tükrözze a kapcsolat minden árnyalatát és ajánlásokat a végrehajtási és integrációs osztály szakemberei számára.

Egy másik fontos kérdés, amelyet a projekt előtti felmérési szakaszban meg kell oldani, a projektvégrehajtás módszereinek megválasztására vonatkozó ajánlások kidolgozása. Itt fontos egyértelműen rögzíteni, hogy a megrendelő által korábban megfogalmazott problémák közül melyeket nem lehet megoldani a javasolt automatizálási rendszerrel, és javaslatot kell tenni ebből a helyzetből szervezeti vagy egyéb módon.

Minden cég könnyedén hozzáadhat még egy tucat olyan feladatot, amelyet a felmérés szakaszában szeretne megoldani, de amint azt a valós gyakorlat is mutatja, a fent felsorolt ​​kérdésekre adott válaszok megszerzése már meglehetősen hatékonysá teszi a projekt előtti felmérést.

Általában mi az eredménye egy projekt előtti felmérésnek?

• az ügyfél meglévő üzleti folyamatainak leírása;
• az automatizálási rendszerrel megoldandó fő feladatok listája;
• az ügyfél üzleti folyamatainak értékelése és javaslatok az osztályok munkájának megváltoztatására vagy optimalizálására, figyelembe véve az információs rendszer nyújtotta előnyöket;
• az ügyfél egyedi versenyelőnyei, amelyeket a rendszer bevezetésekor figyelembe kell venni;
• a meglévő informatikai környezet elemzése a vállalatirányítási rendszer követelményeinek való megfelelés érdekében, javaslatok változtatására;
• a CIS-nek az ügyfél meglévő informatikai infrastruktúrájába történő integrálásával kapcsolatos munka értékelése;
• az automatizált részlegek dokumentumáramlásának leírása és az analitika követelményei;
• a lehetséges kockázatok felmérése a projekt végrehajtása során és a hatásuk minimalizálásához szükséges intézkedések meghatározása;
• az ügyfél azon kívánságainak leírása, amelyek nem valósíthatók meg a javasolt vezérlőrendszerben, és amelyek módosítást igényelnek, az ilyen módosítások idejének és költségének becslése;
• javaslat a projekt megvalósítására a javasolt lehetőség indoklásával, a megrendelő számára szükséges automatizált munkaállomások számának meghatározásával és a projekt költségvetésének pontosításával.

A projekt előtti felmérés külön dokumentuma legyen egy előzetes munkaterv, amely többek között tartalmazza a felelős személyek (a megrendelő és a kivitelező részéről egyaránt) egyeztetett listáját, azok felelősségi területeit, valamint az együttműködés alapszabályait. őket. A rendszer hatékony megvalósítása érdekében javasolt az ügyfél munkatársai és a felmérést végző informatikai cég szakemberei közötti információcserére vonatkozó szabályzat megalkotása, valamint – ami fontos – a munkavégzés ellenőrzésének időzítése és eljárása.

Egyes cégek (leggyakrabban egyedi fejlesztéssel foglalkozók) a projekt elővizsgálata után műszaki specifikáció tervezetet adnak át a megrendelőnek.

Ingyen végezzen projekt előtti felmérést, vagy kérjen érte pénzt?

Ha a felmérés célja megfelel a fent leírt feladatoknak, akkor jelentős vállalati erőforrások eltérítését teszi szükségessé, és feltétlenül fizetni kell. Ez a projekt előtti felmérés egy teljes értékű tanácsadói szolgáltatás, amely nemcsak az automatizálás szükségességének, időzítésének és költségvetésének felmérését teszi lehetővé, hanem az ügyfél meglévő üzleti folyamatainak optimalizálását is.

Amint a gyakorlat azt mutatja, a projekt előtti felmérés szolgáltatásait nem nehéz eladni, ha a cég bevezette a megfelelő technológiát, és az eladók egyértelműen tudják (és egyértelműen el tudják magyarázni az ügyfélnek) a felmérés célját, és milyen előnyökkel jár az ügyfél azt.

Hogyan igazolja a megrendelő számára a projekt előtti ellenőrzés hatékonyságát

Tekintsük a lehetséges megtakarítási csatornákat, amelyek figyelembevételével indokolható a projekt előtti felmérés szükségessége.

1. Emberi erőforrás és idő megtakarítása:
   • amikor a rendszert az ügyfél egyedi versenyelőnyeinek megfelelően módosítják a bevezetés kezdeti szakaszában, és nem az üzembe helyezés után;
   • a rendszernek az ügyfél informatikai infrastruktúrájába való integrálásának szakaszában, mivel a vállalat informatikai környezetének állapotával és az integráció árnyalataival kapcsolatos minden információ az indulás előtt tisztázódik, és nem a megvalósítás során;
   • köszönhetően az anyagi és emberi erőforrások időben történő elosztásának mind a vállalkozó, mind a megrendelő részéről;
   • a lehetséges kockázatok korai felmérésével, amelyek befolyásolhatják a rendszer bevezetésének folyamatát, és olyan intézkedések kidolgozásával, amelyek szükségesek a negatív következmények minimalizálására.
     Bármilyen késedelem a projekt előrehaladásában komoly többletköltséggel jár a megrendelő számára, ami minden konkrét esetben meglehetősen könnyen kiszámítható.
2. A megvalósítás költségeinek lehetséges csökkentése:
   • olyan szolgáltatások és munkák azonosításával, amelyeket az ügyfél önállóan tud elvégezni;
   • egyes munkák elvégzésének határidejének módosításával azok valós munkaintenzitása tisztázása után.
3. A vállalati információs rendszerek hatékonyságának és az alkalmazottak termelékenységének növelése az üzleti folyamatok optimalizálásával az ügyfél egyedi jellemzőit figyelembe véve.
4. Automatizált rendszer használatának megtagadása, ha a tervezés előtti ellenőrzés során kiderül, hogy az nem oldja meg a vevő problémáit, vagy a módosítása túl költséges lesz.
   Gyakorlatomban előfordult, hogy egy nagyon specifikus üzleti folyamatokkal rendelkező ügyfélnek a projekt előtti felmérés eredményei alapján azt javasolták, hogy ne telepítsenek CIS-t, hanem szervezeti változtatásokat hajtsanak végre és optimalizálják a technológiát az ügyfelekkel való együttműködéshez. , mivel a rendszer bevezetésének hatása (drága módosításra volt szükség) nem térült meg, az költségekkel járna. Ennek eredményeként a megrendelő több tízezer dollárt spórolt meg, a projekt előtti felmérés pedig csak az osztály hatékonyságának növelésével térült meg, ami a tanácsadók javaslatára megváltoztatta a dolgozók munkavégzését.

A projekt előtti felmérési szakasz hiánya a legtöbb esetben a projektek megvalósításának jelentős késleltetéséhez és költségnövekedéséhez vezet a megvalósítás során felmerülő szervezési és technikai problémák miatt. Az ilyen projektek gyakran teljes kudarccal végződnek. A Standish Group tanulmánya szerint az általuk elemzett 2,5 ezer informatikai projekt közel harmada nemhogy sikertelen volt, de egyáltalán nem is fejeződött be. Oroszországban sokkal nehezebb ilyen adatokat szerezni, de biztos vagyok benne, hogy a sikertelen megvalósítások aránya nem lesz kevesebb.

Ezért, ha egy tanácsadó cég nem szeretné, hogy meg nem valósult projektjei legyenek, akkor egyszerűen el kell végeznie a projekt előtti felmérést az ügyfelek üzletéről. Jobb a kezdeti szakaszban megtagadni a szerződést, mint belefásulni a munkába, és a végén foltot okoz a hírnevén.

Az információs felmérés fontos állomása az óvodai nevelési-oktatási intézmények optimalizálásának és az EDS bevezetésének. Végtére is, a folyamatok optimalizálására és az EDMS funkcionalitására vonatkozó követelmények kialakítására vonatkozó döntések minősége közvetlenül függ a kapott információktól és azok bemutatásának minőségétől.

Ebben a tekintetben be kell tartani a felmérés fő elvét - teljes, megbízható és naprakész információkat szerezni az automatizálni tervezett folyamatokról.

Projekt előtti felmérés

Az EDMS tanácsadási és bevezetési piacán szolgáltatásait kínáló tanácsadó cég szemszögéből, i.e. az EDMS megvalósítása egy elemző számára külső projekt, a projekt előtti felmérést az értékesítési módszertan részének tekintjük (mint az egyik „előértékesítési” fázist). A munka nagy részét azonban ebben a szakaszban az elemző végzi, valamint a végrehajtási módszertan által biztosított elemzési szakaszban. Emiatt a projekt előtti felmérést is a megvalósítási módszertan részének tekintjük.

A projekt előtti felmérés lebonyolítása hasznos lehet az EDMS bevezetésével foglalkozó elemzők számára is. belső vállalkozási (szervezeti) projekt, i.e. az elemző annak a vállalatnak az alkalmazottja, ahol az EDMS-t bevezetik.

A projekt előtti felmérés eredményeinek vázlata

Gólok A projekt előtti ellenőrzés a következő:

• általános információk beszerzése az EDMS megvalósítás tárgyáról;
• megvalósítási célok meghatározása;
• az EDMS-re és a projekthatárokra vonatkozó általános kulcskövetelmények meghatározása;
• az iratáramlás és az irodai munka szervezettségének általános állapotának meghatározása;
• a fő felhasználók azonosítása (hivatalnokok, vezetők stb.);
• egy potenciális projekt átfogó összetettségi szintjének meghatározása;
• az adatmigráció és más szoftverekkel való integráció igényeinek felmérése;
• hatékony és nyertes Kereskedelmi Pályázat elkészítéséhez szükséges információk összegyűjtése [ha a munkát a megvalósítási objektumon kívüli cég végzi].

A projekttel kapcsolatos szükséges információk megszerzése érdekében a fő felhasználók (Ügyfél, projektmenedzser, osztályvezetők, fő felhasználók) felmérései, interjúi készülnek.

A „Kérdések a kérdőívekhez és interjúkhoz” részben találhatók a mintakérdőív-kérdések, amelyekre a válaszok lehetővé teszik az elsődleges információk megszerzését az Ügyféltől és az EDMS jövőbeni felhasználóitól.

Ennek eredményeként A projekt előtti ellenőrzést végzik:

• az EDMS bevezetéséhez szükséges munka mennyiségének felmérése;
• jelentés elkészítése a projekt előtti felmérésről;
• megoldás prototípus elkészítése és bemutatása (szükség esetén);
• kereskedelmi ajánlat elkészítése.

1. Az EDMS megvalósításának céljai és célkitűzései;
2. A projekt határai az EDMS megvalósításához;
3. Egyéb beérkezett információ.

A projekt előtti felmérés elvégzése után lehetővé válik az elvégzendő elemző és műszaki munka mennyiségének becslése, valamint az elérendő eredmények meghatározása.

Ennek eredményeként egy dokumentum készül, amely tartalmazza az EDMS alapvető követelményeinek leírását, a projekthatárokat és egyéb azonosított információkat. Ha az információs felmérést a Megrendelőn kívüli szervezet végzi, akkor a Megrendelőnek történő bemutatásra (szükség esetén) prototípus-megoldás és kereskedelmi javaslat is készül.

Ebben a szakaszban a beérkezett elsődleges információk alapján a Projektmenedzser (PM) elkészíti az alapvető munkatervet, a hierarchikus munkastruktúrát (WBS), valamint a Projekt Chartát. Ebben a szakaszban sor kerülhet annak a platformnak a kiválasztására is, amelyen az EDMS-t fejlesztik.

Információk felmérése és elemzése

Az Információs Felmérés a Projekt előtti felmérés eredményeiből kiindulva tisztázza a korábban megszerzett információkat, megvizsgálja és leírja a meglévő üzleti folyamatokat („ahogy van”), és javaslatot tesz a jövőbeli, optimalizált üzleti folyamatokra („leni”). ahogy kell”), valamint leírja a rendszer minden szükséges módosítását, hogy támogassa ezeket az üzleti folyamatokat és az EDMS interfészt.

Az információs felmérés eredményeinek vázlata

Gólok tájékoztató felmérés:

• az automatizálandó üzleti folyamatok tanulmányozása és pontos leírása;
• rendszermódosítások meghatározása és leírása, interfészek, beleértve interfészek külső rendszerekkel és a projekt során fejlesztendő és megvalósítandó meglévő programokból származó adatok átvitelének eszközei;
• műszaki specifikációk (TOR) kidolgozása;
• ajánlások kidolgozása a dokumentumfolyamatok újratervezésére (optimalizálására), valamint a dokumentumáramlás és az irodai munka megszervezésére.

Ennek a szakasznak az a célja, hogy azonosítsa a Megrendelő igényeit a megvalósítási eredményekkel kapcsolatban, ezért szoros együttműködésre van szükség a Megrendelő, a fő felhasználók és az Elemző között az információs felmérés és elemzés teljes szakaszában. Jellemzően az információs felmérés a következő lépés a projekt előtti felmérés után, és magában foglalja az üzleti tevékenység minden olyan területének részletes vizsgálatát, amely a projekt során érintett lesz, ahelyett, hogy egyszerűen azonosítaná a fő funkcionális területeket és a "gyilkos alkalmazásokat". a projekt előtti felmérés során történik.

A szükséges információk megszerzése érdekében a főfelhasználók (Ügyfél, projektmenedzser, osztályvezetők, főfelhasználók) felmérései, interjúi a projekt előtti felméréshez hasonlóan, de részletesebb szinten készülnek. A „Kérdések a kérdőívekhez és interjúkhoz” részben találhatók a mintakérdőív-kérdések, amelyekre a válaszok segítségével információkat szerezhet az Ügyféltől és a jövőbeni EDMS-felhasználóktól.

eredmények a munkát a „Funkcionális követelmények” (FR) dokumentum vagy a Jelentés, vagy a feladatmeghatározás tükrözi (a projekt összetettségétől függően).

A végleges dokumentumnak tartalmaznia kell:

1. Az EDMS funkcionális követelményei;
2. Az EDMS interfészek leírása;
3. Az üzleti folyamatok leírása;
4. Javaslatok a dokumentumáramlás újratervezésére (optimalizálására);
5. A felmérés és elemzés során szerzett egyéb információk.

A hatékony irodai munka és dokumentumáramlás megszervezése érdekében végzett munka, valamint az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére vonatkozó döntés eredményeként a projektcsapat követelményeket fogalmaz meg az automatizált rendszerrel szemben, összeállítja az automatizálandó folyamatok listáját, meghatározza a prioritásai és automatizálásuk sorrendje.

Az EDMS megvalósítási projekt céljainak, célkitűzéseinek és határainak meghatározása után megkezdődik az automatizált elektronikus dokumentumkezelő rendszer fejlesztése és bevezetése.

A dokumentumokkal való munka hatékony automatizálása érdekében ajánlott:

1. Készítsen listát a meglévőkről dokumentumtípusok A szervezetben
2. Tedd minden típus vizsgálata dokumentum (lásd lent)*
3. Összeállít felelős alkalmazottak listája dokumentumok létrehozásához (ki milyen típusú dokumentumokat készít)
4. Összeállít Látogató, aláírás, jóváhagyó alkalmazottak listája dokumentumok (ki, milyen típusú dokumentumok; feltételek, amelyek mellett vízum szükséges, aláírás)
5. Ezen listák alapján hozzon létre egy általános útvonalat dokumentumok áthaladása az áthaladási feltételekkel - algoritmus (operogram vagy grafikus dokumentumfolyamat séma)
6. Határozza meg a szükséges számviteli dokumentumok(jelentések): a jelentések készítésének feltételei és formái
7. Határozza meg, hogy milyen típusú dokumentumokat kell ellenőrzés alá vonni (határozza meg a határidőket, a bejelentési formákat, az ellenőrző kártya formáját, az ellenőrzés alóli kivonás feltételeit)
8. Felmérések alapján az óvodai neveléshez utasításokat készít ha szükséges
9. Készítsen esetlistát(a tárolási idők és a tokok kialakításának elveinek feltüntetésével) szükség esetén
10. Készítsen egy listát, amely tükrözi a különféle típusú dokumentumokhoz való hozzáférés mechanizmusát (pozíciótól függően)

Az egyes dokumentumtípusok vizsgálata:

• ismertesse a dokumentációs (összeállítási) technológiát: részletezést, azok elhelyezkedését, a kitöltési módokat (ha szükséges);
• ismertesse a regisztrációs és ellenőrző kártyák (RCC) formáit: a kártya mezőinek készletét és elrendezését;
• mutassa be az iratok mozgásának feltételeit (aláírások, vízumok, csekkek stb. rendelkezésre állása);
• mutassa meg a dokumentum folyamatábráját (útvonalát) vagy a fő jóváhagyók, aláírók stb. listáját;
• írja le a regisztrációs módot, a különböző típusú dokumentumokhoz rendelt kódokat

Kérdések kérdőívekhez és interjúkhoz

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a kérdéseket, amelyeket fel lehet használni a kérdőívekben vagy a felhasználók megkérdezésekor, amikor felmérést végeznek az EDMS megvalósításának tárgyáról. A kérdések tájékoztató jellegűek. A felmérés lebonyolítására nincsenek egyértelmű követelmények, ezért az Elemzőnek kreatívnak kell lennie a szükséges információk megszerzésében, strukturálásában és megjelenítésében.

A dokumentumkezelési folyamat automatizálása szükséges:

1. Mik a rendszer bevezetésének hosszú és rövid távú céljai?
2. Melyek a fő kritériumok egy dokumentumkezelő rendszer bevezetési projekt sikeréhez?
3. Milyen időtávon kívánatos a rendszer bevezetése? Mi az oka ezeknek a határidőknek?
4. Ki a projekt fő kezdeményezője: melyik osztály vagy vezető (vezetők) érdekében tervezik a rendszer bevezetését?
5. Kik az EDMS fő ügyfelei (mely részlegek) és az EDMS fő résztvevői?
6. A rendszer bevezetésekor teljes vagy részleges átállást tervez a papírmentes technológiára az irodai munkában és a dokumentumkezelésben? Írd le, hogyan látod.
7. Tervezik-e kriptográfiai információvédelmi és elektronikus digitális aláírási rendszerek (CIPF és EDS) alkalmazását? Ha IGEN, kérjük, adja meg az elsőbbségi rendszerek nevét vagy típusát.
8. Feldolgozás, milyen típusú dokumentumokat, formátumokat és típusokat tervez automatizálni a rendszer?
8.1. Röviden írja le mindegyik fő paramétereit, jelezze a különbségeket.
8.2. Állítsa be a prioritásait
9. Hány munkaállomás telepítését tervezzük egyszerre?
10. Hány munkahelyet tervezünk végül (összesen) csatlakoztatni a rendszerhez?
11. Mely osztályokon tervezik az EDMS bevezetését?
12. Ismertesse az osztályok fő funkcionális feladatait - az EDMS fő résztvevőit.

Szervezési ügyek:

13. Vannak műszaki szakemberek, akik az Ügyfél nevében vezetik a projektet?
14. Vannak-e olyan szakemberek az óvodai nevelési intézményekben, akik a Megrendelő megbízásából vezetik a projektet?

Kérdések az óvodai neveléssel kapcsolatban:

15. Vannak-e jóváhagyott rendelkezések, utasítások, szabályzatok vagy egyéb normatív dokumentumok, amelyek szabályozzák a dokumentumokkal való munkát (az irodai munka és az iratkezelés szabályainak leírása)?
15.1. Mennyire érettek és relevánsak?
15.2. Vannak-e tervek ezek megváltoztatására?
15.3. Ha léteznek ilyen dokumentumok, kérjük, adja meg elemzés céljából.
16. Ha nincsenek ilyen szabályok (előírások, utasítások, módszerek), vagy nem relevánsak, szükséges-e a meglévő folyamatok felmérése, leírása, optimalizálása?
16.1. Megértették-e az ilyen intézkedések szükségességét és időszerűségét?
16.2. Vagy tervezik a folyamatok „úgy ahogy vannak” automatizálását?
16.3. Ha felmérésre és optimalizálásra kerül sor, akkor határozza meg a felmérési területeket, célokat és optimalizálási kritériumokat.
17. Hogyan történik a papírmunka?
17.1. Központosított;
17.2. Decentralizált;
17.3. Vegyes.
18. Melyik részleg vagy alkalmazott felelős a dokumentumokkal való munkavégzésért?
19. Ki szervezi a cégnél a dokumentumokkal való munkát (melyik osztály)?
20. Milyen funkciókat (folyamatokat, munkát) kell automatizálni az ilyen típusú dokumentumoknál? Ismertesse őket (röviden)
21. Mekkora az egyes bizonylattípusok hozzávetőleges mennyisége évente/hónaponként?
22. Sorolja fel azokat a bizonylattípusokat, amelyekhez nyomtatványokat, sablonokat használnak, melyekkel a munkát tervezik automatizálni?
23. Milyen elszámolási és nyilvántartási formákat alkalmaznak az egyes bizonylattípusoknál? Ismertesse felépítésüket, kitöltési szabályaikat, regisztrációs számok generálásának szabályait!
24. Milyen dokumentumok igényelnek további ellenőrzést? Ismertesse jellemzőiket és szabályozási követelményeiket!
25. Milyen típusú és típusú jelentéseket kell megvalósítani az egyes dokumentumtípusoknál?
26. Az egyes dokumentumtípusokon végzett munka típusai. Az üzleti folyamat során a dokumentumban bekövetkező változások.
27. Ismertesse a dokumentumfolyamban résztvevő alkalmazottak dokumentumkezelési munkaköri feladatait.
28. Ismertesse a meglévő technológiát a dokumentumokkal való munkavégzéshez egy szervezeten vagy osztályon:
28.1. a beérkező dokumentumok feldolgozásának és nyilvántartásának továbbítási eljárása;
28.2. a vezetőség eljárása a beérkező dokumentumok áttekintésére és határozatok kiadására;
28.3. a felbontás szerkezete;
28.4. a dokumentumok ellenőrzésre történő benyújtásának eljárása;
28.5. ellenőrzés típusai;
28.6. határidők;
28.7. azon dokumentumok listája, amelyek végrehajtása ellenőrzés alá esik;
28.8. dokumentumvégrehajtás ellenőrzési technológia;
28.9. a kivitelezésre átvett iratok szerkezeti felosztásban történő rögzítésének rendje;
28.10. eljárás a dokumentumok ellenőrzés alóli eltávolítására;
28.11. a dokumentumtervezetek vezetői általi felülvizsgálatának, a különböző osztályok általi jóváhagyásának és jóváhagyásának eljárása;
28.12. a kimenő iratok nyilvántartásba vételére és továbbítására vonatkozó eljárás;
28.13. belső dokumentumok kidolgozásának eljárása;
28.14. dokumentumtárolás megszervezése szerkezeti részlegekben és a szervezet központi irattárában.
29. Mit kell változtatni a dokumentumokkal való munka során?
30. Milyen elszámolási és nyilvántartási formákat alkalmaznak az egyes bizonylattípusoknál?
30.1. Ismertesse szerkezetüket és kitöltési szabályaikat (ha vannak).
30.2. A regisztrációs szám létrehozásának szabályai
31. Milyen típusú és típusú jelentéseket kell megvalósítani az egyes dokumentumtípusoknál?
31.1. aktuális irodai jelentések;
31.2. hivatali zárójelentések;
31.3. Statisztikai Hivatal jelentések;
32. Dokumentumok közötti kapcsolatok létrehozásának és nyomon követésének képessége

Kérdések az archív tárolással kapcsolatban:

33. Létezik-e levéltár szerkezeti egységként?
34. Ki a felelős a dokumentumok gyors tárolásáért?
35. Vannak-e utasítások a dokumentumok tárolására? Ha rendelkezik szabályozási dokumentumokkal, kérjük, adja meg azokat.
36. Kidolgozzák-e az esetek nómenklatúráját (évente)?
37. Melyik egység (tisztviselő) felelős az egységes szerkezetbe foglalt ügynómenklatúra összeállításáért és jóváhagyásáért?
38. Van-e az iratok értékének vizsgálata és az iratok megsemmisítése?
39. Létezik-e tudományos referenciakészülék? Ki vezeti? Ismertesse a szerkezetét!
40. Kidolgoztak-e szabályzatot a dokumentumokhoz, különösen a bizalmasakhoz való hozzáférésre vonatkozóan?
41. Tervezik-e a „papír” dokumentumok archívumának a rendszerbe átvitelét?
41.1. Kérjük, adja meg a dokumentumok hozzávetőleges mennyiségét, formátumát és típusait.
41.2. A dokumentumarchívum földrajzilag terjesztett? Ha IGEN, hol találhatók a dokumentumok tárolási helyei?
41.3. Adja meg a szükséges időkeretet az információnak a rendszerbe történő átviteléhez.
42. Milyen szabályok vonatkoznak a dokumentumok irattárba írására, archívumba átvitelére, milyen tárolási előírások vannak?
43. A divízió ügynómenklatúrájával való munkavégzés szabályai, annak felépítése és a divízióban az irattárolás megszervezése, mellyel a munka automatizálás alá esik.

A szervezeti felépítés leírása:

A követelmények kezdeti felméréséhez információra van szükség a vállalat szervezeti felépítéséről. A szervezeti felépítés leírásának diagramnak kell lennie (Visio, ARIS vagy más hasonló formátumban). Szöveges leírás is lehetséges. A szervezeti struktúra diagramjának (vagy szöveges leírásának) tükröznie kell:

44. A legfelső szintű szervezetek listája (alapkezelő társaság, komplexumok, fióktelepek, egyéni jogi személyek (például cégirodák) listája stb.), beleértve:
44.1. szervezetek nevei;
44.2. a szervezetek földrajzi elhelyezkedése;
44.3. szervezetek közötti kapcsolatok (hierarchia);
44.4. szervezetek tevékenységi körei.
45. A legfelső szintű szervezetek szervezeti felépítése, amelynek tartalmaznia kell:
45.1. osztályok felépítése;
45.2. az osztályok közötti kapcsolatok;
45.3. osztályok funkciói;
45.4. osztályok felelősségi területei.

Elsősorban az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésében részt vevő szerkezeti egységekről érdeklődünk.

A szervezet informatikai infrastruktúrája:

46. ​​Milyen technikai támogatás érhető el: szerver jellemzők, ügyféloldalak?
47. Használnak-e jelenleg információs rendszer(eke)t az aktuális feladatok automatizálására?
47.1. Ha IGEN, milyen funkciókat tartalmaz?
47.2. Mivel vagy elégedetlen/jelenlegi problémákkal?
47.3. Tervezik-e a teljes vagy részleges cseréjét?
47.4. Adatmigráció: hogyan tervezik a felhalmozott információk átvitelét:
- nem tűrhető
- kézben hordozni,
- automatikus átvitel.
47.5. Ha a „régi” adatok új rendszerbe történő automatikus átvitelét tervezzük, akkor a struktúráról és a tárolási formátumokról tájékoztatást kell adni, valamint követelményeket kell megfogalmazni az adatkonverzióhoz.
48. Szükséges-e integráció más rendszerekkel?
49. Milyen a tipikus konfigurációja a kliens munkaállomásoknak (processzor, RAM, operációs rendszer stb.)?
50. Van egy lista az irodai számítógépekre telepített szabványos szoftverekről? Ha IGEN, kérjük, adja meg ezt a listát.
51. Melyek az alapvető szerverhardver jellemzői?
52. Használnak-e a vállalati alkalmazottak a vállalati e-mailt mindennapi munkájuk során? Milyen levelezőszervert és klienst használsz?
53. Adja meg a vállalati e-mail szerver szoftver verzióját és fejlesztőjét.
54. Mi a hálózati topológiája:
1.1. A helyi hálózat Windows NT tartományon alapul?
1.2. Hány munkaállomás van a helyi hálózaton?
1.3. Van-e területi megoszlása ​​a hálózatnak? Ha van:
1.3.1. Milyen a munkaállomások megoszlása ​​a fiókok (irodák) között?
1.3.2. Mekkora a kommunikációs csatornák kapacitása a hálózati szegmensek között?
55. Van-e dedikált fájlszerver dokumentumok tárolására? Mennyi az ezen a szerveren tárolt dokumentumok becsült mennyisége?
56. Van-e stratégia a strukturálatlan információk tárolására (PC-k, dedikált fájlszerverek, tárolási alrendszerek stb.)
57. Mennyi a kliens munkaállomásokon tárolt dokumentumok átlagos mennyisége?
58. Milyen vállalati információs rendszereket (CIS) használnak a vállalatnál?
59. Vannak-e licencelt DBMS-ek, és hogyan használják őket? Adja meg a vállalatban használt DBMS fejlesztőit és verzióit.
60. Használnak címtárszolgáltatásokat a felhasználók azonosítására? Ha IGEN, kérjük, jelölje meg, melyeket.
61. Van-e technikai támogatási szolgáltatás a felhasználók számára (helpdesk)? Vannak-e szabályok erre a szolgáltatásra?
62. Hány alkalmazottja van az informatikai osztálynak (osztálynak, osztálynak)? Melyek a fő feladatok, amelyeket ez az egység megold?
63. Jelölje meg azokat a rendszereket, amelyekkel a dokumentumkezelő rendszert integrálni kell.
64. Adja meg a csak áttekintés céljából dokumentumokhoz hozzáféréssel rendelkező munkavállalók hozzávetőleges arányát az egyes tevékenységek módosítására és elvégzésére jogosult munkavállalók számához viszonyítva.

Az EDMS követelményei:

65. Sorolja fel és írja le, hogy az új rendszerrel szemben milyen funkcionális követelményeket tart a legfontosabbnak!
66. Az egyes okmánykártyák attribútumainak összetétele:
- Név
- Leírás
- Címke az űrlapon (név az űrlapon)
- Adattípus
- Kitöltés módja (manuálisan, könyvtárból, ...)
67. Dokumentumok keresése regisztrációs kártyák attribútumai alapján A keresési kártya adatainak listája
68. A dokumentumokkal való munka előzményeinek létrehozásának szükségessége, a végrehajtás és a jóváhagyási folyamat nyomon követése stb.
69. Szükséges szűrők a rendszerben
70. Információkérés, amelyet a rendszernek teljesítenie kell

Javasoljuk, hogy a felmérés eredményeként kapott információkat a formanyomtatványban formalizáljuk operogramok vagy formában algoritmus. Példaként javasoljuk, hogy vegyék figyelembe az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések életciklusát. Az ilyen típusú dokumentumokkal való munkavégzés technológiája a legegységesebb, és különféle vállalkozásoknál használható.

Példák a dokumentummal végzett munka folyamatára

Javasoljuk, hogy a felmérés eredményeként kapott információkat operogram vagy algoritmus formájában formalizáljuk. Példaként javasoljuk, hogy vegyék figyelembe az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések életciklusát. Az ilyen típusú dokumentumokkal való munkavégzés technológiája a legegységesebb, és különféle vállalkozásoknál használható.

A főtevékenységre vonatkozó megrendelés életciklusának operagramja

Kattintson a képre a nagyításhoz

Algoritmus az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések feldolgozásához

Funkcionális követelmények kialakítása

A fent felsorolt ​​információk alapján az Elemző kidolgozza az EDMS funkcionális követelményeit vagy az EDMS fejlesztési feladatkörét. Az elemzőnek különösen a regisztrációs és ellenőrző kártyák formátumára és összetételére (a kártya mezőinek beállítása és elrendezése, az EDMS kitöltésének módja stb.), a dokumentumok mozgásának útvonalaira és egyéb szükséges követelményekre vonatkozó követelményeket kell megállapítania. az EDMS felállításához és fejlesztéséhez.

A munka automatizálását és ennek megfelelően a szoftverfejlesztési feladatok meghatározását a dokumentumokkal való munkát szabályozó szabályozó dokumentumok jelenlétében kell elvégezni: utasítások, előírások, űrlapkönyvek stb.

Ilyen dokumentumok hiányában szükséges a dokumentumokkal való munkavégzés alapvető szabályait meghatározó dokumentum(ok) kidolgozása, amelyekkel a munka automatizálását tervezik.

Dokumentáció

A vizsgálat során a következő dokumentáció készül:

1. Információs felmérési jelentés (infológiai modell)

Célja:
A felmérés során szerzett információk rögzítése, a Megrendelő munkatársainak megkérdezése az automatizált rendszer létrehozásának és konfigurálásának műszaki specifikációinak kidolgozása érdekében

Magába foglalja:

• Az Ügyfél általános jellemzőinek leírása;
• A szervezeti felépítés leírása;
• A műszaki felszerelés leírása;
• Az automatizálandó üzleti folyamatok leírása;
• A felhasználói követelmények leírása;
• Javaslatok az üzleti folyamatok javítására.

2. Feladatkör egy automatizált rendszer (adatmodell) létrehozásához

Célja:
Az automatizált rendszer és architektúra funkcionalitására vonatkozó műszaki követelmények kidolgozása

Magába foglalja leírás:

• AWS;
• rendszerfunkciók;
• kártya attribútumai;
• interfészek;
• kézikönyvek;
• műveleti gombok;
• értesítési feltételek;
• az EDMS egyéb műszaki követelményei.

A fent leírt dokumentációs részek szükség szerint kiegészíthetők és módosíthatók. A dokumentációkészítés kreatív folyamat, és az ezeket a dokumentumokat készítő Elemző professzionalizmusától is függ.

Jelenleg az információs technológiák gyors fejlődése és bevezetése nemcsak a kormányhivatalokban, hanem számos orosz vállalkozásban is zajlik, és maga a megvalósítás sikere attól függ, hogy milyen lesz az EDMS megvalósításának megközelítése, mennyire lesz sikeres. tervezett.

Az üzlet növekedésével a papíralapú dokumentáció mennyisége is növekszik. Ha pedig a feldolgozott dokumentumok száma túllép egy küszöbértéket, a dokumentumokkal való munka folyamatai kikerülnek az irányítás alól, megszűnnek kezelhetővé tenni, és ennek eredményeként lassítani kezdik a vállalkozás fejlődését, akkor fontos egy Az EDMS napvilágra kerül. Ezen a ponton sok vállalkozás szembesül a „hol kezdjem” nevű problémával.

Az EDMS bevezetésének folyamata a sikeres globális és hazai gyakorlatban a következő szakaszokból áll:

1. Információs felmérés.
   1. Interjú.
   2. Kikérdezés.
2. Az összegyűjtött adatok elemzése.
3. Az EDMS műszaki és funkcionális követelményeinek kialakítása.
4. Az EDMS-piac figyelemmel kísérése és pályázat lebonyolítása.
5. A demo verzió tesztelése.
6. Megállapodás megkötése.
7. Az EDMS szabályozásának kidolgozása.
8. Szoftver telepítés és konfigurálás.
9. EDMS felhasználók képzése.
10. Szoftver tesztelése felhasználókkal.
11. A rendszertesztelés során feltárt hibák kiküszöbölése.
12. Ipari működés.

Miért ne nélkülözné az információs felmérést?

Miért olyan fontos az információs felmérés elkészítése? Úgy gondolják, hogy egy magas színvonalú, projekt előtti felmérés garantálja Az EDMS megvalósítás 80%-os sikere. Végül is lehetővé teszi:

• világosabb „portrét” kapjon a szervezetről: küldetéséről, tevékenységi területeiről; Szervezeti struktúra; a szervezeti egységekre vonatkozó rendelkezésekben meghatározott részlegek funkciói (és azok kölcsönhatása); fő üzleti folyamatok;
• meghatározza az irodai munka megszervezésének általános állapotát a vállalkozásnál;
• meghatározza az információs és dokumentációs folyamatokat (beleértve a felhasznált dokumentumok típusait);
• azonosítani és figyelembe venni a kockázatokat és azok leküzdésének módjait a rendszer bevezetése során;
• meghatározza a végrehajtás célját;
• meghatározza azokat a feladatokat és funkciókat, amelyeket az EDMS-nek ezt követően végre kell hajtania;
• azonosítani az EDMS felhasználókat;
• megtanulják és leírják a meglévő (automatizálandó) üzleti folyamatokat stb.

A fenti kérdésekre választ kaphat általános információk önálló tanulmányozása az EDMS megvalósítás tárgyáról. Ez segít felkészülni interjú vezetőség és a legfontosabb szakemberek. Az interjú eredményeinek elemzése pedig segít a fejlődésben kérdőív részletesebb kérdésekkel az emberek szélesebb köréhez. Így a vizsgálat minden egyes szakasza lehetővé teszi, hogy mélyebbre merüljön a problémában, és ennek eredményeként egyre részletesebb leírást kapjon a problémáról.

Csak a vállalat valós igényeinek megértésével lehet meghatározni, hogy az EDMS-nek milyen funkciókat kell ellátnia. Ekkor a megjelenése képes lesz optimalizálni az emberek munkáját, és nem fogják a kocsi ötödik kerekének tekinteni.

Húsüzemünkben a felmérés megkezdésekor földrajzilag elosztott irodák csoportja, összetett vállalati struktúra és nagy volumenű papíralapú iratforgalom működött, ami szétszórt ellenőrizetlen iratáramláshoz, jóváhagyási és végrehajtási határidők megsértéséhez, ill. dokumentumok elvesztése.

A termelési volumen növekedésével és a vállalkozásunk által megoldott feladatok bővülésével csak nőtt a kidolgozott, fogadott és elküldött menedzsment és egyéb dokumentáció mennyisége, valamint a teljesítményfegyelem szerepe is. A húsfeldolgozó üzem új szintre lépésével kapcsolatban a vállalkozás vezetése egy olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) bevezetéséről döntött, amely nemcsak a szervezeti és adminisztratív dokumentumokkal (megrendelések, levelezések stb.) történő munkavégzés automatizálását teszi lehetővé, hanem bizonyos üzleti folyamatokat is, amelyekhez dokumentumok feldolgozása és végrehajtása társul.

Ebből a célból a vállalkozás kulcsfontosságú strukturális részlegeinek szakembereiből csapatot alakítottak ki. A projekt vezetőjévé az óvodai nevelési intézmény igazgatóhelyettesét, a cikk szerzőjét nevezték ki.

Interjú

Úgy döntöttünk, hogy az EDMS-t szakaszosan vezetjük be. Az információs felmérés első „látható” szakasza a csapat számára az volt, hogy felmérés az első vonalbeli vezetőkről és az üzleti folyamatok kulcsfontosságú résztvevőiről, akik az EDMS-ben fognak dolgozni, azaz lesznek a felhasználói. Ebben a felmérésben szükségszerűen részt kell venniük az érdekelt strukturális egységek vezetőinek és témaszakértőinek, akik képesek lesznek kifejezni kívánságukat és észrevételeiket.

Ennek a szakasznak a kezdete előtt az óvodai nevelésért felelős igazgatóhelyettes volt kérdések előkészítve, amelyekre adott válaszok képet adhatnak a dokumentumokkal való munkaszervezés problémáiról.

Összeállították a leendő válaszadók listáját, amely körülbelül 30 főt tartalmazott (ez osztályvezetők, helyetteseik és a dokumentumok létrehozásáért, aláírásáért, aláírásáért és jóváhagyásáért felelős szakemberek). Mindenkivel külön találkozót egyeztettek, amelyen először körvonalazódott a személyes beszélgetés célja, majd párbeszédre került sor, melynek „programja” egy előre elkészített tézis- és kérdéslista volt (lásd 1. példa) . Az interjúk levezetésének és elemzésének kényelme érdekében a beszélgetést hangrögzítőre rögzítheti. De jobb, ha a felmérésben résztvevő nem tudja, hogy felvétel készül, mert a legtöbben eltévednek, amikor meglátnak egy hangrögzítőt.

1. példa

Felkészülés interjúk készítésére egy húsfeldolgozó üzem felmérésének részeként az EDS bevezetésére

Show összecsukása

Az egyes válaszadókkal való találkozáskor az óvodai nevelési intézmény helyettese a beszélgetés elején részletesen felvázolta:

1. A felmérés célja:

"Az irodai munka és a dokumentumáramlás állapotának ellenőrzése, a meglévő üzleti folyamatok megértése, amelyeket automatizálni kell, és amelyek tevékenységét dokumentumok feldolgozása és végrehajtása kíséri."

2. Miért kell cégünknek EDMS-t bevezetnie:

„Az EDMS célja, hogy minőségileg javítsa a dokumentumokkal való munkafolyamatot a vezetők és a szakterületi szakemberek számára minden szinten, és csökkentse a dokumentumokkal való rutinmunka idejét.”

3. Milyen előnyökkel jár az EDMS, például:

„A rendszer lehetővé teszi a szükséges dokumentum megkeresésére fordított idő csökkentését, hozzáférést biztosít egy közös dokumentum-adatbázishoz a felhasználói jogok megkülönböztetésével, távolról dolgozhat a rendszerben, több felhasználó közösen dolgozhat egy dokumentummal, a dokumentumok gyors és egyszerű jóváhagyása, a dokumentumok nyilvántartásának és kiosztásának automatizálása, a megbízások és dokumentumok ellenőrzésének megszervezése (transzparenssé válik a gazdálkodási tevékenység), lehetőség nyílik dokumentumok elektronikus aláírással történő aláírására a rendszerben, szerződéskötési munka megszervezése, EDMS integrálása más, a szervezet által használt programokkal, és csökkenti az archívum fenntartási költségeit.”

1. Milyen problémákkal találkozik a dokumentumokkal való munka során?
2. Mit szeretne javítani, javítani, változtatni a dokumentumokkal végzett munka megszervezésében?
3. Milyen gyorsan és hatékonyan kézbesítik a dokumentumokat?
4. Ön szerint hol vannak azok a gyenge területek, amelyek problémákat okoznak a dokumentumokkal való munka során?
5. Kényelmesek a meglévő okmánynyomtatványok használata?
6. Mennyi időt vesz igénybe egy dokumentum feldolgozása? Ezt a kérdést minden olyan dokumentumtípus kapcsán fel kell tenni, amely széles körben jelen van a szervezet üzleti folyamataiban.
7. Mekkora a dokumentumáramlás volumene az Ön munkaterületén?

Az interjú folyamatát befolyásolta a felmérésben résztvevők elfoglaltsága, ami befolyásolta a felmérés időzítését, és azt is megmutatta, hogy az alkalmazottak alábecsülték a projekt jelentőségét.

Az interjú során gyűjtött információk elemzése eredményeként táblázat alakult ki Segített a kapott információk strukturálásában és a szükséges következtetések levonásakor, amelyek jól tükröződnek benne.

2. példa

Az interjú során szerzett információk rendszerezése

Show összecsukása

Az interjúk eredményei alapján a következő üzleti folyamatokat azonosítottuk, amelyek elsősorban EDMS általi automatizálást igényelnek:

• szerződéskezelés;
• fizetési számlák koordinálása;
• szervezeti és adminisztratív dokumentumok koordinálása:
• az utasítások (határozatok) végrehajtásának ellenőrzése.

Az interjú lehetővé tette a kérdezősködés előkészítését, ami nagyobb pontosságot igényel a kérdésekre adott válaszadásban.

Kérdőív

A felmérés célja az volt, hogy részletesebb (pontosabb) információkat szerezzenek a vállalkozás dokumentumforgalmának és irodai munkavégzésének jelenlegi állásáról. A felmérés résztvevői szervezeti egységek vezetői és témaszakértők voltak, akik ezután az EDMS felhasználóivá válnak. A felmérés távollétében történt, ami a kérdőív kitöltését jelentette a kutató távollétében.

A kérdőív három részből állt (lásd 4. példa):

1. A bevezető rész - fő feladata az volt, hogy a válaszadót válaszadásra ösztönözze a feltett kérdésekre. Ismertették a vizsgálat célját és célkitűzéseit, a válaszadó szerepének jelentőségét; a kérdőív kitöltésére vonatkozó utasításokat.
2. A fő rész egyszerű megfogalmazású kérdéseket tartalmaz, amelyek teljessége és mennyisége a kívánt céltól függ (a 4. példa kérdőívében szereplő kérdések tájékoztató jellegűek, és eltérhetnek a vállalkozás felméréséhez szükséges optimális kérdésektől, kiindulópontként használhatja őket minta a saját kérdőív elkészítéséhez).
3. Az utolsó rész - itt a válaszadó garanciát kapott az általa kifejtett vélemény titkosságára; köszönetét fejezték ki a vizsgálatban való részvételért.

A válaszadó kérésére a kérdőívet kinyomtattuk és személyesen átadtuk neki, vagy elküldtük az e-mail címére. A kérdőív formáját úgy alakítottuk ki, hogy a válaszadó számára kényelmes legyen közvetlenül egy word fájlban kitölteni.

Ha a kérdőívet Word fájlként küldték el, akkor az e-mail törzsében a címzett először látta a kísérőszöveget (a példában szereplő összes elérhetőség fiktív):

3. példa

A kérdőív csatolt fájlként e-mailben történő elküldésekor az e-mail kísérőszövege és tárgya

Show összecsukása

4. példa

Kérdőív egy vállalati felmérés elvégzéséhez az EDMS bevezetése előtt

Show összecsukása

Az összegyűjtött adatok egy MS Excel táblázatba kerültek, amely lehetővé tette az egyes kérdésekben a vélemények megoszlásáról szóló diagramok automatikus generálását. Azok. az eredményeket a lehető legláthatóbb módon mutatták be a vezetőségnek (lásd a 6. példát). Az egyes kérdésekre kiválasztott válaszlehetőségek száma a fájl egyik lapján szerepelt, egy másik lapon pedig ezen adatok alapján diagramok készültek:

A jövőben minden azonosított kockázatot figyelembe fogunk venni annak érdekében, hogy a lehető leghamarabb átálljunk az EDMS-ben való munkára:

• az EDMS feladatainak és funkcióinak hiányának vagy helytelen meghatározásának kockázata;
• a szükséges erőforrások (pénz, idő) alábecsülésének kockázata;
• a projektszakaszok végrehajtásának késedelmeinek kockázata;
• annak kockázata, hogy a vállalat alkalmazottai nem kapnak elegendő információt a munka előrehaladásáról, valamint az alkalmazottak elhanyagolása, passzivitása, ellenállása és a vezetők projektbe való rossz bevonása;
• rossz technológiai berendezések kockázata;
• szabályozási keret hiányának kockázata.

Általánosságban elmondható, hogy a felmérés pozitív hozzáállást mutatott az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével kapcsolatban, de voltak olyan munkatársak is, akik negatívan viszonyultak az EDS bevezetéséhez, mert úgy fogták fel, hogy ez a projekt csak egy újabb innováció, amely csak tovább növeli dolgozni nekik.

Ezt követően az interjúk és a kérdőívek eredményeinek elemzése alapján került meghatározásra a cél és az EDMS-re vonatkozó követelmények megfogalmazása, de ez a megvalósítási munka egy másik és nem kevésbé fontos szakasza. Cégünk jelenleg az EDMS piac összehasonlító elemzését végzi.

Lábjegyzetek

Show összecsukása

Kulcsszavak: vállalati felmérés, interjú és kikérdezés, bejövő információk nyilvántartása, belső információk nyilvántartása, kimenő információk nyilvántartása, a vállalkozás expressz felméréséről szóló jelentés, referenciamodell, a szervezet teljes üzleti modellje, a témakör funkcionális modellje.

Az automatizálási létesítmény tervezés előtti ellenőrzésének feladatai és szakaszai

A vállalati felmérés az IS tervezés fontos és meghatározó szakasza. A vizsgálat időtartama általában 1-2 hét. Ez idő alatt a rendszerelemző legfeljebb 2-3 tevékenységtípust vizsgáljon meg (HR, könyvelés, szállítás, marketing stb.).

Információgyűjtés az építkezéshez a szervezet teljes üzleti modellje gyakran a dokumentált információáramlások és az osztályok funkcióinak tanulmányozására vezethető vissza, valamint interjúk és kérdőívek segítségével valósul meg.

A felmérési munka megkezdése előtt a szervezet általában egy dokumentumcsomagot biztosít, amely általában tartalmazza:

Összefoglaló információ a vállalkozás tevékenységéről.

Információk a vállalkozás vezetői, pénzügyi, gazdasági és termelési tevékenységéről.

Információk a számviteli politikáról és a jelentéskészítésről.

A vállalkozás rendszeres dokumentumforgalma.

A bejövő információk nyilvántartása.

Belső információk nyilvántartása.

A kimenő információk nyilvántartása.

Információk a vállalat információs és számítási infrastruktúrájáról.

Információ a felelős személyekről.

Kérdések listája interjúkhoz és kérdőívekhez minden vizsgált részlegre összeállítják, és a vállalat vezetője hagyja jóvá. Ez a következő célból történik:

a bizalmas információkhoz való hozzáférés megakadályozása;

a felmérés célorientáltságának erősítése;

minimálisra csökkenti a vállalati alkalmazottak figyelmét a munkaköri feladataik ellátásáról.

Általános kérdések listája(a későbbi részletekkel együtt) a következő pontokat tartalmazza:

az egységek fő feladatai;

összegyűjtött és rögzített információk;

jelentés;

interakció más osztályokkal.

Kérdőívek vezetőknek és szakembereknek a következő kérdéseket tartalmazhatja:

Milyen célokat kell kitűznie (részlegének szemszögéből) egy integrált vállalatirányítási rendszer létrehozásához?

Az egység szervezeti felépítése.

Az egység feladatai.

A műveletek sorrendje feladatok végrehajtása során.

Milyen típusú külső szervezetekkel (bank, ügyfél, szállító stb.) lép kapcsolatba az egység, és milyen információkat cserél ki?

Milyen referenciaanyagot használ?

Mennyi időt (percben) tölt alapvető műveletek elvégzésével? Mely dátumok a „csúcsterhelések”? (gyakoriság havonta, negyedévben, évben stb.) Az osztály technikai felszereltsége (számítógép, hálózat, modem stb.). Használt szoftvertermékek az üzleti folyamatok automatizálására.

Milyen jelentésekkel és milyen gyakran készül a menedzsmentre? Kulcsfontosságú osztályszakértők, akik minden kérdésre válaszolnak az osztályon alkalmazott üzleti folyamatokkal kapcsolatban.

Távirányító objektumok jellemzői.

Dokumentumáramlás a munkahelyen.

Az így gyűjtött adatok általában nem fedik le a szervezeti tevékenység minden lényeges aspektusát, és nagyfokú szubjektivitással rendelkeznek. És ami a legfontosabb, ez a fajta felmérés nem azonosítja a szervezet sajátos jellemzőihez kapcsolódó stabil tényezőket, amelyeket kizárólag a szervezeti rendszer funkcionális beállításának módszerei befolyásolhatnak.

A megkérdezett szervezetek és vállalkozások vezetőinek felméréseinek elemzése azt mutatja, hogy a szervezeti felépítésről, a működés általános és helyi céljairól, az osztályok feladatairól és funkcióiról, valamint a munkavállalók beosztottságáról alkotott elképzeléseik esetenként ellentmondásosak. Ráadásul ezek az elképzelések néha eltérnek a hivatalosan deklarált céloktól és szabályoktól, vagy ellentmondanak a tényleges tevékenységeknek.

Ha az információáramlás szerkezete dokumentummintákból, számítógépes hálózatok és adatbázisok konfigurációiból azonosítható, akkor az információs kapcsolatokban dolgozók által végrehajtott valós mikrofolyamatok szerkezete (nagyrészt nem dokumentált) ismeretlen marad.

Ezekre a kérdésekre a személyzeti munkaidő folyamatos (vagy szelektív) fényképezésén alapuló szerkezeti és funkcionális diagnosztika adhat választ. A diagnosztika célja, hogy megbízható ismereteket szerezzen a szervezetről és annak funkcionális elemeinek szervezeti kapcsolatairól.

Ebben a tekintetben a szervezeti struktúrák funkcionális diagnosztikájának legfontosabb feladatai a következők:

a működési alanyok osztályozása (munkavállalók kategóriái és csoportjai);

a működési folyamat elemeinek osztályozása (cselekvések, eljárások);

irányok osztályozása (megoldandó problémák), működési célok;

információáramlási elemek osztályozása;

felmérés készítése a szervezet személyzetének tevékenységéről;

a szervezeti jellemzők: eljárások, személyi kapcsolatok, tevékenységi területek, információáramlás elemei - egyénileg és egymással kombinálva alkalmazotti kategóriák, eljárástípusok és azok területei szerinti megoszlásának vizsgálata (időben és gyakoriságban) a kutatás eredményei és logikája);

a vezetők, alkalmazottak és osztályok közötti funkcionális, információs, hierarchikus, átmeneti, problémás kapcsolatok valós szerkezetének azonosítása;

a vezetők és a személyzet munkaidejének elosztási struktúrájának kialakítása a szervezet funkcióira, problémáira és céljaira vonatkozóan;

a szervezet működését biztosító főbb technológiák azonosítása (információs folyamatok, ideértve a nem dokumentáltakat is), célkitőzésük a szervezet deklarált céljaihoz képest;

sajátos tevékenységeikben, célorientáltságukban és valós alárendeltségükben homogén munkavállalói csoportok azonosítása, a szervezeti felépítés valós modelljének kialakítása és a deklaráltal való összehasonlítása;

a szervezeti kapcsolatok deklarált és valós szerkezete közötti eltérés okainak meghatározása.

A munkaidő folyamatos „fotózása” a dolgozók jellemzőinek folyamatos megfigyelése és rögzítése a működési folyamat során a teljes munkanapon keresztül. Ebben az esetben a megjelenített paraméterek egymás után bekerülnek egy előre elkészített munkatáblázatba. Az alábbiakban egy rendszerelemző munkalap formája látható:

A vizsgáztatási eljárás befejezése után a táblázat azonnal feltöltésre kerül további jellemzőkkel: technológiai ág, rendszerfunkció, tantárgy, szempont, érzelmi háttér stb.

A csillaggal jelölt mutatók egy része a felmérés során kitöltésre kerül, a többi - után. A bejegyzések tartalma a következő:

szám (sorrendben);

ügynök (a vizsgált munkavállaló pozíciója);

az idő, amely alatt az eljárást elvégezték;

eljárás (az elemi műveletek halmazának tartalmának neve, amelyet a megoldandó probléma általánossága egyesít);

információ (az információáramlás iránya az ügynök és a szerződő fél között);

kezdeményezés (az eljárás elindításának kezdeményezője);

partner (az alanyal kapcsolatban álló alkalmazott beosztása);

kapcsolat (az ügynök és a szerződő fél alárendeltségét tükrözi, az interakció formáját ebben az eljárásban);

probléma (a megoldandó probléma szóbeli leírása).

A projekt előtti felmérés eredménye meg kell jelennie" Jelentés a vállalkozás kifejezett ellenőrzéséről", melynek szerkezetét alább közöljük.

Az üzleti folyamatok rövid sematikus leírása, például:

beszerzés és készletkezelés;

Termelésirányítás;

értékesítési menedzsment;

pénzügyi erőforrás menedzsment.

Az automatizálás alapvető követelményei és prioritásai.

A megrendelő projekt támogatásához szükséges erőforrásainak felmérése.

Ebben a munkában a „Zaman-Bank” céget választották vizsgált vállalkozásnak. 1989-ben alapították, és a bankszektor piacán működik, jogi személyek és magánszemélyek számára nyújt szolgáltatásokat. A bank stratégiai jellemzői a szolgáltatás gyorsasága, a hitelkínálat széles skálája, a külső – kulturális, gazdasági, jogi, technológiai és politikai – környezethez való magas szintű alkalmazkodás. A bank Kazahsztánban található, fő irodája Asztanában.

A bank egyik kiemelt fejlesztési területe a meglévő informatikai folyamatok fejlesztése. Ennek érdekében a vezetőség úgy döntött, hogy külső integrátorcégek segítségét veszi igénybe. Tervezik az informatikai részleg korszerűsítését a szolgáltatási szemléletnek és a legjobb globális gyakorlatnak megfelelően, miközben a bankban a kiemelt prioritások között szerepel a szolgáltatáskatalógus finomítása, valamint az incidens- és informatikai eszközkezelési folyamat teljes körű megvalósítása.

A bank informatikai osztályának vizsgálatának módszertana

A bank informatikai osztályának felmérési módszertanának kiválasztásához a következő módszereket elemeztük:

• 1. A folyamat és/vagy automatizálási rendszer meglévő dokumentációjának elemzése. Ehhez egy komplett dokumentumcsomagot kell bekérni, a meglévő automatizálási rendszerekhez standot telepítenek, és a beérkezett anyagok független tanulmányozását végzik.
• 2. Interjú az ügyfél alkalmazottaival. Az integrátor cég elmegy a felmérés helyszínére, és interjúkat készít az informatikai részleg munkájának minden kulcsfontosságú eleméről.
• 3. Megfigyelés. Az integrátor cég felmérést végez az ügyfél munkahelyén, miközben megfigyeli a folyamatban résztvevőket, hogyan látják el funkcióikat a folyamatban és hogyan dolgoznak a rendszerben.
• 4. Információkérés - kérdőív. A kérdőíveket kiküldik az ügyfélnek, majd az ügyfél oldaláról dolgozó munkatársak kitöltik. Ezután a kérdőíveket az integrátor cég projektcsapata elemzi.
• 5. A fenti módszerek kombinációja.

Az ügyfél munkahelyére történő utazást nehezíti, hogy az ügyfél székhelye egy másik országban van, ráadásul a munkahelyek több városra oszlanak el. A megfigyelési módszert elvetették a módszer alkalmazásához szükséges nagy idő- és humánköltségek miatt. A dokumentumok és szabályzatok áttanulmányozása hosszú folyamat egy vállalatnál, amely nagyszámú humán erőforrást igényel. Használatát a projekt megvalósításához szükségesnek tartották, de a következő szakaszokban bekerült a projekttervbe. A felmérési módszert választották a leghatékonyabbnak a munkaerőköltségek, az időköltségek és a kapott eredmények tekintetében.

A bank informatikai osztályának felmérése az informatikai folyamatokat automatizáló információs rendszerek felhasználói körében végzett felméréssel készült. A felmért informatikai folyamat jelenlegi felépítésére vonatkozó adatok gyűjtése két lépcsőben történt.

Az első szakasz a rendszerhasználókkal való távoli kommunikációval valósult meg: kérdőívek és telefonbeszélgetések segítségével gyűjtötték össze az információkat. A kért információkat két kategóriába sorolták:

• · Információgyűjtés a vállalat informatikai szolgáltatásának szervezeti felépítéséről:
  • o IT alkalmazottak száma;
  • o a támogató szolgálat nyitvatartási ideje;
  • o jelenlegi informatikai folyamatautomatizálási rendszerek;
• · Folyamatdokumentáció gyűjtése és elemzése
• o munkafolyamatok leírása;
• o szerep utasítások sémája;
• o a folyamat hatékonyságáról szóló jelentések.

A második szakaszban az interjú és a megfigyelés módszerét alkalmaztuk. Ebben az esetben a fő hangsúlyt az alábbi területekre helyezték:

• · Információgyűjtés a folyamat aktuális sorrendjéről - a folyamat résztvevőinek (informatikai szolgáltatók) interjúztatása. Ebből a célból kérdőíveket készítettek (ld. 1. sz. melléklet), amelyeket postai úton juttattak el a bank informatikai részlegének munkatársaihoz. A telefonbeszélgetések interjúk formájában is zajlottak a beérkezett kitöltött kérdőívek felhasználásával, amelyek a folyamatszervezés egyes összetevőire vonatkozóan tartalmaztak kérdéseket;
• · Az IT folyamatok és automatizálási rendszereik iránti igények azonosítása. Ezek közé tartozik a bank informatikai részlegének vezetése és a projekt egyéb érintettjei.
• · Az alkalmazott automatizálási rendszerek megismerése. Ezt a tevékenységet a kivitelező cég mérnökei végezték. Ezzel egyidejűleg megvizsgálták azokat a kapcsolódó rendszereket, amelyekkel a projekt során szükséges az integráció kialakítása, valamint összegyűjtöttem az integrációs követelményeket.

A felmérés eredményeit a munka következő két részében közölt jelentésben rögzítettük, és egyeztettük a cég projektcsapatával.