Kako provesti predprojektno istraživanje prije uvođenja sed-a. Predprojektno istraživanje: primjer provedbe, izvješće Upitnik za IT istraživanje

1. Je li takav pregled uopće potreban? Što će dati kupcu i samoj IT tvrtki?
2. Koji su ciljevi predprojektne ankete?
3. Kakav bi trebao biti njegov rezultat?
4. Trebam li napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili to naplatiti?
5. Kako kupac može opravdati učinkovitost takvog pregleda. Može li se isplatiti?

Ovdje svaka tvrtka odlučuje na svoj način: netko takvo ispitivanje općenito smatra neprimjerenim (“potući ćemo se, pa ćemo vidjeti...”); drugi, koji ga provode tijekom provedbe, ne ističu ovaj rad u zasebnom članku; treći ga provode kao samostalnu fazu rada, ali ga ne naplaćuju; Drugi pak s pravom smatraju pregled prije projekta zasebnim komercijalnim proizvodom. Moje iskustvo kao voditelja i konzultanta pokazuje da je predprojektna provjera nužna komponenta rada gotovo svake IT tvrtke vezane uz implementaciju sustava automatizacije. A uspjeh cijelog projekta ponekad ovisi o ispravnoj organizaciji i provedbi ove faze.

U ovom ću članku pokušati odgovoriti na gore postavljena pitanja, na temelju vlastite prakse i iskustva klijenata s kojima sam morao komunicirati, uvodeći tehnologiju provođenja predprojektnih anketa od nule.

Potreba za pregledom prije projekta

U komisiju dolazi izumitelj i na ulici nudi novi aparat za brijanje.
"Kako radi vaš uređaj?" - pitaju ga članovi komisije.
"Vrlo jednostavno", odgovara izumitelj. “Ubacite novčić u otvor, stavite glavu u mašinu i dvije oštrice vas počnu brijati.”
“Oprostite, kolega, ali ljudi imaju različite oblike lica!” - prekore ga članovi komisije.
“Da”, kaže izumitelj, “ali to je samo prije prvog brijanja...”

Glavni zadatak svake automatizacije je održati jedinstvene konkurentske prednosti automatizirane tvrtke. Ne možemo dopustiti, kao u ovom vicu, da nakon automatizacije sve tvrtke postanu “ista osoba”. Stoga, ako želimo zadržati jedinstvene konkurentske prednosti poslovanja kupca, tada je kod svake modernizacije poslovnih procesa potrebno provesti predprojektno istraživanje.

Naravno, moguće je napraviti dubinsku analizu razloga koji određuju ovu potrebu. To mogu biti visoki očekivani troškovi projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa zbog automatizacije, uključivanje u projekt poslova čiji se opseg ne može unaprijed odrediti itd. No, prisjetimo se kako je u jednoj vrlo poučnoj priči , zapovjednik je prekinuo generalov izvještaj o uzroku poraza:

“Naš poraz uzrokovan je nizom razloga”, započeo je general. - Prvo, barut je bio vlažan...
„Dosta je“, zaustavio ga je zapovjednik.

Ovdje je slična situacija, budući da je za provođenje predprojektne ankete dovoljno da kupac ima jedinstvene poslovne značajke (a svaka ih tvrtka treba imati, inače jednostavno ne bi opstala na tržištu i ustupila mjesto konkurenciji).

Dakle, globalno gledano, pitanje potrebe za ovakvim poslovima rješava se prilično jednostavno – oni se moraju provoditi ako se tvrtka koja se automatizira nalazi na konkurentnom tržištu.

Što predprojektna anketa daje kupcu i samoj IT tvrtki?

Tijekom istraživanja pred projektiranje, kupac može:

• dobiti detaljan opis poslovnih procesa koji postoje u tvrtki i usporediti stvarno poslovanje sa svojom predodžbom o njemu;
• optimizirati postojeće poslovne procese koristeći praktična iskustva koja su konzultanti iz informatičke tvrtke stekli tijekom prethodnih implementacija u sličnim tvrtkama;
• procijeniti stupanj usklađenosti funkcionalnosti predloženog sustava sa stvarnim poslovnim procesima korisnika;
• pravovremeno istaknite svoje jedinstvene prednosti i uzmite ih u obzir u fazi implementacije sustava, a ne nakon njegovog puštanja u rad;
• razjasniti proračun i vremenski raspored projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguće izmjene sustava kako bi odgovarao jedinstvenim značajkama vaših poslovnih procesa;
• procijeniti resurse (tehničke i ljudske) koji će biti potrebni u fazi implementacije sustava. Pravovremeno planirajte raspodjelu ovih resursa kako biste dovršili projekt unutar optimalnog vremenskog okvira i bez prekoračenja proračuna;
• procijeniti moguće rizike koji mogu utjecati na kvalitetu rada;
• optimizirajte troškove postavljanja sustava eventualnim vlastitim obavljanjem dijela posla;
• dobiti točniju procjenu ekonomskog učinka i povrata ulaganja.

Prednosti predprojektne ankete za IT tvrtku:

• povećanje razine zadovoljstva kupaca usklađivanjem njegovih očekivanja formiranih u pretprodajnoj fazi (kada prodavači nude „san“) sa stvarnim mogućnostima sustava za podršku određenim poslovnim procesima;
• pojašnjenje vremenskog rasporeda implementacije sustava i resursa potrebnih za to, omogućavajući unaprijed planiranje njihove dodjele;
• pravovremenu identifikaciju jedinstvenih prednosti kupca kako bi ih se uzele u obzir prilikom konfiguracije ili izmjene sustava automatizacije;
• smanjenje vremena provedbe i smanjenje rizika obavljanja slobodnih radova. Potrebne izmjene sustava provodit će se prije početka njegove implementacije ili paralelno s njom, a ne nakon završetka faze probnog rada, u kojoj se obično utvrđuju nedostaci. Situacija u kojoj se neusklađenost u funkcionalnosti otkrije u fazi završetka projekta automatski povlači dodatni neplanirani rad. Istovremeno, naručitelj obično ima poteškoća s financiranjem takvih radova, a da bi se projekt uspješno završio, često se mora obaviti besplatno;
• utvrđivanje vjerojatnih rizika koji mogu utjecati na kvalitetu i vrijeme provedbe. Pravodobno poduzimanje mjera potrebnih za minimiziranje utjecaja ovih rizika na uspjeh projekta;
• dobivanje podataka za opravdanje broja licenci i strukture projekta;
• snimanje trenutnog stanja u automatiziranim jedinicama i glavnim parametrima njihovog rada omogućit će potkrijepiti učinkovitost korištenja predloženog sustava;
• uspostavljanje osobnih kontakata između konzultanata i glavnih izvođača projekta kupca pojednostavit će njihovu suradnju u budućnosti;
• proširenje baze znanja (ako postoji) o glavnim poslovnim procesima kupaca u ovoj industriji.

Naravno, ovdje nisu navedeni svi argumenti u korist ankete prije dizajna, ali, kako pokazuje praksa, to je sasvim dovoljno da se kupac uvjeri u njegovu nužnost.

Glavni zadaci predprojektne izmjere

Očito je da je sljedeći najvažniji zadatak predprojektne ankete identificirati kupčeve jedinstvene konkurentske prednosti. Kao što pokazuje praksa, oko 75% poslovnih procesa koje koristi kupac podudara se s procesima u sličnim tvrtkama u istoj industriji, 10% ostvaruje svoje jedinstvene konkurentske prednosti, a preostalih 15% rezultat su drugog zakona termodinamike: ) (posljedica “prirodnog rasta kaosa”) i mora se riješiti tijekom projekta. Ali tih konkurentnih 10%, koji su toliko važni za poslovanje, jednostavno treba sačuvati svakom automatizacijom (naravno, pod uvjetom da se te prednosti mogu formalizirati). Najčešće se ovaj problem rješava konfiguriranjem sustava za kupca, ali ponekad su potrebne usluge programera kako bi se uzele u obzir jedinstvene značajke poslovanja. Napominjem da ovdje ne govorimo o razvoju po narudžbi, već o implementaciji sustava automatizacije proizvodnje.

Razumijevajući kako će se podržati konkurentske prednosti korisnika, IT tvrtka će moći procijeniti potrebu i cijenu poboljšanja proizvoda, kao i razumjeti koji dodatni resursi mogu biti potrebni za to.

Važan cilj predprojektne ankete je dijagnosticirati stanje klijentovog informatičkog okruženja, odnosno procijeniti računalnu opremu, softver, komunikacije, razinu kvalifikacija IT stručnjaka itd., koje on koristi u ovoj fazi. potrebno je razumjeti ima li kupac dovoljno resursa za uspješnu implementaciju automatizacije sustava. Ovdje dolazimo do još jednog zadatka predprojektne ankete - analize potencijalnih rizika projekta i opisa njihovih mogućih posljedica. Istovremeno, konzultanti moraju ne samo dokumentirati sve moguće rizike, već i ponuditi kupcu načine za smanjenje svakog od njih.

Svaki CIS uključuje prikupljanje informacija o operativnim aktivnostima odjela, tako da bi sljedeća tema predprojektne ankete trebala biti prikupljanje zahtjeva za protok dokumenata automatiziranih odjela.

Informacije akumulirane u sustavu ostat će mrtvi teret ako ih nema mogućnosti analizirati, stoga je vrlo važno tijekom predprojektne ankete saznati koje vrste i oblike izvješćivanja klijent treba. Obično alati za automatizaciju već uključuju standardni skup izvješća, ali svaki kupac s pravom smatra svoje poslovanje jedinstvenim, pa stoga zahtijeva jedinstveni sustav ove vrste, implementiran, u pravilu, pomoću posebnog generatora izvješća.

Hitan zadatak predprojektne ankete je razjasniti konačni proračun projekta i vrijeme njegove provedbe, uzimajući u obzir sve primljene podatke. Na te rokove mogu utjecati razni čimbenici, kao što su spremnost rukovodstva klijenta da sudjeluje u projektu, motivacija predstavnika naručitelja i izvođača, vjerojatnost sabotaže od strane zaposlenika automatiziranih jedinica, moguće otpuštanje (ili, obrnuto, zapošljavanje) ključnog menadžera nakon nekog vremena nakon početka projekta, nedostatnost postojeće računalne flote i tehnološke baze za postizanje svih ciljeva automatizacije, nedostatak proračuna za kupnju potrebne opreme. i mnogo više. Stoga konzultant mora detaljno saznati sve te okolnosti i prikazati ih u izvješću, uključujući i za internu upotrebu. Sastavljanje drugog - internog - izvješća omogućit će vam da detaljno prikažete sve nijanse odnosa i preporuke za stručnjake u odjelu za implementaciju i integraciju.

Drugo važno pitanje koje treba riješiti u fazi predprojektnog istraživanja je izrada preporuka o izboru metoda za provedbu projekta. Ovdje je važno jasno zabilježiti koji se od problema koje je kupac prethodno formulirao ne mogu riješiti pomoću predloženog sustava automatizacije i predložiti organizacijske ili druge načine izlaska iz ove situacije.

Svaka tvrtka može lako dodati još desetak zadataka koje bi željela riješiti u fazi ankete, ali, kako pokazuje stvarna praksa, dobivanje odgovora na gore navedena pitanja već čini anketu prije projekta vrlo učinkovitom.

Što je obično rezultat ankete prije projekta?

• opis postojećih poslovnih procesa kupca;
• popis glavnih zadataka koje je potrebno riješiti pomoću sustava automatizacije;
• procjena poslovnih procesa korisnika i preporuke za promjenu ili optimizaciju rada odjela, uzimajući u obzir prednosti koje pruža informacijski sustav;
• jedinstvene konkurentske prednosti kupca, koje se moraju uzeti u obzir pri implementaciji sustava;
• analiza postojećeg IT okruženja za usklađenost sa zahtjevima sustava korporativnog upravljanja, preporuke za njegovu promjenu;
• procjena rada na integraciji CIS-a u postojeću IT infrastrukturu korisnika;
• opis protoka dokumenata u automatiziranim odjelima i zahtjevi za analitiku;
• procjena mogućih rizika tijekom provedbe projekta i utvrđivanje mjera potrebnih za minimiziranje njihovog utjecaja;
• opis želja kupca koje se ne mogu implementirati u predloženi sustav upravljanja i zahtijevat će izmjene, procjenu vremena i troškova takve izmjene;
• prijedlog za provedbu projekta s obrazloženjem predložene opcije, navodeći broj automatiziranih radnih stanica potrebnih za kupca i pojašnjavajući proračun projekta.

Poseban dokument predprojektne ankete trebao bi biti preliminarni raspored radova, koji uključuje, između ostalog, dogovoreni popis odgovornih osoba (i od naručitelja i od izvođača), njihova područja odgovornosti i osnovne propise za interakciju između ih. Za učinkovitu implementaciju sustava preporučuje se izraditi propise za razmjenu informacija između zaposlenika kupca i stručnjaka informatičke tvrtke koja provodi anketu, a također, što je važno, odrediti vrijeme i postupak za praćenje završetka posla.

Neke tvrtke (najčešće one koje se bave razvojem po narudžbi) daju kupcu nacrt tehničke specifikacije nakon završetka predprojektnog pregleda.

Napraviti predprojektno istraživanje besplatno ili to naplatiti?

Ako svrha istraživanja odgovara gore opisanim zadacima, tada će zahtijevati preusmjeravanje značajnih resursa tvrtke i mora se nužno platiti. Ova predprojektna anketa potpuna je konzultantska usluga koja vam omogućuje ne samo procjenu potrebe, vremena i proračuna za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa kupca.

Kao što je praksa pokazala, usluge predprojektne ankete nije teško prodati ako je tvrtka implementirala odgovarajuću tehnologiju i prodavači jasno znaju (i mogu jasno objasniti klijentu) svrhu ankete i koje koristi će kupac imati od to.

Kako kupcu opravdati učinkovitost predprojektne inspekcije

Razmotrimo potencijalne kanale uštede, uzimajući u obzir koji mogu pomoći u opravdavanju potrebe za istraživanjem prije projekta.

1. Ušteda ljudskih resursa i vremena:
   • pri modificiranju sustava kako bi odgovarao jedinstvenim konkurentskim prednostima kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon stavljanja u komercijalni rad;
   • u fazi integracije sustava u IT infrastrukturu kupca zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja poduzeća i nijansama integracije razjašnjavaju prije početka, a ne tijekom implementacije;
   • zahvaljujući pravodobnoj raspodjeli materijalnih i ljudskih resursa od izvođača i naručitelja;
   • ranom procjenom mogućih rizika koji bi mogli utjecati na proces implementacije sustava, te razvojem mjera potrebnih za minimiziranje njihovih negativnih posljedica.
     Svako kašnjenje u napretku projekta rezultira ozbiljnim dodatnim troškovima za naručitelja, koji se vrlo lako mogu izračunati u svakom konkretnom slučaju.
2. Moguće smanjenje troškova implementacije:
   • utvrđivanjem usluga i radova koje naručitelj može sam obaviti;
   • prilagodbom rokova za dovršenje nekih radova nakon razjašnjenja njihove stvarne intenzivnosti rada.
3. Povećanje učinkovitosti korporativnih informacijskih sustava i produktivnosti zaposlenika optimizacijom poslovnih procesa uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike korisnika.
4. Odbijanje korištenja automatiziranog sustava ako se u fazi inspekcije prije projektiranja pokaže da neće riješiti probleme kupca ili će njegova izmjena biti preskupa.
   U mojoj praksi bio je slučaj kada je klijentu s vrlo specifičnim poslovnim procesima, na temelju rezultata ankete prije projekta, preporučeno da ne implementira CIS, već da izvrši organizacijske promjene i optimizira tehnologiju za rad sa svojim klijentima , budući da se učinak implementacije sustava (bila je potrebna skupa modifikacija) nije isplatio bili bi troškovi. Kao rezultat toga, klijent je uštedio desetke tisuća dolara, a predprojektna anketa isplatila se samo povećanjem učinkovitosti odjela koji je, na preporuku konzultanata, promijenio tehnologiju rada zaposlenika.

Nepostojanje predprojektne faze istraživanja u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u provedbi projekata i povećanja njihovih troškova zbog organizacijskih i tehničkih problema koji se javljaju tijekom provedbe. Često takvi projekti završavaju potpunim neuspjehom. Prema studiji Standish Grupe, gotovo trećina od 2,5 tisuća informatičkih projekata koje su analizirali ne samo da je bila neuspješna, nego uopće nije dovršena. U Rusiji je takve podatke puno teže dobiti, ali siguran sam da udio neuspješnih implementacija neće biti manji.

Stoga, ako konzultantska tvrtka ne želi imati nerealizirane projekte u svojoj evidenciji, tada jednostavno mora provesti predprojektno istraživanje poslovanja kupaca. Bolje je odbiti ugovor u početnoj fazi nego zaglaviti u poslu i završiti s mrljom na svom ugledu.

Informativna anketa važna je faza u optimizaciji predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova i implementaciji EDS-a. Uostalom, kvaliteta odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a izravno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije.

U tom smislu, potrebno je pridržavati se glavnog načela ankete - dobiti potpune, pouzdane i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Anketa prije projekta

Sa stajališta konzultantske tvrtke koja nudi svoje usluge na tržištu za savjetovanje i implementaciju EDMS-a, tj. implementacija EDMS-a za analitičara je vanjski projekta, predprojektno istraživanje se smatra dijelom metodologije prodaje (kao jedna od faza “pretprodaje”). No, najveći dio posla u ovoj fazi obavlja analitičar, kao iu fazi analize predviđenoj metodologijom provedbe. Zbog toga se predprojektno istraživanje također smatra dijelom metodologije provedbe.

Provođenje predprojektne ankete također može biti korisno za analitičare koji rade na implementaciji EDMS-a kao unutarnje projekt poduzeća (organizacije), tj. analitičar je zaposlenik tvrtke u kojoj se EDMS implementira.

Shema rezultata predprojektne ankete

Ciljevi predprojektni pregled su:

• dobivanje općih informacija o objektu implementacije EDMS;
• definiranje ciljeva provedbe;
• utvrđivanje općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje općeg stanja organizacije tijeka dokumenata i uredskog poslovanja;
• identifikacija glavnih korisnika (službenici, menadžeri, itd.);
• određivanje ukupne razine složenosti potencijalnog projekta;
• procjena potreba za migracijom podataka i integracijom s drugim softverom;
• prikupljanje informacija potrebnih za pripremu učinkovite i pobjedničke komercijalne ponude [ako posao obavlja tvrtka izvan objekta implementacije].

Kako bi se dobile potrebne informacije o projektu, provode se ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, voditelj projekta, voditelji odjela, glavni korisnici).

Uzorci pitanja iz upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti dobivanje primarnih informacija od kupca i budućih korisnika EDMS-a, prikazani su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue”.

Kao rezultat Predprojektni pregled se provodi:

• procjena količine posla potrebnog za implementaciju EDMS-a;
• izrada elaborata o predprojektnom izvidu;
• priprema i demonstracija prototipa rješenja (ako je potrebno);
• priprema komercijalne ponude.

1. Ciljevi i zadaci implementacije EDMS-a;
2. Granice projekta implementacije EDMS-a;
3. Ostale informacije primljene.

Nakon provođenja predprojektne ankete, postaje moguće procijeniti količinu analitičkog i tehničkog rada koji će biti potrebno provesti, kao i rezultate koje treba postići.

Kao rezultat, razvija se dokument koji sadrži opis osnovnih zahtjeva za EDMS, granice projekta i druge identificirane informacije. Ako informativno istraživanje provodi organizacija izvan Kupca, također se priprema prototip rješenja za demonstraciju Kupcu (ako je potrebno) i komercijalni prijedlog.

U ovoj fazi, na temelju primljenih primarnih informacija, voditelj projekta (PM) izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku strukturu rada (WBS) i povelju projekta. U ovoj fazi može se dogoditi i odabir platforme na kojoj će se razvijati EDMS.

Istraživanje i analiza informacija

Koristeći rezultate Predprojektne ankete kao polazišnu točku, Informacijska anketa pojašnjava prethodno dobivene informacije, ispituje i opisuje postojeće poslovne procese (“kakvi jesu”) i predlaže buduće, optimizirane poslovne procese (“biti”). kao što bi trebalo biti”), a također opisuje sve potrebne izmjene u sustavu za podršku ovim poslovnim procesima i EDMS sučeljima.

Shema rezultata informativne ankete

Ciljevi informativno istraživanje su:

• proučavanje i precizan opis poslovnih procesa koji se automatiziraju;
• definicija i opis modifikacija sustava, sučelja, uklj. sučelja s vanjskim sustavima i sredstva za prijenos podataka iz postojećih programa koji se moraju razviti i implementirati tijekom projekta;
• izrada tehničkih specifikacija (TOR);
• izrada preporuka za reinženjering (optimizaciju) tijekova dokumenata i organizacije tijeka dokumenata i uredskog poslovanja.

Svrha ove faze je identificirati kupčeve zahtjeve za rezultate implementacije, stoga je tijesna suradnja između kupca, glavnih korisnika i analitičara neophodna tijekom cijele faze informativnog istraživanja i analize. Obično je informativna anketa sljedeći korak nakon predprojektne ankete i uključuje detaljno ispitivanje svih područja poslovanja koja će biti pogođena tijekom projekta, umjesto jednostavnog identificiranja glavnih funkcionalnih područja i "ubojitih aplikacija", kao vrši se tijekom predprojektne ankete.

U svrhu dobivanja potrebnih informacija provode se ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, voditelj projekta, voditelji odjela, glavni korisnici) slično predprojektnoj anketi, ali na detaljnijoj razini. Uzorci pitanja iz Upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti dobivanje informacija od Korisnika i budućih korisnika EDMS-a, prikazani su u odjeljku „Pitanja za Upitnike i intervjue”.

rezultate rad se odražava u dokumentu "Funkcionalni zahtjevi" (FR) ili Izvješće, ili projektni zadatak (ovisno o složenosti projekta).

Završni dokument mora sadržavati:

1. Funkcionalni zahtjevi za EDMS;
2. Opis EDMS sučelja;
3. Opis poslovnih procesa;
4. Preporuke za reinženjering (optimizaciju) protoka dokumenata;
5. Ostali podaci dobiveni tijekom istraživanja i analize.

Kao rezultat obavljenog rada na organiziranju učinkovitog uredskog rada i protoka dokumenata te odluke o implementaciji sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, projektni tim formulira zahtjeve za automatizirani sustav, sastavlja popis procesa koji će se automatizirati, određuje prioritete i redoslijed njihove automatizacije.

Nakon utvrđivanja ciljeva, zadataka i granica projekta implementacije EDMS-a, započinje rad na razvoju i implementaciji automatiziranog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Za učinkovitu automatizaciju rada s dokumentima preporučuje se:

1. Napravite popis postojećih vrste dokumenata U organizaciji
2. Čini ispitivanje svake vrste dokument (vidi dolje)*
3. Sastaviti popis odgovornih zaposlenika za izradu dokumenata (tko izrađuje koje vrste dokumenata)
4. Sastaviti popis zaposlenika pregledavanje, potpisivanje, odobravanje dokumenti (tko, koje vrste dokumenata; uvjeti pod kojima je potrebna viza, potpis)
5. Na temelju ovih popisa stvoriti opću rutu prolaz dokumenata s uvjetima za prolaz - algoritam (Operogram ili Graphic Document Flow Scheme)
6. Odredite potrebne knjigovodstvene isprave(izvješća): uvjeti za izradu izvješća i njihovi obrasci
7. Odrediti koje vrste dokumenata je potrebno staviti pod kontrolu (odrediti rokove, oblike obavijesti, obrazac kontrolnog kartona, uvjete za povlačenje iz kontrole)
8. Na temelju anketa izraditi upute za predškolski odgoj ako je potrebno
9. Napravite popis slučajeva(s naznakom razdoblja skladištenja i načela za formiranje predmeta) ako je potrebno
10. Napravite popis koji odražava mehanizam za pristup različitim vrstama dokumenata (ovisno o poziciji)

Ispitivanje svake vrste dokumenta:

• opisati tehnologiju dokumentacije (sastavljanja): skup detalja, njihov položaj, metode popunjavanja (ako je potrebno);
• opisati oblike registracijsko-kontrolnih kartica (RCC): skup i raspored polja u kartici;
• pokazati uvjete za kretanje dokumenata (dostupnost potpisa, viza, čekova itd.);
• prikazati dijagram tijeka dokumenta (put) ili popis glavnih indosanata, potpisnika itd.;
• opisati način evidentiranja, šifre koje se dodjeljuju raznim vrstama dokumenata

Pitanja za upitnike i intervjue

Ovdje su navedena pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom intervjuiranja korisnika prilikom provođenja ankete o objektu implementacije EDMS-a. Pitanja su savjetodavna. Ne postoje jasni zahtjevi za provođenje ankete, stoga analitičar mora biti kreativan u dobivanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Potrebno je automatizirati proces upravljanja dokumentima:

1. Koji su dugoročni i kratkoročni ciljevi uvođenja sustava?
2. Koji su glavni kriteriji za uspjeh projekta implementacije sustava za upravljanje dokumentima?
3. U kojem roku je poželjno implementirati sustav? Koji su razlozi za te rokove?
4. Tko je glavni inicijator projekta: u interesu kojeg odjela ili rukovoditelja (menadžera) se planira implementirati sustav?
5. Tko su glavni kupci EDMS-a (koji odsjeci) i glavni sudionici EDMS-a?
6. Planirate li prilikom implementacije sustava potpuni ili djelomični prelazak na bespapirnu tehnologiju uredskog rada i protoka dokumenata? Opišite kako to vidite.
7. Planira li se korištenje sustava kriptografske zaštite informacija i elektroničkog digitalnog potpisa (CIPF i EDS)? Ako je odgovor DA, navedite naziv ili vrstu prioritetnih sustava.
8. Obrada, koje vrste dokumenata, formate i tipove planira automatizirati sustav?
8.1. Ukratko opišite glavne parametre svakog od njih, navedite razlike.
8.2. Postavite svoje prioritete
9. Koliko se radnih stanica planira instalirati odjednom?
10. Koliko se radnih mjesta planira eventualno (ukupno) spojiti na sustav?
11. U kojim odjelima se planira implementirati EDMS?
12. Opišite glavne funkcionalne odgovornosti odjela - glavnih sudionika EDMS-a.

Organizacijska pitanja:

13. Postoje li tehnički stručnjaci koji će voditi projekt u ime Naručitelja?
14. Postoje li stručnjaci u predškolskim obrazovnim ustanovama koji će voditi projekt u ime Naručitelja?

Pitanja o predškolskom obrazovanju:

15. Postoje li odobrene odredbe, upute, pravilnici ili drugi normativni dokumenti koji reguliraju rad s dokumentima (opisi pravila uredskog rada i tijeka dokumenata)?
15.1. Koliko su zreli i relevantni?
15.2. Ima li planova za njihovu promjenu?
15.3. Ako takvi dokumenti postoje, dostavite ih na analizu.
16. Ako takvih pravila (pravilnika, uputa, metoda) nema ili nisu relevantni, je li potrebno provesti istraživanje, opis i optimizaciju postojećih procesa?
16.1. Postoji li razumijevanje nužnosti i pravovremenosti takvih akcija?
16.2. Ili postoje planovi za automatizaciju procesa "kakvi jesu"?
16.3. Ako će se provoditi istraživanje i optimizacija, definirati područja istraživanja, ciljeve i kriterije optimizacije.
17. Kako se odvija papirologija?
17.1. Centralizirano;
17.2. Decentralizirano;
17.3. Mješoviti.
18. Koji odjel ili zaposlenik je odgovoran za rad s dokumentima?
19. Tko u poduzeću organizira rad s dokumentima (koji odjel)?
20. Koje funkcije (procese, rad) treba automatizirati za ove vrste dokumenata? Opišite ih (ukratko)
21. Koliki je okvirni opseg protoka dokumenata godišnje/mjesečno za svaku navedenu vrstu dokumenta?
22. Navedite vrste dokumenata za koje se koriste obrasci i predlošci s kojima se rad planira automatizirati?
23. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenta? Opišite njihovu strukturu, pravila popunjavanja, pravila za generiranje matičnih brojeva.
24. Koji dokumenti zahtijevaju dodatnu kontrolu? Opišite njihove karakteristike i zahtjeve kontrole.
25. Koje vrste i tipove izvješćivanja je potrebno implementirati za svaku vrstu dokumenta?
26. Vrste radova koji se izvode na svakoj vrsti dokumenta. Promjene koje se događaju na dokumentu tijekom poslovnog procesa.
27. Opišite radne obveze za obradu dokumenata djelatnika koji su sudionici u tijeku dokumenata.
28. Opišite postojeću tehnologiju za rad s dokumentima u organizaciji ili odjelu:
28.1. postupak obrade prosljeđivanja i evidentiranja ulaznih dokumenata;
28.2. postupak upravljanja pristiglim dokumentima i donošenje rješenja;
28.3. struktura rezolucije;
28.4. postupak podnošenja dokumenata na kontrolu;
28.5. vrste kontrole;
28.6. rokovi;
28.7. popis dokumenata, čije izvršenje podliježe kontroli;
28.8. tehnologija kontrole izvršenja dokumenata;
28.9. postupak evidentiranja dokumenata primljenih na izvršenje u strukturnim odjelima;
28.10. postupak skidanja dokumenata s kontrole;
28.11. postupak pregleda nacrta dokumenata od strane uprave, njihovo odobrenje od strane različitih odjela i odobrenje;
28.12. postupak prijave i obrade prosljeđivanja izlaznih dokumenata;
28.13. postupak izrade internih dokumenata;
28.14. organizacija pohrane dokumenata u strukturnim odjelima iu središnjem arhivu organizacije.
29. Što je potrebno promijeniti u radu s dokumentima?
30. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenta?
30.1. Opišite njihovu strukturu i pravila popunjavanja (ako postoje).
30.2. Pravila za generiranje matičnog broja
31. Koje vrste i tipove izvješćivanja je potrebno implementirati za svaku vrstu dokumenta?
31.1. tekuća uredska izvješća;
31.2. završna uredska izvješća;
31.3. izvješća statističkih ureda;
32. Sposobnost uspostavljanja i praćenja veza između dokumenata

Pitanja o arhivskoj pohrani:

33. Postoji li arhiv kao ustrojstvena jedinica?
34. Tko je odgovoran za promptno čuvanje dokumenata?
35. Postoje li upute za pohranu dokumenata? Ako imate regulatorne dokumente, dostavite ih.
36. Je li izrađena Nomenklatura predmeta (svake godine)?
37. Koja je jedinica (službenik) nadležna za izradu i odobravanje objedinjene Nomenklature predmeta.
38. Provodi li se vještačenje vrijednosti isprava i uništavanje isprava?
39. Postoji li znanstveni referentni aparat? Tko ga vodi? Opišite njegovu strukturu.
40. Je li razvijena politika za pristup dokumentima, posebice onim povjerljivim?
41. Planira li se arhiva “papirnatih” dokumenata prebaciti u sustav?
41.1. Molimo navedite okvirnu količinu, format i vrste dokumenata.
41.2. Je li arhiva dokumenata geografski raspoređena? Ako DA, gdje se nalaze lokacije za pohranu dokumenata?
41.3. Navedite potreban vremenski okvir za prijenos informacija u sustav.
42. Koja pravila vrijede za otpis dokumenata u spise, prijenos u arhiv, koji su standardi čuvanja?
43. Pravila za rad s Nomenklaturom predmeta odjela, njegovom strukturom i organizacijom pohrane dokumenata u odjelu, rad s kojim je podložan automatizaciji.

Opis organizacijske strukture:

Za provođenje početne procjene zahtjeva potrebne su informacije o organizacijskoj strukturi poduzeća. Opis organizacijske strukture mora biti dijagram (u Visiu, ARIS-u ili drugom sličnom formatu). Moguć je i tekstualni opis. Dijagram (ili tekstualni opis) organizacijske strukture trebao bi odražavati:

44. Popis organizacija najviše razine (društvo za upravljanje, popis kompleksa, podružnica, pojedinačnih pravnih osoba (na primjer, uredi tvrtke) itd.), uključujući:
44.1. imena organizacija;
44.2. geografski položaj organizacija;
44.3. odnosi između organizacija (hijerarhija);
44.4. sfere djelovanja organizacija.
45. Organizacijske strukture organizacija najviše razine koje trebaju sadržavati:
45.1. struktura odjeljenja;
45.2. međusobni odnosi između odjela;
45.3. funkcije odjela;
45.4. područja odgovornosti odjela.

Prije svega, zanimaju nas informacije o strukturnim jedinicama koje će biti uključene u implementaciju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

IT infrastruktura organizacije:

46. ​​​​Koja je tehnička podrška dostupna: karakteristike poslužitelja, klijentske stranice?
47. Koriste li se informacijski sustav(i) trenutno za automatizaciju tekućih zadataka?
47.1. Ako DA, koje značajke uključuje?
47.2. Čime ste nezadovoljni/trenutni problemi?
47.3. Postoje li planovi za potpunu ili djelomičnu zamjenu?
47.4. Migracija podataka: kako se planira prenijeti prikupljene informacije:
- ne može se tolerirati
- nositi ručno,
- prijenos automatski.
47.5. Ako planirate automatski prenijeti “stare” podatke u novi sustav, potrebno je dati podatke o strukturi i formatima pohrane te formulirati zahtjeve za konverziju podataka.
48. Je li potrebna integracija s drugim sustavima?
49. Koja je tipična konfiguracija klijentskih radnih stanica (procesor, RAM, operativni sustav, itd.)?
50. Postoji li popis standardnog softvera instaliranog na uredskim računalima? Ako je odgovor DA, navedite ovaj popis.
51. Koje su karakteristike osnovnog poslužiteljskog hardvera?
52. Koriste li zaposlenici tvrtke korporativnu e-poštu u svakodnevnom radu? Koji poslužitelj pošte i klijent koristite?
53. Navedite verziju i programera korporativnog softvera poslužitelja e-pošte.
54. Koja je topologija vaše mreže:
1.1. Je li lokalna mreža izgrađena na Windows NT domeni?
1.2. Koliko je radnih stanica na vašoj lokalnoj mreži?
1.3. Postoji li teritorijalna rasprostranjenost mreže? Ako ima:
1.3.1. Kakva je raspodjela radnih stanica po poslovnicama (uredima)?
1.3.2. Koliki je kapacitet komunikacijskih kanala između segmenata mreže?
55. Postoji li namjenski poslužitelj datoteka dizajniran za pohranu dokumenata? Kolika je procijenjena količina dokumenata pohranjenih na ovom poslužitelju?
56. Postoji li strategija za pohranu nestrukturiranih informacija (osobna računala, namjenski poslužitelji datoteka, podsustavi za pohranu, itd.)
57. Koja je prosječna količina dokumenata pohranjenih na klijentskim radnim stanicama?
58. Koji se korporativni informacijski sustavi (CIS) koriste u poduzeću?
59. Postoje li licencirani DBMS-ovi i kako se koriste? Navedite programere i verzije DBMS-a koji se koriste u poduzeću.
60. Koriste li se imeničke usluge za identifikaciju korisnika? Ako DA, navedite koje.
61. Postoji li služba tehničke podrške za korisnike (helpdesk)? Postoje li propisi za ovu uslugu?
62. Koliko zaposlenika ima odjel informatike (odjel, odjel)? Koji su glavni zadaci koje ova jedinica rješava?
63. Navedite sustave s kojima treba integrirati sustav za upravljanje dokumentima.
64. Navedite okvirni omjer zaposlenika koji imaju pristup dokumentima samo na uvid i broja zaposlenika koji imaju pravo izmjene i izvođenja određenih radnji.

Zahtjevi za EDMS:

65. Navedite i opišite koje funkcionalne zahtjeve za novi sustav smatrate najvažnijima.
66. Sastav atributa svake kartice dokumenta:
- Ime
- Opis
- Oznaka na obrascu (ime na obrascu)
- Tip podataka
- Način popunjavanja (ručno, iz imenika, ...)
67. Pretraživanje dokumenata po atributima registracijskih kartica Popis detalja tražilica
68. Potreba za stvaranjem povijesti rada s dokumentima, praćenje napretka izvršenja i procesa odobravanja itd.
69. Potrebni filteri u sustavu
70. Zahtjevi za informacijama koje sustav mora zadovoljiti

Predlažemo formalizirati informacije dobivene kao rezultat ankete u obrascu operogrami ili u obliku algoritam. Kao primjer, predlažemo razmatranje životnog ciklusa naloga za osnovne aktivnosti. Tehnologija za rad s ovom vrstom dokumenta je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim poduzećima.

Primjeri procesa rada s dokumentom

Predlažemo da se informacije dobivene kao rezultat ankete formaliziraju u obliku operograma ili u obliku algoritma. Kao primjer, predlažemo razmatranje životnog ciklusa narudžbi za osnovne aktivnosti. Tehnologija za rad s ovom vrstom dokumenta je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim poduzećima.

Operagram životnog ciklusa naloga za glavnu djelatnost

Kliknite na sliku za povećanje

Algoritam za obradu naloga za osnovne djelatnosti

Razvoj funkcionalnih zahtjeva

Na temelju gore navedenih informacija, analitičar razvija funkcionalne zahtjeve za EDMS ili projektni zadatak za razvoj EDMS-a. Konkretno, analitičar mora izraditi zahtjeve za format i sastav registracijskih i kontrolnih kartica (skup i raspored polja u kartici, metode popunjavanja EDMS-a, itd.), rute za kretanje dokumenata i druge potrebne zahtjeve za postavljanje i razvoj EDMS-a.

Automatizacija rada i, sukladno tome, postavljanje zadataka za razvoj softvera treba se provoditi uz prisutnost regulatornih dokumenata koji reguliraju rad s dokumentima: upute, propisi, knjige obrazaca itd.

U nedostatku takvih dokumenata, potrebno je izraditi dokument(e) koji utvrđuju osnovna pravila za rad s dokumentima, s kojima se rad planira automatizirati.

Dokumentacija

Tijekom pregleda izrađuje se sljedeća dokumentacija:

1. Izvješće o informativnoj anketi (infološki model)

Svrha:
Snimanje informacija dobivenih tijekom ankete, intervjuiranje zaposlenika Naručitelja u svrhu izrade tehničkih specifikacija za izradu i konfiguraciju automatiziranog sustava

Uključuje:

• Opis općih karakteristika Kupca;
• Opis organizacijske strukture;
• Opis tehničke opreme;
• Opis poslovnih procesa koje treba automatizirati;
• Opis korisničkih zahtjeva;
• Preporuke za unapređenje poslovnih procesa.

2. Projektni zadatak za izradu automatiziranog sustava (model podataka)

Svrha:
Izrada tehničkih zahtjeva za funkcionalnost automatiziranog sustava i njegovu arhitekturu

Uključuje opis:

• AWS;
• funkcije sustava;
• atributi kartice;
• sučelja;
• referentne knjige;
• akcijski gumbi;
• otkazni rokovi;
• ostali tehnički zahtjevi za EDMS.

Gore opisani odjeljci dokumentacije mogu se dodavati i mijenjati prema potrebi. razvoj dokumentacije je kreativan proces i također ovisi o profesionalnosti analitičara koji razvija te dokumente.

Trenutno postoji brzi razvoj i implementacija informacijskih tehnologija ne samo u vladinim agencijama, već iu mnogim ruskim poduzećima, a uspjeh same implementacije ovisi o tome kakav će biti pristup implementaciji EDMS-a, koliko će dobro biti planirani.

Kako posao raste, tako se povećava i količina papirnate dokumentacije. A kada broj dokumenata koji se obrađuju prijeđe graničnu vrijednost, procesi rada s dokumentima izmaknu kontroli, prestanu biti upravljivi i, kao rezultat toga, počnu usporavati razvoj poduzeća, tada postaje važna važnost implementacije EDMS izlazi na vidjelo. U ovom trenutku mnoge tvrtke suočene su s problemom koji se zove "gdje početi".

Proces implementacije EDS-a u uspješnu svjetsku i domaću praksu uključuje sljedeće faze:

1. Informativna anketa.
   1. Intervjuiranje.
   2. Ispitivanje.
2. Analiza prikupljenih podataka.
3. Izrada tehničkih i funkcionalnih zahtjeva za EDMS.
4. Praćenje tržišta EDMS i provođenje natječaja.
5. Testiranje demo verzije.
6. Sklapanje sporazuma.
7. Izrada propisa za EDMS.
8. Instalacija i konfiguracija softvera.
9. Osposobljavanje korisnika EDMS-a.
10. Testiranje softvera s korisnicima.
11. Otklanjanje grešaka uočenih tijekom testiranja sustava.
12. Industrijski rad.

Zašto ne bez informativne ankete?

Zašto je toliko važno provesti informativno istraživanje? Vjeruje se da kvalitetna predprojektna izmjera jamči 80% uspješnosti implementacije EDMS-a. Uostalom, omogućuje:

• dobiti jasniji "portret" organizacije: njezina misija, područja djelovanja; Struktura poduzeća; funkcije odjela (i njihovo međusobno djelovanje) utvrđene odredbama o strukturnim odjelima; glavni poslovni procesi;
• utvrditi opće stanje organizacije uredskog rada u poduzeću;
• odrediti protok informacija i dokumentacije (uključujući vrste dokumenata koji se koriste);
• identificirati i uzeti u obzir rizike i načine njihovog prevladavanja pri implementaciji sustava;
• odrediti svrhu provedbe;
• odrediti zadatke i funkcije koje će EDMS naknadno morati obavljati;
• identificirati korisnike EDMS-a;
• naučiti i opisati postojeće poslovne procese (koji će biti automatizirani) itd.

Odgovore na gore navedena pitanja možete dobiti putem samostalno proučavanje općih informacija o predmetu implementacije EDMS. Ovo pomaže u pripremi za intervjuiranje menadžment i ključni stručnjaci. A analiza rezultata intervjua pomoći će vam u razvoju upitnik s detaljnijim pitanjima za širi krug ljudi. Stoga vam svaka faza ispitivanja omogućuje da dublje zaronite u problem i kao rezultat dobijete sve detaljniji opis problema.

Samo razumijevanjem stvarnih potreba poduzeća može se odrediti koje bi funkcije EDMS trebao obavljati. Tada će njegov izgled moći optimizirati rad ljudi i oni ga neće doživljavati kao peti kotač u kolima.

Do trenutka početka ankete, naša tvornica za preradu mesa imala je grupu geografski raspoređenih ureda, složenu strukturu poduzeća i veliki volumen protoka papirnate dokumentacije, što je dovelo do raspršenog nekontroliranog protoka dokumentacije, kršenja rokova odobravanja i izvršenja, kao i gubitak dokumenata.

S rastom obujma proizvodnje i povećanjem zadataka koje rješava naše poduzeće, količina razvijene, primljene i poslane upravljačke i druge dokumentacije samo je porasla, a povećala se i uloga discipline u radu. U vezi s postizanjem nove razine tvornice za preradu mesa, uprava poduzeća odlučila je uvesti sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS), koji omogućuje automatizaciju ne samo rada s organizacijskim i administrativnim dokumentima (nalozi, korespondencija itd.), već i također i neke poslovne procese praćene obradom i izvođenjem dokumenata.

U tu svrhu formiran je tim od stručnjaka iz ključnih strukturnih odjela poduzeća. Voditeljem ovog projekta imenovana je zamjenica ravnatelja za predškolski odgoj, autorica ovog članka.

Intervjuiranje

Odlučili smo implementirati EDMS u fazama. Prva faza informativne ankete, "vidljiva" za tim, bila je provesti - anketiranje prve linije menadžera i ključnih sudionika poslovnih procesa koji će raditi u EDMS-u, tj. bit će njegovi korisnici. Ova anketa mora nužno uključiti voditelje i stručne stručnjake zainteresiranih strukturnih jedinica, koji će moći izraziti svoje želje i primjedbe.

Prije početka ove etape zamjenica ravnatelja za predškolski odgoj bila je pripremljena pitanja, čiji bi odgovori mogli dati ideju o problemima u organizaciji rada s dokumentima.

Sastavljena je lista budućih ispitanika na kojoj se nalazi oko 30 osoba (ovo voditelji odjela, njihovi zamjenici i stručnjaci odgovorni za izradu dokumenata, njihovo ovjeravanje, potpisivanje i odobravanje). Sa svakom osobom dogovoren je zaseban susret, pri čemu je najprije zacrtana svrha osobnog razgovora, a zatim je uslijedio dijalog čiji je „program“ bio unaprijed pripremljeni popis teza i pitanja (vidi Primjer 1.) . Za praktičnost vođenja i analize intervjua, razgovor možete snimiti na diktafon. Ali za sudionika ankete bolje je ne znati da se snima jer se većina ljudi izgubi kad vidi diktafon.

Primjer 1

Priprema za provođenje intervjua u sklopu snimanja pogona za preradu mesa za implementaciju EDS-a

Sažmi emisiju

U susretu sa svakim ispitanikom, zamjenica predškolske odgojno-obrazovne ustanove na početku razgovora je detaljno iznijela:

1. Svrha ankete:

“Provjera stanja uredskog rada i tijeka dokumenata, razumijevanje postojećih poslovnih procesa koje treba automatizirati, a čije aktivnosti prati obrada i izvršavanje dokumenata.”

2. Zašto naša tvrtka treba implementirati EDMS:

“Svrha EDMS-a je kvalitativno poboljšati proces rada s dokumentima za menadžere i stručne stručnjake na svim razinama te smanjiti vrijeme rutinskog rada s dokumentima.”

3. Koje prednosti pruža EDMS, na primjer:

„Sustav vam omogućuje smanjenje vremena traženja traženog dokumenta, omogućava vam pristup zajedničkoj bazi dokumenata s razlikovanjem korisničkih prava, u sustavu možete raditi na daljinu, s jednim dokumentom zajednički raditi više korisnika, brzo i jednostavno odobriti dokumente, automatizirati registraciju i distribuciju dokumenata, organizirati kontrolu izvršenja naloga i dokumenata (aktivnosti upravljanja postaju transparentne), moguće je potpisivati ​​dokumente u sustavu elektroničkim potpisom, organizirati rad s ugovorima, integrirati EDMS s drugim programima koje koristi organizacija i smanjiti troškove održavanja arhive.”

1. S kojim se problemima susrećete u radu s dokumentima?
2. Što biste željeli poboljšati, unaprijediti, promijeniti u organizaciji rada s dokumentima?
3. Koliko brzo i učinkovito se isporučuju dokumenti?
4. Gdje su, po Vašem mišljenju, slabe točke koje stvaraju probleme u radu s dokumentima?
5. Jesu li postojeći obrasci dokumenata prikladni za korištenje?
6. Koliko je vremena potrebno za obradu jednog dokumenta? Ovo pitanje treba postaviti u odnosu na svaku vrstu dokumenta koji je široko prisutan u poslovnim procesima organizacije.
7. Koliki je obim protoka dokumenata u vašem području rada?

Na proces intervjua utjecala je zauzetost sudionika ankete, što je utjecalo na vrijeme anketiranja, a također je pokazalo da su zaposlenici podcijenili važnost projekta.

Kao rezultat analize podataka prikupljenih tijekom intervjua, formirana je tablica, prikazano u primjeru 2. Pomoglo je strukturirati primljene informacije i izvući potrebne zaključke, koji se u njima dobro odražavaju.

Primjer 2

Sistematizacija informacija dobivenih tijekom intervjua

Sažmi emisiju

Na temelju rezultata intervjua identificirani su sljedeći poslovni procesi koji prije svega zahtijevaju automatizaciju putem EDMS-a:

• upravljanje ugovorima;
• koordinacija faktura za plaćanje;
• koordinacija organizacijskih i upravnih dokumenata:
• nadzor nad izvršenjem instrukcija (rješenja).

Intervjuiranje je omogućilo pripremu terena za ispitivanje, što zahtijeva veću točnost u davanju odgovora na pitanja.

Upitnik

Svrha ankete bila je dobiti detaljnije (točnije) podatke o trenutnom stanju tijeka dokumenata i uredskog poslovanja u poduzeću. Sudionici ankete bili su voditelji ustrojstvenih jedinica i predmetni stručnjaci, koji bi potom postali korisnici EDMS-a. Istraživanje je provedeno u odsutnosti, što je značilo ispunjavanje upitnika u odsutnosti istraživača.

Upitnik se sastojao od tri dijela (vidi primjer 4):

1. Uvodni dio – njegova glavna zadaća bila je potaknuti ispitanika na davanje odgovora na postavljena pitanja. Opisana je svrha i ciljevi istraživanja, značaj uloge ispitanika; upute za popunjavanje upitnika.
2. Glavni dio sadrži pitanja jednostavne formulacije, a njihova cjelovitost i kvantiteta ovise o željenom cilju (pitanja u uzorku upitnika iz primjera 4 su savjetodavna i mogu se razlikovati od optimalnih pitanja za anketiranje vašeg poduzeća; možete ih koristiti kao početnu uzorak za izradu vlastitog upitnika).
3. Završni dio - ovdje je ispitanik dobio jamstvo povjerljivosti mišljenja koje je izrazio; izražena je zahvalnost za sudjelovanje u studiji.

Na zahtjev ispitanika upitnik je isprintan i uručen mu osobno ili poslan na e-mail. Forma upitnika je koncipirana tako da ispitaniku bude zgodno ispunjavati je izravno u word datoteci.

Ako je upitnik poslan kao word datoteka, tada je u tijelu e-pošte primatelj prvo vidio popratni tekst (svi kontakt podaci u primjeru su izmišljeni):

Primjer 3

Popratni tekst i predmet e-maila prilikom slanja upitnika u privitku putem e-maila

Sažmi emisiju

Primjer 4

Upitnik za provođenje ankete poduzeća prije implementacije EDMS-a

Sažmi emisiju

Prikupljeni podaci uneseni su u MS Excel tablicu, što je omogućilo automatsko generiranje dijagrama distribucije mišljenja o svakom pitanju. Oni. rezultati su predstavljeni menadžmentu na najvidljiviji mogući način (vidi Primjer 6). Broj odabranih opcija odgovora za svako pitanje prikazan je na jednom listu datoteke, a dijagrami na temelju tih podataka izgrađeni su na drugom listu:

U budućnosti ćemo uzeti u obzir sve identificirane rizike kako bismo što prije prešli na rad u EDMS-u:

• rizik nepostojanja ili netočne definicije zadataka i funkcija EDMS-a;
• rizik podcjenjivanja potrebnih resursa (novčanih, vremenskih);
• rizik kašnjenja u provedbi faza projekta;
• rizik nedovoljne informiranosti zaposlenika tvrtke o tijeku radova, kao i rizik zanemarivanja, pasivnosti, otpora zaposlenika i slabe uključenosti menadžera u projekt;
• rizik od loše tehnološke opremljenosti;
• rizik nedostatka regulatornog okvira.

Općenito, anketa je pokazala pozitivan stav prema uvođenju elektroničkog upravljanja dokumentima, no bilo je i određen broj zaposlenika koji su imali negativan stav prema implementaciji EDS-a, jer su ovaj projekt doživjeli samo kao još jednu inovaciju koja će samo dodati više. rad im.

Naknadno je, na temelju analize rezultata intervjua i upitnika, određen cilj i sastavljeni zahtjevi za EDMS, no ovo je još jedna i ne manje važna faza rada na implementaciji. Trenutno naša tvrtka provodi komparativnu analizu EDMS tržišta.

Bilješke

Sažmi emisiju

Ključne riječi: anketa poduzeća, intervjuiranje i ispitivanje, registar ulaznih informacija, registar internih informacija, registar izlaznih informacija, izvještaj o ekspresnom pregledu poduzeća, referentni model, cjeloviti poslovni model organizacije, funkcionalni model predmetnog područja.

Zadaci i faze predprojektnog pregleda objekta automatizacije

Istraživanje poduzeća važna je i odlučujuća faza dizajna IS-a. Trajanje pregleda je obično 1-2 tjedna. Za to vrijeme analitičar sustava ne bi trebao ispitati više od 2-3 vrste aktivnosti (HR, računovodstvo, prijevoz, marketing itd.).

Prikupljanje informacija za izgradnju cjelovit poslovni model organizaciječesto se svodi na proučavanje dokumentiranih tokova informacija i funkcija odjela, a provodi se i kroz intervjue i upitnike.

Prije početka anketiranja, organizacija obično osigurava skup dokumenata koji obično uključuje:

Sažetak informacija o aktivnostima poduzeća.

Podaci o upravljačkim, financijskim, ekonomskim i proizvodnim aktivnostima poduzeća.

Informacije o računovodstvenim politikama i izvješćivanju.

Redovan protok dokumenata poduzeća.

Registar ulaznih informacija.

Registar internih informacija.

Registar odlaznih informacija.

Informacije o informacijskoj i računalnoj infrastrukturi poduzeća.

Podaci o odgovornim osobama.

Popisi pitanja za intervjue i upitnici sastavljaju se za svaki odjel koji se ispituje i odobrava ih čelnik poduzeća. Ovo se radi u svrhu:

sprječavanje pristupa povjerljivim informacijama;

jačanje ciljne orijentacije ankete;

minimiziranje ometanja zaposlenika poduzeća od obavljanja njihovih radnih dužnosti.

Opći popis pitanja(s naknadnim detaljima) uključuje sljedeće točke:

glavne zadaće postrojbi;

prikupljene i zabilježene informacije;

izvještavanje;

interakcija s drugim odjelima.

Upitnici za menadžere i stručnjake može sadržavati sljedeća pitanja:

Koji bi (iz perspektive vašeg odjela) trebali biti ciljevi stvaranja integriranog sustava upravljanja poduzećem?

Organizacijska struktura jedinice.

Zadaće postrojbe.

Redoslijed radnji pri izvođenju zadataka.

S kojim vrstama vanjskih organizacija (banka, kupac, dobavljač, itd.) jedinica komunicira i koje se informacije razmjenjuju?

Koji referentni materijal koristite?

Koliko vremena (u minutama) provodite obavljajući osnovne operacije? Koji datumi su "vršna opterećenja"? (učestalost mjesečno, tromjesečno, godišnje i sl.) Tehnička opremljenost odjela (računala, mreža, modem i sl.). Korišteni programski proizvodi za automatizaciju poslovnih procesa.

Koja izvješća i koliko često pripremate za menadžment? Ključni stručnjaci odjela koji mogu odgovoriti na sva pitanja o poslovnim procesima koji se koriste u odjelu.

Karakteristike objekata daljinskog upravljanja.

Tijek dokumenata na radnom mjestu.

Podaci prikupljeni na ovaj način u pravilu ne pokrivaju sve značajne aspekte organizacijskog djelovanja i imaju visok stupanj subjektivnosti. I što je najvažnije, ovakvo istraživanje ne identificira stabilne čimbenike povezane sa specifičnim karakteristikama organizacije, na koje se može utjecati isključivo metodama funkcionalne prilagodbe organizacijskog sustava.

Analiza anketa voditelja anketiranih organizacija i poduzeća pokazuje da su njihove ideje o strukturi organizacije, općim i lokalnim ciljevima djelovanja, zadacima i funkcijama odjela, kao i subordinaciji zaposlenika ponekad kontradiktorne. Osim toga, te ideje ponekad odstupaju od službeno deklariranih ciljeva i pravila ili su u suprotnosti sa stvarnim aktivnostima.

Ako se struktura protoka informacija može identificirati iz uzoraka dokumenata i konfiguracija računalnih mreža i baza podataka, onda ostaje nepoznata struktura stvarnih mikroprocesa koje provodi osoblje u informacijskim kontaktima (uglavnom nedokumentirano).

Odgovore na ova pitanja može dati strukturna i funkcionalna dijagnostika, koja se temelji na metodama kontinuiranog (ili selektivnog) snimanja radnog vremena osoblja. Svrha dijagnostike je dobivanje pouzdanih spoznaja o organizaciji i organizacijskim odnosima njezinih funkcionalnih elemenata.

U tom smislu, najvažniji zadaci funkcionalne dijagnostike organizacijskih struktura su:

klasifikacija subjekata funkcioniranja (kategorije i skupine radnika);

klasifikacija elemenata procesa funkcioniranja (radnje, postupci);

klasifikacija pravaca (problema koji se rješavaju), ciljeva djelovanja;

klasifikacija elemenata protoka informacija;

provođenje ankete o aktivnostima osoblja organizacije;

proučavanje raspodjele (vremenski i učestalosti) organizacijskih karakteristika: postupaka, kadrovskih kontakata, područja djelovanja, elemenata informacijskih tokova - pojedinačno iu međusobnoj kombinaciji po kategorijama zaposlenika, vrstama postupaka i njihovim područjima (prema rezultati i logika istraživanja);

utvrđivanje stvarne strukture funkcionalnih, informacijskih, hijerarhijskih, privremenih, problematičnih odnosa između menadžera, zaposlenika i odjela;

uspostavljanje strukture za raspodjelu radnog vremena za menadžere i osoblje s obzirom na funkcije, probleme i ciljeve organizacije;

identifikacija glavnih tehnologija za funkcioniranje organizacije (informacijski procesi, uključujući one nedokumentirane), njihovo postavljanje ciljeva u usporedbi s deklariranim ciljevima organizacije;

identificiranje grupa radnika koje su homogene po svojim specifičnim aktivnostima, ciljnoj usmjerenosti i stvarnoj subordinaciji, formiranje stvarnog modela organizacijske strukture i njegova usporedba s deklariranim;

utvrđivanje razloga neslaganja deklarirane i stvarne strukture organizacijskih odnosa.

Kontinuirano “fotografiranje” radnog vremena je kontinuirano promatranje i bilježenje karakteristika radnika u procesu funkcioniranja tijekom cijelog radnog dana. U tom slučaju prikazani parametri se sekvencijalno unose u unaprijed pripremljenu radnu tablicu. Dolje je obrazac radnog lista za analitičara sustava:

Neposredno nakon završetka ispitnog postupka, tablica se nadopunjuje dodatnim karakteristikama: tehnološka grana, funkcija sustava, predmet, aspekt, emocionalna pozadina itd.

Neki od pokazatelja, oni označeni zvjezdicom, popunjavaju se tijekom ankete, ostali - nakon. Sadržaj unosa je sljedeći:

broj (po redu);

agent (položaj zaposlenika koji se anketira);

vrijeme tijekom kojeg je postupak obavljen;

postupak (naziv sadržaja skupa elementarnih radnji objedinjenih općenitošću pojedinog problema koji se rješava);

informacije (smjer protoka informacija između agenta i druge ugovorne strane);

inicijativa (inicijator pokretanja ovog postupka);

druga ugovorna strana (pozicija zaposlenika koji je u kontaktu sa subjektom);

odnos (koji odražava podređenost agenta i druge ugovorne strane, oblik interakcije u ovom postupku);

problem (verbalni opis problema koji se rješava).

Rezultat predprojektne ankete mora se pojaviti " Izvješće o ekspresnom pregledu poduzeća", čija je struktura dana u nastavku.

Kratak shematski opis poslovnih procesa, na primjer:

nabava i upravljanje zalihama;

Upravljanje proizvodnjom;

upravljanje prodajom;

upravljanje financijskim resursima.

Osnovni zahtjevi i prioriteti automatizacije.

Procjena resursa kupca potrebnih za podršku projektu.

U ovom radu, tvrtka "Zaman-Bank" je odabrana kao poduzeće koje se proučava. Osnovano je 1989. godine i djeluje na tržištu bankarskog sektora pružajući usluge pravnim i fizičkim osobama. Strateške značajke banke su brzina usluge, široka ponuda kreditiranja, visoka razina prilagođenosti vanjskom okruženju – kulturnom, gospodarskom, pravnom, tehnološkom i političkom. Banka se nalazi u Kazahstanu s glavnim uredom u Astani.

Jedno od prioritetnih područja razvoja banke je unapređenje postojećih IT procesa. Da bi to učinili, uprava je odlučila pribjeći pomoći integratorskim tvrtkama trećih strana. Planira se modernizacija IT odjela u skladu s servisnim pristupom i najboljom svjetskom praksom, a među prioritetima u banci su dorada kataloga usluga i potpuna implementacija procesa upravljanja incidentima i IT imovinom.

Metodologija ispitivanja IT odjela banke

Za odabir metodologije istraživanja za IT odjel banke analizirane su sljedeće metode:

• 1. Analiza postojeće dokumentacije procesa i/ili sustava automatizacije. Da biste to učinili, zahtijeva se kompletan paket dokumenata, postavlja se postolje za postojeće sustave automatizacije i provodi se neovisna studija primljenih materijala.
• 2. Intervjuiranje zaposlenika kupca. Tvrtka integrator odlazi na mjesto ankete i provodi intervjue o svim ključnim elementima rada IT odjela.
• 3. Promatranje. Tvrtka integrator provodi anketu na radnom mjestu kupca, promatrajući sudionike u procesu, kako obavljaju svoje funkcije u procesu i radu u sustavu.
• 4. Zahtjev za informacijama – upitnik. Upitnici se šalju kupcu, nakon čega ih ispunjavaju zaposlenici sa strane kupca. Zatim upitnike analizira projektni tim iz tvrtke integratora.
• 5. Kombinacija gore navedenih metoda.

Putovanje do radnog mjesta kupca komplicirano je činjenicom da se glavni ured kupca nalazi u drugoj zemlji, štoviše, radna mjesta su raspoređena u nekoliko gradova. Metoda promatranja je odbijena zbog velikog vremena i ljudskih troškova potrebnih za primjenu ove metode. Proučavanje dokumenata i propisa je dugotrajan proces u poduzeću koji zahtijeva veliki broj ljudskih resursa. Smatralo se da je njegova uporaba nužna za provedbu projekta, ali je u sljedećim fazama uključena u plan projekta. Metoda anketiranja odabrana je kao najučinkovitija u smislu troškova rada, vremena i dobivenih rezultata.

Anketiranje IT odjela banke provedeno je anketiranjem korisnika informacijskih sustava koji automatiziraju informatičke procese. Prikupljeni su podaci o trenutnoj organizaciji informatičkog procesa koji se istražuje u dvije faze.

Prva faza provedena je daljinskom komunikacijom s korisnicima sustava: podaci su prikupljeni putem upitnika i telefonskih razgovora. Tražene informacije podijeljene su u dvije kategorije:

• · Prikupljanje informacija o organizacijskoj strukturi IT službe tvrtke:
  • o broj IT zaposlenika;
  • o radno vrijeme službe podrške;
  • o postojeći sustavi automatizacije IT procesa;
• · Prikupljanje i analiza procesne dokumentacije
• o opis procesa rada;
• o shema uputa o ulogama;
• o izvješća o učinkovitosti procesa.

U drugoj fazi korištena je metoda intervjuiranja i promatranja. U ovom slučaju, glavni naglasak stavljen je na područja kao što su:

• · Prikupljanje informacija o stvarnom redoslijedu procesa - anketiranje sudionika procesa (zaposlenika IT službe). U tu svrhu izrađeni su upitnici (vidi Prilog 1) koji su zaposlenicima IT odjela banke poslani poštom. Telefonski razgovori odvijali su se iu formatu intervjua uz korištenje pristiglih popunjenih upitnika koji su sadržavali pitanja o svakoj od komponenti organizacije procesa;
• · Identificiranje potreba za IT procesima i njihovim sustavima automatizacije. To uključuje menadžment IT odjela banke i druge dionike projekta.
• · Upoznavanje s korištenim sustavima automatizacije. Ovu aktivnost izveli su inženjeri tvrtke izvođača radova. Istovremeno su istraženi povezani sustavi s kojima je potrebno uspostaviti integraciju tijekom projekta, te su prikupljeni zahtjevi za integraciju.

Rezultati ankete zabilježeni su u izvješću danom u sljedeća dva dijela ovog rada, a dogovoreni su s projektnim timom iz tvrtke.