نحوه انجام یک بررسی پیش از پروژه قبل از اجرای sed. بررسی قبل از پروژه: نمونه اجرا، گزارش پرسشنامه برای بررسی فناوری اطلاعات

1. آیا انجام چنین معاینه ای اصلا ضروری است؟ چه چیزی به مشتری و خود شرکت فناوری اطلاعات خواهد داد؟
2. اهداف بررسی پیش از پروژه چیست؟
3. نتیجه آن چه باید باشد؟
4. آیا باید یک نظرسنجی قبل از پروژه به صورت رایگان انجام دهم یا برای آن پول دریافت کنم؟
5. چگونه می توان اثربخشی چنین معاینه ای را برای مشتری توجیه کرد، آیا می تواند نتیجه دهد؟

در اینجا، هر شرکت به روش خود تصمیم می گیرد: شخصی به طور کلی چنین معاینه ای را نامناسب می داند ("ما درگیر دعوا خواهیم شد و سپس خواهیم دید..."). دیگران که آن را در حین اجرا انجام می دهند، این کار را در مقاله جداگانه ای برجسته نمی کنند. دیگران آن را به عنوان یک مرحله مستقل از کار انجام می دهند، اما برای آن پولی دریافت نمی کنند. برخی دیگر به درستی بازرسی قبل از پروژه را یک محصول تجاری جداگانه می دانند. تجربه من به عنوان یک مدیر و مشاور نشان می دهد که بررسی قبل از پروژه جزء ضروری کار تقریباً هر شرکت فناوری اطلاعات مرتبط با پیاده سازی سیستم های اتوماسیون است. و موفقیت کل پروژه گاهی به سازماندهی و اجرای صحیح این مرحله بستگی دارد.

در این مقاله، من سعی خواهم کرد به سوالات مطرح شده در بالا، هم بر اساس تمرین خودم و هم بر اساس تجربه مشتریانی که مجبور به ارتباط با آنها بودم، پاسخ دهم و فن آوری انجام نظرسنجی های قبل از پروژه را از ابتدا معرفی کنم.

نیاز به بررسی پیش از پروژه

یک مخترع به کمیسیون می آید و یک دستگاه جدید برای اصلاح در خیابان ارائه می دهد.
"دستگاه شما چگونه کار می کند؟" - اعضای کمیسیون از او می پرسند.
مخترع پاسخ می دهد: «بسیار ساده». "شما یک سکه را داخل شکاف می اندازید، سر خود را داخل دستگاه می کنید و دو تیغه شروع به تراشیدن شما می کنند."
"متاسفم، همکار، اما افراد اشکال مختلف چهره دارند!" - اعضای کمیسیون او را توبیخ می کنند.
مخترع می گوید: "بله، اما این فقط قبل از اولین اصلاح ..."

وظیفه اصلی هر اتوماسیون حفظ مزیت های رقابتی منحصر به فرد شرکت خودکار است. ما نمی توانیم مانند این شوخی اجازه دهیم که پس از اتوماسیون، همه شرکت ها «یک فرد» شوند. بنابراین، اگر می‌خواهیم مزیت‌های رقابتی منحصربه‌فرد کسب‌وکار مشتری را حفظ کنیم، با هر نوسازی فرآیندهای تجاری، لازم است یک نظرسنجی پیش از پروژه انجام دهیم.

البته می توان در مورد دلایلی که این نیاز را تعیین می کند، تحلیل عمیقی انجام داد. اینها می تواند هزینه بالای مورد انتظار پروژه، نیاز به تغییر فرآیندهای تجاری موجود به دلیل اتوماسیون، گنجاندن در پروژه کاری که محدوده آن را نمی توان از قبل تعیین کرد و غیره باشد. با این حال، به یاد داشته باشید که چگونه در یک داستان بسیار آموزنده فرمانده گزارش ژنرال در مورد علت شکست را قطع کرد:

ژنرال شروع کرد: "شکست ما به دلایل مختلفی ایجاد شد." - اولا باروت مرطوب بود...
فرمانده او را متوقف کرد: بس است.

وضعیت در اینجا نیز مشابه است، زیرا برای انجام یک نظرسنجی قبل از پروژه کافی است که مشتری ویژگی های تجاری منحصر به فردی داشته باشد (و هر شرکتی باید آنها را داشته باشد، در غیر این صورت به سادگی در بازار زنده نمی ماند و جای خود را به رقبا می دهد).

بنابراین، در سطح جهانی، مسئله نیاز به این نوع کار به راحتی حل می شود - اگر شرکتی که خودکار می شود در بازار رقابتی باشد، باید انجام شوند.

نظرسنجی قبل از پروژه چه چیزی به مشتری و خود شرکت فناوری اطلاعات می دهد؟

در طول نظرسنجی پیش از طراحی، مشتری می تواند:

• شرح مفصلی از فرآیندهای تجاری موجود در شرکت دریافت کنید و کسب و کار واقعی را با ایده خود از آن مقایسه کنید.
• بهینه سازی فرآیندهای تجاری موجود با استفاده از تجربه عملی که مشاوران یک شرکت فناوری اطلاعات در طول اجرای قبلی در شرکت های مشابه به دست آورده اند.
• ارزیابی میزان انطباق عملکرد سیستم پیشنهادی با فرآیندهای تجاری واقعی مشتری؛
• مزایای منحصر به فرد خود را به موقع برجسته کنید و آنها را در مرحله اجرای سیستم و نه پس از راه اندازی آن در نظر بگیرید.
• بودجه و زمان پروژه اتوماسیون را با در نظر گرفتن تغییرات احتمالی سیستم برای مطابقت با ویژگی های منحصر به فرد فرآیندهای تجاری خود روشن کنید.
• ارزیابی منابع (اعم از فنی و انسانی) که در مرحله پیاده سازی سیستم مورد نیاز خواهند بود. برنامه ریزی به موقع برای تخصیص این منابع برای تکمیل پروژه در چارچوب زمانی بهینه و بدون تجاوز از بودجه.
• ارزیابی خطرات احتمالی که ممکن است بر کیفیت کار تأثیر بگذارد.
• بهینه سازی هزینه های استقرار سیستم با احتمالاً انجام برخی از کارها به تنهایی.
• ارزیابی دقیق تری از اثر اقتصادی و بازگشت سرمایه به دست آورید.

مزایای نظرسنجی قبل از پروژه برای یک شرکت فناوری اطلاعات:

• افزایش سطح رضایت مشتری از طریق تطبیق انتظارات او در مرحله پیش فروش (زمانی که فروشندگان "رویایی" را ارائه می دهند) با قابلیت های واقعی سیستم برای پشتیبانی از فرآیندهای تجاری خاص؛
• شفاف سازی زمان اجرای سیستم و منابع مورد نیاز برای این امر، که امکان برنامه ریزی قبلی برای تخصیص آنها را فراهم می کند.
• شناسایی به موقع مزایای منحصر به فرد مشتری به منظور در نظر گرفتن آنها هنگام پیکربندی یا اصلاح سیستم اتوماسیون؛
• کاهش زمان اجرا و کاهش ریسک انجام کار رایگان. اصلاحات لازم در سیستم قبل از شروع استقرار یا به موازات آن انجام می شود و نه پس از پایان مرحله عملیات آزمایشی که معمولاً کاستی ها در آن شناسایی می شود. موقعیتی که در مرحله تکمیل پروژه، یک اختلاف عملکردی کشف شود، به طور خودکار مستلزم کارهای برنامه ریزی نشده اضافی است. در عین حال، مشتری معمولاً برای تأمین مالی چنین کاری مشکل دارد و برای انجام موفقیت آمیز پروژه، اغلب باید به صورت رایگان انجام شود.
• شناسایی خطرات احتمالی که ممکن است بر کیفیت و زمان اجرا تأثیر بگذارد. ارائه به موقع اقدامات لازم برای به حداقل رساندن تأثیر این خطرات بر موفقیت پروژه.
• به دست آوردن داده ها برای توجیه تعداد مجوزها و ساختار پروژه؛
• ثبت وضعیت فعلی امور در واحدهای خودکار و پارامترهای اصلی کار آنها امکان اثبات اثربخشی استفاده از سیستم پیشنهادی را فراهم می کند.
• برقراری تماس های شخصی بین مشاوران و مجریان پروژه اصلی مشتری، همکاری آنها را در آینده ساده می کند.
• گسترش پایگاه دانش (در صورت وجود) در مورد فرآیندهای اصلی کسب و کار مشتریان در این صنعت.

البته، همه استدلال ها به نفع یک نظرسنجی پیش طراحی در اینجا ذکر نشده است، با این حال، همانطور که تمرین نشان می دهد، این برای متقاعد کردن مشتری به ضرورت آن کافی است.

وظایف اصلی بررسی پیش از پروژه

بدیهی است که مهمترین وظیفه بعدی نظرسنجی قبل از پروژه، شناسایی مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری است. همانطور که تمرین نشان می دهد، حدود 75٪ از فرآیندهای تجاری مورد استفاده توسط مشتری با فرآیندهای شرکت های مشابه در همان صنعت منطبق است، 10٪ مزایای رقابتی منحصر به فرد آن را درک می کنند و 15٪ مابقی نتیجه قانون دوم ترمودینامیک است: ) (نتیجه "رشد طبیعی هرج و مرج") و باید در طول پروژه حل شود. اما آن 10 درصد رقابتی که برای تجارت بسیار مهم هستند، به سادگی باید با هر اتوماسیونی حفظ شوند (به طور طبیعی، مشروط بر اینکه این مزایا رسمی شوند). بیشتر اوقات، این مشکل با پیکربندی سیستم برای مشتری حل می شود، اما گاهی اوقات خدمات برنامه نویسان برای در نظر گرفتن ویژگی های منحصر به فرد کسب و کار مورد نیاز است. اجازه دهید توجه داشته باشم که در اینجا ما در مورد توسعه سفارشی صحبت نمی کنیم، بلکه در مورد پیاده سازی سیستم های اتوماسیون تولید صحبت می کنیم.

با درک چگونگی حمایت از مزیت های رقابتی مشتری، شرکت فناوری اطلاعات قادر خواهد بود نیاز و هزینه بهبود محصول را ارزیابی کند و همچنین بفهمد چه منابع اضافی ممکن است برای این کار مورد نیاز باشد.

یک هدف مهم از نظرسنجی قبل از پروژه، تشخیص وضعیت محیط IT مشتری است، یعنی ارزیابی تجهیزات کامپیوتری، نرم افزار، ارتباطات، سطح صلاحیت متخصصان فناوری اطلاعات و غیره که در این مرحله مورد استفاده قرار می گیرد. درک اینکه آیا مشتری منابع کافی برای اجرای موفقیت آمیز اتوماسیون سیستم را دارد یا خیر ضروری است. در اینجا به یکی دیگر از وظایف بررسی پیش از پروژه می رسیم - تجزیه و تحلیل خطرات بالقوه پروژه و توصیف پیامدهای احتمالی آنها. در عین حال، مشاوران نه تنها باید تمام خطرات احتمالی را مستند کنند، بلکه باید راه هایی را برای کاهش هر یک از آنها به مشتری ارائه دهند.

هر CIS شامل جمع آوری اطلاعات در مورد فعالیت های عملیاتی بخش ها است، بنابراین موضوع بعدی بررسی پیش از پروژه باید مجموعه الزامات برای جریان اسناد بخش های خودکار باشد.

اطلاعات انباشته شده در سیستم اگر فرصتی برای تجزیه و تحلیل وجود نداشته باشد وزن مرده باقی خواهد ماند، بنابراین در طول بررسی قبل از پروژه بسیار مهم است که بفهمیم مشتری به چه نوع و اشکالی از گزارش نیاز دارد. به طور معمول، ابزارهای اتوماسیون در حال حاضر شامل مجموعه استانداردی از گزارش ها هستند، اما هر مشتری به درستی کسب و کار خود را منحصر به فرد می داند، و بنابراین نیاز به یک سیستم منحصر به فرد از این نوع دارد، که معمولاً با استفاده از یک تولید کننده گزارش ویژه اجرا می شود.

وظیفه فوری بررسی پیش از پروژه، شفاف سازی بودجه نهایی پروژه و زمان اجرای آن با در نظر گرفتن تمام داده های دریافتی است. این مهلت ها می تواند تحت تأثیر عوامل مختلفی از جمله آمادگی کارکنان مدیریت کارفرما برای مشارکت در پروژه، انگیزه نمایندگان مشتری و پیمانکار، احتمال خرابکاری از سوی کارکنان واحدهای خودکار، اخراج احتمالی (یا برعکس، استخدام) یک مدیر کلیدی پس از مدتی پس از شروع پروژه، ناکافی بودن ناوگان رایانه ای موجود و پایگاه فناوری برای دستیابی به تمام اهداف اتوماسیون، کمبود بودجه برای خرید تجهیزات لازم. و خیلی بیشتر. بنابراین، مشاور باید همه این شرایط را به تفصیل دریابد و در گزارش از جمله برای استفاده داخلی منعکس کند. تهیه یک گزارش دوم - داخلی - به شما امکان می دهد تمام تفاوت های ظریف رابطه و توصیه هایی را برای متخصصان بخش اجرا و ادغام با جزئیات منعکس کنید.

موضوع مهم دیگری که باید در مرحله بررسی پیش از پروژه حل شود، تدوین توصیه هایی در مورد انتخاب روش ها برای اجرای پروژه است. در اینجا مهم است که به وضوح ثبت شود که کدام یک از مشکلاتی که قبلا توسط مشتری فرموله شده است با استفاده از سیستم اتوماسیون پیشنهادی قابل حل نیست و راه های سازمانی یا سایر راه های خروج از این وضعیت پیشنهاد شود.

هر شرکت به راحتی می تواند ده ها کار دیگر را که می خواهد در مرحله نظرسنجی حل کند اضافه کند، اما همانطور که تمرین واقعی نشان می دهد، به دست آوردن پاسخ به سؤالات ذکر شده در بالا قبلاً نظرسنجی قبل از پروژه را کاملاً مؤثر می کند.

معمولاً نتیجه یک نظرسنجی پیش از پروژه چیست؟

• شرح فرآیندهای تجاری موجود مشتری؛
• لیستی از وظایف اصلی که باید با استفاده از سیستم اتوماسیون حل شوند.
• ارزیابی فرآیندهای تجاری مشتری و توصیه هایی برای تغییر یا بهینه سازی کار بخش ها با در نظر گرفتن مزایای ارائه شده توسط سیستم اطلاعاتی.
• مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری، که باید در هنگام اجرای سیستم در نظر گرفته شود.
• تجزیه و تحلیل محیط فناوری اطلاعات موجود برای انطباق با الزامات سیستم حاکمیت شرکتی، توصیه هایی برای تغییر آن؛
• ارزیابی کار روی ادغام CIS در زیرساخت IT موجود مشتری؛
• شرح جریان اسناد در بخش های خودکار و الزامات تجزیه و تحلیل؛
• ارزیابی خطرات احتمالی در حین اجرای پروژه و شناسایی اقدامات لازم برای به حداقل رساندن تأثیر آنها.
• شرح خواسته‌های مشتری که نمی‌توانند در سیستم کنترل پیشنهادی پیاده‌سازی شوند و نیاز به اصلاح دارند، تخمین زمان و هزینه چنین اصلاحی.
• پیشنهاد برای اجرای پروژه با توجیه گزینه پیشنهادی، مشخص کردن تعداد ایستگاه های کاری خودکار مورد نیاز برای مشتری و شفاف سازی بودجه پروژه.

یک سند جداگانه از بررسی قبل از پروژه باید یک برنامه کاری اولیه باشد که شامل لیست توافق شده افراد مسئول (اعم از مشتری و پیمانکار)، حوزه مسئولیت آنها و مقررات اساسی برای تعامل بین آنها برای اجرای موثر سیستم، توصیه می شود مقررات تبادل اطلاعات بین کارکنان مشتری و متخصصان شرکت فناوری اطلاعات انجام دهنده نظرسنجی تدوین شود و همچنین مهمتر از همه، تعیین زمان و روش نظارت بر اتمام کار.

برخی از شرکت ها (اغلب آنهایی که در توسعه سفارشی فعالیت می کنند) پس از اتمام بررسی قبل از پروژه، پیش نویس مشخصات فنی را به مشتری ارائه می دهند.

آیا یک نظرسنجی قبل از پروژه به صورت رایگان انجام دهید یا برای آن پول دریافت کنید؟

اگر هدف نظرسنجی با وظایفی که در بالا توضیح داده شد مطابقت داشته باشد، نیاز به انحراف منابع قابل توجه شرکت دارد و لزوما باید پرداخت شود. این نظرسنجی پیش از پروژه یک سرویس مشاوره کامل است که نه تنها امکان ارزیابی نیاز، زمان و بودجه برای اتوماسیون را فراهم می کند، بلکه فرآیندهای تجاری موجود مشتری را نیز بهینه می کند.

همانطور که تمرین نشان داده است، اگر شرکت فناوری مناسب را پیاده سازی کرده باشد و فروشندگان به وضوح بدانند (و بتوانند به طور واضح به مشتری توضیح دهند) هدف نظرسنجی و مزایایی که مشتری از آن دریافت خواهد کرد، فروش خدمات نظرسنجی قبل از پروژه دشوار نیست. آی تی.

چگونه می توان اثربخشی بازرسی قبل از پروژه را برای مشتری توجیه کرد

بیایید کانال های پس انداز بالقوه را در نظر بگیریم، با در نظر گرفتن این موارد که می تواند به توجیه نیاز به یک نظرسنجی قبل از پروژه کمک کند.

1. صرفه جویی در منابع انسانی و زمان:
   • هنگامی که سیستم را برای مطابقت با مزیت های رقابتی منحصر به فرد مشتری در مرحله اولیه پیاده سازی و نه پس از عملیات تجاری سازی اصلاح می کنید.
   • در مرحله ادغام سیستم در زیرساخت فناوری اطلاعات مشتری به دلیل این واقعیت است که تمام اطلاعات در مورد وضعیت محیط فناوری اطلاعات شرکت و تفاوت های ظریف ادغام قبل از شروع و نه در حین اجرا روشن می شود.
   • به لطف تخصیص به موقع منابع مادی و انسانی از طرف پیمانکار و مشتری؛
   • از طریق ارزیابی زودهنگام خطرات احتمالی که می تواند بر روند پیاده سازی سیستم تأثیر بگذارد و توسعه اقدامات لازم برای به حداقل رساندن پیامدهای منفی آنها.
     هر گونه تاخیر در پیشرفت پروژه هزینه های اضافی جدی را برای مشتری به همراه دارد که در هر مورد خاص به راحتی قابل محاسبه است.
2. کاهش احتمالی هزینه های اجرا:
   • با شناسایی خدمات و کارهایی که مشتری می تواند به تنهایی انجام دهد.
   • با تنظیم مهلت های تکمیل برخی از کارها پس از روشن شدن شدت کار واقعی آنها.
3. افزایش کارایی سیستم های اطلاعات شرکت و بهره وری کارکنان با بهینه سازی فرآیندهای تجاری با در نظر گرفتن ویژگی های منحصر به فرد مشتری.
4. امتناع از استفاده از سیستم خودکار در صورتی که در مرحله بازرسی پیش طراحی مشخص شود که مشکلات مشتری را حل نمی کند یا اصلاح آن بسیار گران تمام می شود.
   در عمل من، موردی وجود داشت که به یک مشتری با فرآیندهای تجاری بسیار خاص، بر اساس نتایج یک نظرسنجی پیش از پروژه، توصیه شد که CIS را مستقر نکند، بلکه تغییرات سازمانی ایجاد کند و فناوری را برای کار با مشتریان خود بهینه کند. ، از آنجایی که اثر پیاده سازی سیستم (اصلاحات گران قیمتی مورد نیاز بود) نتیجه ای نداشت، هزینه هایی را به همراه خواهد داشت. در نتیجه مشتری ده ها هزار دلار پس انداز کرد و نظرسنجی پیش از پروژه فقط با افزایش کارایی بخش نتیجه داد که به توصیه مشاوران فناوری کار کارمند را تغییر داد.

عدم وجود مرحله بررسی قبل از پروژه در اکثر موارد به دلیل مشکلات سازمانی و فنی که در حین اجرا ایجاد می شود منجر به تاخیر قابل توجه در اجرای پروژه ها و افزایش هزینه آنها می شود. اغلب چنین پروژه هایی به شکست کامل ختم می شوند. بر اساس یک مطالعه گروه Standish، تقریبا یک سوم از 2.5 هزار پروژه IT که آنها تجزیه و تحلیل کردند، نه تنها ناموفق بودند، بلکه اصلاً تکمیل نشدند. در روسیه، به دست آوردن چنین داده هایی بسیار دشوارتر است، اما من مطمئن هستم که سهم اجرای ناموفق کمتر نخواهد بود.

بنابراین، اگر یک شرکت مشاور نمی‌خواهد پروژه‌های محقق نشده را در کارنامه خود داشته باشد، کافی است یک نظرسنجی پیش از پروژه از کسب و کار مشتریان انجام دهد. بهتر است در مرحله اولیه قرارداد را رد کنید تا اینکه در کار غرق شوید و در نهایت شهرت خود را لکه دار کنید.

بررسی اطلاعات مرحله مهمی در بهینه سازی موسسات آموزشی پیش دبستانی و اجرای EDS است. از این گذشته ، کیفیت تصمیمات اتخاذ شده برای بهینه سازی فرآیندها و توسعه الزامات برای عملکرد EDMS مستقیماً به اطلاعات دریافتی و کیفیت ارائه آن بستگی دارد.

در این راستا، لازم است به اصل اصلی نظرسنجی پایبند باشید - برای به دست آوردن اطلاعات کامل، قابل اعتماد و به روز در مورد فرآیندهایی که برای خودکارسازی برنامه ریزی شده اند.

نظرسنجی قبل از پروژه

از دیدگاه یک شرکت مشاور که خدمات خود را در بازار برای مشاوره و پیاده سازی EDMS ارائه می دهد. اجرای یک EDMS برای یک تحلیلگر است خارجیپروژه، نظرسنجی قبل از پروژه به عنوان بخشی از روش فروش (به عنوان یکی از مراحل "پیش فروش") در نظر گرفته می شود. با این حال، بیشتر کار در این مرحله توسط تحلیلگر و همچنین در مرحله تجزیه و تحلیل ارائه شده توسط روش پیاده سازی انجام می شود. به همین دلیل، بررسی پیش از پروژه نیز به عنوان بخشی از روش شناسی اجرا در نظر گرفته می شود.

انجام یک نظرسنجی پیش از پروژه نیز می تواند برای تحلیلگرانی که روی اجرای EDMS کار می کنند مفید باشد. درونی؛ داخلیپروژه سازمانی (سازمان)، یعنی. تحلیلگر کارمند شرکتی است که EDMS در آن اجرا می شود.

طرح نتایج نظرسنجی پیش از پروژه

اهدافبررسی پیش از پروژه عبارتند از:

• به دست آوردن اطلاعات کلی در مورد هدف اجرای EDMS؛
• تعیین اهداف اجرایی؛
• شناسایی الزامات کلیدی کلی برای EDMS و مرزهای پروژه؛
• تعیین وضعیت کلی سازماندهی جریان اسناد و کارهای اداری؛
• شناسایی کاربران اصلی (کارمندان، مدیران و غیره)؛
• تعیین سطح کلی پیچیدگی یک پروژه بالقوه؛
• ارزیابی نیاز به انتقال داده ها و ادغام با سایر نرم افزارها؛
• مجموعه ای از اطلاعات لازم برای تهیه یک پیشنهاد تجاری مؤثر و برنده [در صورتی که کار توسط شرکتی خارج از هدف اجرا انجام شود.

به منظور کسب اطلاعات لازم در مورد پروژه، نظرسنجی و مصاحبه از کاربران اصلی (مشتری، مدیر پروژه، روسای بخش ها، کاربران اصلی) انجام می شود.

نمونه سوالات پرسشنامه، که پاسخ آنها به شما امکان می دهد اطلاعات اولیه را از مشتری و کاربران آینده EDMS به دست آورید، در بخش "پرسشنامه ها و مصاحبه ها" ارائه شده است.

در نتیجهبازرسی قبل از پروژه انجام می شود:

• ارزیابی میزان کار مورد نیاز برای اجرای EDMS؛
• تهیه گزارش در مورد بررسی پیش از پروژه؛
• تهیه و نمایش نمونه اولیه راه حل (در صورت لزوم)؛
• تهیه یک پیشنهاد تجاری

1. اهداف و اهداف اجرای EDMS؛
2. مرزهای پروژه برای اجرای EDMS؛
3. سایر اطلاعات دریافتی

پس از انجام یک بررسی پیش از پروژه، تخمین میزان کار تحلیلی و فنی که باید انجام شود و همچنین اینکه چه نتایجی باید به دست آید ممکن می شود.

در نتیجه، سندی شامل شرحی از الزامات اساسی برای EDMS، مرزهای پروژه و سایر اطلاعات شناسایی شده تهیه می‌شود. اگر نظرسنجی اطلاعاتی توسط سازمانی خارج از مشتری انجام شود، یک راه حل نمونه اولیه نیز برای نمایش به مشتری (در صورت لزوم) و یک پیشنهاد تجاری آماده می شود.

در این مرحله، بر اساس اطلاعات اولیه دریافت شده، مدیر پروژه (PM) یک برنامه کاری اساسی، یک ساختار کاری سلسله مراتبی (WBS) و یک منشور پروژه را ترسیم می کند. در این مرحله، انتخاب پلتفرمی که EDMS بر روی آن توسعه خواهد یافت نیز ممکن است انجام شود.

بررسی و تحلیل اطلاعات

با استفاده از نتایج نظرسنجی پیش از پروژه به عنوان نقطه شروع، نظرسنجی اطلاعاتی اطلاعات به دست آمده قبلی را روشن می کند، فرآیندهای کسب و کار موجود را بررسی و توصیف می کند ("همانطور که هست")، و فرآیندهای تجاری بهینه شده آینده را پیشنهاد می کند ("برای بودن"). همانطور که باید باشد»)، و همچنین تمام تغییرات لازم را در سیستم برای پشتیبانی از این فرآیندهای تجاری و رابط های EDMS شرح می دهد.

طرحی از نتایج نظرسنجی اطلاعاتی

اهدافنظرسنجی اطلاعاتی عبارتند از:

• مطالعه و توصیف دقیق فرآیندهای کسب و کار به صورت خودکار.
• تعریف و شرح تغییرات سیستم، رابط ها، از جمله. رابط با سیستم های خارجی و ابزارهای انتقال داده از برنامه های موجود که باید در طول پروژه توسعه و پیاده سازی شوند.
• توسعه مشخصات فنی (TOR)؛
• توسعه توصیه هایی برای مهندسی مجدد (بهینه سازی) جریان اسناد و سازماندهی جریان اسناد و کارهای اداری.

هدف از این مرحله شناسایی الزامات مشتری برای نتایج پیاده سازی است، بنابراین همکاری نزدیک بین مشتری، کاربران اصلی و تحلیلگر در کل مرحله بررسی و تحلیل اطلاعات ضروری است. به طور معمول، بررسی اطلاعات گام بعدی پس از بررسی قبل از پروژه است و شامل بررسی دقیق همه حوزه‌های کسب‌وکار است که در طول پروژه تحت تأثیر قرار می‌گیرند، به جای اینکه صرفاً مناطق عملکردی اصلی و «کاربردهای قاتل» را شناسایی کند. در طول بررسی قبل از پروژه انجام می شود.

به منظور کسب اطلاعات لازم، نظرسنجی و مصاحبه از کاربران اصلی (مشتری، مدیر پروژه، روسای بخش ها، کاربران اصلی) مشابه نظرسنجی قبل از پروژه، اما در سطح دقیق تر انجام می شود. نمونه سوالات پرسشنامه، که پاسخ آنها به شما امکان می دهد اطلاعاتی را از مشتری و کاربران آینده EDMS به دست آورید، در بخش "پرسشنامه ها و مصاحبه ها" ارائه شده است.

نتایجکار در سند "نیازهای عملکردی" (FR) یا گزارش یا شرایط مرجع (بسته به پیچیدگی پروژه) منعکس می شود.

سند نهایی باید شامل موارد زیر باشد:

1. الزامات عملکردی برای EDMS؛
2. شرح رابط های EDMS؛
3. شرح فرآیندهای کسب و کار؛
4. توصیه هایی برای مهندسی مجدد (بهینه سازی) جریان اسناد؛
5. سایر اطلاعات به دست آمده در طول بررسی و تجزیه و تحلیل.

در نتیجه کار انجام شده برای سازماندهی کار اداری مؤثر و جریان اسناد و تصمیم اتخاذ شده برای پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، تیم پروژه الزامات سیستم خودکار را تدوین می کند، فهرستی از فرآیندهای خودکار را تهیه می کند و تعیین می کند اولویت ها و توالی اتوماسیون آنها.

پس از تعیین اهداف، اهداف و مرزهای پروژه برای اجرای EDMS، کار بر روی توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خودکار آغاز می شود.

به منظور خودکارسازی مؤثر کار با اسناد، توصیه می شود:

1. لیستی از موارد موجود تهیه کنید انواع اسناددر سازمان
2. انجام دادن بررسی هر نوعسند (به زیر مراجعه کنید)*
3. ساختن لیست کارکنان مسئولبرای ایجاد اسناد (چه کسی چه نوع اسنادی را ایجاد می کند)
4. ساختن لیست کارمندانی که در حال بازدید، امضا، تایید هستندمدارک (چه کسی، چه نوع اسنادی، شرایطی که تحت آن ویزا لازم است، امضا)
5. بر اساس این لیست ها یک مسیر کلی ایجاد کنیدعبور اسناد با شرایط عبور - الگوریتم (Operogram یا Graphic Document Flow Scheme)
6. لازم را تعیین کنید اسناد حسابداری(گزارش): شرایط ایجاد گزارش و اشکال آنها
7. تعیین انواع اسنادی که باید تحت کنترل قرار گیرند (تعیین مهلت ها، فرم های اطلاع رسانی، فرم کارت کنترل، شرایط حذف از کنترل)
8. بر اساس نظرسنجی ها دستورالعمل هایی برای موسسات آموزشی پیش دبستانی تهیه کنیددر صورت لزوم
9. فهرستی از موارد ایجاد کنید(با ذکر دوره های نگهداری و اصول تشکیل کیس ها) در صورت لزوم
10. فهرستی تهیه کنید که مکانیسم دسترسی به انواع اسناد (بسته به موقعیت) را نشان دهد.

بررسی هر نوع سند:

• فن آوری اسناد (تدوین) را توصیف کنید: مجموعه ای از جزئیات، مکان آنها، روش های پر کردن (در صورت لزوم).
• تشریح فرمهای کارتهای ثبت و کنترل (RCC): مجموعه و ترتیب فیلدها در کارت.
• شرایط جابجایی اسناد (در دسترس بودن امضا، ویزا، چک و غیره) را نشان دهید.
• یک نمودار جریان سند (مسیر) یا لیستی از تایید کنندگان اصلی، امضاکنندگان و غیره را نشان دهید.
• روش ثبت نام را شرح دهید، کدهایی که به انواع مختلف اسناد اختصاص داده می شود

سوالات پرسشنامه و مصاحبه

در اینجا سؤالاتی ذکر شده است که می توانند در پرسشنامه ها یا هنگام مصاحبه با کاربران هنگام انجام نظرسنجی از هدف اجرای EDMS استفاده شوند. سوالات مشاوره ای هستند هیچ الزام مشخصی برای انجام یک نظرسنجی وجود ندارد، بنابراین تحلیلگر باید در به دست آوردن اطلاعات لازم، ساختار آن و نمایش آن خلاق باشد.

نیاز به خودکارسازی فرآیند مدیریت اسناد:

1. اهداف بلند مدت و کوتاه مدت پیاده سازی سیستم چیست؟
2. معیارهای اصلی موفقیت پروژه پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد چیست؟
3. پیاده سازی سیستم در چه بازه زمانی مطلوب است؟ دلایل این مهلت ها چیست؟
4. آغازگر اصلی پروژه کیست: در راستای منافع کدام بخش یا مدیر (مدیران) برنامه ریزی شده است که سیستم را پیاده سازی کند؟
5. مشتریان اصلی EDMS (کدام بخش ها) و شرکت کنندگان اصلی EDMS چه کسانی هستند؟
6. هنگام پیاده سازی سیستم، آیا برنامه ریزی برای انتقال کامل یا جزئی به فناوری بدون کاغذ برای کارهای اداری و جریان اسناد دارید؟ توصیف کنید که چگونه آن را می بینید.
7. آیا برنامه ای برای استفاده از سیستم های حفاظت از اطلاعات رمزنگاری و امضای دیجیتال الکترونیکی (CIPF و EDS) وجود دارد؟ اگر بله، لطفاً نام یا نوع سیستم های اولویت را ذکر کنید.
8. پردازش، چه نوع اسناد، فرمت ها و انواعی برای خودکارسازی سیستم برنامه ریزی شده است؟
8.1. به طور خلاصه پارامترهای اصلی هر یک از آنها را شرح دهید، تفاوت ها را نشان دهید.
8.2. اولویت های خود را تعیین کنید
9. چند ایستگاه کاری برای نصب همزمان برنامه ریزی شده است؟
10. چند محل کار برای اتصال به سیستم در نهایت (در مجموع) برنامه ریزی شده است؟
11. اجرای EDMS در کدام بخش ها برنامه ریزی شده است؟
12. مسئولیت های عملکردی اصلی بخش ها - شرکت کنندگان اصلی EDMS را شرح دهید.

امور سازمانی:

13. آیا متخصصان فنی هستند که پروژه را از طرف مشتری هدایت کنند؟
14. آیا متخصصانی در موسسات آموزشی پیش دبستانی وجود دارند که پروژه را از طرف مشتری هدایت کنند؟

سوالات مربوط به آموزش پیش دبستانی:

15. آیا مقررات، دستورالعمل ها، آیین نامه ها یا سایر اسناد هنجاری مصوب برای تنظیم کار با اسناد (شرح ضوابط کار اداری و گردش اسناد) وجود دارد؟
15.1. چقدر بالغ و مرتبط هستند؟
15.2. آیا برنامه ای برای تغییر آنها وجود دارد؟
15.3. در صورت وجود چنین اسنادی، لطفاً آنها را برای تجزیه و تحلیل ارائه دهید.
16. در صورتی که چنین قوانینی (آیین نامه ها، دستورالعمل ها، روش ها) وجود نداشته باشد یا مرتبط نباشد، انجام بررسی، تشریح و بهینه سازی فرآیندهای موجود ضروری است؟
16.1. آیا درک درستی از ضرورت و به موقع بودن چنین اقداماتی وجود دارد؟
16.2. یا آیا برنامه هایی برای خودکارسازی فرآیندها «همانطور که هست» وجود دارد؟
16.3. اگر بررسی و بهینه‌سازی انجام می‌شود، حوزه‌های نظرسنجی، اهداف و معیارهای بهینه‌سازی را مشخص کنید.
17. کاغذبازی چگونه انجام می شود؟
17.1. متمرکز؛
17.2. غیر متمرکز؛
17.3. مختلط.
18. کار با اسناد بر عهده کدام بخش یا کارمند است؟
19. چه کسی در شرکت کار را با اسناد سازماندهی می کند (کدام بخش)؟
20. چه عملکردهایی (فرآیندها، کارها) برای این نوع اسناد باید خودکار شوند؟ آنها را توضیح دهید (به طور خلاصه)
21. حجم تقریبی جریان اسناد در سال/ماه برای هر نوع سند مشخص شده چقدر است؟
22. انواع اسنادی را که برای آنها از فرم ها و الگوها استفاده می شود، لیست کنید که کار با آنها به صورت خودکار برنامه ریزی شده است؟
23. برای هر نوع سند از چه اشکال حسابداری و ثبتی استفاده می شود؟ ساختار آنها، قوانین پر کردن، قوانین تولید شماره ثبت را شرح دهید.
24. چه مدارکی نیاز به کنترل اضافی دارند؟ ویژگی ها و الزامات کنترلی آنها را شرح دهید.
25. برای هر نوع سند چه نوع و نوع گزارشی باید اجرا شود؟
26. انواع کارهای انجام شده بر روی هر نوع سند. تغییراتی که در یک سند در طول یک فرآیند تجاری رخ می دهد.
27. وظایف شغلی برای پردازش اسناد کارکنانی که در جریان اسناد مشارکت دارند را شرح دهید.
28. فناوری موجود برای کار با اسناد در یک سازمان یا بخش را شرح دهید:
28.1. روش ارسال پردازش و ثبت اسناد دریافتی؛
28.2. روش مدیریت برای بررسی اسناد دریافتی و صدور قطعنامه؛
28.3. ساختار قطعنامه؛
28.4. روش ارائه اسناد برای کنترل؛
28.5. انواع کنترل؛
28.6. ضرب الاجل؛
28.7. لیست اسنادی که اجرای آنها تحت کنترل است.
28.8. فناوری کنترل اجرای اسناد؛
28.9. روش ثبت اسناد دریافت شده برای اجرا در بخش های ساختاری؛
28.10. روش حذف اسناد از کنترل؛
28.11. روش بررسی پیش نویس اسناد توسط مدیریت، تایید آنها توسط بخش های مختلف و تایید.
28.12. روش ثبت و ارسال پردازش اسناد خروجی؛
28.13. روش تدوین اسناد داخلی؛
28.14. سازماندهی نگهداری اسناد در بخشهای ساختاری و در آرشیو مرکزی سازمان.
29. در کار با اسناد چه چیزی باید تغییر کند؟
30. برای هر نوع سند از چه اشکال حسابداری و ثبتی استفاده می شود؟
30.1. ساختار و قوانین پر کردن آنها را توضیح دهید (در صورت وجود).
30.2. قوانین تولید شماره ثبت
31. برای هر نوع سند چه نوع و نوع گزارشی باید اجرا شود؟
31.1. گزارش های فعلی دفتر؛
31.2. گزارش نهایی دفتر؛
31.3. گزارش های اداره آمار؛
32. امکان ایجاد و ردیابی ارتباط بین اسناد

سوالات در مورد ذخیره سازی آرشیو:

33. آیا آرشیو به عنوان واحد سازه ای وجود دارد؟
34. مسئول نگهداری سریع اسناد کیست؟
35. آیا دستورالعملی برای نگهداری اسناد وجود دارد؟ اگر اسناد نظارتی دارید لطفا ارائه دهید.
36. آیا نامگذاری پرونده ها (هر سال) تدوین می شود؟
37. کدام واحد (رسمی) مسئول تنظیم و تصویب نامگذاری تلفیقی پرونده ها است.
38. آیا بررسی ارزش اسناد و امحای اسناد وجود دارد؟
39. آیا دستگاه مرجع علمی وجود دارد؟ چه کسی آن را رهبری می کند؟ ساختار آن را شرح دهید.
40. آیا سیاستی برای دسترسی به اسناد به ویژه اسناد محرمانه تدوین شده است؟
41. آیا برنامه ای برای انتقال آرشیو اسناد «کاغذی» به سامانه وجود دارد؟
41.1. لطفاً مقدار تقریبی، قالب و نوع اسناد را ذکر کنید.
41.2. آیا آرشیو اسناد از نظر جغرافیایی توزیع شده است؟ اگر بله، مکان‌های ذخیره‌سازی اسناد در کجا قرار دارند؟
41.3. بازه زمانی مورد نیاز برای انتقال اطلاعات به سیستم را مشخص کنید.
42. چه قوانینی برای نوشتن اسناد در پرونده ها، انتقال آنها به بایگانی اعمال می شود، استانداردهای ذخیره سازی چیست؟
43. قوانین کار با نامگذاری پرونده های بخش، ساختار آن و سازماندهی ذخیره اسناد در بخش، که کار با آن منوط به اتوماسیون است.

شرح ساختار سازمانی:

برای انجام ارزیابی اولیه الزامات، اطلاعاتی در مورد ساختار سازمانی شرکت مورد نیاز است. شرح ساختار سازمانی باید یک نمودار (در Visio، ARIS یا سایر فرمت های مشابه) باشد. توضیحات متنی نیز امکان پذیر است. نمودار (یا توضیحات متنی) ساختار سازمانی باید منعکس کننده موارد زیر باشد:

44. فهرست سازمان های سطح بالا (شرکت مدیریت، فهرست مجتمع ها، شعب، اشخاص حقوقی فردی (مثلاً دفاتر شرکت و ...) شامل:
44.1. نام سازمان ها؛
44.2. موقعیت جغرافیایی سازمان ها؛
44.3. روابط بین سازمان ها (سلسله مراتب)؛
44.4. حوزه های فعالیت سازمان ها.
45. ساختارهای سازمانی سازمانهای سطح بالا که باید شامل:
45.1. ساختار تقسیمات؛
45.2. روابط متقابل بین بخش ها؛
45.3. وظایف بخش ها؛
45.4. حوزه های مسئولیت ادارات

اول از همه، ما علاقه مند به اطلاعاتی در مورد واحدهای ساختاری هستیم که در اجرای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مشارکت خواهند داشت.

زیرساخت فناوری اطلاعات سازمان:

46. ​​چه پشتیبانی فنی در دسترس است: ویژگی های سرور، سایت های مشتری؟
47. آیا سیستم(های) اطلاعات در حال حاضر برای خودکارسازی وظایف جاری استفاده می شود؟
47.1. اگر بله، شامل چه ویژگی هایی است؟
47.2. از چه چیزی/مشکلات فعلی ناراضی هستید؟
47.3. آیا برنامه ای برای تعویض کامل یا جزئی آن وجود دارد؟
47.4. انتقال داده ها: نحوه برنامه ریزی برای انتقال اطلاعات انباشته شده چگونه است:
- قابل تحمل نیست
- حمل با دست،
- انتقال خودکار
47.5. اگر قصد دارید داده های "قدیمی" را به طور خودکار به یک سیستم جدید منتقل کنید، باید اطلاعاتی در مورد ساختار و فرمت های ذخیره سازی ارائه دهید و الزامات تبدیل داده ها را فرموله کنید.
48. آیا یکپارچه سازی با سیستم های دیگر مورد نیاز است؟
49. پیکربندی معمولی ایستگاه های کاری مشتری (پردازنده، رم، سیستم عامل و غیره) چگونه است؟
50. آیا لیستی از نرم افزارهای استاندارد روی کامپیوترهای اداری نصب شده است؟ اگر بله، لطفا این لیست را ارائه دهید.
51. سخت افزار پایه سرور چه ویژگی هایی دارد؟
52. آیا کارکنان شرکت در کارهای روزانه خود از ایمیل شرکتی استفاده می کنند؟ از چه ایمیل سرور و مشتری استفاده می کنید؟
53. نسخه و توسعه دهنده نرم افزار سرور ایمیل شرکتی را مشخص کنید.
54. توپولوژی شبکه شما چیست:
1.1. آیا شبکه محلی مبتنی بر دامنه ویندوز NT است؟
1.2. چند ایستگاه کاری در شبکه محلی شما وجود دارد؟
1.3. آیا توزیع سرزمینی شبکه وجود دارد؟ اگر وجود دارد:
1.3.1. توزیع ایستگاه های کاری بین شعب (دفاتر) چگونه است؟
1.3.2. ظرفیت کانال های ارتباطی بین بخش های شبکه چقدر است؟
55. آیا فایل سرور اختصاصی برای ذخیره اسناد طراحی شده است؟ حجم تخمینی اسناد ذخیره شده در این سرور چقدر است؟
56. آیا استراتژی برای ذخیره سازی اطلاعات بدون ساختار (کامپیوترها، سرورهای فایل اختصاصی، زیر سیستم های ذخیره سازی و غیره) وجود دارد.
57. میانگین حجم اسناد ذخیره شده در ایستگاه های کاری مشتری چقدر است؟
58. چه سیستم های اطلاعات شرکتی (CIS) در سازمان استفاده می شود؟
59. آیا DBMS های دارای مجوز وجود دارند و چگونه از آنها استفاده می شود؟ توسعه دهندگان و نسخه های DBMS مورد استفاده در سازمان را مشخص کنید.
60. آیا از خدمات دایرکتوری برای شناسایی کاربران استفاده می شود؟ اگر بله، لطفاً مشخص کنید کدام یک.
61. آیا خدمات پشتیبانی فنی برای کاربران (helpdesk) وجود دارد؟ آیا مقرراتی برای این سرویس وجود دارد؟
62. بخش فناوری اطلاعات (بخش، بخش) چند کارمند دارد؟ وظایف اصلی این واحد چیست؟
63. سیستم هایی را که سیستم مدیریت اسناد باید با آنها ادغام شود را مشخص کنید.
64. نسبت تقریبی کارکنانی را که فقط برای بررسی به اسناد دسترسی دارند به تعداد کارکنانی که حق اصلاح و انجام برخی اقدامات را دارند، نشان دهید.

الزامات EDMS:

65. فهرست و توصیف کنید که چه الزامات عملکردی برای سیستم جدید را مهمترین آنها می دانید.
66. ترکیب صفات هر کارت سند:
- نام
- شرح
- برچسب روی فرم (نام روی فرم)
- نوع داده
- روش پر کردن (دستی، از دایرکتوری، ...)
67. جستجو برای اسناد بر اساس ویژگی های کارت های ثبت نام فهرست جزئیات کارت جستجو
68. لزوم ایجاد سابقه کار با اسناد، پیگیری پیشرفت اجرا و مراحل تایید و ....
69. فیلترهای لازم در سیستم
70. درخواست های اطلاعاتی که سیستم باید آنها را برآورده کند

ما پیشنهاد می کنیم اطلاعات به دست آمده در نتیجه نظرسنجی را در فرم رسمی کنیم اپروگرام هایا در فرم الگوریتم. به عنوان مثال، ما در نظر گرفتن چرخه عمر سفارشات برای فعالیت های اصلی را پیشنهاد می کنیم. فناوری کار با این نوع اسناد یکپارچه ترین است و می تواند در شرکت های مختلف استفاده شود.

نمونه هایی از روند کار با یک سند

ما پیشنهاد می کنیم اطلاعات به دست آمده در نتیجه بررسی را در قالب یک اپروگرام یا در قالب یک الگوریتم رسمی کنیم. به عنوان مثال، ما در نظر گرفتن چرخه عمر سفارشات برای فعالیت های اصلی را پیشنهاد می کنیم. فناوری کار با این نوع اسناد یکپارچه ترین است و می تواند در شرکت های مختلف استفاده شود.

اپراگرام چرخه عمر سفارش برای فعالیت اصلی

برای بزرگنمایی روی تصویر کلیک کنید

الگوریتم پردازش سفارشات برای فعالیت های اصلی

توسعه الزامات عملکردی

بر اساس اطلاعات ذکر شده در بالا، تحلیلگر الزامات عملکردی را برای EDMS یا شرایط مرجع برای توسعه EDMS ایجاد می کند. به ویژه، تحلیلگر باید الزاماتی را برای قالب و ترکیب کارت های ثبت نام و کنترل (مجموعه و ترتیب فیلدها در کارت، روش های پر کردن EDMS و غیره)، مسیرهای جابجایی اسناد و سایر الزامات لازم ترسیم کند. برای راه اندازی و توسعه EDMS.

اتوماسیون کار و بر این اساس، تعیین وظایف برای توسعه نرم افزار باید با وجود اسناد نظارتی تنظیم کننده کار با اسناد انجام شود: دستورالعمل ها، مقررات، کتاب های فرم و غیره.

در غیاب چنین اسنادی، لازم است سند(هایی) تدوین شود که قوانین اساسی کار با اسناد را ایجاد کند، که کار با آنها به صورت خودکار برنامه ریزی شده است.

مستندات

در طول معاینه، اسناد زیر تهیه می شود:

1. گزارش نظرسنجی اطلاعاتی (مدل اینفولوژی)

هدف:
ثبت اطلاعات به دست آمده در طول بررسی، مصاحبه با کارکنان مشتری به منظور توسعه مشخصات فنی برای ایجاد و پیکربندی یک سیستم خودکار

شامل می شود:

• شرح مشخصات کلی مشتری؛
• شرح ساختار سازمانی؛
• شرح تجهیزات فنی؛
• شرح فرآیندهای تجاری که باید خودکار شوند.
• شرح الزامات کاربر؛
• توصیه هایی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار

2. شرایط مرجع برای ایجاد یک سیستم خودکار (مدل داده)

هدف:
توسعه الزامات فنی برای عملکرد سیستم خودکار و معماری آن

شامل می شودشرح:

• AWS;
• توابع سیستم؛
• ویژگی های کارت؛
• رابط ها
• کتاب های مرجع؛
• دکمه های عمل؛
• شرایط توجه؛
• سایر الزامات فنی برای EDMS

بخش های مستندات توضیح داده شده در بالا ممکن است در صورت نیاز اضافه و تغییر داده شوند. توسعه مستندات یک فرآیند خلاقانه است و همچنین به حرفه ای بودن تحلیلگر در توسعه این اسناد بستگی دارد.

در حال حاضر، توسعه و اجرای سریع فناوری اطلاعات نه تنها در سازمان‌های دولتی، بلکه در بسیاری از شرکت‌های روسی نیز وجود دارد و موفقیت اجرای خود به این بستگی دارد که رویکرد اجرای EDMS چگونه خواهد بود، چقدر خوب خواهد بود. برنامه ریزی شده.

با رشد تجارت، حجم اسناد کاغذی نیز افزایش می یابد. و هنگامی که تعداد اسناد در حال پردازش از یک مقدار آستانه فراتر رود، فرآیندهای کار با اسناد از کنترل خارج می شوند، دیگر قابل مدیریت نیستند و در نتیجه شروع به کند کردن توسعه شرکت می کنند، سپس اهمیت اجرای یک EDMS آشکار می شود. در این مرحله، بسیاری از کسب و کارها با مشکلی به نام «از کجا شروع کنیم» مواجه هستند.

فرآیند اجرای EDMS در عملکرد موفق جهانی و داخلی شامل مراحل زیر است:

1. نظرسنجی اطلاعاتی
   1. مصاحبه کردن
   2. سوال کردن
2. تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده.
3. تشکیل الزامات فنی و عملکردی برای EDMS.
4. نظارت بر بازار EDMS و برگزاری مناقصه.
5. تست نسخه دمو
6. انعقاد قرارداد.
7. تدوین مقررات برای EDMS.
8. نصب و پیکربندی نرم افزار.
9. آموزش کاربران EDMS.
10. تست نرم افزار با کاربران
11. حذف خطاهای شناسایی شده در طول تست سیستم.
12. عملیات صنعتی.

چرا بدون نظرسنجی اطلاعاتی انجام نمی دهید؟

چرا انجام یک نظرسنجی اطلاعاتی بسیار مهم است؟ اعتقاد بر این است که یک بررسی با کیفیت بالا قبل از پروژه تضمین می کند موفقیت 80 درصدی اجرای EDMS. پس از همه، این اجازه می دهد:

• یک "پرتره" واضح تر از سازمان دریافت کنید: ماموریت آن، زمینه های فعالیت. ساختار شرکت؛ وظایف تقسیمات (و تعامل آنها) که در مقررات مربوط به تقسیمات ساختاری تعیین شده است. فرآیندهای اصلی کسب و کار؛
• وضعیت کلی سازماندهی کار اداری در شرکت را تعیین کنید.
• تعیین جریان اطلاعات و اسناد (از جمله انواع اسناد استفاده شده)؛
• شناسایی و در نظر گرفتن خطرات و راه های غلبه بر آنها هنگام پیاده سازی سیستم؛
• تعیین هدف از اجرا؛
• تعیین وظایف و وظایفی که EDMS متعاقباً باید انجام دهد.
• شناسایی کاربران EDMS؛
• فرآیندهای تجاری موجود (به صورت خودکار) را بیاموزید و توصیف کنید.

پاسخ سوالات فوق را می توانید از طریق مطالعه مستقل اطلاعات عمومیدر مورد هدف اجرای EDMS. این به آماده شدن کمک می کند مصاحبه کردنمدیریت و متخصصان کلیدی و تجزیه و تحلیل نتایج مصاحبه به شما کمک می کند تا پیشرفت کنید پرسشنامهبا سوالات دقیق تر برای طیف وسیع تری از افراد. بنابراین، هر مرحله از معاینه به شما این امکان را می دهد که عمیق تر در مشکل فرو بروید و در نتیجه شرح مفصلی از مشکل به دست آورید.

تنها با درک نیازهای واقعی شرکت می توان تعیین کرد که EDMS چه وظایفی را باید انجام دهد. سپس ظاهر آن می تواند کار مردم را بهینه کند و آنها آن را به عنوان چرخ پنجم یک گاری درک نمی کنند.

در زمان شروع بررسی، کارخانه فرآوری گوشت ما دارای گروهی از دفاتر توزیع شده جغرافیایی، ساختار سازمانی پیچیده و حجم زیادی از جریان اسناد کاغذی بود که منجر به جریان پراکنده و کنترل نشده اسناد، نقض مهلت های تایید و اجرا و همچنین از دست دادن اسناد

با رشد حجم تولید و افزایش وظایف حل شده توسط شرکت ما، میزان مدیریت و سایر مستندات توسعه، دریافت و ارسال تنها رشد کرده است و نقش نظم و انضباط عملکرد نیز افزایش یافته است. در ارتباط با رسیدن کارخانه فرآوری گوشت به سطح جدیدی، مدیریت شرکت تصمیم گرفت یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) را معرفی کند که امکان خودکارسازی نه تنها کار با اسناد سازمانی و اداری (سفارشات، مکاتبات و غیره) را فراهم می کند. همچنین برخی از فرآیندهای تجاری همراه با پردازش و اجرای اسناد.

برای این منظور، تیمی از متخصصان بخش‌های ساختاری کلیدی شرکت تشکیل شد. معاون آموزش پیش دبستانی نویسنده این مقاله به عنوان سرپرست این طرح منصوب شد.

مصاحبه کردن

تصمیم گرفتیم EDMS را به صورت مرحله ای پیاده سازی کنیم. اولین مرحله از نظرسنجی اطلاعاتی، "قابل مشاهده" برای تیم، انجام - نظرسنجی از خط اول مدیران و شرکت کنندگان کلیدی در فرآیندهای تجاری که در EDMS کار خواهند کرد، یعنی کاربران آن خواهند بود. این نظرسنجی الزاماً باید شامل مدیران و کارشناسان موضوع واحدهای ساختاری ذینفع باشد که بتوانند خواسته ها و نظرات خود را بیان کنند.

قبل از شروع این مرحله معاونت آموزش پیش دبستانی بود سوالات آماده شده، پاسخ هایی که می تواند ایده ای از مشکلات سازماندهی کار با اسناد بدهد.

فهرستی از پاسخ دهندگان آینده تهیه شد که شامل حدود 30 نفر بود (این رؤسای ادارات، معاونان آنها و متخصصان مسئول ایجاد اسناد، امضا، امضا و تأیید آنها). با هر یک از افراد یک جلسه جداگانه توافق شد که در طی آن ابتدا هدف گفتگوی شخصی مشخص شد و سپس گفتگویی انجام شد که "برنامه" آن لیستی از پایان نامه ها و سوالات از پیش آماده شده بود (به مثال 1 مراجعه کنید). . برای سهولت در انجام و تجزیه و تحلیل مصاحبه ها، می توانید مکالمه را روی یک ضبط کننده صدا ضبط کنید. اما بهتر است شرکت کننده در نظرسنجی نداند که ضبط در حال انجام است، زیرا اکثر افراد با دیدن ضبط صدا گم می شوند.

مثال 1

آماده سازی برای انجام مصاحبه به عنوان بخشی از بررسی یک کارخانه فرآوری گوشت برای اجرای EDS

نمایش کوچک کردن

معاون مؤسسه آموزشی پیش دبستانی هنگام ملاقات با هر پاسخگو در ابتدای گفتگو به تفصیل بیان کرد:

1-هدف نظرسنجی:

"بازرسی از وضعیت کار اداری و جریان اسناد، درک فرآیندهای تجاری موجود که باید خودکار شوند و فعالیت های آنها با پردازش و اجرای اسناد همراه باشد."

2. چرا شرکت ما نیاز به پیاده سازی EDMS دارد:

هدف از EDMS بهبود کیفی فرآیند کار با اسناد برای مدیران و متخصصان موضوع در همه سطوح و کاهش زمان کار معمول با اسناد است.

3. EDMS چه مزایایی دارد، به عنوان مثال:

"این سیستم به شما امکان می دهد زمان صرف شده برای جستجوی سند مورد نیاز را کاهش دهید، به شما امکان می دهد به یک پایگاه داده مشترک اسناد با تمایز حقوق کاربر دسترسی داشته باشید، می توانید از راه دور در سیستم کار کنید، با یک سند به طور مشترک توسط چندین کاربر کار کنید. تایید سریع و آسان اسناد، ثبت و توزیع خودکار اسناد، سازماندهی اجرای کنترل سفارشات و اسناد (فعالیت های مدیریتی شفاف می شود)، امکان امضای اسناد در سیستم با استفاده از امضای الکترونیکی، سازماندهی کار با قراردادها، یکپارچه سازی EDMS وجود دارد. با سایر برنامه های مورد استفاده سازمان و کاهش هزینه های نگهداری آرشیو.

1. هنگام کار با اسناد با چه مشکلاتی مواجه می شوید؟
2. چه چیزی را می خواهید در سازماندهی کار با اسناد بهبود، بهبود یا تغییر دهید؟
3. اسناد چقدر سریع و کارآمد تحویل داده می شوند؟
4. به نظر شما نقاط ضعفی که در کار با اسناد مشکل ایجاد می کند کجاست؟
5. آیا فرم های سند موجود برای استفاده راحت است؟
6. پردازش یک سند چقدر طول می کشد؟ این سوال باید در رابطه با هر نوع سندی که به طور گسترده در فرآیندهای تجاری سازمان وجود دارد پرسیده شود.
7. حجم جریان اسناد در حوزه کاری شما چقدر است؟

فرآیند مصاحبه تحت تأثیر مشغله شرکت کنندگان در نظرسنجی قرار گرفت که بر زمان بندی نظرسنجی تأثیر گذاشت و همچنین نشان داد که کارکنان اهمیت پروژه را دست کم گرفته اند.

در نتیجه تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده در طول مصاحبه، جدولی تشکیل شد، در مثال 2 نشان داده شده است. به ساختار اطلاعات دریافتی و نتیجه گیری های لازم کمک کرد که به خوبی در آن منعکس شده است.

مثال 2

سیستم سازی اطلاعات به دست آمده در طول مصاحبه

نمایش کوچک کردن

بر اساس نتایج مصاحبه، فرآیندهای تجاری زیر شناسایی شدند که در وهله اول نیاز به اتوماسیون توسط EDMS دارند:

• مدیریت قرارداد؛
• تایید فاکتورها برای پرداخت؛
• هماهنگی اسناد سازمانی و اداری:
• کنترل بر اجرای دستورالعمل ها (قطعنامه ها).

مصاحبه زمینه را برای پرسشگری فراهم کرد که نیازمند دقت بیشتر در ارائه پاسخ به سوالات است.

پرسشنامه

هدف از این نظرسنجی به دست آوردن اطلاعات دقیق تر (دقیق) در مورد وضعیت فعلی جریان اسناد و کارهای اداری در شرکت بود. شرکت کنندگان در نظرسنجی روسای واحدهای ساختاری و کارشناسان موضوعی بودند که سپس به کاربران EDMS تبدیل شدند. نظرسنجی به صورت غیر حضوری انجام شد که به معنای تکمیل پرسشنامه در غیاب محقق بود.

پرسشنامه شامل سه بخش بود (به مثال 4 مراجعه کنید):

1. بخش مقدماتی - وظیفه اصلی آن تشویق مخاطب برای پاسخ دادن به سؤالات مطرح شده بود. هدف و اهداف مطالعه، اهمیت نقش پاسخگو تشریح شد. دستورالعمل پر کردن پرسشنامه
2. بخش اصلی شامل سوالاتی با جمله بندی ساده است و کامل بودن و کمیت آنها به هدف مورد نظر بستگی دارد (سوالات نمونه پرسشنامه از مثال 4 مشاوره ای هستند و ممکن است با سوالات بهینه برای بررسی شرکت شما متفاوت باشند؛ می توانید از آنها به عنوان شروع استفاده کنید. نمونه ای برای تهیه پرسشنامه خودتان).
3. بخش پایانی - در اینجا به پاسخ دهنده ضمانت محرمانه بودن نظری که بیان کرده بود داده شد. از مشارکت در مطالعه تشکر شد.

به درخواست پاسخگو، پرسشنامه پرینت شده و شخصاً در اختیار وی قرار گرفت و یا به ایمیل وی ارسال شد. فرم پرسشنامه به گونه ای طراحی شده است که پاسخگو بتواند آن را مستقیماً در یک فایل word پر کند.

اگر پرسشنامه به صورت فایل Word ارسال شده باشد، در متن ایمیل، گیرنده ابتدا متن همراه را مشاهده کرده است (تمام اطلاعات تماس در مثال ساختگی هستند):

مثال 3

متن همراه و موضوع ایمیل هنگام ارسال پرسشنامه به صورت فایل پیوست از طریق ایمیل

نمایش کوچک کردن

مثال 4

پرسشنامه برای انجام یک نظرسنجی از یک شرکت قبل از اجرای EDMS

نمایش کوچک کردن

داده‌های جمع‌آوری‌شده در جدول MS Excel وارد شد، که امکان تولید خودکار نمودارهایی از توزیع نظرات در مورد هر موضوع را فراهم کرد. آن ها نتایج به قابل مشاهده ترین شکل ممکن به مدیریت ارائه شد (به مثال 6 مراجعه کنید). تعداد گزینه‌های پاسخ منتخب برای هر سؤال در یک برگه از فایل منعکس شد و نمودارهای مبتنی بر این داده‌ها در برگه دیگری ساخته شدند:

در آینده، ما قصد داریم تمام خطرات شناسایی شده را در نظر بگیریم تا در اسرع وقت به کار در EDMS تغییر دهیم:

• خطر عدم وجود یا تعریف نادرست وظایف و عملکردهای EDMS؛
• خطر دست کم گرفتن منابع لازم (پولی، زمانی)؛
• خطر تاخیر در اجرای مراحل پروژه؛
• خطر اطلاعات ناکافی به کارکنان شرکت در مورد پیشرفت کار و همچنین خطر غفلت، انفعال، مقاومت کارکنان و مشارکت ضعیف مدیران در پروژه.
• خطر تجهیزات تکنولوژیکی ضعیف؛
• خطر عدم وجود چارچوب نظارتی

به طور کلی، نظرسنجی نگرش مثبتی را نسبت به معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی نشان داد، اما تعدادی از کارمندان نیز نگرش منفی نسبت به اجرای EDS داشتند، زیرا آنها این پروژه را فقط یک نوآوری دیگر می دانستند که فقط به موارد بیشتری اضافه می کرد. به آنها کار کند

پس از آن، بر اساس تجزیه و تحلیل نتایج مصاحبه ها و پرسشنامه ها، هدف تعیین شد و الزامات EDMS ترسیم شد، اما این مرحله دیگری و نه کم اهمیت از کار اجرایی است. در حال حاضر، شرکت ما در حال انجام یک تحلیل مقایسه ای از بازار EDMS است.

پانویسها و منابع

نمایش کوچک کردن

کلید واژه ها:بررسی سازمانی، مصاحبه و پرسش، ثبت اطلاعات ورودی، ثبت اطلاعات داخلی، ثبت اطلاعات خروجی، گزارش بررسی سریع شرکت، مدل مرجع، مدل کسب و کار کامل سازمان، مدل عملکردی حوزه موضوعی.

وظایف و مراحل بازرسی پیش طراحی یک تاسیسات اتوماسیون

بررسی سازمانی مرحله مهم و تعیین کننده طراحی IS است. مدت معاینه معمولاً 1-2 هفته است. در طول این مدت، تحلیلگر سیستم نباید بیش از 2-3 نوع فعالیت (HR، حسابداری، حمل و نقل، بازاریابی و غیره) را بررسی کند.

جمع آوری اطلاعات برای ساخت و ساز مدل کسب و کار کامل سازماناغلب به مطالعه جریان های اطلاعاتی مستند و وظایف بخش ها می رسد و همچنین از طریق مصاحبه و پرسشنامه انجام می شود.

قبل از شروع کار نظرسنجی، سازمان معمولاً مجموعه ای از اسناد را ارائه می دهد که معمولاً شامل موارد زیر است:

اطلاعات خلاصه در مورد فعالیت های شرکت.

اطلاعات مربوط به فعالیت های مدیریتی، مالی، اقتصادی و تولیدی شرکت.

اطلاعات در مورد سیاست های حسابداری و گزارش.

جریان منظم اسناد شرکت.

ثبت اطلاعات دریافتی

ثبت اطلاعات داخلی

ثبت اطلاعات خروجی

اطلاعات در مورد اطلاعات و زیرساخت محاسباتی شرکت.

اطلاعات در مورد افراد مسئول

لیست سوالات برای مصاحبه و پرسشنامهبرای هر بخش مورد بررسی تدوین و به تایید رئیس شرکت می رسد. این کار به این منظور انجام می شود:

جلوگیری از دسترسی به اطلاعات محرمانه؛

تقویت جهت گیری هدف نظرسنجی؛

به حداقل رساندن حواس پرتی کارکنان شرکت از انجام وظایف شغلی خود.

لیست کلی سوالات(با جزئیات بعدی آنها) شامل نکات زیر است:

وظایف اصلی واحدها؛

اطلاعات جمع آوری و ثبت شده؛

گزارش نویسی؛

تعامل با سایر بخش ها

پرسشنامه برای مدیران و متخصصانممکن است حاوی سوالات زیر باشد:

اهداف ایجاد یک سیستم مدیریت یکپارچه سازمانی (از دیدگاه بخش شما) باید چه باشد؟

ساختار سازمانی واحد.

وظایف واحد.

توالی اقدامات هنگام انجام وظایف.

واحد با چه نوع سازمان های خارجی (بانک، مشتری، تامین کننده و ...) تعامل دارد و چه اطلاعاتی رد و بدل می شود؟

از چه مواد مرجع استفاده می کنید؟

چقدر زمان (بر حسب دقیقه) برای انجام عملیات اساسی صرف می کنید؟ "بارهای اوج" چه تاریخی هستند؟ (فرکانس در ماه، سه ماهه، سال و ...) تجهیزات فنی دپارتمان (کامپیوتر، شبکه، مودم و ...). از محصولات نرم افزاری برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری استفاده می شود.

چه گزارش هایی و هر چند وقت یکبار برای مدیریت آماده می کنید؟ متخصصان کلیدی بخش که می توانند به هر سوالی در مورد فرآیندهای تجاری مورد استفاده در بخش پاسخ دهند.

ویژگی های اشیاء کنترل از راه دور.

جریان اسناد در محل کار

داده های جمع آوری شده از این طریق، به عنوان یک قاعده، تمام جنبه های مهم فعالیت سازمانی را پوشش نمی دهند و دارای درجه بالایی از ذهنیت هستند. و مهمتر از همه، این نوع بررسی عوامل پایدار مرتبط با ویژگی های خاص سازمان را که می تواند منحصراً توسط روش های تعدیل عملکردی سیستم سازمانی تحت تأثیر قرار گیرد، شناسایی نمی کند.

تجزیه و تحلیل نظرسنجی از روسای سازمان ها و شرکت های مورد بررسی نشان می دهد که نظرات آنها در مورد ساختار سازمان، اهداف عمومی و محلی عملیات، وظایف و وظایف بخش ها و همچنین زیرمجموعه کارکنان گاهی متناقض است. علاوه بر این، گاهی اوقات این ایده ها از اهداف و قوانین رسمی اعلام شده متفاوت است یا با فعالیت های واقعی در تضاد است.

اگر بتوان ساختار جریان های اطلاعاتی را از نمونه اسناد و پیکربندی شبکه های کامپیوتری و پایگاه های داده شناسایی کرد، ساختار ریزفرایندهای واقعی که توسط پرسنل در تماس های اطلاعاتی (عمدتاً غیرمستند) انجام می شود ناشناخته باقی می ماند.

پاسخ به این سوالات را می توان با تشخیص ساختاری و عملکردی بر اساس روش های عکاسی پیوسته (یا انتخابی) از زمان کار پرسنل داد. هدف از تشخیص، کسب دانش قابل اعتماد در مورد سازمان و روابط سازمانی عناصر عملکردی آن است.

در این راستا، مهمترین وظایف تشخیص عملکردی ساختارهای سازمانی عبارتند از:

طبقه بندی موضوعات عملکرد (دسته ها و گروه های کارگران)؛

طبقه بندی عناصر فرآیند عملکرد (اقدامات، رویه ها)؛

طبقه بندی جهت ها (مشکلاتی که باید حل شوند)، اهداف عملیات؛

طبقه بندی عناصر جریان اطلاعات؛

انجام بررسی فعالیت های کارکنان سازمان؛

مطالعه توزیع (در زمان و فرکانس) ویژگی های سازمانی: رویه ها، تماس های پرسنل، زمینه های فعالیت، عناصر جریان اطلاعات - به صورت جداگانه و در ترکیب با یکدیگر بر اساس دسته های کارکنان، انواع رویه ها و حوزه های آنها (مطابق با نتایج و منطق تحقیق)؛

شناسایی ساختار واقعی روابط عملکردی، اطلاعاتی، سلسله مراتبی، موقت، مشکل ساز بین مدیران، کارکنان و بخش ها؛

ایجاد ساختاری برای توزیع زمان کاری مدیران و کارکنان با توجه به وظایف، مشکلات و اهداف سازمان.

شناسایی فناوری های اصلی برای عملکرد سازمان (فرایندهای اطلاعاتی، از جمله موارد غیرمستند)، تعیین هدف آنها در مقایسه با اهداف اعلام شده سازمان.

شناسایی گروه هایی از کارگران که در فعالیت های خاص خود، جهت گیری هدف و تابعیت واقعی خود همگن هستند، شکل گیری یک مدل واقعی از ساختار سازمانی و مقایسه آن با آنچه اعلام شده است.

تعیین دلایل عدم تطابق بین ساختار اعلام شده و واقعی روابط سازمانی.

"عکاسی" مستمر از زمان کار، مشاهده و ثبت مداوم ویژگی های کارگران در فرآیند کار در کل روز کاری است. در این حالت، پارامترهای نمایش داده شده به صورت متوالی در یک جدول کاری از پیش آماده شده وارد می شوند. در زیر فرم یک کاربرگ تحلیلگر سیستم آمده است:

بلافاصله پس از اتمام مراحل معاینه، جدول با ویژگی های اضافی پر می شود: شاخه فن آوری، عملکرد سیستم، موضوع، جنبه، پس زمینه احساسی و غیره.

برخی از شاخص ها، آنهایی که با ستاره مشخص شده اند، در طول بررسی پر می شوند، بقیه - بعد از آن. محتویات ورودی ها به شرح زیر است:

شماره (به ترتیب)؛

نماینده (موقعیت کارمند مورد بررسی)؛

زمانی که در طی آن روش انجام شد؛

رویه (نام محتوای مجموعه ای از اقدامات اولیه که با کلیت مشکل خاص حل شده متحد شده است)؛

اطلاعات (جهت جریان اطلاعات بین عامل و طرف مقابل)؛

ابتکار (آغاز کننده شروع این رویه)؛

طرف مقابل (موقعیت کارمندی که با موضوع در تماس است)؛

رابطه (منعکس کننده تابعیت عامل و طرف مقابل، شکل تعامل در این رویه)؛

مشکل (توضیح شفاهی مشکل در حال حل).

نتیجه بررسی پیش از پروژهباید ظاهر شود" گزارش بازرسی سریع از شرکت"که ساختار آن در زیر آورده شده است.

شرح شماتیک مختصری از فرآیندهای کسب و کار، به عنوان مثال:

مدیریت خرید و موجودی؛

مدیریت تولید؛

مدیریت فروش؛

مدیریت منابع مالی

الزامات اساسی و اولویت های اتوماسیون.

ارزیابی منابع مورد نیاز مشتری برای حمایت از پروژه.

در این کار، شرکت «زمان بانک» به عنوان شرکت مورد مطالعه انتخاب شد. در سال 1989 تاسیس شد و در بازار بخش بانکی فعالیت می کند و به اشخاص حقوقی و حقیقی خدمات ارائه می دهد. ویژگی های استراتژیک بانک سرعت خدمات، طیف گسترده ای از پیشنهادات وام، سطح بالایی از سازگاری با محیط خارجی - فرهنگی، اقتصادی، قانونی، تکنولوژیکی و سیاسی است. این بانک در قزاقستان و دفتر اصلی آن در آستانه واقع شده است.

یکی از حوزه های توسعه اولویت بانک، بهبود فرآیندهای موجود فناوری اطلاعات است. برای انجام این کار، مدیریت تصمیم گرفت به کمک شرکت های ادغام کننده شخص ثالث متوسل شود. نوسازی بخش فناوری اطلاعات مطابق با رویکرد خدمات و بهترین شیوه‌های جهانی برنامه‌ریزی شده است، ضمن اینکه اصلاح فهرست خدمات و اجرای کامل فرآیند مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات و حوادث از جمله اولویت‌های اصلی بانک است.

روش بررسی بخش فناوری اطلاعات بانک

برای انتخاب روش نظرسنجی برای بخش فناوری اطلاعات بانک، روش‌های زیر مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت:

• 1. تجزیه و تحلیل اسناد موجود برای فرآیند و / یا سیستم اتوماسیون. برای انجام این کار، یک بسته کامل از اسناد درخواست می شود، یک پایه برای سیستم های اتوماسیون موجود مستقر می شود و مطالعه مستقلی از مواد دریافتی انجام می شود.
• 2. مصاحبه با کارمندان مشتری. شرکت یکپارچه ساز به سایت نظرسنجی می رود و در مورد تمام عناصر کلیدی کار بخش فناوری اطلاعات مصاحبه انجام می دهد.
• 3. مشاهده. شرکت یکپارچه‌ساز، نظرسنجی را در محل کار مشتری انجام می‌دهد و ضمن مشاهده شرکت‌کنندگان در فرآیند، نحوه انجام وظایف خود در فرآیند و کار در سیستم را مشاهده می‌کند.
• 4. درخواست اطلاعات - پرسشنامه. پرسشنامه ها برای مشتری ارسال می شود و پس از آن کارکنان از سمت مشتری آنها را پر می کنند. در مرحله بعد، پرسشنامه ها توسط تیم پروژه از شرکت یکپارچه تجزیه و تحلیل می شوند.
• 5. ترکیبی از روش های فوق.

سفر به محل کار مشتری به دلیل این واقعیت است که دفتر مرکزی مشتری در کشور دیگری قرار دارد، علاوه بر این، محل کار در چندین شهر توزیع شده است. روش مشاهده ای به دلیل زمان زیاد و هزینه های انسانی مورد نیاز برای اعمال این روش رد شد. مطالعه اسناد و مقررات فرآیندی طولانی در یک شرکت است که به تعداد زیادی نیروی انسانی نیاز دارد. استفاده از آن برای اجرای پروژه ضروری تلقی شد اما در مراحل بعدی در برنامه پروژه قرار گرفت. روش پیمایش از نظر هزینه های نیروی کار، هزینه های زمانی و نتایج به دست آمده به عنوان موثرترین روش انتخاب شد.

نظرسنجی از بخش فناوری اطلاعات بانک با استفاده از نظرسنجی از کاربران سیستم های اطلاعاتی که فرآیندهای فناوری اطلاعات را خودکار می کنند، انجام شد. داده ها در مورد سازمان فعلی فرآیند فناوری اطلاعات در دو مرحله جمع آوری شد.

مرحله اول از طریق ارتباط از راه دور با کاربران سیستم انجام شد: اطلاعات از طریق پرسشنامه و مکالمات تلفنی جمع آوری شد. اطلاعات درخواستی به دو دسته تقسیم شد:

• · جمع آوری اطلاعات در مورد ساختار سازمانی خدمات فناوری اطلاعات شرکت:
  • o تعداد کارمندان فناوری اطلاعات؛
  • o ساعات کار خدمات پشتیبانی؛
  • o سیستم های اتوماسیون فرآیند IT فعلی؛
• · جمع آوری و تجزیه و تحلیل اسناد فرآیند
• o شرح فرآیندهای گردش کار؛
• o طرح دستورالعمل نقش؛
• o گزارش کارایی فرآیند.

در مرحله دوم از روش مصاحبه و مشاهده استفاده شد. در این مورد، تأکید اصلی بر مواردی مانند:

• · جمع آوری اطلاعات در مورد ترتیب واقعی فرآیند - مصاحبه با شرکت کنندگان فرآیند (کارکنان خدمات فناوری اطلاعات). برای این منظور، پرسشنامه هایی ایجاد شد (به پیوست 1 مراجعه کنید)، که از طریق پست برای کارکنان بخش فناوری اطلاعات بانک ارسال شد. مکالمات تلفنی نیز در قالب مصاحبه با استفاده از پرسشنامه های تکمیل شده دریافت شده که حاوی سؤالاتی در مورد هر یک از مؤلفه های سازماندهی فرآیندها بود، انجام شد.
• · شناسایی نیازهای فرآیندهای فناوری اطلاعات و سیستم های اتوماسیون آنها. اینها شامل مدیریت بخش فناوری اطلاعات بانک و سایر سهامداران پروژه است.
• · آشنایی با سیستم های اتوماسیون مورد استفاده. این فعالیت توسط مهندسین شرکت پیمانکار انجام شد. در عین حال، سیستم‌های مرتبطی که لازم است در طول پروژه با آنها یکپارچه برقرار شود، مورد بررسی قرار گرفت و الزامات یکپارچگی جمع‌آوری شد.

نتایج بررسی در گزارش ارائه شده در دو بخش بعدی این کار ثبت شد و با تیم پروژه از شرکت به توافق رسید.