Opis posla i njegovo značenje. Pojam opisa posla i njegova svrha

OPIS POSLA: KONCEPT, SADRŽAJ, IZRADA

Efikasnost organizacije zavisi od mnogih faktora, među kojima je i produktivnost njenog osoblja.

Ljudski resursi su, s jedne strane, jedni od najtežih za upravljanje, s druge strane, njihova pravilna upotreba može značajno povećati profit organizacije. Produktivnost rada, pak, zavisi od organizacije proizvodnih procesa. Sistem dokumentiranja proizvodnih procesa u organizaciji sastoji se od nekoliko međusobno striktno povezanih veza, od kojih su aktivnosti svake dokumentirane u određenom dokumentu. Uobičajeno je koristiti tabelu osoblja organizacije kao „uporište“ takvog sistema. Ovo se prvenstveno objašnjava činjenicom da je ovaj dokument obavezan sa stanovišta važećeg zakonodavstva.

Izradi kadrovske tabele prethodi postupak utvrđivanja kadrovskih potreba organizacije. Može se razlikovati po principima i metodama koje se koriste, ali se zasniva na definisanju odgovornosti svake strukturne jedinice i njenih zaposlenih, kao i kvalifikacija osoblja neophodnih za njihovo obavljanje. Za objedinjavanje odgovornosti koriste se propisi o strukturnim jedinicama, opisi poslova i pravilnik o radu. Dakle, možemo zaključiti da su opisi poslova i pravilnik o radu kamen temeljac rada na organizaciji rada kadrova. U ovom članku ćemo razmotriti koncept i mjesto opisa poslova u djelatnosti preduzeća, njegovu strukturu, proceduru izrade, odobravanja i izmjene i dopune.

Šta je opis posla? Veliki pravni rječnik nam daje sljedeću definiciju: “Opis posla je sažetak glavnih zadataka, potrebnih vještina i ovlaštenja na različitim pozicijama u organizaciji.”

Slična definicija data je u Modernom ekonomskom rječniku: „Opis posla je instrukcija koja ukazuje na niz zadataka, odgovornosti i posla koje mora obavljati osoba koja ima datu poziciju u preduzeću ili firmi.“

Kao što se vidi iz ovih definicija, glavni naglasak je na određivanju opsega radnih obaveza koje su dodijeljene određenoj radnoj jedinici. Pri tome je potrebno jasno shvatiti da se ne radi o opisivanju radnih obaveza određenog zaposlenika, već o opisivanju funkcionalnosti određene pozicije. U poslovnoj praksi, pozicija se obično shvata kao primarna strukturna jedinica kadrovskog sistema organizacije, koja određuje sadržaj, obim
ovlaštenja i mjesto u hijerarhijskoj strukturi organizacije osobe koja je zamjenjuje. Opis posla, u svojoj osnovi, ima dvije glavne funkcije. To je i alat za strukturiranje proizvodnih postupaka i alat za regulisanje aktivnosti zaposlenika koji zauzima odgovarajuću kadrovsku poziciju. U praksi se ove dvije funkcije često miješaju. Što, između ostalog, dovodi do problema utvrđivanja pravne prirode opisa poslova. U literaturi se po ovom pitanju iznose dva suprotna gledišta. Najčešći pristup trenutno je pristup prema kojem su opisi poslova lokalni propisi

Međutim, neki autori to smatraju činom primjene pravne države. Istovremeno, potrebno je jasno razumjeti da se lokalni propisi razlikuju od akata primjene radnog prava po adresatu (neodređeni krug lica ili posebno identifikovanih lica), trajanju radnje (jednokratno i ponovljeno), te svrha publikacije. Osim toga, lokalno donošenje zakona dovodi do pojave novih pravnih pravila, iako su zasnovana na općim pravilima i ne bi smjela biti u suprotnosti s njima. Akti primjene normi radnog prava ne dovode do nastanka normi, već do nastanka, promjene ili prestanka prava i obaveza njihovih adresata.

Po našem mišljenju, autori koji tvrde da je opis posla akt primjene pravne države ne uzimaju u obzir da je ovaj dokument usmjeren na radnu jedinicu, a ne na određenog zaposlenika koji ga zamjenjuje, au ovom slučaju nije bitno koliko takvih jedinica ima u državi, jedna ili nekoliko desetina. Objektivni razlog i, na neki način, opravdanje ovdje može biti da sam koncept „pozicije“ mnogi radnici kadrovskih službi i organizacioni lideri povezuju sa stručnjacima i rukovodećim osobljem. A ove kategorije karakterizira određena jedinstvenost zadataka koji se obavljaju, ovisno o tome koji zaposlenik ih zamjenjuje. Kao rezultat toga, nerijetko se javljaju situacije kada se ista pozicija u kadrovskoj tabeli, bez promjene naziva, popuni novim sadržajem kada se zaposlenik zaposli da zamijeni onog koji je otišao. Pitanje jasnog definisanja pravne prirode i funkcionalnosti opisa poslova nije važno samo sa teorijske tačke gledišta, već izaziva i mnoge praktične posledice, počevši od pitanja odobravanja opisa poslova do postupka njegove primene. . Miješanje funkcija, po pravilu, dovodi do smanjenja učinkovitosti korištenja opisa poslova kao elementa strukturiranja proizvodnog procesa. Rezultat toga je obično potreba za dodatnim elementima za opisivanje strukture interakcije između jedinica osoblja i površnost opisa radnih procedura u samom opisu posla.

Osim toga, kako pokazuje praksa, od toga nema koristi od upotrebe opisa poslova kao elementa uređenja radnih odnosa sa određenim zaposlenim. U okviru radnog odnosa zadaci u opisu poslova su široki i raznovrsni. Ispravno sastavljen opis posla omogućava:
- dobiti jasnu predstavu o radnoj funkciji zaposlenog;
- kompetentno rasporediti opterećenje među osobljem, izbjegavajući njegovo dupliranje;
- utvrdi potrebne kvalifikacije osoblja;
- efektivno provoditi sertifikaciju radnog mjesta;
- efikasno sprovodi sertifikaciju osoblja, utvrđujući podobnost lica za obavljanje funkcije;
- smanjiti pravne rizike prilikom privođenja radnika disciplinskoj odgovornosti za neispunjavanje radnih obaveza.

U opisu posla mogu se dodijeliti i drugi zadaci. Dakle, u nizu slučajeva može pojednostaviti postupak dokazivanja poreskoj inspekciji ekonomske opravdanosti troškova kadrovskih aktivnosti. Posebno, opis posla može pomoći da se dokaže činjenica da se lična vozila zaposlenih koriste u proizvodne svrhe, potreba za poboljšanjem kvalifikacija osoblja, valjanost međunarodnih i međugradskih telefona i još mnogo toga.

Posebno je vrijedno osvrnuti se na pitanje odnosa između opisa posla i ugovora o radu zaposlenika. U skladu sa članom 57. Zakona o radu Ruske Federacije, sljedeće odredbe moraju biti uključene u ugovor o radu:
- identifikacione podatke stranaka;
- mjesto i datum zaključenja ugovora o radu;
- mjesto rada;
- radna funkcija (rad prema radnom mjestu u skladu sa kadrovskim rasporedom, profesijom, specijalnošću koja ukazuje na kvalifikacije; specifičnu vrstu posla koji se dodijeljuje zaposleniku);
- datum početka rada;
- uslove naknade (uključujući visinu tarifne stope ili plate (službene plate) zaposlenog, doplate, dodatke i stimulativne isplate);
- radno vrijeme i vrijeme odmora (ako se za datog zaposlenog razlikuje od opštih pravila koja važe za datog poslodavca);
- naknada za težak rad i rad sa štetnim i (ili) opasnim uslovima rada, ako je zaposleni angažovan u odgovarajućim uslovima, sa naznakom karakteristika uslova rada na radnom mestu;
- uslove koji određuju, u potrebnim slučajevima, prirodu posla (pokretni, putujući, na putu, druga priroda posla);
- uslov o obaveznom socijalnom osiguranju zaposlenog u skladu sa ovim zakonikom i drugim saveznim zakonima;
- druge uslove u slučajevima predviđenim radnim zakonodavstvom i drugim podzakonskim aktima koji sadrže norme radnog prava.

Tipičan opis posla obično uključuje sljedeće dijelove:
- područje djelovanja zaposlenog, kategorija pozicije (rukovodilac, specijalista i sl.), mjesto u strukturi organizacije, postupak i uslovi za imenovanje i razrješenje, postupak zamjene za vrijeme njegovog odsustva, kvalifikacioni uslovi za zaposlenog, spisak regulatornih dokumenata.
- ciljeve kojima zaposleni na ovoj poziciji treba težiti;
- radne obaveze (opis posebnih radnih procedura);
- prava i veze po pozicijama (funkcionalna i linearna podređenost zaposlenika, funkcionalno i linearno upravljanje koje obavlja zaposleni, koja se radna mjesta popunjavaju po redoslijedu trenutne zamjene, ko to radno mjesto popunjava u privremenoj odsutnosti zaposlenog, često uključuje spisak obaveznih dokumenata nastalih u vršenju službene dužnosti);
- odgovornost (koje konkretne radnje su osnov za privođenje radnika disciplinskoj i materijalnoj odgovornosti).

Jednostavno poređenje pokazuje da se niz odredbi koje su uključene u opis posla preklapaju sa obaveznim uslovima koji treba da budu sadržani u ugovoru o radu. Prije svega, ovo se odnosi na opis radne funkcije. Ova raskrsnica je omogućila brojnim autorima da ustvrde da su opisi poslova sastavni dio ugovora o radu i preporuče da ugovor o radu formuliše radne obaveze zaposlenog pozivajući se na opis posla.
instrukcije. Štaviše, sličan pristup koriste vladine agencije. Tako Zavod za rad i zapošljavanje u svom dopisu navodi: „Budući da postupak sačinjavanja uputstva nije regulisan podzakonskim aktima, poslodavac samostalno odlučuje kako će ga sastaviti i izvršiti izmjene. Opis posla može biti dodatak ugovoru o radu, a može se odobriti i kao samostalan dokument.” Ovaj pristup izgleda pojednostavljen i nije sasvim ispravan. Ugovor o radu i opis posla su potpuno različiti dokumenti.

Prvi je bilateralni ugovor između zaposlenog i poslodavca, drugi je jednostrani akt poslodavca. Ugovorom o radu utvrđuju se, prije svega, prava i odgovornosti organizacije i zaposlenika u međusobnom odnosu, a opis posla strukturira odnos između osoblja organizacije. Osim toga, uz pravilnu strukturu rada u organizaciji, opis posla je primarni u odnosu na ugovor o radu.

Prvo se utvrđuje obim odgovornosti i kvalifikacioni uslovi, a tek nakon toga se pronalazi osoba koja ispunjava te uslove i sposobna je da obavlja te poslove. Istovremeno, čini se neophodnim upućivanje na opis posla u ugovoru o radu. Budući da sadrži opis službenih procedura i funkcionalnosti koje mora obavljati osoba na odgovarajućem radnom mjestu, te, shodno tome, u ovom dijelu u velikoj mjeri određuje radnu funkciju koja se planira dodijeliti konkretnom zaposlenom. Istovremeno, potrebno je shvatiti da je u radnom odnosu između određenog zaposlenog i poslodavca glavni dokument i dalje ugovor o radu i, shodno tome, ako dođe do spora između zaposlenog i poslodavca oko obima ili vrste obavljenog posla, odrediće se sadržaj ugovora o radu. Shodno tome, ako poslodavac želi efektivno da koristi opis posla, ugovor o radu sa zaposlenim mora sadržati odgovarajuću referencu. Iz istog razloga ima smisla u ugovor o radu uključiti naznaku obavezne primjene odredaba o strukturnoj jedinici i drugih lokalnih akata.

Osim toga, iz mnogih organizacijskih razloga, opis posla je obično detaljniji od ugovora o radu. Sadrži i mnoge organizacione aspekte koji omogućavaju preciznije određivanje procedure za obavljanje radne funkcije koja je dodijeljena zaposleniku. Međutim, sve to ne isključuje zahtjeve važećeg zakonodavstva, kao i tehničku potrebu da se u ugovor o radu uključi opis radne funkcije zaposlenika, te se, shodno tome, ugovor o radu ne može ograničiti na jednostavno upućivanje na posao. opis.

Izrada opisa posla je prilično složen i mukotrpan proces. Štaviše, može se značajno razlikovati ovisno o tome da li se sastavlja za već postojeće i zauzeto radno mjesto ili za poziciju planiranu za uvođenje. Međutim, u svim slučajevima se sastoji od nekoliko faza.

1. Pripremna faza. U ovoj fazi se procenjuje potreba za uvođenjem novih radnih jedinica, utvrđuje opšti obim odgovornosti i mesto u organizacionoj strukturi.
2. Izrada nacrta opisa poslova. U ovoj fazi, dokument je ispunjen stvarnim sadržajem. Odgovornosti su fiksne, a prava definisana.
3. Usklađivanje nacrta opisa poslova.
4. Odobrenje opisa poslova.
5. Upoznavanje sa opisom poslova osoblja na relevantnim pozicijama.

Najzahtjevnije su prva i druga faza rada. Ostalo, u stvari, predstavljaju organizacione radnje neophodne za efikasno korišćenje ovog dokumenta. Priručnici o kvalifikacijama mogu poslužiti kao ozbiljna pomoć u izradi opisa poslova.

Ovi akti sadrže kvalifikacione karakteristike, koje, u skladu sa navedenim ciljevima, imaju za cilj da opravdaju racionalnu podelu i organizaciju rada, pravilan izbor, raspored i korišćenje kadrova, obezbeđujući jedinstvo u određivanju radnih obaveza radnika i kvalifikacionih uslova. za njih, kao i odluke o usklađenosti sa zauzetim pozicijama tokom sertifikacije rukovodilaca i specijalista. Ovi dokumenti su savjetodavni, ali daju opšte smjernice u određivanju vrsta poslova i potrebnog nivoa obuke za njihovo obavljanje.

Hajde da prvo razmotrimo idealnu opciju za razvoj opisa posla. Radno mjesto se uvodi u novoformiranu strukturnu jedinicu radi ispunjavanja obaveza koje su nastale u vezi sa proširenjem djelatnosti. Na primjer, veleprodajna kompanija odlučuje otvoriti trgovinu i obavljati trgovinu na malo. U prvoj, pripremnoj fazi, potrebno je odrediti ciljeve, zadatke i vrste poslova, strukturne veze u koje će se uključiti novi kadrovi. Svaki od njih ima svoje pozitivne i negativne strane, a izbor koji će koristiti zavisi od nivoa kvalifikacija i prethodnog iskustva zaposlenih koji podržavaju proces stvaranja nove strukturne jedinice. Prema našem mišljenju, jedna od najpogodnijih metoda je način izrade mape poslovnog procesa (tehnološke karte).

Nakon utvrđivanja vrsta poslova i proizvodnih procesa, potrebno je procijeniti njihov ukupan radni intenzitet, a zatim odrediti broj osoblja potrebnog za njihovo izvođenje. Utvrđivanje troškova rada, odnosno, u suštini, racionalizacija rada, jedna je od najtežih faza rada.

Ranije su na ovim pitanjima radili naučni instituti, provjeravajući i izračunavajući standarde za svaku vrstu posla. Nažalost, trenutno je većina standarda već zastarjela i mogu se koristiti samo ako se ozbiljno prilagode.

Po pravilu, komercijalne organizacije nemaju potrebne resurse ni za prilagođavanje postojećih standarda niti za razvoj vlastitih. Stoga se troškovi rada i broj osoblja u većini slučajeva procjenjuju na osnovu internih uvjerenja top menadžera, nakon čega slijede empirijska prilagođavanja. Posjedovanje šematskih dijagrama proizvodnog procesa također može biti od velike pomoći. U istoj fazi utvrđuju se očekivane plate, budući zaposleni i ukupni troškovi osoblja. Planiranje platnog spiska vam omogućava da izračunate efikasnost upotrebe osoblja i produktivnost rada. Ova faza završava se usvajanjem kadrovskog rasporeda za novu jedinicu.

Utvrđivanje vrsta poslova i proizvodnih procesa koji se obavljaju u strukturnoj jedinici je, u stvari, polovina posla na opisu posla. U drugoj fazi ostaje samo da se iz ukupnog obima izaberu konkretne akcije i veze po pozicijama i odredi nivo kvalifikacija potreban za njihovu realizaciju. Istovremeno, potrebno je shvatiti da ni precjenjivanje ni potcjenjivanje ovog nivoa nije isplativo za organizaciju. Povećanje kvalifikacionih zahteva za osoblje dovodi do problema u pronalaženju kadrova i neopravdanog povećanja troškova osoblja za kompaniju, jer nivo plata i kompenzacionih paketa direktno zavise od kvalifikacija zaposlenog. Podcjenjivanje nivoa kvalifikacije neminovno dovodi do toga da posao koji je dodijeljen zaposleniku neće biti završen ili će biti obavljen nekvalitetno. Idealne opcije su prilično rijetke. Češća situacija je kada se novo radno mjesto „odvoji“ od postojećih radnih obaveza ili uvede u vezi sa pojavom novih u postojećem odjeljenju. To se po pravilu radi kada dođe do povećanja sporednih poslova koje obavljaju zaposleni zbog povećanja ukupnog opterećenja osoblja ili promjene uslova rada. U ovom slučaju, postupak se malo razlikuje od gore navedenog.

Rad na uvođenju novog radnog mjesta u već postojeću i aktivno radnu jedinicu počinje određivanjem kojih odgovornosti treba osloboditi postojeća radna mjesta i koje odgovornosti treba da joj se dodatno dodijele. Zatim se vrši procjena očekivane efikasnosti uvođenja ove pozicije. Procjenjuje se količina vremena koje će zaposleni preusmjeriti na svoj glavni posao, povećanje kvaliteta rada i niz drugih pokazatelja. Istovremeno se na osnovu omjera ove dvije brojke procjenjuje trošak privlačenja novog radnika (troškovi traženja i zapošljavanja, plate i kompenzacijski paket) i utvrđuje se mogućnost uvođenja nove pozicije.

Razmotrimo ovu situaciju na primjeru uvođenja pravnog odjela, mjesta sekretara ili pomoćnika u kadrovsku tabelu. U pravnom odjelu uvijek postoji značajna količina papirologije. Odjel prima dokumente na odobrenje (ugovore, dopise, zahtjeve odjela, itd.), nakon njihovog prijema posao se raspoređuje među zaposlenima, a zatim se tok dokumenata šalje u suprotnom smjeru. U malim i srednjim organizacijama njihovo praćenje nije teško.

Međutim, kako organizacija raste, dolazi i do značajnog povećanja protoka dokumenata. Dokumenti počinju da se „gube“ između resora, dolazi do kašnjenja u njihovom odobravanju i prilično je teško utvrditi čija su krivica. Za evidentiranje ulazne i izlazne dokumentacije i praćenje odobravanja dokumenata izrađenih u pravnoj službi, potrebno je odvući pažnju kvalifikovanog pravnika, raste obim neosnovnih poslova, kao i posla koji ne zahteva visok nivo posebnih kvalifikacije. U tom kontekstu, uvođenje pozicije sekretara u pravnom odjelu može postati hitna potreba.

Istovremeno se vrši i procjena odgovornosti koje se mogu dodijeliti ovoj poziciji. Na primjer, rad na otvaranju tekućih računa preduzeća, prikupljanje i ovjera kopija konstitutivnih dokumenata, dobijanje izvoda iz Jedinstvenog državnog registra pravnih lica ne zahtijevaju visoke kvalifikacije, iako pretpostavljaju postojanje određenih osnovnih teorijskih znanja i vještina. Na osnovu prisustva ili odsustva takvog posla, utvrđuje se da li će se uvesti radno mjesto sekretara ili pravnog pomoćnika, kome će biti dodijeljene i sekretarske funkcije.

Usvajanje opisa poslova je jedna od neophodnih administrativnih procedura. Dokument prolazi kroz dvije vrste odobrenja. Prvi je tehnička odobrenja, to je prvenstveno odobrenje od strane pravnog odjela, koji je dizajniran da identifikuje moguća kršenja radnog zakonodavstva za određeni broj radnih mjesta, često se vrši dogovor sa odjelom koji osigurava sigurnost na radu; vrši se sa finansijskim odeljenjem kompanije radi utvrđivanja nivoa troškova.

Drugi tip je koordinacija sa strukturnim odjelima organizacije. Ovaj postupak ima nekoliko svrha. Prije svega, usmjeren je na otklanjanje dupliciranja poslova i na obavještavanje rukovodilaca srodnih odjela o promjenama u redoslijedu interakcije. Osim toga, potrebno je razumjeti da uvođenje novih radnih mjesta obično dovodi do potrebe prilagođavanja opisa poslova i ostalih zaposlenika, a koordinacija pomaže u određivanju koji od njih podliježu prilagođavanju.

Važeća zakonska regulativa ne postavlja zahtjeve za usaglašavanje opisa poslova sa predstavničkim tijelima zaposlenih, ali u nekim slučajevima to može pomoći da se izbjegnu mogući sukobi u budućnosti, posebno kada je riječ o izmjeni postojećih opisa poslova.

Sljedeća faza je usvajanje dogovorenih instrukcija. U pravilu se odobravaju izdavanjem naloga od strane ovlaštene osobe organizacije. U ovom slučaju, sama instrukcija ima pečat „Odobren“ koji označava detalje odgovarajuće narudžbe. U praksi postoji i direktno odobravanje opisa poslova stavljanjem potpisa ovlašćenog predstavnika i datuma direktno na naslovnu stranu dokumenta. Međutim, ovaj pristup, po našem mišljenju, nije sasvim ispravan. Prije svega, zato što je poželjan postupak izražavanja volje pravnog lica izdavanjem odgovarajućeg naloga, uključujući i sa stanovišta olakšavanja dokaznog postupka kada dođe do radnog spora. Osim toga, ovim se izbjegava potreba za vođenjem zasebnih knjiga za evidentiranje odobrenja i promjena opisa poslova. Dogovoreni i odobreni opis poslova je numerisan, pertirani i ovjeren pečatom organizacije. Za tekući rad izrađuje se kopija originalnog opisa posla i daje se zaposleniku i rukovodiocu strukturne jedinice. Kopije opisa poslova koje se izdaju zaposlenima i strukturnim jedinicama obično su ovjerene.

To se obično radi uz potpis šefa strukturne jedinice odgovorne za kadrovski rad u organizaciji. Po potrebi se opis posla u cijelosti ili djelimično može prenijeti na druge strukturne jedinice.

Posljednja faza je upoznavanje sa opisom poslova radnika koji zauzima odgovarajuću poziciju. Ako se radi o novoprimljenom radniku, tada se istovremeno sa zaključenjem ugovora o radu treba obaviti i upoznavanje sa opisom posla.

Treba napomenuti da se u skladu sa stavom 2 člana 67 Zakona o radu Ruske Federacije „ugovor o radu koji nije sastavljen u pisanoj formi smatra se zaključenim ako je zaposlenik počeo raditi sa znanjem ili za račun poslodavca ... kada je zaposlenik stvarno primljen na rad, poslodavac je dužan da sa njim zaključi ugovor o radu u pisanoj formi najkasnije u roku od tri radna dana od dana stvarnog prijema radnika na posao.” Shodno tome, zaposleni mora biti upoznat sa opisom posla najkasnije u pisanoj formi ugovora. Međutim, u idealnom slučaju, to bi trebalo učiniti u trenutku kada je zaposlenik stvarno primljen na posao, čak i ako pisani oblik samog ugovora u tom trenutku još nije spreman.

Istovremeno, potrebno je jasno shvatiti da opis posla stupa na snagu od trenutka njegovog usvajanja, međutim, obaveza da ga ispuni za zaposlenog nastaje tek nakon što se upozna sa ovim dokumentom. Upoznatost zaposlenog sa opisom posla i činjenica da je primio kopiju istog evidentira se svojeručnim potpisom i datumom. Također je uobičajeno da se potpis dešifruje vlastitom rukom. U pravilu se u tu svrhu zajedno sa opisom posla sašiva i „list za upoznavanje“. U nekim slučajevima uz nalog kojim se odobrava opis posla prilaže se i list za upoznavanje. Po našem mišljenju, ovo nije sasvim tačno, jer u ovom slučaju zaposlenik potvrđuje činjenicu da je upoznat sa naredbom, a ne sa samim tekstom opisa posla.

Opis poslova je živ i radni dokument, a kako se metode i metode rada, kao i organizacione veze odjeljenja stalno mijenjaju u skladu sa zahtjevima tržišta, opisi poslova moraju se odmah nakon njih mijenjati. Za održavanje njihove efikasnosti potrebno je blagovremeno ažurirati njihov sadržaj, kao i druge lokalne propise u skladu sa promjenjivim zadacima, čime se osigurava neophodna fleksibilnost sistema upravljanja. Osiguravanje ovog procesa obično je regulisano internim aktom poslodavca - „Pravilnik o postupku izrade i davanja saglasnosti na opis poslova“. Takav dokument sadrži proceduru za pokretanje postupka izmjene postojećih ili uvođenje novih opisa poslova, utvrđuje proceduru za njihovu izradu i odobravanje, kao i opštu strukturu dokumenta. Kao okvirni obrazac, možete koristiti niz propisa koje su odobrile različite vladine agencije. Konkretno, Carinski komitet Ruske Federacije uključio je sljedeće dijelove u svoje propise:
1. Opće odredbe, koje postavljaju glavne definicije i ciljeve za izradu opisa poslova. Naznačio je da se za svaku poziciju izrađuju instrukcije, te ukazao na regulatorni okvir koji se koristi u njihovoj izradi.
2. Zahtjevi za sadržaj opisa poslova, koji uključuje i zahtjeve za njegovo oblikovanje.
3. Postupak izrade, usaglašavanja, odobravanja i sprovođenja opisa poslova.

Po našem mišljenju, zbog pogodnosti, treći dio se može podijeliti u dva bloka – proceduru izrade i proceduru koordinacije, odobravanja i uvođenja. Ovo će nam omogućiti da detaljnije opišemo proceduru izrade instrukcija kao od najvećeg praktičnog interesa.

Inicijativa za promjenu opisa posla može doći iz različitih izvora. To može biti zaposleni na odgovarajućoj poziciji, rukovodilac strukturne jedinice u kojoj se nalazi ovo radno mjesto ili šef odjela s kojim se ostvaruje interakcija. Prijedlozi izmjena opisa poslova se, po pravilu, pripremaju u pisanoj formi i dostavljaju na razmatranje šefu kadrovske službe, koji ocjenjuje njihovu izvodljivost i sa zainteresovanim licima organizuje njihovo usaglašavanje. Istovremeno, od ozbiljnog je značaja koliko promjene opisa poslova mogu promijeniti radne obaveze osobe koja je na ovoj poziciji. Mora se uzeti u obzir da je u skladu sa članom 72.1 Zakona o radu Ruske Federacije trajna promjena radne funkcije zaposlenog premještanje na drugo radno mjesto, a takva promjena je dozvoljena samo uz pismenu saglasnost zaposlenika. . U praksi ovakva primjena ove odredbe zakona može izazvati određene poteškoće. Potrebno je balansirati da li promjene u opisu poslova utiču na radnu funkciju ili se odnose na proces organizacije rada. Na primjer, za promjenu procedure podnošenja mjesečnog izvještaja zaposlenom nije potrebna njegova prethodna saglasnost. Međutim, na primjer, dodjela odgovornosti za prijem i računovodstvo robe konsultantu prodajnog prostora već će predstavljati promjenu njegove radne funkcije i mora se u skladu s tim formalizirati.

Uobičajeno je da je šef kadrovske službe odgovoran i za blagovremeno prilagođavanje opisa poslova uzrokovanih promjenom organizacione strukture ili izmjenama određenih lokalnih propisa. Rad na strukturiranju organizacionih odnosa, izradi opisa poslova i pravilnika o radu je radno intenzivan i mukotrpan posao. Ali upravo to je vrsta posla koja može dovesti do povećanja efikasnosti i produktivnosti i, kao rezultat, do povećanja konkurentskih prednosti organizacije na tržištu.

Nakon izrade pravilnika o strukturnim podjelama preduzeća, koji ukazuju na zadatke i funkcije, utvrđuju ukupan obim posla, utvrđuju brojčani i službeni sastav odjeljenja, počinju razvijati opise poslova za svakog budućeg radnika (slobodno radno mjesto) , vršeći racionalnu raspodjelu rada u svakoj diviziji.

Pojam, svrha, vrste opisa poslova

Opis posla - pravni akt koji donosi preduzeće radi regulisanja organizacionog i pravnog statusa zaposlenog, njegovih dužnosti, prava, odgovornosti i obezbjeđenja uslova za njegov efikasan rad.

Opis poslova, kao važan organizaciono-pravni dokument, mora da sadrži spisak funkcionalnih obaveza zaposlenog, kvalifikacione uslove za popunu ovog radnog mesta, kao i da odredi stepen njegove odgovornosti i kompetencije.

Kriterijumi za procjenu radne efikasnosti sadržani u opisu posla uvelike će olakšati proces oporavka i bonusa za menadžera. Može se koristiti prilikom certificiranja zaposlenih i rješavanja radnih sporova.

Osnova za izradu opisa poslova su kvalifikacione karakteristike sadržane u Jedinstvenom kvalifikacijskom imeniku radnih mjesta za rukovodioce, stručnjake i zaposlenike (USC).

Prilikom izrade opisa poslova uzimaju se u obzir i zahtjevi GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije“. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za pripremu dokumenata”, odobren. Rezolucija Državnog standarda Rusije od 03.03.2003. N 65-čl.

Opisi poslova mogu biti standardni i specifični (pojedinačni) . Za slične organizacije i strukturne jedinice izrađuju se standardni opisi poslova, a na osnovu njih se izrađuju specifični (pojedinačni) opisi poslova. Primjeri tipičnih uputa:

Standardni opisi poslova zaposlenih u saveznim državnim arhivima, odobreni naredbom Saveznog arhiva od 07.10.1998. godine broj 65;
Standardni opis posla inspektora (za praćenje putničkih vozova i stanica) prigradskog saobraćaja, naredba JSC Ruske željeznice od 18. februara 2008. br. 313.

Struktura teksta opisa posla

Opis posla, po pravilu, ima jedinstvenu formu i istu strukturu teksta za sva radna mjesta:

opšte odredbe;
funkcije;
poslovne obaveze;
prava;
odgovornost;
odnosi (veze po položaju).

"Opšte odredbe" Opis posla sadrži sljedeći skup informacija: generalne informacije o radnom mjestu, njegovoj kategoriji; zahtjevi za obrazovanjem i praktičnim iskustvom (radno iskustvo u specijalnosti); postupak imenovanja i razrješenja, zamjene za vrijeme odsustva; osnovni zakonodavni, regulatorni, metodološki i organizacioni dokumenti na osnovu kojih zaposleni obavlja službene poslove; podređenosti i ko je nadležan.

U poglavlju "funkcije" navesti glavne oblasti aktivnosti, au odeljku "Poslovne obaveze" već navode specifične vrste poslova koji osiguravaju obavljanje ovih funkcija. Često se ovi odeljci kombinuju u jedan – „Funkcije i obaveze na poslu” (ili „Glavni zadaci i odgovornosti”).

Sve funkcije zapisane u pravilniku o strukturnoj jedinici moraju biti uključene u opis poslova zaposlenih u jedinici. Što je detaljnije opisano, ne samo šta, već i kako zaposleni radi, opis posla će biti vredniji.

Poglavlje "prava" veoma važno za zaposlenog. Njime se utvrđuju njegova ovlaštenja da samostalno rješava pitanja iz svoje nadležnosti. Prava pristupa informacijama, uključujući povjerljive informacije, pravo na odobravanje i potpisivanje određenih vrsta dokumenata, itd. su veoma važna.

Odjeljak opisa posla "odgovornost" može biti napisano uopšteno, na primer: „Zaposleni je odgovoran za neispunjavanje dužnosti i nekorišćenje prava predviđenih zakonskim aktima i ovim uputstvima“, ili detaljnije opisano na osnovu tačaka odgovornosti. Prilikom rada na ovom dijelu treba imati na umu da je odgovornost utvrđena u strogom skladu sa zakonom.

Poglavlje "veze" (veze po pozicijama) je takođe veoma važno za organizaciju rada. Biće mnogo lakše raditi ako ovaj odeljak posebno naznači sa kojim odeljenjima ili zaposlenima zaposlenik komunicira. Ovaj dio je predstavljen u obliku tabele ili dijagrama.

Detalji o formatiranju i opisu posla

Budući da Zakon o radu ne sadrži opis poslova, a postupak sastavljanja uputstva nije regulisan podzakonskim aktima, poslodavac samostalno odlučuje kako da ga sastavi i unese izmjene u njega, da li će biti aneks. ugovor o radu ili odobren kao samostalan dokument.

Tradicionalno, opisi poslova se sastavljaju općenito memorandum organizacije . Obavezni detalji opisa posla : naziv organizacije, datum, broj dokumenta (uz direktno odobrenje rukovodioca), mjesto sastavljanja, naslov teksta, vize za odobrenje, potpis, pečat odobrenja.

Opis poslova potpisuje rukovodilac strukturne jedinice, a odobrava rukovodilac (zamjenik rukovodioca) organizacije - kustos ove jedinice. Opis poslova potpisuju rukovodioci zainteresovanih službi i pravne službe (advokat), kao i drugi službenici od čijeg postupanja može zavisiti njegovo sprovođenje. Datum opisa posla je datum njegovog odobrenja.

Pošto je opis posla od velikog značaja u slučaju privođenja radnika disciplinskoj odgovornosti, utvrđivanja probnog rada iu drugim slučajevima, onda obavezni dio uputstava je list za upoznavanje , a sama činjenica uručenja jednog primjerka zaposlenom služi kao dokaz da je unaprijed upoznat sa ovim dokumentom.

Samo u ovom slučaju dokument se može smatrati lokalnim regulatornim aktom, koji će omogućiti poslodavcu da raskine ugovor o radu zbog neadekvatnosti zaposlenog za radnu poziciju.

U skladu sa čl. 68 Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavac je dužan upoznati zaposlenog sa lokalnim propisima koji se odnose na njegovu radnu funkciju.

Ovi akti uključuju opise poslova. Ovo je normativni dokument koji utvrđuje organizaciono-pravni položaj pojedinog zaposlenog u strukturi organizacije ili njene strukturne jedinice.

Dodjela opisa posla

Službena pozicija je primarni element upravljačke strukture i karakteriše mjesto zaposlenog u procesu upravljanja. Formiranje sistema pozicija zavisi od obima, sastava, prirode funkcija koje se obavljaju u strukturnoj jedinici, od podele i saradnje rada.

Opis poslova je glavni organizacioni dokument koji reguliše raspoređivanje funkcija zaposlenih

U opisu posla utvrđuju se radne obaveze i prava zaposlenog, kao i zahtjevi organizacije (preduzeća, ustanove) u pogledu njegovih kvalifikacija, stručnih znanja i vještina. Upotreba opisa poslova, s jedne strane, osigurava racionalnu podelu rada između radnika, as druge, omogućava određenu specijalizaciju svakog od njih. Oni pomažu menadžeru da svakom zaposlenom dodijeli obim i sastav posla, njegova ovlaštenja i odgovornosti.

Opis poslova je jedan od načina upravljanja kadrovima, stoga se značajna pažnja poklanja strukturi teksta ovog dokumenta i formulaciji odgovornosti.

Opisi poslova izrađeni u jednoj organizaciji su sadržajno povezani i zajedno predstavljaju sistem za dodjelu određenih vrsta poslova zaposlenima različitih kategorija, koji se obavljaju u toku funkcionisanja posebne strukturne jedinice.

Funkcije opisa posla koje su važne za poslodavca i zaposlenog

I menadžeri i izvođači zainteresovani su za razvoj opisa poslova i njihovu praktičnu primjenu. Obavljajući organizacionu, regulatornu i regulatornu ulogu, opis posla treba smatrati alatom upravljanja koji omogućava menadžeru da jasno razgraniči dužnosti i prava, uspostavi odgovornosti, osigura međusobnu povezanost i zamjenjivost između pojedinačnih pozicija, eliminira dupliciranje i eliminira paralelizam u radu. specifičnih operacija zaposlenih u organizaciji.

Osim toga, opisi poslova omogućavaju menadžeru da objektivno procijeni aktivnosti svakog zaposlenog i utvrdi mjere uticaja. Najčešće u tom svojstvu djeluju tokom procesa certifikacije, gdje se utvrđuje stvarna usklađenost obavljanih funkcija i kvalifikacija zaposlenika sa njegovim radnim obavezama.

Opis posla je neophodan organizacioni dokument sa stanovišta izvođača, koji je zainteresovan da jasno definiše prirodu i vrste svog posla, obim radnih obaveza, prava i odgovornosti, kao i uspostavljanje službenih veza.

Isticanje u opisu posla kruga pitanja iz nadležnosti svakog zaposlenog predstavlja svojevrsnu zaštitu zaposlenog u njegovim aktivnostima. Ukoliko dođe do spora u radnim odnosima zaposlenog i poslodavca, opis radnog mjesta može poslužiti kao sredstvo za dokazivanje dodjele određenih odgovornosti zaposlenom.

Upoznavanje sa opisom posla prilikom konkurisanja za posao omogućava zaposleniku da stekne predstavu o rasponu očekivanih odgovornosti, vrstama poslova i donese razumnu odluku o usklađenosti svojih sposobnosti sa zahtjevima organizacije za ovu poziciju.

Opis posla za svoju svrhu je dokument stabilne važnosti. Njegovo djelovanje traje sve dok ga ne zamijeni novi dokument.

Opis posla za poslodavca:

· osigurava objektivnost ocjene rada zaposlenog u postupku njegove certifikacije;
· je obavezan dokument u rješavanju pojedinačnih radnih sporova u komisiji za radne sporove iu sudovima;
· osigurava racionalnu podelu rada;
· služi kao sredstvo za jačanje radne discipline;
· omogućava vam da utvrdite neadekvatnost zaposlenog za radnu poziciju

Opis posla za zaposlenog:

· utvrđuje svoj organizaciono-pravni status, prava i obaveze;
· obavezan je dokument u rješavanju radnih sporova u komisiji za radne sporove iu sudovima;
· utvrđuje vrste poslova koje se obavljaju
Pruža specijalizaciju u određenoj oblasti

Dakle, opis posla je multifunkcionalni dokument. Njegovo prisustvo je važno i za poslodavca i za zaposlenog.

Opis posla za računovođu

Opis posla za računovođu može izgledati ovako:

I. Opće odredbe

Računovođa spada u kategoriju specijalista

za poziciju:

za računovođu se imenuje lice koje ima srednju stručnu (ekonomsku) stručnu spremu bez iskazivanja uslova za radno iskustvo ili posebnu obuku po utvrđenom programu i radno iskustvo u računovodstvu i kontroli od najmanje 3 godine;

računovođa II kategorije - lice koje ima visoko stručno (ekonomsko) obrazovanje bez predočenja uslova za radno iskustvo ili srednju stručnu (ekonomsku) stručnu spremu i radno iskustvo na poslovima računovođe najmanje 3 godine;

Imenovanje i razrešenje računovođe vrši se naredbom direktora preduzeća na preporuku glavnog računovođe.

Računovođa mora znati:

4.1. Zakonski akti, odluke, nalozi, nalozi, druga uputstva, metodološki i regulatorni materijali o organizaciji računovodstva imovine, obaveza i poslovnih transakcija i izvještavanja.
4.2. Oblici i metode računovodstva u preduzeću.
4.3. Plan i korespondencija računa.
4.4. Organizacija toka dokumenata u računovodstvenim oblastima.
4.5. Procedura za dokumentovanje i reflektovanje na računovodstvenim računima transakcija u vezi sa kretanjem osnovnih sredstava, zaliha i gotovine.
4.6. Metode ekonomske analize ekonomskih i finansijskih aktivnosti preduzeća.
4.8. Pravila za rad računarske opreme.
4.9. Osnove ekonomije, organizacija rada i menadžment.
4.10. Tržišne metode upravljanja.
4.11. Radno zakonodavstvo.
4.12. Interni propisi o radu.
4.13. Pravila i propisi o zaštiti na radu.

Računovođa se u svom radu rukovodi:

5.1. Pravilnik o računovodstvu organizacije.
5.2. Ovaj opis posla.

Računovođa odgovara direktno glavnom računovođi organizacije ili šefu odgovarajuće strukturne jedinice glavnog računovodstvenog odjela.

Za vrijeme odsustva računovođe (godišnji odmor, bolovanje i sl.), njegove poslove obavlja lice imenovano po utvrđenom postupku, koje stiče odgovarajuća prava i odgovorno je za kvalitetno i blagovremeno izvršavanje zadataka koji su mu povjereni. njega.

II. Poslovna zaduženja

računovođa:

Obavlja poslove na vođenju računovodstvenih evidencija imovine, obaveza i poslovanja (knjigovodstvo osnovnih sredstava, zaliha, troškova proizvodnje, prodaje proizvoda, rezultata ekonomsko-finansijske aktivnosti; obračuna sa dobavljačima i kupcima, za pružene usluge i dr.).

Učestvuje u izradi i realizaciji aktivnosti u cilju održavanja finansijske discipline i racionalnog korišćenja sredstava.

Prima i kontroliše primarnu dokumentaciju za relevantne oblasti računovodstva i priprema je za računovodstvenu obradu.

Na računovodstvenim računima se odražavaju transakcije koje se odnose na kretanje osnovnih sredstava, zaliha i gotovine.

Obračunava i prenosi poreze i naknade u savezni, regionalni i lokalni budžet, doprinose za osiguranje državnim vanbudžetskim socijalnim fondovima, uplate bankarskim institucijama, sredstva za finansiranje kapitalnih ulaganja, plate radnika i zaposlenih, druga plaćanja i plaćanja, kao i odbici za materijalne podsticaje za zaposlene u preduzeću.

Učestvuju:

7.1. U vršenju ekonomske analize ekonomskih i finansijskih aktivnosti organizacije na osnovu računovodstvenih i izvještajnih podataka u cilju identifikacije unutarekonomskih rezervi, implementacije režima štednje i mjera za poboljšanje toka dokumenata.
7.2. U razvoju i implementaciji progresivnih oblika i metoda računovodstva zasnovanih na korišćenju savremene računarske tehnologije.
7.3. Sprovođenje popisa gotovine, zaliha, obračuna i obaveza plaćanja.

Pruža menadžerima, poveriocima, investitorima, revizorima i drugim korisnicima finansijskih izveštaja uporedive i pouzdane računovodstvene informacije u relevantnim oblastima (oblastima) računovodstva.

Izrađuje radni kontni plan, obrasce primarnih dokumenata koji se koriste za registraciju poslovnih transakcija za koje nisu predviđeni standardni obrasci, kao i obrasce dokumenata za interno računovodstveno izvještavanje, učestvuje u utvrđivanju sadržaja osnovnih tehnika i metoda računovodstva i tehnologije. za obradu računovodstvenih informacija.

Priprema podatke o relevantnim oblastima računovodstva za izvještavanje, prati sigurnost knjigovodstvene dokumentacije, sastavlja ih u skladu sa utvrđenom procedurom za predaju u arhivu.

Obavlja poslove na formiranju, održavanju i čuvanju baze računovodstvenih informacija, vrši izmjene referentnih i regulatornih informacija koje se koriste u obradi podataka.

Učestvuje u formulisanju ekonomske formulacije problema ili njihovih pojedinačnih faza, rešavanih uz pomoć računarske tehnologije, utvrđuje mogućnost korišćenja gotovih projekata, algoritama, aplikativnih softverskih paketa koji omogućavaju stvaranje ekonomski ispravnih sistema za obradu ekonomskih informacija .

Obavlja pojedinačne službene zadatke od svog neposredno pretpostavljenog.

III. Prava

Računovođa ima pravo:

Upoznajte se sa nacrtima odluka menadžmenta preduzeća u vezi sa njegovim aktivnostima.

Davati prijedloge za unapređenje rada u vezi sa nadležnostima predviđenim ovim uputstvima.

U okviru svoje nadležnosti, obavijestite svog neposrednog rukovodioca o svim nedostacima uočenim u svom radu i dajte prijedloge za njihovo otklanjanje.

Tražiti lično ili u ime glavnog računovođe od šefova odjela i specijalista informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih službenih dužnosti.

U rješavanje zadataka koji su mu dodijeljeni uključiti stručnjake iz svih (pojedinačnih) strukturnih odjela (ako je to predviđeno propisima o strukturnim odjelima, ako ne, onda uz dozvolu rukovodioca).

Zahtevati od menadžmenta preduzeća pomoć u obavljanju službenih dužnosti i prava.

IV. Odgovornost

Računovođa je odgovoran za:

Za neispravno obavljanje ili neispunjavanje radnih obaveza predviđenih ovim opisom posla - u granicama utvrđenim važećim zakonodavstvom o radu Ruske Federacije.

Za prekršaje počinjene tokom obavljanja svojih aktivnosti - u granicama utvrđenim važećim administrativnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Opis poslova, kao važan organizaciono-pravni dokument, mora sadržavati spisak funkcionalnih obaveza zaposlenog, kvalifikacione uslove za obavljanje ovog radnog mjesta, odrediti stepen njegove odgovornosti i kompetencije.

Kriterijumi za procjenu radne efikasnosti sadržani u opisu posla uvelike će olakšati proces oporavka i bonusa za menadžera. Može se koristiti za sertifikaciju zaposlenih i za rješavanje radnih sporova

Osnova za izradu opisa poslova su kvalifikacione karakteristike sadržane u Jedinstvenom kvalifikacionom imeniku radnih mesta rukovodilaca, stručnjaka i zaposlenih (USC)

Tipična struktura opisa posla:

I. Opće odredbe. Navedeno je odeljenje (odeljenje) i puni naziv radnog mesta, postupak imenovanja i razrešenja zaposlenog sa radnog mesta, subordinacija radnog mesta i službena lica nad kojima zaposleni rukovodi, zamena radnog mesta za vreme odsustva, kvalifikacioni uslovi za utvrđuje se radnik po obrazovanju, specijalnosti i radnom stažu u specijalnosti. Navedeni su pravni akti i propisi kojih se zaposleni mora pridržavati u svom poslovanju.

II. Ciljevi. Formulisani su ciljevi koje menadžment organizacije postavlja zaposlenima za ovu poziciju

III. Funkcije. Utvrđuju se specifične radnje zaposlenika, učestalost i vrijeme njihovog provođenja; naznačen je oblik učešća zaposlenih u poslovima upravljanja: rukovodi, odobrava, izvršava, koordinira i sl.

IV. Informacijski odnosi. Odnosi po položaju. Naveden je sadržaj informacije, oblik njenog predstavljanja, vrijeme i učestalost prijema ili prijenosa, od kojih službenika ili odjela je primljena i kome se prenosi.

V. Prava. Utvrđuju se prava koja se zaposleniku daju da samostalno obavlja funkcije koje su mu dodijeljene u odnosu na podređene i vanjske organizacije.

VI. Odgovornost. Vrste odgovornosti utvrđuju se za neblagovremeno i nekvalitetno obavljanje službenih dužnosti od strane zaposlenog i nekorišćenje prava koja su mu data; naznačeni su indikatori pomoću kojih menadžer ocjenjuje rad zaposlenika

D. i. razvijen od strane stručnjaka u službi za upravljanje kadrovima, ili rukovodioca relevantne strukturne jedinice, ili sam zaposlenik zajedno sa neposrednim rukovodiocem, potpisan od strane rukovodioca jedinice ili specijaliste za razvoj, odobren od strane prvog rukovodioca organizacije, dogovoreno sa advokatom i saopšteno zaposlenom uz potvrdu

Osnovni organizacioni dokument koji reguliše podjelu odgovornosti i prava između zaposlenih i uspostavljanje odnosa između pojedinih radnih mjesta je opis poslova.

je organizaciono-pravni dokument koji definira glavne funkcije, dužnosti, prava i odgovornosti zaposlenika u organizaciji prilikom obavljanja djelatnosti na određenoj poziciji.

Opis posla omogućava:

racionalno rasporediti funkcionalne odgovornosti;
povećati blagovremenost i pouzdanost izvršenja zadatka;
poboljšati socio-psihološku klimu u timu i otkloniti konflikte;
jasno definirati funkcionalne veze zaposlenika i njegove odnose sa drugim stručnjacima;
precizirati prava zaposlenog;
povećati ličnu i kolektivnu odgovornost;
povećati efikasnost moralnih i materijalnih podsticaja zaposlenih;
organizovati ujednačeno opterećenje radnika.

Izvori za izradu opisa poslova

Početni podaci za izradu opisa poslova su:

i funkcionalnu strukturu;
klasifikator kontrolnih funkcija;
klasifikacijski imenik pozicija rukovodilaca, specijalista i zaposlenih;
standardi upravljanja radom;
propisi o strukturnim podjelama;
rezultati stručnih i socioloških istraživanja zaposlenih i dr.

Prvi izvor za izradu opisa poslova je Kvalifikacioni imenik za pozicije rukovodioci, specijalisti i drugi zaposleni. Imenik sadrži spisak kvalifikacionih uslova specijaliste raznih kategorija. Svaka kvalifikaciona karakteristika je normativni dokument koji reguliše sadržaj funkcija koje obavljaju radnici, pomažući da se osigura optimalna tehnologija, racionalna podjela rada, visoka organizacija i red na svakoj, kao i unapređenje. Kao regulatorni okvir, kvalifikacione karakteristike radnih mjesta su namijenjene za korištenje u preduzećima, ustanovama i organizacijama različitih oblika vlasništva, organizaciono-pravnih oblika i sektora privrede, bez obzira na njihovu resornu podređenost. Na osnovu kvalifikacionih karakteristika izrađuju se opisi poslova za određene zaposlene.

Obrazac opisa posla i struktura teksta fiksirani su u USORD-u.

Za svako radno mjesto predviđeno u kadrovskoj tabeli mora se sastaviti opis poslova.

Izrada i dijelovi opisa poslova

Prilikom izrade opisa poslova koriste se propisi o strukturnoj jedinici. Propisi i opisi poslova su međusobno povezani dokumenti, budući da odgovornosti svakog zaposlenog proizilaze iz zadataka i funkcija cijele službe u cjelini.

Tekst opisa poslova mora u potpunosti i jasno definisati zadatke, funkcije i odgovornosti zaposlenog. Nejasna i nepotpuna definicija obima djelatnosti svakog zaposlenog dovodi do nestabilnosti u radu same službe i nedosljednosti u postupanju pojedinih radnika. Takva situacija u pravilu doprinosi nastanku konfliktnih situacija uzrokovanih pogrešnim razumijevanjem svojih obaveza od strane zaposlenika. Tekst opisa posla je određen u posebnim paragrafima.

Opis posla obično se sastoji od sljedećih odjeljaka:

Opće odredbe
Glavni zadaci i funkcije
Odgovornosti
Prava
Odgovornost
Odnosi

U prvom dijelu opisa posla " Opće odredbe» sadrži:

naziv radnog mjesta u skladu sa kadrovskom tabelom i osnovni podaci o njoj: naziv strukturne jedinice, podređenost zaposlenog, kategorija osoblja (specijalista, tehnički rukovodilac);
postupak imenovanja i razrješenja;
postupak popunjavanja ovog radnog mjesta za vrijeme privremene odsutnosti zaposlenog;
uslovi za stručno osposobljavanje (stepen stručne spreme, radno iskustvo), kvalifikacijski uslovi (mora znati...morati...);
spisak regulatornih dokumenata koji usmjeravaju zaposlenika u njegovim profesionalnim aktivnostima, spisak administrativnih dokumenata koji regulišu radne obaveze (naredbe i uputstva rukovodioca organizacije, službe predškolske obrazovne ustanove itd.).

U drugom dijelu" Glavni zadaci i funkcije“Opis posla formuliše glavni zadatak zaposlenika ove pozicije, predmet njegove odgovornosti i područje rada. Zatim slijedi lista specifičnih vrsta posla koji čine provedbu glavnog zadatka. Na primjer: glavni zadatak zaposlenika je kontrola rokova za izvršenje dokumenata. U različitim organizacijama i korištenjem različitih tehnologija, ovaj zadatak se može sastojati od različitih operacija. Na primjer, kada se koristi ručna tehnologija, to mogu biti sljedeće operacije:

prijem (iz registracionog područja, iz sekretarijata, itd.) dokumenata stavljenih pod kontrolu;
popunjavanje kontrolnih kartica;
pravljenje beleški o toku izvršenja;
održavanje dosijea vremenske kartice;
prijenos informacija;
sastavljanje i održavanje referentnih fajlova, servisiranje zahteva stručnjaka za rukovodeće osoblje, itd.

Isti zadatak s automatiziranom tehnologijom uključivat će operacije kao što su:

unošenje u kompjutersku bazu podataka registrovanih dokumenata;

vođenje kompjuterske baze dokumenata sa oznakom „Kontrola“;
servisiranje zahtjeva stručnjaka za rukovodeće osoblje itd.

u poglavlju " Odgovornosti» opisi poslova evidentiraju uslove koje se zaposleni moraju pridržavati prilikom obavljanja svojih funkcija. Na primjer:

posmatrati ;
pridržavati se utvrđenih rokova za pripremu dokumenata;
poštovati etičke standarde komunikacije u;
održavati povjerljivost vlasničkih informacija.

u poglavlju " Prava» određen je obim prava koja su potrebna zaposlenom za izvršavanje zadataka koji su mu povereni, kao i postupak za ostvarivanje ovih prava. Odjeljak uključuje prava kao što su: donošenje odluka, dobijanje informacija za obavljanje posla, pravo na potvrđivanje određenih vrsta dokumenata, pravo kontrole itd. Jasna formulacija prava zaposlenika omogućava da se formuliše njegova odgovornost, koja je izdvojena u posebnom odjeljku.

u poglavlju " Odgovornost» evidentira sadržaj i oblike odgovornosti službenika za rezultate i posljedice njegovih aktivnosti, kao i za nepreduzimanje blagovremenih mjera ili radnji u vezi sa obavljanjem dužnosti. Odgovornost se može utvrditi disciplinsko i materijalno, ali uvijek u skladu sa važećom zakonskom regulativom i uzimajući u obzir specifičnosti rada organizacije.

U odjeljku opisa posla " Odnosi» evidentirati postupak interakcije između službenika i drugih strukturnih jedinica i službenika. U dijelu su navedene one strukturne jedinice od kojih zaposlenik prima dokumente i one kojima prenosi informacije.

Opis poslova izrađuje i potpisuje šef službe za upravljanje kancelarijama, a odobrava rukovodilac organizacije (kompanije). Opisi poslova se sastavljaju na opštem memorandumu organizacije. Mogu se odobriti (usaglasiti) sa rukovodiocima onih strukturnih jedinica s kojima zaposlenik komunicira.

Opisi poslova odnose se i na dugotrajnu upotrebu.

Revizija opisa poslova je obavezna pod sledećim uslovima:

promjena strukture organizacije;
preraspodjela službe kancelarijskog upravljanja;
promjena naziva radnog mjesta;
promjena unutrašnje organizacione strukture službe za upravljanje kancelarijama;
uvođenje novih oblika i metoda organizacije rada;
uvođenje nove tehnologije, jer to uključuje preraspodjelu funkcija između pojedinačnih zaposlenika i strukturnih odjela.

Sa opisom posla obavezan je rukovodilac (ili kadrovska služba). obavestiti zaposlenog uz potvrdu. Viza za upoznavanje nalazi se ispod potpisa šefa službe za upravljanje kancelarijama (izrađivača opisa posla) i sastoji se od riječi „Pročitao sam uputstva (za)“, potpisa zaposlenika, njegovih inicijala, prezimena i datum.