Как да проведем предпроектно проучване, преди да въведем sed. Предпроектно проучване: пример за изпълнение, доклад Въпросник за ИТ проучване

1. Изобщо необходим ли е такъв преглед? Какво ще даде на клиента и на самата IT компания?
2. Какви са целите на проучването преди проекта?
3. Какъв трябва да бъде неговият резултат?
4. Трябва ли да направя проучване преди проекта безплатно или да взема пари за това?
5. Как клиентът може да обоснове ефективността на такъв преглед, може ли да се отплати?

Тук всяка компания взема решение по свой начин: някой като цяло смята такъв преглед за неподходящ („ще се сбием, а после ще видим...“); други, които го провеждат по време на изпълнението, не подчертават тази работа в отделна статия; други го провеждат като независим етап от работата, но не взимат пари за това; Трети с право смятат предпроектната проверка за отделен търговски продукт. Опитът ми като мениджър и консултант показва, че предпроектната експертиза е необходим компонент от работата на почти всяка ИТ компания, свързана с внедряването на системи за автоматизация. И успехът на целия проект понякога зависи от правилната организация и изпълнение на този етап.

В тази статия ще се опитам да отговоря на въпросите, поставени по-горе, въз основа както на моята собствена практика, така и на опита на клиенти, с които трябваше да общувам, въвеждайки технологията за провеждане на предпроектни проучвания от нулата.

Необходимостта от предпроектно проучване

Изобретател идва в комисията и предлага нов апарат за бръснене на улицата.
„Как работи вашето устройство?“ - питат го членове на комисията.
„Много просто“, отговаря изобретателят. „Хвърляш монета в слота, пъхаш главата си в машината и две остриета започват да те бръснат.“
„Съжалявам, колега, но хората имат различни форми на лицето!“ - укоряват го членове на комисията.
„Да“, казва изобретателят, „но това е само преди първото бръснене...“

Основната задача на всяка автоматизация е да поддържа уникалните конкурентни предимства на автоматизираната компания. Не можем да допуснем, както в този виц, след автоматизацията всички компании да станат „един и същ човек“. Следователно, ако искаме да запазим уникалните конкурентни предимства на бизнеса на клиента, тогава при всяка модернизация на бизнес процесите е необходимо да се проведе предпроектно проучване.

Разбира се, възможно е да се направи задълбочен анализ на причините, които обуславят тази необходимост. Това може да са висока очаквана цена на проекта, необходимост от промяна на съществуващи бизнес процеси поради автоматизация, включване в проекта на работа, чийто обхват не може да бъде определен предварително и т.н. Спомнете си обаче как в една много поучителна история , командирът прекъсна доклада на генерала за причината за поражението:

„Поражението ни беше причинено от редица причини“, започна генералът. - Първо, барутът беше влажен...
— Стига — спря го командирът.

Тук ситуацията е подобна, тъй като за провеждане на предпроектно проучване е достатъчно клиентът да има уникални бизнес характеристики (а всяка компания трябва да ги има, в противен случай просто няма да оцелее на пазара и да отстъпи на конкурентите).

Така че в световен мащаб въпросът за необходимостта от този вид работа се решава доста лесно - те трябва да се извършват, ако автоматизираната компания е на конкурентен пазар.

Какво дава предпроектното проучване на клиента и на самата IT компания?

По време на проучването преди проектиране клиентът може:

• получите подробно описание на съществуващите бизнес процеси в компанията и сравнете реалния бизнес с вашата представа за него;
• оптимизиране на съществуващи бизнес процеси чрез използване на практическия опит, натрупан от консултанти от ИТ компания при предишни внедрявания в подобни компании;
• оцени степента на съответствие на функционалността на предложената система с реалните бизнес процеси на клиента;
• своевременно подчертайте вашите уникални предимства и ги вземете предвид на етапа на внедряване на системата, а не след пускането й в експлоатация;
• изяснете бюджета и графика на проекта за автоматизация, като вземете предвид възможните модификации на системата, за да отговарят на уникалните характеристики на вашите бизнес процеси;
• оценка на ресурсите (както технически, така и човешки), които ще са необходими на етапа на внедряване на системата. Планирайте своевременно разпределението на тези ресурси, за да завършите проекта в оптималния срок и без да надхвърляте бюджета;
• оценка на възможните рискове, които могат да повлияят на качеството на работа;
• оптимизирайте разходите за внедряване на системата, като евентуално извършите част от работата сами;
• получаване на по-точна оценка на икономическия ефект и възвращаемостта на инвестициите.

Предимства на проучването преди проекта за ИТ компания:

• повишаване нивото на удовлетвореност на клиента чрез съпоставяне на неговите очаквания, формирани на етапа на предпродажба (когато продавачите предлагат „мечта“) с реалните възможности на системата да поддържа конкретни бизнес процеси;
• изясняване на графика за внедряване на системата и необходимите за това ресурси, позволяващи предварително планиране на разпределението им;
• своевременно идентифициране на уникалните предимства на клиента, за да бъдат взети предвид при конфигуриране или модифициране на системата за автоматизация;
• намаляване на времето за изпълнение и намаляване на риска от извършване на безплатна работа. Необходимите модификации на системата ще се извършват преди началото на нейното внедряване или паралелно с него, а не след края на етапа на пробна експлоатация, на който обикновено се установяват недостатъци. Ситуация, при която на етапа на завършване на проекта се открие несъответствие във функционалността, автоматично води до допълнителна непланирана работа. В същото време клиентът обикновено има затруднения с финансирането на такава работа и за да завърши успешно проекта, често трябва да се направи безплатно;
• идентифициране на вероятни рискове, които могат да повлияят на качеството и времето на изпълнение. Навременно осигуряване на необходимите мерки за минимизиране на въздействието на тези рискове върху успеха на проекта;
• получаване на данни за обосноваване на броя на лицензите и структурата на проекта;
• записването на текущото състояние на автоматизираните единици и основните параметри на тяхната работа ще даде възможност да се обоснове ефективността на използването на предложената система;
• установяването на лични контакти между консултантите и основните изпълнители на проекта на клиента ще опрости тяхното сътрудничество в бъдеще;
• разширяване на базата от знания (ако има такава) за основните бизнес процеси на клиентите в тази индустрия.

Разбира се, тук не са изброени всички аргументи в полза на предпроектното проучване, но както показва практиката, това е напълно достатъчно, за да убеди клиента в неговата необходимост.

Основни задачи на предпроектното проучване

Очевидно следващата най-важна задача на проучването преди проекта е да се идентифицират уникалните конкурентни предимства на клиента. Както показва практиката, около 75% от бизнес процесите, използвани от клиента, съвпадат с процесите в подобни компании от същата индустрия, 10% реализират своите уникални конкурентни предимства, а останалите 15% са резултат от втория закон на термодинамиката: ) (последствие от „естествения растеж на хаоса“) и трябва да бъде решен в хода на проекта. Но тези конкурентни 10%, които са толкова важни за бизнеса, просто трябва да бъдат запазени с всякаква автоматизация (естествено, при условие че тези предимства могат да бъдат формализирани). Най-често този проблем се решава чрез конфигуриране на системата за клиента, но понякога се изискват услугите на програмисти, за да се вземат предвид уникалните характеристики на бизнеса. Нека отбележа, че тук не говорим за разработка по поръчка, а за внедряване на системи за автоматизация на производството.

Разбирайки как ще бъдат поддържани конкурентните предимства на клиента, ИТ компанията ще може да оцени необходимостта и цената на подобренията на продукта, както и да разбере какви допълнителни ресурси може да са необходими за това.

Важна цел на предпроектното проучване е да се диагностицира състоянието на ИТ средата на клиента, тоест да се оцени използваното от него компютърно оборудване, софтуер, комуникации, ниво на квалификация на ИТ специалистите и др. необходимо е да се разбере дали клиентът разполага с достатъчно ресурси за успешно внедряване на автоматизацията на системата. Тук стигаме до друга задача на предпроектното проучване – анализиране на потенциалните рискове на проекта и описание на вероятните последствия от тях. В същото време консултантите трябва не само да документират всички възможни рискове, но и да предложат на клиента начини за намаляване на всеки един от тях.

Всяка CIS включва натрупване на информация за оперативната дейност на отделите, така че следващата тема на предпроектното проучване трябва да бъде събирането на изисквания за документооборота на автоматизираните отдели.

Информацията, натрупана в системата, ще остане мъртва тежест, ако няма възможност за анализиране, така че е много важно по време на предпроектното проучване да разберете от какви видове и форми на отчетност се нуждае клиентът. Обикновено инструментите за автоматизация вече включват стандартен набор от отчети, но всеки клиент правилно смята своя бизнес за уникален и следователно изисква уникална система от този вид, внедрена, като правило, с помощта на специален генератор на отчети.

Неотложната задача на предпроектното проучване е да се изясни окончателният бюджет на проекта и времето за неговото изпълнение, като се вземат предвид всички получени данни. Тези срокове могат да бъдат повлияни от различни фактори, като готовността на управленския персонал на клиента да участва в проекта, мотивацията на представителите на клиента и изпълнителя, вероятността от саботаж от страна на служители на автоматизирани звена, възможното уволнение (или, обратно, наемане) на ключов мениджър след известно време време след началото на проекта, недостатъчност на съществуващия компютърен парк и технологична база за постигане на всички цели на автоматизацията, липса на бюджет за закупуване на необходимото оборудване и още много. Следователно консултантът трябва да разбере подробно всички тези обстоятелства и да ги отрази в доклада, включително за вътрешно ползване. Изготвянето на втори - вътрешен - доклад ще ви позволи да отразите подробно всички нюанси на връзката и препоръките към специалистите в отдела за внедряване и интеграция.

Друг важен въпрос, който трябва да бъде решен на етапа на предпроектното проучване, е разработването на препоръки относно избора на методи за изпълнение на проекта. Тук е важно ясно да се запише кои от проблемите, формулирани преди това от клиента, не могат да бъдат решени с помощта на предложената система за автоматизация и да се предложат организационни или други начини за излизане от тази ситуация.

Всяка компания може лесно да добави още дузина задачи, които би искала да реши на етапа на проучването, но, както показва реалната практика, получаването на отговори на изброените по-горе въпроси вече прави предпроектното проучване доста ефективно.

Какъв обикновено е резултатът от проучването преди проекта?

• описание на съществуващите бизнес процеси на клиента;
• списък на основните задачи, които трябва да бъдат решени с помощта на системата за автоматизация;
• оценка на бизнес процесите на клиента и препоръки за промяна или оптимизиране на работата на отделите, като се вземат предвид предимствата, предоставени от информационната система;
• уникални конкурентни предимства на клиента, които трябва да се вземат предвид при внедряването на системата;
• анализ на съществуващата ИТ среда за съответствие с изискванията на системата за корпоративно управление, препоръки за промяната й;
• оценка на работата по интегрирането на CIS в съществуващата ИТ инфраструктура на клиента;
• описание на документооборота в автоматизираните отдели и изисквания за анализ;
• оценка на възможните рискове по време на изпълнение на проекта и идентифициране на необходимите мерки за минимизиране на въздействието им;
• описание на желанията на клиента, които не могат да бъдат изпълнени в предложената система за управление и ще изискват модификация, оценка на времето и разходите за такава модификация;
• предложение за изпълнение на проекта с обосновка на предложения вариант, уточняване на необходимия брой автоматизирани работни места за клиента и изясняване на бюджета на проекта.

Отделен документ от предпроектното проучване трябва да бъде предварителен работен график, който включва, наред с други неща, съгласуван списък на отговорните лица (както от клиента, така и от изпълнителя), техните области на отговорност и основни правила за взаимодействие между тях. За ефективно внедряване на системата се препоръчва да се изготвят правила за обмен на информация между служителите на клиента и специалистите на ИТ компанията, провеждаща проучването, и също така, което е важно, да се определят времето и процедурата за наблюдение на изпълнението на работата.

Някои компании (най-често тези, които се занимават с разработка по поръчка) предоставят на клиента проект на техническа спецификация след приключване на предпроектната проверка.

Направете проучване преди проекта безплатно или таксувайте пари за него?

Ако целта на проучването отговаря на описаните по-горе задачи, то ще изисква отклоняване на значителни фирмени ресурси и задължително трябва да бъде платено. Това предпроектно проучване е пълноценна консултантска услуга, която ви позволява не само да оцените необходимостта, времето и бюджета за автоматизация, но и да оптимизирате съществуващите бизнес процеси на клиента.

Както показа практиката, услугите за проучване преди проекта не са трудни за продажба, ако компанията е внедрила подходящата технология и продавачите ясно знаят (и могат ясно да обяснят на клиента) целта на проучването и какви ползи ще получи клиентът то.

Как да обосновем за клиента ефективността на предпроектната инспекция

Нека разгледаме потенциалните канали за спестяване, като вземем предвид, които могат да помогнат да се оправдае необходимостта от проучване преди проекта.

1. Спестяване на човешки ресурси и време:
   • при модифициране на системата, за да отговаря на уникалните конкурентни предимства на клиента в началния етап на внедряване, а не след пускането й в търговска експлоатация;
   • на етапа на интегриране на системата в ИТ инфраструктурата на клиента поради факта, че цялата информация за състоянието на ИТ средата на предприятието и нюансите на интеграцията се изясняват преди началото, а не по време на внедряването;
   • благодарение на навременното разпределение на материални и човешки ресурси както от изпълнителя, така и от клиента;
   • чрез ранна оценка на възможните рискове, които могат да повлияят на процеса на внедряване на системата, и разработване на мерки, необходими за минимизиране на техните негативни последици.
     Всяко забавяне на изпълнението на проекта води до сериозни допълнителни разходи за клиента, които могат лесно да бъдат изчислени във всеки конкретен случай.
2. Възможно намаляване на разходите за внедряване:
   • чрез идентифициране на услуги и работа, които клиентът може да извърши сам;
   • чрез коригиране на сроковете за изпълнение на някои работи след изясняване на реалната им трудоемкост.
3. Повишаване на ефективността на корпоративните информационни системи и производителността на служителите чрез оптимизиране на бизнес процесите, като се вземат предвид уникалните характеристики на клиента.
4. Отказ от използване на автоматизирана система, ако на етапа на предпроектната инспекция се окаже, че тя няма да реши проблемите на клиента или нейната модификация ще бъде твърде скъпа.
   В моята практика имаше случай, когато на клиент с много специфични бизнес процеси, въз основа на резултатите от предпроектно проучване, беше препоръчано да не внедрява CIS, а да направи организационни промени и да оптимизира технологията за работа с клиентите си , тъй като ефектът от внедряването на системата (имаше нужда от скъпа модификация) не се изплати, ще бъдат разходите. В резултат на това клиентът спести десетки хиляди долари, а проучването преди проекта се изплати само чрез повишаване на ефективността на отдела, който по препоръка на консултантите промени технологията на работа на служителя.

Липсата на етап на предпроектно проучване в повечето случаи води до значително забавяне на изпълнението на проектите и увеличаване на тяхната цена поради организационни и технически проблеми, които възникват по време на изпълнението. Често такива проекти завършват с пълен провал. Според проучване на Standish Group почти една трета от анализираните от тях 2,5 хиляди ИТ проекта са не само неуспешни, но и изобщо не са завършени. В Русия такива данни се получават много по-трудно, но съм сигурен, че делът на неуспешните внедрявания ще бъде не по-малък.

Следователно, ако една консултантска компания не иска да има нереализирани проекти в историята си, тогава тя просто трябва да проведе предпроектно проучване на бизнеса на клиентите. По-добре е да откажете договора в началния етап, отколкото да се затънете в работа и в крайна сметка да опетните репутацията си.

Информационното проучване е важен етап от оптимизацията на предучилищните образователни институции и внедряването на EDS. В крайна сметка качеството на взетите решения за оптимизиране на процесите и разработване на изисквания за функционалността на EDMS зависи пряко от получената информация и качеството на нейното представяне.

В тази връзка е необходимо да се спазва основният принцип на проучването - да се получи пълна, надеждна и актуална информация за процесите, които се планира да бъдат автоматизирани.

Предпроектно проучване

От гледна точка на консултантска компания, предлагаща своите услуги на пазара за консултиране и внедряване на EDMS, т.е. внедряването на EDMS за анализатор е външенпроект, проучването преди проекта се разглежда като част от методологията на продажбите (като една от фазите на „предварителна продажба“). Но по-голямата част от работата на този етап се извършва от анализатора, както и на етапа на анализ, предвиден от методологията за внедряване. Поради тази причина предпроектното проучване също се разглежда като част от методологията за изпълнение.

Провеждането на предпроектно проучване може да бъде полезно и за анализатори, извършващи работа по внедряването на EDMS като вътрешнипроект на предприятие (организация), т.е. анализаторът е служител на компанията, в която се внедрява EDMS.

Схема на резултатите от предпроектното проучване

целипредпроектно проучване са:

• получаване на обща информация за обекта на внедряване на EDMS;
• определяне на целите за изпълнение;
• идентифициране на общите ключови изисквания за EDMS и границите на проекта;
• определяне на общото състояние на организацията на документооборота и деловодството;
• идентифициране на основните потребители (чиновници, мениджъри и др.);
• определяне на общото ниво на сложност на потенциален проект;
• оценка на нуждите от миграция на данни и интеграция с друг софтуер;
• събиране на информация, необходима за изготвяне на ефективно и печелившо Търговско предложение [ако работата се извършва от фирма, външна за обекта на изпълнение].

За да се получи необходимата информация за проекта, се провеждат анкети и интервюта с основните потребители (Клиент, ръководител на проекта, ръководители на отдели, основни потребители).

Примерни въпроси от въпросника, отговорите на които ще ви позволят да получите първична информация от клиента и бъдещите потребители на EDMS, са представени в раздела „Въпроси за въпросници и интервюта“.

Като резултатИзвършва се предпроектна проверка:

• оценка на обема на работата, необходима за внедряване на EDMS;
• изготвяне на доклад по предпроектното проучване;
• подготовка и демонстрация на прототип на решение (при необходимост);
• изготвяне на търговско предложение.

1. Цели и задачи на внедряването на EDMS;
2. Граници на проекта за внедряване на EDMS;
3. Получена друга информация.

След провеждане на предпроектно проучване става възможно да се прецени количеството аналитична и техническа работа, която ще трябва да се извърши, както и какви резултати трябва да бъдат постигнати.

В резултат на това се разработва документ, съдържащ описание на основните изисквания за EDMS, граници на проекта и друга идентифицирана информация. Ако информационното проучване се извършва от външна за Клиента организация, се изготвя и прототипно решение за демонстрация на Клиента (при необходимост) и търговско предложение.

На този етап, въз основа на получената първична информация, Ръководителят на проекта (PM) изготвя основен работен план, йерархична структура на работа (WBS) и Харта на проекта. На този етап може да се осъществи и изборът на платформата, върху която ще се разработва EDMS.

Информационно проучване и анализ

Използвайки резултатите от предпроектното проучване като отправна точка, Информационното проучване изяснява получената преди това информация, изследва и описва съществуващи бизнес процеси („както е“) и предлага бъдещи, оптимизирани бизнес процеси („бъдещи“).“ както трябва да бъде”), а също така описва всички необходими модификации в системата за поддръжка на тези бизнес процеси и EDMS интерфейси.

Схема на резултатите от информационното проучване

целиинформационното проучване са:

• проучване и точно описание на бизнес процесите, които ще се автоматизират;
• дефиниране и описание на системни модификации, интерфейси, вкл. интерфейси с външни системи и средства за пренос на данни от съществуващи програми, които трябва да бъдат разработени и внедрени по време на проекта;
• разработване на технически спецификации (ТЗ);
• разработване на препоръки за реинженеринг (оптимизиране) на документооборота и организация на документооборота и деловодството.

Целта на този етап е да се идентифицират изискванията на Клиента за резултатите от внедряването, поради което е необходимо тясно сътрудничество между Клиента, основните потребители и Анализатора през цялата фаза на информационното проучване и анализ. Обикновено информационното проучване е следващата стъпка след проучването преди проекта и включва подробно изследване на всички области на бизнеса, които ще бъдат засегнати по време на проекта, вместо просто идентифициране на основните функционални области и „убийствени приложения“, т.к. се прави по време на проучването преди проекта.

За да се получи необходимата информация, се провеждат проучвания и интервюта на основните потребители (Клиент, ръководител на проекта, ръководители на отдели, основни потребители) подобно на предпроектното проучване, но на по-подробно ниво. Примерни въпроси от въпросника, отговорите на които ще ви позволят да получите информация от клиента и бъдещите потребители на EDMS, са представени в раздела „Въпроси за въпросници и интервюта“.

резултатиработата се отразява в документ "Функционални изисквания" (ФР) или Доклад, или технически спецификации (в зависимост от сложността на проекта).

Окончателният документ трябва да съдържа:

1. Функционални изисквания за EDMS;
2. Описание на EDMS интерфейсите;
3. Описание на бизнес процесите;
4. Препоръки за реинженеринг (оптимизиране) на документооборота;
5. Друга информация, получена по време на проучването и анализа.

В резултат на извършената работа за организиране на ефективна офис работа и документооборот и взетото решение за внедряване на система за електронно управление на документи, екипът на проекта формулира изисквания към автоматизираната система, съставя списък на процесите, които ще бъдат автоматизирани, определя приоритети и последователност на тяхното автоматизиране.

След определяне на целите, задачите и границите на проекта за внедряване на EDMS, започва работа по разработването и внедряването на автоматизирана система за управление на електронни документи.

За да се автоматизира ефективно работата с документи, се препоръчва:

1. Направете списък на съществуващите видове документиВ организацията
2. Направи проверка на всеки виддокумент (виж по-долу)*
3. Съставете списък на отговорните служителиза създаване на документи (кой какви типове документи създава)
4. Съставете списък на служителите визира, подписва, одобрявадокументи (кой, какви видове документи; условия, при които се изисква виза, подпис)
5. Въз основа на тези списъци създайте общ маршрутпреминаване на документи с условия за преминаване - алгоритъм (Оперограма или Графична документооборотна схема)
6. Определете необходимото счетоводни документи(доклади): условия за създаване на отчети и техните форми
7. Определете какви видове документи трябва да бъдат поставени под контрол (определете срокове, форми на уведомяване, форма на контролна карта, условия за отстраняване от контрол)
8. Въз основа на проучвания изготвя инструкции за предучилищно образованиеако е необходимо
9. Създайте списък със случаи(с посочване на срокове на съхранение и принципи за оформяне на делата) при необходимост
10. Направете списък, който отразява механизма за достъп до различни видове документи (в зависимост от позицията)

Проверка на всеки вид документ:

• опишете технологията на документиране (съставяне): набор от подробности, тяхното местоположение, методи за попълване (ако е необходимо);
• описват формите на регистрационните и контролните карти (RCC): наборът и разположението на полетата в картата;
• показват условията за движение на документи (наличие на подписи, визи, чекове и др.);
• показва диаграма (маршрут) на документооборота или списък на основните джиранти, подписали и др.;
• описват метода на регистрация, кодовете, които се присвояват на различни видове документи

Въпроси за анкети и интервюта

Тук са изброени въпроси, които могат да се използват във въпросници или при интервюиране на потребители при провеждане на проучване на обекта на внедряване на EDMS. Въпросите са препоръчителни. Няма ясни изисквания за провеждане на проучване, така че анализаторът трябва да бъде креативен в получаването на необходимата информация, нейното структуриране и показване.

Необходимо е автоматизиране на процеса на управление на документи:

1. Какви са дългосрочните и краткосрочните цели на внедряването на системата?
2. Какви са основните критерии за успех на проект за внедряване на система за управление на документи?
3. В какви срокове е желателно да се внедри системата? Какви са причините за тези срокове?
4. Кой е основният инициатор на проекта: в интерес на кой отдел или ръководител (мениджъри) се планира внедряването на системата?
5. Кои са основните клиенти на EDMS (кои подразделения) и основните участници в EDMS?
6. При внедряване на системата планирате ли пълно или частично преминаване към безхартиена технология за офис работа и документооборот? Опишете как го виждате.
7. Има ли планове за използване на криптографска защита на информацията и системи за електронен цифров подпис (CIPF и EDS)? Ако отговорът е „ДА“, моля, посочете името или вида на приоритетните системи.
8. Обработка, какви видове документи, формати и типове се предвижда да бъдат автоматизирани от системата?
8.1. Опишете накратко основните параметри на всеки от тях, посочете разликите.
8.2. Определете приоритетите си
9. Колко работни станции се планира да бъдат инсталирани наведнъж?
10. Колко работни места се планира да бъдат свързани към системата евентуално (общо)?
11. В кои отдели се планира внедряването на EDMS?
12. Опишете основните функционални отговорности на отделите - основните участници в EDMS.

Организационни въпроси:

13. Има ли технически специалисти, които ще ръководят проекта от името на клиента?
14. Има ли специалисти в предучилищни образователни институции, които ще ръководят проекта от името на клиента?

Въпроси относно предучилищното образование:

15. Има ли одобрени разпоредби, инструкции, наредби или други нормативни документи, регламентиращи работата с документи (описания на правилата за деловодство и документооборот)?
15.1. Колко зрели и подходящи са те?
15.2. Има ли планове за смяната им?
15.3. Ако има такива документи, моля да ги предоставите за анализ.
16. Ако няма такива правила (наредби, инструкции, методи) или не са уместни, необходимо ли е да се извърши проучване, описание и оптимизиране на съществуващите процеси?
16.1. Има ли разбиране за необходимостта и навременността на подобни действия?
16.2. Или има планове за автоматизиране на процесите „както е“?
16.3. Ако ще се извършва проучване и оптимизация, тогава дефинирайте областите на проучване, целите и критериите за оптимизация.
17. Как се извършва документацията?
17.1. Централизирана;
17.2. Децентрализирана;
17.3. Смесени.
18. Кой отдел или служител отговаря за работата с документи?
19. Кой във фирмата организира работата с документи (кой отдел)?
20. Какви функции (процеси, работа) трябва да бъдат автоматизирани за тези видове документи? Опишете ги (накратко)
21. Какъв е приблизителният обем на документооборота на година/месец за всеки определен вид документ?
22. Избройте видовете документи, за които се използват формуляри и шаблони, работата с които се планира да бъде автоматизирана?
23. Какви форми на отчитане и регистрация се използват за всеки вид документ? Опишете тяхната структура, правила за попълване, правила за генериране на регистрационни номера.
24. Какви документи изискват допълнителен контрол? Опишете техните характеристики и изисквания за контрол.
25. Какви типове и видове отчетност трябва да се внедрят за всеки тип документ?
26. Видове работи, извършвани по всеки вид документ. Промени, които настъпват в документ по време на бизнес процес.
27. Опишете длъжностните задължения за обработка на документи на служителите, които са участници в документооборота.
28. Опишете съществуващата технология за работа с документи в организация или отдел:
28.1. процедурата за изпращане на обработка и регистрация на входящи документи;
28.2. процедурата за преглед на входящите документи от ръководството и издаване на решения;
28.3. структура на резолюцията;
28.4. реда за подаване на документи за контрол;
28.5. видове контрол;
28.6. крайни срокове;
28.7. списък на документите, чието изпълнение подлежи на контрол;
28.8. технология за контрол на изпълнението на документи;
28.9. редът за записване на документи, получени за изпълнение в структурни подразделения;
28.10. процедура за снемане на документи от контрол;
28.11. процедурата за разглеждане на проекти на документи от ръководството, тяхното одобрение от различни отдели и одобрение;
28.12. процедура за регистрация и препращане обработка на изходящи документи;
28.13. процедура за разработване на вътрешни документи;
28.14. организиране на съхранение на документи в структурни подразделения и в централния архив на организацията.
29. Какво трябва да се промени при работа с документи?
30. Какви форми на отчитане и регистрация се използват за всеки вид документ?
30.1. Опишете тяхната структура и правилата за попълване (ако има такива).
30.2. Правила за генериране на регистрационен номер
31. Какви типове и видове отчетност трябва да се внедрят за всеки тип документ?
31.1. текущи служебни справки;
31.2. окончателни офис отчети;
31.3. отчети на статистически служби;
32. Възможност за установяване и проследяване на връзки между документи

Въпроси относно архивното съхранение:

33. Има ли архив като структурна единица?
34. Кой е отговорен за бързото съхранение на документите?
35. Има ли инструкции за съхранение на документи? Ако имате нормативни документи, моля, предоставете ги.
36. Разработена ли е Номенклатурата на делата (всяка година)?
37. Кое звено (длъжностно лице) отговаря за изготвянето и утвърждаването на консолидирана номенклатура на делата.
38. Има ли проверка на ценността на документите и унищожаване на документи?
39. Има ли научен справочен апарат? Кой го ръководи? Опишете структурата му.
40. Разработена ли е политика за достъп до документи, особено поверителни?
41. Има ли планове за прехвърляне на архива на „хартиени“ документи към системата?
41.1. Моля, посочете приблизително количество, формат и видове документи.
41.2. Архивът с документи разпределен ли е географски? Ако отговорът е „ДА“, къде се намират местата за съхранение на документи?
41.3. Посочете необходимата времева рамка за прехвърляне на информация към системата.
42. Какви правила се прилагат за отписване на документи във файлове, прехвърлянето им в архива, какви са стандартите за съхранение?
43. Правила за работа с номенклатурата на делата на отдела, неговата структура и организация на съхранение на документи в отдела, работата с която подлежи на автоматизация.

Описание на организационната структура:

За извършване на първоначална оценка на изискванията е необходима информация за организационната структура на компанията. Описанието на организационната структура трябва да бъде диаграма (във Visio, ARIS или друг подобен формат). Възможно е и текстово описание. Диаграмата (или текстовото описание) на организационната структура трябва да отразява:

44. Списък на организации от най-високо ниво (управляващо дружество, списък на комплекси, клонове, отделни юридически лица (например фирмени офиси) и т.н.), включително:
44.1. имена на организации;
44.2. географско разположение на организациите;
44.3. взаимоотношения между организации (йерархия);
44.4. сфери на дейност на организациите.
45. Организационни структури на организации от най-високо ниво, които трябва да съдържат:
45.1. структура на подразделенията;
45.2. взаимовръзки между отделите;
45.3. функции на отделите;
45.4. области на отговорност на отделите.

На първо място ни интересува информация за структурните звена, които ще участват в внедряването на системата за електронен документооборот.

ИТ инфраструктура на организацията:

46. ​​​​Каква техническа поддръжка е налична: характеристики на сървъра, клиентски сайтове?
47. Информационната система(и) използва ли се в момента за автоматизиране на текущи задачи?
47.1. Ако отговорът е „ДА“, какви функции включва?
47.2. От какво сте недоволни/текущи проблеми?
47.3. Има ли планове за пълна или частична подмяна?
47.4. Миграция на данни: как се планира да се прехвърли натрупаната информация:
- не може да се толерира
- носене на ръка,
- прехвърляне автоматично.
47.5. Ако планирате автоматично да прехвърлите „стари“ данни в нова система, е необходимо да предоставите информация за структурата и форматите за съхранение и да формулирате изисквания за преобразуване на данни.
48. Необходима ли е интеграция с други системи?
49. Каква е типичната конфигурация на клиентските работни станции (процесор, RAM, операционна система и т.н.)?
50. Има ли списък със стандартен софтуер, инсталиран на офис компютри? Ако отговорът е „ДА“, моля, предоставете този списък.
51. Какви са характеристиките на основния сървърен хардуер?
52. Служителите на компанията използват ли корпоративна електронна поща в ежедневната си работа? Какъв пощенски сървър и клиент използвате?
53. Посочете версията и разработчика на софтуера на корпоративния имейл сървър.
54. Каква е вашата мрежова топология:
1.1. Локалната мрежа базирана ли е на Windows NT домейн?
1.2. Колко работни станции има във вашата локална мрежа?
1.3. Има ли териториално разпределение на мрежата? Ако има:
1.3.1. Какво е разпределението на работните станции между клоновете (офисите)?
1.3.2. Какъв е капацитетът на комуникационните канали между мрежовите сегменти?
55. Има ли специален файлов сървър, предназначен за съхраняване на документи? Какъв е прогнозният обем документи, съхранявани на този сървър?
56. Има ли стратегия за съхраняване на неструктурирана информация (компютри, специални файлови сървъри, подсистеми за съхранение и т.н.)
57. Какъв е средният обем документи, съхранявани на клиентските работни станции?
58. Какви корпоративни информационни системи (CIS) се използват в предприятието?
59. Има ли лицензирани СУБД и как се използват? Посочете разработчиците и версиите на СУБД, използвани в предприятието.
60. Използват ли се справочни услуги за идентифициране на потребителите? Ако отговорът е „ДА“, моля, посочете кои.
61. Има ли услуга за техническа поддръжка за потребителите (helpdesk)? Има ли правила за тази услуга?
62. Колко служители има отделът за информационни технологии (отдел, отдел)? Какви са основните задачи, които решава това звено?
63. Посочете системите, с които трябва да се интегрира системата за управление на документи.
64. Посочете приблизителното съотношение на служителите, които имат достъп само до документи за преглед, към броя на служителите, които имат право да променят и извършват определени действия.

Изисквания за EDMS:

65. Избройте и опишете какви функционални изисквания към новата система смятате за най-важни.
66. Съставът на атрибутите на всяка документна карта:
- Име
- Описание
- Етикет на формуляра (име във формуляра)
- Тип данни
- Начин на попълване (ръчно, от указател, ...)
67. Търсене на документи по атрибути на регистрационните карти Списък на данните за картите за търсене
68. Необходимостта от създаване на история на работа с документи, проследяване на хода на изпълнение и процеса на одобрение и др.
69. Необходими филтри в системата
70. Заявки за информация, които системата трябва да удовлетвори

Предлагаме да формализираме информацията, получена в резултат на проучването, във формуляра оперограмиили във формата алгоритъм. Като пример предлагаме да разгледаме жизнения цикъл на поръчките за основните дейности. Технологията за работа с този тип документи е най-унифицирана и може да се използва в различни предприятия.

Примери за процеса на работа с документ

Предлагаме да формализираме информацията, получена в резултат на проучването, под формата на оперограма или под формата на алгоритъм. Като пример предлагаме да разгледаме жизнения цикъл на поръчките за основните дейности. Технологията за работа с този тип документи е най-унифицирана и може да се използва в различни предприятия.

Операграма на жизнения цикъл на поръчка за основната дейност

Кликнете върху изображението, за да го увеличите

Алгоритъм за обработка на поръчки за основна дейност

Разработване на функционални изисквания

Въз основа на информацията, посочена по-горе, анализаторът разработва функционални изисквания за EDMS или техническо задание за разработването на EDMS. По-специално, анализаторът трябва да изготви изисквания за формата и състава на регистрационните и контролните карти (набор и подреждане на полета в картата, методи за попълване на EDMS и т.н.), маршрути за движение на документи и други необходими изисквания за създаване и развитие на EDMS.

Автоматизирането на работата и съответно задаването на задачи за разработка на софтуер трябва да се извършват при наличие на регулаторни документи, регулиращи работата с документи: инструкции, наредби, формуляри и др.

При липса на такива документи е необходимо да се разработят документи, установяващи основните правила за работа с документи, работата с които се планира да бъде автоматизирана.

Документация

По време на прегледа се изготвя следната документация:

1. Информационен доклад от проучването (инфологичен модел)

Предназначение:
Записване на информация, получена по време на проучването, интервюиране на служители на Клиента с цел разработване на технически спецификации за създаване и конфигуриране на автоматизирана система

Включва:

• Описание на общите характеристики на Клиента;
• Описание на организационната структура;
• Описание на техническото оборудване;
• Описание на бизнес процесите, които ще бъдат автоматизирани;
• Описание на изискванията на потребителя;
• Препоръки за подобряване на бизнес процесите.

2. Техническо задание за създаване на автоматизирана система (модел на данни)

Предназначение:
Разработване на технически изисквания към функционалността на автоматизираната система и нейната архитектура

Включваописание:

• AWP;
• системни функции;
• атрибути на карти;
• интерфейси;
• справочници;
• бутони за действие;
• условия на предизвестие;
• други технически изисквания за EDMS.

Секциите на документацията, описани по-горе, могат да бъдат добавяни и променяни, ако е необходимо. разработването на документация е творчески процес и също зависи от професионализма на анализатора, разработващ тези документи.

В момента има бързо развитие и внедряване на информационни технологии не само в държавните агенции, но и в много руски предприятия и успехът на самото внедряване зависи от това какъв ще бъде подходът към внедряването на EDMS, колко добре ще бъде планирано.

С разрастването на бизнеса се увеличава и обемът на хартиената документация. И когато броят на обработваните документи надхвърли прагова стойност, процесите на работа с документи излизат извън контрол, престават да бъдат управляеми и в резултат на това започват да забавят развитието на предприятието, тогава значението на внедряването на EDMS излиза наяве. В този момент много фирми са изправени пред проблем, наречен „откъде да започна“.

Процесът на внедряване на EDMS в успешната световна и вътрешна практика включва следните етапи:

1. Информационно проучване.
   1. Интервюиране.
   2. Разпитване.
2. Анализ на събраните данни.
3. Формиране на технически и функционални изисквания към EDMS.
4. Наблюдение на пазара на EDMS и провеждане на търг.
5. Тестване на демо версията.
6. Сключване на споразумение.
7. Разработване на регламенти за EDMS.
8. Инсталиране и конфигуриране на софтуер.
9. Обучение на потребители на EDMS.
10. Тестване на софтуер с потребители.
11. Отстраняване на грешки, открити по време на тестването на системата.
12. Промишлена експлоатация.

Защо да не минем без информационно проучване?

Защо е толкова важно да се проведе информационно проучване? Смята се, че висококачественото предпроектно проучване гарантира 80% успех на внедряването на EDMS. В края на краищата, той позволява:

• получите по-ясен „портрет“ на организацията: нейната мисия, области на дейност; Фирмена структура; функциите на отделите (и тяхното взаимодействие), определени в разпоредбите за структурните отдели; основни бизнес процеси;
• определят общото състояние на организацията на деловодството в предприятието;
• определяне на информационни и документационни потоци (включително видове използвани документи);
• идентифицират и вземат под внимание рисковете и начините за преодоляването им при внедряване на системата;
• определят целта на изпълнението;
• определя задачите и функциите, които EDMS впоследствие ще трябва да изпълнява;
• идентифициране на потребители на EDMS;
• научават и описват съществуващи бизнес процеси (да бъдат автоматизирани) и др.

Можете да получите отговор на горните въпроси от независимо проучване на обща информацияотносно обекта на внедряване на EDMS. Това помага да се подготвите за интервюиранеуправление и ключови специалисти. А анализът на резултатите от интервюто ще ви помогне да се развиете въпросникс по-подробни въпроси за по-широк кръг от хора. По този начин всеки етап от изследването ви позволява да се потопите по-дълбоко в проблема и да получите като резултат все по-подробно описание на проблема.

Само чрез разбиране на реалните нужди на предприятието може да се определи какви функции трябва да изпълнява EDMS. Тогава външният му вид ще може да оптимизира работата на хората и те няма да го възприемат като пето колело в каруца.

Към момента на започване на проучването нашият месопреработвателен завод имаше група от географски разпределени офиси, сложна структура на предприятието и голям обем хартиен документооборот, което доведе до разпръснат неконтролиран документооборот, нарушаване на сроковете за одобрение и изпълнение, както и загуба на документи.

С нарастването на производствените обеми и увеличаването на задачите, решавани от нашето предприятие, количеството разработена, получена и изпратена управленска и друга документация само нарасна, а ролята на дисциплината на изпълнение също се увеличи. Във връзка с достигането на ново ниво на месопреработвателното предприятие, ръководството на предприятието реши да въведе електронна система за управление на документи (EDMS), която позволява автоматизиране не само на работата с организационни и административни документи (заповеди, кореспонденция и др.), но също и някои бизнес процеси, придружени от обработка и изпълнение на документи.

За целта е сформиран екип от специалисти от ключови структурни звена на предприятието. За ръководител на този проект беше назначен заместник-директорът по предучилищното възпитание, автор на тази статия.

Интервюиране

Решихме да внедрим EDMS на етапи. Първият етап от информационното проучване, „видим“ за екипа, беше да се проведе - проучване на първата линия мениджъри и ключови участници в бизнес процесите, които ще работят в EDMS, т.е. ще бъдат негови потребители. Това проучване задължително трябва да включва ръководители и специалисти по предмети на заинтересовани структурни звена, които ще могат да изразят своите желания и коментари.

Преди началото на този етап зам.-директорът по предучилищното възпитание беше подготвени въпроси, чиито отговори биха могли да дадат представа за проблемите при организиране на работата с документи.

Беше съставен списък с бъдещи респонденти, който включваше около 30 души (това ръководители на отдели, техните заместници и специалисти, отговорни за създаването на документи, подписването, подписването и одобряването им). С всеки беше договорена отделна среща, по време на която първо беше очертана целта на личния разговор, а след това имаше диалог, чиято „програма“ беше предварително подготвен списък с тези и въпроси (виж Пример 1) . За удобство при провеждане и анализиране на интервюта можете да запишете разговора на диктофон. Но е по-добре участникът в проучването да не знае, че се извършва запис, защото повечето хора се губят, когато видят диктофон.

Пример 1

Подготовка за провеждане на интервюта като част от проучване на месопреработвателно предприятие за внедряване на EDS

Свиване на шоуто

При среща с всеки респондент заместник-председателят на предучилищната образователна институция в началото на разговора очерта подробно:

1. Цел на анкетата:

„Проверка на състоянието на деловодството и документооборота, разбиране на съществуващи бизнес процеси, които трябва да бъдат автоматизирани и чиято дейност е придружена от обработка и изпълнение на документи.“

2. Защо нашата компания трябва да внедри EDMS:

„Целта на EDMS е да подобри качествено процеса на работа с документи за мениджъри и специалисти по предмети на всички нива и да намали времето за рутинна работа с документи.“

3. Какви предимства предоставя EDMS, например:

„Системата ви позволява да намалите времето, прекарано в търсене на необходимия документ, ви позволява да имате достъп до обща база данни с документи с разграничаване на потребителските права, можете да работите в системата от разстояние, да работите с един документ съвместно от няколко потребители, бързо и лесно одобряване на документи, автоматизиране на регистрацията и разпространението на документи, организиране на контролно изпълнение на поръчки и документи (управленските дейности стават прозрачни), възможно е подписване на документи в системата с помощта на електронен подпис, организиране на работа с договори, интегриране на EDMS с други програми, използвани от организацията, и намаляване на разходите за поддържане на архива.

1. Какви проблеми срещате при работа с документи?
2. Какво бихте искали да подобрите, подобрите, промените в организацията на работа с документи?
3. Колко бързо и качествено се доставят документите?
4. Къде според вас са слабите места, които създават проблеми при работа с документи?
5. Съществуващите формуляри на документи удобни ли са за използване?
6. Колко време отнема обработката на един документ? Този въпрос трябва да бъде зададен във връзка с всеки тип документ, който е широко присъстващ в бизнес процесите на организацията.
7. Какъв е обемът на документооборота във вашата област на работа?

Процесът на интервюиране беше повлиян от заетостта на участниците в проучването, което се отрази на времето на проучването и също така показа, че служителите подценяват важността на проекта.

В резултат на анализа на събраната информация по време на интервюто беше оформена таблица, показано в Пример 2. Помогна да се структурира получената информация и да се направят необходимите изводи, които са добре отразени в нея.

Пример 2

Систематизиране на информацията, получена по време на интервюто

Свиване на шоуто

Въз основа на резултатите от интервюто бяха идентифицирани следните бизнес процеси, които на първо място изискват автоматизация от EDMS:

• управление на договори;
• съгласуване на фактури за плащане;
• съгласуване на организационни и административни документи:
• контрол върху изпълнението на инструкции (резолюции).

Интервюирането даде възможност да се подготви почвата за разпит, което изисква по-голяма точност при даването на отговори на въпросите.

Въпросник

Целта на проучването е да се получи по-подробна (точна) информация за текущото състояние на документооборота и деловодството в предприятието. Участниците в проучването бяха ръководители на структурни звена и експерти по предмети, които след това ще станат потребители на EDMS. Анкетата е проведена задочно, което означава попълване на въпросника в отсъствието на изследователя.

Въпросникът се състоеше от три части (виж Пример 4):

1. Уводната част – нейната основна задача беше да насърчи респондента да даде отговори на поставените въпроси. Описани са целта и задачите на изследването, значението на ролята на респондента; инструкции за попълване на въпросника.
2. Основната част съдържа въпроси с проста формулировка, като тяхната пълнота и количество зависят от желаната цел (въпросите в примерния въпросник от Пример 4 са препоръчителни и могат да се различават от оптималните въпроси за проучване на вашето предприятие; можете да ги използвате като начални образец за разработване на ваш собствен въпросник).
3. Заключителна част – тук на респондента се дава гаранция за конфиденциалност на изразеното от него мнение; беше изразена благодарност за участие в проучването.

По желание на респондента, анкетната карта беше разпечатана и му връчена лично или изпратена на електронната му поща. Формата на въпросника е проектирана така, че да е удобно за респондента да го попълни директно в word файл.

Ако въпросникът е изпратен като Word файл, тогава в тялото на имейла получателят първо вижда придружаващия текст (всички данни за контакт в примера са измислени):

Пример 3

Придружаващ текст и тема на имейла при изпращане на въпросника като прикачен файл по имейл

Свиване на шоуто

Пример 4

Въпросник за провеждане на проучване на предприятие преди внедряване на EDMS

Свиване на шоуто

Събраните данни бяха въведени в MS Excel таблица, което даде възможност автоматично да се генерират диаграми на разпределението на мненията по всеки въпрос. Тези. резултатите бяха представени на ръководството по възможно най-видимия начин (виж Пример 6). Броят на избраните опции за отговор за всеки въпрос беше отразен на един лист от файла, а диаграми, базирани на тези данни, бяха изградени на друг лист:

В бъдеще ще вземем предвид всички идентифицирани рискове, за да преминем към работа в EDMS възможно най-скоро:

• рискът от липса или неправилно дефиниране на задачите и функциите на EDMS;
• рискът от подценяване на необходимите ресурси (парични, времеви);
• риска от забавяне на изпълнението на етапите на проекта;
• рискът от недостатъчна информация на служителите на предприятието за напредъка на работата, както и рискът от пренебрегване, пасивност, съпротива на служителите и слабо участие на мениджърите в проекта;
• риск от лошо технологично оборудване;
• риск от липса на регулаторна рамка.

Като цяло проучването показа положително отношение към въвеждането на електронния документооборот, но имаше и редица служители, които имаха отрицателно отношение към внедряването на EDS, тъй като възприеха този проект като поредната иновация, която само ще добави повече работа към тях.

Впоследствие, въз основа на анализа на резултатите от интервютата и въпросниците, беше определена целта и бяха изготвени изисквания към EDMS, но това е друг и не по-малко важен етап от работата по внедряването. В момента нашата компания извършва сравнителен анализ на пазара на EDMS.

Бележки под линия

Свиване на шоуто

Ключови думи:проучване на предприятието, интервюиране и анкетиране, регистър на входящата информация, регистър на вътрешната информация, регистър на изходящата информация, доклад за експресно проучване на предприятието, референтен модел, пълен бизнес модел на организацията, функционален модел на предметната област.

Задачи и етапи на предпроектно обследване на съоръжение за автоматизация

Проучването на предприятието е важен и определящ етап от проектирането на ИС. Продължителността на прегледа обикновено е 1-2 седмици. През това време системният анализатор трябва да изследва не повече от 2-3 вида дейности (HR, счетоводство, транспорт, маркетинг и др.).

Събиране на информация за строителството пълен бизнес модел на организациятачесто се свежда до изследване на документирани информационни потоци и функции на отделите, а също така се провежда чрез интервюта и въпросници.

Преди началото на проучването организацията обикновено предоставя набор от документи, който обикновено включва:

Обобщена информация за дейността на предприятието.

Информация за управленската, финансовата, икономическата и производствената дейност на предприятието.

Информация за счетоводна политика и отчетност.

Редовен документооборот на предприятието.

Регистър на входящата информация.

Регистър на вътрешна информация.

Регистър на изходящата информация.

Информация за информационната и изчислителната инфраструктура на предприятието.

Информация за отговорните лица.

Списъци с въпроси за интервюта и анкетни картисе съставят за всяко подразделение, което се изследва и се одобрява от ръководителя на компанията. Това се прави с цел:

предотвратяване на достъп до поверителна информация;

засилване на целевата насоченост на изследването;

минимизиране на отвличането на вниманието на служителите на предприятието от изпълнението на служебните им задължения.

Общ списък с въпроси(с техните последващи подробности) включва следните точки:

основни задачи на звената;

събрана и записана информация;

отчетност;

взаимодействие с други отдели.

Анкетни карти за ръководители и специалистиможе да съдържа следните въпроси:

Какви (от гледна точка на вашия отдел) трябва да бъдат целите на създаването на интегрирана система за управление на предприятието?

Организационна структура на звеното.

Задачи на звеното.

Последователност от действия при изпълнение на задачи.

С какви видове външни организации (банка, клиент, доставчик и т.н.) взаимодейства единицата и каква информация се обменя?

Какъв справочен материал използвате?

Колко време (в минути) отделяте за извършване на основни операции? Кои дати са „пикови натоварвания“? (честота на месец, тримесечие, година и др.) Техническо оборудване на отдела (компютри, мрежа, модем и др.). Използвани софтуерни продукти за автоматизиране на бизнес процеси.

Какви доклади и колко често изготвяте за ръководството? Ключови специалисти в отдела, които могат да отговорят на всякакви въпроси относно бизнес процесите, използвани в отдела.

Характеристики на обекти за дистанционно управление.

Документооборот на работното място.

Данните, събрани по този начин, като правило не обхващат всички значими аспекти на организационната дейност и имат висока степен на субективност. И най-важното е, че този вид проучване не идентифицира стабилни фактори, свързани със специфичните характеристики на организацията, които могат да бъдат повлияни изключително чрез методи за функционално регулиране на организационната система.

Анализът на анкетите на ръководителите на анкетираните организации и предприятия показва, че техните представи за структурата на организацията, общите и местните цели на дейността, задачите и функциите на отделите, както и подчинеността на служителите понякога са противоречиви. Освен това тези идеи понякога се разминават с официално декларираните цели и правила или противоречат на действителните дейности.

Ако структурата на информационните потоци може да бъде идентифицирана от проби от документи и конфигурации на компютърни мрежи и бази данни, тогава структурата на реалните микропроцеси, извършвани от персонала в информационните контакти (до голяма степен недокументирани), остава неизвестна.

Отговорите на тези въпроси могат да бъдат дадени чрез структурна и функционална диагностика, базирана на методи за непрекъснато (или селективно) фотографиране на работното време на персонала. Целта на диагностиката е да се получат надеждни знания за организацията и организационните връзки на нейните функционални елементи.

В тази връзка най-важните задачи на функционалната диагностика на организационните структури включват:

класификация на субектите на функциониране (категории и групи работници);

класификация на елементите на процеса на функциониране (действия, процедури);

класификация на направленията (проблеми за решаване), цели на работа;

класификация на елементите на информационния поток;

провеждане на проучване на дейността на персонала на организацията;

проучване на разпределението (по време и честота) на организационните характеристики: процедури, контакти с персонала, области на дейност, елементи на информационните потоци - поотделно и в комбинация помежду си по категории служители, видове процедури и техните области (според резултати и логика на изследването);

идентифициране на реалната структура на функционални, информационни, йерархични, временни, проблемни взаимоотношения между мениджъри, служители и отдели;

създаване на структура за разпределение на работното време на ръководителите и персонала по отношение на функциите, проблемите и целите на организацията;

идентифициране на основните технологии за функциониране на организацията (информационни процеси, включително недокументирани), тяхното целеполагане в сравнение с декларираните цели на организацията;

идентифициране на групи работници, хомогенни по специфични дейности, целева ориентация и реална подчиненост, формиране на реален модел на организационната структура и сравняването му с декларирания;

определяне на причините за несъответствието между декларираната и реалната структура на организационните отношения.

Непрекъснатото „снимане“ на работното време е непрекъснато наблюдение и записване на характеристиките на работниците в процеса на функциониране през целия работен ден. В този случай показаните параметри се въвеждат последователно в предварително подготвена работна таблица. По-долу е формата на работен лист за системен анализатор:

Веднага след приключване на изпитната процедура таблицата се допълва с допълнителни характеристики: технологичен клон, системна функция, предмет, аспект, емоционален фон и др.

Част от показателите, отбелязаните със звездичка, се попълват по време на проучването, останалите - след това. Съдържанието на записите е както следва:

номер (по ред);

агент (позиция на анкетирания служител);

времето, през което е извършена процедурата;

процедура (наименованието на съдържанието на набор от елементарни действия, обединени от общността на конкретния проблем, който се решава);

информация (посока на информационния поток между агента и контрагента);

инициатива (инициаторът за започване на тази процедура);

контрагент (позиция на служител, който е в контакт със субекта);

отношения (отразяващи подчинеността на агента и контрагента, формата на взаимодействие в тази процедура);

проблем (устно описание на проблема, който се решава).

Резултатът от проучването преди проектатрябва да се появи " Доклад за експресна проверка на предприятието", чиято структура е дадена по-долу.

Кратко схематично описание на бизнес процесите, например:

управление на покупки и запаси;

Управление на производството;

управление продажби;

управление на финансовите ресурси.

Основни изисквания и приоритети на автоматизацията.

Оценка на ресурсите на клиента, необходими за поддръжка на проекта.

В тази работа компанията „Zaman-Bank” е избрана като изследвано предприятие. Основана е през 1989 г. и оперира на пазара на банковия сектор, като предоставя услуги на юридически и физически лица. Стратегическите характеристики на банката са бързина на обслужване, широка гама от предложения за кредитиране, висока степен на адаптация към външната среда - културна, икономическа, правна, технологична и политическа. Банката се намира в Казахстан с централен офис в Астана.

Едно от приоритетните направления за развитие на банката е подобряването на съществуващите ИТ процеси. За да направи това, ръководството реши да прибегне до помощта на трети страни интегриращи компании. Предвижда се модернизиране на ИТ отдела в съответствие с подхода за обслужване и най-добрите световни практики, като сред основните приоритети в банката са прецизиране на каталога на услугите и пълно внедряване на процеса за управление на инциденти и ИТ активи.

Методология за проверка на ИТ отдела на банката

За избор на методология за проучване за ИТ отдела на банката бяха анализирани следните методи:

• 1. Анализ на съществуваща документация за процеса и/или системата за автоматизация. За да направите това, се изисква пълен пакет документи, разполага се стенд за съществуващи системи за автоматизация и се извършва независимо проучване на получените материали.
• 2. Интервюиране на служителите на клиента. Компанията интегратор отива на мястото на проучването и провежда интервюта по всички ключови елементи от работата на ИТ отдела.
• 3. Наблюдение. Фирмата интегратор провежда анкета на работното място на клиента, като наблюдава участниците в процеса, как изпълняват функциите си в процеса и работят в системата.
• 4. Искане за информация – анкетна карта. Въпросниците се изпращат на клиента, след което служителите от страна на клиента ги попълват. След това въпросниците се анализират от екипа на проекта от компанията интегратор.
• 5. Комбинация от горните методи.

Пътуването до работното място на клиента се усложнява от факта, че главният офис на клиента се намира в друга държава, освен това работните места са разпределени в няколко града. Методът на наблюдение беше отхвърлен поради високите времеви и човешки разходи, необходими за прилагането на този метод. Проучването на документи и наредби е дълъг процес в една компания, който изисква голям брой човешки ресурси. Използването му беше счетено за необходимо за изпълнението на проекта, но на следващите етапи беше включено в плана на проекта. Методът на проучването беше избран като най-ефективен по отношение на разходите за труд, разходите за време и получените резултати.

Проучването на ИТ отдела на банката е проведено чрез анкета сред потребители на информационни системи, автоматизиращи ИТ процеси. Събрани са данни за текущата организация на ИТ процеса, който се изследва на два етапа.

Първият етап беше извършен чрез дистанционна комуникация с потребителите на системата: информацията беше събрана чрез въпросници и телефонни разговори. Исканата информация беше разделена на две категории:

• · Събиране на информация за организационната структура на ИТ услугата на компанията:
  • o брой ИТ служители;
  • o работно време на поддръжката;
  • o текущи системи за автоматизация на ИТ процеси;
• · Събиране и анализ на процесната документация
• o описание на процесите на работния процес;
• o схема на ролеви инструкции;
• o доклади за ефективността на процеса.

По време на втория етап беше използван методът на интервюиране и наблюдение. В този случай основният акцент беше поставен върху области като:

• · Събиране на информация за реалния ред на процеса – интервюиране на участниците в процеса (служители на ИТ службата). За целта бяха създадени анкетни карти (виж Приложение 1), които бяха изпратени по пощата на служителите от ИТ отдела на банката. Телефонните разговори се проведоха и под формата на интервюта по получените попълнени въпросници, които съдържаха въпроси по всеки от компонентите на организацията на процесите;
• · Идентифициране на нуждите от ИТ процеси и техните системи за автоматизация. Те включват ръководството на ИТ отдела на банката и други заинтересовани страни по проекта.
• · Запознаване с използваните системи за автоматизация. Тази дейност е извършена от инженери на фирмата изпълнител. В същото време бяха изследвани свързани системи, с които е необходимо да се установи интеграция по време на проекта, и бяха събрани изисквания за интеграция.

Резултатите от проучването бяха записани в доклада, даден в следващите два раздела на тази работа, и бяха съгласувани с екипа на проекта от компанията.