كيفية إجراء مسح ما قبل المشروع قبل تقديم sed. مسح ما قبل المشروع: مثال على التنفيذ، تقرير استبيان لمسح تكنولوجيا المعلومات

1. هل مثل هذا الفحص ضروري على الإطلاق؟ ماذا سيعطي للعميل وشركة تكنولوجيا المعلومات نفسها؟
2. ما هي أهداف المسح قبل المشروع؟
3. ماذا يجب أن تكون نتيجته؟
4. هل يجب أن أقوم بإجراء مسح ما قبل المشروع مجانًا أم أتقاضى أموالاً مقابل ذلك؟
5. كيف يمكن للعميل تبرير فعالية مثل هذا الفحص وهل يمكن أن يؤتي ثماره؟

هنا، تتخذ كل شركة قرارًا بطريقتها الخاصة: بشكل عام، يعتبر شخص ما مثل هذا الفحص غير مناسب ("سنتورط في قتال، وبعد ذلك سنرى...")؛ والبعض الآخر، الذي يقوم به أثناء التنفيذ، لا يسلط الضوء على هذا العمل في مقال منفصل؛ لا يزال البعض الآخر ينفذها كمرحلة عمل مستقلة، لكنهم لا يتقاضون المال مقابل ذلك؛ ولا يزال البعض الآخر يعتبر بحق أن التفتيش قبل المشروع هو منتج تجاري منفصل. تُظهر تجربتي كمدير ومستشار أن الفحص المسبق للمشروع هو عنصر ضروري في عمل أي شركة تكنولوجيا معلومات تقريبًا فيما يتعلق بتنفيذ أنظمة التشغيل الآلي. ويعتمد نجاح المشروع بأكمله في بعض الأحيان على التنظيم والتنفيذ الصحيح لهذه المرحلة.

في هذه المقالة، سأحاول الإجابة على الأسئلة المطروحة أعلاه، بناءً على ممارستي الخاصة وتجربة العملاء الذين اضطررت إلى التواصل معهم، وإدخال تقنية إجراء الدراسات الاستقصائية قبل المشروع من الصفر.

ضرورة التفتيش قبل المشروع

يأتي مخترع إلى اللجنة ويقدم جهازًا جديدًا للحلاقة في الشارع.
"كيف يعمل جهازك؟" - أعضاء اللجنة يسألونه.
يجيب المخترع: "بسيط جدًا". "ترمي عملة معدنية في الفتحة، وتضع رأسك في الآلة، وستبدأ الشفرتان في حلاقة ذقنك."
"آسف يا زميلي، لكن أشكال وجوه الناس مختلفة!" - توبيخ أعضاء اللجنة له.
يقول المخترع: "نعم، ولكن هذا فقط قبل الحلاقة الأولى..."

تتمثل المهمة الرئيسية لأي أتمتة في الحفاظ على المزايا التنافسية الفريدة للشركة الآلية. ولا يمكننا أن نسمح، كما في هذه النكتة، بأن تصبح جميع الشركات بعد التشغيل الآلي "نفس الشخص". لذلك، إذا أردنا الحفاظ على المزايا التنافسية الفريدة لأعمال العميل، فمن الضروري مع أي تحديث للعمليات التجارية إجراء مسح ما قبل المشروع.

وبطبيعة الحال، من الممكن إجراء تحليل متعمق للأسباب التي تحدد هذه الحاجة. يمكن أن تكون هذه التكلفة العالية المتوقعة للمشروع، والحاجة إلى تغيير العمليات التجارية الحالية بسبب الأتمتة، وإدراجها في مشروع العمل الذي لا يمكن تحديد نطاقه مسبقًا، وما إلى ذلك. ومع ذلك، تذكر كيف في قصة واحدة مفيدة للغاية قاطع القائد تقرير الجنرال عن سبب الهزيمة :

بدأ الجنرال قائلاً: "لقد كانت هزيمتنا ناجمة عن عدد من الأسباب". - أولاً، كان البارود رطباً...
"هذا يكفي"، أوقفه القائد.

الوضع مشابه هنا، لأنه لإجراء مسح ما قبل المشروع، يكفي أن يكون لدى العميل ميزات عمل فريدة (ويجب أن تمتلكها كل شركة، وإلا فلن تتمكن ببساطة من البقاء في السوق وإفساح المجال للمنافسين).

لذلك، على المستوى العالمي، يتم حل مسألة الحاجة إلى هذا النوع من العمل بسهولة تامة - يجب تنفيذها إذا كانت الشركة التي يتم تشغيلها آليا في سوق تنافسية.

ما الذي يقدمه استطلاع ما قبل المشروع للعميل وشركة تكنولوجيا المعلومات نفسها؟

خلال مسح ما قبل التصميم، يمكن للعميل:

• الحصول على وصف تفصيلي للعمليات التجارية الموجودة في الشركة ومقارنة العمل الحقيقي بفكرتك عنه؛
• تحسين العمليات التجارية الحالية باستخدام الخبرة العملية التي اكتسبها المستشارون من إحدى شركات تكنولوجيا المعلومات خلال عمليات التنفيذ السابقة في شركات مماثلة؛
• تقييم درجة امتثال وظائف النظام المقترح للعمليات التجارية الحقيقية للعميل؛
• تسليط الضوء في الوقت المناسب على المزايا الفريدة الخاصة بك وأخذها بعين الاعتبار في مرحلة تنفيذ النظام، وليس بعد تشغيله؛
• توضيح ميزانية وتوقيت مشروع الأتمتة، مع الأخذ في الاعتبار التعديلات المحتملة على النظام لتناسب الميزات الفريدة لعمليات عملك؛
• تقييم الموارد (الفنية والبشرية) التي ستكون مطلوبة في مرحلة تنفيذ النظام. التخطيط في الوقت المناسب لتخصيص هذه الموارد لإنجاز المشروع ضمن الإطار الزمني الأمثل ودون تجاوز الميزانية؛
• تقييم المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على جودة العمل؛
• تحسين تكاليف نشر النظام من خلال أداء بعض الأعمال بنفسك؛
• الحصول على تقييم أكثر دقة للأثر الاقتصادي والعائد على الاستثمار.

فوائد المسح قبل المشروع لشركة تكنولوجيا المعلومات:

• زيادة مستوى رضا العملاء من خلال مطابقة توقعاته المتكونة في مرحلة ما قبل البيع (عندما يقدم البائعون "الحلم") مع القدرات الحقيقية للنظام لدعم عمليات تجارية محددة؛
• توضيح توقيت تنفيذ النظام والموارد المطلوبة لذلك، مما يسمح بالتخطيط المسبق لتخصيصها؛
• تحديد المزايا الفريدة للعميل في الوقت المناسب لأخذها في الاعتبار عند تكوين نظام التشغيل الآلي أو تعديله؛
• تقليل وقت التنفيذ وتقليل مخاطر أداء العمل الحر. سيتم إجراء التعديلات اللازمة على النظام قبل بدء نشره أو بالتوازي معه، وليس بعد انتهاء مرحلة التشغيل التجريبي، والتي يتم فيها عادة تحديد أوجه القصور. إن الموقف الذي يتم فيه اكتشاف تناقض في الوظائف في مرحلة إكمال المشروع يستلزم تلقائيًا عملًا إضافيًا غير مخطط له. في الوقت نفسه، عادة ما يواجه العميل صعوبة في تمويل مثل هذا العمل، ومن أجل إكمال المشروع بنجاح، غالبًا ما يتعين القيام به مجانًا؛
• تحديد المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على جودة وتوقيت التنفيذ. توفير التدابير اللازمة في الوقت المناسب لتقليل تأثير هذه المخاطر على نجاح المشروع؛
• والحصول على بيانات لتبرير عدد التراخيص وهيكل المشروع؛
• تسجيل الوضع الحالي في الوحدات الآلية والمعلمات الرئيسية لعملها سيجعل من الممكن إثبات فعالية استخدام النظام المقترح؛
• سيؤدي إنشاء اتصالات شخصية بين الاستشاريين ومنفذي المشروع الرئيسيين للعميل إلى تبسيط تعاونهم في المستقبل؛
• توسيع القاعدة المعرفية (إن وجدت) حول العمليات التجارية الرئيسية للعملاء في هذه الصناعة.

بالطبع، لا يتم سرد جميع الحجج لصالح المسح المسبق للتصميم هنا، ولكن كما تظهر الممارسة، فإن هذا يكفي لإقناع العميل بضرورته.

المهام الرئيسية للمسح قبل المشروع

من الواضح أن المهمة التالية الأكثر أهمية في مسح ما قبل المشروع هي تحديد المزايا التنافسية الفريدة للعميل. كما تبين الممارسة، فإن حوالي 75٪ من العمليات التجارية التي يستخدمها العميل تتزامن مع العمليات في شركات مماثلة في نفس الصناعة، و 10٪ يدركون مزاياها التنافسية الفريدة، و 15٪ المتبقية هي نتيجة القانون الثاني للديناميكا الحرارية: ) (نتيجة "النمو الطبيعي للفوضى") ويجب حلها أثناء سير المشروع. لكن تلك النسبة التنافسية البالغة 10%، والتي تشكل أهمية كبيرة للأعمال، تحتاج ببساطة إلى الحفاظ عليها من خلال أي أتمتة (بطبيعة الحال، شريطة إضفاء الطابع الرسمي على هذه المزايا). في أغلب الأحيان، يتم حل هذه المشكلة عن طريق تكوين النظام للعميل، ولكن في بعض الأحيان تكون خدمات المبرمجين مطلوبة لمراعاة الميزات الفريدة للأعمال. اسمحوا لي أن أشير إلى أننا هنا لا نتحدث عن التطوير المخصص، ولكن عن تنفيذ أنظمة أتمتة الإنتاج.

من خلال فهم كيفية دعم المزايا التنافسية للعميل، ستكون شركة تكنولوجيا المعلومات قادرة على تقييم الحاجة إلى تحسينات المنتج وتكلفتها، وكذلك فهم الموارد الإضافية التي قد تكون مطلوبة لهذا الغرض.

أحد الأهداف المهمة للمسح السابق للمشروع هو تشخيص حالة بيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالعميل، أي تقييم أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات والاتصالات ومستوى تأهيل متخصصي تكنولوجيا المعلومات، وما إلى ذلك، التي يستخدمها في هذه المرحلة. من الضروري أن نفهم ما إذا كان لدى العميل موارد كافية للتنفيذ الناجح لأتمتة النظام. نأتي هنا إلى مهمة أخرى للمسح السابق للمشروع - وهي تحليل المخاطر المحتملة للمشروع ووصف عواقبها المحتملة. وفي الوقت نفسه، لا يجب على الاستشاريين توثيق جميع المخاطر المحتملة فحسب، بل يجب عليهم أيضًا تقديم طرق للعملاء لتقليل كل منها.

يتضمن أي CIS تراكم المعلومات حول الأنشطة التشغيلية للإدارات، لذلك يجب أن يكون الموضوع التالي لمسح ما قبل المشروع هو جمع المتطلبات لتدفق المستندات للإدارات الآلية.

ستبقى المعلومات المتراكمة في النظام وزنًا ثقيلًا إذا لم تكن هناك فرصة لتحليلها، لذلك من المهم جدًا أثناء المسح السابق للمشروع معرفة أنواع وأشكال التقارير التي يحتاجها العميل. عادة، تتضمن أدوات الأتمتة بالفعل مجموعة قياسية من التقارير، ولكن كل عميل يعتبر بحق أعماله فريدة من نوعها، وبالتالي يتطلب نظاما فريدا من هذا النوع، يتم تنفيذه، كقاعدة عامة، باستخدام منشئ تقارير خاص.

وتتمثل المهمة العاجلة للمسح السابق للمشروع في توضيح الميزانية النهائية للمشروع وتوقيت تنفيذها مع الأخذ بعين الاعتبار جميع البيانات الواردة. يمكن أن تتأثر هذه المواعيد النهائية بمجموعة متنوعة من العوامل، مثل استعداد موظفي إدارة العميل للمشاركة في المشروع، وتحفيز ممثلي العميل والمقاول، واحتمال التخريب من جانب موظفي الوحدات الآلية، احتمال إقالة (أو على العكس من ذلك تعيين) مدير رئيسي بعد مرور بعض الوقت على بدء المشروع، وعدم كفاية أسطول الكمبيوتر الحالي والقاعدة التكنولوجية لتحقيق جميع أهداف الأتمتة، ونقص الميزانية لشراء المعدات اللازمة. وأكثر بكثير. لذلك، يجب على الاستشاري معرفة كل هذه الظروف بالتفصيل وإدراجها في التقرير، بما في ذلك للاستخدام الداخلي. سيسمح لك إعداد تقرير ثانٍ - داخلي - بالتفكير بالتفصيل في جميع الفروق الدقيقة في العلاقة والتوصيات المقدمة للمتخصصين في قسم التنفيذ والتكامل.

هناك قضية أخرى مهمة يجب حلها في مرحلة المسح السابق للمشروع وهي وضع توصيات بشأن اختيار طرق تنفيذ المشروع. من المهم هنا أن نسجل بوضوح أي من المشكلات التي صاغها العميل سابقًا لا يمكن حلها باستخدام نظام الأتمتة المقترح، واقتراح طرق تنظيمية أو طرق أخرى للخروج من هذا الموقف.

يمكن لكل شركة بسهولة إضافة عشرات المهام التي ترغب في حلها في مرحلة المسح، ولكن، كما تظهر الممارسة الحقيقية، فإن الحصول على إجابات للأسئلة المذكورة أعلاه يجعل بالفعل مسح ما قبل المشروع فعالاً للغاية.

ما هي عادة نتيجة مسح ما قبل المشروع؟

• وصف العمليات التجارية الحالية للعميل؛
• قائمة بالمهام الرئيسية التي يجب حلها باستخدام نظام التشغيل الآلي؛
• تقييم العمليات التجارية للعميل والتوصيات لتغيير أو تحسين عمل الأقسام، مع مراعاة المزايا التي يوفرها نظام المعلومات؛
• المزايا التنافسية الفريدة للعميل والتي يجب مراعاتها عند تنفيذ النظام؛
• تحليل بيئة تكنولوجيا المعلومات الحالية للامتثال لمتطلبات نظام حوكمة الشركات، والتوصيات لتغييره؛
• تقييم العمل على دمج CIS في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الحالية للعميل؛
• وصف تدفق المستندات في الأقسام الآلية ومتطلبات التحليلات؛
• تقييم المخاطر المحتملة أثناء تنفيذ المشروع وتحديد التدابير اللازمة لتقليل تأثيرها؛
• وصف لرغبات العميل التي لا يمكن تنفيذها في نظام التحكم المقترح وستتطلب التعديل، وتقديرًا للوقت والتكلفة لهذا التعديل؛
• مقترح تنفيذ المشروع مع مبررات الخيار المقترح، مع تحديد عدد محطات العمل الآلية المطلوبة للعميل وتوضيح ميزانية المشروع.

يجب أن تكون الوثيقة المنفصلة للمسح السابق للمشروع عبارة عن جدول عمل أولي يتضمن، من بين أمور أخرى، قائمة متفق عليها بالأشخاص المسؤولين (سواء من العميل أو المقاول)، ومجالات مسؤوليتهم واللوائح الأساسية للتفاعل بين هم. من أجل التنفيذ الفعال للنظام، يوصى بوضع لوائح لتبادل المعلومات بين موظفي العميل والمتخصصين في شركة تكنولوجيا المعلومات التي تجري المسح، والأهم من ذلك، تحديد التوقيت والإجراءات لمراقبة استكمال العمل.

تقوم بعض الشركات (غالبًا تلك التي تعمل في مجال التطوير المخصص) بتزويد العميل بمسودة المواصفات الفنية عند الانتهاء من فحص ما قبل المشروع.

هل تقوم بإجراء مسح ما قبل المشروع مجانًا أو تتقاضى أموالًا مقابل ذلك؟

إذا كان الغرض من المسح يتوافق مع المهام الموضحة أعلاه، فسوف يتطلب تحويل موارد الشركة الكبيرة ويجب بالضرورة دفعها. يعد هذا الاستبيان قبل المشروع بمثابة خدمة استشارية متكاملة لا تسمح فقط بتقييم الحاجة والتوقيت والميزانية للأتمتة، ولكن أيضًا لتحسين العمليات التجارية الحالية للعميل.

كما أظهرت الممارسة، ليس من الصعب بيع خدمات المسح قبل المشروع إذا كانت الشركة قد طبقت التكنولوجيا المناسبة وكان البائعون يعرفون بوضوح (ويمكنهم أن يشرحوا للعميل بوضوح) الغرض من المسح وما هي الفوائد التي سيحصل عليها العميل منها هو - هي.

كيفية تبرير للعميل فعالية التفتيش قبل المشروع

دعونا ننظر في قنوات الادخار المحتملة، مع الأخذ في الاعتبار ما يمكن أن يساعد في تبرير الحاجة إلى إجراء مسح ما قبل المشروع.

1. توفير الموارد البشرية والوقت:
   • عند تعديل النظام ليناسب المزايا التنافسية الفريدة للعميل في المرحلة الأولى من التنفيذ، وليس بعد تشغيله تجارياً؛
   • في مرحلة دمج النظام في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للعميل نظرًا لحقيقة أنه يتم توضيح جميع المعلومات حول حالة بيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسة والفروق الدقيقة في التكامل قبل البدء، وليس أثناء التنفيذ؛
   • بفضل تخصيص الموارد المادية والبشرية في الوقت المناسب من كل من المقاول والعميل؛
   • من خلال التقييم المبكر للمخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على عملية تنفيذ النظام، ووضع التدابير اللازمة لتقليل آثارها السلبية.
     أي تأخير في تقدم المشروع يؤدي إلى تكاليف إضافية خطيرة على العميل، والتي يمكن حسابها بسهولة في كل حالة على حدة.
2. التخفيض المحتمل في تكاليف التنفيذ:
   • من خلال تحديد الخدمات والأعمال التي يمكن للعميل القيام بها بنفسه؛
   • وذلك من خلال تعديل المواعيد النهائية لإنجاز بعض الأعمال بعد توضيح كثافة العمالة الحقيقية فيها.
3. زيادة كفاءة أنظمة المعلومات المؤسسية وإنتاجية الموظفين من خلال تحسين العمليات التجارية مع مراعاة الخصائص الفريدة للعميل.
4. رفض استخدام النظام الآلي إذا تبين في مرحلة فحص ما قبل التصميم أنه لن يحل مشاكل العميل أو أن تعديله سيكون مكلفًا للغاية.
   في ممارستي، كانت هناك حالة عندما تمت التوصية على عميل لديه عمليات تجارية محددة للغاية، بناءً على نتائج استبيان ما قبل المشروع، بعدم نشر CIS، ولكن لإجراء تغييرات تنظيمية وتحسين التكنولوجيا للعمل مع عملائه نظرًا لأن تأثير تنفيذ النظام (كان هناك تعديل باهظ الثمن مطلوبًا) لم يؤتي ثماره فسيكون تكاليف. ونتيجة لذلك، وفر العميل عشرات الآلاف من الدولارات، ولم يدفع المسح السابق للمشروع تكاليفه إلا من خلال زيادة كفاءة القسم، الذي غير طريقة عمل الموظفين، بناءً على توصية المستشارين.

يؤدي غياب مرحلة المسح المسبق للمشروع في معظم الحالات إلى تأخير كبير في تنفيذ المشاريع وزيادة في تكلفتها بسبب المشاكل التنظيمية والفنية التي تنشأ أثناء التنفيذ. في كثير من الأحيان تنتهي مثل هذه المشاريع بالفشل الكامل. وفقًا لدراسة أجرتها مجموعة Standish، فإن ما يقرب من ثلث 2.5 ألف مشروع تكنولوجيا معلومات قاموا بتحليلها لم تكن غير ناجحة فحسب، بل لم تكتمل على الإطلاق. في روسيا، يصعب الحصول على مثل هذه البيانات، لكنني متأكد من أن حصة التطبيقات غير الناجحة لن تكون أقل.

لذلك، إذا كانت الشركة الاستشارية لا ترغب في أن يكون لديها مشاريع غير محققة في سجلها الحافل، فإنها تحتاج ببساطة إلى إجراء مسح ما قبل المشروع لأعمال العملاء. من الأفضل رفض العقد في المرحلة الأولية بدلاً من التورط في العمل وينتهي الأمر بتشويه سمعتك.

يعد مسح المعلومات مرحلة مهمة في تحسين المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وتنفيذ EDS. بعد كل شيء، تعتمد جودة القرارات المتخذة لتحسين العمليات وتطوير متطلبات وظيفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بشكل مباشر على المعلومات الواردة وجودة عرضها.

وفي هذا الصدد، من الضروري الالتزام بالمبدأ الرئيسي للمسح - للحصول على معلومات كاملة وموثوقة وحديثة حول العمليات التي من المقرر أن تتم أتمتتها.

مسح ما قبل المشروع

من وجهة نظر شركة استشارية تقدم خدماتها في السوق للاستشارات وتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، أي. تنفيذ EDMS للمحلل هو خارجيالمشروع، يعتبر مسح ما قبل المشروع جزءا من منهجية المبيعات (كأحد مراحل “ما قبل البيع”). ومع ذلك، فإن معظم العمل في هذه المرحلة يتم تنفيذه من قبل المحلل، وكذلك في مرحلة التحليل التي تنص عليها منهجية التنفيذ. ولهذا السبب، يعتبر المسح السابق للمشروع أيضًا جزءًا من منهجية التنفيذ.

يمكن أن يكون إجراء مسح ما قبل المشروع مفيدًا أيضًا للمحللين الذين يقومون بالعمل على تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). داخليمشروع المؤسسة (المنظمة) ، أي. المحلل هو موظف في الشركة التي يتم فيها تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

مخطط نتائج المسح قبل المشروع

الأهدافالتفتيش قبل المشروع هي:

• الحصول على معلومات عامة حول هدف تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
• تحديد أهداف التنفيذ؛
• تحديد المتطلبات الأساسية العامة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وحدود المشروع؛
• تحديد الحالة العامة لتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي؛
• تحديد المستخدمين الرئيسيين (الكتّاب، المديرون، إلخ)؛
• تحديد المستوى العام لتعقيد المشروع المحتمل؛
• وتقييم احتياجات ترحيل البيانات والتكامل مع البرامج الأخرى؛
• جمع المعلومات اللازمة لإعداد عرض تجاري فعال وفائز [إذا تم تنفيذ العمل من قبل شركة خارج نطاق التنفيذ].

من أجل الحصول على المعلومات اللازمة عن المشروع، يتم إجراء الدراسات الاستقصائية والمقابلات مع المستخدمين الرئيسيين (العميل، مدير المشروع، رؤساء الأقسام، المستخدمين الرئيسيين).

يتم عرض نماذج أسئلة الاستبيان، التي ستتيح لك الإجابات عليها الحصول على معلومات أولية من العميل والمستخدمين المستقبليين لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية، في قسم "أسئلة الاستبيانات والمقابلات".

نتيجة ليتم إجراء التفتيش قبل المشروع:

• تقييم حجم العمل المطلوب لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
• إعداد تقرير عن المسح قبل المشروع؛
• إعداد وعرض نموذج أولي للحل (إذا لزم الأمر)؛
• إعداد العرض التجاري.

1. أهداف وغايات تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
2. حدود مشروع تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
3. معلومات أخرى وردت.

بعد إجراء مسح ما قبل المشروع، يصبح من الممكن تقدير حجم العمل التحليلي والفني الذي سيتعين القيام به، وكذلك النتائج التي ينبغي تحقيقها.

ونتيجة لذلك، يتم تطوير وثيقة تحتوي على وصف للمتطلبات الأساسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وحدود المشروع وغيرها من المعلومات المحددة. إذا تم إجراء مسح المعلومات بواسطة مؤسسة خارجية بالنسبة للعميل، فسيتم أيضًا إعداد حل نموذجي للعرض على العميل (إذا لزم الأمر) وعرض تجاري.

في هذه المرحلة، واستنادًا إلى المعلومات الأولية التي تم تلقيها، يقوم مدير المشروع (PM) بوضع خطة عمل أساسية وهيكل عمل هرمي (WBS) وميثاق المشروع. في هذه المرحلة، قد يتم أيضًا اختيار المنصة التي سيتم تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) عليها.

مسح وتحليل المعلومات

باستخدام نتائج مسح ما قبل المشروع كنقطة بداية، يوضح مسح المعلومات المعلومات التي تم الحصول عليها مسبقًا، ويفحص ويصف العمليات التجارية الحالية ("كما هي")، ويقترح عمليات الأعمال المستقبلية المحسنة ("ليكون"). كما ينبغي")، ويصف أيضًا جميع التعديلات اللازمة في النظام لدعم عمليات الأعمال وواجهات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

مخطط نتائج مسح المعلومات

الأهدافمسح المعلومات هي:

• دراسة ووصف دقيق للعمليات التجارية المراد أتمتتها؛
• تعريف ووصف تعديلات النظام والواجهات بما في ذلك. واجهات مع الأنظمة الخارجية ووسائل نقل البيانات من البرامج الحالية التي يجب تطويرها وتنفيذها خلال المشروع؛
• تطوير المواصفات الفنية (TOR)؛
• وضع توصيات لإعادة هندسة (تحسين) تدفقات المستندات وتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي.

الغرض من هذه المرحلة هو تحديد متطلبات العميل لنتائج التنفيذ، وبالتالي فإن التعاون الوثيق بين العميل والمستخدمين الرئيسيين والمحلل ضروري طوال مرحلة مسح المعلومات وتحليلها. عادةً ما يكون مسح المعلومات هو الخطوة التالية بعد مسح ما قبل المشروع، ويتضمن فحصًا تفصيليًا لجميع مجالات العمل التي ستتأثر أثناء المشروع، بدلاً من مجرد تحديد المجالات الوظيفية الرئيسية و"التطبيقات القاتلة"، كما ويتم ذلك خلال المسح قبل المشروع.

ومن أجل الحصول على المعلومات اللازمة، يتم إجراء الدراسات الاستقصائية والمقابلات مع المستخدمين الرئيسيين (العميل، مدير المشروع، رؤساء الأقسام، المستخدمين الرئيسيين) على غرار المسح السابق للمشروع، ولكن على مستوى أكثر تفصيلاً. يتم عرض نماذج أسئلة الاستبيان، التي ستتيح لك الإجابات عليها الحصول على معلومات من العميل ومستخدمي EDMS المستقبليين، في قسم "أسئلة الاستبيانات والمقابلات".

نتائجينعكس العمل في وثيقة "المتطلبات الوظيفية" (بالفرنسية) أو التقرير أو الاختصاصات (حسب مدى تعقيد المشروع).

يجب أن تحتوي الوثيقة النهائية على:

1. المتطلبات الوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية؛
2. وصف واجهات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
3. وصف العمليات التجارية؛
4. توصيات لإعادة هندسة (تحسين) تدفق المستندات؛
5. معلومات أخرى تم الحصول عليها خلال المسح والتحليل.

نتيجة للعمل المنجز لتنظيم العمل المكتبي الفعال وتدفق المستندات والقرار المتخذ لتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني، يقوم فريق المشروع بصياغة متطلبات النظام الآلي، ووضع قائمة بالعمليات التي سيتم تشغيلها آليًا، وتحديد الأولويات وتسلسل أتمتتها.

بعد تحديد أهداف وغايات وحدود مشروع تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يبدأ العمل على تطوير وتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني الآلي.

من أجل أتمتة العمل مع المستندات بشكل فعال، يوصى بما يلي:

1. قم بعمل قائمة بالموجودة أنواع الوثائقفي المنظمة
2. يفعل فحص كل نوعالوثيقة (انظر أدناه)*
3. مؤلف موسيقى قائمة الموظفين المسؤولينلإنشاء المستندات (من يقوم بإنشاء أنواع المستندات)
4. مؤلف موسيقى قائمة الموظفين الذين قاموا بالزيارة والتوقيع والموافقةالوثائق (من، ما هي أنواع الوثائق، الشروط التي بموجبها تكون التأشيرة مطلوبة، التوقيع)
5. وبناء على هذه القوائم إنشاء طريق عاممرور المستندات مع شروط المرور - الخوارزمية (مخطط التشغيل أو مخطط تدفق المستندات الرسومية)
6. تحديد اللازمة المستندات المحاسبية(التقارير): شروط إنشاء التقارير ونماذجها
7. تحديد أنواع المستندات التي يجب وضعها تحت المراقبة (تحديد المواعيد النهائية، نماذج الإخطار، نموذج بطاقة المراقبة، شروط الإزالة من المراقبة)
8. بناء على المسوحات وضع تعليمات للتعليم ما قبل المدرسةاذا كان ضروري
9. إنشاء قائمة بالحالات(مع بيان فترات التخزين وأسس تشكيل الحالات) إذا لزم الأمر
10. إنشاء قائمة تعكس آلية الوصول إلى مختلف أنواع المستندات (حسب المنصب)

فحص كل نوع من المستندات:

• وصف تقنية التوثيق (التجميع): مجموعة من التفاصيل وموقعها وطرق ملؤها (إذا لزم الأمر)؛
• وصف نماذج بطاقات التسجيل والتحكم (RCC): مجموعة الحقول وترتيبها في البطاقة؛
• إظهار شروط حركة المستندات (توافر التوقيعات والتأشيرات والشيكات وما إلى ذلك)؛
• إظهار مخطط تدفق المستندات (المسار) أو قائمة بالمصدقين الرئيسيين والموقعين وما إلى ذلك؛
• وصف طريقة التسجيل والرموز المخصصة لأنواع مختلفة من المستندات

أسئلة للاستبيانات والمقابلات

تم إدراج هنا الأسئلة التي يمكن استخدامها في الاستبيانات أو عند إجراء مقابلات مع المستخدمين عند إجراء مسح لهدف تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). الأسئلة هي استشارية. لا توجد متطلبات واضحة لإجراء المسح، لذلك يجب على المحلل أن يبدع في الحصول على المعلومات اللازمة وهيكلتها وعرضها.

يحتاج إلى أتمتة عملية إدارة الوثائق:

1. ما هي الأهداف طويلة المدى وقصيرة المدى لتطبيق النظام؟
2. ما هي المعايير الأساسية لنجاح مشروع تطبيق نظام إدارة الوثائق؟
3. في أي إطار زمني يكون من المرغوب تنفيذ النظام؟ ما هي أسباب هذه المواعيد النهائية؟
4. من هو البادئ الرئيسي للمشروع: لمصلحة أي قسم أو مدير (المديرين) من المخطط تنفيذ النظام؟
5. من هم العملاء الرئيسيون لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (ما هي الأقسام) والمشاركين الرئيسيين في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟
6. عند تنفيذ النظام، هل تخطط للانتقال الكامل أو الجزئي إلى التكنولوجيا اللاورقية للعمل المكتبي وتدفق المستندات؟ صف كيف تراه.
7. هل هناك خطط لاستخدام أنظمة حماية المعلومات المشفرة والتوقيع الرقمي الإلكتروني (CIPF وEDS)؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى الإشارة إلى اسم أو نوع أنظمة الأولوية.
8. المعالجة، ما هي أنواع المستندات والتنسيقات والأنواع المقرر أن يتم تشغيلها آليًا بواسطة النظام؟
8.1. صف بإيجاز المعلمات الرئيسية لكل منها، مع الإشارة إلى الاختلافات.
8.2. حدد أولوياتك
9. ما هو عدد محطات العمل المقرر تركيبها في وقت واحد؟
10. ما هو عدد أماكن العمل المخطط ربطها بالنظام في نهاية المطاف (إجمالياً)؟
11. في أي الأقسام سيتم التخطيط لتطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟
12. وصف المسؤوليات الوظيفية الرئيسية للإدارات - المشاركين الرئيسيين في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

الأمور التنظيمية:

13. هل هناك متخصصون فنيون سيقودون المشروع نيابة عن العميل؟
14. هل هناك متخصصون في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة سيقودون المشروع نيابة عن العميل؟

أسئلة حول التعليم ما قبل المدرسة:

15. هل هناك أحكام أو تعليمات أو لوائح معتمدة أو وثائق معيارية أخرى تنظم العمل بالمستندات (وصف قواعد العمل المكتبي وتدفق المستندات)؟
15.1. ما مدى نضجهم وملاءمتهم؟
15.2. هل هناك أي خطط لتغييرها؟
15.3. إذا كانت هذه الوثائق موجودة، يرجى تقديمها للتحليل.
16. إذا لم تكن هناك مثل هذه القواعد (اللوائح والتعليمات والأساليب) أو أنها ليست ذات صلة، فهل من الضروري إجراء مسح ووصف وتحسين العمليات الحالية؟
16.1. هل هناك فهم لضرورة وتوقيت مثل هذه الإجراءات؟
16.2. أم أن هناك خططًا لأتمتة العمليات "كما هي"؟
16.3. إذا كان سيتم إجراء المسح والتحسين، فحدد مجالات المسح والأهداف ومعايير التحسين.
17. كيف يتم تنفيذ الأعمال الورقية؟
17.1. مركزية
17.2. اللامركزية
17.3. مختلط.
18. ما هو القسم أو الموظف المسؤول عن التعامل مع المستندات؟
19. من في الشركة ينظم العمل بالمستندات (أي قسم)؟
20. ما هي الوظائف (العمليات، العمل) التي تحتاج إلى التشغيل الآلي لهذه الأنواع من المستندات؟ اوصفهم (بإيجاز)
21. ما هو الحجم التقريبي لتدفق المستندات سنويًا/شهريًا لكل نوع محدد من المستندات؟
22. اذكر أنواع المستندات التي تُستخدم فيها النماذج والقوالب، والتي من المقرر أن يتم تشغيل العمل بها آليًا؟
23. ما هي أشكال المحاسبة والتسجيل المستخدمة لكل نوع من المستندات؟ صف هيكلها وقواعد التعبئة وقواعد إنشاء أرقام التسجيل.
24. ما هي المستندات التي تتطلب رقابة إضافية؟ وصف خصائصها ومتطلبات التحكم.
25. ما هي أنواع وأنواع التقارير التي يجب تنفيذها لكل نوع من المستندات؟
26. أنواع العمل المنجز على كل نوع من المستندات. التغييرات التي تحدث للمستند أثناء عملية الأعمال.
27. وصف مسؤوليات الوظيفة لمعالجة مستندات الموظفين المشاركين في تدفق المستندات.
28. وصف التكنولوجيا الحالية للعمل مع المستندات في منظمة أو قسم:
28.1. إجراءات إعادة توجيه وتسجيل المستندات الواردة؛
28.2. الإجراء الذي تتبعه الإدارة لمراجعة المستندات الواردة وإصدار القرارات؛
28.3. هيكل القرار؛
28.4. إجراءات تقديم المستندات للمراقبة ؛
28.5. أنواع السيطرة؛
28.6. المواعيد النهائية؛
28.7. قائمة الوثائق التي يخضع تنفيذها للرقابة؛
28.8. تكنولوجيا التحكم في تنفيذ الوثائق؛
28.9. إجراءات تسجيل المستندات المستلمة للتنفيذ في الأقسام الهيكلية؛
28.10. إجراءات إزالة المستندات من السيطرة؛
28.11. إجراءات مراجعة مسودات الوثائق من قبل الإدارة والموافقة عليها من قبل الإدارات المختلفة والموافقة عليها؛
28.12. إجراءات التسجيل وإعادة توجيه معالجة المستندات الصادرة؛
28.13. إجراءات تطوير الوثائق الداخلية؛
28.14. تنظيم تخزين المستندات في الأقسام الهيكلية وفي الأرشيف المركزي للمنظمة.
29. ما الذي يجب تغييره في العمل مع المستندات؟
30. ما هي أشكال المحاسبة والتسجيل المستخدمة لكل نوع من المستندات؟
30.1. وصف هيكلها وقواعد التعبئة (إن وجدت).
30.2. قواعد إنشاء رقم التسجيل
31. ما هي أنواع وأنواع التقارير التي يجب تنفيذها لكل نوع من المستندات؟
31.1. تقارير المكتب الحالية؛
31.2. التقارير المكتبية النهائية؛
31.3. تقارير المكتب الإحصائي؛
32. القدرة على إنشاء وتتبع الاتصالات بين الوثائق

أسئلة حول التخزين الأرشيفي:

33. هل هناك أرشيف كوحدة هيكلية؟
34. من المسؤول عن التخزين السريع للوثائق؟
35. هل هناك تعليمات لحفظ المستندات؟ إذا كان لديك وثائق تنظيمية، يرجى تقديمها.
36. هل يتم تطوير مسميات القضايا (كل عام)؟
37. ما هي الوحدة (الرسمية) المسؤولة عن إعداد واعتماد التسمية الموحدة للقضايا.
38. هل هناك فحص لقيمة المستندات وإتلاف المستندات؟
39. هل يوجد جهاز مرجعي علمي؟ من يقودها؟ وصف هيكلها.
40. هل تم وضع سياسة للوصول إلى الوثائق، وخاصة السرية منها؟
41. هل هناك خطط لنقل أرشيف المستندات "الورقية" إلى النظام؟
41.1. يرجى الإشارة إلى الكمية التقريبية للمستندات وشكلها وأنواعها.
41.2. هل أرشيف الوثائق موزع جغرافيا؟ إذا كانت الإجابة بنعم، أين تقع مواقع تخزين المستندات؟
41.3. تحديد الإطار الزمني المطلوب لنقل المعلومات إلى النظام.
42. ما هي القواعد المطبقة على شطب المستندات إلى ملفات ونقلها إلى الأرشيف، وما هي معايير التخزين؟
43. قواعد العمل مع تسميات القضايا الخاصة بالقسم وهيكلها وتنظيم تخزين المستندات في القسم والتي يخضع العمل بها للأتمتة.

وصف الهيكل التنظيمي:

لإجراء تقييم أولي للمتطلبات، هناك حاجة إلى معلومات حول الهيكل التنظيمي للشركة. يجب أن يكون وصف الهيكل التنظيمي عبارة عن رسم تخطيطي (بتنسيق Visio أو ARIS أو تنسيق آخر مشابه). وصف النص ممكن أيضا. يجب أن يعكس الرسم التخطيطي (أو الوصف النصي) للهيكل التنظيمي ما يلي:

44. قائمة المنظمات ذات المستوى الأعلى (شركة الإدارة، قائمة المجمعات والفروع والكيانات القانونية الفردية (على سبيل المثال، مكاتب الشركة)، وما إلى ذلك)، بما في ذلك:
44.1. أسماء المنظمات؛
44.2. الموقع الجغرافي للمنظمات؛
44.3. العلاقات بين المنظمات (التسلسل الهرمي)؛
44.4. مجالات نشاط المنظمات.
45. الهياكل التنظيمية للمنظمات ذات المستوى الأعلى والتي ينبغي أن تحتوي على:
45.1. هيكل الأقسام
45.2. العلاقات المتبادلة بين الإدارات؛
45.3. وظائف الإدارات.
45.4. مجالات مسؤولية الإدارات.

في البداية، نحن مهتمون بالمعلومات حول الوحدات الهيكلية التي ستشارك في تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية.

البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في المنظمة:

46. ​​ما هو الدعم الفني المتوفر: خصائص الخادم، مواقع العملاء؟
47. هل يتم استخدام نظام (أنظمة) المعلومات حاليًا لأتمتة المهام الحالية؟
47.1. إذا كانت الإجابة بنعم، ما هي الميزات التي تتضمنها؟
47.2. ما الذي أنت غير راضٍ عنه/المشاكل الحالية؟
47.3. هل هناك خطط لاستبداله كليًا أو جزئيًا؟
47.4. ترحيل البيانات: كيف يتم التخطيط لنقل المعلومات المتراكمة:
- لا يمكن التسامح معه
- حمل باليد،
- النقل تلقائيا.
47.5. إذا كنت تخطط لنقل البيانات "القديمة" تلقائيًا إلى نظام جديد، فمن الضروري توفير معلومات حول البنية وتنسيقات التخزين، وصياغة متطلبات تحويل البيانات.
48. هل التكامل مع الأنظمة الأخرى مطلوب؟
49. ما هو التكوين النموذجي لمحطات عمل العميل (المعالج، ذاكرة الوصول العشوائي، نظام التشغيل، وما إلى ذلك)؟
50. هل توجد قائمة بالبرامج القياسية المثبتة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى تقديم هذه القائمة.
51. ما هي خصائص أجهزة الخادم الأساسية؟
52. هل يستخدم موظفو الشركة البريد الإلكتروني الخاص بالشركة في عملهم اليومي؟ ما هو خادم البريد والعميل الذي تستخدمه؟
53. تحديد الإصدار والمطور لبرنامج خادم البريد الإلكتروني الخاص بالشركة.
54. ما هي طوبولوجيا شبكتك:
1.1. هل تعتمد الشبكة المحلية على مجال Windows NT؟
1.2. كم عدد محطات العمل الموجودة على شبكتك المحلية؟
1.3. هل هناك توزيع إقليمي للشبكة؟ إذا كان هناك:
1.3.1. ما هو توزيع محطات العمل بين الفروع (المكاتب)؟
1.3.2. ما هي سعة قنوات الاتصال بين قطاعات الشبكة؟
55. هل يوجد خادم ملفات مخصص لتخزين المستندات؟ ما هو الحجم المقدر للمستندات المخزنة على هذا الخادم؟
56. هل توجد استراتيجية لتخزين المعلومات غير المنظمة (أجهزة الكمبيوتر، وخوادم الملفات المخصصة، وأنظمة التخزين الفرعية، وما إلى ذلك)؟
57. ما هو متوسط ​​حجم المستندات المخزنة على محطات عمل العميل؟
58. ما هي أنظمة المعلومات المؤسسية (CIS) المستخدمة في المؤسسة؟
59. هل توجد أنظمة إدارة قواعد بيانات مرخصة وكيف يتم استخدامها؟ قم بالإشارة إلى مطوري وإصدارات نظام إدارة قواعد البيانات المستخدمة في المؤسسة.
60. هل يتم استخدام خدمات الدليل للتعرف على المستخدمين؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى الإشارة إلى أي منها.
61. هل توجد خدمة دعم فني للمستخدمين (مكتب المساعدة)؟ هل هناك أي ضوابط لهذه الخدمة؟
62. كم عدد الموظفين في قسم تكنولوجيا المعلومات (قسم، قسم)؟ ما هي المهام الرئيسية التي تحلها هذه الوحدة؟
63. الإشارة إلى الأنظمة التي ينبغي أن يتكامل معها نظام إدارة الوثائق.
64. وضح النسبة التقريبية للموظفين الذين لديهم حق الوصول إلى المستندات للمراجعة فقط إلى عدد الموظفين الذين لديهم الحق في تعديل وتنفيذ إجراءات معينة.

متطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية:

65. قم بإدراج ووصف المتطلبات الوظيفية للنظام الجديد التي تعتبرها الأكثر أهمية.
66. تكوين سمات كل بطاقة وثيقة:
- اسم
- وصف
- التسمية على النموذج (الاسم في النموذج)
- نوع البيانات
- طريقة التعبئة (يدويا، من دليل، ...)
67. البحث عن المستندات حسب سمات بطاقات التسجيل قائمة تفاصيل بطاقة البحث
68. الحاجة إلى إنشاء تاريخ للعمل مع المستندات، وتتبع التقدم المحرز في التنفيذ وعملية الموافقة، وما إلى ذلك.
69. المرشحات اللازمة في النظام
70. طلبات المعلومات التي يجب على النظام تلبيتها

نقترح إضفاء الطابع الرسمي على المعلومات التي تم الحصول عليها نتيجة للمسح في النموذج برامج التشغيلأو في النموذج خوارزمية. على سبيل المثال، نقترح النظر في دورة حياة أوامر الأنشطة الأساسية. تقنية العمل مع هذا النوع من المستندات هي الأكثر توحيدًا ويمكن استخدامها في العديد من المؤسسات.

أمثلة على عملية العمل مع مستند

نقترح إضفاء الطابع الرسمي على المعلومات التي تم الحصول عليها نتيجة للمسح في شكل برنامج تشغيل أو في شكل خوارزمية. على سبيل المثال، نقترح النظر في دورة حياة أوامر الأنشطة الأساسية. تقنية العمل مع هذا النوع من المستندات هي الأكثر توحيدًا ويمكن استخدامها في العديد من المؤسسات.

مخطط دورة حياة أمر للنشاط الرئيسي

انقر على الصورة لتكبيرها

خوارزمية لمعالجة أوامر الأنشطة الأساسية

تطوير المتطلبات الوظيفية

بناءً على المعلومات المذكورة أعلاه، يقوم المحلل بتطوير المتطلبات الوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية أو الاختصاصات لتطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. على وجه الخصوص، يجب على المحلل وضع متطلبات تنسيق وتكوين بطاقات التسجيل والتحكم (تعيين وترتيب الحقول في البطاقة، وطرق ملء نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وما إلى ذلك)، وطرق حركة المستندات والمتطلبات الأخرى الضرورية لإعداد وتطوير نظام EDMS.

يجب أن يتم أتمتة العمل، وبالتالي تحديد المهام لتطوير البرمجيات، في ظل وجود وثائق تنظيمية تنظم العمل مع المستندات: التعليمات واللوائح والكتب النموذجية وما إلى ذلك.

في حالة عدم وجود مثل هذه المستندات، من الضروري تطوير مستند (مستندات) يحدد القواعد الأساسية للعمل مع المستندات، والتي من المقرر أن يتم تشغيل العمل بها آليًا.

توثيق

أثناء الفحص، يتم إعداد الوثائق التالية:

1. تقرير مسح المعلومات (نموذج المعلومات)

غاية:
تسجيل المعلومات التي تم الحصول عليها أثناء المسح، وإجراء مقابلات مع موظفي العميل من أجل تطوير المواصفات الفنية لإنشاء وتكوين نظام آلي

يشمل:

• وصف الخصائص العامة للعميل؛
• وصف الهيكل التنظيمي؛
• وصف المعدات التقنية؛
• وصف العمليات التجارية المراد أتمتةها؛
• وصف متطلبات المستخدم؛
• توصيات لتحسين العمليات التجارية.

2. الشروط المرجعية لإنشاء النظام الآلي (نموذج البيانات)

غاية:
تطوير المتطلبات الفنية لوظيفة النظام الآلي وبنيته

يشملوصف:

• أوس؛
• وظائف النظام
• سمات البطاقة؛
• واجهات؛
• الكتب المرجعية؛
• أزرار العمل؛
• شروط الإشعار؛
• المتطلبات الفنية الأخرى لنظام EDMS.

يمكن إضافة أقسام التوثيق الموضحة أعلاه وتغييرها حسب الحاجة. يعد تطوير التوثيق عملية إبداعية ويعتمد أيضًا على احترافية المحلل الذي يقوم بتطوير هذه المستندات.

حاليًا، هناك تطور سريع وتنفيذ تكنولوجيات المعلومات ليس فقط في الوكالات الحكومية، ولكن أيضًا في العديد من الشركات الروسية، ويعتمد نجاح التنفيذ نفسه على النهج المتبع في تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، ومدى نجاحه المخطط لها.

ومع نمو الأعمال التجارية، يزداد أيضًا حجم الوثائق الورقية. وعندما يتجاوز عدد المستندات التي تتم معالجتها قيمة العتبة، فإن عمليات العمل مع المستندات تخرج عن نطاق السيطرة، وتتوقف عن الإدارة، ونتيجة لذلك، تبدأ في إبطاء تطوير المؤسسة، ثم أهمية تنفيذ EDMS يأتي إلى النور. في هذه المرحلة، تواجه العديد من الشركات مشكلة تسمى "من أين نبدأ".

تتضمن عملية تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في الممارسة العالمية والمحلية الناجحة المراحل التالية:

1. مسح المعلومات.
   1. إجراء المقابلات.
   2. استجواب.
2. تحليل البيانات التي تم جمعها.
3. تشكيل المتطلبات الفنية والوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
4. مراقبة سوق EDMS وطرح المناقصة.
5. اختبار النسخة التجريبية.
6. إبرام اتفاق.
7. تطوير اللوائح الخاصة بنظام EDMS.
8. تثبيت البرامج وتكوينها.
9. تدريب مستخدمي EDMS.
10. اختبار البرمجيات مع المستخدمين.
11. القضاء على الأخطاء التي تم تحديدها أثناء اختبار النظام.
12. العملية الصناعية.

لماذا لا تفعل دون مسح المعلومات؟

لماذا من المهم جدًا إجراء مسح للمعلومات؟ ويعتقد أن ضمانات المسح قبل المشروع عالية الجودة نجاح 80% في تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).. بعد كل شيء، فإنه يسمح:

• الحصول على "صورة" أوضح للمنظمة: مهمتها، ومجالات نشاطها؛ هيكل الشركة؛ وظائف الأقسام (وتفاعلها) المنصوص عليها في الأحكام المتعلقة بالتقسيمات الهيكلية؛ العمليات التجارية الرئيسية؛
• تحديد الحالة العامة لتنظيم العمل المكتبي في المؤسسة؛
• تحديد تدفقات المعلومات والوثائق (بما في ذلك أنواع المستندات المستخدمة)؛
• تحديد ومراعاة المخاطر وطرق التغلب عليها عند تنفيذ النظام؛
• تحديد الغرض من التنفيذ؛
• تحديد المهام والوظائف التي سيتعين على نظام EDMS القيام بها لاحقًا؛
• تحديد مستخدمي EDMS؛
• تعلم ووصف العمليات التجارية الحالية (ليتم تشغيلها آليًا)، وما إلى ذلك.

يمكنك الحصول على إجابات للأسئلة المذكورة أعلاه من خلال دراسة مستقلة للمعلومات العامةحول موضوع تنفيذ EDMS. وهذا يساعد على الاستعداد ل إجراء المقابلاتالإدارة والمتخصصين الرئيسيين. وسيساعدك تحليل نتائج المقابلة على التطوير استبيانمع أسئلة أكثر تفصيلاً لمجموعة واسعة من الناس. وبالتالي، فإن كل مرحلة من مراحل الفحص تسمح لك بالتعمق في المشكلة والحصول على وصف تفصيلي متزايد للمشكلة نتيجة لذلك.

فقط من خلال فهم الاحتياجات الحقيقية للمؤسسة يمكن تحديد الوظائف التي يجب أن يؤديها نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). عندها سيكون مظهره قادرًا على تحسين عمل الأشخاص ولن ينظروا إليه على أنه العجلة الخامسة للعربة.

بحلول الوقت الذي بدأ فيه المسح، كان مصنع معالجة اللحوم الخاص بنا يحتوي على مجموعة من المكاتب الموزعة جغرافيًا، وهيكل مؤسسي معقد وكمية كبيرة من تدفق المستندات الورقية، مما أدى إلى تدفق متناثر للمستندات غير منضبط، وانتهاك المواعيد النهائية للموافقة والتنفيذ، بالإضافة إلى فقدان الوثائق.

مع نمو أحجام الإنتاج وزيادة المهام التي تحلها مؤسستنا، زاد حجم الإدارة والوثائق الأخرى التي تم تطويرها واستلامها وإرسالها، كما زاد دور الانضباط في الأداء. فيما يتعلق بوصول مصنع معالجة اللحوم إلى مستوى جديد، قررت إدارة المؤسسة تقديم نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS)، والذي يسمح بأتمتة العمل ليس فقط مع المستندات التنظيمية والإدارية (الأوامر والمراسلات وما إلى ذلك)، ولكن أيضًا أيضًا بعض العمليات التجارية المصحوبة بمعالجة وتنفيذ المستندات.

ولهذا الغرض، تم تشكيل فريق من المتخصصين من الأقسام الهيكلية الرئيسية للمؤسسة. تم تعيين نائب مدير المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، كاتب هذا المقال، رئيسًا لهذا المشروع.

إجراء المقابلات

قررنا تنفيذ نظام EDMS على مراحل. كانت المرحلة الأولى "المرئية" من مسح المعلومات للفريق هي إجراء - مسح للخط الأول من المديرين والمشاركين الرئيسيين في العمليات التجارية الذين سيعملون في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).، أي. سيكون مستخدميها. يجب أن يشمل هذا الاستطلاع بالضرورة المديرين والخبراء المتخصصين في الوحدات الهيكلية المهتمة، والذين سيكونون قادرين على التعبير عن رغباتهم وتعليقاتهم.

وقبل بداية هذه المرحلة كان نائب مدير التعليم ما قبل المدرسة الأسئلة المعدة، الإجابات التي يمكن أن تعطي فكرة عن مشاكل تنظيم العمل مع المستندات.

تم تجميع قائمة المستجيبين في المستقبل، والتي تضمنت حوالي 30 شخصا (هذا رؤساء الأقسام ونوابهم والمتخصصون المسؤولون عن إنشاء المستندات والتوقيع عليها والتوقيع عليها والموافقة عليها). تم الاتفاق على اجتماع منفصل مع كل شخص، تم خلاله تحديد الغرض من المحادثة الشخصية أولاً، ومن ثم كان هناك حوار، كان "برنامجه" عبارة عن قائمة معدة مسبقًا من الأطروحات والأسئلة (انظر مثال 1) . لتسهيل إجراء المقابلات وتحليلها، يمكنك تسجيل المحادثة على مسجل الصوت. ولكن من الأفضل للمشارك في الاستطلاع ألا يعلم بوجود تسجيل، لأن معظم الأشخاص يضيعون عندما يرون مسجل الصوت.

مثال 1

التحضير لإجراء المقابلات كجزء من مسح لمصنع لتجهيز اللحوم لتنفيذ EDS

عرض الانهيار

عند الاجتماع مع كل مشارك، أوضح نائب المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في بداية المحادثة بالتفصيل:

1. الغرض من المسح:

"فحص حالة العمل المكتبي وتدفق المستندات، وفهم العمليات التجارية الحالية التي ينبغي تشغيلها آليًا والتي تكون أنشطتها مصحوبة بمعالجة المستندات وتنفيذها."

2. لماذا تحتاج شركتنا إلى تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS):

"الغرض من نظام EDMS هو تحسين عملية العمل مع المستندات للمديرين والمتخصصين في الموضوع على جميع المستويات، وتقليل وقت العمل الروتيني مع المستندات."

3. ما هي المزايا التي يوفرها نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، على سبيل المثال:

"يسمح لك النظام بتقليل الوقت المستغرق في البحث عن المستند المطلوب، ويسمح لك بالوصول إلى قاعدة بيانات مشتركة للمستندات مع التمييز بين حقوق المستخدم، ويمكنك العمل في النظام عن بعد، والعمل مع مستند واحد بشكل مشترك من قبل العديد من المستخدمين، الموافقة على المستندات بسرعة وسهولة، وأتمتة تسجيل وتوزيع المستندات، وتنظيم التحكم في تنفيذ الأوامر والمستندات (تصبح أنشطة الإدارة شفافة)، ومن الممكن توقيع المستندات في النظام باستخدام التوقيع الإلكتروني، وتنظيم العمل مع العقود، ودمج نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مع البرامج الأخرى التي تستخدمها المنظمة، وتقليل تكلفة صيانة الأرشيف.

1. ما هي المشاكل التي تواجهها عند العمل مع المستندات؟
2. ما الذي ترغب في تحسينه وتحسينه وتغييره في تنظيم العمل مع المستندات؟
3. ما مدى سرعة وكفاءة تسليم المستندات؟
4. أين هي برأيك مناطق الضعف التي تسبب مشاكل في التعامل مع المستندات؟
5. هل نماذج المستندات الموجودة ملائمة للاستخدام؟
6. كم من الوقت تستغرق معالجة مستند واحد؟ يجب طرح هذا السؤال فيما يتعلق بكل نوع من المستندات الموجودة على نطاق واسع في العمليات التجارية للمنظمة.
7. ما هو حجم تدفق المستندات في منطقة عملك؟

تأثرت عملية المقابلة بانشغال المشاركين في الاستطلاع، مما أثر على توقيت إجراء الاستطلاع، كما أظهر أن الموظفين قللوا من أهمية المشروع.

ونتيجة لتحليل المعلومات التي تم جمعها خلال المقابلة تم تشكيل جدول، كما هو موضح في المثال 2. وقد ساعد في تنظيم المعلومات الواردة واستخلاص الاستنتاجات اللازمة، والتي تنعكس بشكل جيد فيها.

مثال 2

تنظيم المعلومات التي تم الحصول عليها خلال المقابلة

عرض الانهيار

بناءً على نتائج المقابلة، تم تحديد العمليات التجارية التالية التي تتطلب التشغيل الآلي بواسطة EDMS في المقام الأول:

• ادارة العقود؛
• تنسيق فواتير الدفع؛
• تنسيق الوثائق التنظيمية والإدارية:
• السيطرة على تنفيذ التعليمات (القرارات).

أتاحت المقابلات تمهيد الطريق للاستجواب، الأمر الذي يتطلب دقة أكبر في تقديم الإجابات على الأسئلة.

استبيان

كان الغرض من الاستطلاع هو الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً (دقيقة) حول الوضع الحالي لتدفق المستندات والعمل المكتبي في المؤسسة. كان المشاركون في الاستطلاع رؤساء الوحدات الهيكلية وخبراء في الموضوع، والذين سيصبحون بعد ذلك مستخدمين لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية. تم إجراء الاستطلاع غيابيا، مما يعني ملء الاستبيان في غياب الباحث.

يتكون الاستبيان من ثلاثة أجزاء (انظر المثال 4):

1. الجزء التمهيدي - كانت مهمته الرئيسية هي تشجيع المستجيب على تقديم إجابات للأسئلة المطروحة. تم وصف غرض الدراسة وأهدافها، وأهمية دور المستجيب؛ تعليمات لملء الاستبيان.
2. يحتوي الجزء الرئيسي على أسئلة ذات صياغة بسيطة، ويعتمد اكتمالها وكميتها على الهدف المنشود (الأسئلة الموجودة في نموذج الاستبيان من المثال 4 هي أسئلة استشارية وقد تختلف عن الأسئلة المثالية لمسح مؤسستك؛ يمكنك استخدامها كبداية عينة لتطوير الاستبيان الخاص بك).
3. الجزء الأخير - هنا حصل المدعى عليه على ضمان سرية الرأي الذي أعرب عنه؛ وتم التعبير عن الامتنان للمشاركة في الدراسة.

وبناءً على طلب المستجيب تم طباعة الاستبيان وتسليمه له شخصياً أو إرساله إلى بريده الإلكتروني. تم تصميم نموذج الاستبيان بحيث يسهل على المستجيب تعبئته مباشرة في ملف Word.

إذا تم إرسال الاستبيان كملف Word، فسيرى المستلم أولاً النص المصاحب في نص البريد الإلكتروني (جميع تفاصيل الاتصال في المثال وهمية):

مثال 3

إرفاق النص وموضوع البريد الإلكتروني عند إرسال الاستبيان كملف مرفق عبر البريد الإلكتروني

عرض الانهيار

مثال 4

استبيان لإجراء مسح للمؤسسة قبل تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

عرض الانهيار

تم إدخال البيانات المجمعة في جدول MS Excel، مما جعل من الممكن إنشاء مخططات توزيع الآراء حول كل قضية تلقائيًا. أولئك. وتم عرض النتائج على الإدارة بأكثر الطرق وضوحًا (انظر المثال 6). تم عكس عدد خيارات الإجابة المحددة لكل سؤال على ورقة واحدة من الملف، وتم إنشاء المخططات المستندة إلى هذه البيانات في ورقة أخرى:

في المستقبل، سنأخذ في الاعتبار جميع المخاطر التي تم تحديدها من أجل التحول إلى العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في أقرب وقت ممكن:

• خطر الغياب أو التحديد غير الصحيح لمهام ووظائف نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؛
• خطر التقليل من الموارد اللازمة (النقدية والوقت)؛
• خطر التأخير في تنفيذ مراحل المشروع؛
• خطر عدم كفاية المعلومات لموظفي الشركة حول سير العمل، وكذلك خطر الإهمال والسلبية ومقاومة الموظفين وضعف مشاركة المديرين في المشروع؛
• خطر ضعف المعدات التكنولوجية؛
• خطر عدم وجود إطار تنظيمي.

بشكل عام، أظهر الاستطلاع موقفًا إيجابيًا تجاه إدخال إدارة المستندات الإلكترونية، ولكن كان هناك أيضًا عدد من الموظفين الذين كان لديهم موقف سلبي تجاه تنفيذ EDS، لأنهم اعتبروا هذا المشروع مجرد ابتكار آخر لن يؤدي إلا إلى إضافة المزيد العمل لهم.

بعد ذلك، بناءً على تحليل نتائج المقابلات والاستبيانات، تم تحديد الهدف ووضع متطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، لكن هذه مرحلة أخرى لا تقل أهمية من أعمال التنفيذ. حاليًا، تقوم شركتنا بإجراء تحليل مقارن لسوق EDMS.

الحواشي

عرض الانهيار

الكلمات الدالة:مسح المؤسسة، إجراء المقابلات والاستجواب، تسجيل المعلومات الواردة، تسجيل المعلومات الداخلية، تسجيل المعلومات الصادرة، تقرير عن المسح السريع للمؤسسة، النموذج المرجعي، نموذج الأعمال الكامل للمنظمة، النموذج الوظيفي لمجال الموضوع.

مهام ومراحل فحص ما قبل التصميم لمنشأة التشغيل الآلي

يعد مسح المؤسسات مرحلة مهمة ومحددة في تصميم نظم المعلومات. مدة الفحص عادة 1-2 أسابيع. خلال هذا الوقت، يجب على محلل النظام فحص ما لا يزيد عن 2-3 أنواع من الأنشطة (الموارد البشرية، المحاسبة، النقل، التسويق، وما إلى ذلك).

جمع المعلومات للبناء نموذج العمل الكامل للمنظمةغالبًا ما يتعلق الأمر بدراسة تدفقات المعلومات الموثقة ووظائف الأقسام، ويتم إجراؤها أيضًا من خلال المقابلات والاستبيانات.

قبل البدء بأعمال المسح تقوم المنظمة عادة بتوفير مجموعة من الوثائق والتي تتضمن عادة:

معلومات موجزة عن أنشطة المؤسسة.

معلومات عن الأنشطة الإدارية والمالية والاقتصادية والإنتاجية للمؤسسة.

معلومات حول السياسات المحاسبية وإعداد التقارير.

التدفق المنتظم للمستندات في المؤسسة.

سجل المعلومات الواردة.

سجل المعلومات الداخلية.

سجل المعلومات الصادرة.

معلومات حول البنية التحتية للمعلومات والحوسبة للمؤسسة.

معلومات عن الأشخاص المسؤولين.

قوائم الأسئلة للمقابلات والاستبياناتيتم تجميعها لكل قسم يتم مسحه والموافقة عليها من قبل رئيس الشركة. ويتم ذلك لغرض:

منع الوصول إلى المعلومات السرية؛

تعزيز التوجه المستهدف للمسح؛

التقليل من إلهاء موظفي المنشأة عن أداء واجباتهم الوظيفية.

قائمة الأسئلة العامة(مع تفاصيلها اللاحقة) تتضمن النقاط التالية:

المهام الرئيسية للوحدات.

المعلومات التي تم جمعها وتسجيلها؛

إعداد التقارير؛

التفاعل مع الإدارات الأخرى.

استبيانات للمديرين والمتخصصينقد تحتوي على الأسئلة التالية:

ما هي الأهداف (من وجهة نظر إدارتك) التي يجب أن تكون أهداف إنشاء نظام متكامل لإدارة المؤسسات؟

الهيكل التنظيمي للوحدة.

مهام الوحدة.

تسلسل الإجراءات عند أداء المهام.

ما هي أنواع المنظمات الخارجية (البنك، العميل، المورد، إلخ) التي تتفاعل معها الوحدة وما هي المعلومات التي يتم تبادلها؟

ما هي المواد المرجعية التي تستخدمها؟

ما هو مقدار الوقت (بالدقائق) الذي تقضيه في أداء العمليات الأساسية؟ ما هي تواريخ "ذروة الأحمال"؟ (التكرار شهريًا، ربع سنوي، سنوي، إلخ.) المعدات الفنية للقسم (أجهزة كمبيوتر، شبكة، مودم، إلخ). تستخدم منتجات البرمجيات لأتمتة العمليات التجارية.

ما هي التقارير وكم مرة تستعد للإدارة؟ متخصصون رئيسيون في القسم يمكنهم الإجابة على أي أسئلة حول العمليات التجارية المستخدمة في القسم.

خصائص كائنات التحكم عن بعد.

تدفق المستندات في مكان العمل.

البيانات التي يتم جمعها بهذه الطريقة، كقاعدة عامة، لا تغطي جميع الجوانب الهامة للنشاط التنظيمي ولها درجة عالية من الذاتية. والأهم من ذلك، أن هذا النوع من الاستطلاع لا يحدد العوامل المستقرة المرتبطة بالخصائص المحددة للمنظمة، والتي يمكن أن تتأثر حصريًا بطرق التعديل الوظيفي للنظام التنظيمي.

يُظهر تحليل الدراسات الاستقصائية لرؤساء المنظمات والمؤسسات التي شملها الاستطلاع أن أفكارهم حول هيكل المنظمة والأهداف العامة والمحلية للتشغيل ومهام ووظائف الإدارات وكذلك تبعية الموظفين تكون متناقضة في بعض الأحيان. بالإضافة إلى ذلك، تختلف هذه الأفكار أحيانًا عن الأهداف والقواعد المعلنة رسميًا أو تتعارض مع الأنشطة الفعلية.

إذا كان من الممكن التعرف على بنية تدفقات المعلومات من خلال عينات من المستندات وتكوينات شبكات الكمبيوتر وقواعد البيانات، فإن بنية العمليات الدقيقة الحقيقية التي يقوم بها الموظفون في اتصالات المعلومات (غير موثقة إلى حد كبير) تظل مجهولة.

يمكن تقديم الإجابات على هذه الأسئلة من خلال التشخيص الهيكلي والوظيفي استنادًا إلى طرق التصوير المستمر (أو الانتقائي) لوقت عمل الموظفين. الغرض من التشخيص هو الحصول على معرفة موثوقة حول المنظمة والعلاقات التنظيمية لعناصرها الوظيفية.

وفي هذا الصدد، تشمل أهم مهام التشخيص الوظيفي للهياكل التنظيمية ما يلي:

تصنيف موضوعات الأداء (فئات ومجموعات العمال)؛

تصنيف عناصر عملية الأداء (الإجراءات، الإجراءات)؛

تصنيف الاتجاهات (المشكلات التي يتعين حلها)، وأهداف العملية؛

تصنيف عناصر تدفق المعلومات؛

إجراء مسح لأنشطة موظفي المنظمة ؛

دراسة التوزيع (في الوقت والتكرار) للخصائص التنظيمية: الإجراءات، واتصالات الموظفين، ومجالات النشاط، وعناصر تدفق المعلومات - بشكل فردي وبالاشتراك مع بعضها البعض حسب فئات الموظفين وأنواع الإجراءات ومجالاتها (وفقًا لـ نتائج ومنطق البحث)؛

تحديد الهيكل الحقيقي للعلاقات الوظيفية والإعلامية والهرمية والمؤقتة والإشكالية بين المديرين والموظفين والإدارات؛

إنشاء هيكل لتوزيع وقت العمل للمديرين والموظفين فيما يتعلق بوظائف ومشاكل وأهداف المنظمة؛

تحديد التقنيات الرئيسية لعمل المنظمة (عمليات المعلومات، بما في ذلك العمليات غير الموثقة)، وتحديد أهدافها مقارنة بالأهداف المعلنة للمنظمة؛

تحديد مجموعات العاملين المتجانسة في أنشطتها المحددة والتوجه المستهدف والتبعية الحقيقية وتشكيل نموذج حقيقي للهيكل التنظيمي ومقارنته بالهيكل التنظيمي المعلن عنه؛

تحديد أسباب التناقض بين الهيكل المعلن والحقيقي للعلاقات التنظيمية.

"التصوير" المستمر لوقت العمل هو المراقبة والتسجيل المستمر لخصائص العمال أثناء العمل طوال يوم العمل بأكمله. في هذه الحالة، يتم إدخال المعلمات المعروضة بشكل تسلسلي في جدول العمل المُعد مسبقًا. وفيما يلي نموذج ورقة عمل محلل النظم:

مباشرة بعد الانتهاء من إجراء الفحص، يتم تجديد الجدول بخصائص إضافية: الفرع التكنولوجي، ووظيفة النظام، والموضوع، والجانب، والخلفية العاطفية، وما إلى ذلك.

يتم ملء بعض المؤشرات، تلك التي تحمل علامة النجمة، أثناء المسح، والباقي - بعد ذلك. محتويات الإدخالات هي كما يلي:

الرقم (بالترتيب) ؛

الوكيل (منصب الموظف الذي يتم مسحه) ؛

الوقت الذي تم فيه تنفيذ الإجراء؛

الإجراء (اسم محتوى مجموعة من الإجراءات الأولية التي توحدها عمومية المشكلة المحددة التي يتم حلها)؛

المعلومات (اتجاه تدفق المعلومات بين الوكيل والطرف المقابل)؛

المبادرة (البادئ ببدء هذا الإجراء) ؛

الطرف المقابل (منصب الموظف الذي على اتصال بالموضوع) ؛

العلاقة (التي تعكس تبعية الوكيل والطرف المقابل، شكل التفاعل في هذا الإجراء)؛

المشكلة (وصف لفظي للمشكلة التي يتم حلها).

نتيجة المسح قبل المشروعيجب أن تظهر " تقرير عن التفتيش السريع للمؤسسة"، ويرد هيكلها أدناه.

وصف تخطيطي موجز للعمليات التجارية، على سبيل المثال:

إدارة المشتريات والمخزون؛

إدارة الانتاج؛

إدارة المبيعات؛

إدارة الموارد المالية.

المتطلبات الأساسية وأولويات الأتمتة.

تقييم موارد العميل اللازمة لدعم المشروع.

وفي هذا العمل تم اختيار شركة “بنك الزمان” لتكون المؤسسة قيد الدراسة. تأسست عام 1989 وتعمل في سوق القطاع المصرفي وتقدم الخدمات للكيانات القانونية والأفراد. السمات الإستراتيجية للبنك هي سرعة الخدمة، ومجموعة واسعة من عروض الإقراض، ومستوى عالٍ من التكيف مع البيئة الخارجية - الثقافية والاقتصادية والقانونية والتكنولوجية والسياسية. يقع البنك في كازاخستان ومكتبه الرئيسي في أستانا.

أحد مجالات التطوير ذات الأولوية لدى البنك هو تحسين عمليات تكنولوجيا المعلومات الحالية. للقيام بذلك، قررت الإدارة اللجوء إلى مساعدة شركات تكامل الطرف الثالث. ومن المخطط تحديث قسم تكنولوجيا المعلومات وفقًا لنهج الخدمة وأفضل الممارسات العالمية، في حين أن من بين الأولويات القصوى في البنك تحسين كتالوج الخدمة والتنفيذ الكامل لعملية إدارة الحوادث وأصول تكنولوجيا المعلومات.

منهجية فحص قسم تكنولوجيا المعلومات في البنك

لاختيار منهجية المسح لقسم تكنولوجيا المعلومات في البنك، تم تحليل الأساليب التالية:

• 1. تحليل الوثائق الموجودة للعملية و/أو نظام التشغيل الآلي. للقيام بذلك، يتم طلب مجموعة كاملة من المستندات، ونشر منصة لأنظمة الأتمتة الحالية وإجراء دراسة مستقلة للمواد المستلمة.
• 2. مقابلة موظفي العميل. تذهب الشركة المتكاملة إلى موقع الاستطلاع وتجري مقابلات حول جميع العناصر الأساسية لعمل قسم تكنولوجيا المعلومات.
• 3. الملاحظة. تقوم الشركة المتكاملة بإجراء مسح في مكان عمل العميل، مع مراقبة المشاركين في العملية، وكيفية أدائهم لوظائفهم في العملية والعمل في النظام.
• 4. طلب ​​معلومات - استبيان. يتم إرسال الاستبيانات إلى العميل، وبعد ذلك يقوم الموظفون من جانب العميل بملئها. بعد ذلك، يتم تحليل الاستبيانات من قبل فريق المشروع من الشركة المتكاملة.
• 5. مزيج من الأساليب المذكورة أعلاه.

إن السفر إلى مكان عمل العميل معقد بسبب حقيقة أن المكتب الرئيسي للعميل يقع في بلد آخر، علاوة على ذلك، فإن أماكن العمل موزعة على عدة مدن. تم رفض طريقة الرصد بسبب الوقت الطويل والتكاليف البشرية اللازمة لتطبيق هذه الطريقة. تعد دراسة المستندات واللوائح عملية طويلة في الشركة وتتطلب عددًا كبيرًا من الموارد البشرية. واعتبر استخدامه ضروريا لتنفيذ المشروع، ولكن في المراحل التالية تم إدراجه في خطة المشروع. تم اختيار طريقة المسح باعتبارها الأكثر فعالية من حيث تكاليف العمالة وتكاليف الوقت والنتائج التي تم الحصول عليها.

تم إجراء مسح قسم تكنولوجيا المعلومات بالبنك باستخدام مسح لمستخدمي أنظمة المعلومات التي تعمل على أتمتة عمليات تكنولوجيا المعلومات. تم جمع البيانات حول التنظيم الحالي لعملية تكنولوجيا المعلومات التي يتم مسحها على مرحلتين.

تم تنفيذ المرحلة الأولى من خلال التواصل عن بعد مع مستخدمي النظام: حيث تم جمع المعلومات من خلال الاستبيانات والمحادثات الهاتفية. تم تقسيم المعلومات المطلوبة إلى فئتين:

• · جمع المعلومات حول الهيكل التنظيمي لخدمة تكنولوجيا المعلومات بالشركة:
  • o عدد موظفي تكنولوجيا المعلومات.
  • o ساعات عمل خدمة الدعم؛
  • o أنظمة أتمتة عمليات تكنولوجيا المعلومات الحالية؛
• · جمع وتحليل وثائق العملية
• o وصف عمليات سير العمل؛
• o مخطط تعليمات الدور؛
• o تقارير عن كفاءة العملية.

وفي المرحلة الثانية تم استخدام أسلوب المقابلة والملاحظة. في هذه الحالة، تم التركيز بشكل رئيسي على مجالات مثل:

• · جمع المعلومات حول الترتيب الفعلي للعملية – إجراء مقابلات مع المشاركين في العملية (موظفي خدمات تكنولوجيا المعلومات). ولهذا الغرض، تم إنشاء استبيانات (انظر الملحق 1)، والتي تم إرسالها إلى موظفي قسم تكنولوجيا المعلومات بالبنك عن طريق البريد. تم إجراء المحادثات الهاتفية أيضًا في شكل مقابلات باستخدام الاستبيانات المكتملة المستلمة، والتي تحتوي على أسئلة حول كل عنصر من مكونات تنظيم العمليات؛
• · تحديد الاحتياجات لعمليات تكنولوجيا المعلومات وأنظمة التشغيل الآلي الخاصة بها. ويشمل ذلك إدارة قسم تكنولوجيا المعلومات بالبنك وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع.
• · التعرف على أنظمة التشغيل الآلي المستخدمة. تم تنفيذ هذا النشاط من قبل مهندسي شركة المقاول. وفي الوقت نفسه، تم فحص الأنظمة ذات الصلة التي من الضروري تحقيق التكامل معها أثناء المشروع، وتم جمع متطلبات التكامل.

تم تسجيل نتائج المسح في التقرير الوارد في القسمين التاليين من هذا العمل، وتم الاتفاق عليها مع فريق المشروع من الشركة.