Як провести передпроектне обстеження перед впровадженням СІД. Передпроектне обстеження: приклад проведення, звіт Опитувальний лист для обстеження

1. Чи потрібно взагалі проводити таке обстеження? Що воно дасть замовнику і самій ІТ-компанії?
2. Якими є завдання передпроектного обстеження?
3. Що має бути його наслідком?
4. Чи робити передпроектне обстеження безкоштовно чи брати за це гроші?
5. Як обґрунтувати для замовника ефективність такого обстеження, чи зможе воно окупитись?

Тут кожна компанія приймає рішення по-своєму: хтось взагалі вважає подібне обстеження недоцільним («вв'яжемося в бій, а там побачимо...»); інші, проводячи його в ході застосування, не виділяють цю роботу в окрему статтю; треті проводять його як самостійний етап роботи, проте грошей за це не беруть; четверті справедливо вважають передпроектне обстеження окремим комерційним товаром. Мій досвід як керівника та консультанта показує, що передпроектне обстеження є необхідною складовою робіт практично будь-якої ІТ-компанії, пов'язаної із впровадженням систем автоматизації. А від правильної організації та проведення цього етапу часом залежить успіх усього проекту.

У рамках цієї статті я спробую відповісти на поставлені вище питання, ґрунтуючись як на власній практиці, так і на досвіді клієнтів, з якими мені довелося спілкуватися, впроваджуючи з нуля технологію проведення обстеження.

Необхідність передпроектного обстеження

Приходить винахідник до комісії та пропонує новий апарат для гоління на вулиці.
"А як же працює ваш апарат?" — питають його члени комісії.
«Дуже просто, – відповідає винахідник. — Кидаєш у проріз монету, засовуєш в апарат голову, і два леза починають тебе голити».
«Вибачте, колега, але ж у людей форма обличчя різна!» — зауважують члени комісії.
"Так, - каже винахідник, - але це тільки до першого гоління ...".

Головне завдання будь-якої автоматизації — зберегти унікальні конкурентні переваги компанії, що автоматизується. Не можна допустити, щоб, як у цьому анекдоті, усі компанії після автоматизації стали "на одну особу". Тому якщо ми хочемо зберегти унікальні конкурентні переваги бізнесу замовника, то за будь-якої модернізації бізнес-процесів обов'язково потрібно проводити передпроектне обстеження.

Звичайно, можна зробити глибокий розбір причин, що визначають таку потребу. Ними можуть бути висока передбачувана вартість проекту, потреба в зміні існуючих бізнес-процесів під час автоматизації, включення до проекту робіт, обсяг яких неможливо визначити заздалегідь, і т.п. :

«Наша поразка була спричинена цілою низкою причин, — почав генерал. — По-перше, порох був сирим...
"Досить", - зупинив його полководець.

Тут аналогічна ситуація, оскільки для проведення передпроектного обстеження цілком достатньо того, що замовник має унікальні особливості бізнесу (а вони повинні бути у кожної компанії, інакше б вона просто не вижила на ринку і поступилася своїм місцем конкурентам).

Тож глобально питання необхідності такого роду робіт вирішується досить легко — їх треба проводити, якщо автоматизована компанія перебуває на конкурентному ринку.

Що дає передпроектне обстеження замовнику та самої ІТ-компанії

У ході передпроектного обстеження замовник може:

• отримати детальний опис існуючих у компанії бізнес-процесів та порівняти реальний бізнес зі своїм уявленням про нього;
• оптимізувати існуючі бізнес-процеси за рахунок використання того практичного досвіду, який консультанти з ІТ-компанії отримали під час попередніх впроваджень в аналогічних компаніях;
• оцінити ступінь відповідності функціональних можливостей запропонованої системи реальним бізнес-процесам замовника;
• своєчасно виділити свої унікальні переваги та врахувати їх на етапі впровадження системи, а не після її введення у промислову експлуатацію;
• уточнити бюджет та терміни реалізації проекту автоматизації з урахуванням можливих доопрацювань системи під унікальні особливості своїх бізнес-процесів;
• оцінити ресурси (як технічні, і людські), які будуть потрібні на етапі впровадження системи. Своєчасно спланувати виділення цих ресурсів для завершення проекту у оптимальні терміни та без перевищення бюджету;
• оцінити можливі ризики, які можуть вплинути на якість роботи;
• оптимізувати витрати на розгортання системи за рахунок можливого виконання частини робіт власними силами;
• отримати більш точну оцінку економічного ефекту та терміну повернення інвестицій.

Вигоди передпроектного обстеження для ІТ-компанії:

• підвищення рівня задоволеності замовника за рахунок приведення у відповідність його очікувань, що сформувалися на етапі попередніх продажів (коли продавці пропонують «мрію»), з реальними можливостями системи підтримки конкретних бізнес-процесів;
• уточнення термінів впровадження системи та необхідних для цього ресурсів, що дозволяє заздалегідь спланувати їх виділення;
• своєчасне з'ясування унікальних переваг замовника для їхнього обліку при конфігуруванні або доопрацюванні системи автоматизації;
• скорочення термінів впровадження та зменшення ризику виконання безкоштовних робіт. Необхідні доопрацювання системи будуть виконуватися до початку її розгортання або паралельно з ним, а не після закінчення етапу дослідної експлуатації, на якому зазвичай виявляються недоліки. Ситуація, коли невідповідність функціональних можливостей виявляється на стадії завершення проекту, автоматично спричиняє додаткові незаплановані роботи. При цьому у замовника зазвичай виникають складнощі з фінансуванням таких робіт, і для успішного завершення проекту часто доводиться робити їх безкоштовно;
• визначення можливих ризиків, які можуть вплинути на якість та терміни застосування. Своєчасне забезпечення заходів, необхідні мінімізації впливу цих ризиків успіху проекту;
• отримання даних для обґрунтування кількості ліцензій та структури проекту;
• фіксація поточного стану справ у автоматизованих підрозділах та основних параметрів їх роботи дозволить обґрунтувати ефективність застосування запропонованої системи;
• встановлення особистих контактів консультантів з основними виконавцями замовника щодо проекту надалі спростить їхню спільну роботу;
• розширення бази знань (якщо така ведеться) за основними бізнес-процесами замовників у цій галузі.

Звичайно, тут перераховані не всі аргументи на користь передпроектного обстеження, проте, як показує практика, цього цілком достатньо, щоб переконати замовника у його необхідності.

Основні завдання передпроектного обстеження

Очевидно, що завдання передпроектного обстеження за значущістю — виявлення унікальних конкурентних переваг замовника. Як показує практика, близько 75% бізнес-процесів, що використовуються замовником, збігаються з процесами в аналогічних компаніях тієї ж галузі, 10% реалізують його унікальні конкурентні переваги, а 15%, що залишилися, є результатом дії другого закону термодинаміки:) (наслідком «природного зростання хаосу ») і мають бути усунені під час проекту. А ось ті настільки важливі для бізнесу конкурентні 10% просто необхідно зберегти за будь-якої автоматизації (звісно, ​​за умови, що ці переваги можна формалізувати). Найчастіше це питання вирішується конфігуруванням системи під замовника, проте іноді для обліку унікальних особливостей бізнесу потрібні послуги програмістів. Зауважу, що тут йдеться не про розробку на замовлення, а про впровадження тиражних систем автоматизації.

Розуміючи, яким чином будуть підтримані конкурентні переваги замовника, ІТ-компанія зможе оцінити необхідність та вартість доопрацювання продукту, а також зрозуміти, які додаткові ресурси можуть знадобитися для цього.

Важливою метою передпроектного обстеження є діагностика стану ІТ-середовища замовника, тобто оцінка використовуваного ним комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, комунікацій, рівня кваліфікації ІТ-фахівців тощо. На цьому етапі необхідно зрозуміти, чи достатньо у замовника ресурсів для успішного впровадження системи автоматизації. Тут ми підходимо ще до одного завдання передпроектного обстеження — аналізу потенційних ризиків проекту та опису їх можливих наслідків. При цьому консультанти повинні не лише зафіксувати всі можливі ризики, а й запропонувати замовнику способи зниження кожного з них.

Будь-яка КІС передбачає накопичення інформації про оперативну діяльність підрозділів, тому наступною темою передпроектного обстеження має стати збір вимог до документообігу департаментів, що автоматизуються.

Накопичена в системі інформація залишиться мертвим вантажем, якщо не буде можливості її аналізувати, тому дуже важливо в ході передпроектного обстеження з'ясувати, які види та форми звітності необхідні замовнику. Зазвичай засоби автоматизації вже включають стандартний набір звітів, але кожен замовник справедливо вважає свій бізнес унікальним, тому і вимагає для себе унікальної системи такого роду, що реалізується, як правило, за допомогою спеціального генератора звітів.

Актуальним завданням передпроектного обстеження є уточнення остаточного бюджету проекту та термінів його реалізації з урахуванням усіх отриманих даних. На ці терміни можуть впливати найрізноманітніші фактори, такі як готовність управлінського апарату клієнта до участі в проекті, мотивація представників замовника та виконавця, ймовірність саботажу з боку працівників автоматизованих підрозділів, можливе звільнення (або, навпаки, прийом на роботу) ключового менеджера через деяке час після початку проекту, недостатність існуючого парку комп'ютерів та технологічної бази для досягнення всіх цілей автоматизації, відсутність бюджету на закупівлю необхідного обладнання та багато іншого. Тому консультант повинен детально з'ясувати всі зазначені обставини та відобразити їх у звіті, у тому числі для внутрішнього використання. Упорядкування другого — внутрішнього — звіту дозволить детально відобразити всі нюанси взаємовідносин та рекомендації для фахівців відділу впровадження та інтеграції.

Ще одним важливим питанням, яке необхідно вирішити на етапі передпроектного обстеження, є вироблення рекомендацій щодо вибору методів реалізації проекту. Тут важливо чітко зафіксувати, які з проблем, сформульованих раніше замовником, не вирішуються за допомогою запропонованої системи автоматизації та запропонувати організаційні чи інші способи виходу з цього положення.

Кожна компанія зможе легко додати ще з десяток завдань, які їй хотілося б вирішити на етапі обстеження, але, як показує реальна практика, отримання відповідей на перелічені вище питання вже робить передпроектне обстеження досить ефективним.

Що зазвичай є результатом передпроектного обстеження

• опис існуючих бізнес-процесів замовника;
• перелік основних завдань, які необхідно вирішити за допомогою системи автоматизації;
• оцінка бізнес-процесів замовника та рекомендації щодо зміни чи оптимізації роботи підрозділів з урахуванням переваг, що надаються ІВ;
• унікальні конкурентні переваги замовника, які слід обов'язково врахувати під час впровадження системи;
• аналіз наявного ІТ-середовища на відповідність вимогам системи корпоративного управління, рекомендації щодо її зміни;
• оцінка робіт з інтеграції КІС до існуючої ІТ-інфраструктури замовника;
• опис документообігу в підрозділах, що автоматизуються, та вимог до аналітики;
• оцінка можливих ризиків при реалізації проекту та визначення заходів, необхідних для мінімізації їхнього впливу;
• опис побажань замовника, які не можуть бути реалізовані в запропонованій системі управління та вимагатимуть доопрацювання, оцінка часу та вартості такого доопрацювання;
• пропозиція щодо реалізації проекту з обґрунтуванням запропонованого варіанту, завдання необхідної для замовника кількості автоматизованих робочих місць та уточнення бюджету проекту.

Окремим документом передпроектного обстеження має бути попередній план-графік робіт, що включає у тому числі узгоджений список відповідальних осіб (як з боку замовника, так і від виконавця), зони їхньої відповідальності та базовий регламент взаємодії між ними. Для ефективного впровадження системи рекомендується скласти регламент інформаційного обміну між співробітниками замовника та фахівцями ІТ-компанії, яка проводить обстеження, а також, що важливо, обумовити терміни та порядок контролю за виконанням робіт.

Деякі компанії (найчастіше ті, що займаються розробками на замовлення) після закінчення передпроектного обстеження надають замовнику проект технічного завдання.

Робити передпроектне обстеження безкоштовно чи брати за нього гроші?

Якщо ж мета обстеження відповідає описаним вище завданням, тоді воно вимагатиме відволікання значних ресурсів компанії і обов'язково має бути платним. Справжнє передпроектне обстеження є повноцінною консалтинговою послугою, що дозволяє не лише оцінити необхідність, терміни та бюджет автоматизації, а й оптимізувати існуючі бізнес-процеси замовника.

Як показала практика, послуги передпроектного обстеження нескладно продавати, якщо в компанії впроваджено відповідну технологію і продавці чітко знають (і можуть зрозуміло пояснити клієнту), з якою метою проводиться обстеження і яку вигоду від цього отримає замовник.

Як обґрунтувати для замовника ефективність проведення передпроектного обстеження

Розглянемо потенційні канали економії, облік яких може допомогти обґрунтувати необхідність передпроектного обстеження.

1. Економія людських ресурсів та часу:
   • при доопрацюванні системи під унікальні конкурентні переваги замовника на початковому етапі впровадження, а чи не після введення у промислову експлуатацію;
   • на етапі інтеграції системи до ІТ-інфраструктури замовника за рахунок того, що вся інформація про стан ІТ-середовища підприємства та про нюанси інтеграції з'ясовується до початку, а не під час впровадження;
   • завдяки своєчасному виділенню матеріальних та людських ресурсів як з боку виконавця, так і з боку замовника;
   • за рахунок завчасної оцінки можливих ризиків, здатних вплинути на процес впровадження системи та розробки заходів, необхідних для мінімізації їх негативних наслідків.
     Будь-яка затримка ходу проекту виливається для замовника в серйозні додаткові витрати, які можна легко підрахувати в кожному конкретному випадку.
2. Можливе зменшення вартості впровадження:
   • за рахунок виявлення послуг та робіт, які замовник може виконати власними силами;
   • за допомогою коригування термінів виконання деяких робіт після уточнення їхньої реальної трудомісткості.
3. Підвищення ефективності КІС та продуктивності праці співробітників шляхом оптимізації бізнес-процесів з урахуванням унікальних особливостей замовника.
4. Відмова від застосування автоматизованої системи, якщо на етапі передпроектного обстеження з'ясується, що вона не дозволить вирішити завдання замовника або її доробка коштуватиме надто дорого.
   У моїй практиці був випадок, коли клієнту з вельми специфічними бізнес-процесами за результатами передпроектного обстеження було рекомендовано не розгортати КІС, а провести організаційні зміни та оптимізувати технологію роботи зі своїми замовниками, оскільки ефект від впровадження системи (там була потрібна дорога доопрацювання) не окупив б витрат. У результаті клієнт заощадив десятки тисяч доларів, а передпроектне обстеження окупилося тільки за рахунок підвищення ефективності діяльності підрозділу, який за рекомендацією консультантів змінив технологію роботи співробітників.

Відсутність етапу передпроектного обстеження у більшості випадків призводить до значного затягування термінів реалізації проектів та збільшення їх вартості як через організаційні, так і технічні проблеми, що виникають у ході впровадження. Нерідко такі проекти взагалі закінчуються повною невдачею. Згідно з дослідженням Standish Group, майже третина з 2,5 тис. проаналізованих ними ІТ-проектів виявилася не просто неуспішною, а взагалі не була завершена. У Росії такі дані отримати набагато складніше, але впевнений, що частка неуспішних впроваджень буде не меншою.

Тому якщо консалтингова компанія не хоче мати у своєму послужному списку нереалізовані проекти, їй просто необхідно проводити передпроектне обстеження бізнесу замовників. Краще ще на початковому етапі відмовитися від контракту, ніж зав'язнути у роботах та отримати в результаті пляму на своїй репутації.

Інформаційне обстеження є важливим етапом оптимізації ДОП та впровадження СЕД. Адже від отриманої інформації та якості її подання безпосередньо залежить якість прийнятих рішень щодо оптимізації процесів та розробки вимог до функціоналу СЕД.

У зв'язку з цим необхідно дотримуватись головного принципу обстеження – отримати повну, достовірну та актуальну інформацію про процеси, які планується автоматизувати.

Передпроектне обстеження

З погляду консалтингової компанії, що пропонує над ринком свої послуги з консалтингу та впровадження СЕД, тобто. Використання СЕД для аналітика є зовнішнімпроектом, передпроектне обстеження сприймається як частина методології продажів (як із фаз «перед-продажу»). Проте більшість робіт цієї стадії виконується аналітиком, як і на стадії аналізу, передбаченої методологією впроваджень. З цієї причини передпроектне обстеження розглядається і як частина методології застосування.

Проведення передпроектного обстеження може бути корисним і для аналітиків, які виконують роботи з впровадження СЕД як внутрішньогопроекту підприємства (організації), тобто. аналітик є співробітником компанії, де проводиться використання СЕД.

Cхема результатів проведення передпроектного обстеження

Цілямипередпроектного обстеження є:

• отримання загальної інформації про об'єкт застосування СЕД;
• визначення цілей застосування;
• визначення загальних ключових вимог до СЕД та меж проекту;
• визначення загального стану організації документообігу та діловодства;
• визначення основних користувачів (діловиробників, керівників тощо);
• визначення загального рівня складності потенційного проекту;
• оцінка потреб з міграції даних та інтеграції з іншим ПЗ;
• збір інформації, необхідної для підготовки ефективної та виграшної Комерційної пропозиції [якщо роботу проводить зовнішня щодо об'єкта впровадження компанія] .

З метою отримання необхідної інформації про проект проводиться анкетування та інтерв'ювання основних користувачів (Замовника, керівника проекту, керівників підрозділів, основних користувачів).

Зразкові запитання Анкети, відповіді на які дозволять отримати первинну інформацію від Замовника та майбутніх користувачів СЕД, наведено у розділі «Питання для анкет та інтерв'ю».

В результатіпроведення передпроектного обстеження здійснюється:

• оцінка обсягу робіт, необхідні впровадження СЕД;
• підготовка звіту про проведене передпроектне обстеження;
• підготовка та демонстрація прототипу рішення (якщо необхідно);
• підготовка Комерційної пропозиції.

1. Цілі та завдання впровадження СЕД;
2. Кордони проекту щодо впровадження СЕД;
3. Інша отримана інформація.

Після проведення передпроектного обстеження стає можливим оцінити обсяг аналітичної та технічної робіт, які потрібно провести, а також те, яких результатів має бути досягнуто.

В результаті розробляється документ, що містить опис основних вимог до СЕД, межі проекту та іншу виявлену інформацію. Якщо інформаційне обстеження проводить зовнішня стосовно Замовника організація, також готується прототип рішення для демонстрації Замовнику (якщо необхідно) та комерційна пропозиція.

На цьому етапі, виходячи з отриманої первинної інформації, Керівник проекту (РП) складає базовий план робіт, ієрархічну структуру робіт (WBS), а також Статут проекту. На даному етапі також може проходити вибір платформи, де буде розроблена СЕД.

Інформаційне обстеження та аналіз

Використовуючи результати Передпроектного обстеження як відправну точку, в ході Інформаційного обстеження уточнюється отримана раніше інформація, досліджуються та описуються існуючі бізнес-процеси (as is – як є), пропонуються майбутні, оптимізовані бізнес-процеси (to be – «як має бути»), а також описуються всі необхідні модифікації в системі підтримки цих бізнес-процесів та інтерфейси СЕД.

Cхема результатів проведення інформаційного обстеження

Цілямиінформаційного обстеження є:

• вивчення та точний опис бізнес-процесів, що підлягають автоматизації;
• визначення та опис модифікацій системи, інтерфейсів, в т.ч. інтерфейсів із зовнішніми системами та засобів перенесення даних з існуючих програм, які мають бути розроблені та впроваджені в ході проекту;
• розробка технічного завдання (ТЗ);
• розробка рекомендацій щодо реінженірингу (оптимізації) документопотоків та організації документообігу та діловодства.

Метою цього етапу є виявлення вимог Замовника до результатів впровадження, тому необхідна тісна спільна робота Замовника, основних користувачів та Аналітика протягом усієї фази інформаційного обстеження та аналізу. Зазвичай Інформаційне обстеження є наступним кроком після Передпроектного обстеження, і передбачає детальне вивчення всіх областей бізнесу, які будуть порушені в ході проекту, а не просто ідентифікує основні функціональні області та життєво необхідні програми ("killer applications"), як це робиться на етапі передпроектного обстеження .

З метою отримання необхідної інформації проводиться анкетування та інтерв'ювання основних користувачів (Замовника, керівника проекту, керівників підрозділів, основних користувачів) аналогічно передпроектному обстеженню, але більш детальному рівні. Зразкові запитання Анкети, відповіді на які дозволять отримати інформацію від Замовника та майбутніх користувачів СЕД, наведено в розділі «Питання для анкет та інтерв'ю».

Результатироботи знаходять відображення у документі "Функціональні вимоги" (ФТ) або Звіті, або технічному завданні (залежно від складності проекту).

Підсумковий документ повинен містити:

1. Функціональні вимоги до СЕД;
2. Опис інтерфейсів СЕД;
3. Опис бізнес-процесів;
4. Рекомендації щодо реінженірингу (оптимізації) документообігу;
5. Інша інформація, отримана під час обстеження та аналізу.

В результаті проведених робіт з організації ефективного діловодства та документообігу та прийнятого рішення про впровадження системи електронного документообігу проектна команда формулює вимоги до автоматизованої системи, складає перелік процесів, що підлягають автоматизації, визначає пріоритети та черговість їх автоматизації.

Після визначення цілей, завдань, меж проекту з впровадження СЕД розпочинаються роботи з розробки та впровадження автоматизованої системи електронного документообігу.

З метою ефективної автоматизації роботи з документами рекомендується:

1. Скласти список існуючих видів документівв організації
2. Зробити обстеження кожного видудокумента (див. нижче)*
3. Скласти список співробітників, відповідальнихза створення документів (хто, які види документів створює)
4. Скласти список співробітників, які візують, підписують, затверджуютьдокументи (хто, які види документів; умови, за яких необхідна віза, підпис)
5. На основі цих списків скласти загальний маршрутпроходження документів з умовами проходження - алгоритм (Оперограма або Схема графічного документообігу)
6. Визначити необхідні звітні документи(звіти): умови створення звітів та їх форми
7. Визначити, які види документів необхідно ставити на контроль (визначити терміни, форми повідомлення, форму контрольної картки, умови зняття з контролю)
8. На основі обстежень скласти Інструкцію з ДОПза потреби
9. Скласти Номенклатуру справ(із зазначенням термінів зберігання та принципів формування справ) при необхідності
10. Скласти список , де відображено механізм доступу до різних видів документів (залежно від посади)

Обстеження кожного виду документа:

• описати технологію документування (складання): сукупність реквізитів, їх розташування, способи заповнення (за потреби);
• описати форми реєстраційно-контрольних карток (РКК): набір та розташування полів у картці;
• показати умови руху документів (наявність підписів, віз, перевірки та ін.);
• показати схему руху документів (маршрут) або перелік основних візуючих, які підписують тощо;
• описати спосіб реєстрації, коди, що надаються різним видам документів

Питання для анкет та інтерв'ю

Тут перераховані питання, які можна використовувати в анкетах або за інтерв'ю користувачів при проведенні обстеження об'єкта впровадження СЕД. Запитання є рекомендаційними. Чітких вимог щодо обстеження немає, тому Аналітик повинен виявляти творчий підхід до отримання необхідної інформації, її структуризації і відображенню.

Потреби автоматизації процесу управління документами:

1. Які довгострокові та короткострокові цілі впровадження системи?
2. Які основні критерії успіху проекту впровадження системи документообігу?
3. У які терміни бажано виконати використання системи? Чим обумовлені ці терміни?
4. Хто є основним ініціатором проекту: на користь якого підрозділу чи керівника (керівників) планується провести впровадження системи?
5. Хто є основними замовниками СЕД (які підрозділи) та основними учасниками СЕД?
6. При впровадженні системи планується повний чи частковий перехід на безпаперову технологію діловодства та документообігу? Опишіть, як це Ви бачите.
7. Чи планується використання систем криптографічного захисту інформації та електронного цифрового підпису (СКЗІ та ЕЦП)? Якщо ТАК, то вкажіть назву або тип пріоритетних систем.
8. Обробку яких типів документів, форматів і видів планується автоматизувати засобами системи?
8.1. Стисло опишіть основні параметри кожного з них, вкажіть відмінності.
8.2. Вкажіть пріоритети
9. Скільки робочих місць планується встановити одразу?
10. Скільки робочих місць планується підключити до системи у результаті (взагалі)?
11. У яких підрозділах планується використання СЕД?
12. Опишіть основні функціональні обов'язки підрозділів основних учасників СЕД.

Організаційні питання:

13. Чи є технічні фахівці, які вестимуть проект від Замовника?
14. Чи є фахівці з ДНЗ, які вестимуть проект від Замовника?

Питання по ДОП:

15. Чи існують затверджені положення, інструкції, регламенти чи інші нормативні документи, що регламентують роботу з документами (опис правил діловодства та документообігу)?
15.1. Наскільки вони опрацьовані та актуальні?
15.2. Чи планується їхня зміна?
15.3. Якщо такі документи існують, просимо їх надати для аналізу
16. Якщо таких правил (положень, інструкцій, методик) немає або вони не є актуальними, чи необхідно провести обстеження, опис та оптимізацію існуючих процесів?
16.1. Чи є розуміння необхідності та своєчасності таких дій?
16.2. Чи планується провести автоматизацію процесів «як є»?
16.3. Якщо буде проводитися обстеження та оптимізація, то визначте області обстеження, цілі та критерії оптимізації.
17. Як ведеться діловодство?
17.1. Централізовано;
17.2. Децентралізовано;
17.3. Змішано.
18. Який підрозділ чи хтось із співробітників несе відповідальність за роботу з документами?
19. Хто у компанії організує роботу з документами (який підрозділ)?
20. Які функції (процеси, роботи) необхідно автоматизувати для зазначених видів документів? Опишіть їх (коротко)
21. Який зразковий обсяг документообігу на рік/місяць у кожному зазначеному виді документів?
22. Перерахуйте види документів, за якими використовуються бланки та шаблони, роботу з якими планується автоматизувати?
23. Які форми обліку та реєстрації застосовуються для кожного виду документів? Опишіть їхню структуру, правила заповнення, правила формування реєстраційних номерів.
24. Які документи потребують додаткового контролю? Опишіть їх характеристики та вимоги щодо контролю.
25. Які типи та види звітності необхідно реалізувати за кожним видом документів?
26. Види робіт, які провадяться над кожним типом документа. Зміни, що відбуваються з документом під час бізнес-процесу.
27. Опишіть посадові обов'язки щодо обробки документів співробітників – учасників документообігу.
28. Опишіть існуючу технологію роботи з документами в організації, підрозділі:
28.1. порядок експедиційної обробки та реєстрації вхідних документів;
28.2. порядок розгляду керівництвом вхідних документів та видачі резолюції;
28.3. структура резолюції;
28.4. порядок поставлення документів на контроль;
28.5. види контролю;
28.6. терміни виконання;
28.7. перелік документів, хід виконання яких підлягає контролю;
28.8. технологія контролю за виконанням документів;
28.9. порядок обліку документів, що надійшли на виконання у структурних підрозділах;
28.10. порядок зняття документів із контролю;
28.11. порядок розгляду проектів документів керівництвом, їх узгодження різними підрозділами та затвердження;
28.12. порядок реєстрації та експедиційної обробки вихідних документів;
28.13. порядок розроблення внутрішніх документів;
28.14. організація зберігання документів у структурних підрозділах та у центральному архіві організації.
29. Що потрібно змінити у роботі з документами?
30. Які форми обліку та реєстрації застосовуються для кожного виду документів?
30.1. Опишіть їх структуру та правила заповнення (якщо є).
30.2. Правила формування реєстраційного номера
31. Які типи та види звітності необхідно реалізувати за кожним видом документів?
31.1. поточні діловодні звіти;
31.2. підсумкові діловодні звіти;
31.3. статистичні діловодні звіти;
32. Можливість встановлення та відстеження зв'язків між документами

Запитання з архівного зберігання:

33. Чи є архів як структурний підрозділ?
34. Хто відповідає за оперативне зберігання документів?
35. Чи є інструкція щодо зберігання документів? За наявності нормативних документів просимо надати їх.
36. Чи розробляється Номенклатура справ (щороку)?
37. Який підрозділ (посадова особа) несе відповідальність за складання та затвердження зведеної Номенклатури справ.
38. Чи проводиться експертиза цінності документів та знищення документів?
39. Чи є науково-довідковий апарат? Хто його веде? Опишіть його структуру.
40. Чи розроблена політика доступу до документів, особливо конфіденційних?
41. Чи планується перенесення архіву «паперових» документів у систему?
41.1. Вкажіть орієнтовну кількість, формат та типи документів.
41.2. Чи архів документів є територіально розподіленим? Якщо ТАК, то де розташовані місця зберігання документів?
41.3. Вкажіть необхідний термін здійснення перенесення інформації до системи.
42. Які правила застосовуються для списання документів у справи, передачі до архіву, які норми зберігання?
43. Правила роботи з Номенклатурою справ підрозділу, її структура та організація зберігання документів у підрозділі, робота з якими підлягає автоматизації.

Опис структури організації:

Для здійснення первинної оцінки вимог потрібна інформація про організаційну структуру компанії. Опис оргструктури має бути схемою (у форматі Visio, ARIS або в іншому аналогічному форматі). Можливий і текстовий опис. Схема (або текстовий опис) оргструктури повинна відображати:

44. Список організацій верхнього рівня (керівна компанія, список комплексів, філій, окремих юридичних осіб (наприклад, офіси компанії) тощо), що включає:
44.1. назву організацій;
44.2. географічне розташування організацій;
44.3. взаємозв'язки між організаціями (ієрархія);
44.4. сфери діяльності організацій.
45. Організаційні структури організацій верхнього рівня, які мають містити:
45.1. структуру підрозділів;
45.2. взаємозв'язки підрозділів;
45.3. функції підрозділів;
45.4. сфери відповідальності підрозділів.

Насамперед цікавить інформація про структурні одиниці, які будуть задіяні в ході впровадження системи електронного документообігу.

IT-інфраструктура організації:

46. ​​Яке технічне забезпечення є: характеристики сервера, клієнтських місць?
47. Чи використовується для автоматизації поточних завдань інформаційна система (системи)?
47.1. Якщо ТАК, то які функції в ній реалізовані?
47.2. Що не влаштовує/поточні проблеми?
47.3. Чи планується її замінити повністю чи частково?
47.4. Міграція даних: як планується здійснити перенесення накопиченої інформації:
- не переносити,
- переносити вручну,
- Переносити автоматизовано.
47.5. Якщо планується автоматизоване перенесення «старих» даних у нову систему, необхідно надати інформацію про структуру та формати зберігання, сформулювати вимоги до конвертації даних.
48. Чи потрібна інтеграція з іншими системами?
49. Якою є типова конфігурація клієнтських робочих станцій (процесор, оперативна пам'ять, операційна система тощо)?
50. Чи визначено перелік стандартного програмного забезпечення, яке встановлюється на офісних ПК? Якщо ТАК, то наведіть цей перелік.
51. Які показники базового серверного устаткування?
52. Чи використовується співробітниками підприємства у повсякденній роботі корпоративна електронна пошта? Який поштовий сервер та клієнт використовуються?
53. Вкажіть версію та розробника серверного програмного забезпечення корпоративної електронної пошти.
54. Яка топологія вашої мережі:
1.1. Чи побудовано локальну мережу на базі домену Windows NT?
1.2. Скільки робочих станцій у вашій локальній мережі?
1.3. Чи є територіальна розподіл мережі? Якщо є:
1.3.1. Яким є розподіл робочих станцій по філіях (офісах)?
1.3.2. Яка пропускна спроможність каналів зв'язку між сегментами мережі?
55. Якщо виділений файл-сервер, призначений для зберігання документів? Яким є орієнтовний обсяг документів, що зберігаються на цьому сервері?
56. Чи існує стратегія зберігання неструктурованої інформації (ПК, виділені файл-сервера, підсистеми зберігання та ін.)
57. Яким є середній обсяг документів, що зберігаються на клієнтських робочих станціях?
58. Які корпоративні інформаційні системи (КІС) використовуються для підприємства?
59. Чи є ліцензовані СУБД та як вони використовуються? Вкажіть розробників та версії використовуваних на підприємстві СУБД.
60. Чи використовуються служби каталогів для ідентифікації користувачів? Якщо ТАК, то вкажіть які.
61. Чи існує служба підтримки користувачів (helpdesk)? Чи є регламент роботи цієї служби?
62. Скільки працівників налічує відділ (департамент, управління) інформаційних технологій? Які основні завдання вирішує цей підрозділ?
63. Вкажіть системи, з якими має бути інтегрована система документообігу.
64. Вкажіть приблизне співвідношення працівників, які мають доступ до документів лише для ознайомлення до кількості працівників, які мають право на модифікацію та виконання певних дій.

Вимоги до СЕД:

65. Які функціональні вимоги до нової системи Ви вважаєте найважливішими, перерахуйте та опишіть.
66. Склад атрибутів кожної картки документа:
- Назва
- Опис
- Мітка на формі (назва на формі)
- Тип даних
- Спосіб заповнення (вручну, із довідника, …)
67. Пошук документів за атрибутами реєстраційних карток Перелік реквізитів пошукової картки
68. Необхідність формування історії роботи з документами, відстеження ходу виконання та процесу узгодження та ін.
69. Необхідні фільтри у системі
70. Інформаційні запити, яким має задовольняти система

Оформити отриману в результаті обстеження інформацію пропонуємо у вигляді оперограмиабо у вигляді алгоритму. Як приклад пропонуємо розглянути життєвий цикл наказів щодо основної діяльності. p align="justify"> Технологія роботи з даним видом документів найбільш уніфікована і може застосовуватися на різних підприємствах.

Приклади оформлення процесу роботи з документом

Оформити отриману в результаті обстеження інформацію пропонуємо у вигляді оперограми або алгоритму. Як приклад пропонуємо розглянути життєвий цикл наказів щодо основної діяльності. p align="justify"> Технологія роботи з даним видом документів найбільш уніфікована і може застосовуватися на різних підприємствах.

Оперограма життєвого циклу наказу з основної діяльності

Натисніть на зображення мишкою, щоб збільшити його

Алгоритм обробки наказів з основної діяльності

Розробка функціональних вимог

На основі переліченої вище інформації Аналітик розробляє функціональні вимоги до СЕД або ТЗ на розробку СЕД. Зокрема, Аналітик повинен скласти вимоги до формату та складу реєстраційно-контрольних карток (набір та розташування полів у картці, способи заповнення в СЕД та ін.), маршрутів руху документів та інші вимоги, необхідні для налаштування та розробки СЕД.

Автоматизація роботи та, відповідно, постановка завдань на розробку ПЗ має проводитися в умовах наявності нормативних документів, що регламентують роботу з документами: інструкції, регламенти, альбоми форм та ін.

За відсутності подібних документів необхідно розробити документ (-и), що закріплює (-щі) основні правила роботи з документами, робота з якими планується автоматизувати.

Документація

Під час проведення обстеження готується така документація:

1. Звіт про інформаційне обстеження (інфологічна модель)

Призначення:
Фіксація інформації, отриманої в ході проведення анкетування, інтерв'ювання співробітників Замовника з метою розробки ТЗ на створення та налаштування автоматизованої системи

Включає:

• Опис загальних характеристик Замовника;
• Опис організаційної структури;
• Опис технічного обладнання;
• Опис бізнес-процесів, що підлягають автоматизації;
• Опис вимог користувачів;
• Рекомендацій щодо покращення бізнес-процесів.

2. Технічне завдання створення автоматизованої системи (датологічна модель)

Призначення:
Розробка технічних вимог на функціонал автоматизованої системи, її архітектуру

Включаєопис:

• АРМів;
• функцій системи;
• атрибутів карток;
• інтерфейсів;
• довідників;
• кнопок дій;
• умови повідомлень;
• інші технічні вимоги до СЕД.

Описані розділи документації можуть бути додані і змінені, т.к. Розробка документації є творчим процесом, а також залежить від професіоналізму Аналітика, що розробляє дані документи.

В даний час спостерігається бурхливий розвиток і впровадження інформаційних технологій не тільки в держорганах, а й на багатьох російських підприємствах, і від того, яким буде підхід до впровадження СЕД, наскільки він буде грамотно спланований залежить успіх самого впровадження.

Разом із зростанням бізнесу збільшується й обсяг паперової документації. А коли кількість оброблюваних документів перевищує граничне значення, процеси роботи з документами виходять з-під контролю, перестають бути керованими і, як наслідок, починають гальмувати розвиток підприємства, тоді й розуміння важливості впровадження СЕД. У цей момент багато підприємств стикаються із проблемою під назвою «з чого почати».

Процес впровадження СЕД в успішній світовій та вітчизняній практиці включає наступні етапи:

1. Інформаційне обстеження.
   1. Інтерв'ювання.
   2. Анкетування.
2. Аналіз зібраних даних.
3. Формування технічних та функціональних вимог до СЕД.
4. Моніторинг ринку СЕД та проведення тендеру.
5. Тестування демоверсії.
6. Укладання договору.
7. Розробка регламентів для СЕД.
8. Встановлення та налаштування ПЗ.
9. Навчання користувачів СЕД.
10. Тестування ПЗ з користувачами.
11. Усунення помилок, виявлених під час тестування системи.
12. Промислова експлуатація.

Чому не обійтись без інформаційного обстеження?

Чому так важливо проводити інформаційне обстеження? Вважається, що якісне проведення передпроектного обстеження гарантує 80% успіху впровадження СЕД. Адже воно дозволяє:

• отримати чіткіший «портрет» організації: її місія, напрями діяльності; структура підприємства; функції підрозділів (та їх взаємодія), закладені у положеннях про структурні підрозділи; основні бізнес-процеси;
• визначити загальний стан організації діловодства для підприємства;
• визначити інформаційні та документаційні потоки (в т.ч. види документів, що використовуються);
• виявити та врахувати ризики та способи їх подолання при впровадженні системи;
• визначити мету впровадження;
• визначити завдання та функції, які в подальшому СЕД має виконувати;
• визначити користувачів СЕД;
• дізнатися та описати існуючі бізнес-процеси (що підлягають автоматизації) та ін.

Отримати відповіді на ці запитання можна шляхом самостійного вивчення загальної інформаціїпро об'єкт застосування СЕД. Це допомагає підготуватися до інтерв'юваннякерівництва та ключових фахівців. А аналіз результатів інтерв'ю допоможе розробити анкетуз більш детальними питаннями для ширшого кола осіб. Таким чином, кожен етап обстеження дозволяє занурюватися в проблему все глибше і отримувати на виході більш детальний опис завдання.

Тільки зрозумівши реальні потреби підприємства, можна визначити, які функції має виконувати СЕД. Тоді її поява зможе оптимізувати працю людей і вони не сприйматимуть її як п'яте колесо воза.

На момент проведення обстеження наш м'ясопереробний завод мав групу територіально-розподілених офісів, складну структуру підприємства та великий обсяг паперового документообігу, що призвело до розрізненого неконтрольованого документообігу, порушення термінів узгодження та виконання, а також до втрати документів.

Зі зростанням обсягів виробництва та збільшенням завдань, що вирішуються нашим підприємством, кількість управлінської та іншої документації, що розробляється, надходить і надсилається, лише зростала, зросла і роль виконавської дисципліни. У зв'язку з виходом м'ясопереробного заводу на новий рівень керівництвом підприємства було вирішено впровадити систему електронного документообігу (СЕД), що дозволяє автоматизувати не тільки роботу з організаційно-розпорядчими документами (накази, листування тощо), а й деякі бізнес-процеси, що супроводжуються обробкою та виконанням документів.

Для цієї мети було сформовано команду зі спеціалістів ключових структурних підрозділів підприємства. Керівником цього проекту було призначено заступника директора з ДНЗ - автора цієї статті.

Інтерв'ювання

Нами було вирішено запроваджувати СЕД поетапно. Першим «видимим» для колективу етапом інформаційного обстеження було проведення опитування першої лінійки керівників та основних учасників бізнес-процесів, які працюватимуть у СЕД, тобто. будуть її користувачами. В обов'язковому порядку до цього обстеження мають входити керівники та предметні спеціалісти зацікавлених структурних підрозділів, які зможуть висловити свої побажання та зауваження.

Перед початком цього етапу заступником директора з ДОП були підготовлені питання, відповіді на які могли б дати уявлення про проблеми в організації роботи з документами.

Було складено список майбутніх респондентів, куди увійшли близько 30 осіб (це керівники підрозділів, їх заступники та фахівці, відповідальні за створення документів, що візують, підписують та затверджують їх). З кожним домовлялися про окрему зустріч, під час якої спочатку викладалася мета особистої бесіди, а далі йшов діалог, «програмою» якого служив заздалегідь підготовлений перелік тез та питань (див. Приклад 1). Для зручності проведення та аналізу інтерв'ю можна записувати розмову на диктофон. Але учаснику опитування краще не знати, що відбувається запис, тому що, побачивши диктофон, більшість людей губляться.

Приклад 1

Заготівля для проведення інтерв'ю у рамках обстеження м'ясопереробного заводу для впровадження СЕД

Згорнути Показати

Під час зустрічі з кожним респондентом заступником ДОП на початку розмови були докладно викладені:

1. Мета опитування:

«Обстеження стану діловодства та документообігу, розуміння існуючих бізнес-процесів, які мають бути автоматизовані та діяльність яких супроводжується обробкою та виконанням документів».

2. Навіщо нашому підприємству необхідне використання СЕД:

«Призначення СЕД – якісно покращити процес роботи з документами керівників та предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами».

3. Які переваги дає СЕД, наприклад:

«Система дозволяє скоротити час на пошук потрібного документа, дозволяє мати доступ до загальної бази документів із розмежуванням прав користувачів, можна працювати в системі віддалено, працювати з одним документом спільно кільком користувачам, погоджувати документи швидко та просто, автоматизувати реєстрацію та розподіл документів, організувати контроль виконання доручень та документів (управлінська діяльність стає прозорою), є можливість підписувати документи в системі за допомогою електронного підпису, організувати роботу з договорами, інтегрувати СЕД з іншими програмами, що використовуються організацією, скоротити витрати на утримання архіву».

1. Які проблеми у Вас виникають у роботі з документами?
2. Що Ви хотіли б покращити, удосконалити, змінити в організації роботи з документами?
3. Як швидко та якісно відбувається доставка документів?
4. Де знаходяться, на Вашу думку, слабкі ділянки, через які виникають проблеми в роботі з документами?
5. Чи потрібні в роботі існуючі бланки документів?
6. Який час витрачається на опрацювання одного документа? Це питання слід поставити стосовно кожного виду документів, що є масово присутнім у бізнес-процесах організації.
7. Який обсяг документообігу на ділянці роботи?

На процесі проведення інтерв'ю далася взнаки зайнятість учасників опитування, що позначилося на термінах його проведення, а також продемонструвало недооціненість важливості проекту з боку співробітників.

Як результат аналізу зібраних під час інтерв'ю відомостей було сформовано таблицю, показана в Прикладі 2. Вона допомогла структурувати отриману інформацію та зробити необхідні висновки, які добре відображаються у ній.

Приклад 2

Систематизація відомостей, отриманих під час інтерв'ю

Згорнути Показати

За підсумками інтерв'ювання було виявлено такі бізнес-процеси, що вимагають автоматизації силами СЕД насамперед:

• управління договорами;
• узгодження рахунків на оплату;
• погодження організаційно-розпорядчих документів:
• контроль за виконанням доручень (резолюцій).

Інтерв'ювання дозволило підготувати ґрунт для анкетування, яке передбачає велику точність у наданні відповідей на запитання.

Анкетування

Метою анкетування було отримання детальніших (точних) відомостей про поточний стан документообігу та діловодства на підприємстві. Учасниками анкетування були керівники структурних підрозділів та предметні фахівці, які потім мають стати користувачами СЕД. Анкетування проводилося заочно, що мало на увазі заповнення анкети за відсутності дослідника.

Анкета складалася з трьох частин (див. приклад 4):

1. Вступна частина - головне її завдання було спонукати респондента дати відповіді поставлені питання. Описувалася мета та завдання дослідження, значущість ролі респондента; інструкція із заповнення анкети.
2. Основна частина, що містить питання з простими формулюваннями, а їхня повнота і кількість залежать від бажаної мети (питання в зразку анкети з Прикладу 4 є рекомендаційними і можуть відрізнятися від оптимальних питань для обстеження вашого підприємства, ви можете використовувати їх як стартовий зразок для розробки власної анкети ).
3. Заключна частина - тут респонденту давалася гарантія конфіденційності висловленої їм думки; висловлювалася подяка за участь у дослідженні.

За бажанням респондента анкета роздруковувалась і вручалася йому особисто або вирушала на його електронну пошту. Форма анкети була складена так, щоб респонденту було зручно заповнювати її прямо в word`івському файлі.

Якщо анкета направлялася у вигляді word`івського файлу, то в тілі електронного листа одержувач спочатку бачив супровідний текст (всі контактні дані у прикладі вигадані):

Приклад 3

Супровідний текст та тема електронного листа при надсиланні анкети у вигляді вкладеного файлу на e-mail

Згорнути Показати

Приклад 4

Анкета щодо обстеження підприємства перед впровадженням СЕД

Згорнути Показати

Зібрані дані були внесені до таблиці MS Excel, що дозволило автоматично формувати діаграми розподілу думок з кожного питання. Тобто. результати були представлені керівництву найбільш наочним способом (див. приклад 6). Кількість вибраних варіантів відповідей у ​​кожному питанні відбивалося одному листі файла, а діаграми за цими даними будувалися на іншому його аркуші:

Надалі ми збираємося враховувати всі виявлені ризики, щоб у найкоротші терміни перейти на роботу в СЕД:

• ризик відсутності чи некоректного визначення завдань та функцій СЕД;
• ризик недооцінки необхідних ресурсів (грошових, тимчасових);
• ризик порушення термінів реалізації етапів проекту;
• ризик недостатнього інформування працівників підприємства про перебіг робіт, а також ризик зневаги, пасивності, опору працівників, слабкої залученості до проекту керівників;
• ризик слабкої технологічної оснащеності;
• ризик відсутності нормативної бази.

Загалом обстеження показало позитивне ставлення до впровадження електронного документообігу, але була й низка співробітників, які негативно ставляться до впровадження СЕД, тому що вони сприйняли цей проект як чергове нововведення, яке лише додасть їм роботи.

У подальшому на підставі аналізу результатів інтерв'ю та анкетування було визначено мету та складено вимоги до СЕД, але це вже інший і не менш важливий етап роботи з впровадження. Нині нашим підприємством проводиться порівняльний аналіз ринку СЕД.

Виноски

Згорнути Показати

Ключові слова:обстеження підприємства, інтерв'ювання та анкетування, реєстр вхідної інформації, реєстр внутрішньої інформації, реєстр вихідної інформації, звіт про експрес-обстеження підприємства, референтна модель, повна бізнес-модель організації, функціональна модель предметної галузі.

Завдання та етапи передпроектного обстеження об'єкта автоматизації

Обстеження підприємства є важливим та визначальним етапом проектування ІВ. Тривалість обстеження зазвичай становить 1-2 тижні. Протягом цього часу системний аналітик повинен обстежити трохи більше 2-3 видів діяльності (облік кадрів, бухгалтерія, перевезення, маркетинг та інших.).

Збір інформації для побудови повної бізнес-моделі організаціїчасто зводиться до вивчення документованих інформаційних потоків та функцій підрозділів, а також проводиться шляхом інтерв'ювання та анкетування.

До початку робіт із обстеження організація зазвичай надає комплект документів, до складу якого зазвичай входять:

Зведена інформація про діяльність підприємства.

Інформація про управлінську, фінансово-економічну, виробничу діяльність підприємства.

Відомості про облікову політику та звітність.

Регулярний документообіг підприємства.

Реєстр інформації, що входить.

Реєстр внутрішньої інформації

Реєстр вихідної інформації.

Відомості про інформаційно-обчислювальну інфраструктуру підприємства.

Відомості про відповідальних осіб.

Списки питань для інтерв'ювання та анкетуванняскладаються по кожному обстежуваному підрозділу та затверджуються керівником компанії. Це робиться з метою:

запобігання доступу до конфіденційної інформації;

посилення цільової спрямованості обстеження;

мінімізації відволікання працівників підприємств від виконання посадових обов'язків.

Загальний перелік питань(З їх подальшою деталізацією) включає наступні пункти:

основні завдання підрозділів;

інформація, що збирається та реєструється;

звітність;

взаємодія коїться з іншими підрозділами.

Анкети для керівників та фахівцівможуть містити такі питання:

Які (з позицій вашого підрозділу) мають бути цілі створення інтегрованої системи управління підприємством?

Організаційна структура підрозділу.

Завдання підрозділу.

Послідовність дій у виконанні завдань.

З якими типами зовнішніх організацій (банк, замовник, постачальник тощо) взаємодіє підрозділ та якою інформацією обмінюється?

Яким довідковим матеріалом ви користуєтесь?

Скільки часу (у хвилинах) ви витрачаєте на виконання основних операцій? На які дати припадають «пікові навантаження»? (Періодичність на місяць, квартал, рік і т.д.) Технічне оснащення підрозділу (комп'ютери, мережа, модем тощо). Програмні продукти для автоматизації бізнес-процесів.

Які звіти і як часто ви готуєте керівництво? Ключові фахівці підрозділу, здатні відповісти на будь-які питання щодо бізнес-процесів, що застосовуються у підрозділі.

Характеристики віддалених об'єктів керування.

Документообіг робочому місці.

Зібрані таким чином дані, як правило, не охоплюють усіх істотних сторін організаційної діяльності і мають високий ступінь суб'єктивності. І найголовніше, що такого роду обстеження не виявляють стійких факторів, пов'язаних із специфічними особливостями організації, впливати на які можна виключно методами функціонального налаштування організаційної системи.

Аналіз опитувань керівників обстежуваних організацій та підприємств показує, що їхні уявлення про структуру організації, загальні та локальні цілі функціонування, завдання та функції підрозділів, а також підпорядкованості працівників іноді мають суперечливий характер. Крім того, ці подання часом розходяться з офіційно декларованими цілями та правилами або суперечать фактичній діяльності.

Якщо структуру інформаційних потоків можна виявити за зразками документів та конфігураціями комп'ютерних мереж та баз даних, то структура реальних мікропроцесів, що здійснюються персоналом в інформаційних контактах (значною мірою недокументованих) залишається невідомою.

Відповіді ці питання може дати структурно-функциональная діагностика, заснована на методах суцільний (або вибіркової) фотографії робочого дня персоналу. Мета діагностики - отримання достовірного знання про організацію та організаційні відносини її функціональних елементів.

У зв'язку з цим до найважливіших завдань функціональної діагностики організаційних структур належать:

класифікація суб'єктів функціонування (категорій та груп працівників);

класифікація елементів процесу функціонування (дій, процедур);

класифікація напрямків (розв'язуваних проблем), цілей функціонування;

класифікація елементів інформаційних потоків;

проведення обстеження діяльності персоналу організації;

дослідження розподілу (за часом і частотою) організаційних характеристик: процедур, контактів персоналу, напрямів діяльності, елементів інформаційних потоків - окремо та в комбінаціях один з одним за категоріями працівників, видами процедур та їх напрямами (згідно з результатами та логікою досліджень);

виявлення реальної структури функціональних, інформаційних, ієрархічних, тимчасових, проблемних відносин між керівниками, співробітниками та підрозділами;

встановлення структури розподілу робочого часу керівників та персоналу щодо функцій, проблем та цілей організації;

виявлення основних технологій функціонування організації (інформаційних процесів, включаючи і недокументовані), їх цілепокладання у порівнянні з декларованими цілями організації;

виявлення однорідних за специфікою діяльності, цільової орієнтації та реальної підпорядкованості груп працівників, формування реальної моделі організаційної структури та порівняння її з декларованою;

визначення причин неузгодженості декларованої та реальної структури організаційних відносин.

Суцільною "фотографією" робочого часу називається безперервне спостереження та реєстрація характеристик працівників у процесі функціонування протягом усього робочого дня. При цьому параметри, що індикуються, послідовно вносяться в заздалегідь заготовлену робочу таблицю. Нижче наведено форму робочої таблиці системного аналітика:

Відразу після закінчення процедури обстеження таблиця поповнюється додатковими характеристиками: технологічна гілка, системна функція, предмет, аспект, емоційне тло та ін.

Частина показників, ті, що позначені зірочкою, заповнюються у процесі обстеження, інші – після. Зміст записів таке:

номер по порядку);

агент (посада обстежуваного працівника);

час, протягом якого виконувалась процедура;

процедура (найменування змісту сукупності елементарних дій, об'єднаних спільністю вирішуваного приватного завдання);

інформація (напрямок руху інформації між агентом та контрагентом);

ініціатива (ініціатор початку виконання цієї процедури);

контрагент (посада працівника, який перебуває з обстежуваним у контакті);

відношення (що відображає субординацію агента та контрагента форма взаємодії в даній процедурі);

проблема (словесна характеристика розв'язуваної проблеми).

Результатом передпроектного обстеженняповинен з'явитися Звіт про експрес-обстеження підприємства», структура якого наведена нижче.

Короткий схематичний опис бізнес-процесів, наприклад:

управління закупівлями та запасами;

керування виробництвом;

керування продажами;

керування фінансовими ресурсами.

Основні вимоги та пріоритети автоматизації.

Оцінка необхідних забезпечення проекту ресурсів замовника.

У цій роботі як досліджуване підприємство обрано компанію «Заман-банк». Вона заснована у 1989 році та працює на ринку банківського сектору, надаючи послуги юридичним та фізичним особам. Стратегічними особливостями банку є швидкість обслуговування, широкий асортимент пропозицій щодо кредитування, високий рівень адаптації під зовнішнє середовище – культурне, економічне, юридичне, технологічне та політичне. Банк знаходиться у Казахстані з головним офісом у місті Астана.

Однією з пріоритетних напрямів розвитку банку є вдосконалення ІТ-процесів. Для цього керівництво вирішило вдатися до допомоги сторонніх компаній-інтеграторів. Планується модернізувати відділ ІТ відповідно до сервісного підходу та найкращих світових практик, при цьому серед першочергових завдань у банку називається доопрацювання каталогу послуг, повноцінне впровадження процесу управління інцидентами та ІТ-активами.

Методика обстеження ІТ-відділу банку

Для вибору методики обстеження ІТ-відділу банку було проаналізовано такі методи:

• 1. Аналіз існуючої документації на процес та/або систему автоматизації. Для цього потрібно повний пакет документів, розгортається стенд для існуючих систем автоматизації і відбувається самостійне вивчення отриманих матеріалів.
• 2. Інтерв'ювання співробітників замовника. Компанія-інтегратор виїжджає на місце проведення обстеження, відбувається інтерв'ювання за всіма ключовими елементами роботи ІТ-департаменту.
• 3. Спостереження. Компанія-інтегратор проводить обстеження на робочому місці замовника, при цьому відбувається спостереження за учасниками процесу, за тим, як вони виконують свої функції процесу і працюють в системі.
• 4. Запит інформації – анкетування. Надсилаються анкети замовнику, після чого співробітники з боку замовника заповнюють їх. Далі анкети аналізуються проектною групою із боку компанії-інтегратора.
• 5. Комбінування перерахованих вище методів.

Виїзд на робоче місце замовника ускладнений тим, що головний офіс замовника знаходиться в іншій країні, більше того, робочі місця розподілені кількома містами. Метод спостереження був відхилений через високі тимчасові та людські витрати, необхідні для застосування цього методу. Вивчення документів і регламентів у компанії тривалий процес, що вимагають велику кількість людських ресурсів. Його застосування було визнано необхідним для реалізації проекту, але на наступних стадіях було включено до плану проекту. Метод анкетування було обрано як найефективніший з погляду трудовитрат, тимчасових витрат та отриманих результатів.

Обстеження ІТ-відділу банку проходило за допомогою анкетування користувачів інформаційних систем, що автоматизують ІТ-процеси. Відбувався збір даних про поточну організацію обстежуваних ІТ-процесу у два етапи.

Перший етап проводився за допомогою віддаленої комунікації з користувачами системи: інформація збиралася через анкетування та за допомогою телефонних розмов. При цьому запитувана інформація поділялася на дві категорії:

• · Збір інформації про організаційну структуру ІТ-служби компанії:
  • o чисельність ІТ-співробітників;
  • o режим роботи служби підтримки;
  • o поточні системи автоматизації ІТ – процесів;
• · Збір та аналіз документаційного забезпечення процесу
• o опис workflow процесів;
• o схема рольові інструкції;
• o звіти про ефективність процесу.

У ході проведення другого етапу використовувався метод інтерв'ювання та спостереження. При цьому основний акцент ставився на такі напрямки, як:

• · Збір інформації про реальний порядок виконання процесу – інтерв'ювання учасників процесу (співробітників ІТ-служби). Для цього було створено опитувальні листи (див. Додаток 1), які були розіслані співробітникам ІТ-відділення банку поштою. Телефонні розмови проходили також у форматі інтерв'ю з використанням отриманих заповнених опитувальних аркушів, у яких містилися питання щодо кожного з компонентів організації процесів;
• · Виявлення потреб до процесів ІТ та систем їх автоматизації. До них входить керівництво ІТ-департаменту банку та інші стейкхолдери проекту.
• · Ознайомлення з системами автоматизації, що використовуються. Ця діяльність виконувалася інженерами компанії виконавця. У цьому досліджувалися суміжні системи, із якими необхідно налагодити інтеграцію під час проекту, проводився збір вимоги до інтеграції.

Результати проведеного обстеження були зафіксовані у звіті, наведеному у наступних двох розділах цієї роботи, та були узгоджені з проектною командою з боку компанії.