Ako vykonať predprojektový prieskum pred zavedením sed. Predprojektový prieskum: príklad implementácie, správa Dotazník pre IT prieskum

1. Je vôbec takéto vyšetrenie potrebné? Čo to dá zákazníkovi a samotnej IT firme?
2. Aké sú ciele predprojektového prieskumu?
3. Aký by mal byť jej výsledok?
4. Mám urobiť predprojektový prieskum zadarmo alebo si zaň účtovať peniaze?
5. Ako zákazníkovi zdôvodniť efektivitu takéhoto vyšetrenia, bude sa vedieť oplatiť?

Tu sa každá firma rozhoduje po svojom: niekto vo všeobecnosti považuje takéto vyšetrenie za nevhodné („zatiahneme sa do boja a potom sa uvidí...“); iní, ktorí ju vykonávajú počas implementácie, nezvýrazňujú túto prácu v samostatnom článku; iní ju vykonávajú ako samostatnú etapu práce, ale neúčtujú za ňu peniaze; Iní oprávnene považujú predprojektovú kontrolu za samostatný komerčný produkt. Moje skúsenosti manažéra a konzultanta ukazujú, že predprojektové preskúmanie je nevyhnutnou súčasťou práce takmer každej IT spoločnosti súvisiacej s implementáciou automatizačných systémov. A úspech celého projektu niekedy závisí od správnej organizácie a realizácie tejto etapy.

V tomto článku sa pokúsim odpovedať na vyššie položené otázky, a to tak na základe vlastnej praxe, ako aj na základe skúseností klientov, s ktorými som musel komunikovať, zavádzajúc technológiu vykonávania predprojektových prieskumov od nuly.

Potreba predprojektového prieskumu

Do komisie prichádza vynálezca a ponúka nový prístroj na holenie na ulici.
"Ako funguje vaše zariadenie?" – pýtajú sa ho členovia komisie.
„Veľmi jednoduché,“ odpovedá vynálezca. "Vhodíš mincu do štrbiny, strčíš hlavu do stroja a dve čepele ťa začnú holiť."
"Prepáčte, kolega, ale ľudia majú rôzne tvary tváre!" - napomínajú ho členovia komisie.
„Áno,“ hovorí vynálezca, „ale to je len pred prvým oholením...“

Hlavnou úlohou každej automatizácie je zachovať jedinečné konkurenčné výhody automatizovanej spoločnosti. Nemôžeme dovoliť, ako v tomto vtipe, aby sa po automatizácii všetky spoločnosti stali „rovnakou osobou“. Ak teda chceme zachovať jedinečné konkurenčné výhody podnikania zákazníka, potom pri akejkoľvek modernizácii obchodných procesov je potrebné vykonať predprojektový prieskum.

Samozrejme, je možné urobiť hĺbkovú analýzu dôvodov, ktoré určujú túto potrebu. Môžu to byť vysoké predpokladané náklady na projekt, potreba zmeny existujúcich obchodných procesov z dôvodu automatizácie, zaradenie do projektu prác, ktorých rozsah nie je možné vopred určiť atď. Spomeňte si však, ako v jednom veľmi poučnom príbehu , veliteľ prerušil hlásenie generála o príčine porážky:

"Naša porážka bola spôsobená niekoľkými dôvodmi," začal generál. - Po prvé, pušný prach bol vlhký...
"To stačí," zastavil ho veliteľ.

Tu je situácia podobná, keďže na uskutočnenie predprojektového prieskumu stačí, aby mal zákazník jedinečné obchodné vlastnosti (a tie by mala mať každá firma, inak by na trhu jednoducho neprežila a ustúpila konkurencii).

Globálne je teda otázka potreby tohto druhu práce vyriešená pomerne jednoducho – musia sa vykonávať, ak je automatizovaná spoločnosť na konkurenčnom trhu.

Čo dáva predprojektový prieskum zákazníkovi a samotnej IT firme?

Počas prieskumu pred návrhom môže zákazník:

• získať podrobný popis obchodných procesov existujúcich v spoločnosti a porovnať skutočné podnikanie s vašou predstavou o ňom;
• optimalizovať existujúce obchodné procesy využitím praktických skúseností, ktoré konzultanti z IT spoločnosti získali počas predchádzajúcich implementácií v podobných spoločnostiach;
• posúdiť mieru zhody funkčnosti navrhovaného systému s reálnymi obchodnými procesmi zákazníka;
• včas zdôraznite svoje jedinečné výhody a zohľadnite ich vo fáze implementácie systému, a nie po jeho uvedení do prevádzky;
• objasniť rozpočet a načasovanie projektu automatizácie, berúc do úvahy možné úpravy systému, aby vyhovoval jedinečným vlastnostiam vašich obchodných procesov;
• posúdiť zdroje (technické aj ľudské), ktoré budú potrebné vo fáze implementácie systému. Včas plánovať pridelenie týchto zdrojov na dokončenie projektu v optimálnom časovom rámci a bez prekročenia rozpočtu;
• posúdiť možné riziká, ktoré môžu ovplyvniť kvalitu práce;
• optimalizovať náklady na nasadenie systému možným vykonávaním niektorých prác svojpomocne;
• získať presnejšie posúdenie ekonomického efektu a návratnosti investícií.

Výhody predprojektového prieskumu pre IT spoločnosť:

• zvýšenie úrovne spokojnosti zákazníka zosúladením jeho očakávaní vytvorených vo fáze pred predajom (keď predajcovia ponúkajú „sen“) so skutočnými schopnosťami systému podporovať špecifické obchodné procesy;
• objasnenie načasovania implementácie systému a zdrojov potrebných na to, čo umožní vopred plánovať ich prideľovanie;
• včasná identifikácia jedinečných výhod zákazníka s cieľom zohľadniť ich pri konfigurácii alebo úprave automatizačného systému;
• skrátenie času realizácie a zníženie rizika vykonávania voľnej práce. Nevyhnutné úpravy systému budú realizované pred začiatkom jeho nasadzovania alebo súbežne s ním, nie po ukončení skúšobnej prevádzky, pri ktorej sa väčšinou zisťujú nedostatky. Situácia, keď sa zistí nezrovnalosť vo funkčnosti vo fáze dokončovania projektu, automaticky znamená ďalšiu neplánovanú prácu. Zákazník má zároveň zvyčajne problém s financovaním takejto práce a na úspešné dokončenie projektu to často musí byť zadarmo;
• identifikácia pravdepodobných rizík, ktoré môžu ovplyvniť kvalitu a načasovanie implementácie. včasné zabezpečenie opatrení potrebných na minimalizáciu dopadu týchto rizík na úspešnosť projektu;
• získanie údajov na zdôvodnenie počtu licencií a štruktúry projektu;
• zaznamenávanie aktuálneho stavu v automatizovaných jednotkách a hlavných parametrov ich práce umožní preukázať efektívnosť využívania navrhovaného systému;
• nadviazanie osobných kontaktov medzi konzultantmi a hlavnými realizátormi projektu zákazníka zjednoduší ich spoluprácu v budúcnosti;
• rozšírenie vedomostnej základne (ak existuje) o hlavných obchodných procesoch zákazníkov v tomto odvetví.

Samozrejme, nie sú tu uvedené všetky argumenty v prospech predprojektového prieskumu, ale ako ukazuje prax, je to dosť na to, aby presvedčili zákazníka o jeho nevyhnutnosti.

Hlavné úlohy predprojektového prieskumu

Je zrejmé, že ďalšou najdôležitejšou úlohou predprojektového prieskumu je identifikovať jedinečné konkurenčné výhody zákazníka. Ako ukazuje prax, asi 75% obchodných procesov používaných zákazníkom sa zhoduje s procesmi v podobných spoločnostiach v rovnakom odvetví, 10% si uvedomuje svoje jedinečné konkurenčné výhody a zvyšných 15% je výsledkom druhého zákona termodynamiky: ) (dôsledok „prirodzeného rastu chaosu“) a musí sa vyriešiť v priebehu projektu. Ale tých konkurencieschopných 10%, ktoré sú pre podnikanie tak dôležité, jednoducho treba zachovať akoukoľvek automatizáciou (samozrejme za predpokladu, že tieto výhody sa dajú formalizovať). Najčastejšie sa tento problém rieši konfiguráciou systému pre zákazníka, ale niekedy sú potrebné služby programátorov, aby zohľadnili jedinečné vlastnosti podniku. Dovoľte mi poznamenať, že tu nehovoríme o zákazkovom vývoji, ale o implementácii systémov automatizácie výroby.

Po pochopení toho, ako budú podporované konkurenčné výhody zákazníka, bude IT spoločnosť schopná posúdiť potrebu a náklady na vylepšenia produktu, ako aj pochopiť, aké dodatočné zdroje môžu byť na to potrebné.

Dôležitým cieľom predprojektového prieskumu je diagnostikovať stav IT prostredia zákazníka, teda posúdiť ním používanú výpočtovú techniku, softvér, komunikáciu, kvalifikačnú úroveň IT špecialistov a pod. je potrebné pochopiť, či má zákazník dostatok zdrojov na úspešnú implementáciu automatizácie systému. Tu sa dostávame k ďalšej úlohe predprojektového prieskumu – analyzovať potenciálne riziká projektu a popísať ich pravdepodobné dôsledky. Konzultanti zároveň musia nielen zdokumentovať všetky možné riziká, ale aj ponúknuť zákazníkovi spôsoby, ako každé z nich znížiť.

Pri každom CIS ide o hromadenie informácií o prevádzkovej činnosti oddelení, preto ďalšou témou predprojektového prieskumu by mal byť zber požiadaviek na tok dokumentov automatizovaných oddelení.

Informácie nahromadené v systéme zostanú mŕtvou váhou, ak nie je možnosť ich analyzovať, preto je veľmi dôležité počas predprojektového prieskumu zistiť, aké typy a formy reportingu zákazník potrebuje. Automatizačné nástroje už zvyčajne obsahujú štandardnú sadu správ, ale každý zákazník právom považuje svoje podnikanie za jedinečné, a preto vyžaduje jedinečný systém tohto druhu, implementovaný spravidla pomocou špeciálneho generátora správ.

Naliehavou úlohou predprojektového prieskumu je objasniť konečný rozpočet projektu a načasovanie jeho realizácie, berúc do úvahy všetky získané údaje. Tieto termíny môžu byť ovplyvnené rôznymi faktormi, ako je pripravenosť riadiacich pracovníkov objednávateľa zúčastniť sa na projekte, motivácia zástupcov objednávateľa a zhotoviteľa, pravdepodobnosť sabotáže zo strany zamestnancov automatizovaných jednotiek, možné prepustenie (alebo naopak prijatie) kľúčového manažéra po určitom čase, čas po spustení projektu, nedostatočnosť existujúceho počítačového parku a technologickej základne na dosiahnutie všetkých cieľov automatizácie, nedostatok rozpočtu na nákup potrebného vybavenia a oveľa viac. Preto musí konzultant všetky tieto okolnosti podrobne zistiť a premietnuť do správy, a to aj pre interné použitie. Vypracovanie druhej – internej – správy vám umožní podrobne reflektovať všetky nuansy vzťahu a odporúčania pre špecialistov v oddelení implementácie a integrácie.

Ďalšou dôležitou otázkou, ktorú je potrebné vyriešiť v štádiu predprojektového prieskumu, je vypracovanie odporúčaní pre výber metód realizácie projektu. Tu je dôležité jasne zaznamenať, ktorý z problémov, ktoré zákazník predtým formuloval, nie je možné vyriešiť pomocou navrhovaného automatizačného systému a navrhnúť organizačné alebo iné východiská z tejto situácie.

Každá spoločnosť môže ľahko pridať tucet ďalších úloh, ktoré by chcela vyriešiť vo fáze prieskumu, ale ako ukazuje skutočná prax, získanie odpovedí na vyššie uvedené otázky už robí predprojektový prieskum pomerne efektívnym.

Čo je zvyčajne výsledkom predprojektového prieskumu?

• popis existujúcich obchodných procesov zákazníka;
• zoznam hlavných úloh, ktoré je potrebné vyriešiť pomocou automatizačného systému;
• posúdenie obchodných procesov zákazníka a odporúčania na zmenu alebo optimalizáciu práce oddelení s prihliadnutím na výhody poskytované informačným systémom;
• jedinečné konkurenčné výhody zákazníka, ktoré je potrebné zohľadniť pri implementácii systému;
• analýza existujúceho IT prostredia z hľadiska súladu s požiadavkami systému správy a riadenia spoločnosti, odporúčania na jeho zmenu;
• posúdenie práce na integrácii CIS do existujúcej IT infraštruktúry zákazníka;
• popis toku dokumentov v automatizovaných oddeleniach a požiadavky na analytiku;
• hodnotenie možných rizík počas realizácie projektu a identifikácia opatrení potrebných na minimalizáciu ich vplyvu;
• popis želaní zákazníka, ktoré nie je možné implementovať do navrhovaného riadiaceho systému a budú vyžadovať úpravu, odhad času a nákladov takejto úpravy;
• návrh realizácie projektu s odôvodnením navrhovaného variantu, s uvedením počtu požadovaných automatizovaných pracovných staníc pre zákazníka a spresnením rozpočtu projektu.

Samostatným dokumentom predprojektového prieskumu by mal byť predbežný harmonogram prác, ktorý okrem iného obsahuje dohodnutý zoznam zodpovedných osôb (od objednávateľa aj zhotoviteľa), ich oblasti zodpovednosti a základné predpisy pre súčinnosť medzi ich. Pre efektívnu implementáciu systému sa odporúča vypracovať predpisy na výmenu informácií medzi zamestnancami zákazníka a špecialistami IT spoločnosti, ktorá vykonáva prieskum, a tiež, čo je dôležité, stanoviť načasovanie a postup kontroly dokončenia práce.

Niektoré spoločnosti (najčastejšie tie, ktoré sa zaoberajú zákazkovým vývojom) poskytujú zákazníkovi návrh technickej špecifikácie po ukončení predprojektovej skúšky.

Robiť predprojektový prieskum zadarmo alebo si zaň účtovať peniaze?

Ak účel prieskumu zodpovedá úlohám opísaným vyššie, bude si to vyžadovať odklon významných zdrojov spoločnosti a musí byť nevyhnutne zaplatený. Tento predprojektový prieskum je plnohodnotnou poradenskou službou, ktorá vám umožňuje nielen posúdiť potrebu, načasovanie a rozpočet na automatizáciu, ale aj optimalizovať existujúce obchodné procesy zákazníka.

Ako ukázala prax, služby predprojektového prieskumu nie je ťažké predávať, ak spoločnosť implementovala vhodnú technológiu a predajcovia jasne poznajú (a vedia klientovi jasne vysvetliť) účel prieskumu a aké výhody zákazník získa to.

Ako zdôvodniť pre zákazníka efektívnosť predprojektovej kontroly

Zvážme potenciálne kanály úspor, berúc do úvahy, ktoré môžu pomôcť odôvodniť potrebu predprojektového prieskumu.

1. Úspora ľudských zdrojov a času:
   • pri úprave systému tak, aby vyhovoval jedinečným konkurenčným výhodám zákazníka v počiatočnej fáze implementácie, a nie po jeho uvedení do komerčnej prevádzky;
   • vo fáze integrácie systému do IT infraštruktúry zákazníka z dôvodu, že všetky informácie o stave podnikového IT prostredia a nuansy integrácie sú objasnené pred začiatkom, a nie počas implementácie;
   • vďaka včasnému prideleniu materiálnych a ľudských zdrojov zo strany zhotoviteľa aj objednávateľa;
   • včasným hodnotením možných rizík, ktoré by mohli ovplyvniť proces implementácie systému, a vypracovaním opatrení potrebných na minimalizáciu ich negatívnych dôsledkov.
     Akékoľvek oneskorenie v napredovaní projektu má za následok vážne dodatočné náklady pre zákazníka, ktoré sa dajú v každom konkrétnom prípade celkom jednoducho vypočítať.
2. Možné zníženie nákladov na implementáciu:
   • identifikáciou služieb a prác, ktoré môže zákazník vykonávať sám;
   • úpravou termínov dokončenia niektorých prác po objasnení ich skutočnej prácnosti.
3. Zvyšovanie efektívnosti podnikových informačných systémov a produktivity zamestnancov optimalizáciou podnikových procesov s prihliadnutím na jedinečné vlastnosti zákazníka.
4. Odmietnutie použitia automatizovaného systému, ak sa vo fáze predprojektovej kontroly ukáže, že nevyrieši problémy zákazníka alebo jeho úprava bude príliš nákladná.
   V mojej praxi sa vyskytol prípad, keď klientovi s veľmi špecifickými obchodnými procesmi na základe výsledkov predprojektového prieskumu odporučili nenasadzovať CIS, ale vykonať organizačné zmeny a optimalizovať technológiu pre prácu so svojimi zákazníkmi. , keďže efekt implementácie systému (bola potrebná nákladná úprava) sa nevyplatil, by boli náklady. Klient tak ušetril desiatky tisíc dolárov a predprojektový prieskum sa vyplatil len zvýšením efektivity oddelenia, ktoré na odporúčanie konzultantov zmenilo technológiu práce zamestnanca.

Absencia predprojektového prieskumu vo väčšine prípadov vedie k výraznému oneskoreniu realizácie projektov a zvýšeniu ich nákladov v dôsledku organizačných a technických problémov, ktoré vznikajú pri realizácii. Často takéto projekty končia úplným neúspechom. Podľa štúdie Standish Group takmer tretina z 2,5 tisíca IT projektov, ktoré analyzovali, bola nielen neúspešná, ale nebola vôbec dokončená. V Rusku sa takéto údaje získavajú oveľa ťažšie, ale som si istý, že podiel neúspešných implementácií nebude menší.

Ak teda konzultačná spoločnosť nechce mať vo svojich záznamoch nerealizované projekty, musí jednoducho vykonať predprojektový prieskum podnikania zákazníkov. Je lepšie odmietnuť zmluvu v počiatočnej fáze, ako sa utopiť v práci a skončiť s škvrnou na vašej povesti.

Informačný prieskum je dôležitou etapou optimalizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií a implementácie EDS. Koniec koncov, kvalita rozhodnutí o optimalizácii procesov a vývoji požiadaviek na funkčnosť EDMS priamo závisí od prijatých informácií a kvality ich prezentácie.

V tomto smere je potrebné dodržať hlavnú zásadu prieskumu – získať úplné, spoľahlivé a aktuálne informácie o procesoch, ktoré sa plánujú automatizovať.

Predprojektový prieskum

Z pohľadu poradenskej spoločnosti ponúkajúcej svoje služby na trhu poradenstva a implementácie EDMS, t.j. implementácia EDMS pre analytika je externé projektu sa predprojektový prieskum považuje za súčasť metodiky predaja (ako jedna z fáz „predpredaja“). Väčšinu práce však v tejto fáze vykonáva analytik, ako aj v štádiu analýzy, ktorú stanovuje implementačná metodika. Z tohto dôvodu sa predprojektový prieskum považuje aj za súčasť metodiky implementácie.

Uskutočnenie predprojektového prieskumu môže byť užitočné aj pre analytikov vykonávajúcich prácu na implementácii EDMS ako interné projekt podniku (organizácie), t.j. analytik je zamestnancom spoločnosti, kde sa EDMS implementuje.

Schéma výsledkov predprojektového prieskumu

Ciele predprojektový prieskum sú:

• získanie všeobecných informácií o objekte implementácie EDMS;
• definovanie cieľov implementácie;
• identifikácia všeobecných kľúčových požiadaviek na EDMS a hranice projektu;
• určenie celkového stavu organizácie toku dokumentov a kancelárskej práce;
• identifikácia hlavných používateľov (úradníci, manažéri atď.);
• určenie celkovej úrovne zložitosti potenciálneho projektu;
• posúdenie potrieb migrácie údajov a integrácie s iným softvérom;
• zhromažďovanie informácií potrebných na prípravu efektívneho a víťazného Obchodného návrhu [ak prácu vykonáva spoločnosť mimo objektu implementácie].

Za účelom získania potrebných informácií o projekte sa realizujú prieskumy a rozhovory s hlavnými užívateľmi (Zákazník, projektový manažér, vedúci oddelení, hlavní užívatelia).

Vzorové otázky dotazníka, ktorých odpovede vám umožnia získať primárne informácie od zákazníka a budúcich používateľov EDMS, sú uvedené v časti „Otázky pre dotazníky a rozhovory“.

Ako výsledok Predprojektová kontrola sa vykonáva:

• posúdenie množstva práce potrebnej na implementáciu EDMS;
• vypracovanie správy o predprojektovom prieskume;
• príprava a demonštrácia prototypu riešenia (ak je to potrebné);
• príprava obchodného návrhu.

1. Ciele a ciele implementácie EDMS;
2. Hranice projektu na implementáciu EDMS;
3. Ďalšie prijaté informácie.

Po vykonaní predprojektového prieskumu je možné odhadnúť množstvo analytickej a technickej práce, ktorú bude potrebné vykonať, ako aj to, aké výsledky by sa mali dosiahnuť.

Výsledkom je vypracovanie dokumentu, ktorý obsahuje popis základných požiadaviek na EDMS, hranice projektu a ďalšie identifikované informácie. V prípade, že informačný prieskum vykonáva organizácia mimo zákazníka, je pripravený aj prototyp riešenia na ukážku zákazníkovi (v prípade potreby) a komerčný návrh.

V tejto fáze, na základe získaných primárnych informácií, projektový manažér (PM) zostaví základný pracovný plán, hierarchickú pracovnú štruktúru (WBS) a projektovú chartu. V tejto fáze sa môže uskutočniť aj výber platformy, na ktorej sa bude EDMS vyvíjať.

Informačný prieskum a analýza

Na základe výsledkov predprojektového prieskumu ako východiskového bodu informačný prieskum objasňuje predtým získané informácie, skúma a popisuje existujúce obchodné procesy („tak, ako sú“) a navrhuje budúce optimalizované obchodné procesy („byť“). ako by to malo byť“) a tiež popisuje všetky potrebné úpravy v systéme na podporu týchto obchodných procesov a rozhraní EDMS.

Schéma výsledkov informačného prieskumu

Ciele informačný prieskum sú:

• štúdium a presný popis obchodných procesov, ktoré sa majú automatizovať;
• definícia a popis úprav systému, rozhraní vr. rozhrania s externými systémami a prostriedkami na prenos údajov z existujúcich programov, ktoré musia byť vyvinuté a implementované počas projektu;
• vývoj technických špecifikácií (TOR);
• vypracovanie odporúčaní pre reengineering (optimalizáciu) tokov dokumentov a organizácie toku dokumentov a kancelárskej práce.

Účelom tejto fázy je identifikovať požiadavky zákazníka na výsledky implementácie, preto je potrebná úzka spolupráca medzi zákazníkom, hlavnými používateľmi a analytikom počas celej fázy informačného prieskumu a analýzy. Informačný prieskum je zvyčajne ďalším krokom po predprojektovom prieskume a zahŕňa podrobné preskúmanie všetkých oblastí podnikania, ktoré budú počas projektu ovplyvnené, namiesto jednoduchého určenia hlavných funkčných oblastí a „vražedných aplikácií“, ako napr. sa vykonáva počas predprojektového prieskumu.

Za účelom získania potrebných informácií sa uskutočňujú prieskumy a rozhovory s hlavnými užívateľmi (zákazník, projektový manažér, vedúci oddelení, hlavní užívatelia) podobne ako pri predprojektovom prieskume, avšak na detailnejšej úrovni. Vzorové otázky dotazníka, ktorých odpovede vám umožnia získať informácie od zákazníka a budúcich používateľov EDMS, sú uvedené v časti „Otázky pre dotazníky a rozhovory“.

výsledky práca je premietnutá do dokumentu "Functional Requirements" (FR) alebo Report, prípadne technických špecifikácií (v závislosti od zložitosti projektu).

Konečný dokument musí obsahovať:

1. Funkčné požiadavky na EDMS;
2. Popis rozhraní EDMS;
3. Popis obchodných procesov;
4. Odporúčania pre reengineering (optimalizáciu) toku dokumentov;
5. Ďalšie informácie získané počas prieskumu a analýzy.

Výsledkom práce vykonanej na organizácii efektívnej kancelárskej práce a toku dokumentov a rozhodnutia o implementácii elektronického systému správy dokumentov, projektový tím formuluje požiadavky na automatizovaný systém, zostavuje zoznam procesov, ktoré sa majú automatizovať, určuje priority a postupnosť ich automatizácie.

Po určení cieľov, zámerov a hraníc projektu na implementáciu EDMS sa začína práca na vývoji a implementácii automatizovaného systému správy elektronických dokumentov.

Na efektívnu automatizáciu práce s dokumentmi sa odporúča:

1. Urobte si zoznam existujúcich typy dokumentov V organizácii
2. Do vyšetrenie každého typu dokument (pozri nižšie)*
3. Skladať zoznam zodpovedných zamestnancov na vytváranie dokumentov (kto vytvára aké typy dokumentov)
4. Skladať zoznam zamestnancov, ktorí prezerajú, podpisujú, schvaľujú dokumenty (kto, aké typy dokumentov; podmienky, za ktorých sa vyžaduje vízum, podpis)
5. Na základe týchto zoznamov vytvoriť všeobecnú trasu prechod dokumentov s podmienkami prechodu - algoritmus (Operogram alebo Graphic Document Flow Scheme)
6. Určte potrebné účtovných dokladov(výkazy): podmienky tvorby výkazov a ich formulárov
7. Určiť, aké typy dokumentov je potrebné podrobiť kontrole (určiť termíny, formy oznámenia, formulár kontrolnej karty, podmienky vyňatia spod kontroly)
8. Na základe prieskumov vypracovať pokyny pre predškolské vzdelávacie inštitúcie Ak je to nevyhnutné
9. Vytvorte zoznam prípadov(s uvedením doby skladovania a zásad formovania puzdier), ak je to potrebné
10. Vytvorte zoznam, ktorý odráža mechanizmus prístupu k rôznym typom dokumentov (v závislosti od pozície)

Preskúmanie každého typu dokumentu:

• opíšte technológiu dokumentácie (kompilácie): súbor podrobností, ich umiestnenie, spôsoby vyplnenia (ak je to potrebné);
• opísať formy registračných a kontrolných kariet (RCC): súbor a usporiadanie polí na karte;
• ukázať podmienky pre pohyb dokumentov (dostupnosť podpisov, víz, šekov atď.);
• zobraziť vývojový diagram dokumentu (trasu) alebo zoznam hlavných podporovateľov, signatárov atď.;
• popisujú spôsob registrácie, kódy, ktoré sú priradené k rôznym typom dokumentov

Otázky pre dotazníky a rozhovory

Tu sú uvedené otázky, ktoré možno použiť v dotazníkoch alebo pri rozhovoroch s používateľmi pri vykonávaní prieskumu predmetu implementácie EDMS. Otázky sú poradné. Neexistujú jasné požiadavky na vykonávanie prieskumu, takže analytik musí byť kreatívny pri získavaní potrebných informácií, ich štruktúrovaní a zobrazovaní.

Potrebuje automatizovať proces správy dokumentov:

1. Aké sú dlhodobé a krátkodobé ciele implementácie systému?
2. Aké sú hlavné kritériá úspechu projektu implementácie systému správy dokumentov?
3. V akom časovom horizonte je žiaduce implementovať systém? Aké sú dôvody týchto termínov?
4. Kto je hlavným iniciátorom projektu: v záujme akého oddelenia alebo manažéra (manažérov) sa plánuje implementácia systému?
5. Kto sú hlavní zákazníci EDMS (ktoré divízie) a hlavní účastníci EDMS?
6. Plánujete pri implementácii systému úplný alebo čiastočný prechod na bezpapierovú technológiu pre kancelársku prácu a tok dokumentov? Popíšte, ako to vidíte vy.
7. Plánuje sa používanie systémov ochrany kryptografických informácií a elektronického digitálneho podpisu (CIPF a EDS)? Ak ÁNO, uveďte názov alebo typ prioritných systémov.
8. Spracovanie, aké typy dokumentov, formátov a typov plánuje systém automatizovať?
8.1. Stručne opíšte hlavné parametre každého z nich, uveďte rozdiely.
8.2. Stanovte si priority
9. Koľko pracovných staníc sa plánuje nainštalovať naraz?
10. Koľko pracovísk sa plánuje prípadne (spolu) pripojiť do systému?
11. V ktorých oddeleniach sa plánuje implementácia EDMS?
12. Popíšte hlavné funkčné zodpovednosti oddelení - hlavných účastníkov EDMS.

Organizačné záležitosti:

13. Existujú technickí špecialisti, ktorí budú viesť projekt v mene Zákazníka?
14. Existujú špecialisti v predškolských vzdelávacích inštitúciách, ktorí budú viesť projekt v mene objednávateľa?

Otázky o predškolskom vzdelávaní:

15. Existujú schválené ustanovenia, pokyny, nariadenia alebo iné normatívne dokumenty upravujúce prácu s dokumentmi (popis pravidiel kancelárskej práce a toku dokumentov)?
15.1. Do akej miery sú zrelé a relevantné?
15.2. Plánuje sa ich zmena?
15.3. Ak takéto dokumenty existujú, poskytnite ich na analýzu.
16. Ak takéto pravidlá (predpisy, pokyny, metódy) neexistujú alebo nie sú relevantné, je potrebné vykonať prieskum, popis a optimalizáciu existujúcich procesov?
16.1. Existuje pochopenie pre nevyhnutnosť a včasnosť takýchto akcií?
16.2. Alebo existujú plány na automatizáciu procesov „tak, ako sú“?
16.3. Ak sa bude vykonávať prieskum a optimalizácia, definujte oblasti prieskumu, ciele a optimalizačné kritériá.
17. Ako prebieha papierovanie?
17.1. centralizované;
17.2. decentralizované;
17.3. Zmiešané.
18. Ktoré oddelenie alebo zamestnanec je zodpovedný za prácu s dokumentmi?
19. Kto vo firme organizuje prácu s dokumentmi (aké oddelenie)?
20. Aké funkcie (procesy, práca) je potrebné automatizovať pre tieto typy dokumentov? Opíšte ich (stručne)
21. Aký je približný objem toku dokumentov za rok/mesiac pre každý špecifikovaný typ dokumentu?
22. Uveďte typy dokumentov, pre ktoré sa používajú formuláre a šablóny, s ktorými sa plánuje automatizácia práce?
23. Aké formy účtovania a evidencie sa používajú pre jednotlivé druhy dokladov? Popíšte ich štruktúru, pravidlá vyplnenia, pravidlá pre generovanie evidenčných čísel.
24. Aké dokumenty vyžadujú dodatočnú kontrolu? Popíšte ich vlastnosti a požiadavky na ovládanie.
25. Aké typy a typy hlásení je potrebné zaviesť pre každý typ dokumentu?
26. Druhy práce vykonávanej na každom type dokumentu. Zmeny, ku ktorým dôjde v dokumente počas obchodného procesu.
27. Popíšte pracovné povinnosti pri spracovaní dokumentov zamestnancov, ktorí sú účastníkmi toku dokumentov.
28. Popíšte existujúcu technológiu na prácu s dokumentmi v organizácii alebo oddelení:
28.1. postup pri zasielaní spracovania a evidencie prichádzajúcich dokumentov;
28.2. postup manažmentu pri kontrole došlých dokumentov a vydávaní uznesení;
28.3. štruktúra uznesenia;
28.4. postup pri predkladaní dokladov na kontrolu;
28.5. typy kontroly;
28.6. termíny;
28.7. zoznam dokumentov, ktorých vyhotovenie podlieha kontrole;
28.8. technológia kontroly vykonávania dokumentov;
28.9. postup zaznamenávania dokumentov prijatých na vykonanie v štrukturálnych divíziách;
28.10. postup na odstránenie dokumentov spod kontroly;
28.11. postup pri posudzovaní návrhov dokumentov vedením, ich schvaľovaní rôznymi oddeleniami a schvaľovaní;
28.12. postup pri registrácii a postupnom spracovaní odchádzajúcich dokumentov;
28.13. postup tvorby interných dokumentov;
28.14. organizácia ukladania dokumentov v štrukturálnych divíziách a v centrálnom archíve organizácie.
29. Čo je potrebné zmeniť v práci s dokumentmi?
30. Aké formy účtovania a evidencie sa používajú pre jednotlivé druhy dokladov?
30.1. Popíšte ich štruktúru a pravidlá plnenia (ak existujú).
30.2. Pravidlá pre generovanie registračného čísla
31. Aké typy a typy hlásení je potrebné zaviesť pre každý typ dokumentu?
31.1. aktuálne správy kancelárie;
31.2. záverečné správy úradu;
31.3. správy štatistického úradu;
32. Schopnosť vytvárať a sledovať spojenia medzi dokumentmi

Otázky týkajúce sa archivácie:

33. Existuje archív ako stavebná jednotka?
34. Kto je zodpovedný za rýchle uloženie dokumentov?
35. Existujú pokyny na uchovávanie dokumentov? Ak máte regulačné dokumenty, poskytnite ich.
36. Je vypracovaná nomenklatúra prípadov (každý rok)?
37. Ktorý útvar (úradník) je zodpovedný za vypracovanie a schválenie konsolidovanej nomenklatúry prípadov.
38. Vykonáva sa preskúmanie hodnoty dokumentov a zničenie dokumentov?
39. Existuje vedecký referenčný prístroj? Kto to vedie? Popíšte jeho štruktúru.
40. Bola vypracovaná politika prístupu k dokumentom, najmä dôverným?
41. Plánuje sa presun archívu „papierových“ dokumentov do systému?
41.1. Uveďte približné množstvo, formát a typy dokumentov.
41.2. Je archív dokumentov geograficky distribuovaný? Ak ÁNO, kde sa nachádzajú miesta na ukladanie dokumentov?
41.3. Zadajte požadovaný časový rámec na prenos informácií do systému.
42. Aké pravidlá platia pre odpis dokumentov do spisov, ich prenos do archívu, aké sú normy ukladania?
43. Pravidlá pre prácu s Nomenklatúrou vecí divízie, jej štruktúrou a organizáciou ukladania dokumentov v divízii, práca s ktorou podlieha automatizácii.

Popis organizačnej štruktúry:

Na vykonanie prvotného posúdenia požiadaviek sú potrebné informácie o organizačnej štruktúre spoločnosti. Opis organizačnej štruktúry musí byť vo forme diagramu (vo formáte Visio, ARIS alebo inom podobnom formáte). Možný je aj textový popis. Diagram (alebo textový popis) organizačnej štruktúry by mal odrážať:

44. Zoznam organizácií na najvyššej úrovni (správcovská spoločnosť, zoznam areálov, pobočiek, jednotlivých právnických osôb (napríklad kancelárie spoločnosti) atď.), vrátane:
44.1. názvy organizácií;
44.2. geografická poloha organizácií;
44.3. vzťahy medzi organizáciami (hierarchia);
44.4. sféry činnosti organizácií.
45. Organizačné štruktúry organizácií na najvyššej úrovni, ktoré by mali obsahovať:
45.1. štruktúra divízií;
45.2. vzájomné vzťahy medzi oddeleniami;
45.3. funkcie oddelení;
45.4. oblasti zodpovednosti oddelení.

V prvom rade nás zaujímajú informácie o štruktúrnych celkoch, ktoré sa budú podieľať na implementácii systému elektronickej správy dokumentov.

IT infraštruktúra organizácie:

46. ​​​​Aká technická podpora je k dispozícii: vlastnosti servera, stránky klientov?
47. Používa sa informačný systém (systémy) v súčasnosti na automatizáciu aktuálnych úloh?
47.1. Ak ÁNO, aké funkcie obsahuje?
47.2. S čím ste nespokojný/súčasné problémy?
47.3. Plánuje sa jeho úplná alebo čiastočná výmena?
47.4. Migrácia údajov: ako sa plánuje prenos nahromadených informácií:
- nemožno tolerovať
- nosenie v ruke,
- prenášať automaticky.
47,5. Ak plánujete automatický prenos „starých“ údajov do nového systému, je potrebné poskytnúť informácie o štruktúre a formátoch úložiska a sformulovať požiadavky na konverziu údajov.
48. Vyžaduje sa integrácia s inými systémami?
49. Aká je typická konfigurácia klientskych pracovných staníc (procesor, RAM, operačný systém atď.)?
50. Existuje zoznam štandardného softvéru nainštalovaného na kancelárskych počítačoch? Ak ÁNO, uveďte tento zoznam.
51. Aké sú charakteristiky základného serverového hardvéru?
52. Používajú zamestnanci spoločnosti pri svojej každodennej práci firemný e-mail? Aký poštový server a klienta používate?
53. Zadajte verziu a vývojára softvéru podnikového e-mailového servera.
54. Aká je topológia vašej siete:
1.1. Je lokálna sieť založená na doméne Windows NT?
1.2. Koľko pracovných staníc je vo vašej lokálnej sieti?
1.3. Existuje územné rozloženie siete? Ak existuje:
1.3.1. Aké je rozdelenie pracovných staníc medzi pobočky (kancelárie)?
1.3.2. Aká je kapacita komunikačných kanálov medzi segmentmi siete?
55. Existuje vyhradený súborový server určený na ukladanie dokumentov? Aký je odhadovaný objem dokumentov uložených na tomto serveri?
56. Existuje stratégia na ukladanie neštruktúrovaných informácií (počítače, vyhradené súborové servery, úložné subsystémy atď.)
57. Aký je priemerný objem dokumentov uložených na klientskych pracovných staniciach?
58. Aké podnikové informačné systémy (CIS) sa v podniku používajú?
59. Existujú licencované DBMS a ako sa používajú? Uveďte vývojárov a verzie DBMS používané v podniku.
60. Používajú sa adresárové služby na identifikáciu používateľov? Ak ÁNO, uveďte aké.
61. Existuje služba technickej podpory pre používateľov (helpdesk)? Existujú nejaké predpisy pre túto službu?
62. Koľko zamestnancov má oddelenie informačných technológií (oddelenie, oddelenie)? Aké sú hlavné úlohy, ktoré táto jednotka rieši?
63. Uveďte systémy, s ktorými by mal byť systém správy dokumentov integrovaný.
64. Uveďte približný pomer zamestnancov, ktorí majú prístup k dokumentom len na preskúmanie, k počtu zamestnancov, ktorí majú právo upravovať a vykonávať určité úkony.

Požiadavky na EDMS:

65. Uveďte a popíšte, aké funkčné požiadavky na nový systém považujete za najdôležitejšie.
66. Zloženie atribútov každej karty dokladu:
- Názov
- Popis
- Štítok na formulári (meno na formulári)
- Dátový typ
- Spôsob vypĺňania (ručne, z adresára, ...)
67. Vyhľadávanie dokumentov podľa atribútov evidenčných kariet Zoznam detailov vyhľadávacej karty
68. Potreba vytvorenia histórie práce s dokumentmi, sledovanie priebehu realizácie a schvaľovacieho procesu a pod.
69. Potrebné filtre v systéme
70. Žiadosti o informácie, ktorým musí systém vyhovieť

Navrhujeme formalizovať informácie získané ako výsledok prieskumu vo formulári operogramy alebo vo forme algoritmu. Ako príklad navrhujeme zvážiť životný cyklus zákaziek pre kľúčové činnosti. Technológia práce s týmto typom dokumentu je najjednotnejšia a môže byť použitá v rôznych podnikoch.

Príklady postupu práce s dokumentom

Navrhujeme formalizovať informácie získané ako výsledok prieskumu vo forme operogramu alebo vo forme algoritmu. Ako príklad navrhujeme zvážiť životný cyklus zákaziek pre kľúčové činnosti. Technológia práce s týmto typom dokumentu je najjednotnejšia a môže byť použitá v rôznych podnikoch.

Operagram životného cyklu zákazky na hlavnú činnosť

Kliknutím na obrázok ho zväčšíte

Algoritmus spracovania objednávok pre hlavné činnosti

Vývoj funkčných požiadaviek

Na základe vyššie uvedených informácií analytik vypracuje funkčné požiadavky na EDMS alebo referenčné podmienky pre vývoj EDMS. Analytik musí vypracovať najmä požiadavky na formát a zloženie evidenčných a kontrolných kariet (nastavenie a usporiadanie polí na karte, spôsoby vypĺňania EDMS a pod.), trasy pre pohyb dokumentov a ďalšie potrebné náležitosti. na vytvorenie a rozvoj EDMS.

Automatizácia práce, a teda aj stanovenie úloh pre vývoj softvéru, by sa mali vykonávať za prítomnosti regulačných dokumentov upravujúcich prácu s dokumentmi: pokyny, predpisy, formuláre atď.

Ak takéto dokumenty neexistujú, je potrebné vypracovať dokument(y) stanovujúci základné pravidlá pre prácu s dokumentmi, s ktorými sa práca plánuje automatizovať.

Dokumentácia

Počas vyšetrenia sa pripraví nasledujúca dokumentácia:

1. Správa z informačného prieskumu (informačný model)

Účel:
Zaznamenávanie informácií získaných počas prieskumu, rozhovory so zamestnancami zákazníka za účelom vypracovania technických špecifikácií pre vytvorenie a konfiguráciu automatizovaného systému

Zahŕňa:

• Popis všeobecných charakteristík Zákazníka;
• Popis organizačnej štruktúry;
• Popis technického vybavenia;
• Popis obchodných procesov, ktoré sa majú automatizovať;
• Popis požiadaviek používateľa;
• Odporúčania na zlepšenie obchodných procesov.

2. Zadanie pre vytvorenie automatizovaného systému (dátový model)

Účel:
Vývoj technických požiadaviek na funkčnosť automatizovaného systému a jeho architektúry

Zahŕňa popis:

• AWP;
• systémové funkcie;
• atribúty karty;
• rozhrania;
• referenčná literatúra;
• akčné tlačidlá;
• výpovedné podmienky;
• iné technické požiadavky na EDMS.

Vyššie popísané časti dokumentácie môžu byť pridané a zmenené podľa potreby. tvorba dokumentácie je tvorivý proces a závisí aj od profesionality analytika, ktorý tieto dokumenty vypracúva.

V súčasnosti dochádza k rýchlemu rozvoju a implementácii informačných technológií nielen vo vládnych agentúrach, ale aj v mnohých ruských podnikoch a úspech samotnej implementácie závisí od toho, aký bude prístup k implementácii EDMS, ako dobre bude plánované.

S rastom podnikania sa zvyšuje aj objem papierovej dokumentácie. A keď počet spracovávaných dokumentov prekročí prahovú hodnotu, procesy práce s dokumentmi sa vymknú kontrole, prestanú byť zvládnuteľné a v dôsledku toho začnú spomaľovať rozvoj podniku, potom je dôležité implementovať EDMS vychádza na svetlo sveta. V tomto bode mnohé podniky čelia problému zvanému „kde začať“.

Proces implementácie EDMS v úspešnej globálnej a domácej praxi zahŕňa nasledujúce fázy:

1. Informačný prieskum.
   1. Rozhovor.
   2. Spochybňovanie.
2. Analýza zozbieraných údajov.
3. Tvorba technických a funkčných požiadaviek na EDMS.
4. Monitorovanie trhu EDMS a výberové konanie.
5. Testovanie demo verzie.
6. Uzavretie dohody.
7. Vývoj predpisov pre EDMS.
8. Inštalácia a konfigurácia softvéru.
9. Školenie používateľov EDMS.
10. Testovanie softvéru s používateľmi.
11. Odstránenie chýb zistených počas testovania systému.
12. Priemyselná prevádzka.

Prečo sa nezaobísť bez informačného prieskumu?

Prečo je také dôležité uskutočniť informačný prieskum? Predpokladá sa, že kvalitný predprojektový prieskum zaručuje 80% úspešnosť implementácie EDMS. Koniec koncov, umožňuje:

• získať jasnejší „portrét“ organizácie: jej poslanie, oblasti činnosti; Štruktúra spoločnosti; funkcie divízií (a ich vzájomné pôsobenie) stanovené v ustanoveniach o štrukturálnych členeniach; hlavné obchodné procesy;
• určiť všeobecný stav organizácie kancelárskej práce v podniku;
• určiť toky informácií a dokumentácie (vrátane typov používaných dokumentov);
• pri implementácii systému identifikovať a zohľadňovať riziká a spôsoby ich prekonania;
• určiť účel implementácie;
• určiť úlohy a funkcie, ktoré bude musieť EDMS následne vykonávať;
• identifikovať používateľov EDMS;
• naučiť sa a opísať existujúce obchodné procesy (ktoré sa majú zautomatizovať) atď.

Odpovede na vyššie uvedené otázky môžete získať prostredníctvom nezávislé štúdium všeobecných informácií o predmete implementácie EDMS. To pomáha pripraviť sa pohovor manažment a kľúčoví špecialisti. A analýza výsledkov pohovoru vám pomôže rozvíjať sa dotazník s podrobnejšími otázkami pre širší okruh ľudí. Každá etapa vyšetrenia vám teda umožňuje ponoriť sa hlbšie do problému a získať v dôsledku toho čoraz podrobnejší popis problému.

Iba pochopením skutočných potrieb podniku je možné určiť, aké funkcie by mal EDMS vykonávať. Potom bude jeho vzhľad schopný optimalizovať prácu ľudí a nebudú ho vnímať ako piate koleso na vozíku.

V čase, keď sa začal prieskum, mal náš mäsokombinát skupinu geograficky rozmiestnených kancelárií, zložitú podnikovú štruktúru a veľký objem toku papierových dokumentov, čo viedlo k rozptýlenému nekontrolovanému toku dokumentov, porušovaniu lehôt schvaľovania a vykonávania, ako aj k strata dokladov.

S rastom objemov výroby a zvyšovaním úloh riešených naším podnikom len narastalo množstvo spracovanej, prijatej a odoslanej riadiacej a inej dokumentácie a zvýšila sa aj úloha výkonovej disciplíny. V súvislosti s prechodom mäsokombinátu na novú úroveň sa vedenie podniku rozhodlo zaviesť systém elektronickej správy dokumentov (EDMS), ktorý umožňuje automatizovať nielen prácu s organizačnými a administratívnymi dokumentmi (objednávky, korešpondencia a pod.), ale aj aj niektoré obchodné procesy sprevádzané spracovaním a vyhotovením dokumentov.

Za týmto účelom bol vytvorený tím zo špecialistov z kľúčových štrukturálnych divízií podniku. Vedúcim tohto projektu bola poverená zástupkyňa riaditeľa pre predškolskú výchovu, autorka tohto článku.

Rozhovor

Rozhodli sme sa implementovať EDMS postupne. Prvou fázou informačného prieskumu, ktorý bol pre tím „viditeľný“, bolo vykonať - prieskum prvej línie manažérov a kľúčových účastníkov obchodných procesov, ktorí budú pracovať v EDMS, t.j. budú jej užívateľmi. Tento prieskum musí nevyhnutne zahŕňať manažérov a vecných expertov zainteresovaných štruktúrnych jednotiek, ktorí budú môcť vyjadriť svoje želania a pripomienky.

Pred začatím tejto etapy bol zástupcom riaditeľa pre predškolskú výchovu pripravené otázky, odpovede na ktoré by mohli poskytnúť predstavu o problémoch pri organizovaní práce s dokumentmi.

Bol zostavený zoznam budúcich respondentov, ktorý zahŕňal asi 30 ľudí (tj vedúci oddelení, ich zástupcovia a špecialisti zodpovední za tvorbu dokumentov, ich podpisovanie, podpisovanie a schvaľovanie). S každou osobou bolo dohodnuté samostatné stretnutie, počas ktorého bol najprv načrtnutý účel osobného rozhovoru a potom nasledoval dialóg, ktorého „programom“ bol vopred pripravený zoznam téz a otázok (pozri príklad 1). . Pre pohodlie pri vedení a analýze rozhovorov môžete konverzáciu nahrať na hlasový záznamník. Pre účastníka prieskumu je však lepšie, aby nevedel, že prebieha nahrávanie, pretože väčšina ľudí sa pri pohľade na diktafón stratí.

Príklad 1

Príprava na uskutočnenie rozhovorov v rámci prieskumu mäsokombinátu na implementáciu EDS

Zbaliť reláciu

Pri stretnutí s každým respondentom zástupca pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu na začiatku rozhovoru podrobne načrtol:

1. Účel prieskumu:

"Kontrola stavu kancelárskej práce a toku dokumentov, pochopenie existujúcich obchodných procesov, ktoré by sa mali automatizovať a ktorých činnosti sú sprevádzané spracovaním a realizáciou dokumentov."

2. Prečo naša spoločnosť potrebuje implementovať EDMS:

"Účelom EDMS je kvalitatívne zlepšiť proces práce s dokumentmi pre manažérov a vecných špecialistov na všetkých úrovniach a skrátiť čas rutinnej práce s dokumentmi."

3. Aké výhody poskytuje EDMS, napr.

„Systém umožňuje skrátiť čas strávený hľadaním požadovaného dokumentu, umožňuje prístup do spoločnej databázy dokumentov s rozlíšením používateľských práv, môžete pracovať v systéme na diaľku, pracovať s jedným dokumentom spoločne viacerí používatelia, rýchlo a jednoducho schvaľovať dokumenty, automatizovať evidenciu a distribúciu dokumentov, organizovať kontrolu vybavovania objednávok a dokumentov (sprehľadňujú sa činnosti riadenia), je možné podpisovať dokumenty v systéme pomocou elektronického podpisu, organizovať prácu so zmluvami, integrovať EDMS s inými programami používanými organizáciou a znížiť náklady na údržbu archívu.“

1. S akými problémami sa stretávate pri práci s dokumentmi?
2. Čo by ste chceli zlepšiť, zlepšiť, zmeniť v organizácii práce s dokumentmi?
3. Ako rýchlo a efektívne sa doručujú dokumenty?
4. Kde sú podľa vás slabé miesta, ktoré spôsobujú problémy pri práci s dokumentmi?
5. Sú existujúce formuláre dokumentov vhodné na používanie?
6. Koľko času trvá spracovanie jedného dokumentu? Túto otázku by ste si mali položiť v súvislosti s každým typom dokumentu, ktorý je široko prítomný v obchodných procesoch organizácie.
7. Aký je objem toku dokumentov vo vašej pracovnej oblasti?

Proces rozhovoru bol ovplyvnený zaneprázdnenosťou účastníkov prieskumu, čo ovplyvnilo načasovanie prieskumu, a tiež preukázalo, že zamestnanci podcenili význam projektu.

Ako výsledok analýzy informácií zozbieraných počas rozhovoru bola vytvorená tabuľka, znázornené v príklade 2. Pomohlo to štruktúrovať prijaté informácie a vyvodiť potrebné závery, ktoré sa v ňom dobre odrážajú.

Príklad 2

Systematizácia informácií získaných počas rozhovoru

Zbaliť reláciu

Na základe výsledkov rozhovorov boli identifikované nasledujúce obchodné procesy, ktoré si v prvom rade vyžadujú automatizáciu pomocou EDMS:

• riadenie zákazky;
• koordinácia faktúr na úhradu;
• koordinácia organizačných a administratívnych dokumentov:
• kontrola nad vykonávaním pokynov (uznesení).

Rozhovor umožnil pripraviť pôdu pre kladenie otázok, čo si vyžaduje väčšiu presnosť pri poskytovaní odpovedí na otázky.

Dotazník

Cieľom prieskumu bolo získať podrobnejšie (presnejšie) informácie o aktuálnom stave toku dokumentov a kancelárskej práce v podniku. Účastníkmi prieskumu boli vedúci štrukturálnych jednotiek a odborníci na danú problematiku, ktorí sa potom stali používateľmi EDMS. Prieskum prebiehal v neprítomnosti, čo znamenalo vyplnenie dotazníka v neprítomnosti výskumníka.

Dotazník pozostával z troch častí (pozri príklad 4):

1. Úvodná časť – jej hlavnou úlohou bolo podnietiť respondenta, aby odpovedal na položené otázky. Bol opísaný účel a ciele štúdie, význam úlohy respondenta; pokyny na vyplnenie dotazníka.
2. Hlavná časť obsahuje otázky s jednoduchým znením a ich úplnosť a množstvo závisí od požadovaného cieľa (otázky vo vzorovom dotazníku z príkladu 4 sú poradné a môžu sa líšiť od optimálnych otázok na prieskum vášho podniku; môžete ich použiť ako východiskové vzor na vypracovanie vlastného dotazníka).
3. Záverečná časť - tu bola respondentovi poskytnutá záruka dôvernosti vyjadreného názoru; bolo vyjadrené poďakovanie za účasť na štúdii.

Na žiadosť respondenta bol dotazník vytlačený a odovzdaný osobne alebo zaslaný na jeho e-mail. Forma dotazníka bola navrhnutá tak, aby bolo pre respondenta pohodlné vypĺňať ho priamo vo wordovom súbore.

Ak bol dotazník odoslaný ako súbor programu Word, potom v tele e-mailu príjemca najprv videl sprievodný text (všetky kontaktné údaje v príklade sú fiktívne):

Príklad 3

Sprievodný text a predmet emailu pri odosielaní dotazníka ako priloženého súboru emailom

Zbaliť reláciu

Príklad 4

Dotazník na vykonanie prieskumu v podniku pred implementáciou EDMS

Zbaliť reláciu

Zozbierané údaje boli zapísané do tabuľky MS Excel, čo umožnilo automaticky generovať diagramy rozloženia názorov na jednotlivé problémy. Tie. výsledky boli prezentované manažmentu čo najviditeľnejším spôsobom (pozri príklad 6). Počet vybratých možností odpovedí pre každú otázku sa prejavil na jednom hárku súboru a diagramy založené na týchto údajoch boli zostavené na inom hárku:

V budúcnosti budeme brať do úvahy všetky identifikované riziká, aby sme čo najskôr prešli na prácu v EDMS:

• riziko absencie alebo nesprávnej definície úloh a funkcií EDMS;
• riziko podhodnotenia potrebných zdrojov (peňažných, časových);
• riziko oneskorenia pri realizácii fáz projektu;
• riziko nedostatočnej informovanosti zamestnancov podniku o postupe práce, ako aj riziko zanedbania, pasivity, odporu zamestnancov, slabé zapojenie manažérov do projektu;
• riziko zlého technologického vybavenia;
• riziko nedostatku regulačného rámca.

Prieskum vo všeobecnosti ukázal pozitívny postoj k zavedeniu elektronickej správy dokumentov, ale našlo sa aj množstvo zamestnancov, ktorí mali k implementácii EDS negatívny postoj, pretože tento projekt vnímali len ako ďalšiu inováciu, ktorá len pridá viac pracovať pre nich.

Následne na základe analýzy výsledkov rozhovorov a dotazníkov bol stanovený cieľ a vypracované požiadavky na EDMS, čo je však ďalšia a nemenej dôležitá etapa implementačných prác. V súčasnosti naša spoločnosť vykonáva porovnávaciu analýzu trhu EDMS.

Poznámky pod čiarou

Zbaliť reláciu

Kľúčové slová: podnikový prieskum, pohovor a dopytovanie, register prichádzajúcich informácií, register interných informácií, register odchádzajúcich informácií, správa o expresnom prieskume podniku, referenčný model, kompletný biznis model organizácie, funkčný model predmetnej oblasti.

Úlohy a fázy predprojektovej kontroly automatizačného zariadenia

Podnikový prieskum je dôležitou a určujúcou fázou návrhu IS. Dĺžka vyšetrenia je zvyčajne 1-2 týždne. Počas tejto doby by systémový analytik nemal preskúmať viac ako 2-3 typy činností (HR, účtovníctvo, doprava, marketing atď.).

Zhromažďovanie informácií pre výstavbu kompletný obchodný model organizáciečasto ide o štúdium zdokumentovaných informačných tokov a funkcií oddelení a uskutočňuje sa aj prostredníctvom rozhovorov a dotazníkov.

Pred začatím prieskumných prác organizácia zvyčajne poskytuje súbor dokumentov, ktoré zvyčajne zahŕňajú:

Súhrnné informácie o činnosti podniku.

Informácie o manažérskych, finančných, ekonomických a výrobných činnostiach podniku.

Informácie o účtovných zásadách a výkazníctve.

Pravidelný tok dokumentov podniku.

Register prichádzajúcich informácií.

Register interných informácií.

Register odchádzajúcich informácií.

Informácie o informačnej a výpočtovej infraštruktúre podniku.

Informácie o zodpovedných osobách.

Zoznamy otázok na rozhovory a dotazníky sa zostavujú pre každú skúmanú divíziu a schvaľuje ich vedúci spoločnosti. Toto sa vykonáva za účelom:

zamedzenie prístupu k dôverným informáciám;

posilnenie cieľovej orientácie prieskumu;

minimalizovať rozptýlenie zamestnancov podniku od plnenia ich pracovných povinností.

Všeobecný zoznam otázok(s ich následnými podrobnosťami) obsahuje tieto body:

hlavné úlohy jednotiek;

zhromaždené a zaznamenané informácie;

podávanie správ;

interakcia s inými oddeleniami.

Dotazníky pre manažérov a špecialistov môže obsahovať nasledujúce otázky:

Aké (z pohľadu vášho oddelenia) by mali byť ciele vytvorenia integrovaného systému riadenia podniku?

Organizačná štruktúra jednotky.

Úlohy jednotky.

Postupnosť akcií pri vykonávaní úloh.

S akými typmi externých organizácií (banka, zákazník, dodávateľ atď.) jednotka komunikuje a aké informácie sa vymieňajú?

Aký referenčný materiál používate?

Koľko času (v minútach) strávite vykonávaním základných operácií? Aké dátumy sú „špičkové zaťaženie“? (frekvencia za mesiac, štvrťrok, rok a pod.) Technické vybavenie oddelenia (počítače, sieť, modem a pod.). Používané softvérové ​​produkty na automatizáciu obchodných procesov.

Aké reporty a ako často pripravujete pre manažment? Kľúčoví špecialisti oddelenia, ktorí dokážu odpovedať na akékoľvek otázky o obchodných procesoch používaných v oddelení.

Charakteristika objektov diaľkového ovládania.

Tok dokumentov na pracovisku.

Takto zozbierané údaje spravidla nepokrývajú všetky významné aspekty organizačnej činnosti a majú vysoký stupeň subjektivity. A čo je najdôležitejšie, tento druh prieskumu neidentifikuje stabilné faktory spojené so špecifickými charakteristikami organizácie, ktoré možno ovplyvniť výlučne metódami funkčného prispôsobenia organizačného systému.

Z analýzy prieskumov vedúcich skúmaných organizácií a podnikov vyplýva, že ich predstavy o štruktúre organizácie, všeobecných a lokálnych cieľoch fungovania, úlohách a funkciách oddelení, ako aj o podriadenosti zamestnancov sú niekedy rozporuplné. Okrem toho sa tieto myšlienky niekedy rozchádzajú s oficiálne deklarovanými cieľmi a pravidlami alebo sú v rozpore so skutočnými aktivitami.

Ak je možné štruktúru informačných tokov identifikovať zo vzoriek dokumentov a konfigurácií počítačových sietí a databáz, tak štruktúra reálnych mikroprocesov vykonávaných personálom v informačných kontaktoch (zväčša nezdokumentovaných) zostáva neznáma.

Odpovede na tieto otázky môže dať štrukturálna a funkčná diagnostika založená na metódach kontinuálneho (resp. selektívneho) fotografovania pracovného času personálu. Účelom diagnostiky je získať spoľahlivé poznatky o organizácii a organizačných vzťahoch jej funkčných prvkov.

V tomto smere medzi najdôležitejšie úlohy funkčnej diagnostiky organizačných štruktúr patria:

klasifikácia subjektov fungovania (kategórie a skupiny pracovníkov);

klasifikácia prvkov fungujúceho procesu (akcie, postupy);

klasifikácia smerov (problémy na riešenie), ciele fungovania;

klasifikácia prvkov toku informácií;

vykonanie prieskumu činností personálu organizácie;

štúdium rozloženia (v čase a frekvencii) organizačných charakteristík: postupy, personálne kontakty, oblasti činnosti, prvky informačných tokov - jednotlivo a vo vzájomnej kombinácii podľa kategórií zamestnancov, typov postupov a ich oblastí (podľa výsledky a logika výskumu);

identifikácia reálnej štruktúry funkčných, informačných, hierarchických, dočasných, problémových vzťahov medzi manažérmi, zamestnancami a oddeleniami;

vytvorenie štruktúry pre rozdelenie pracovného času pre manažérov a zamestnancov vzhľadom na funkcie, problémy a ciele organizácie;

identifikácia hlavných technológií pre fungovanie organizácie (informačné procesy vrátane nedokumentovaných), ich stanovenie cieľov v porovnaní s deklarovanými cieľmi organizácie;

identifikácia skupín pracovníkov homogénnych vo svojich špecifických činnostiach, cieľovej orientácii a skutočnej podriadenosti, sformovanie reálneho modelu organizačnej štruktúry a jeho porovnanie s deklarovanou;

určenie príčin nesúladu medzi deklarovanou a skutočnou štruktúrou organizačných vzťahov.

Nepretržité „fotografovanie“ pracovného času je nepretržité sledovanie a zaznamenávanie charakteristík pracujúcich v procese fungovania počas celého pracovného dňa. V tomto prípade sa zobrazené parametre postupne zadávajú do vopred pripravenej pracovnej tabuľky. Nižšie je uvedený formulár pracovného listu systémového analytika:

Ihneď po ukončení skúšobného postupu je tabuľka doplnená o ďalšie charakteristiky: technologická vetva, funkcia systému, predmet, aspekt, emocionálne pozadie atď.

Niektoré z ukazovateľov, ktoré sú označené hviezdičkou, sa vypĺňajú počas prieskumu, ostatné potom. Obsah záznamov je nasledujúci:

číslo (v poradí);

agent (pozícia zamestnanca, ktorý je predmetom prieskumu);

čas, počas ktorého bol postup vykonaný;

postup (názov obsahu súboru elementárnych úkonov spojených zhodou konkrétneho riešeného problému);

informácie (usmernenie toku informácií medzi agentom a protistranou);

iniciatíva (iniciátor začatia tohto postupu);

protistrana (pozícia zamestnanca, ktorý je v kontakte so subjektom);

vzťah (odráža podriadenosť agenta a protistrany, formu interakcie v tomto postupe);

problém (slovný popis riešeného problému).

Výsledok predprojektového prieskumu musí sa objaviť" Správa o expresnej kontrole podniku", ktorej štruktúra je uvedená nižšie.

Stručný schematický popis obchodných procesov, napríklad:

nákup a riadenie zásob;

Produkčný manažment;

riadenie predaja;

riadenie finančných zdrojov.

Základné požiadavky a priority automatizácie.

Posúdenie zdrojov zákazníka potrebných na podporu projektu.

V tejto práci bola ako skúmaný podnik vybraná spoločnosť „Zaman-Bank“. Bola založená v roku 1989 a pôsobí na trhu bankového sektora a poskytuje služby právnickým a fyzickým osobám. Strategickými vlastnosťami banky sú rýchlosť obsluhy, široká škála úverových ponúk, vysoká miera prispôsobenia sa vonkajšiemu prostrediu – kultúrnemu, ekonomickému, právnemu, technologickému a politickému. Banka sa nachádza v Kazachstane s hlavným sídlom v Astane.

Jednou z prioritných oblastí rozvoja banky je zlepšovanie existujúcich IT procesov. Vedenie sa preto rozhodlo uchýliť sa k pomoci integračných spoločností tretích strán. Plánuje sa modernizácia IT oddelenia v súlade so servisným prístupom a najlepšími globálnymi postupmi, pričom medzi hlavné priority banky patrí spresnenie katalógu služieb a úplná implementácia procesu správy incidentov a IT aktív.

Metodika preverovania IT oddelenia banky

Pre výber metodiky prieskumu pre IT oddelenie banky boli analyzované tieto metódy:

• 1. Analýza existujúcej dokumentácie pre procesný a/alebo automatizačný systém. Na tento účel je potrebný kompletný balík dokumentov, je nasadený stojan pre existujúce automatizačné systémy a prebieha nezávislá štúdia prijatých materiálov.
• 2. Rozhovor so zamestnancami zákazníka. Integrátorská spoločnosť ide na miesto prieskumu a vedie rozhovory o všetkých kľúčových prvkoch práce IT oddelenia.
• 3. Pozorovanie. Integrátorská spoločnosť vykonáva prieskum na pracovisku zákazníka, pričom pozoruje účastníkov procesu, ako vykonávajú svoje funkcie v procese a pracujú v systéme.
• 4. Žiadosť o informácie – dotazník. Zákazníkovi sú zaslané dotazníky, po ktorých ich zamestnanci zo strany zákazníka vyplnia. Ďalej sú dotazníky analyzované projektovým tímom integračnej spoločnosti.
• 5. Kombinácia vyššie uvedených metód.

Cestovanie na pracovisko zákazníka je komplikované tým, že ústredie zákazníka sa nachádza v inej krajine, navyše sú pracoviská rozmiestnené vo viacerých mestách. Pozorovacia metóda bola zamietnutá kvôli vysokému času a ľudským nákladom potrebným na aplikáciu tejto metódy. Štúdium dokumentov a predpisov je vo firme dlhodobý proces, ktorý si vyžaduje veľké množstvo ľudských zdrojov. Jeho použitie sa považovalo za nevyhnutné pre realizáciu projektu, ale v ďalších fázach bolo zahrnuté do plánu projektu. Metóda prieskumu bola zvolená ako najefektívnejšia z hľadiska mzdových nákladov, časových nákladov a dosiahnutých výsledkov.

Prieskum IT oddelenia banky bol realizovaný pomocou prieskumu používateľov informačných systémov, ktoré automatizujú IT procesy. Údaje o súčasnej organizácii IT procesu sa zbierali v dvoch etapách.

Prvá etapa sa uskutočnila prostredníctvom diaľkovej komunikácie s používateľmi systému: informácie sa zbierali prostredníctvom dotazníkov a telefonických rozhovorov. Požadované informácie boli rozdelené do dvoch kategórií:

• · Zber informácií o organizačnej štruktúre IT služby spoločnosti:
  • o počet zamestnancov IT;
  • o prevádzkové hodiny podpornej služby;
  • o súčasné systémy automatizácie procesov IT;
• · Zhromažďovanie a analýza procesnej dokumentácie
• o popis procesov pracovného toku;
• o schéma inštrukcií rolí;
• o správy o efektívnosti procesov.

V druhej etape bola použitá metóda rozhovoru a pozorovania. V tomto prípade sa hlavný dôraz kládol na také oblasti, ako sú:

• · Zber informácií o aktuálnom poradí procesu – rozhovory s účastníkmi procesu (zamestnanci IT služieb). Na tento účel boli vytvorené dotazníky (pozri prílohu 1), ktoré boli zaslané zamestnancom IT oddelenia banky poštou. Telefonické rozhovory prebiehali aj formou rozhovorov s využitím doručených vyplnených dotazníkov, ktoré obsahovali otázky na každú zo zložiek organizácie procesov;
• · Identifikácia potrieb pre IT procesy a ich automatizačné systémy. Patrí medzi ne vedenie IT oddelenia banky a ďalšie zainteresované strany projektu.
• · Oboznámenie sa s používanými automatizačnými systémami. Túto činnosť vykonávali inžinieri zhotoviteľskej firmy. Zároveň sa skúmali súvisiace systémy, s ktorými je potrebné počas projektu nadviazať integráciu, a zbierali sa požiadavky na integráciu.

Výsledky prieskumu boli zaznamenané v správe uvedenej v ďalších dvoch častiach tejto práce a boli odsúhlasené s projektovým tímom spoločnosti.