Jak przeprowadzić ankietę przedprojektową przed wdrożeniem sed. Ankieta przedprojektowa: przykład realizacji, raport Kwestionariusz do ankiety IT

1. Czy w ogóle konieczne jest przeprowadzanie takiego badania? Co da to klientowi i samej firmie IT?
2. Jakie są cele ankiety przedprojektowej?
3. Jaki powinien być jego wynik?
4. Czy powinienem bezpłatnie przeprowadzić ankietę przedprojektową, czy też pobrać za nią opłatę?
5. Jak uzasadnić klientowi skuteczność takiego badania, czy będzie się to opłacać?

Tutaj każda firma podejmuje decyzję na swój sposób: ktoś na ogół uważa takie badanie za niewłaściwe („wdamy się w bójkę, a potem zobaczymy…”); inne, przeprowadzając je w trakcie realizacji, nie podkreślają tej pracy w osobnym artykule; jeszcze inni wykonują go jako samodzielny etap pracy, ale nie pobierają za to pieniędzy; Jeszcze inni słusznie uważają kontrolę przedprojektową za odrębny produkt komercyjny. Z mojego doświadczenia jako menedżera i konsultanta wynika, że ​​badanie przedprojektowe jest niezbędnym elementem pracy niemal każdej firmy informatycznej związanej z wdrażaniem systemów automatyki. A powodzenie całego projektu czasami zależy od prawidłowej organizacji i realizacji tego etapu.

W tym artykule postaram się odpowiedzieć na postawione powyżej pytania, opierając się zarówno na własnej praktyce, jak i na doświadczeniach klientów, z którymi musiałem się komunikować, wprowadzając od podstaw technologię prowadzenia ankiet przedprojektowych.

Konieczność przeprowadzenia ankiety przedprojektowej

Na zlecenie przychodzi wynalazca i oferuje nowy aparat do golenia na ulicy.
„Jak działa Twoje urządzenie?” – pytają go członkowie komisji.
„Bardzo proste” – odpowiada wynalazca. „Wrzucasz monetę do szczeliny, wkładasz głowę do maszyny, a dwa ostrza zaczynają cię golić”.
„Przykro mi, kolego, ale ludzie mają różne kształty twarzy!” - członkowie komisji udzielają mu reprymendy.
„Tak” – mówi wynalazca, „ale to dopiero przed pierwszym goleniem…”

Głównym zadaniem każdej automatyzacji jest utrzymanie unikalnych przewag konkurencyjnych zautomatyzowanego przedsiębiorstwa. Nie możemy dopuścić, jak w tym dowcipie, aby po automatyzacji wszystkie firmy stały się „jedną osobą”. Dlatego jeśli chcemy zachować unikalne przewagi konkurencyjne firmy Klienta, to przy każdej modernizacji procesów biznesowych konieczne jest przeprowadzenie ankiety przedprojektowej.

Oczywiście możliwa jest wnikliwa analiza przyczyn, które determinują tę potrzebę. Mogą to być wysoki przewidywany koszt projektu, konieczność zmiany istniejących procesów biznesowych ze względu na automatyzację, włączenie do projektu prac, których zakresu nie można z góry określić itp. Pamiętaj jednak, jak w jednej bardzo pouczającej historii dowódca przerwał raport generała o przyczynach klęski:

„Nasza porażka miała kilka przyczyn” – zaczął generał. - Po pierwsze, proch był wilgotny...
„Wystarczy” – zatrzymał go dowódca.

Tutaj sytuacja jest podobna, gdyż do przeprowadzenia ankiety przedprojektowej wystarczy, że klient posiada unikalne cechy biznesowe (a każda firma powinna je posiadać, bo inaczej po prostu nie przetrwałaby na rynku i ustąpiła miejsca konkurencji).

Tak więc na całym świecie kwestię potrzeby tego rodzaju pracy można dość łatwo rozwiązać - należy je wykonać, jeśli automatyzowana firma działa na konkurencyjnym rynku.

Co ankieta przedprojektowa daje klientowi i samej firmie IT?

Podczas ankiety przedprojektowej Klient może:

• uzyskaj szczegółowy opis procesów biznesowych istniejących w firmie i porównaj rzeczywisty biznes ze swoim wyobrażeniem o nim;
• optymalizować istniejące procesy biznesowe, wykorzystując praktyczne doświadczenie, jakie konsultanci z firmy informatycznej zdobyli podczas poprzednich wdrożeń w podobnych firmach;
• ocenić stopień zgodności funkcjonalności proponowanego systemu z rzeczywistymi procesami biznesowymi Klienta;
• w odpowiednim czasie podkreśl swoje unikalne atuty i uwzględnij je na etapie wdrażania systemu, a nie po jego uruchomieniu;
• doprecyzuj budżet i harmonogram projektu automatyzacji, biorąc pod uwagę możliwe modyfikacje systemu w celu dostosowania go do unikalnych cech procesów biznesowych;
• ocenić zasoby (zarówno techniczne, jak i ludzkie), które będą potrzebne na etapie wdrożenia systemu. Terminowo planuj alokację tych zasobów, aby zakończyć projekt w optymalnych ramach czasowych i bez przekraczania budżetu;
• ocenić możliwe ryzyka, które mogą mieć wpływ na jakość pracy;
• zoptymalizować koszty wdrożenia systemu, ewentualnie wykonując część prac we własnym zakresie;
• uzyskać dokładniejszą ocenę efektu ekonomicznego i zwrotu z inwestycji.

Korzyści z ankiety przedprojektowej dla firmy IT:

• podniesienie poziomu satysfakcji klienta poprzez dopasowanie jego oczekiwań powstałych na etapie przedsprzedażowym (kiedy sprzedawcy oferują „marzenie”) z rzeczywistymi możliwościami systemu do obsługi konkretnych procesów biznesowych;
• doprecyzowanie harmonogramu wdrożenia systemu i niezbędnych do tego zasobów, umożliwiając wcześniejsze zaplanowanie ich alokacji;
• terminowa identyfikacja unikalnych zalet Klienta w celu uwzględnienia ich przy konfiguracji lub modyfikacji systemu automatyki;
• skrócenie czasu wdrożenia i zmniejszenie ryzyka wykonywania darmowej pracy. Niezbędne modyfikacje systemu będą przeprowadzane przed rozpoczęciem jego wdrażania lub równolegle z nim, a nie po zakończeniu etapu eksploatacji próbnej, na którym zwykle identyfikowane są niedociągnięcia. Sytuacja, w której na etapie realizacji projektu wykryta zostanie rozbieżność funkcjonalna, automatycznie pociąga za sobą dodatkowe, nieplanowane prace. Jednocześnie klient ma zazwyczaj trudności ze sfinansowaniem takich prac i aby pomyślnie zakończyć projekt, często trzeba to zrobić bezpłatnie;
• identyfikacja prawdopodobnych ryzyk, które mogą mieć wpływ na jakość i terminowość wdrożenia. Terminowe zapewnienie niezbędnych działań minimalizujących wpływ tych ryzyk na powodzenie projektu;
• uzyskanie danych uzasadniających liczbę licencji i strukturę projektu;
• rejestracja aktualnego stanu rzeczy w zautomatyzowanych zespołach i głównych parametrów ich pracy pozwoli na udokumentowanie efektywności wykorzystania proponowanego systemu;
• nawiązanie osobistych kontaktów pomiędzy konsultantami a głównymi wykonawcami projektu Klienta ułatwi ich współpracę w przyszłości;
• poszerzenie bazy wiedzy (jeśli istnieje) na temat głównych procesów biznesowych klientów w tej branży.

Oczywiście nie wszystkie argumenty przemawiające za przeprowadzeniem ankiety przedprojektowej są tutaj wymienione, jednak jak pokazuje praktyka, wystarczy to, aby przekonać klienta o jej konieczności.

Główne zadania ankiety przedprojektowej

Oczywiście kolejnym najważniejszym zadaniem ankiety przedprojektowej jest identyfikacja unikalnych przewag konkurencyjnych klienta. Jak pokazuje praktyka, około 75% procesów biznesowych stosowanych przez Klienta pokrywa się z procesami w podobnych firmach z tej samej branży, 10% realizuje swoje unikalne przewagi konkurencyjne, a pozostałe 15% wynika z drugiej zasady termodynamiki: ) (konsekwencja „naturalnego wzrostu chaosu”) i muszą zostać rozwiązane w trakcie realizacji projektu. Ale te konkurencyjne 10%, tak ważne dla biznesu, po prostu trzeba zachować za pomocą jakiejkolwiek automatyzacji (oczywiście pod warunkiem, że te przewagi uda się sformalizować). Najczęściej problem ten rozwiązuje się konfigurując system pod klienta, jednak czasem wymagane jest uwzględnienie usług programistów uwzględniających specyfikę prowadzonego biznesu. Pragnę zauważyć, że nie mówimy tu o opracowywaniu na zamówienie, ale o wdrażaniu systemów automatyzacji produkcji.

Rozumiejąc, w jaki sposób wspierane będą przewagi konkurencyjne klienta, firma IT będzie w stanie ocenić potrzebę i koszt ulepszeń produktu, a także zrozumieć, jakie dodatkowe zasoby mogą być do tego potrzebne.

Ważnym celem badania przedprojektowego jest diagnoza stanu środowiska informatycznego Klienta, czyli ocena wykorzystywanego przez niego sprzętu komputerowego, oprogramowania, komunikacji, poziomu kwalifikacji specjalistów IT itp. konieczne jest zrozumienie, czy klient ma wystarczające zasoby, aby pomyślnie wdrożyć automatyzację systemu. Tutaj dochodzimy do kolejnego zadania ankiety przedprojektowej – analizy potencjalnych ryzyk projektu i opisania ich prawdopodobnych konsekwencji. Jednocześnie konsultanci muszą nie tylko dokumentować wszystkie możliwe ryzyka, ale także oferować klientowi sposoby ograniczenia każdego z nich.

Każdy CIS wiąże się z gromadzeniem informacji o działalności operacyjnej działów, dlatego kolejnym tematem ankiety przedprojektowej powinno być zebranie wymagań dotyczących przepływu dokumentów zautomatyzowanych działów.

Informacje zgromadzone w systemie pozostaną martwe, jeśli nie będzie możliwości ich analizy, dlatego bardzo ważne jest, aby podczas ankiety przedprojektowej dowiedzieć się, jakich rodzajów i form raportowania potrzebuje klient. Zazwyczaj narzędzia do automatyzacji zawierają już standardowy zestaw raportów, jednak każdy klient słusznie uważa, że ​​jego biznes jest wyjątkowy i dlatego potrzebuje tego rodzaju unikalnego systemu, realizowanego z reguły za pomocą specjalnego generatora raportów.

Pilnym zadaniem ankiety przedprojektowej jest wyjaśnienie ostatecznego budżetu projektu i harmonogramu jego realizacji, biorąc pod uwagę wszystkie otrzymane dane. Na terminy te może wpływać wiele czynników, takich jak gotowość kadry zarządzającej klienta do udziału w projekcie, motywacja przedstawicieli klienta i wykonawcy, prawdopodobieństwo sabotażu ze strony pracowników zautomatyzowanych jednostek, możliwe zwolnienie (lub odwrotnie zatrudnienie) kluczowego menedżera po pewnym czasie od rozpoczęcia projektu, niewystarczająca ilość istniejącego parku komputerowego i bazy technologicznej do osiągnięcia wszystkich celów automatyzacji, brak budżetu na zakup niezbędnego sprzętu. i wiele więcej. Dlatego konsultant musi szczegółowo poznać wszystkie te okoliczności i odzwierciedlić je w raporcie, w tym do użytku wewnętrznego. Sporządzenie drugiego – wewnętrznego – raportu pozwoli szczegółowo odzwierciedlić wszystkie niuanse relacji oraz rekomendacje dla specjalistów z działu wdrożeń i integracji.

Kolejną ważną kwestią wymagającą rozstrzygnięcia na etapie ankiety przedprojektowej jest opracowanie rekomendacji dotyczących wyboru metod realizacji projektu. Ważne jest tutaj, aby jasno zapisać, którego z problemów sformułowanych wcześniej przez Klienta nie da się rozwiązać za pomocą proponowanego systemu automatyki i zaproponować organizacyjne lub inne sposoby wyjścia z tej sytuacji.

Każda firma może z łatwością dodać jeszcze na etapie ankiety jeszcze kilkanaście zadań, które chciałaby rozwiązać, jednak jak pokazuje realna praktyka, uzyskanie odpowiedzi na powyższe pytania już sprawia, że ​​ankieta przedprojektowa jest dość skuteczna.

Jaki jest zazwyczaj wynik ankiety przedprojektowej?

• opis istniejących procesów biznesowych Klienta;
• lista głównych zadań, które należy rozwiązać za pomocą systemu automatyki;
• ocena procesów biznesowych Klienta i rekomendacje dotyczące zmian lub optymalizacji pracy działów, z uwzględnieniem korzyści jakie daje system informatyczny;
• unikalne przewagi konkurencyjne klienta, które należy uwzględnić przy wdrażaniu systemu;
• analiza istniejącego środowiska informatycznego pod kątem zgodności z wymogami systemu ładu korporacyjnego, rekomendacje dotyczące jego zmian;
• ocena prac nad integracją CIS z istniejącą infrastrukturą IT Klienta;
• opis przepływu dokumentów w zautomatyzowanych działach i wymagania dotyczące analityki;
• ocena ewentualnych ryzyk w trakcie realizacji projektu i identyfikacja działań niezbędnych do minimalizacji ich skutków;
• opis życzeń klienta, które nie mogą zostać zrealizowane w proponowanym systemie sterowania i będą wymagały modyfikacji, szacunkowy czas i koszt takiej modyfikacji;
• propozycja realizacji projektu wraz z uzasadnieniem proponowanej opcji, określeniem wymaganej dla Klienta liczby zautomatyzowanych stanowisk pracy oraz wyjaśnieniem budżetu projektu.

Odrębnym dokumentem ankiety przedprojektowej powinien być wstępny harmonogram prac, który zawiera m.in. ustaloną listę osób odpowiedzialnych (zarówno ze strony klienta, jak i wykonawcy), ich zakresy odpowiedzialności oraz podstawowe zasady współpracy pomiędzy ich. Dla skutecznego wdrożenia systemu zaleca się opracowanie regulaminu wymiany informacji pomiędzy pracownikami Klienta a specjalistami firmy informatycznej przeprowadzającej badanie, a także, co ważne, określenie terminu i trybu monitorowania zakończenia prac.

Niektóre firmy (najczęściej zajmujące się rozwojem na zamówienie) udostępniają klientowi projekt specyfikacji technicznej po zakończeniu badania przedprojektowego.

Czy ankietę przedprojektową wykonujesz bezpłatnie czy pobierasz za nią pieniądze?

Jeśli cel ankiety odpowiada zadaniom opisanym powyżej, będzie to wymagało przekierowania znacznych zasobów firmy i koniecznie będzie opłacone. Ta ankieta przedprojektowa to pełnoprawna usługa doradcza, która pozwala nie tylko ocenić potrzebę, harmonogram i budżet automatyzacji, ale także zoptymalizować istniejące procesy biznesowe Klienta.

Jak pokazuje praktyka, sprzedaż usług ankiet przedprojektowych nie jest trudna, jeśli firma wdrożyła odpowiednią technologię, a sprzedawcy jasno wiedzą (i potrafią jasno wytłumaczyć klientowi) cel ankiety i jakie korzyści z niej uzyska klient To.

Jak uzasadnić klientowi skuteczność kontroli przedprojektowej

Rozważmy potencjalne kanały oszczędności, biorąc pod uwagę, które mogą pomóc uzasadnić potrzebę przeprowadzenia ankiety przed projektem.

1. Oszczędność zasobów ludzkich i czasu:
   • przy modyfikowaniu systemu pod kątem unikalnych przewag konkurencyjnych Klienta na początkowym etapie wdrożenia, a nie po oddaniu go do komercyjnej eksploatacji;
   • na etapie integracji systemu z infrastrukturą informatyczną Klienta ze względu na to, że wszelkie informacje o stanie środowiska IT przedsiębiorstwa i niuansach integracji wyjaśniane są przed rozpoczęciem, a nie w trakcie wdrożenia;
   • dzięki terminowemu przydzieleniu zasobów materiałowych i ludzkich zarówno od wykonawcy, jak i klienta;
   • poprzez wczesną ocenę ewentualnych ryzyk mogących mieć wpływ na proces wdrażania systemu i opracowanie niezbędnych działań minimalizujących ich negatywne skutki.
     Każde opóźnienie w realizacji projektu wiąże się z poważnymi dodatkowymi kosztami dla klienta, które w każdym konkretnym przypadku można dość łatwo obliczyć.
2. Możliwe obniżenie kosztów wdrożenia:
   • poprzez identyfikację usług i prac, które klient może wykonać we własnym zakresie;
   • poprzez dostosowanie terminów wykonania niektórych prac po ustaleniu ich rzeczywistej pracochłonności.
3. Zwiększanie efektywności korporacyjnych systemów informatycznych i produktywności pracowników poprzez optymalizację procesów biznesowych z uwzględnieniem unikalnych cech Klienta.
4. Odmowa zastosowania zautomatyzowanego systemu, jeżeli na etapie kontroli przedprojektowej okaże się, że nie rozwiąże on problemów Klienta lub jego modyfikacja będzie zbyt kosztowna.
   W mojej praktyce zdarzył się przypadek, gdy klientowi posiadającemu bardzo specyficzne procesy biznesowe, na podstawie wyników ankiety przedprojektowej, zalecono nie wdrażanie CIS, ale wprowadzenie zmian organizacyjnych i optymalizację technologii do pracy z klientami , bo efekt wdrożenia systemu (konieczna była kosztowna modyfikacja) nie zwrócił się, to koszty. W rezultacie klient zaoszczędził dziesiątki tysięcy dolarów, a badanie przedprojektowe opłaciło się jedynie zwiększeniem efektywności działu, co za rekomendacją konsultantów zmieniło technologię pracy pracownika.

Brak etapu ankiety przedprojektowej w większości przypadków prowadzi do znacznego opóźnienia w realizacji projektów i wzrostu ich kosztów, zarówno ze względu na problemy organizacyjne, jak i techniczne pojawiające się w trakcie realizacji. Często takie projekty kończą się całkowitym niepowodzeniem. Jak wynika z badania Standish Group, prawie jedna trzecia z 2,5 tys. analizowanych przez nich projektów IT nie tylko zakończyła się niepowodzeniem, ale w ogóle nie została ukończona. W Rosji takie dane są znacznie trudniejsze do uzyskania, ale jestem pewien, że udział nieudanych wdrożeń będzie nie mniejszy.

Jeśli więc firma doradcza nie chce mieć na swoim koncie niezrealizowanych projektów, wystarczy, że przedprojektowa przeprowadzi badanie działalności klientów. Lepiej odmówić zawarcia umowy na początkowym etapie, niż ugrzęznąć w pracy i skończyć się plamą na reputacji.

Ankieta informacyjna jest ważnym etapem optymalizacji placówek oświaty przedszkolnej i wdrażania EDS. W końcu jakość decyzji podejmowanych w celu optymalizacji procesów i opracowania wymagań dotyczących funkcjonalności EDMS zależy bezpośrednio od otrzymanych informacji i jakości ich prezentacji.

W tym zakresie konieczne jest przestrzeganie głównej zasady badania – uzyskania pełnej, rzetelnej i aktualnej informacji o procesach, które mają zostać zautomatyzowane.

Ankieta przedprojektowa

Z punktu widzenia firmy konsultingowej oferującej swoje usługi na rynku doradztwa i wdrażania EDMS, tj. wdrożenie EDMS dla analityka jest zewnętrzny projektu, ankieta przedprojektowa jest traktowana jako część metodologii sprzedaży (jako jedna z faz „przedsprzedażowych”). Jednak większość pracy na tym etapie wykonuje analityk, podobnie jak na etapie analizy przewidzianym przez metodykę wdrożenia. Z tego powodu ankieta przedprojektowa jest również brana pod uwagę jako część metodologii wdrażania.

Przeprowadzenie ankiety przedprojektowej może być przydatne także dla analityków realizujących prace nad wdrożeniem EDMS as wewnętrzny projekt przedsiębiorstwa (organizacji), tj. analityk jest pracownikiem firmy, w której wdrażany jest EDMS.

Schemat wyników ankiety przedprojektowej

Cele ankieta przedprojektowa to:

• uzyskanie ogólnych informacji o przedmiocie wdrożenia EDMS;
• określenie celów wdrożeniowych;
• identyfikacja ogólnych kluczowych wymagań dla EDMS i granic projektu;
• określenie ogólnego stanu organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej;
• identyfikacja głównych użytkowników (urzędnicy, menedżerowie itp.);
• określenie ogólnego poziomu złożoności potencjalnego projektu;
• ocena potrzeb w zakresie migracji danych i integracji z innym oprogramowaniem;
• zebranie informacji niezbędnych do przygotowania skutecznej i zwycięskiej Oferty Handlowej [jeżeli prace prowadzi firma zewnętrzna w stosunku do przedmiotu realizacji].

W celu uzyskania niezbędnych informacji o projekcie przeprowadzane są ankiety i wywiady z głównymi użytkownikami (Klient, kierownik projektu, szefowie działów, główni użytkownicy).

Przykładowe pytania Kwestionariusza, na które odpowiedzi pozwolą Państwu uzyskać podstawowe informacje od Klienta i przyszłych użytkowników EDMS, zostały przedstawione w części „Pytania do Kwestionariuszy i Wywiadów”.

W rezultacie Kontrola przedprojektowa przeprowadzana jest:

• ocena ilości pracy wymaganej do wdrożenia EDMS;
• przygotowanie raportu z ankiety przedprojektowej;
• przygotowanie i demonstracja prototypu rozwiązania (w razie potrzeby);
• przygotowanie oferty handlowej.

1. Cele i zadania wdrożenia EDMS;
2. Granice projektu wdrożenia EDMS;
3. Otrzymano inne informacje.

Po przeprowadzeniu ankiety przedprojektowej możliwe staje się oszacowanie ilości prac analitycznych i technicznych, które trzeba będzie wykonać, a także jakie rezultaty należy osiągnąć.

W rezultacie powstaje dokument zawierający opis podstawowych wymagań dla EDMS, granice projektu i inne zidentyfikowane informacje. Jeżeli badanie informacyjne przeprowadza organizacja zewnętrzna w stosunku do Klienta, przygotowywany jest także prototyp rozwiązania do demonstracji Klientowi (jeśli zajdzie taka potrzeba) oraz propozycja handlowa.

Na tym etapie na podstawie otrzymanych podstawowych informacji Kierownik Projektu (PM) opracowuje podstawowy plan pracy, hierarchiczną strukturę pracy (WBS) oraz Kartę Projektu. Na tym etapie może nastąpić również wybór platformy, na której będzie rozwijany EDMS.

Badanie i analiza informacji

Wykorzystując wyniki Ankiety Przedprojektowej jako punkt wyjścia, Ankieta Informacyjna wyjaśnia wcześniej uzyskane informacje, bada i opisuje istniejące procesy biznesowe („takie, jakie są”) oraz proponuje przyszłe, zoptymalizowane procesy biznesowe („które mają być”). tak jak powinno być”), a także opisuje wszystkie niezbędne modyfikacje w systemie do obsługi tych procesów biznesowych i interfejsów EDMS.

Schemat wyników badania informacyjnego

Cele ankieta informacyjna to:

• badanie i precyzyjny opis procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane;
• definicja i opis modyfikacji systemu, interfejsów, m.in. interfejsy z systemami zewnętrznymi i środki przesyłania danych z istniejących programów, które należy opracować i wdrożyć w trakcie projektu;
• opracowywanie specyfikacji technicznych (TOR);
• opracowywanie rekomendacji w zakresie reengineeringu (optymalizacji) obiegu dokumentów oraz organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej.

Celem tego etapu jest identyfikacja wymagań Klienta co do wyników wdrożenia, dlatego konieczna jest ścisła współpraca pomiędzy Klientem, głównymi użytkownikami i Analitykiem przez całą fazę zbierania i analizy informacji. Zazwyczaj ankieta informacyjna jest kolejnym krokiem po ankiecie przedprojektowej i obejmuje szczegółowe zbadanie wszystkich obszarów firmy, na które projekt będzie miał wpływ, a nie tylko identyfikację głównych obszarów funkcjonalnych i „zabójczych zastosowań”, jak odbywa się podczas ankiety przedprojektowej.

W celu uzyskania niezbędnych informacji ankiety i wywiady z głównymi użytkownikami (Klientem, kierownikiem projektu, szefami działów, głównymi użytkownikami) przeprowadzane są podobnie jak ankieta przedprojektowa, ale na bardziej szczegółowym poziomie. Przykładowe pytania Kwestionariusza, na które odpowiedzi pozwolą Państwu uzyskać informacje od Klienta i przyszłych użytkowników EDMS, zostały przedstawione w dziale „Pytania do Kwestionariuszy i Wywiadów”.

wyniki praca jest odzwierciedlona w dokumencie „Wymagania funkcjonalne” (FR) lub Raporcie lub zakresie zadań (w zależności od złożoności projektu).

Dokument końcowy musi zawierać:

1. Wymagania funkcjonalne dla EDMS;
2. Opis interfejsów EDMS;
3. Opis procesów biznesowych;
4. Zalecenia dotyczące reengineeringu (optymalizacji) obiegu dokumentów;
5. Inne informacje uzyskane w trakcie badania i analizy.

W wyniku przeprowadzonych prac mających na celu organizację efektywnej pracy biurowej i obiegu dokumentów oraz podjętej decyzji o wdrożeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, zespół projektowy formułuje wymagania dla zautomatyzowanego systemu, sporządza listę procesów do automatyzacji, określa priorytety i kolejność ich automatyzacji.

Po określeniu celów, zadań i granic projektu wdrożenia EDMS rozpoczynają się prace nad opracowaniem i wdrożeniem zautomatyzowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

W celu skutecznej automatyzacji pracy z dokumentami zaleca się:

1. Zrób listę istniejących rodzaje dokumentów W organizacji
2. Do badanie każdego typu dokument (patrz poniżej)*
3. Komponować lista odpowiedzialnych pracowników do tworzenia dokumentów (kto tworzy jakie typy dokumentów)
4. Komponować lista pracowników wizytujących, podpisujących, zatwierdzających dokumenty (kto, jakie rodzaje dokumentów; warunki, w jakich wymagana jest wiza, podpis)
5. Na podstawie tych list utwórz ogólną trasę przechodzenie dokumentów z warunkami przejścia - algorytm (operogram lub graficzny schemat obiegu dokumentów)
6. Określ niezbędne Dokumenty księgowe(raporty): warunki tworzenia raportów i ich formularze
7. Ustal, jakie rodzaje dokumentów należy poddać kontroli (określ terminy, formy zawiadomienia, formę karty kontrolnej, warunki wycofania spod kontroli)
8. Na podstawie ankiet sporządzać instrukcje dla przedszkolnych placówek oświatowych Jeśli to konieczne
9. Utwórz listę przypadków(ze wskazaniem terminów przechowywania i zasad formowania skrzynek) w razie potrzeby
10. Zrób listę odzwierciedlającą mechanizm dostępu do różnych typów dokumentów (w zależności od stanowiska)

Badanie każdego rodzaju dokumentu:

• opisać technologię dokumentacji (kompilacji): zestaw szczegółów, ich lokalizację, sposoby wypełniania (jeśli to konieczne);
• opisać formy kart rejestracyjnych i kontrolnych (RCC): zestaw i układ pól w karcie;
• pokazać warunki przepływu dokumentów (dostępność podpisów, wiz, czeków itp.);
• pokazać schemat obiegu dokumentów (trasę) lub listę głównych indosantów, sygnatariuszy itp.;
• opisz sposób rejestracji, kody przypisane do różnych typów dokumentów

Pytania do ankiet i wywiadów

Wymienione są tutaj pytania, które można wykorzystać w ankietach lub podczas wywiadów z użytkownikami podczas przeprowadzania ankiety na temat obiektu wdrożenia EDMS. Pytania mają charakter doradczy. Nie ma jednoznacznych wymagań dotyczących przeprowadzenia ankiety, dlatego Analityk musi wykazać się kreatywnością w pozyskiwaniu niezbędnych informacji, ich strukturowaniu i prezentowaniu.

Potrzebuje zautomatyzować proces zarządzania dokumentami:

1. Jakie są długoterminowe i krótkoterminowe cele wdrożenia systemu?
2. Jakie są główne kryteria powodzenia projektu wdrożenia systemu zarządzania dokumentami?
3. W jakim terminie pożądane jest wdrożenie systemu? Jakie są przyczyny tych terminów?
4. Kto jest głównym inicjatorem projektu: w interesie jakiego działu lub menadżera (menedżerów) planowane jest wdrożenie systemu?
5. Kim są główni klienci EDMS (jakie oddziały) i główni uczestnicy EDMS?
6. Czy wdrażając system planujecie całkowite lub częściowe przejście na technologię bez papieru w pracy biurowej i obiegu dokumentów? Opisz jak to widzisz.
7. Czy planuje się stosowanie systemów kryptograficznej ochrony informacji i elektronicznego podpisu cyfrowego (CIPF i EDS)? Jeżeli TAK proszę podać nazwę lub rodzaj systemów priorytetowych.
8. Przetwarzanie, jakie rodzaje dokumentów, formaty i rodzaje planuje automatyzować system?
8.1. Krótko opisz główne parametry każdego z nich, wskaż różnice.
8.2. Ustal swoje priorytety
9. Ile stanowisk pracy planuje się jednorazowo zainstalować?
10. Ile stanowisk pracy planuje się docelowo podłączyć do systemu (w sumie)?
11. W jakich działach planuje się wdrożenie EDMS?
12. Opisać główne obowiązki funkcjonalne działów - głównych uczestników EDMS.

Sprawy organizacyjne:

13. Czy istnieją specjaliści techniczni, którzy poprowadzą projekt w imieniu Klienta?
14. Czy w placówkach wychowania przedszkolnego są specjaliści, którzy poprowadzą projekt w imieniu Klienta?

Pytania dotyczące edukacji przedszkolnej:

15. Czy istnieją zatwierdzone przepisy, instrukcje, regulaminy lub inne dokumenty normatywne regulujące pracę z dokumentami (opisy zasad pracy biurowej i obiegu dokumentów)?
15.1. Jak bardzo są dojrzali i aktualni?
15.2. Czy są plany ich zmiany?
15.3. Jeżeli takie dokumenty istnieją, prosimy o udostępnienie ich do analizy.
16. Jeżeli takich zasad (przepisów, instrukcji, metod) nie ma lub nie mają one zastosowania, czy konieczne jest przeprowadzenie przeglądu, opisu i optymalizacji istniejących procesów?
16.1. Czy istnieje zrozumienie konieczności i aktualności takich działań?
16.2. A może istnieją plany automatyzacji procesów „tak jak jest”?
16.3. Jeżeli prowadzone będą badania i optymalizacja, należy zdefiniować obszary badań, cele i kryteria optymalizacji.
17. Jak przebiega formalności?
17.1. Scentralizowany;
17.2. Zdecentralizowany;
17.3. Mieszany.
18. Który dział lub pracownik jest odpowiedzialny za pracę z dokumentami?
19. Kto w firmie organizuje pracę z dokumentami (jaki dział)?
20. Jakie funkcje (procesy, pracę) należy zautomatyzować przy tego typu dokumentach? Opisz je (krótko)
21. Jaka jest przybliżona roczna/miesięczna wielkość przepływu dokumentów dla każdego określonego rodzaju dokumentu?
22. Wymień rodzaje dokumentów, dla których stosowane są formularze i szablony, z którymi praca ma zostać zautomatyzowana?
23. Jakie formy rachunkowości i rejestracji są stosowane dla każdego rodzaju dokumentu? Opisz ich budowę, zasady wypełniania, zasady generowania numerów rejestracyjnych.
24. Jakie dokumenty wymagają dodatkowej kontroli? Opisz ich charakterystykę i wymagania kontrolne.
25. Jakie rodzaje i rodzaje raportowania należy wdrożyć dla każdego rodzaju dokumentu?
26. Rodzaje prac wykonywanych na każdym typie dokumentu. Zmiany zachodzące w dokumencie podczas procesu biznesowego.
27. Opisać obowiązki służbowe związane z przetwarzaniem dokumentów pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów.
28. Opisz istniejącą technologię pracy z dokumentami w organizacji lub dziale:
28.1. procedura przekazywania przetwarzania i rejestracji dokumentów przychodzących;
28.2. tryb przeglądu napływających dokumentów i podejmowania uchwał przez kierownictwo;
28.3. struktura uchwały;
28.4. procedura przekazywania dokumentów do kontroli;
28,5. rodzaje kontroli;
28.6. terminy;
28,7. wykaz dokumentów, których wykonanie podlega kontroli;
28.8. technologia kontroli wykonania dokumentu;
28,9. procedura ewidencji dokumentów otrzymanych do realizacji w oddziałach strukturalnych;
28.10. procedura wyjmowania dokumentów spod kontroli;
28.11. procedura przeglądania projektów dokumentów przez kierownictwo, ich zatwierdzania przez różne działy i zatwierdzania;
28.12. procedura rejestracji i przetwarzania przesyłek dokumentów wychodzących;
28.13. procedura opracowywania dokumentów wewnętrznych;
28.14. organizacja przechowywania dokumentów w działach strukturalnych oraz w archiwum centralnym organizacji.
29. Co należy zmienić w pracy z dokumentami?
30. Jakie formy rachunkowości i rejestracji są stosowane dla każdego rodzaju dokumentu?
30.1. Opisz ich budowę i zasady wypełniania (jeśli istnieją).
30.2. Zasady generowania numeru rejestracyjnego
31. Jakie rodzaje i rodzaje raportowania należy wdrożyć dla każdego rodzaju dokumentu?
31.1. bieżące raporty biura;
31.2. końcowe raporty biurowe;
31.3. raporty urzędu statystycznego;
32. Możliwość nawiązywania i śledzenia powiązań pomiędzy dokumentami

Pytania dotyczące przechowywania archiwalnego:

33. Czy istnieje archiwum jako jednostka strukturalna?
34. Kto jest odpowiedzialny za terminowe przechowywanie dokumentów?
35. Czy istnieją instrukcje przechowywania dokumentów? Jeśli posiadasz dokumenty regulacyjne, proszę je dostarczyć.
36. Czy opracowywana jest Nomenklatura Spraw (co roku)?
37. Która jednostka (urzędnik) jest odpowiedzialna za sporządzenie i zatwierdzenie skonsolidowanej nomenklatury spraw.
38. Czy przeprowadzana jest kontrola wartości dokumentów i niszczenie dokumentów?
39. Czy istnieje naukowy aparat odniesienia? Kto to prowadzi? Opisz jego budowę.
40. Czy opracowano politykę dostępu do dokumentów, zwłaszcza poufnych?
41. Czy planowane jest przeniesienie do systemu archiwum dokumentów „papierowych”?
41.1. Prosimy o podanie przybliżonej ilości, formatu i rodzaju dokumentów.
41.2. Czy archiwum dokumentów jest rozproszone geograficznie? Jeśli TAK, gdzie znajdują się miejsca przechowywania dokumentów?
41,3. Określ wymagane ramy czasowe na przesłanie informacji do systemu.
42. Jakie zasady obowiązują przy spisywaniu dokumentów do akt, przekazywaniu ich do archiwum, jakie są zasady przechowywania?
43. Zasady pracy z Wydziałową Nomenklaturą Spraw, jej struktura i organizacja przechowywania dokumentów w Wydziale, z którym praca podlega automatyzacji.

Opis struktury organizacyjnej:

Do przeprowadzenia wstępnej oceny wymagań wymagana jest informacja o strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Opis struktury organizacyjnej musi mieć formę diagramu (w formacie Visio, ARIS lub innym podobnym). Możliwy jest również opis tekstowy. Schemat (lub opis tekstowy) struktury organizacyjnej powinien odzwierciedlać:

44. Lista organizacji najwyższego szczebla (spółka zarządzająca, lista kompleksów, oddziałów, poszczególnych osób prawnych (na przykład biur firm) itp.), w tym:
44.1. nazwy organizacji;
44.2. położenie geograficzne organizacji;
44,3. relacje między organizacjami (hierarchia);
44,4. sfery działalności organizacji.
45. Struktury organizacyjne organizacji najwyższego szczebla, które powinny zawierać:
45.1. struktura oddziałów;
45.2. wzajemne powiązania między działami;
45.3. funkcje działów;
45,4. obszary odpowiedzialności działów.

Przede wszystkim interesują nas informacje o jednostkach strukturalnych, które będą zaangażowane we wdrażanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Infrastruktura informatyczna organizacji:

46. ​​Jakie wsparcie techniczne jest dostępne: charakterystyka serwera, strony klientów?
47. Czy obecnie wykorzystuje się systemy informatyczne do automatyzacji bieżących zadań?
47.1. Jeśli TAK, jakie funkcje obejmuje?
47.2. Z czego jesteś niezadowolony/bieżące problemy?
47,3. Czy są plany jego całkowitej lub częściowej wymiany?
47,4. Migracja danych: jak planuje się transfer zgromadzonych informacji:
- nie można tolerować
- nosić w ręku,
- przenieś automatycznie.
47,5. Jeśli planujesz automatyczne przeniesienie „starych” danych do nowego systemu, konieczne jest podanie informacji o strukturze i formatach przechowywania oraz sformułowanie wymagań dotyczących konwersji danych.
48. Czy wymagana jest integracja z innymi systemami?
49. Jaka jest typowa konfiguracja klienckich stacji roboczych (procesor, pamięć RAM, system operacyjny itp.)?
50. Czy istnieje lista standardowego oprogramowania instalowanego na komputerach biurowych? Jeśli TAK, prosimy o podanie tej listy.
51. Czym charakteryzuje się podstawowy sprzęt serwerowy?
52. Czy pracownicy firmy korzystają na co dzień z firmowej poczty elektronicznej? Z jakiego serwera pocztowego i klienta korzystasz?
53. Określ wersję i autora oprogramowania korporacyjnego serwera poczty e-mail.
54. Jaka jest topologia Twojej sieci:
1.1. Czy sieć lokalna jest oparta na domenie Windows NT?
1.2. Ile stacji roboczych znajduje się w Twojej sieci lokalnej?
1.3. Czy istnieje terytorialne rozmieszczenie sieci? Jeśli jest:
1.3.1. Jaki jest rozkład stanowisk pracy pomiędzy oddziałami (biurami)?
1.3.2. Jaka jest przepustowość kanałów komunikacyjnych pomiędzy segmentami sieci?
55. Czy istnieje dedykowany serwer plików przeznaczony do przechowywania dokumentów? Jaka jest szacunkowa ilość dokumentów przechowywanych na tym serwerze?
56. Czy istnieje strategia przechowywania informacji nieustrukturyzowanych (komputery PC, dedykowane serwery plików, podsystemy pamięci masowej itp.)
57. Jaka jest średnia ilość dokumentów przechowywanych na stacjach roboczych klientów?
58. Jakie korporacyjne systemy informacyjne (CIS) są wykorzystywane w przedsiębiorstwie?
59. Czy istnieją licencjonowane systemy DBMS i jak się je wykorzystuje? Wskaż twórców i wersje SZBD stosowanego w przedsiębiorstwie.
60. Czy usługi katalogowe służą do identyfikacji użytkowników? Jeśli TAK, proszę wskazać jakie.
61. Czy dostępna jest usługa wsparcia technicznego dla użytkowników (helpdesk)? Czy są jakieś regulacje dotyczące tej usługi?
62. Ilu pracowników liczy dział technologii informatycznych (dział, dział)? Jakie główne zadania rozwiązuje ta jednostka?
63. Wskazać systemy, z którymi należy zintegrować system zarządzania dokumentami.
64. Należy wskazać przybliżony stosunek pracowników mających dostęp do dokumentów wyłącznie do wglądu do liczby pracowników posiadających prawo do modyfikacji i wykonywania określonych czynności.

Wymagania dla EDMS:

65. Wymień i opisz, jakie wymagania funkcjonalne dla nowego systemu uważasz za najważniejsze.
66. Skład atrybutów każdej karty dokumentu:
- Nazwa
- Opis
- Etykieta na formularzu (imię i nazwisko na formularzu)
- Typ danych
- Sposób napełniania (ręcznie, z katalogu, ...)
67. Wyszukiwanie dokumentów według atrybutów kart rejestracyjnych. Lista szczegółów kart wyszukiwania
68. Konieczność tworzenia historii pracy z dokumentami, śledzenia postępu realizacji i procesu zatwierdzania itp.
69. Niezbędne filtry w systemie
70. Żądania informacji, które system musi zaspokoić

Proponujemy sformalizowanie informacji uzyskanych w wyniku badania w formie formularza operogramy lub w formularzu algorytm. Jako przykład sugerujemy rozważenie cyklu życia zamówień na podstawową działalność. Technologia pracy z tego typu dokumentami jest najbardziej ujednolicona i może być stosowana w różnych przedsiębiorstwach.

Przykłady procesu pracy z dokumentem

Proponujemy sformalizowanie informacji uzyskanych w wyniku badania w formie operogramu lub w formie algorytmu. Jako przykład sugerujemy rozważenie cyklu życia zamówień na podstawową działalność. Technologia pracy z tego typu dokumentami jest najbardziej ujednolicona i może być stosowana w różnych przedsiębiorstwach.

Operagram cyklu życia zamówienia dla głównej działalności

Kliknij na obrazek, aby go powiększyć

Algorytm przetwarzania zamówień na działalność podstawową

Opracowanie wymagań funkcjonalnych

W oparciu o informacje wymienione powyżej Analityk opracowuje wymagania funkcjonalne dla EDMS lub zakres obowiązków w zakresie rozwoju EDMS. Analityk musi w szczególności opracować wymagania dotyczące formatu i składu kart rejestracyjnych i kontrolnych (zestaw i układ pól na karcie, sposób wypełniania EDMS itp.), tras przepływu dokumentów i inne niezbędne wymagania za utworzenie i rozwój EDMS.

Automatyzacja pracy i odpowiednio wyznaczanie zadań związanych z tworzeniem oprogramowania powinno odbywać się w obecności dokumentów regulacyjnych regulujących pracę z dokumentami: instrukcji, regulaminów, formularzy itp.

W przypadku braku takich dokumentów konieczne jest opracowanie dokumentu(ów) ustalającego podstawowe zasady pracy z dokumentami, z którymi praca ma zostać zautomatyzowana.

Dokumentacja

W trakcie badania sporządzana jest następująca dokumentacja:

1. Raport z badania informacji (model infologiczny)

Zamiar:
Rejestracja informacji uzyskanych w trakcie ankiety, przeprowadzenie wywiadu z pracownikami Klienta w celu opracowania specyfikacji technicznych dotyczących stworzenia i konfiguracji zautomatyzowanego systemu

Zawiera:

• Opis ogólnej charakterystyki Klienta;
• Opis struktury organizacyjnej;
• Opis wyposażenia technicznego;
• Opis procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane;
• Opis wymagań użytkownika;
• Rekomendacje usprawnień procesów biznesowych.

2. Zakres zadań i obowiązków związanych z utworzeniem zautomatyzowanego systemu (modelu danych)

Zamiar:
Opracowanie wymagań technicznych dotyczących funkcjonalności zautomatyzowanego systemu i jego architektury

Zawiera opis:

• AWS;
• funkcje systemu;
• atrybuty karty;
• interfejsy;
• leksykony;
• przyciski akcji;
• warunki powiadomienia;
• inne wymagania techniczne dla EDMS.

Opisane powyżej sekcje dokumentacji można w razie potrzeby dodawać i zmieniać. opracowywanie dokumentacji jest procesem twórczym i zależy także od profesjonalizmu Analityka opracowującego te dokumenty.

Obecnie następuje szybki rozwój i wdrażanie technologii informatycznych nie tylko w agencjach rządowych, ale także w wielu rosyjskich przedsiębiorstwach, a powodzenie samego wdrożenia zależy od tego, jakie będzie podejście do wdrożenia EDMS, jak dobrze to będzie zaplanowany.

Wraz z rozwojem firmy zwiększa się także ilość dokumentacji papierowej. A gdy ilość przetwarzanych dokumentów przekroczy wartość progową, procesy pracy z dokumentami wymkną się spod kontroli, przestaną być sterowalne i w efekcie zaczną spowalniać rozwój przedsiębiorstwa, wówczas znaczenie wdrożenia EDMS wychodzi na światło dzienne. W tym momencie wiele firm staje przed problemem zwanym „od czego zacząć”.

Proces wdrażania EDMS do skutecznej praktyki światowej i krajowej obejmuje następujące etapy:

1. Ankieta informacyjna.
   1. Wywiad.
   2. Pytający.
2. Analiza zebranych danych.
3. Tworzenie wymagań technicznych i funkcjonalnych dla EDMS.
4. Monitorowanie rynku EDMS i przeprowadzenie przetargu.
5. Testowanie wersji demonstracyjnej.
6. Zawarcie umowy.
7. Opracowanie regulaminów EDMS.
8. Instalacja i konfiguracja oprogramowania.
9. Szkolenie użytkowników EDMS.
10. Testowanie oprogramowania z użytkownikami.
11. Eliminacja błędów wykrytych podczas testów systemu.
12. Operacja przemysłowa.

Dlaczego nie obejść się bez ankiety informacyjnej?

Dlaczego przeprowadzenie ankiety informacyjnej jest tak ważne? Uważa się, że wysokiej jakości ankieta przedprojektowa gwarantuje 80% sukcesu wdrożenia EDMS. Przecież pozwala:

• uzyskać wyraźniejszy „portret” organizacji: jej misję, obszary działania; Struktura firmy; funkcje podziałów (i ich wzajemne oddziaływanie) określone w przepisach o podziałach strukturalnych; główne procesy biznesowe;
• określić ogólny stan organizacji pracy biurowej w przedsiębiorstwie;
• określić przepływ informacji i dokumentacji (w tym rodzaje wykorzystywanych dokumentów);
• identyfikować i uwzględniać ryzyka oraz sposoby ich przezwyciężenia podczas wdrażania systemu;
• określić cel wdrożenia;
• określić zadania i funkcje, które EDMS będzie musiał następnie wykonać;
• zidentyfikować użytkowników EDMS;
• poznać i opisać istniejące procesy biznesowe (do automatyzacji) itp.

Odpowiedzi na powyższe pytania można uzyskać poprzez niezależne badanie informacji ogólnych o przedmiocie wdrożenia EDMS. Pomaga to przygotować się do wywiad kadra kierownicza i kluczowi specjaliści. A analiza wyników rozmowy kwalifikacyjnej pomoże Ci się rozwijać kwestionariusz z bardziej szczegółowymi pytaniami skierowanymi do szerszego grona osób. Tym samym każdy etap badania pozwala na głębsze zgłębienie problemu i uzyskanie w efekcie coraz bardziej szczegółowego opisu problemu.

Dopiero zrozumienie realnych potrzeb przedsiębiorstwa pozwala określić, jakie funkcje ma pełnić EDMS. Wtedy jego wygląd będzie mógł zoptymalizować pracę człowieka i nie będzie on postrzegany jako piąte koło u wozu.

W momencie rozpoczęcia badania nasz zakład mięsny posiadał grupę rozproszonych geograficznie biur, złożoną strukturę przedsiębiorstwa i duży wolumen obiegu dokumentów papierowych, co skutkowało rozproszonym, niekontrolowanym obiegiem dokumentów, naruszeniem terminów zatwierdzeń i realizacji, a także utrata dokumentów.

Wraz ze wzrostem wolumenu produkcji i wzrostem zadań realizowanych przez nasze przedsiębiorstwo, ilość opracowywanej, otrzymywanej i wysyłanej dokumentacji zarządczej i innej, wzrastała, wzrosła także rola dyscypliny wykonawczej. W związku z wejściem zakładu mięsnego na nowy poziom kierownictwo przedsiębiorstwa zdecydowało się na wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS), który pozwala na automatyzację nie tylko pracy z dokumentami organizacyjno-administracyjnymi (zamówienia, korespondencja itp.), ale także niektóre procesy biznesowe towarzyszące przetwarzaniu i realizacji dokumentów.

W tym celu utworzono zespół składający się ze specjalistów z kluczowych pionów strukturalnych przedsiębiorstwa. Kierownikiem tego projektu została zastępca dyrektora ds. wychowania przedszkolnego, autorka artykułu.

Wywiad

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie EDMS etapami. Pierwszym etapem badania informacyjnego, „widocznym” dla zespołu, było przeprowadzenie – badanie pierwszej linii menedżerów i kluczowych uczestników procesów biznesowych, którzy będą pracować w EDMS, tj. będą jego użytkownikami. Ankieta ta musi koniecznie obejmować kierowników i ekspertów merytorycznych zainteresowanych jednostek strukturalnych, którzy będą mogli wyrazić swoje życzenia i uwagi.

Przed rozpoczęciem tego etapu pełniła funkcję zastępcy dyrektora ds. wychowania przedszkolnego przygotowane pytania, odpowiedzi na które mogłyby dać wyobrażenie o problemach w organizacji pracy z dokumentami.

Sporządzono listę przyszłych respondentów, która obejmowała około 30 osób (w tym ok kierownicy działów, ich zastępcy oraz specjaliści odpowiedzialni za tworzenie dokumentów, ich podpisywanie, podpisywanie i zatwierdzanie). Z każdą osobą ustalano osobne spotkanie, podczas którego najpierw ustalono cel osobistej rozmowy, a następnie przeprowadzono dialog, którego „programem” była wcześniej przygotowana lista tez i pytań (patrz Przykład 1) . Dla wygody prowadzenia i analizowania wywiadów istnieje możliwość nagrania rozmowy na dyktafonie. Ale lepiej, żeby ankietowany nie wiedział, że coś jest nagrywane, bo większość ludzi gubi się, kiedy widzi dyktafon.

Przykład 1

Przygotowanie do przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych w ramach ankiety zakładu mięsnego pod kątem wdrożenia EDS

Zwiń pokaz

Spotykając się z każdym respondentem, zastępca placówki wychowania przedszkolnego na początku rozmowy szczegółowo przedstawił:

1. Cel ankiety:

„Kontrola stanu pracy urzędu i obiegu dokumentów, zrozumienie istniejących procesów biznesowych, które należy zautomatyzować, a których działaniom towarzyszy przetwarzanie i egzekucja dokumentów.”

2. Dlaczego nasza firma musi wdrożyć EDMS:

„Celem EDMS jest jakościowe usprawnienie procesu pracy z dokumentami dla menedżerów i specjalistów merytorycznych na wszystkich poziomach oraz skrócenie czasu rutynowej pracy z dokumentami.”

3. Jakie korzyści zapewnia EDMS, na przykład:

„System pozwala na skrócenie czasu poszukiwania potrzebnego dokumentu, pozwala na dostęp do wspólnej bazy dokumentów ze zróżnicowaniem uprawnień użytkowników, można pracować w systemie zdalnie, pracować z jednym dokumentem wspólnie przez kilku użytkowników, szybko i łatwo zatwierdzać dokumenty, automatyzować rejestrację i dystrybucję dokumentów, organizować kontrolę realizacji zleceń i dokumentów (czynności zarządcze stają się przejrzyste), możliwość podpisywania dokumentów w systemie za pomocą podpisu elektronicznego, organizować pracę z umowami, integrować EDMS z innymi programami używanymi przez organizację i zmniejszyć koszty utrzymania archiwum.”

1. Jakie problemy napotykasz podczas pracy z dokumentami?
2. Co chciałbyś ulepszyć, ulepszyć, zmienić w organizacji pracy z dokumentami?
3. Jak szybko i sprawnie dostarczane są dokumenty?
4. Gdzie, Twoim zdaniem, znajdują się słabe punkty, które powodują problemy w pracy z dokumentami?
5. Czy istniejące formularze dokumentów są wygodne w użyciu?
6. Ile czasu zajmuje przetworzenie jednego dokumentu? To pytanie należy zadać w odniesieniu do każdego rodzaju dokumentu, który jest powszechnie obecny w procesach biznesowych organizacji.
7. Jaka jest wielkość przepływu dokumentów w Twoim obszarze pracy?

Na proces wywiadu wpływało zajęcie uczestników badania, co wpływało na termin przeprowadzenia badania, a także pokazało, że pracownicy nie docenili wagi projektu.

W wyniku analizy informacji zebranych w trakcie wywiadu powstała tabela, pokazany w przykładzie 2. Pomogło to ustrukturyzować otrzymane informacje i wyciągnąć niezbędne wnioski, które są w nich dobrze odzwierciedlone.

Przykład 2

Systematyzacja informacji uzyskanych podczas wywiadu

Zwiń pokaz

Na podstawie wyników wywiadu zidentyfikowano następujące procesy biznesowe, które w pierwszej kolejności wymagają automatyzacji przez EDMS:

• zarządzanie kontraktami;
• zatwierdzanie faktur do zapłaty;
• koordynacja dokumentów organizacyjno-administracyjnych:
• kontrolę nad wykonaniem dyspozycji (uchwał).

Wywiad pozwolił przygotować grunt pod przesłuchanie, co wymaga większej precyzji w udzielaniu odpowiedzi na pytania.

Kwestionariusz

Celem badania było uzyskanie bardziej szczegółowych (dokładnych) informacji na temat aktualnego stanu obiegu dokumentów i pracy biurowej w przedsiębiorstwie. Uczestnikami badania byli kierownicy jednostek strukturalnych i eksperci merytoryczni, którzy następnie stali się użytkownikami EDMS. Badanie przeprowadzono zaocznie, co oznaczało wypełnienie ankiety pod nieobecność badacza.

Kwestionariusz składał się z trzech części (patrz przykład 4):

1. Część wprowadzająca – jej głównym zadaniem było zachęcenie respondenta do udzielenia odpowiedzi na zadane pytania. Opisano cel i zadania badania, znaczenie roli respondenta; instrukcja wypełniania ankiety.
2. Część główna zawiera pytania o prostym brzmieniu, a ich kompletność i ilość zależy od zamierzonego celu (pytania w przykładowej ankiecie z Przykładu 4 mają charakter doradczy i mogą różnić się od pytań optymalnych do badania Twojego przedsiębiorstwa; możesz je wykorzystać jako punkt wyjścia próbka do opracowania własnego kwestionariusza).
3. Część końcowa – tutaj respondent otrzymał gwarancję poufności wyrażonej przez siebie opinii; wyrażono wdzięczność za udział w badaniu.

Na prośbę respondenta kwestionariusz został wydrukowany i wręczony mu osobiście lub przesłany na adres e-mail. Formę kwestionariusza zaprojektowano tak, aby respondent mógł wygodnie wypełnić go bezpośrednio w pliku word.

Jeżeli ankieta została wysłana w formie pliku Word, to w treści wiadomości e-mail odbiorca najpierw zobaczył towarzyszący jej tekst (wszystkie dane kontaktowe w przykładzie są fikcyjne):

Przykład 3

Tekst i temat wiadomości e-mail towarzyszącej podczas wysyłania kwestionariusza w postaci załączonego pliku pocztą elektroniczną

Zwiń pokaz

Przykład 4

Kwestionariusz do przeprowadzenia badania przedsiębiorstwa przed wdrożeniem EDMS

Zwiń pokaz

Zebrane dane wprowadzono do tabeli MS Excel, co pozwoliło na automatyczne wygenerowanie diagramów rozkładu opinii na poszczególne zagadnienia. Te. wyniki zostały zaprezentowane kierownictwu w możliwie najbardziej widoczny sposób (patrz przykład 6). Liczba wybranych opcji odpowiedzi dla każdego pytania została odzwierciedlona na jednym arkuszu pliku, a diagramy oparte na tych danych zbudowano na innym arkuszu:

W przyszłości będziemy brać pod uwagę wszystkie zidentyfikowane ryzyka, aby jak najszybciej przejść do pracy w EDMS:

• ryzyko braku lub nieprawidłowego określenia zadań i funkcji EDMS;
• ryzyko niedoszacowania niezbędnych zasobów (pieniężnych, czasowych);
• ryzyko opóźnień w realizacji etapów projektu;
• ryzyko niedostatecznego informowania pracowników przedsiębiorstwa o postępie prac, a także ryzyko zaniedbań, bierności, oporu pracowników i słabego zaangażowania menedżerów w projekt;
• ryzyko złego wyposażenia technologicznego;
• ryzyko braku ram regulacyjnych.

Ogólnie rzecz biorąc, badanie wykazało pozytywne nastawienie do wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami, ale znalazła się też część pracowników, którzy mieli negatywny stosunek do wdrożenia EDS, ponieważ postrzegali ten projekt jako kolejną innowację, która tylko dodałaby więcej pracować dla nich.

Następnie na podstawie analizy wyników wywiadów i ankiet określono cel i opracowano wymagania dla EDMS, jest to jednak kolejny, nie mniej ważny etap prac wdrożeniowych. Obecnie nasza firma prowadzi analizę porównawczą rynku EDMS.

Przypisy

Zwiń pokaz

Słowa kluczowe: badanie przedsiębiorstwa, wywiady i przesłuchania, rejestr informacji przychodzących, rejestr informacji wewnętrznych, rejestr informacji wychodzących, raport z ekspresowego badania przedsiębiorstwa, model referencyjny, kompletny model biznesowy organizacji, model funkcjonalny obszaru tematycznego.

Zadania i etapy kontroli przedprojektowej obiektu automatyki

Badanie przedsiębiorstw jest ważnym i decydującym etapem projektowania SI. Czas trwania badania wynosi zwykle 1-2 tygodnie. W tym czasie analityk systemowy powinien zbadać nie więcej niż 2-3 rodzaje działań (HR, księgowość, transport, marketing itp.).

Zbieranie informacji na potrzeby budowy kompletny model biznesowy organizacji często sprowadza się do badania udokumentowanych przepływów informacji i funkcji działów, a także odbywa się poprzez wywiady i ankiety.

Przed rozpoczęciem prac ankietowych organizacja zwykle dostarcza zestaw dokumentów, który zwykle obejmuje:

Podsumowanie informacji o działalności przedsiębiorstwa.

Informacje o działalności zarządczej, finansowej, ekonomicznej i produkcyjnej przedsiębiorstwa.

Informacje o zasadach rachunkowości i sprawozdawczości.

Regularny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

Rejestr informacji przychodzących.

Rejestr informacji wewnętrznych.

Rejestr informacji wychodzących.

Informacje o infrastrukturze informatycznej i obliczeniowej przedsiębiorstwa.

Informacje o osobach odpowiedzialnych.

Listy pytań do rozmów kwalifikacyjnych i kwestionariuszy są opracowywane dla każdego sprawdzanego działu i zatwierdzane przez szefa firmy. Odbywa się to w celu:

uniemożliwianie dostępu do informacji poufnych;

wzmocnienie ukierunkowania badania na cel;

minimalizowanie odwracania uwagi pracowników przedsiębiorstwa od wykonywania obowiązków służbowych.

Ogólna lista pytań(z późniejszymi szczegółami) zawiera następujące punkty:

główne zadania jednostek;

informacje zebrane i zapisane;

raportowanie;

interakcja z innymi działami.

Kwestionariusze dla menedżerów i specjalistów może zawierać następujące pytania:

Jakie (z perspektywy Twojego działu) powinny być cele tworzenia zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem?

Struktura organizacyjna jednostki.

Zadania jednostki.

Kolejność działań podczas wykonywania zadań.

Z jakimi organizacjami zewnętrznymi (bank, klient, dostawca itp.) jednostka współpracuje i jakie informacje są wymieniane?

Z jakich materiałów referencyjnych korzystasz?

Ile czasu (w minutach) spędzasz na wykonywaniu podstawowych operacji? W jakich terminach są „obciążenia szczytowe”? (częstotliwość na miesiąc, kwartał, rok itp.) Wyposażenie techniczne działu (komputery, sieć, modem itp.). Używane oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych.

Jakie raporty i jak często przygotowujesz dla kierownictwa? Kluczowi specjaliści pionu, którzy odpowiedzą na wszelkie pytania dotyczące procesów biznesowych stosowanych w pionie.

Charakterystyka obiektów zdalnie sterowanych.

Obieg dokumentów w miejscu pracy.

Zbierane w ten sposób dane z reguły nie obejmują wszystkich istotnych aspektów działalności organizacji i charakteryzują się wysokim stopniem subiektywizmu. A co najważniejsze, tego rodzaju badanie nie identyfikuje stabilnych czynników związanych ze specyficznymi cechami organizacji, na które wpływ mogą mieć wyłącznie metody funkcjonalnego dostosowania systemu organizacyjnego.

Analiza ankiet kierowników badanych organizacji i przedsiębiorstw pokazuje, że ich wyobrażenia na temat struktury organizacji, ogólnych i lokalnych celów działania, zadań i funkcji działów, a także podporządkowania pracowników są czasami sprzeczne. Ponadto pomysły te czasami odbiegają od oficjalnie deklarowanych celów i zasad lub stoją w sprzeczności z faktycznymi działaniami.

Jeśli na podstawie próbek dokumentów oraz konfiguracji sieci komputerowych i baz danych da się zidentyfikować strukturę przepływów informacji, to struktura rzeczywistych mikroprocesów realizowanych przez personel kontaktów informacyjnych (w dużej mierze nieudokumentowanych) pozostaje nieznana.

Odpowiedzi na te pytania może udzielić diagnostyka strukturalna i funkcjonalna oparta na metodach ciągłego (lub selektywnego) fotografowania czasu pracy personelu. Celem diagnostyki jest uzyskanie rzetelnej wiedzy o organizacji i powiązaniach organizacyjnych jej elementów funkcjonalnych.

W tym zakresie do najważniejszych zadań diagnostyki funkcjonalnej struktur organizacyjnych należy:

klasyfikacja podmiotów funkcjonowania (kategorie i grupy pracowników);

klasyfikacja elementów funkcjonującego procesu (działań, procedur);

klasyfikacja kierunków (problemów do rozwiązania), celów działania;

klasyfikacja elementów przepływu informacji;

przeprowadzenie badania działalności personelu organizacji;

badanie rozkładu (w czasie i częstotliwości) cech organizacyjnych: procedur, kontaktów personalnych, obszarów działania, elementów przepływów informacji – indywidualnie i w połączeniu ze sobą według kategorii pracowników, rodzajów procedur i ich obszarów (wg. wyniki i logika badań);

identyfikacja rzeczywistej struktury funkcjonalnych, informacyjnych, hierarchicznych, tymczasowych, problematycznych relacji pomiędzy menadżerami, pracownikami i działami;

ustalenie struktury podziału czasu pracy menedżerów i pracowników w odniesieniu do funkcji, problemów i celów organizacji;

identyfikacja głównych technologii funkcjonowania organizacji (procesy informacyjne, w tym nieudokumentowane), wyznaczanie ich celów w porównaniu z deklarowanymi celami organizacji;

identyfikacja grup pracowników jednorodnych pod względem specyfiki działania, orientacji na cel i rzeczywistego podporządkowania, utworzenie rzeczywistego modelu struktury organizacyjnej i porównanie go z deklarowanym;

ustalenie przyczyn rozbieżności pomiędzy deklarowaną a rzeczywistą strukturą powiązań organizacyjnych.

Ciągła „fotografia” czasu pracy to ciągła obserwacja i rejestracja cech pracowników w procesie funkcjonowania przez cały dzień pracy. W tym przypadku wyświetlane parametry są sekwencyjnie wprowadzane do wcześniej przygotowanej tabeli roboczej. Poniżej znajduje się formularz arkusza analityka systemowego:

Natychmiast po zakończeniu procedury badawczej tabela jest uzupełniana o dodatkowe cechy: branża technologiczna, funkcja systemu, przedmiot, aspekt, tło emocjonalne itp.

Część wskaźników, te oznaczone gwiazdką, wypełnia się w trakcie badania, resztę – po. Treść wpisów jest następująca:

numer (w kolejności);

agent (stanowisko badanego pracownika);

czas, w którym przeprowadzono zabieg;

procedura (nazwa treści zestawu elementarnych działań połączonych ogólnością konkretnego rozwiązywanego problemu);

informacja (kierunek przepływu informacji pomiędzy agentem a kontrahentem);

inicjatywa (inicjator wszczęcia tej procedury);

kontrahent (stanowisko pracownika mającego kontakt z podmiotem);

związek (odzwierciedlający podporządkowanie agenta i kontrahenta, forma interakcji w tej procedurze);

problem (ustny opis rozwiązywanego problemu).

Wynik ankiety przedprojektowej musi się pojawić” Protokół z ekspresowej kontroli przedsiębiorstwa”, którego strukturę podano poniżej.

Krótki schematyczny opis procesów biznesowych, na przykład:

zarządzanie zakupami i zapasami;

Zarządzanie produkcją;

zarządzanie sprzedażą;

zarządzanie zasobami finansowymi.

Podstawowe wymagania i priorytety automatyzacji.

Ocena zasobów Klienta niezbędnych do wsparcia projektu.

W niniejszej pracy jako badane przedsiębiorstwo wybrano firmę „Zaman-Bank”. Powstała w 1989 roku i działa na rynku sektora bankowego, świadcząc usługi na rzecz osób prawnych i osób fizycznych. Cechami strategicznymi banku są szybkość obsługi, szeroka oferta kredytowa, wysoki poziom dostosowania do otoczenia zewnętrznego – kulturowego, ekonomicznego, prawnego, technologicznego i politycznego. Bank mieści się w Kazachstanie, a jego główna siedziba znajduje się w Astanie.

Jednym z priorytetowych obszarów rozwoju banku jest doskonalenie istniejących procesów informatycznych. Aby to zrobić, kierownictwo postanowiło skorzystać z pomocy zewnętrznych firm integratorskich. Planowana jest modernizacja działu IT zgodnie z podejściem usługowym i najlepszymi światowymi praktykami, przy czym do najważniejszych priorytetów w banku należy udoskonalenie katalogu usług oraz pełne wdrożenie procesu zarządzania incydentami i aktywami IT.

Metodologia badania działu IT banku

W celu doboru metodologii badań dla działu IT banku analizie poddano następujące metody:

• 1. Analiza istniejącej dokumentacji procesu i/lub systemu automatyki. W tym celu wymagany jest kompletny pakiet dokumentów, instalowane jest stanowisko dla istniejących systemów automatyki i następuje niezależne badanie otrzymanych materiałów.
• 2. Wywiad z pracownikami klienta. Firma integratorska udaje się na miejsce ankiety i przeprowadza wywiady na temat wszystkich kluczowych elementów pracy działu IT.
• 3. Obserwacja. Firma integratorska przeprowadza ankietę w miejscu pracy Klienta, obserwując uczestników procesu, jak pełnią swoje funkcje w procesie i pracują w systemie.
• 4. Prośba o informacje – ankieta. Do Klienta wysyłane są ankiety, po czym wypełniają je pracownicy ze strony Klienta. Następnie ankiety są analizowane przez zespół projektowy z firmy integratora.
• 5. Połączenie powyższych metod.

Dojazd do miejsca pracy klienta komplikuje fakt, że siedziba klienta znajduje się w innym kraju, ponadto miejsca pracy są rozproszone po kilku miastach. Metodę obserwacyjną odrzucono ze względu na wysoki czas i koszty ludzkie wymagane do zastosowania tej metody. Studiowanie dokumentów i regulaminów to w firmie długi proces, wymagający dużej liczby zasobów ludzkich. Jego zastosowanie uznano za niezbędne do realizacji projektu, jednak na kolejnych etapach uwzględniono je w planie projektu. Metodę badania wybrano jako najbardziej efektywną pod względem kosztów pracy, kosztów czasu i uzyskanych wyników.

Badanie działu IT banku przeprowadzono metodą ankiety wśród użytkowników systemów informatycznych automatyzujących procesy informatyczne. Dane na temat aktualnej organizacji badanego procesu IT zbierano w dwóch etapach.

Pierwszy etap odbywał się poprzez zdalną komunikację z użytkownikami systemu: informacje zbierano poprzez ankiety i rozmowy telefoniczne. Żądane informacje podzielono na dwie kategorie:

• · Gromadzenie informacji o strukturze organizacyjnej obsługi informatycznej firmy:
  • o liczba pracowników IT;
  • o godziny pracy serwisu wsparcia;
  • o aktualne systemy automatyzacji procesów informatycznych;
• · Gromadzenie i analiza dokumentacji procesowej
• o opis procesów przepływu pracy;
• o schemat instrukcji dotyczących ról;
• o raporty dotyczące efektywności procesów.

W drugim etapie zastosowano metodę wywiadu i obserwacji. W tym przypadku główny nacisk został położony na takie obszary jak:

• · Gromadzenie informacji o faktycznym przebiegu procesu – przeprowadzanie wywiadów z uczestnikami procesu (pracownikami obsługi IT). W tym celu stworzono ankiety (patrz Załącznik 1), które przesłano pocztą do pracowników działu IT banku. Rozmowy telefoniczne odbywały się również w formie wywiadów z wykorzystaniem otrzymanych wypełnionych ankiet, które zawierały pytania dotyczące każdego z elementów organizacji procesów;
• · Identyfikacja potrzeb w zakresie procesów informatycznych i systemów ich automatyzacji. Należą do nich zarządzanie działem IT banku i innymi interesariuszami projektu.
• · Zapoznanie ze stosowanymi systemami automatyki. Czynność tę przeprowadzili inżynierowie firmy wykonawcy. Jednocześnie zbadano powiązane systemy, z którymi konieczne jest nawiązanie integracji w trakcie realizacji projektu, oraz zebrano wymagania dotyczące integracji.

Wyniki ankiety zostały zapisane w raporcie zamieszczonym w dwóch kolejnych rozdziałach pracy i zostały uzgodnione z zespołem projektowym firmy.