Электронное выставление счетов. Электронные счета-фактуры по ндс

Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС , предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).

Оператор электронного документооборота

Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).

Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).

Согласие сторон сделки

Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).

Действия продавца

Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:

• составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
• отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.

Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).

Действия покупателя

Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.

Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).

В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Как исправить электронный счет-фактуру

Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры.

Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).

Порядок дальнейших действий сторон аналогичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.

Кстати, по мнению Минфина, если оформлен электронный счет-фактура, корректировочный к нему можно составить на бумаге (письмо от 7 февраля 2018 г. № 03-07-09/7269).

Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры

Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.

При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).

С 30 ноября 2018 г на сайте esf.gov.kz изменился интерфейс сайта htttps://esf.gov.kz:8443/ . Предлагаем Вашему вниманию обновленную инструкции по регистрации.

ШАГ 1. Подготовка системы.

Установка CryptoSocket

Программное обеспечение «CryptoSocket» предназначено для организации взаимодействия web-браузера со средством криптографической защиты информации.

Для установки CryptoSocket:

• Скачайте установочный файл SetupCryptoSocket.exe:
  • с портала КГД МФ РК по пути «Деятельность» — «Информационные системы» — «ИС ЭСФ» (Рисунок 1).

Или с сайта ИС ЭСФ (Рисунок 2).

• Для установки ПО «CryptoSocket» нажмите правой кнопкой мыши на иконке SetupCryptoSocket.exe, выполните «Запуск от имени администратора» (Рисунок 3) и нажмите «Да».

Нажмите кнопку «Установить» (Рисунок 5).

• Выполните перезагрузку компьютера (Рисунок 6).

ШАГ 2. Регистрация пользователей

Для того чтобы воспользоваться функциями Системы ИС ЭСФ необходимо пройти процедуру регистрации.
Процедура регистрации в зависимости от субъекта выполняется следующими способами:
1. Регистрация физического лица (далее — ФЛ);
2. Регистрация индивидуального предпринимателя (далее — ИП);
3. Регистрация юридического лица (далее — ЮЛ).
Также можно одновременно пройти все виды регистрации.

ШАГ 2.1. Регистрация ФЛ

1. «Регистрация пользователя» «Физическое лицо» и нажать кнопку «Начать регистрацию» (Рисунок 7).

2. В шаге 1 — «Выбор сертификата » нажмите кнопку «Выбрать сертификат », ИС отобразит окно для выбора сертификата. Далее следует выбрать файл с сертификатом RSA, ввести пин-код и нажать на кнопку «Готово» (Рисунок 8);

Если Вы выбрали сертификат AUTH , то ИС ЭСФ выдаст ошибку «Необходимо выбрать сертификат для подписи» (Рисунок 9):

3. В шаге 2 — «Регистрационные данные » ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. При этом осуществляет проверку наличия действующей регистрации в качестве «Физическое лицо ». В случае наличия ИС ЭСФ выдает сообщение: «Данный ИИН уже зарегистрирован ».

4. Завершите заполнение формы регистрационными данными физического лица, в том числе введите пароль, который будет использоваться для входа в ИС ЭСФ и нажмите кнопку «Далее », ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 3;
5. В Шаге 3 – «Соглашение » на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. После ознакомления с соглашением, нажмите кнопку «Подписать », после чего отобразится окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA . После чего ввести пин-код и нажать кнопку «Готово », ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;
6. В шаге 4 «Завершение » отобразится окно «Завершение регистрации », оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Физического лица» .

7.
8. AUTH «Готово »;
9. В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;
10. Нажмите кнопку «Войти »
11. ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве Физическое лицо.

ШАГ 2.2. Регистрация ИП

1. В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме «Регистрация пользователя » необходимо выбрать категорию регистрации «Индивидуальный предприниматель » и нажать кнопку «Начать регистрацию» ;

2. В шаге 1 — «Выбор сертификата» нажмите кнопку «Выбрать сертификат» , ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA , ввести пин-код и нажать кнопку «Готово» ;

3. В шаге 2 — «Регистрационные данные» ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее»
4. В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением» «Подписать» , ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово» , ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4 ;
5. В шаге 4 «Завершение» отобразится окно «Завершение регистрации» , оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Индивидуального предпринимателя».
6. ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
7. Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH . Введите пин-код и нажмите кнопку «Готово» ;
8. В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;
9. Нажмите кнопку «Войти» . Авторизация успешно выполнена;
10. ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ИП.

ШАГ 2.3. Регистрация ЮЛ

1. В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме «Регистрация пользователя» необходимо выбрать категорию регистрации «Юридическое лицо» и нажать кнопку «Начать регистрацию» ;

2. В шаге 1 — «Выбор сертификата» нажмите кнопку «Выбрать сертификат» «Готово» ;
3. В шаге 2 — «Регистрационные данные» ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Форма заполняется регистрационными данными Юридического лица (БИН) и физического лица – Руководителя ЮЛ.

4. Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее» , после чего осуществится переход в шаг 3;
5. В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением» на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. Нажмите кнопку «Подписать» , ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат GOST, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово» , ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4 ;
6. В шаге 4 «Завершение» отобразится окно «Завершение регистрации» , оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Юридического лица».
7. ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
8. Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH. Введите пин-код и нажмите кнопку «Готово»;
9. В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица – руководителя ЮЛ. Введите пароль, установленный при регистрации;
10. Нажмите кнопку «Войти» . Авторизация успешно выполнена;
11. ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ЮЛ. Рисунок 17. Окно входа в ИС ЭСФ

2. Выполните выбор сертификата AUTH (Рисунок 18), нажмите кнопку «Готово».

3 . Введите пин-код и нажмите кнопку Рисунок 20. Ввод пароля

5 . Нажмите кнопку «Войти» . Авторизация успешно выполнена. 

В статье использованы материалы с портала электронные счет-фактуры

Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами. Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам Важно Через портал идет загрузка исходящих электронных счетов-фактур, которые надо передать контрагенту-покупателю, а также выгрузка входящих ЭСЧФ, которые компания получает от контрагентов-поставщиков

• Подгрузив специальный xml-файл, который создается в бухгалтерской программе, в которой вы работаете
• Загрузить прямо из бухгалтерской программы - на портал. Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ.

Не то что его отправить в виде xml-файла. То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.

Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.

При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.

Даже если у вас сотни накладных, отправлять их можно по одной. У вас 100 и более исходящих накладных и нет возможности отправлять их на портал напрямую из бухгалтерской программы? В этом случае загружать каждую придется по одной.

И отправлять тоже по одной. Алгоритм следующий: открыть файл электронного счета-фактуры - подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП) - отправить. По одной! Что это значит? Отправка 1 накладной займет примерно 1-5 мин.
Отправка 100 накладных - 100-500 мин (т.е. от 1,5 до 8 часов времени). Соответственно, без должной автоматизации и при больших объемах исходящих документов компании в ближайшее время понадобится новый сотрудник: только для отправки ЭСЧФ.

Инфо

А это затраты на зарплату, налоги, рабочее место и т.д. Фото с сайта prozorist.com.ua Или придется дополнительно загрузить старого сотрудника.

Pro прямую выписку эсф в «1с:бухгалтерии 8 для казахстана»

Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ. Не то что его отправить в виде xml-файла.То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.

Тогда с отправкой ЭСЧФ возникнет меньше проблем. 3. Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал. Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите.

Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.

Электронный документооборот счетов-фактур

В данной статье мы рассмотрим процесс экспортирования ЭСФ из программы 1С-Бухгалтерия в xml файл, который в свою очередь загрузим в ИС ЭСФ через портал esf.gov.kz. Примечание:Программа 1С-Бухгалтерия должна быть настроена на работу с порталом ЭСФ.

Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия.

Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2. Далее в подраздел «Счета-фактуры (выданные)». 3. Теперь нужно выбрать интересующую Счет-фактуру и открыть ее. 4. Выбрать способ выставления «в электронном виде» и5. Нажать «создать ЭСФ». 6. Нажать «автозаполнение» и7.

Переход на электронные счета-фактуры: как перейти

Тем не менее, вводить эти данные приходится два раза - во время одной операции.Следовательно, сотрудник тратит на одну операцию больше времени, чем необходимо.6. Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф Работа со входящими ЭСЧФ Для понимания порядка действий пропишу алгоритм их приема:

• Зайти на портал в Личный кабинет
• Подписать входящие ЭСЧФ электронной цифровой подписью
• Выгрузить входящие ЭСЧФ (не обязательно)
• Отметить, что от конкретного поставщика поступил входящий документ
• Принять НДС к зачету - по входящим ЭСЧФ

То есть, чтобы взять НДС к зачету по входящему документу, с 1 июля необходим ЭСЧФ.Компании нужно проверять, поступил ли такой электронный счет-фактура от поставщика или нет. Внимание И делать это надо по каждому документу. Если коротко: добавился очередной реестр, дополнительный процесс сверки.

Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф

Его нужно вести для того, чтобы определить во время подсчета налогов, можно брать НДС к зачету или нет. И все проблемы здесь упираются в автоматизацию ведения такого реестра. Переход на электронные счета-фактуры: как перейти Важно Покупатель Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора:

• Проверяет полученный с/ф на соответствие всем требованиям и актуальность электронной подписи;
• Подготавливает и заверяет УКЭП извещение о получении электронного с/ф (не обязательно, по согласию сторон);
• Отправляет это извещение Оператору;
• Сохраняет у себя извещение.

Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:

• Составляет извещение о получении подтверждения Оператора;
• Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору.

Электронные счета-фактуры

Продавец В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф:

• Составляет извещение о получении подтверждения;
• Заверяет извещение УКЭП и передает Оператору.

5.Оператор Проверяет и сохраняет извещение продавца. Электронный счет-фактура. мы рождены, чтоб сказку сделать былью… Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал.Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите. Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.
По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП. Продавец:

• Сформированный счет-фактура;
• Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
• Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).

Покупатель:

• Предъявленный счет-фактура;
• Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
• Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.

Процесс исправления электронного счета-фактуры Последовательность действий участников: Субъект Действие 1.

Лучший способ загрузки электронных счетов фактур

Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.

Изменения с апреля 2016 года Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.

Как перейти на электронные счета-фактуры? Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.
В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:

• Сохраняет его и передает продавцу;
• Формирует подтверждение для покупателя о том, что извещение отправлено продавцу;
• Заверяет подтверждение УКЭП и передает его покупателю.

Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф. 6. Продавец Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф. 7.

Покупатель В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу:

• Составляет извещение о получении этого подтверждения;
• Заверяет извещение и передает Оператору.

8. Оператор Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя.

В данной статье мы рассмотрим процесс экспортирования ЭСФ из программы 1С-Бухгалтерия в xml файл, который в свою очередь загрузим в ИС ЭСФ через портал esf.gov.kz. Примечание:Программа 1С-Бухгалтерия должна быть настроена на работу с порталом ЭСФ. Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия. Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2.

6. Нажать «автозаполнение» и7.

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу esf.gov.kz . Это государственная система (оператор - Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

• А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере ), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно скачать на портале Комитета государственных доходов.

Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести . Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

• ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
• и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Важно!

В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.

Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя !

Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти на сайте НУЦ , либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.

Портал электронных счетов-фактур

Некоторые действия можно выполнить только на веб-портале электронных счетов-фактур:

• , и ;
• Настройка прав пользователей;
• Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Настройка esf.gov.kz

Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:

• Internet Explorer (рекомендуется);
• Mozilla Firefox (рекомендуется);
• Opera.

Важно!

КГД опубликовал тестовую версию веб-приложения, в которой криптографические операции выполняются без использования Java. По неясной причине, новый механизм отличается от подходов, используемых в остальных государственных ИС: системы электронного правительства уже достаточно давно перешли на использование NCA-Layer, но в новой версии веб-приложения ESF используется собственное средство – Crypto Socket. Есть надежда, что в скором будущем налогоплательщики смогут работать с порталом без дополнительной настройки браузеров.

Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.

Действия выполняются в панели управления Java.

Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:

В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер . В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. Инструкцию по установке виртуального принтера pdf можно просмотреть на портале КГД.

Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры

Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.

Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.

Важно!

Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно, я должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:

• Правила документооборота (пункт 11) возлагают на руководителя персональную обязанность по контролю над списком уполномоченных лиц предприятия: « .. руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица (структурного подразделения)» .
• Настройки доступа сотрудников назначаются в процессе выписки электронной доверенности от руководителя компании. Подписать ее может только руководитель (передача ключей ЭЦП и непринятие мер по защите личных ключей от несанкционированного доступа преследуется по закону)
• Выписка фиктивных счетов-фактур влечет за собой административную ответственность и штраф . При этом предоставление работникам права выписки ЭСФ автоматически означает согласие предприятия (и персонально руководителя компании) с оформлением таких документов этим человеком.

Для каждого сотрудника можно:

• Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему .
• Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).

Система прав пользователей выглядит следующим образом

Интеграция ИС ЭСФ с учетными системами

ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.

Если ИС ЭСФ не работает?

ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.

« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования , опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом .

При этом п осле устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе,должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

Появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи». Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде. Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог. ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы. Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток. Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии . К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив. Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов . К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски . Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами. При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными. Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП». Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду. Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом». Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения - еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге. Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376). Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению. У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной. Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура. Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.
Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах ? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.
Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.
Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж. Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте).
3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.

К сведению

Преимущества электронных счетов-фактур осознали ведущие российские компании. Торговая сеть BILLA, ОАО «Кировский завод», крупнейший фармдистрибьютор «Протек» и другие организации еще до утверждения форматов электронных счетов-фактур начали реализовывать пилотные проекты.
— Объем первичной документации на нашем заводе огромен. Внедрение системы электронного документооборота позволит, во-первых, добиться сокращения сроков закрытого периода. Во-вторых, это сможет повысить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями. Кроме того, мы, безусловно, сократим как прямые, так и косвенные издержки документооборота, — оценил перспективы внедрения ЭДО директор по ИТ ОАО «Кировский завод» Сергей Кулабухов.

« Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью. Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный. Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции. Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами. Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.»