सेड शुरू करने से पहले प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण कैसे करें। प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण: कार्यान्वयन का उदाहरण, आईटी सर्वेक्षण के लिए रिपोर्ट प्रश्नावली

1. क्या ऐसी जांच बिल्कुल जरूरी है? इससे ग्राहक और आईटी कंपनी को क्या मिलेगा?
2. प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के उद्देश्य क्या हैं?
3. इसका परिणाम क्या होना चाहिए?
4. क्या मुझे प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण मुफ़्त में करना चाहिए या इसके लिए पैसे चार्ज करना चाहिए?
5. ग्राहक ऐसी परीक्षा की प्रभावशीलता को कैसे उचित ठहरा सकता है? क्या इसका लाभ मिल सकता है?

यहां, प्रत्येक कंपनी अपने तरीके से निर्णय लेती है: कोई आम तौर पर ऐसी परीक्षा को अनुचित मानता है ("हम झगड़े में शामिल होंगे, और फिर हम देखेंगे..."); अन्य, कार्यान्वयन के दौरान इसका संचालन करते हुए, इस कार्य को एक अलग लेख में उजागर नहीं करते हैं; फिर भी अन्य लोग इसे कार्य के एक स्वतंत्र चरण के रूप में संचालित करते हैं, लेकिन इसके लिए पैसे नहीं लेते हैं; फिर भी अन्य लोग प्री-प्रोजेक्ट निरीक्षण को एक अलग वाणिज्यिक उत्पाद मानते हैं। एक प्रबंधक और सलाहकार के रूप में मेरा अनुभव बताता है कि प्री-प्रोजेक्ट परीक्षा स्वचालन प्रणाली के कार्यान्वयन से संबंधित लगभग किसी भी आईटी कंपनी के काम का एक आवश्यक घटक है। और संपूर्ण परियोजना की सफलता कभी-कभी इस चरण के सही संगठन और कार्यान्वयन पर निर्भर करती है।

इस लेख में, मैं अपने स्वयं के अभ्यास और उन ग्राहकों के अनुभव के आधार पर, जिनके साथ मुझे संवाद करना था, शुरुआत से पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण आयोजित करने की तकनीक का परिचय देते हुए, ऊपर दिए गए प्रश्नों का उत्तर देने का प्रयास करूंगा।

परियोजना पूर्व सर्वेक्षण की आवश्यकता

एक आविष्कारक आयोग में आता है और सड़क पर शेविंग के लिए एक नया उपकरण पेश करता है।
"आपका उपकरण कैसे काम करता है?" - आयोग के सदस्य उनसे पूछते हैं।
"बहुत सरल," आविष्कारक उत्तर देता है। "आप स्लॉट में एक सिक्का फेंकते हैं, अपना सिर मशीन में डालते हैं, और दो ब्लेड आपको शेव करना शुरू कर देते हैं।"
"क्षमा करें, सहकर्मी, लेकिन लोगों के चेहरे का आकार अलग-अलग होता है!" - आयोग के सदस्यों ने उन्हें फटकार लगाई।
"हाँ," आविष्कारक कहता है, "लेकिन यह केवल पहली दाढ़ी से पहले है..."

किसी भी स्वचालन का मुख्य कार्य स्वचालित कंपनी के अद्वितीय प्रतिस्पर्धात्मक लाभ को बनाए रखना है। हम इसकी अनुमति नहीं दे सकते, जैसा कि इस मजाक में है, कि स्वचालन के बाद सभी कंपनियाँ "एक ही व्यक्ति" बन जाती हैं। इसलिए, यदि हम ग्राहक के व्यवसाय के अद्वितीय प्रतिस्पर्धात्मक लाभ को बनाए रखना चाहते हैं, तो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के किसी भी आधुनिकीकरण के साथ पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण करना आवश्यक है।

बेशक, उन कारणों का गहन विश्लेषण करना संभव है जो इस आवश्यकता को निर्धारित करते हैं। ये परियोजना की उच्च अपेक्षित लागत, स्वचालन के कारण मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बदलने की आवश्यकता, कार्य की परियोजना में शामिल करना जिसका दायरा पहले से निर्धारित नहीं किया जा सकता है, आदि हो सकते हैं। हालाँकि, याद रखें कि कैसे एक बहुत ही शिक्षाप्रद कहानी में , कमांडर ने हार के कारण पर जनरल की रिपोर्ट को बाधित किया:

जनरल ने कहा, "हमारी हार कई कारणों से हुई।" - सबसे पहले, बारूद गीला था...
"यह बहुत हो गया," कमांडर ने उसे रोका।

यहां स्थिति समान है, क्योंकि प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण करने के लिए यह पर्याप्त है कि ग्राहक के पास अद्वितीय व्यावसायिक विशेषताएं हों (और प्रत्येक कंपनी के पास ये होनी चाहिए, अन्यथा वह बाजार में टिक नहीं पाएगी और प्रतिस्पर्धियों को रास्ता देगी)।

इसलिए, विश्व स्तर पर, इस तरह के काम की आवश्यकता का प्रश्न काफी आसानी से हल हो जाता है - यदि स्वचालित होने वाली कंपनी प्रतिस्पर्धी बाजार में है तो उन्हें अवश्य ही किया जाना चाहिए।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण ग्राहक और आईटी कंपनी को क्या देता है?

प्री-डिज़ाइन सर्वेक्षण के दौरान, ग्राहक यह कर सकता है:

• कंपनी में मौजूद व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विस्तृत विवरण प्राप्त करें और वास्तविक व्यवसाय की तुलना उसके बारे में अपने विचार से करें;
• किसी आईटी कंपनी के सलाहकारों को समान कंपनियों में पिछले कार्यान्वयन के दौरान प्राप्त व्यावहारिक अनुभव का उपयोग करके मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना;
• ग्राहक की वास्तविक व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ प्रस्तावित प्रणाली की कार्यक्षमता के अनुपालन की डिग्री का आकलन करें;
• अपने अनूठे फायदों को समय पर उजागर करें और सिस्टम कार्यान्वयन के चरण में उन्हें ध्यान में रखें, न कि इसके चालू होने के बाद;
• आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की अनूठी विशेषताओं के अनुरूप सिस्टम के संभावित संशोधनों को ध्यान में रखते हुए, स्वचालन परियोजना के बजट और समय को स्पष्ट करें;
• उन संसाधनों (तकनीकी और मानव दोनों) का आकलन करें जिनकी सिस्टम कार्यान्वयन के चरण में आवश्यकता होगी। परियोजना को इष्टतम समय सीमा के भीतर और बजट से अधिक के बिना पूरा करने के लिए इन संसाधनों के आवंटन की समय पर योजना बनाएं;
• संभावित जोखिमों का आकलन करें जो काम की गुणवत्ता को प्रभावित कर सकते हैं;
• संभवतः कुछ कार्य स्वयं निष्पादित करके सिस्टम परिनियोजन की लागत को अनुकूलित करें;
• आर्थिक प्रभाव और निवेश पर रिटर्न का अधिक सटीक मूल्यांकन प्राप्त करें।

आईटी कंपनी के लिए प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के लाभ:

• विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं का समर्थन करने के लिए सिस्टम की वास्तविक क्षमताओं के साथ बिक्री-पूर्व चरण (जब विक्रेता एक "सपना" पेश करते हैं) में बनी उसकी अपेक्षाओं का मिलान करके ग्राहक संतुष्टि के स्तर को बढ़ाना;
• सिस्टम कार्यान्वयन के समय और इसके लिए आवश्यक संसाधनों का स्पष्टीकरण, उनके आवंटन की अग्रिम योजना की अनुमति देना;
• स्वचालन प्रणाली को कॉन्फ़िगर या संशोधित करते समय उन्हें ध्यान में रखने के लिए ग्राहक के अद्वितीय लाभों की समय पर पहचान;
• कार्यान्वयन के समय को कम करना और मुफ्त कार्य करने के जोखिम को कम करना। सिस्टम में आवश्यक संशोधन इसकी तैनाती शुरू होने से पहले या इसके समानांतर किए जाएंगे, न कि परीक्षण संचालन चरण के अंत के बाद, जिस पर आमतौर पर कमियों की पहचान की जाती है। ऐसी स्थिति जहां परियोजना पूर्णता चरण में कार्यक्षमता में विसंगति का पता चलता है तो स्वचालित रूप से अतिरिक्त अनियोजित कार्य शामिल हो जाता है। साथ ही, ग्राहक को आमतौर पर ऐसे काम के वित्तपोषण में कठिनाई होती है, और परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए, इसे अक्सर मुफ्त में करना पड़ता है;
• संभावित जोखिमों की पहचान जो कार्यान्वयन की गुणवत्ता और समय को प्रभावित कर सकते हैं। परियोजना की सफलता पर इन जोखिमों के प्रभाव को कम करने के लिए आवश्यक उपायों का समय पर प्रावधान;
• लाइसेंस की संख्या और परियोजना संरचना को उचित ठहराने के लिए डेटा प्राप्त करना;
• स्वचालित इकाइयों में मामलों की वर्तमान स्थिति और उनके काम के मुख्य मापदंडों को रिकॉर्ड करने से प्रस्तावित प्रणाली के उपयोग की प्रभावशीलता को प्रमाणित करना संभव हो जाएगा;
• सलाहकारों और ग्राहक के मुख्य परियोजना निष्पादकों के बीच व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने से भविष्य में उनका सहयोग सरल हो जाएगा;
• इस उद्योग में ग्राहकों की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर ज्ञान आधार (यदि कोई हो) का विस्तार।

बेशक, प्री-डिज़ाइन सर्वेक्षण के पक्ष में सभी तर्क यहां सूचीबद्ध नहीं हैं, हालांकि, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, यह ग्राहक को इसकी आवश्यकता के बारे में समझाने के लिए काफी है।

परियोजना-पूर्व सर्वेक्षण के मुख्य कार्य

जाहिर है, प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण का अगला सबसे महत्वपूर्ण कार्य ग्राहक के अद्वितीय प्रतिस्पर्धी लाभों की पहचान करना है। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, ग्राहक द्वारा उपयोग की जाने वाली लगभग 75% व्यावसायिक प्रक्रियाएँ उसी उद्योग में समान कंपनियों की प्रक्रियाओं से मेल खाती हैं, 10% को इसके अद्वितीय प्रतिस्पर्धी लाभ का एहसास होता है, और शेष 15% थर्मोडायनामिक्स के दूसरे नियम का परिणाम हैं: ) ("अराजकता की प्राकृतिक वृद्धि" का परिणाम) और इसे परियोजना के दौरान हल किया जाना चाहिए। लेकिन वे प्रतिस्पर्धी 10%, जो व्यवसाय के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं, को बस किसी भी स्वचालन के साथ संरक्षित करने की आवश्यकता है (स्वाभाविक रूप से, बशर्ते कि इन लाभों को औपचारिक रूप दिया जा सके)। अक्सर, इस समस्या को ग्राहक के लिए सिस्टम को कॉन्फ़िगर करके हल किया जाता है, लेकिन कभी-कभी व्यवसाय की अनूठी विशेषताओं को ध्यान में रखने के लिए प्रोग्रामर की सेवाओं की आवश्यकता होती है। मुझे ध्यान दें कि यहां हम कस्टम विकास के बारे में बात नहीं कर रहे हैं, बल्कि उत्पादन स्वचालन प्रणालियों के कार्यान्वयन के बारे में बात कर रहे हैं।

यह समझते हुए कि ग्राहक के प्रतिस्पर्धी लाभों का समर्थन कैसे किया जाएगा, आईटी कंपनी उत्पाद सुधार की आवश्यकता और लागत का आकलन करने में सक्षम होगी, साथ ही यह भी समझ सकेगी कि इसके लिए किन अतिरिक्त संसाधनों की आवश्यकता हो सकती है।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण का एक महत्वपूर्ण लक्ष्य ग्राहक के आईटी वातावरण की स्थिति का निदान करना है, अर्थात कंप्यूटर उपकरण, सॉफ्टवेयर, संचार, आईटी विशेषज्ञों के योग्यता स्तर आदि का आकलन करना है। इस स्तर पर, यह समझना आवश्यक है क्या ग्राहक के पास सिस्टम ऑटोमेशन के सफल कार्यान्वयन के लिए पर्याप्त संसाधन हैं। यहां हम प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के एक अन्य कार्य पर विचार कर रहे हैं - परियोजना के संभावित जोखिमों का विश्लेषण करना और उनके संभावित परिणामों का वर्णन करना। साथ ही, सलाहकारों को न केवल सभी संभावित जोखिमों का दस्तावेजीकरण करना चाहिए, बल्कि ग्राहक को उनमें से प्रत्येक को कम करने के तरीके भी पेश करने चाहिए।

किसी भी सीआईएस में विभागों की परिचालन गतिविधियों के बारे में जानकारी का संचय शामिल होता है, इसलिए प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण का अगला विषय स्वचालित विभागों के दस्तावेज़ प्रवाह के लिए आवश्यकताओं का संग्रह होना चाहिए।

यदि विश्लेषण करने का कोई अवसर नहीं है तो सिस्टम में जमा की गई जानकारी बेकार रहेगी, इसलिए प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के दौरान यह पता लगाना बहुत महत्वपूर्ण है कि ग्राहक को किस प्रकार और प्रकार की रिपोर्टिंग की आवश्यकता है। आमतौर पर, स्वचालन उपकरण में पहले से ही रिपोर्ट का एक मानक सेट शामिल होता है, लेकिन प्रत्येक ग्राहक अपने व्यवसाय को अद्वितीय मानता है, और इसलिए इस तरह की एक अनूठी प्रणाली की आवश्यकता होती है, जिसे एक विशेष रिपोर्ट जनरेटर का उपयोग करके, एक नियम के रूप में कार्यान्वित किया जाता है।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण का अत्यावश्यक कार्य प्राप्त सभी आंकड़ों को ध्यान में रखते हुए परियोजना के अंतिम बजट और इसके कार्यान्वयन के समय को स्पष्ट करना है। ये समय सीमा कई कारकों से प्रभावित हो सकती है, जैसे परियोजना में भाग लेने के लिए ग्राहक के प्रबंधन कर्मचारियों की तत्परता, ग्राहक और ठेकेदार के प्रतिनिधियों की प्रेरणा, स्वचालित इकाइयों के कर्मचारियों की ओर से तोड़फोड़ की संभावना, कुछ समय बाद एक प्रमुख प्रबंधक की संभावित बर्खास्तगी (या, इसके विपरीत, नियुक्ति)। परियोजना की शुरुआत के बाद का समय, सभी स्वचालन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मौजूदा कंप्यूटर बेड़े और तकनीकी आधार की अपर्याप्तता, आवश्यक उपकरणों की खरीद के लिए बजट की कमी और भी बहुत कुछ। इसलिए, सलाहकार को इन सभी परिस्थितियों का विस्तार से पता लगाना चाहिए और उन्हें आंतरिक उपयोग सहित रिपोर्ट में प्रतिबिंबित करना चाहिए। दूसरी - आंतरिक - रिपोर्ट तैयार करने से आप कार्यान्वयन और एकीकरण विभाग में विशेषज्ञों के लिए संबंधों और सिफारिशों की सभी बारीकियों को विस्तार से प्रतिबिंबित कर सकेंगे।

एक अन्य महत्वपूर्ण मुद्दा जिसे पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण चरण में हल करने की आवश्यकता है, वह है परियोजना कार्यान्वयन के तरीकों की पसंद पर सिफारिशों का विकास। यहां यह स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करना महत्वपूर्ण है कि ग्राहक द्वारा पहले से तैयार की गई कौन सी समस्याओं को प्रस्तावित स्वचालन प्रणाली का उपयोग करके हल नहीं किया जा सकता है, और इस स्थिति से संगठनात्मक या अन्य तरीकों का प्रस्ताव देना महत्वपूर्ण है।

प्रत्येक कंपनी आसानी से एक दर्जन से अधिक कार्य जोड़ सकती है जिन्हें वह सर्वेक्षण चरण में हल करना चाहेगी, लेकिन, जैसा कि वास्तविक अभ्यास से पता चलता है, ऊपर सूचीबद्ध प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करना पहले से ही प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण को काफी प्रभावी बनाता है।

आमतौर पर प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण का परिणाम क्या होता है?

• ग्राहक की मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण;
• मुख्य कार्यों की एक सूची जिन्हें स्वचालन प्रणाली का उपयोग करके हल करने की आवश्यकता है;
• सूचना प्रणाली द्वारा प्रदान किए गए लाभों को ध्यान में रखते हुए, विभागों के काम को बदलने या अनुकूलित करने के लिए ग्राहक की व्यावसायिक प्रक्रियाओं और सिफारिशों का मूल्यांकन;
• ग्राहक के अनूठे प्रतिस्पर्धी लाभ, जिन्हें सिस्टम को लागू करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए;
• कॉर्पोरेट प्रशासन प्रणाली की आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए मौजूदा आईटी वातावरण का विश्लेषण, इसे बदलने के लिए सिफारिशें;
• ग्राहक के मौजूदा आईटी बुनियादी ढांचे में सीआईएस को एकीकृत करने पर काम का मूल्यांकन;
• स्वचालित विभागों में दस्तावेज़ प्रवाह और विश्लेषण के लिए आवश्यकताओं का विवरण;
• परियोजना कार्यान्वयन के दौरान संभावित जोखिमों का आकलन और उनके प्रभाव को कम करने के लिए आवश्यक उपायों की पहचान;
• ग्राहक की इच्छाओं का विवरण जिसे प्रस्तावित नियंत्रण प्रणाली में लागू नहीं किया जा सकता है और इसमें संशोधन की आवश्यकता होगी, ऐसे संशोधन के समय और लागत का अनुमान;
• प्रस्तावित विकल्प के औचित्य के साथ परियोजना के कार्यान्वयन का प्रस्ताव, ग्राहक के लिए आवश्यक स्वचालित कार्यस्थानों की संख्या निर्दिष्ट करना और परियोजना बजट को स्पष्ट करना।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण का एक अलग दस्तावेज़ एक प्रारंभिक कार्य अनुसूची होना चाहिए, जिसमें अन्य बातों के अलावा, जिम्मेदार व्यक्तियों (ग्राहक और ठेकेदार दोनों से) की एक सहमत सूची, उनकी जिम्मेदारी के क्षेत्र और बीच बातचीत के लिए बुनियादी नियम शामिल हैं। उन्हें। सिस्टम के प्रभावी कार्यान्वयन के लिए, ग्राहक के कर्मचारियों और सर्वेक्षण करने वाली आईटी कंपनी के विशेषज्ञों के बीच सूचना के आदान-प्रदान के लिए नियम बनाने की सिफारिश की जाती है, और, महत्वपूर्ण रूप से, काम के पूरा होने की निगरानी के लिए समय और प्रक्रिया निर्धारित की जाती है।

कुछ कंपनियाँ (अक्सर जो कस्टम विकास में लगी होती हैं) ग्राहक को प्री-प्रोजेक्ट परीक्षा के पूरा होने पर तकनीकी विनिर्देश का मसौदा प्रदान करती हैं।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण मुफ़्त में करें या इसके लिए पैसे लें?

यदि सर्वेक्षण का उद्देश्य ऊपर वर्णित कार्यों से मेल खाता है, तो इसके लिए महत्वपूर्ण कंपनी संसाधनों के डायवर्जन की आवश्यकता होगी और इसका भुगतान आवश्यक रूप से किया जाना चाहिए। यह प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण एक पूर्ण परामर्श सेवा है जो न केवल स्वचालन की आवश्यकता, समय और बजट का आकलन करने की अनुमति देती है, बल्कि ग्राहक की मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की भी अनुमति देती है।

जैसा कि अभ्यास से पता चला है, प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण सेवाओं को बेचना मुश्किल नहीं है यदि कंपनी ने उपयुक्त तकनीक लागू की है और विक्रेता स्पष्ट रूप से जानते हैं (और ग्राहक को स्पष्ट रूप से समझा सकते हैं) सर्वेक्षण का उद्देश्य और ग्राहक को इससे क्या लाभ मिलेगा यह।

ग्राहक को प्री-प्रोजेक्ट निरीक्षण की प्रभावशीलता को कैसे उचित ठहराया जाए

आइए संभावित बचत चैनलों पर विचार करें, जिन्हें ध्यान में रखते हुए प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण की आवश्यकता को उचित ठहराने में मदद मिल सकती है।

1. मानव संसाधन और समय की बचत:
   • कार्यान्वयन के प्रारंभिक चरण में ग्राहक के अद्वितीय प्रतिस्पर्धी लाभों के अनुरूप सिस्टम को संशोधित करते समय, न कि इसे वाणिज्यिक संचालन में डालने के बाद;
   • सिस्टम को ग्राहक के आईटी बुनियादी ढांचे में एकीकृत करने के चरण में इस तथ्य के कारण कि उद्यम के आईटी वातावरण की स्थिति और एकीकरण की बारीकियों के बारे में सभी जानकारी शुरुआत से पहले स्पष्ट की जाती है, न कि कार्यान्वयन के दौरान;
   • ठेकेदार और ग्राहक दोनों से सामग्री और मानव संसाधनों के समय पर आवंटन के लिए धन्यवाद;
   • संभावित जोखिमों के शीघ्र मूल्यांकन के माध्यम से जो सिस्टम कार्यान्वयन की प्रक्रिया को प्रभावित कर सकते हैं, और उनके नकारात्मक परिणामों को कम करने के लिए आवश्यक उपायों का विकास कर सकते हैं।
     परियोजना की प्रगति में किसी भी देरी के परिणामस्वरूप ग्राहक के लिए गंभीर अतिरिक्त लागत आती है, जिसकी गणना प्रत्येक विशिष्ट मामले में काफी आसानी से की जा सकती है।
2. कार्यान्वयन लागत में संभावित कमी:
   • उन सेवाओं और कार्यों की पहचान करके जिन्हें ग्राहक स्वयं निष्पादित कर सकता है;
   • किसी कार्य को उसकी वास्तविक श्रम तीव्रता को स्पष्ट करने के बाद पूरा करने की समय सीमा को समायोजित करके।
3. ग्राहक की विशिष्ट विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करके कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली और कर्मचारी उत्पादकता की दक्षता बढ़ाना।
4. यदि पूर्व-डिज़ाइन निरीक्षण के चरण में यह पता चलता है कि यह ग्राहक की समस्याओं का समाधान नहीं करेगा या इसका संशोधन बहुत महंगा होगा, तो स्वचालित प्रणाली का उपयोग करने से इंकार कर दें।
   मेरे अभ्यास में, एक ऐसा मामला था जब प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के परिणामों के आधार पर बहुत विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं वाले एक ग्राहक को सीआईएस तैनात नहीं करने, बल्कि संगठनात्मक परिवर्तन करने और अपने ग्राहकों के साथ काम करने के लिए प्रौद्योगिकी का अनुकूलन करने की सिफारिश की गई थी। , चूंकि सिस्टम को लागू करने के प्रभाव (वहां एक महंगे संशोधन की आवश्यकता थी) से लागत का भुगतान नहीं हुआ। नतीजतन, ग्राहक ने हजारों डॉलर बचाए, और प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण ने केवल विभाग की दक्षता में वृद्धि करके भुगतान किया, जिसने सलाहकारों की सिफारिश पर कर्मचारी की कार्य तकनीक को बदल दिया।

अधिकांश मामलों में प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण चरण की अनुपस्थिति से परियोजनाओं के कार्यान्वयन में महत्वपूर्ण देरी होती है और कार्यान्वयन के दौरान उत्पन्न होने वाली संगठनात्मक और तकनीकी दोनों समस्याओं के कारण उनकी लागत में वृद्धि होती है। अक्सर ऐसी परियोजनाएँ पूर्ण विफलता में समाप्त होती हैं। स्टैंडिश ग्रुप के एक अध्ययन के अनुसार, उनके द्वारा विश्लेषण की गई 2.5 हजार आईटी परियोजनाओं में से लगभग एक तिहाई न केवल असफल रहीं, बल्कि बिल्कुल भी पूरी नहीं हुईं। रूस में, ऐसा डेटा प्राप्त करना अधिक कठिन है, लेकिन मुझे यकीन है कि असफल कार्यान्वयन का हिस्सा कम नहीं होगा।

इसलिए, यदि कोई परामर्श कंपनी अपने ट्रैक रिकॉर्ड पर अवास्तविक परियोजनाओं को नहीं रखना चाहती है, तो उसे बस ग्राहकों के व्यवसाय का पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण करने की आवश्यकता है। काम में उलझने और अपनी प्रतिष्ठा पर दाग लगने से बेहतर है कि शुरुआती चरण में ही अनुबंध से इनकार कर दिया जाए।

सूचना सर्वेक्षण पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के अनुकूलन और ईडीएस के कार्यान्वयन में एक महत्वपूर्ण चरण है। आखिरकार, प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने और ईडीएमएस की कार्यक्षमता के लिए आवश्यकताओं को विकसित करने के लिए किए गए निर्णयों की गुणवत्ता सीधे प्राप्त जानकारी और इसकी प्रस्तुति की गुणवत्ता पर निर्भर करती है।

इस संबंध में, सर्वेक्षण के मुख्य सिद्धांत का पालन करना आवश्यक है - उन प्रक्रियाओं के बारे में पूर्ण, विश्वसनीय और अद्यतन जानकारी प्राप्त करना जिन्हें स्वचालित करने की योजना है।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण

एक परामर्श कंपनी के दृष्टिकोण से जो ईडीएमएस के परामर्श और कार्यान्वयन के लिए बाजार में अपनी सेवाएं प्रदान करती है, अर्थात। एक विश्लेषक के लिए ईडीएमएस का कार्यान्वयन है बाहरीपरियोजना, पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण को बिक्री पद्धति का हिस्सा माना जाता है ("पूर्व-बिक्री" चरणों में से एक के रूप में)। हालाँकि, इस स्तर पर अधिकांश कार्य विश्लेषक द्वारा किया जाता है, साथ ही कार्यान्वयन पद्धति द्वारा प्रदान किए गए विश्लेषण चरण में भी किया जाता है। इस कारण से, प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण को भी कार्यान्वयन पद्धति का हिस्सा माना जाता है।

ईडीएमएस के कार्यान्वयन पर काम करने वाले विश्लेषकों के लिए प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण आयोजित करना भी उपयोगी हो सकता है आंतरिकउद्यम (संगठन) परियोजना, अर्थात्। विश्लेषक उस कंपनी का कर्मचारी है जहां ईडीएमएस लागू किया जा रहा है।

पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण के परिणामों की योजना

लक्ष्यप्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण हैं:

• ईडीएमएस कार्यान्वयन के उद्देश्य के बारे में सामान्य जानकारी प्राप्त करना;
• कार्यान्वयन लक्ष्यों को परिभाषित करना;
• ईडीएमएस और परियोजना सीमाओं के लिए सामान्य प्रमुख आवश्यकताओं की पहचान;
• दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य के संगठन की सामान्य स्थिति का निर्धारण;
• मुख्य उपयोगकर्ताओं (क्लर्क, प्रबंधक, आदि) की पहचान;
• किसी संभावित परियोजना की जटिलता के समग्र स्तर का निर्धारण करना;
• डेटा माइग्रेशन और अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकरण की आवश्यकताओं का आकलन करना;
• एक प्रभावी और विजयी वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार करने के लिए आवश्यक जानकारी का संग्रह [यदि कार्य कार्यान्वयन वस्तु के बाहर किसी कंपनी द्वारा किया जाता है]।

परियोजना के बारे में आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए मुख्य उपयोगकर्ताओं (ग्राहक, परियोजना प्रबंधक, विभागों के प्रमुख, मुख्य उपयोगकर्ता) के सर्वेक्षण और साक्षात्कार किए जाते हैं।

नमूना प्रश्नावली प्रश्न, जिनके उत्तर आपको ग्राहक और ईडीएमएस के भावी उपयोगकर्ताओं से प्राथमिक जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देंगे, "प्रश्नावली और साक्षात्कार के लिए प्रश्न" अनुभाग में प्रस्तुत किए गए हैं।

नतीजतनप्री-प्रोजेक्ट निरीक्षण किया जाता है:

• ईडीएमएस को लागू करने के लिए आवश्यक कार्य की मात्रा का आकलन;
• पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण पर एक रिपोर्ट तैयार करना;
• समाधान प्रोटोटाइप की तैयारी और प्रदर्शन (यदि आवश्यक हो);
• एक वाणिज्यिक प्रस्ताव की तैयारी.

1. ईडीएमएस लागू करने के लक्ष्य और उद्देश्य;
2. ईडीएमएस के कार्यान्वयन के लिए परियोजना की सीमाएं;
3. अन्य जानकारी प्राप्त हुई।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण करने के बाद, विश्लेषणात्मक और तकनीकी कार्यों की मात्रा का अनुमान लगाना संभव हो जाता है, जिसे करने की आवश्यकता होगी, साथ ही साथ क्या परिणाम प्राप्त किए जाने चाहिए।

परिणामस्वरूप, एक दस्तावेज़ विकसित किया जाता है जिसमें ईडीएमएस के लिए बुनियादी आवश्यकताओं, परियोजना सीमाओं और अन्य पहचानी गई जानकारी का विवरण होता है। यदि सूचना सर्वेक्षण ग्राहक के बाहर किसी संगठन द्वारा किया जाता है, तो ग्राहक को प्रदर्शन (यदि आवश्यक हो) और एक वाणिज्यिक प्रस्ताव के लिए एक प्रोटोटाइप समाधान भी तैयार किया जाता है।

इस स्तर पर, प्राप्त प्राथमिक जानकारी के आधार पर, प्रोजेक्ट मैनेजर (पीएम) एक बुनियादी कार्य योजना, एक पदानुक्रमित कार्य संरचना (डब्ल्यूबीएस), और एक प्रोजेक्ट चार्टर तैयार करता है। इस स्तर पर, उस प्लेटफ़ॉर्म का चयन भी हो सकता है जिस पर ईडीएमएस विकसित किया जाएगा।

सूचना सर्वेक्षण और विश्लेषण

प्रारंभिक बिंदु के रूप में प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के परिणामों का उपयोग करते हुए, सूचना सर्वेक्षण पहले से प्राप्त जानकारी को स्पष्ट करता है, मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं ("जैसा है") की जांच और वर्णन करता है, और भविष्य की, अनुकूलित व्यावसायिक प्रक्रियाओं ("होने वाली") का प्रस्ताव करता है। जैसा कि होना चाहिए"), और इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं और ईडीएमएस इंटरफेस का समर्थन करने के लिए सिस्टम में सभी आवश्यक संशोधनों का भी वर्णन करता है।

सूचना सर्वेक्षण के परिणामों की योजना

लक्ष्यसूचना सर्वेक्षण हैं:

• स्वचालित होने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अध्ययन और सटीक विवरण;
• सिस्टम संशोधनों, इंटरफेस आदि की परिभाषा और विवरण। बाहरी प्रणालियों के साथ इंटरफेस और मौजूदा कार्यक्रमों से डेटा स्थानांतरित करने के साधन जिन्हें परियोजना के दौरान विकसित और कार्यान्वित किया जाना चाहिए;
• तकनीकी विशिष्टताओं का विकास (टीओआर);
• दस्तावेज़ प्रवाह की पुनर्रचना (अनुकूलन) और दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य के संगठन के लिए सिफारिशों का विकास।

इस चरण का उद्देश्य कार्यान्वयन परिणामों के लिए ग्राहक की आवश्यकताओं की पहचान करना है, इसलिए सूचना सर्वेक्षण और विश्लेषण के पूरे चरण के दौरान ग्राहक, मुख्य उपयोगकर्ताओं और विश्लेषक के बीच घनिष्ठ सहयोग आवश्यक है। आमतौर पर, सूचना सर्वेक्षण प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के बाद अगला कदम है, और इसमें मुख्य कार्यात्मक क्षेत्रों और "हत्यारे अनुप्रयोगों" की पहचान करने के बजाय, परियोजना के दौरान प्रभावित होने वाले व्यवसाय के सभी क्षेत्रों की विस्तृत जांच शामिल है। प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण के दौरान किया जाता है।

आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए, मुख्य उपयोगकर्ताओं (ग्राहक, परियोजना प्रबंधक, विभागों के प्रमुख, मुख्य उपयोगकर्ता) के सर्वेक्षण और साक्षात्कार पूर्व-परियोजना सर्वेक्षण के समान ही किए जाते हैं, लेकिन अधिक विस्तृत स्तर पर। नमूना प्रश्नावली प्रश्न, जिनके उत्तर आपको ग्राहक और भविष्य के ईडीएमएस उपयोगकर्ताओं से जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देंगे, "प्रश्नावली और साक्षात्कार के लिए प्रश्न" अनुभाग में प्रस्तुत किए गए हैं।

परिणामकार्य दस्तावेज़ "कार्यात्मक आवश्यकताएँ" (एफआर) या रिपोर्ट, या संदर्भ की शर्तों (परियोजना की जटिलता के आधार पर) में परिलक्षित होता है।

अंतिम दस्तावेज़ में शामिल होना चाहिए:

1. ईडीएमएस के लिए कार्यात्मक आवश्यकताएँ;
2. ईडीएमएस इंटरफेस का विवरण;
3. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण;
4. दस्तावेज़ प्रवाह की पुनर्रचना (अनुकूलन) के लिए सिफ़ारिशें;
5. सर्वेक्षण और विश्लेषण के दौरान प्राप्त अन्य जानकारी।

प्रभावी कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए किए गए कार्य और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लिए किए गए निर्णय के परिणामस्वरूप, परियोजना टीम स्वचालित प्रणाली के लिए आवश्यकताओं को तैयार करती है, स्वचालित होने वाली प्रक्रियाओं की एक सूची तैयार करती है, निर्धारित करती है। उनके स्वचालन की प्राथमिकताएँ और क्रम।

ईडीएमएस के कार्यान्वयन के लिए परियोजना के लक्ष्य, उद्देश्य और सीमाएं निर्धारित करने के बाद, एक स्वचालित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के विकास और कार्यान्वयन पर काम शुरू होता है।

दस्तावेज़ों के साथ कार्य को प्रभावी ढंग से स्वचालित करने के लिए, इसकी अनुशंसा की जाती है:

1. मौजूदा की एक सूची बनाएं दस्तावेज़ों के प्रकारसंगठन में
2. करना प्रत्येक प्रकार की जांचदस्तावेज़ (नीचे देखें)*
3. लिखें जिम्मेदार कर्मचारियों की सूचीदस्तावेज़ बनाने के लिए (कौन किस प्रकार के दस्तावेज़ बनाता है)
4. लिखें देखने, हस्ताक्षर करने, अनुमोदन करने वाले कर्मचारियों की सूचीदस्तावेज़ (कौन, किस प्रकार के दस्तावेज़; शर्तें जिनके तहत वीज़ा की आवश्यकता है, हस्ताक्षर)
5. इन सूचियों के आधार पर एक सामान्य मार्ग बनाएंपारित होने की शर्तों के साथ दस्तावेज़ों का पारित होना - एल्गोरिदम (ओपेरोग्राम या ग्राफिक दस्तावेज़ प्रवाह योजना)
6. आवश्यक निर्धारित करें लेखांकन दस्तावेजों(रिपोर्ट): रिपोर्ट और उनके फॉर्म बनाने की शर्तें
7. निर्धारित करें कि किस प्रकार के दस्तावेज़ों को नियंत्रण में रखने की आवश्यकता है (समय सीमा, अधिसूचना के रूप, नियंत्रण कार्ड का रूप, नियंत्रण से हटाने की शर्तें निर्धारित करें)
8. सर्वेक्षणों के आधार पर पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के लिए निर्देश तैयार करेंयदि आवश्यक है
9. मामलों की एक सूची बनाएं(मामले बनाने के लिए भंडारण अवधि और सिद्धांतों का संकेत) यदि आवश्यक हो
10. एक सूची बनाएं जो विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों तक पहुंचने के तंत्र को दर्शाती हो (स्थिति के आधार पर)

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ की जांच:

• दस्तावेज़ीकरण (संकलन) तकनीक का वर्णन करें: विवरणों का एक सेट, उनका स्थान, भरने के तरीके (यदि आवश्यक हो);
• पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड (आरसीसी) के रूपों का वर्णन करें: कार्ड में फ़ील्ड का सेट और व्यवस्था;
• दस्तावेजों की आवाजाही के लिए शर्तें दिखाएं (हस्ताक्षर, वीजा, चेक आदि की उपलब्धता);
• दस्तावेज़ प्रवाह आरेख (मार्ग) या मुख्य समर्थनकर्ताओं, हस्ताक्षरकर्ताओं, आदि की सूची दिखाएं;
• पंजीकरण विधि, कोड का वर्णन करें जो विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को सौंपे गए हैं

प्रश्नावली और साक्षात्कार के लिए प्रश्न

यहां ऐसे प्रश्न सूचीबद्ध हैं जिनका उपयोग प्रश्नावली में या ईडीएमएस कार्यान्वयन की वस्तु का सर्वेक्षण करते समय उपयोगकर्ताओं का साक्षात्कार करते समय किया जा सकता है। प्रश्न परामर्शात्मक हैं. सर्वेक्षण करने के लिए कोई स्पष्ट आवश्यकताएं नहीं हैं, इसलिए विश्लेषक को आवश्यक जानकारी प्राप्त करने, उसकी संरचना करने और उसे प्रदर्शित करने में रचनात्मक होना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करने की आवश्यकता:

1. प्रणाली को लागू करने के दीर्घकालिक और अल्पकालिक लक्ष्य क्या हैं?
2. दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कार्यान्वयन परियोजना की सफलता के लिए मुख्य मानदंड क्या हैं?
3. सिस्टम को किस समय-सीमा में लागू करना वांछनीय है? इन समयसीमाओं के क्या कारण हैं?
4. परियोजना का मुख्य आरंभकर्ता कौन है: किस विभाग या प्रबंधक (प्रबंधकों) के हित में इस प्रणाली को लागू करने की योजना है?
5. ईडीएमएस के मुख्य ग्राहक (कौन से प्रभाग) और ईडीएमएस के मुख्य भागीदार कौन हैं?
6. सिस्टम को लागू करते समय, क्या आप कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के लिए पेपरलेस तकनीक में पूर्ण या आंशिक परिवर्तन की योजना बना रहे हैं? वर्णन करें कि आप इसे कैसे देखते हैं।
7. क्या क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर प्रणाली (सीआईपीएफ और ईडीएस) का उपयोग करने की योजना है? यदि हां, तो कृपया प्राथमिकता प्रणालियों का नाम या प्रकार बताएं।
8. प्रसंस्करण, किस प्रकार के दस्तावेज़ों, प्रारूपों और प्रकारों को सिस्टम द्वारा स्वचालित करने की योजना है?
8.1. उनमें से प्रत्येक के मुख्य मापदंडों का संक्षेप में वर्णन करें, अंतरों को इंगित करें।
8.2. अपनी प्राथमिकताएं तय करें
9. एक बार में कितने वर्कस्टेशन स्थापित करने की योजना है?
10. अंततः (कुल मिलाकर) कितने कार्यस्थलों को सिस्टम से जोड़ने की योजना है?
11. किन विभागों में ईडीएमएस लागू करने की योजना है?
12. विभागों की मुख्य कार्यात्मक जिम्मेदारियों का वर्णन करें - ईडीएमएस के मुख्य भागीदार।

संगठनात्मक मामले:

13. क्या ऐसे तकनीकी विशेषज्ञ हैं जो ग्राहक की ओर से परियोजना का नेतृत्व करेंगे?
14. क्या पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों में ऐसे विशेषज्ञ हैं जो ग्राहक की ओर से परियोजना का नेतृत्व करेंगे?

पूर्वस्कूली शिक्षा के बारे में प्रश्न:

15. क्या दस्तावेजों के साथ काम को विनियमित करने वाले अनुमोदित प्रावधान, निर्देश, विनियम या अन्य मानक दस्तावेज हैं (कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के नियमों का विवरण)?
15.1. वे कितने परिपक्व और प्रासंगिक हैं?
15.2. क्या इन्हें बदलने की कोई योजना है?
15.3. यदि ऐसे दस्तावेज़ मौजूद हैं, तो कृपया उन्हें विश्लेषण के लिए उपलब्ध कराएं।
16. यदि ऐसे कोई नियम (विनियम, निर्देश, तरीके) नहीं हैं या वे प्रासंगिक नहीं हैं, तो क्या मौजूदा प्रक्रियाओं का सर्वेक्षण, विवरण और अनुकूलन करना आवश्यक है?
16.1. क्या ऐसे कार्यों की आवश्यकता और समयबद्धता की समझ है?
16.2. या क्या प्रक्रियाओं को "जैसी है" स्वचालित करने की योजना है?
16.3. यदि सर्वेक्षण और अनुकूलन किया जाएगा, तो सर्वेक्षण क्षेत्रों, लक्ष्यों और अनुकूलन मानदंडों को परिभाषित करें।
17. कागजी कार्रवाई कैसे की जाती है?
17.1. केंद्रीकृत;
17.2. विकेन्द्रीकृत;
17.3. मिश्रित।
18. दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए कौन सा विभाग या कर्मचारी जिम्मेदार है?
19. कंपनी में दस्तावेजों के साथ काम का आयोजन कौन करता है (कौन सा विभाग)?
20. इस प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए किन कार्यों (प्रक्रियाओं, कार्य) को स्वचालित करने की आवश्यकता है? उनका वर्णन करें (संक्षेप में)
21. प्रत्येक निर्दिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए प्रति वर्ष/माह दस्तावेज़ प्रवाह की अनुमानित मात्रा क्या है?
22. उन दस्तावेजों के प्रकारों की सूची बनाएं जिनके लिए फॉर्म और टेम्प्लेट का उपयोग किया जाता है, जिनके साथ काम को स्वचालित करने की योजना है?
23. प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए किस प्रकार के लेखांकन और पंजीकरण का उपयोग किया जाता है? उनकी संरचना, भरने के नियम, पंजीकरण संख्या उत्पन्न करने के नियमों का वर्णन करें।
24. किन दस्तावेज़ों को अतिरिक्त नियंत्रण की आवश्यकता है? उनकी विशेषताओं और नियंत्रण आवश्यकताओं का वर्णन करें।
25. प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए किस प्रकार की और किस प्रकार की रिपोर्टिंग लागू करने की आवश्यकता है?
26. प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ पर किये गये कार्य के प्रकार। किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ में होने वाले परिवर्तन।
27. दस्तावेज़ प्रवाह में भाग लेने वाले कर्मचारियों के दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण के लिए नौकरी की जिम्मेदारियों का वर्णन करें।
28. किसी संगठन या विभाग में दस्तावेज़ों के साथ काम करने की मौजूदा तकनीक का वर्णन करें:
28.1. आने वाले दस्तावेजों के प्रसंस्करण और पंजीकरण को अग्रेषित करने की प्रक्रिया;
28.2. आने वाले दस्तावेज़ों की समीक्षा करने और समाधान जारी करने के लिए प्रबंधन की प्रक्रिया;
28.3. संकल्प की संरचना;
28.4. नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ जमा करने की प्रक्रिया;
28.5. नियंत्रण के प्रकार;
28.6. समय सीमा;
28.7. दस्तावेजों की सूची, जिसका निष्पादन नियंत्रण के अधीन है;
28.8. दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण प्रौद्योगिकी;
28.9. संरचनात्मक प्रभागों में निष्पादन के लिए प्राप्त दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया;
28.10. दस्तावेज़ों को नियंत्रण से हटाने की प्रक्रिया;
28.11. प्रबंधन द्वारा मसौदा दस्तावेजों की समीक्षा, विभिन्न विभागों द्वारा उनकी मंजूरी और अनुमोदन की प्रक्रिया;
28.12. आउटगोइंग दस्तावेजों के पंजीकरण और अग्रेषण प्रसंस्करण की प्रक्रिया;
28.13. आंतरिक दस्तावेज़ विकसित करने की प्रक्रिया;
28.14. संरचनात्मक प्रभागों और संगठन के केंद्रीय संग्रह में दस्तावेज़ भंडारण का संगठन।
29. दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय क्या बदलाव की आवश्यकता है?
30. प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए किस प्रकार के लेखांकन और पंजीकरण का उपयोग किया जाता है?
30.1. उनकी संरचना और भरने के नियमों (यदि कोई हो) का वर्णन करें।
30.2. रजिस्ट्रेशन नंबर जनरेट करने के नियम
31. प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए किस प्रकार की और किस प्रकार की रिपोर्टिंग लागू करने की आवश्यकता है?
31.1. वर्तमान कार्यालय रिपोर्ट;
31.2. अंतिम कार्यालय रिपोर्ट;
31.3. सांख्यिकीय कार्यालय रिपोर्ट;
32. दस्तावेज़ों के बीच संबंध स्थापित करने और ट्रैक करने की क्षमता

अभिलेखीय भंडारण के बारे में प्रश्न:

33. क्या एक संरचनात्मक इकाई के रूप में कोई पुरालेख है?
34. दस्तावेजों के त्वरित भंडारण के लिए कौन जिम्मेदार है?
35. क्या दस्तावेज़ संग्रहीत करने के लिए कोई निर्देश हैं? यदि आपके पास नियामक दस्तावेज हैं, तो कृपया उन्हें प्रदान करें।
36. क्या मामलों का नामकरण (प्रत्येक वर्ष) विकसित किया जाता है?
37. कौन सी इकाई (आधिकारिक) मामलों के समेकित नामकरण को तैयार करने और अनुमोदित करने के लिए जिम्मेदार है।
38. क्या दस्तावेजों के मूल्य और दस्तावेजों को नष्ट करने की जांच होती है?
39. क्या कोई वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण है? इसका नेतृत्व कौन कर रहा है? इसकी संरचना का वर्णन करें.
40. क्या दस्तावेजों, विशेषकर गोपनीय दस्तावेजों तक पहुंच के लिए कोई नीति विकसित की गई है?
41. क्या "कागजी" दस्तावेज़ों के संग्रह को सिस्टम में स्थानांतरित करने की योजना है?
41.1. कृपया दस्तावेजों की अनुमानित मात्रा, प्रारूप और प्रकार बताएं।
41.2. क्या दस्तावेज़ संग्रह भौगोलिक दृष्टि से वितरित है? यदि हाँ, तो दस्तावेज़ भंडारण स्थान कहाँ स्थित हैं?
41.3. सिस्टम में जानकारी स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक समय सीमा निर्दिष्ट करें।
42. दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में लिखने, उन्हें संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए कौन से नियम लागू होते हैं, भंडारण मानक क्या हैं?
43. प्रभाग के मामलों के नामकरण, इसकी संरचना और प्रभाग में दस्तावेज़ भंडारण के संगठन के साथ काम करने के नियम, जिसके साथ काम स्वचालन के अधीन है।

संगठन संरचना का विवरण:

आवश्यकताओं का प्रारंभिक मूल्यांकन करने के लिए, कंपनी की संगठनात्मक संरचना के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है। संगठनात्मक संरचना का विवरण एक आरेख (Visio, ARIS या अन्य समान प्रारूप में) होना चाहिए। एक पाठ विवरण भी संभव है. संगठनात्मक संरचना का आरेख (या पाठ विवरण) प्रतिबिंबित होना चाहिए:

44. शीर्ष-स्तरीय संगठनों की सूची (प्रबंधन कंपनी, परिसरों की सूची, शाखाएं, व्यक्तिगत कानूनी संस्थाएं (उदाहरण के लिए, कंपनी कार्यालय), आदि), जिनमें शामिल हैं:
44.1. संगठनों के नाम;
44.2. संगठनों की भौगोलिक स्थिति;
44.3. संगठनों के बीच संबंध (पदानुक्रम);
44.4. संगठनों की गतिविधि के क्षेत्र।
45. शीर्ष-स्तरीय संगठनों की संगठनात्मक संरचनाएँ, जिनमें शामिल होना चाहिए:
45.1. प्रभागों की संरचना;
45.2. विभागों के बीच अंतर्संबंध;
45.3. विभागों के कार्य;
45.4. विभागों की जिम्मेदारी के क्षेत्र.

सबसे पहले, हम उन संरचनात्मक इकाइयों के बारे में जानकारी में रुचि रखते हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन में शामिल होंगी।

संगठन का आईटी बुनियादी ढांचा:

46. ​​​​क्या तकनीकी सहायता उपलब्ध है: सर्वर विशेषताएँ, क्लाइंट साइटें?
47. क्या वर्तमान कार्यों को स्वचालित करने के लिए सूचना प्रणाली का उपयोग किया जाता है?
47.1. यदि हां, तो इसमें कौन सी विशेषताएं शामिल हैं?
47.2. आप किस/वर्तमान समस्या से नाखुश हैं?
47.3. क्या इसे पूरी तरह या आंशिक रूप से बदलने की योजना है?
47.4. डेटा माइग्रेशन: संचित जानकारी को स्थानांतरित करने की योजना कैसे बनाई जाती है:
- बर्दाश्त नहीं किया जा सकता
- हाथ से ले जाना,
- स्वचालित रूप से स्थानांतरण।
47.5. यदि आप "पुराने" डेटा को स्वचालित रूप से एक नई प्रणाली में स्थानांतरित करने की योजना बना रहे हैं, तो संरचना और भंडारण प्रारूपों के बारे में जानकारी प्रदान करना और डेटा रूपांतरण के लिए आवश्यकताओं को तैयार करना आवश्यक है।
48. क्या अन्य प्रणालियों के साथ एकीकरण आवश्यक है?
49. क्लाइंट वर्कस्टेशन (प्रोसेसर, रैम, ऑपरेटिंग सिस्टम, आदि) का विशिष्ट कॉन्फ़िगरेशन क्या है?
50. क्या कार्यालय पीसी पर स्थापित मानक सॉफ़्टवेयर की कोई सूची है? यदि हाँ, तो कृपया यह सूची उपलब्ध करायें।
51. बेसिक सर्वर हार्डवेयर की विशेषताएं क्या हैं?
52. क्या कंपनी के कर्मचारी अपने दैनिक कार्य में कॉर्पोरेट ई-मेल का उपयोग करते हैं? आप किस मेल सर्वर और क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं?
53. कॉर्पोरेट ईमेल सर्वर सॉफ़्टवेयर का संस्करण और डेवलपर निर्दिष्ट करें।
54. आपका नेटवर्क टोपोलॉजी क्या है:
1.1. क्या स्थानीय नेटवर्क Windows NT डोमेन पर आधारित है?
1.2. आपके स्थानीय नेटवर्क पर कितने कार्यस्थान हैं?
1.3. क्या नेटवर्क का कोई क्षेत्रीय वितरण है? अगर वहाँ होता:
1.3.1. शाखाओं (कार्यालयों) के बीच कार्यस्थानों का वितरण क्या है?
1.3.2. नेटवर्क खंडों के बीच संचार चैनलों की क्षमता क्या है?
55. क्या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए कोई समर्पित फ़ाइल सर्वर डिज़ाइन किया गया है? इस सर्वर पर संग्रहीत दस्तावेज़ों की अनुमानित मात्रा क्या है?
56. क्या असंरचित जानकारी (पीसी, समर्पित फ़ाइल सर्वर, स्टोरेज सबसिस्टम इत्यादि) संग्रहीत करने की कोई रणनीति है?
57. क्लाइंट वर्कस्टेशन पर संग्रहीत दस्तावेज़ों की औसत मात्रा क्या है?
58. उद्यम में कौन सी कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली (सीआईएस) का उपयोग किया जाता है?
59. क्या लाइसेंस प्राप्त डीबीएमएस हैं और उनका उपयोग कैसे किया जाता है? उद्यम में प्रयुक्त DBMS के डेवलपर्स और संस्करणों को इंगित करें।
60. क्या निर्देशिका सेवाओं का उपयोग उपयोगकर्ताओं की पहचान के लिए किया जाता है? यदि हाँ, तो कृपया बताएं कि कौन से हैं।
61. क्या उपयोगकर्ताओं के लिए कोई तकनीकी सहायता सेवा (हेल्पडेस्क) है? क्या इस सेवा के लिए कोई नियम हैं?
62. सूचना प्रौद्योगिकी विभाग (विभाग, विभाग) में कितने कर्मचारी हैं? यह इकाई कौन से मुख्य कार्य हल करती है?
63. उन प्रणालियों को इंगित करें जिनके साथ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को एकीकृत किया जाना चाहिए।
64. उन कर्मचारियों का अनुमानित अनुपात बताएं जिनके पास केवल समीक्षा के लिए दस्तावेजों तक पहुंच है और उन कर्मचारियों की संख्या जिनके पास कुछ कार्यों को संशोधित करने और निष्पादित करने का अधिकार है।

ईडीएमएस के लिए आवश्यकताएँ:

65. सूचीबद्ध करें और वर्णन करें कि आप नई प्रणाली के लिए किन कार्यात्मक आवश्यकताओं को सबसे महत्वपूर्ण मानते हैं।
66. प्रत्येक दस्तावेज़ कार्ड की विशेषताओं की संरचना:
- नाम
- विवरण
- फॉर्म पर लेबल (फॉर्म पर नाम)
- डेटा प्रकार
- भरने की विधि (मैन्युअल रूप से, एक निर्देशिका से, ...)
67. पंजीकरण कार्ड की विशेषताओं के आधार पर दस्तावेज़ खोजें खोज कार्ड विवरण की सूची
68. दस्तावेजों के साथ काम करने, निष्पादन की प्रगति और अनुमोदन प्रक्रिया पर नज़र रखने आदि का इतिहास बनाने की आवश्यकता।
69. सिस्टम में आवश्यक फिल्टर
70. सूचना अनुरोध जिसे सिस्टम को पूरा करना होगा

हम सर्वेक्षण के परिणामस्वरूप प्राप्त जानकारी को फॉर्म में औपचारिक रूप देने का प्रस्ताव करते हैं ऑपेरोग्रामया रूप में कलन विधि. उदाहरण के तौर पर, हम मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर के जीवन चक्र पर विचार करने का सुझाव देते हैं। इस प्रकार के दस्तावेज़ के साथ काम करने की तकनीक सबसे एकीकृत है और इसका उपयोग विभिन्न उद्यमों में किया जा सकता है।

किसी दस्तावेज़ के साथ काम करने की प्रक्रिया के उदाहरण

हम सर्वेक्षण के परिणामस्वरूप प्राप्त जानकारी को ऑपेरोग्राम के रूप में या एल्गोरिदम के रूप में औपचारिक रूप देने का प्रस्ताव करते हैं। उदाहरण के तौर पर, हम मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर के जीवन चक्र पर विचार करने का सुझाव देते हैं। इस प्रकार के दस्तावेज़ के साथ काम करने की तकनीक सबसे एकीकृत है और इसका उपयोग विभिन्न उद्यमों में किया जा सकता है।

मुख्य गतिविधि के लिए किसी ऑर्डर के जीवन चक्र का ओपेराग्राम

छवि को बड़ा करने के लिए उस पर क्लिक करें

मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर संसाधित करने के लिए एल्गोरिदम

कार्यात्मक आवश्यकताओं का विकास

ऊपर सूचीबद्ध जानकारी के आधार पर, विश्लेषक ईडीएमएस के लिए कार्यात्मक आवश्यकताओं या ईडीएमएस के विकास के लिए संदर्भ की शर्तों को विकसित करता है। विशेष रूप से, विश्लेषक को पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड के प्रारूप और संरचना (कार्ड में फ़ील्ड का सेट और व्यवस्था, ईडीएमएस भरने के तरीके, आदि), दस्तावेजों की आवाजाही के लिए मार्ग और अन्य आवश्यक आवश्यकताओं के लिए आवश्यकताएं तैयार करनी चाहिए। ईडीएमएस की स्थापना और विकास के लिए।

काम का स्वचालन और, तदनुसार, सॉफ्टवेयर विकास के लिए कार्य निर्धारित करना दस्तावेजों के साथ काम को विनियमित करने वाले नियामक दस्तावेजों की उपस्थिति में किया जाना चाहिए: निर्देश, विनियम, फॉर्म बुक, आदि।

ऐसे दस्तावेज़ों की अनुपस्थिति में, दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए बुनियादी नियम स्थापित करने वाले दस्तावेज़ विकसित करना आवश्यक है, जिसके साथ काम को स्वचालित करने की योजना है।

प्रलेखन

परीक्षा के दौरान, निम्नलिखित दस्तावेज तैयार किया जाता है:

1. सूचना सर्वेक्षण रिपोर्ट (इन्फोलॉजी मॉडल)

उद्देश्य:
सर्वेक्षण के दौरान प्राप्त जानकारी को रिकॉर्ड करना, स्वचालित प्रणाली के निर्माण और कॉन्फ़िगरेशन के लिए तकनीकी विशिष्टताओं को विकसित करने के लिए ग्राहक के कर्मचारियों का साक्षात्कार लेना

शामिल:

• ग्राहक की सामान्य विशेषताओं का विवरण;
• संगठनात्मक संरचना का विवरण;
• तकनीकी उपकरणों का विवरण;
• स्वचालित होने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण;
• उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं का विवरण;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार के लिए सिफ़ारिशें.

2. एक स्वचालित प्रणाली (डेटा मॉडल) के निर्माण के लिए संदर्भ की शर्तें

उद्देश्य:
स्वचालित प्रणाली की कार्यक्षमता और इसकी वास्तुकला के लिए तकनीकी आवश्यकताओं का विकास

शामिलविवरण:

• एडब्ल्यूपी;
• सिस्टम फ़ंक्शंस;
• कार्ड विशेषताएँ;
• इंटरफ़ेस;
• धार्मिक आस्था;
• क्रिया बटन;
• नोटिस की शर्तें;
• ईडीएमएस के लिए अन्य तकनीकी आवश्यकताएँ।

ऊपर वर्णित दस्तावेज़ीकरण अनुभागों को आवश्यकतानुसार जोड़ा और बदला जा सकता है। दस्तावेज़ीकरण विकास एक रचनात्मक प्रक्रिया है और यह इन दस्तावेज़ों को विकसित करने वाले विश्लेषक की व्यावसायिकता पर भी निर्भर करता है।

वर्तमान में, न केवल सरकारी एजेंसियों में, बल्कि कई रूसी उद्यमों में भी सूचना प्रौद्योगिकियों का तेजी से विकास और कार्यान्वयन हो रहा है, और कार्यान्वयन की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि ईडीएमएस के कार्यान्वयन के लिए दृष्टिकोण क्या होगा, यह कितना अच्छा होगा नियोजित.

जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, कागजी दस्तावेज़ीकरण की मात्रा भी बढ़ती है। और जब संसाधित किए जा रहे दस्तावेज़ों की संख्या एक सीमा मूल्य से अधिक हो जाती है, तो दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया नियंत्रण से बाहर हो जाती है, प्रबंधनीय नहीं रह जाती है और, परिणामस्वरूप, उद्यम के विकास को धीमा करना शुरू हो जाता है, तब कार्यान्वयन का महत्व ईडीएमएस प्रकाश में आया. इस बिंदु पर, कई व्यवसायों को "कहां से शुरू करें" नामक समस्या का सामना करना पड़ता है।

सफल वैश्विक और घरेलू अभ्यास में ईडीएमएस को लागू करने की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

1. सूचना सर्वेक्षण.
   1. साक्षात्कार.
   2. प्रश्न करना.
2. एकत्रित आंकड़ों का विश्लेषण.
3. ईडीएमएस के लिए तकनीकी और कार्यात्मक आवश्यकताओं का गठन।
4. ईडीएमएस बाजार की निगरानी करना और निविदा आयोजित करना।
5. डेमो संस्करण का परीक्षण.
6. एक समझौते का निष्कर्ष.
7. ईडीएमएस के लिए विनियमों का विकास।
8. सॉफ़्टवेयर स्थापना और कॉन्फ़िगरेशन.
9. ईडीएमएस उपयोगकर्ताओं का प्रशिक्षण।
10. उपयोगकर्ताओं के साथ सॉफ़्टवेयर का परीक्षण करना.
11. सिस्टम परीक्षण के दौरान पहचानी गई त्रुटियों का उन्मूलन।
12. औद्योगिक संचालन.

सूचना सर्वेक्षण के बिना क्यों न करें?

सूचना सर्वेक्षण करना इतना महत्वपूर्ण क्यों है? ऐसा माना जाता है कि उच्च गुणवत्ता वाला प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण गारंटी देता है ईडीएमएस कार्यान्वयन 80% सफल. आख़िरकार, यह अनुमति देता है:

• संगठन का स्पष्ट "चित्र" प्राप्त करें: इसका मिशन, गतिविधि के क्षेत्र; कंपनी संरचना; संरचनात्मक प्रभागों पर प्रावधानों में निर्धारित प्रभागों के कार्य (और उनकी बातचीत); मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएँ;
• उद्यम में कार्यालय कार्य के संगठन की सामान्य स्थिति निर्धारित करें;
• सूचना और दस्तावेज़ीकरण प्रवाह निर्धारित करें (प्रयुक्त दस्तावेज़ों के प्रकार सहित);
• सिस्टम को लागू करते समय जोखिमों और उन पर काबू पाने के तरीकों की पहचान करना और उन्हें ध्यान में रखना;
• कार्यान्वयन का उद्देश्य निर्धारित करें;
• उन कार्यों और कार्यों को निर्धारित करें जिन्हें ईडीएमएस को बाद में करना होगा;
• ईडीएमएस उपयोगकर्ताओं की पहचान करें;
• मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं (स्वचालित होने के लिए) आदि को सीखें और उनका वर्णन करें।

आप उपरोक्त प्रश्नों के उत्तर प्राप्त कर सकते हैं सामान्य जानकारी का स्वतंत्र अध्ययनईडीएमएस कार्यान्वयन के उद्देश्य के बारे में। इससे तैयारी में मदद मिलती है साक्षात्कारप्रबंधन और प्रमुख विशेषज्ञ। और साक्षात्कार के परिणामों का विश्लेषण आपको विकसित होने में मदद करेगा प्रश्नावलीव्यापक श्रेणी के लोगों के लिए अधिक विस्तृत प्रश्नों के साथ। इस प्रकार, परीक्षा का प्रत्येक चरण आपको समस्या में गहराई से उतरने और परिणामस्वरूप समस्या का अधिक विस्तृत विवरण प्राप्त करने की अनुमति देता है।

केवल उद्यम की वास्तविक जरूरतों को समझकर ही कोई यह निर्धारित कर सकता है कि ईडीएमएस को कौन से कार्य करने चाहिए। तब इसका स्वरूप लोगों के काम को अनुकूलित करने में सक्षम होगा और वे इसे गाड़ी के पांचवें पहिये के रूप में नहीं समझेंगे।

सर्वेक्षण शुरू होने तक, हमारे मांस प्रसंस्करण संयंत्र में भौगोलिक रूप से वितरित कार्यालयों का एक समूह, एक जटिल उद्यम संरचना और बड़ी मात्रा में कागजी दस्तावेज़ प्रवाह था, जिसके कारण अनियंत्रित दस्तावेज़ प्रवाह, अनुमोदन और निष्पादन की समय सीमा का उल्लंघन, साथ ही साथ दस्तावेज़ों की हानि.

उत्पादन की मात्रा में वृद्धि और हमारे उद्यम द्वारा हल किए गए कार्यों में वृद्धि के साथ, प्रबंधन और अन्य दस्तावेज विकसित, प्राप्त और भेजे जाने की मात्रा में वृद्धि हुई है, और प्रदर्शन अनुशासन की भूमिका भी बढ़ गई है। मांस प्रसंस्करण संयंत्र के एक नए स्तर पर पहुंचने के संबंध में, उद्यम के प्रबंधन ने एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) शुरू करने का निर्णय लिया, जो न केवल संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेश, पत्राचार, आदि) के साथ काम को स्वचालित करने की अनुमति देता है, बल्कि दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और निष्पादन के साथ-साथ कुछ व्यावसायिक प्रक्रियाएँ भी।

इस उद्देश्य के लिए, उद्यम के प्रमुख संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञों की एक टीम बनाई गई थी। इस लेख के लेखक, पूर्वस्कूली शिक्षा के उप निदेशक को इस परियोजना का प्रमुख नियुक्त किया गया था।

साक्षात्कार

हमने ईडीएमएस को चरणों में लागू करने का निर्णय लिया। सूचना सर्वेक्षण का पहला चरण, जो टीम के लिए "दृश्यमान" था, का संचालन करना था - व्यावसायिक प्रक्रियाओं में प्रबंधकों और प्रमुख प्रतिभागियों की पहली पंक्ति का सर्वेक्षण जो ईडीएमएस में काम करेंगे, अर्थात। इसके उपयोगकर्ता होंगे. इस सर्वेक्षण में आवश्यक रूप से इच्छुक संरचनात्मक इकाइयों के प्रबंधकों और विषय वस्तु विशेषज्ञों को शामिल किया जाना चाहिए, जो अपनी इच्छाओं और टिप्पणियों को व्यक्त करने में सक्षम होंगे।

इस चरण की शुरुआत से पहले, पूर्वस्कूली शिक्षा के उप निदेशक थे प्रश्न तैयार, जिनके उत्तर से दस्तावेज़ों के साथ कार्य को व्यवस्थित करने में आने वाली समस्याओं का अंदाज़ा लगाया जा सकता है।

भावी उत्तरदाताओं की एक सूची संकलित की गई, जिसमें लगभग 30 लोग (यह) शामिल थे विभागों के प्रमुख, उनके प्रतिनिधि और दस्तावेज़ बनाने, हस्ताक्षर करने, हस्ताक्षर करने और उन्हें मंजूरी देने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ). प्रत्येक व्यक्ति के साथ एक अलग बैठक पर सहमति बनी, जिसके दौरान पहले व्यक्तिगत बातचीत का उद्देश्य रेखांकित किया गया, और फिर एक संवाद हुआ, जिसका "कार्यक्रम" थीसिस और प्रश्नों की पूर्व-तैयार सूची थी (उदाहरण 1 देखें) . साक्षात्कार आयोजित करने और विश्लेषण करने की सुविधा के लिए, आप बातचीत को वॉयस रिकॉर्डर पर रिकॉर्ड कर सकते हैं। लेकिन सर्वेक्षण में भाग लेने वाले के लिए यह बेहतर नहीं है कि उसे पता चले कि रिकॉर्डिंग हो रही है, क्योंकि ज्यादातर लोग वॉयस रिकॉर्डर देखकर खो जाते हैं।

उदाहरण 1

ईडीएस के कार्यान्वयन के लिए मांस प्रसंस्करण संयंत्र के सर्वेक्षण के हिस्से के रूप में साक्षात्कार आयोजित करने की तैयारी

संक्षिप्त दिखाएँ

प्रत्येक प्रतिवादी के साथ बैठक करते समय, बातचीत की शुरुआत में पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के डिप्टी ने विस्तार से बताया:

1. सर्वेक्षण का उद्देश्य:

"कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह की स्थिति का निरीक्षण, मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं की समझ जिन्हें स्वचालित किया जाना चाहिए और जिनकी गतिविधियाँ दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और निष्पादन के साथ होती हैं।"

2. हमारी कंपनी को ईडीएमएस लागू करने की आवश्यकता क्यों है:

"ईडीएमएस का उद्देश्य सभी स्तरों पर प्रबंधकों और विषय वस्तु विशेषज्ञों के लिए दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया में गुणात्मक सुधार करना और दस्तावेजों के साथ नियमित काम के समय को कम करना है।"

3. उदाहरण के लिए, ईडीएमएस क्या लाभ प्रदान करता है:

"सिस्टम आपको आवश्यक दस्तावेज़ की खोज में लगने वाले समय को कम करने की अनुमति देता है, आपको उपयोगकर्ता अधिकारों के भेदभाव के साथ दस्तावेज़ों के एक सामान्य डेटाबेस तक पहुंच प्रदान करता है, आप सिस्टम में दूरस्थ रूप से काम कर सकते हैं, कई उपयोगकर्ताओं द्वारा संयुक्त रूप से एक दस्तावेज़ के साथ काम कर सकते हैं, दस्तावेजों को जल्दी और आसानी से स्वीकृत करें, दस्तावेजों के पंजीकरण और वितरण को स्वचालित करें, आदेशों और दस्तावेजों के नियंत्रण निष्पादन को व्यवस्थित करें (प्रबंधन गतिविधियां पारदर्शी हो जाएं), इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके सिस्टम में दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना संभव है, अनुबंधों के साथ काम व्यवस्थित करें, ईडीएमएस को एकीकृत करें संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले अन्य कार्यक्रमों के साथ, और संग्रह को बनाए रखने की लागत को कम करें।"

1. दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय आपको किन समस्याओं का सामना करना पड़ता है?
2. दस्तावेज़ों के साथ काम के संगठन में आप क्या सुधार, सुधार, बदलाव करना चाहेंगे?
3. दस्तावेज़ कितनी जल्दी और कुशलता से वितरित किए जाते हैं?
4. आपकी राय में, वे कमज़ोर क्षेत्र कहाँ हैं जो दस्तावेज़ों के साथ काम करने में समस्याएँ पैदा करते हैं?
5. क्या मौजूदा दस्तावेज़ प्रपत्र उपयोग में सुविधाजनक हैं?
6. एक दस्तावेज़ को संसाधित करने में कितना समय लगता है? यह प्रश्न प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के संबंध में पूछा जाना चाहिए जो संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में व्यापक रूप से मौजूद है।
7. आपके कार्य क्षेत्र में दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा क्या है?

सर्वेक्षण प्रतिभागियों की व्यस्तता के कारण साक्षात्कार प्रक्रिया प्रभावित हुई, जिससे सर्वेक्षण का समय प्रभावित हुआ और यह भी प्रदर्शित हुआ कि कर्मचारियों ने परियोजना के महत्व को कम करके आंका।

साक्षात्कार के दौरान एकत्र की गई जानकारी के विश्लेषण के परिणामस्वरूप एक तालिका बनाई गई, उदाहरण 2 में दिखाया गया है। इससे प्राप्त जानकारी को संरचित करने और आवश्यक निष्कर्ष निकालने में मदद मिली, जो इसमें अच्छी तरह से परिलक्षित होता है।

उदाहरण 2

साक्षात्कार के दौरान प्राप्त जानकारी का व्यवस्थितकरण

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साक्षात्कार के परिणामों के आधार पर, निम्नलिखित व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान की गई जिनके लिए सबसे पहले ईडीएमएस द्वारा स्वचालन की आवश्यकता होती है:

• अनुबंध प्रबंधन;
• भुगतान के लिए चालान का समन्वय;
• संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों का समन्वय:
• निर्देशों (संकल्पों) के निष्पादन पर नियंत्रण।

साक्षात्कार से पूछताछ के लिए जमीन तैयार करना संभव हो गया, जिसके लिए प्रश्नों के उत्तर प्रदान करने में अधिक सटीकता की आवश्यकता होती है।

प्रश्नावली

सर्वेक्षण का उद्देश्य उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य की वर्तमान स्थिति के बारे में अधिक विस्तृत (सटीक) जानकारी प्राप्त करना था। सर्वेक्षण में भाग लेने वाले संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुख और विषय वस्तु विशेषज्ञ थे, जो बाद में ईडीएमएस के उपयोगकर्ता बन गए। सर्वेक्षण उसकी अनुपस्थिति में किया गया, जिसका अर्थ था शोधकर्ता की अनुपस्थिति में प्रश्नावली भरना।

प्रश्नावली में तीन भाग शामिल थे (उदाहरण 4 देखें):

1. परिचयात्मक भाग - इसका मुख्य कार्य उत्तरदाता को पूछे गए प्रश्नों के उत्तर देने के लिए प्रोत्साहित करना था। अध्ययन के उद्देश्य और उद्देश्यों, प्रतिवादी की भूमिका के महत्व का वर्णन किया गया; प्रश्नावली भरने के निर्देश.
2. मुख्य भाग में सरल शब्दों वाले प्रश्न हैं, और उनकी पूर्णता और मात्रा वांछित लक्ष्य पर निर्भर करती है (उदाहरण 4 से नमूना प्रश्नावली में प्रश्न सलाहकार हैं और आपके उद्यम के सर्वेक्षण के लिए इष्टतम प्रश्नों से भिन्न हो सकते हैं; आप उन्हें शुरुआत के रूप में उपयोग कर सकते हैं अपनी स्वयं की प्रश्नावली विकसित करने के लिए नमूना)।
3. अंतिम भाग - यहां प्रतिवादी को उसके द्वारा व्यक्त की गई राय की गोपनीयता की गारंटी दी गई थी; अध्ययन में भागीदारी के लिए आभार व्यक्त किया गया।

प्रतिवादी के अनुरोध पर, प्रश्नावली मुद्रित की गई और उसे व्यक्तिगत रूप से सौंप दी गई या उसके ई-मेल पर भेज दी गई। प्रश्नावली का फॉर्म इस प्रकार डिज़ाइन किया गया था कि उत्तरदाता के लिए इसे सीधे वर्ड फ़ाइल में भरना सुविधाजनक हो।

यदि प्रश्नावली एक वर्ड फ़ाइल के रूप में भेजी गई थी, तो ईमेल के मुख्य भाग में प्राप्तकर्ता ने सबसे पहले संलग्न पाठ देखा (उदाहरण में सभी संपर्क विवरण काल्पनिक हैं):

उदाहरण 3

प्रश्नावली को ईमेल द्वारा संलग्न फ़ाइल के रूप में भेजते समय ईमेल का पाठ और विषय संलग्न करें

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उदाहरण 4

ईडीएमएस लागू करने से पहले किसी उद्यम का सर्वेक्षण करने के लिए प्रश्नावली

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एकत्र किए गए डेटा को एमएस एक्सेल तालिका में दर्ज किया गया था, जिससे प्रत्येक मुद्दे पर राय के वितरण के आरेख स्वचालित रूप से उत्पन्न करना संभव हो गया। वे। परिणाम प्रबंधन को सबसे अधिक संभव तरीके से प्रस्तुत किए गए (उदाहरण 6 देखें)। प्रत्येक प्रश्न के लिए चयनित उत्तर विकल्पों की संख्या फ़ाइल की एक शीट पर परिलक्षित होती थी, और इस डेटा के आधार पर चित्र दूसरी शीट पर बनाए गए थे:

भविष्य में, हम जल्द से जल्द ईडीएमएस में काम करने के लिए सभी पहचाने गए जोखिमों को ध्यान में रखेंगे:

• ईडीएमएस के कार्यों और कार्यों की अनुपस्थिति या गलत परिभाषा का जोखिम;
• आवश्यक संसाधनों (मौद्रिक, समय) को कम आंकने का जोखिम;
• परियोजना चरणों के कार्यान्वयन में देरी का जोखिम;
• काम की प्रगति के बारे में उद्यम के कर्मचारियों को अपर्याप्त जानकारी का जोखिम, साथ ही उपेक्षा, निष्क्रियता, कर्मचारियों के प्रतिरोध, परियोजना में प्रबंधकों की कमजोर भागीदारी का जोखिम;
• ख़राब तकनीकी उपकरणों का जोखिम;
• नियामक ढाँचे की कमी का जोखिम।

सामान्य तौर पर, सर्वेक्षण ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत के प्रति सकारात्मक रुख दिखाया, लेकिन ऐसे कई कर्मचारी भी थे जिनका ईडीएस के कार्यान्वयन के प्रति नकारात्मक रवैया था, क्योंकि उन्होंने इस परियोजना को सिर्फ एक और नवाचार के रूप में माना था जो केवल और अधिक जोड़ देगा। उनसे काम लो.

इसके बाद, साक्षात्कार और प्रश्नावली के परिणामों के विश्लेषण के आधार पर, लक्ष्य निर्धारित किया गया और ईडीएमएस के लिए आवश्यकताएं तैयार की गईं, लेकिन यह कार्यान्वयन कार्य का एक और और कम महत्वपूर्ण चरण नहीं है। वर्तमान में, हमारी कंपनी ईडीएमएस बाजार का तुलनात्मक विश्लेषण कर रही है।

फुटनोट

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कीवर्ड:उद्यम सर्वेक्षण, साक्षात्कार और पूछताछ, आने वाली जानकारी का रजिस्टर, आंतरिक जानकारी का रजिस्टर, बाहर जाने वाली जानकारी का रजिस्टर, उद्यम के एक्सप्रेस सर्वेक्षण पर रिपोर्ट, संदर्भ मॉडल, संगठन का पूरा व्यवसाय मॉडल, विषय क्षेत्र का कार्यात्मक मॉडल।

स्वचालन सुविधा के पूर्व-डिज़ाइन निरीक्षण के कार्य और चरण

एंटरप्राइज़ सर्वेक्षण आईएस डिज़ाइन का एक महत्वपूर्ण और परिभाषित चरण है। परीक्षा की अवधि आमतौर पर 1-2 सप्ताह होती है। इस समय के दौरान, सिस्टम विश्लेषक को 2-3 से अधिक प्रकार की गतिविधियों (एचआर, अकाउंटिंग, परिवहन, मार्केटिंग, आदि) की जांच नहीं करनी चाहिए।

निर्माण हेतु जानकारी एकत्रित करना संगठन का संपूर्ण व्यवसाय मॉडलअक्सर प्रलेखित सूचना प्रवाह और विभागों के कार्यों का अध्ययन किया जाता है, और यह साक्षात्कार और प्रश्नावली के माध्यम से भी किया जाता है।

सर्वेक्षण कार्य शुरू होने से पहले, संगठन आमतौर पर दस्तावेजों का एक सेट प्रदान करता है, जिसमें आमतौर पर शामिल होते हैं:

उद्यम की गतिविधियों के बारे में सारांश जानकारी।

उद्यम की प्रबंधकीय, वित्तीय, आर्थिक और उत्पादन गतिविधियों के बारे में जानकारी।

लेखांकन नीतियों और रिपोर्टिंग के बारे में जानकारी.

उद्यम का नियमित दस्तावेज़ प्रवाह।

आने वाली जानकारी का रजिस्टर.

आंतरिक जानकारी का रजिस्टर.

जावक सूचना का रजिस्टर.

उद्यम की सूचना और कंप्यूटिंग बुनियादी ढांचे के बारे में जानकारी।

जिम्मेदार व्यक्तियों के बारे में जानकारी.

साक्षात्कार और प्रश्नावली के लिए प्रश्नों की सूचीकंपनी के प्रमुख द्वारा सर्वेक्षण और अनुमोदित किए जा रहे प्रत्येक प्रभाग के लिए संकलित किया गया है। यह इस उद्देश्य से किया जाता है:

गोपनीय जानकारी तक पहुंच को रोकना;

सर्वेक्षण के लक्ष्य अभिविन्यास को मजबूत करना;

उद्यम के कर्मचारियों का अपने कार्य कर्तव्यों का पालन करने से होने वाले विकर्षण को कम करना।

प्रश्नों की सामान्य सूची(उनके बाद के विवरण के साथ) निम्नलिखित बिंदु शामिल हैं:

इकाइयों के मुख्य कार्य;

जानकारी एकत्र और दर्ज की गई;

रिपोर्टिंग;

अन्य विभागों के साथ बातचीत.

प्रबंधकों और विशेषज्ञों के लिए प्रश्नावलीनिम्नलिखित प्रश्न हो सकते हैं:

एक एकीकृत उद्यम प्रबंधन प्रणाली बनाने के लक्ष्य (आपके विभाग के दृष्टिकोण से) क्या होने चाहिए?

इकाई की संगठनात्मक संरचना.

इकाई के कार्य.

कार्य निष्पादित करते समय क्रियाओं का क्रम।

इकाई किस प्रकार के बाहरी संगठनों (बैंक, ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, आदि) के साथ बातचीत करती है और किस जानकारी का आदान-प्रदान करती है?

आप किस संदर्भ सामग्री का उपयोग करते हैं?

आप बुनियादी कार्यों को करने में कितना समय (मिनटों में) खर्च करते हैं? "पीक लोड" कौन सी तारीखें हैं? (प्रति माह, तिमाही, वर्ष आदि की आवृत्ति) विभाग के तकनीकी उपकरण (कंप्यूटर, नेटवर्क, मॉडेम, आदि)। व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर उत्पादों का उपयोग किया।

प्रबंधन के लिए आप कौन सी रिपोर्ट और कितनी बार तैयारी करते हैं? प्रमुख विभाग विशेषज्ञ जो विभाग में उपयोग की जाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं।

रिमोट कंट्रोल ऑब्जेक्ट की विशेषताएं।

कार्यस्थल में दस्तावेज़ प्रवाह.

इस तरह से एकत्र किया गया डेटा, एक नियम के रूप में, संगठनात्मक गतिविधि के सभी महत्वपूर्ण पहलुओं को कवर नहीं करता है और इसमें उच्च स्तर की व्यक्तिपरकता होती है। और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि इस प्रकार का सर्वेक्षण संगठन की विशिष्ट विशेषताओं से जुड़े स्थिर कारकों की पहचान नहीं करता है, जो विशेष रूप से संगठनात्मक प्रणाली के कार्यात्मक समायोजन के तरीकों से प्रभावित हो सकते हैं।

सर्वेक्षण किए गए संगठनों और उद्यमों के प्रमुखों के सर्वेक्षणों के विश्लेषण से पता चलता है कि संगठन की संरचना, संचालन के सामान्य और स्थानीय लक्ष्य, विभागों के कार्यों और कार्यों के साथ-साथ कर्मचारियों की अधीनता के बारे में उनके विचार कभी-कभी विरोधाभासी होते हैं। इसके अलावा, ये विचार कभी-कभी आधिकारिक तौर पर घोषित लक्ष्यों और नियमों से भिन्न होते हैं या वास्तविक गतिविधियों का खंडन करते हैं।

यदि सूचना प्रवाह की संरचना को दस्तावेज़ों के नमूनों और कंप्यूटर नेटवर्क और डेटाबेस के कॉन्फ़िगरेशन से पहचाना जा सकता है, तो सूचना संपर्कों (बड़े पैमाने पर अप्रलेखित) में कर्मियों द्वारा किए गए वास्तविक माइक्रोप्रोसेस की संरचना अज्ञात रहती है।

इन सवालों के जवाब कर्मियों के कामकाजी समय की निरंतर (या चयनात्मक) फोटोग्राफी के तरीकों के आधार पर संरचनात्मक और कार्यात्मक निदान द्वारा दिए जा सकते हैं। निदान का उद्देश्य संगठन और उसके कार्यात्मक तत्वों के संगठनात्मक संबंधों के बारे में विश्वसनीय ज्ञान प्राप्त करना है।

इस संबंध में, संगठनात्मक संरचनाओं के कार्यात्मक निदान के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में शामिल हैं:

कामकाज के विषयों का वर्गीकरण (श्रमिकों की श्रेणियाँ और समूह);

कामकाजी प्रक्रिया के तत्वों का वर्गीकरण (कार्य, प्रक्रियाएं);

दिशाओं का वर्गीकरण (समाधान की जाने वाली समस्याएं), संचालन के लक्ष्य;

सूचना प्रवाह तत्वों का वर्गीकरण;

संगठन के कर्मियों की गतिविधियों का सर्वेक्षण करना;

संगठनात्मक विशेषताओं के वितरण (समय और आवृत्ति में) का अध्ययन: प्रक्रियाएं, कार्मिक संपर्क, गतिविधि के क्षेत्र, सूचना प्रवाह के तत्व - व्यक्तिगत रूप से और कर्मचारियों की श्रेणियों, प्रक्रियाओं के प्रकार और उनके क्षेत्रों द्वारा एक दूसरे के साथ संयोजन में (के अनुसार) शोध के परिणाम और तर्क);

प्रबंधकों, कर्मचारियों और विभागों के बीच कार्यात्मक, सूचनात्मक, पदानुक्रमित, अस्थायी, समस्याग्रस्त संबंधों की वास्तविक संरचना की पहचान करना;

संगठन के कार्यों, समस्याओं और लक्ष्यों के संबंध में प्रबंधकों और कर्मचारियों के लिए कार्य समय के वितरण के लिए एक संरचना स्थापित करना;

संगठन के कामकाज के लिए मुख्य प्रौद्योगिकियों की पहचान (अप्रलेखित सहित सूचना प्रक्रियाएं), संगठन के घोषित लक्ष्यों की तुलना में उनका लक्ष्य निर्धारण;

श्रमिकों के उन समूहों की पहचान करना जो उनकी विशिष्ट गतिविधियों, लक्ष्य अभिविन्यास और वास्तविक अधीनता में सजातीय हैं, संगठनात्मक संरचना का एक वास्तविक मॉडल बनाते हैं और घोषित मॉडल के साथ इसकी तुलना करते हैं;

संगठनात्मक संबंधों की घोषित और वास्तविक संरचना के बीच विसंगति के कारणों का निर्धारण करना।

कार्य समय की निरंतर "फोटोग्राफी" पूरे कार्य दिवस के दौरान कामकाज की प्रक्रिया में श्रमिकों की विशेषताओं का निरंतर अवलोकन और रिकॉर्डिंग है। इस मामले में, प्रदर्शित पैरामीटर क्रमिक रूप से पूर्व-तैयार कार्य तालिका में दर्ज किए जाते हैं। सिस्टम विश्लेषक वर्कशीट का रूप नीचे दिया गया है:

परीक्षा प्रक्रिया पूरी होने के तुरंत बाद, तालिका को अतिरिक्त विशेषताओं से भर दिया जाता है: तकनीकी शाखा, सिस्टम फ़ंक्शन, विषय, पहलू, भावनात्मक पृष्ठभूमि, आदि।

कुछ संकेतक, जो तारक से चिह्नित हैं, सर्वेक्षण के दौरान भरे जाते हैं, बाकी - बाद में। प्रविष्टियों की सामग्री इस प्रकार है:

संख्या (क्रम में);

एजेंट (सर्वेक्षण किए जा रहे कर्मचारी की स्थिति);

वह समय जिसके दौरान प्रक्रिया निष्पादित की गई थी;

प्रक्रिया (समाधान की जा रही विशेष समस्या की समानता से एकजुट प्राथमिक क्रियाओं के समूह की सामग्री का नाम);

सूचना (एजेंट और प्रतिपक्ष के बीच सूचना प्रवाह की दिशा);

पहल (इस प्रक्रिया की शुरुआत के आरंभकर्ता);

प्रतिपक्ष (एक कर्मचारी की स्थिति जो विषय के संपर्क में है);

संबंध (एजेंट और प्रतिपक्ष की अधीनता को दर्शाते हुए, इस प्रक्रिया में बातचीत का रूप);

समस्या (समाधान की जा रही समस्या का मौखिक विवरण)।

प्री-प्रोजेक्ट सर्वेक्षण का परिणामप्रकट होना चाहिए" उद्यम के एक्सप्रेस निरीक्षण पर रिपोर्ट"जिसकी संरचना नीचे दी गयी है.

उदाहरण के लिए, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का संक्षिप्त योजनाबद्ध विवरण:

क्रय और इन्वेंट्री प्रबंधन;

उत्पादन प्रबंधन;

बिक्री प्रबंधन;

वित्तीय संसाधन प्रबंधन.

स्वचालन की बुनियादी आवश्यकताएँ और प्राथमिकताएँ।

परियोजना का समर्थन करने के लिए आवश्यक ग्राहक के संसाधनों का आकलन।

इस कार्य में, कंपनी "ज़मान-बैंक" को अध्ययन के तहत उद्यम के रूप में चुना गया था। इसकी स्थापना 1989 में हुई थी और यह बैंकिंग क्षेत्र के बाजार में काम करता है, कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों को सेवाएं प्रदान करता है। बैंक की रणनीतिक विशेषताएं सेवा की गति, ऋण प्रस्तावों की एक विस्तृत श्रृंखला, बाहरी वातावरण में उच्च स्तर का अनुकूलन - सांस्कृतिक, आर्थिक, कानूनी, तकनीकी और राजनीतिक हैं। बैंक कजाकिस्तान में स्थित है और इसका मुख्य कार्यालय अस्ताना में है।

बैंक के प्राथमिकता वाले विकास क्षेत्रों में से एक मौजूदा आईटी प्रक्रियाओं में सुधार करना है। ऐसा करने के लिए, प्रबंधन ने तृतीय-पक्ष इंटीग्रेटर कंपनियों की मदद का सहारा लेने का निर्णय लिया। सेवा दृष्टिकोण और सर्वोत्तम वैश्विक प्रथाओं के अनुसार आईटी विभाग को आधुनिक बनाने की योजना बनाई गई है, जबकि बैंक की शीर्ष प्राथमिकताओं में सेवा सूची का परिशोधन और घटना और आईटी परिसंपत्ति प्रबंधन प्रक्रिया का पूर्ण कार्यान्वयन है।

बैंक के आईटी विभाग की जांच करने की पद्धति

बैंक के आईटी विभाग के लिए एक सर्वेक्षण पद्धति का चयन करने के लिए, निम्नलिखित विधियों का विश्लेषण किया गया:

• 1. प्रक्रिया और/या स्वचालन प्रणाली के लिए मौजूदा दस्तावेज़ीकरण का विश्लेषण। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ों के एक पूरे पैकेज का अनुरोध किया जाता है, मौजूदा स्वचालन प्रणालियों के लिए एक स्टैंड तैनात किया जाता है और प्राप्त सामग्रियों का एक स्वतंत्र अध्ययन होता है।
• 2. ग्राहक के कर्मचारियों का साक्षात्कार लेना। इंटीग्रेटर कंपनी सर्वेक्षण स्थल पर जाती है और आईटी विभाग के काम के सभी प्रमुख तत्वों पर साक्षात्कार आयोजित करती है।
• 3. अवलोकन. इंटीग्रेटर कंपनी ग्राहक के कार्यस्थल पर एक सर्वेक्षण करती है, जबकि प्रक्रिया में प्रतिभागियों का अवलोकन करती है कि वे प्रक्रिया में अपने कार्य कैसे करते हैं और सिस्टम में कैसे काम करते हैं।
• 4. सूचना हेतु अनुरोध - प्रश्नावली। ग्राहक को प्रश्नावली भेजी जाती है, जिसके बाद ग्राहक की ओर से कर्मचारी उन्हें भरते हैं। इसके बाद, इंटीग्रेटर कंपनी की प्रोजेक्ट टीम द्वारा प्रश्नावली का विश्लेषण किया जाता है।
• 5. उपरोक्त विधियों का संयोजन.

ग्राहक के कार्यस्थल तक यात्रा करना इस तथ्य से जटिल है कि ग्राहक का मुख्य कार्यालय दूसरे देश में स्थित है, इसके अलावा, कार्यस्थल कई शहरों में वितरित हैं। इस पद्धति को लागू करने के लिए आवश्यक उच्च समय और मानवीय लागत के कारण अवलोकन पद्धति को अस्वीकार कर दिया गया था। किसी कंपनी में दस्तावेज़ों और विनियमों का अध्ययन एक लंबी प्रक्रिया है जिसके लिए बड़ी संख्या में मानव संसाधनों की आवश्यकता होती है। परियोजना के कार्यान्वयन के लिए इसका उपयोग आवश्यक समझा गया, लेकिन अगले चरण में इसे परियोजना योजना में शामिल कर लिया गया। सर्वेक्षण पद्धति को श्रम लागत, समय लागत और प्राप्त परिणामों के संदर्भ में सबसे प्रभावी चुना गया था।

बैंक के आईटी विभाग का सर्वेक्षण आईटी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने वाली सूचना प्रणालियों के उपयोगकर्ताओं के सर्वेक्षण का उपयोग करके किया गया था। दो चरणों में सर्वेक्षण की जा रही आईटी प्रक्रिया के वर्तमान संगठन पर डेटा एकत्र किया गया था।

पहला चरण सिस्टम उपयोगकर्ताओं के साथ दूरस्थ संचार के माध्यम से किया गया था: जानकारी प्रश्नावली और टेलीफोन वार्तालापों के माध्यम से एकत्र की गई थी। मांगी गई जानकारी को दो श्रेणियों में विभाजित किया गया था:

• · कंपनी की आईटी सेवा की संगठनात्मक संरचना के बारे में जानकारी का संग्रह:
  • o आईटी कर्मचारियों की संख्या;
  • o सहायता सेवा के परिचालन घंटे;
  • o वर्तमान आईटी प्रक्रिया स्वचालन प्रणाली;
• · प्रक्रिया प्रलेखन का संग्रह और विश्लेषण
• o वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं का विवरण;
• o भूमिका निर्देशों की योजना;
• o प्रक्रिया दक्षता पर रिपोर्ट।

दूसरे चरण के दौरान साक्षात्कार एवं अवलोकन की विधि का प्रयोग किया गया। इस मामले में, मुख्य जोर ऐसे क्षेत्रों पर दिया गया था:

• · प्रक्रिया के वास्तविक क्रम के बारे में जानकारी का संग्रह - साक्षात्कार प्रक्रिया प्रतिभागियों (आईटी सेवा कर्मचारी)। इस उद्देश्य के लिए, प्रश्नावली बनाई गईं (परिशिष्ट 1 देखें), जो बैंक के आईटी विभाग के कर्मचारियों को मेल द्वारा भेजी गईं। टेलीफोन पर बातचीत भी प्राप्त पूर्ण प्रश्नावली का उपयोग करके साक्षात्कार के प्रारूप में हुई, जिसमें प्रक्रियाओं के संगठन के प्रत्येक घटक पर प्रश्न शामिल थे;
• · आईटी प्रक्रियाओं और उनकी स्वचालन प्रणालियों की आवश्यकताओं की पहचान करना। इनमें बैंक के आईटी विभाग और अन्य परियोजना हितधारकों का प्रबंधन शामिल है।
• · प्रयुक्त स्वचालन प्रणालियों से परिचित होना। यह गतिविधि ठेकेदार कंपनी के इंजीनियरों द्वारा की गई थी। उसी समय, संबंधित प्रणालियों की जांच की गई जिनके साथ परियोजना के दौरान एकीकरण स्थापित करना आवश्यक है, और एकीकरण के लिए आवश्यकताओं को एकत्र किया गया था।

सर्वेक्षण के परिणाम इस कार्य के अगले दो खंडों में दी गई रिपोर्ट में दर्ज किए गए थे, और कंपनी की परियोजना टीम के साथ सहमति व्यक्त की गई थी।