Comment mener une enquête pré-projet avant d'introduire sed. Enquête d'avant-projet : exemple de mise en œuvre, rapport Questionnaire pour enquête informatique

1. Un tel examen est-il vraiment nécessaire ? Qu'est-ce que cela apportera au client et à l'entreprise informatique elle-même ?
2. Quels sont les objectifs de l’enquête d’avant-projet ?
3. Quel devrait être son résultat ?
4. Dois-je faire une enquête préalable au projet gratuitement ou facturer de l’argent pour cela ?
5. Comment le client peut-il justifier l’efficacité d’un tel examen ?

Ici, chaque entreprise prend une décision à sa manière : quelqu'un considère généralement un tel examen inapproprié (« on va se battre, et après on verra... ») ; d'autres, le menant pendant la mise en œuvre, ne mettent pas en avant ce travail dans un article séparé ; d'autres encore le mènent comme une étape de travail indépendante, mais ne facturent pas d'argent pour cela ; D’autres encore considèrent à juste titre l’inspection avant projet comme un produit commercial distinct. Mon expérience en tant que gestionnaire et consultant montre que l'examen avant-projet est une composante nécessaire du travail de presque toutes les entreprises informatiques liées à la mise en œuvre de systèmes d'automatisation. Et le succès de l'ensemble du projet dépend parfois de la bonne organisation et de la bonne mise en œuvre de cette étape.

Dans cet article, je vais essayer de répondre aux questions posées ci-dessus, en me basant à la fois sur ma propre pratique et sur l'expérience des clients avec lesquels j'ai dû communiquer, en introduisant la technologie permettant de mener des enquêtes d'avant-projet à partir de zéro.

La nécessité d’une inspection avant-projet

Un inventeur vient à la commission et propose un nouvel appareil pour se raser dans la rue.
« Comment fonctionne votre appareil ? » - lui demandent les membres de la commission.
"Très simple", répond l'inventeur. "Vous jetez une pièce de monnaie dans la fente, mettez votre tête dans la machine et deux lames commencent à vous raser."
« Désolé, collègue, mais les gens ont des formes de visage différentes ! » - les membres de la commission le réprimandent.
"Oui", répond l'inventeur, "mais c'est seulement avant le premier rasage..."

La tâche principale de toute automatisation est de maintenir les avantages concurrentiels uniques de l'entreprise automatisée. Nous ne pouvons pas permettre, comme dans cette plaisanterie, qu’après l’automatisation, toutes les entreprises deviennent « la même personne ». Par conséquent, si nous voulons conserver les avantages concurrentiels uniques de l’entreprise du client, il est nécessaire de mener une enquête préalable au projet lors de toute modernisation des processus commerciaux.

Bien entendu, il est possible de procéder à une analyse approfondie des raisons qui déterminent ce besoin. Il peut s'agir du coût élevé attendu du projet, de la nécessité de modifier les processus commerciaux existants en raison de l'automatisation, de l'inclusion dans le projet de travaux dont l'étendue ne peut être déterminée à l'avance, etc. Cependant, rappelez-vous comment dans une histoire très instructive , le commandant interrompit le rapport du général sur la cause de la défaite :

"Notre défaite a été causée par plusieurs raisons", a commencé le général. - Premièrement, la poudre était humide...
"Ça suffit", l'arrêta le commandant.

La situation est similaire ici, puisque pour mener une enquête avant-projet, il suffit que le client ait des caractéristiques commerciales uniques (et chaque entreprise devrait en avoir, sinon elle ne survivrait tout simplement pas sur le marché et céderait la place aux concurrents).

Ainsi, globalement, la question de la nécessité de ce type de travaux est résolue assez facilement : ils doivent être effectués si l'entreprise à automatiser se trouve sur un marché concurrentiel.

Qu'apporte une enquête avant-projet au client et à l'entreprise informatique elle-même ?

Lors de l'enquête de pré-conception, le client peut :

• obtenez une description détaillée des processus commerciaux existants dans l'entreprise et comparez l'activité réelle avec votre idée ;
• optimiser les processus commerciaux existants en utilisant l'expérience pratique acquise par les consultants d'une société informatique lors de précédentes implémentations dans des entreprises similaires ;
• évaluer le degré de conformité des fonctionnalités du système proposé avec les processus commerciaux réels du client ;
• mettre en évidence en temps opportun vos avantages uniques et les prendre en compte au stade de la mise en œuvre du système, et non après sa mise en service ;
• clarifier le budget et le calendrier du projet d'automatisation, en tenant compte des modifications possibles du système pour l'adapter aux caractéristiques uniques de vos processus métier ;
• évaluer les ressources (à la fois techniques et humaines) qui seront nécessaires au stade de la mise en œuvre du système. Planifier en temps opportun l'allocation de ces ressources pour réaliser le projet dans les délais optimaux et sans dépasser le budget ;
• évaluer les risques possibles pouvant affecter la qualité du travail ;
• optimiser les coûts de déploiement du système en effectuant éventuellement une partie du travail par vous-même ;
• obtenir une évaluation plus précise de l’effet économique et du retour sur investissement.

Avantages de l'enquête avant-projet pour une entreprise informatique :

• augmenter le niveau de satisfaction du client en faisant correspondre ses attentes formées au stade de l'avant-vente (lorsque les vendeurs proposent un « rêve ») avec les capacités réelles du système à prendre en charge des processus commerciaux spécifiques ;
• une clarification du calendrier de mise en œuvre du système et des ressources nécessaires à cette fin, permettant de planifier à l'avance leur allocation ;
• identification en temps opportun des avantages uniques du client afin d'en tenir compte lors de la configuration ou de la modification du système d'automatisation ;
• réduire le temps de mise en œuvre et réduire le risque d’effectuer un travail gratuit. Les modifications nécessaires du système seront apportées avant le début de son déploiement ou parallèlement à celui-ci, et non après la fin de la phase d'essai, au cours de laquelle des lacunes sont généralement identifiées. Une situation dans laquelle un écart de fonctionnalité est découvert au stade de l'achèvement du projet entraîne automatiquement des travaux supplémentaires imprévus. Dans le même temps, le client a généralement des difficultés à financer de tels travaux, et pour mener à bien le projet, il doit souvent être réalisé gratuitement ;
• identification des risques probables pouvant affecter la qualité et le calendrier de la mise en œuvre. Prestation en temps opportun des mesures nécessaires pour minimiser l'impact de ces risques sur la réussite du projet ;
• obtenir des données pour justifier le nombre de licences et la structure du projet ;
• l'enregistrement de l'état actuel des unités automatisées et des principaux paramètres de leur travail permettra de justifier de l'efficacité de l'utilisation du système proposé ;
• l'établissement de contacts personnels entre les consultants et les principaux exécutants du projet du client simplifiera leur collaboration à l'avenir ;
• expansion de la base de connaissances (le cas échéant) sur les principaux processus commerciaux des clients de ce secteur.

Bien entendu, tous les arguments en faveur d'une enquête préalable à la conception ne sont pas répertoriés ici, cependant, comme le montre la pratique, cela suffit amplement à convaincre le client de sa nécessité.

Principales tâches de l'enquête avant-projet

De toute évidence, la deuxième tâche la plus importante de l’enquête préalable au projet consiste à identifier les avantages concurrentiels uniques du client. Comme le montre la pratique, environ 75 % des processus commerciaux utilisés par le client coïncident avec les processus d'entreprises similaires du même secteur, 10 % réalisent ses avantages concurrentiels uniques et les 15 % restants sont le résultat de la deuxième loi de la thermodynamique : ) (une conséquence de la « croissance naturelle du chaos ») et doit être résolue au cours du projet. Mais ces 10 % de compétitivité, si importants pour les entreprises, doivent simplement être préservés avec toute automatisation (à condition bien sûr que ces avantages puissent être formalisés). Le plus souvent, ce problème est résolu en configurant le système pour le client, mais parfois les services de programmeurs sont nécessaires pour prendre en compte les caractéristiques uniques de l'entreprise. Permettez-moi de noter que nous ne parlons pas ici de développement personnalisé, mais de mise en œuvre de systèmes d'automatisation de la production.

Comprenant comment les avantages concurrentiels du client seront soutenus, la société informatique sera en mesure d'évaluer le besoin et le coût des améliorations du produit, ainsi que de comprendre quelles ressources supplémentaires peuvent être nécessaires pour cela.

Un objectif important de l'enquête d'avant-projet est de diagnostiquer l'état de l'environnement informatique du client, c'est-à-dire d'évaluer l'équipement informatique, les logiciels, les communications, le niveau de qualification des informaticiens, etc., qu'il utilise à ce stade. il est nécessaire de comprendre si le client dispose de suffisamment de ressources pour une mise en œuvre réussie de l'automatisation du système. Nous arrivons ici à une autre tâche de l'enquête préalable au projet : analyser les risques potentiels du projet et décrire leurs conséquences probables. Dans le même temps, les consultants doivent non seulement documenter tous les risques possibles, mais également proposer au client des moyens de réduire chacun d'entre eux.

Tout SIC implique l'accumulation d'informations sur les activités opérationnelles des départements, le prochain sujet de l'enquête préalable au projet devrait donc être la collecte des exigences relatives au flux de documents des départements automatisés.

Les informations accumulées dans le système resteront un poids mort s'il n'est pas possible de les analyser, il est donc très important lors de l'enquête préalable au projet de déterminer de quels types et formes de reporting le client a besoin. En règle générale, les outils d'automatisation incluent déjà un ensemble standard de rapports, mais chaque client considère à juste titre son entreprise comme unique et nécessite donc un système unique de ce type, mis en œuvre, en règle générale, à l'aide d'un générateur de rapports spécial.

La tâche urgente de l'enquête d'avant-projet est de clarifier le budget final du projet et le calendrier de sa mise en œuvre, en tenant compte de toutes les données reçues. Ces délais peuvent être influencés par divers facteurs, tels que la volonté du personnel de direction du client de participer au projet, la motivation des représentants du client et de l'entrepreneur, la probabilité de sabotage de la part des employés des unités automatisées, le licenciement éventuel (ou, à l'inverse, l'embauche) d'un responsable clé quelque temps après le début du projet, l'insuffisance du parc informatique existant et de la base technologique pour atteindre tous les objectifs d'automatisation, le manque de budget pour l'achat des équipements nécessaires. et beaucoup plus. Par conséquent, le consultant doit connaître en détail toutes ces circonstances et les refléter dans le rapport, y compris à usage interne. L'établissement d'un deuxième rapport - interne - vous permettra de refléter en détail toutes les nuances de la relation et des recommandations à l'intention des spécialistes du service d'implémentation et d'intégration.

Une autre question importante qui doit être résolue au stade de l'enquête préalable au projet est l'élaboration de recommandations sur le choix des méthodes de mise en œuvre du projet. Ici, il est important d'enregistrer clairement lesquels des problèmes précédemment formulés par le client ne peuvent pas être résolus à l'aide du système d'automatisation proposé et de proposer des solutions organisationnelles ou autres pour sortir de cette situation.

Chaque entreprise peut facilement ajouter une douzaine de tâches supplémentaires qu'elle aimerait résoudre au stade de l'enquête, mais, comme le montre la pratique réelle, obtenir des réponses aux questions énumérées ci-dessus rend déjà l'enquête préalable au projet assez efficace.

Quel est généralement le résultat d’une enquête préalable au projet ?

• description des processus commerciaux existants du client ;
• une liste des principales tâches qui doivent être résolues à l'aide du système d'automatisation ;
• évaluation des processus métiers du client et recommandations pour faire évoluer ou optimiser le travail des services, en tenant compte des avantages apportés par le système d'information ;
• avantages concurrentiels uniques du client, qui doivent être pris en compte lors de la mise en œuvre du système ;
• analyse de l'environnement informatique existant pour vérifier sa conformité aux exigences du système de gouvernance d'entreprise, recommandations pour son évolution ;
• évaluation des travaux d'intégration de CIS dans l'infrastructure informatique existante du client ;
• description du flux de documents dans les services automatisés et des exigences en matière d'analyse ;
• évaluation des risques possibles pendant la mise en œuvre du projet et identification des mesures nécessaires pour minimiser leur impact ;
• une description des souhaits du client qui ne peuvent être mis en œuvre dans le système de contrôle proposé et nécessiteront une modification, une estimation du temps et du coût d'une telle modification ;
• proposition de mise en œuvre du projet avec justification de l'option proposée, précisant le nombre de postes de travail automatisés requis pour le client et précisant le budget du projet.

Un document distinct de l'enquête préalable au projet doit être un programme de travail préliminaire, qui comprend, entre autres, une liste convenue des personnes responsables (à la fois du client et de l'entrepreneur), leurs domaines de responsabilité et les règles de base pour l'interaction entre eux. Pour une mise en œuvre efficace du système, il est recommandé d'élaborer des règles pour l'échange d'informations entre les employés du client et les spécialistes de la société informatique réalisant l'enquête, et également, et surtout, de stipuler le calendrier et la procédure de suivi de l'achèvement des travaux.

Certaines entreprises (le plus souvent celles engagées dans le développement personnalisé) fournissent au client un projet de spécification technique à l'issue de l'examen préalable au projet.

Réaliser une enquête avant-projet gratuitement ou facturer de l'argent pour cela ?

Si l'objet de l'enquête correspond aux tâches décrites ci-dessus, elle nécessitera alors le détournement de ressources importantes de l'entreprise et devra nécessairement être rémunérée. Cette étude d’avant-projet est un service de conseil à part entière qui permet non seulement d’évaluer le besoin, le calendrier et le budget d’automatisation, mais également d’optimiser les processus commerciaux existants du client.

Comme l'a montré la pratique, les services d'enquête avant-projet ne sont pas difficiles à vendre si l'entreprise a mis en œuvre la technologie appropriée et que les vendeurs connaissent clairement (et peuvent expliquer clairement au client) le but de l'enquête et les avantages que le client en tirera. il.

Comment justifier auprès du client l'efficacité de l'inspection avant-projet

Examinons les canaux d'économies potentiels, en tenant compte de ceux qui peuvent contribuer à justifier la nécessité d'une enquête préalable au projet.

1. Gain de temps et de ressources humaines :
   • lors de la modification du système pour l’adapter aux avantages concurrentiels uniques du client dès la phase initiale de mise en œuvre, et non après sa mise en exploitation commerciale ;
   • au stade de l'intégration du système dans l'infrastructure informatique du client, du fait que toutes les informations sur l'état de l'environnement informatique de l'entreprise et les nuances d'intégration sont clarifiées avant le démarrage, et non pendant la mise en œuvre ;
   • grâce à l'allocation en temps opportun des ressources matérielles et humaines de la part de l'entrepreneur et du client ;
   • grâce à une évaluation précoce des risques possibles qui pourraient affecter le processus de mise en œuvre du système et à l'élaboration de mesures nécessaires pour minimiser leurs conséquences négatives.
     Tout retard dans l'avancement du projet entraîne pour le client des coûts supplémentaires importants, qui peuvent être assez facilement calculés dans chaque cas spécifique.
2. Réduction possible des coûts de mise en œuvre :
   • en identifiant les services et travaux que le client peut effectuer lui-même ;
   • en ajustant les délais de réalisation de certains travaux après avoir clarifié leur réelle intensité de travail.
3. Augmenter l'efficacité des systèmes d'information de l'entreprise et la productivité des employés en optimisant les processus métier en tenant compte des caractéristiques uniques du client.
4. Refus d'utiliser un système automatisé si, au stade de l'inspection préalable à la conception, il s'avère qu'il ne résoudra pas les problèmes du client ou que sa modification sera trop coûteuse.
   Dans ma pratique, il y a eu un cas où il a été recommandé à un client avec des processus commerciaux très spécifiques, sur la base des résultats d'une enquête préalable au projet, de ne pas déployer de CIS, mais d'apporter des changements organisationnels et d'optimiser la technologie pour travailler avec leurs clients. , puisque l'effet de la mise en œuvre du système (une modification coûteuse était nécessaire) n'était pas rentable, il s'agirait de coûts. En conséquence, le client a économisé des dizaines de milliers de dollars et l'enquête préalable au projet n'a été rentabilisée qu'en augmentant l'efficacité du département, ce qui, sur la recommandation de consultants, a modifié la façon dont les employés travaillent.

L'absence d'étape d'enquête préalable au projet entraîne dans la plupart des cas un retard important dans la mise en œuvre des projets et une augmentation de leur coût en raison de problèmes à la fois organisationnels et techniques qui surviennent lors de la mise en œuvre. Souvent, de tels projets se soldent par un échec complet. Selon une étude du Standish Group, près d'un tiers des 2,5 mille projets informatiques analysés ont non seulement échoué, mais n'ont pas été achevés du tout. En Russie, ces données sont beaucoup plus difficiles à obtenir, mais je suis sûr que la part des mises en œuvre infructueuses n’en sera pas moindre.

Par conséquent, si une société de conseil ne souhaite pas avoir de projets non réalisés à son actif, il lui suffit alors de mener une enquête préalable au projet sur l’activité de ses clients. Il vaut mieux refuser le contrat dès le début que de s'enliser dans le travail et de se retrouver avec une tache sur sa réputation.

L'enquête d'information est une étape importante dans l'optimisation des établissements d'enseignement préscolaire et la mise en œuvre de l'EDS. Après tout, la qualité des décisions prises pour optimiser les processus et développer des exigences relatives à la fonctionnalité de l'EDMS dépend directement des informations reçues et de la qualité de leur présentation.

À cet égard, il est nécessaire de respecter le principe principal de l'enquête : obtenir des informations complètes, fiables et à jour sur les processus qu'il est prévu d'automatiser.

Enquête d'avant-projet

Du point de vue d'une société de conseil proposant ses services sur le marché du conseil et de la mise en œuvre d'EDMS, c'est-à-dire la mise en œuvre d'un EDMS pour un analyste est externe projet, l’enquête d’avant-projet est considérée comme faisant partie de la méthodologie de vente (comme l’une des phases « avant-vente »). Cependant, l'essentiel du travail à cette étape est effectué par l'analyste, ainsi qu'à l'étape d'analyse prévue par la méthodologie de mise en œuvre. Pour cette raison, l’enquête préalable au projet est également considérée comme faisant partie de la méthodologie de mise en œuvre.

Mener une enquête préalable au projet peut également être utile aux analystes effectuant des travaux sur la mise en œuvre de l'EDMS, car interne projet d'entreprise (organisation), c'est-à-dire l'analyste est un employé de l'entreprise où l'EDMS est mis en œuvre.

Schéma des résultats de l'enquête d'avant-projet

Objectifs l'inspection avant-projet sont :

• obtenir des informations générales sur l'objet de la mise en œuvre de l'EDMS ;
• détermination des objectifs de mise en œuvre ;
• identification des exigences clés générales pour l'EDMS et les limites du projet ;
• détermination de l'état général de l'organisation du flux documentaire et du travail de bureau ;
• identification des principaux utilisateurs (commis, gestionnaires, etc.);
• déterminer le niveau global de complexité d'un projet potentiel ;
• évaluer les besoins de migration des données et d'intégration avec d'autres logiciels ;
• collecte d'informations nécessaires à la préparation d'une proposition commerciale efficace et gagnante [si les travaux sont réalisés par une entreprise externe à l'objet de mise en œuvre].

Afin d'obtenir les informations nécessaires sur le projet, des enquêtes et entretiens auprès des principaux utilisateurs (Client, chef de projet, chefs de service, utilisateurs principaux) sont réalisés.

Des exemples de questions de questionnaire, dont les réponses vous permettront d'obtenir des informations primaires auprès du Client et des futurs utilisateurs de l'EDMS, sont présentées dans la section « Questions pour questionnaires et entretiens ».

Par conséquent L'inspection d'avant-projet est réalisée :

• évaluation de la quantité de travail nécessaire pour mettre en œuvre l'EDMS ;
• préparation d'un rapport sur l'enquête préalable au projet ;
• préparation et démonstration d'un prototype de solution (si nécessaire) ;
• préparation d'une proposition commerciale.

1. Buts et objectifs de la mise en œuvre de l'EDMS ;
2. Limites du projet de mise en œuvre de l'EDMS ;
3. Autres informations reçues.

Après avoir mené une enquête préalable au projet, il devient possible d'estimer la quantité de travail analytique et technique qui devra être effectué, ainsi que les résultats qui devraient être obtenus.

En conséquence, un document est élaboré contenant une description des exigences de base pour l'EDMS, les limites du projet et d'autres informations identifiées. Si l'enquête d'information est réalisée par un organisme externe au Client, un prototype de solution est également préparé pour démonstration au Client (si nécessaire) et une proposition commerciale.

A ce stade, sur la base des informations primaires reçues, le chef de projet (PM) établit un plan de travail de base, une structure de travail hiérarchique (WBS) et une charte de projet. A ce stade, la sélection de la plateforme sur laquelle l'EDMS sera développé peut également avoir lieu.

Enquête et analyse d’informations

En utilisant les résultats de l'enquête préalable au projet comme point de départ, l'enquête d'information clarifie les informations obtenues précédemment, examine et décrit les processus commerciaux existants (« tels quels ») et propose des processus commerciaux futurs optimisés (« à venir »). comme il se doit »), et décrit également toutes les modifications nécessaires dans le système pour prendre en charge ces processus métier et ces interfaces EDMS.

Schéma des résultats de l'enquête d'information

Objectifs l'enquête d'information sont :

• étude et description précise des processus métiers à automatiser ;
• définition et description des modifications du système, des interfaces, incl. interfaces avec des systèmes externes et des moyens de transfert de données des programmes existants qui doivent être développés et mis en œuvre au cours du projet ;
• élaboration de spécifications techniques (TOR) ;
• élaboration de recommandations pour la réingénierie (optimisation) des flux documentaires et l'organisation des flux documentaires et du travail de bureau.

Le but de cette étape est d'identifier les exigences du Client concernant les résultats de mise en œuvre, c'est pourquoi une collaboration étroite entre le Client, les principaux utilisateurs et l'Analyste est nécessaire tout au long de la phase d'enquête et d'analyse des informations. En règle générale, l'enquête d'information constitue l'étape suivante après l'enquête préalable au projet et implique un examen détaillé de tous les domaines de l'entreprise qui seront affectés pendant le projet, plutôt que de simplement identifier les principaux domaines fonctionnels et les « applications phares », comme est effectué lors de l'enquête préalable au projet.

Afin d'obtenir les informations nécessaires, des enquêtes et entretiens auprès des principaux utilisateurs (Client, chef de projet, chefs de service, principaux utilisateurs) sont réalisés de manière similaire à l'enquête d'avant-projet, mais à un niveau plus détaillé. Des exemples de questions de questionnaire, dont les réponses vous permettront d'obtenir des informations auprès du Client et des futurs utilisateurs d'EDMS, sont présentées dans la section « Questions pour questionnaires et entretiens ».

résultats les travaux sont reflétés dans le document « Exigences fonctionnelles » (FR) ou Rapport, ou termes de référence (selon la complexité du projet).

Le document final doit contenir :

1. Exigences fonctionnelles pour EDMS ;
2. Description des interfaces EDMS ;
3. Description des processus métiers ;
4. Recommandations pour la réingénierie (optimisation) du flux documentaire ;
5. Autres informations obtenues lors de l'enquête et de l'analyse.

À la suite des travaux menés pour organiser un travail de bureau et un flux de documents efficaces et de la décision prise de mettre en œuvre un système de gestion électronique des documents, l'équipe du projet formule les exigences du système automatisé, dresse une liste des processus à automatiser, détermine les priorités et séquence de leur automatisation.

Après avoir déterminé les buts, les objectifs et les limites du projet de mise en œuvre de l'EDMS, les travaux commencent sur le développement et la mise en œuvre d'un système automatisé de gestion électronique des documents.

Afin d'automatiser efficacement le travail avec les documents, il est recommandé :

1. Faites une liste des existants types de documents Dans l'organisation
2. Faire examen de chaque type document (voir ci-dessous)*
3. Composer liste des employés responsables pour créer des documents (qui crée quels types de documents)
4. Composer liste des employés qui visitent, signent, approuvent documents (qui, quels types de documents ; conditions dans lesquelles un visa est requis, signature)
5. Sur la base de ces listes créer un itinéraire général passage de documents avec conditions de passage - algorithme (Opéragramme ou Schéma de flux de documents graphiques)
6. Déterminer le nécessaire documents comptables(rapports) : conditions de création des rapports et de leurs formulaires
7. Déterminer quels types de documents doivent être placés sous contrôle (déterminer les délais, les formes de notification, la forme de la carte de contrôle, les conditions de retrait du contrôle)
8. Basé sur des enquêtes rédiger des instructions pour l'éducation préscolaire si nécessaire
9. Créer une liste de cas(indiquant les durées de conservation et les principes de constitution des caisses) si nécessaire
10. Faire une liste qui reflète le mécanisme d'accès aux différents types de documents (selon le poste)

Examen de chaque type de document :

• décrire la technologie de documentation (compilation) : un ensemble de détails, leur emplacement, les méthodes de remplissage (si nécessaire) ;
• décrire les formulaires des cartes d'enregistrement et de contrôle (RCC) : l'ensemble et la disposition des champs dans la carte ;
• montrer les conditions de circulation des documents (disponibilité des signatures, visas, chèques, etc.) ;
• afficher un diagramme de flux de documents (itinéraire) ou une liste des principaux endosseurs, signataires, etc. ;
• décrire la méthode d'enregistrement, les codes attribués à différents types de documents

Questions pour les questionnaires et les entretiens

Voici la liste des questions qui peuvent être utilisées dans des questionnaires ou lors d'entretiens avec des utilisateurs lors d'une enquête sur l'objet de la mise en œuvre de l'EDMS. Les questions sont consultatives. Il n'y a pas d'exigences claires pour mener une enquête, l'analyste doit donc faire preuve de créativité pour obtenir les informations nécessaires, les structurer et les afficher.

Doit automatiser le processus de gestion des documents :

1. Quels sont les objectifs à long et à court terme de la mise en œuvre du système ?
2. Quels sont les principaux critères de réussite d’un projet de mise en œuvre d’un système de gestion documentaire ?
3. Dans quel délai est-il souhaitable de mettre en œuvre le système ? Quelles sont les raisons de ces délais ?
4. Qui est le principal initiateur du projet : dans l'intérêt de quel service ou responsable (managers) est-il prévu de mettre en œuvre le système ?
5. Qui sont les principaux clients de l'EDMS (quelles divisions) et les principaux acteurs de l'EDMS ?
6. Lors de la mise en œuvre du système, prévoyez-vous une transition totale ou partielle vers la technologie sans papier pour le travail de bureau et le flux de documents ? Décrivez comment vous le voyez.
7. Est-il prévu d'utiliser des systèmes de protection des informations cryptographiques et de signature numérique électronique (CIPF et EDS) ? Si OUI, veuillez indiquer le nom ou le type de systèmes de priorité.
8. Traitement, quels types de documents, formats et types devraient être automatisés par le système ?
8.1. Décrivez brièvement les principaux paramètres de chacun d'eux, indiquez les différences.
8.2. Définissez vos priorités
9. Combien de postes de travail faut-il installer simultanément ?
10. Combien de lieux de travail devraient-ils être connectés au système à terme (au total) ?
11. Dans quels départements est-il prévu de mettre en œuvre l'EDMS ?
12. Décrire les principales responsabilités fonctionnelles des départements - les principaux participants de l'EDMS.

Questions d'organisation :

13. Y a-t-il des spécialistes techniques qui dirigeront le projet au nom du client ?
14. Existe-t-il des spécialistes dans les établissements d'enseignement préscolaire qui dirigeront le projet au nom du Client ?

Questions sur l'éducation préscolaire :

15. Existe-t-il des dispositions, instructions, règlements ou autres documents normatifs approuvés réglementant le travail avec des documents (descriptions des règles du travail de bureau et du flux des documents) ?
15.1. Dans quelle mesure sont-ils matures et pertinents ?
15.2. Est-il prévu de les changer ?
15.3. Si de tels documents existent, veuillez les fournir pour analyse.
16. S'il n'existe pas de telles règles (règlements, instructions, méthodes) ou si elles ne sont pas pertinentes, est-il nécessaire de mener une enquête, une description et une optimisation des processus existants ?
16.1. Y a-t-il une compréhension de la nécessité et de l’opportunité de telles actions ?
16.2. Ou existe-t-il des plans pour automatiser les processus « tels quels » ?
16.3. Si une enquête et une optimisation doivent être effectuées, définissez alors les zones d'enquête, les objectifs et les critères d'optimisation.
17. Comment se déroule la paperasse ?
17.1. Centralisé ;
17.2. Décentralisé ;
17.3. Mixte.
18. Quel service ou employé est responsable du travail avec les documents ?
19. Qui dans l'entreprise organise le travail avec les documents (quel service) ?
20. Quelles fonctions (processus, travail) doivent être automatisées pour ces types de documents ? Décrivez-les (brièvement)
21. Quel est le volume approximatif du flux de documents par an/mois pour chaque type de document spécifié ?
22. Répertoriez les types de documents pour lesquels des formulaires et des modèles sont utilisés, dont le travail est prévu d'être automatisé ?
23. Quelles formes de comptabilité et d'enregistrement sont utilisées pour chaque type de document ? Décrivez leur structure, les règles de remplissage, les règles de génération des numéros d'enregistrement.
24. Quels documents nécessitent un contrôle supplémentaire ? Décrire leurs caractéristiques et leurs exigences de contrôle.
25. Quels types et types de reporting doivent être mis en œuvre pour chaque type de document ?
26. Types de travaux effectués sur chaque type de document. Modifications apportées à un document au cours d'un processus métier.
27. Décrivez les responsabilités professionnelles liées au traitement des documents des employés qui participent au flux de documents.
28. Décrivez la technologie existante pour travailler avec des documents dans une organisation ou un service :
28.1. la procédure de transmission du traitement et d'enregistrement des documents entrants ;
28.2. la procédure permettant à la direction d'examiner les documents entrants et d'émettre des résolutions ;
28.3. structure de la résolution;
28.4. la procédure de soumission des documents au contrôle ;
28.5. types de contrôle;
28.6. les délais ;
28.7. liste des documents dont l'exécution est soumise à contrôle ;
28.8. technologie de contrôle de l'exécution des documents ;
28.9. la procédure d'enregistrement des documents reçus pour exécution dans les divisions structurelles ;
28.10. procédure de retrait des documents du contrôle ;
28.11. la procédure d'examen des projets de documents par la direction, leur approbation par les différents services et leur approbation ;
28.12. procédure d'enregistrement et de transmission du traitement des documents sortants ;
28.13. procédure d'élaboration des documents internes ;
28.14. organisation du stockage des documents dans les divisions structurelles et dans les archives centrales de l'organisation.
29. Que faut-il changer dans le travail avec des documents ?
30. Quelles formes de comptabilité et d'enregistrement sont utilisées pour chaque type de document ?
30.1. Décrivez leur structure et leurs règles de remplissage (le cas échéant).
30.2. Règles de génération d'un numéro d'enregistrement
31. Quels types et types de reporting doivent être mis en œuvre pour chaque type de document ?
31.1. rapports de bureau actuels ;
31.2. rapports de bureau finaux ;
31.3. rapports des bureaux de statistiques;
32. Capacité à établir et à suivre des connexions entre les documents

Questions sur le stockage d'archives :

33. Existe-t-il des archives en tant qu'unité structurelle ?
34. Qui est responsable du stockage rapide des documents ?
35. Existe-t-il des instructions pour conserver les documents ? Si vous disposez de documents réglementaires, merci de les fournir.
36. La nomenclature des affaires est-elle élaborée (chaque année) ?
37. Quelle unité (fonctionnaire) est chargée d'élaborer et d'approuver la nomenclature consolidée des affaires.
38. Y a-t-il un examen de la valeur des documents et une destruction des documents ?
39. Existe-t-il un appareil de référence scientifique ? Qui le dirige ? Décrivez sa structure.
40. Une politique d'accès aux documents, notamment confidentiels, a-t-elle été élaborée ?
41. Est-il prévu de transférer les archives des documents « papier » vers le système ?
41.1. Veuillez indiquer la quantité approximative, le format et les types de documents.
41.2. Les archives documentaires sont-elles géographiquement réparties ? Si OUI, où se trouvent les emplacements de stockage des documents ?
41.3. Spécifiez le délai requis pour le transfert des informations vers le système.
42. Quelles règles s'appliquent pour la radiation des documents dans des fichiers, leur transfert aux archives, quelles sont les normes de stockage ?
43. Règles de travail avec la Nomenclature des dossiers de la division, sa structure et l'organisation du stockage des documents dans la division, dont le travail est soumis à automatisation.

Description de la structure organisationnelle :

Pour procéder à une première évaluation des besoins, des informations sur la structure organisationnelle de l'entreprise sont nécessaires. La description de la structure organisationnelle doit être un diagramme (en Visio, ARIS ou autre format similaire). Une description textuelle est également possible. Le diagramme (ou la description textuelle) de la structure organisationnelle doit refléter :

44. Liste des organisations de premier niveau (société de gestion, liste des complexes, succursales, personnes morales individuelles (par exemple, bureaux d'entreprise), etc.), comprenant :
44.1. noms d'organisations;
44.2. situation géographique des organisations;
44.3. relations entre organisations (hiérarchie);
44.4. domaines d'activité des organisations.
45. Structures organisationnelles des organisations de haut niveau, qui devraient contenir :
45.1. structure des divisions;
45.2. les relations entre les départements ;
45.3. fonctions des départements;
45.4. domaines de responsabilité des départements.

Tout d'abord, nous sommes intéressés par des informations sur les unités structurelles qui seront impliquées dans la mise en œuvre du système de gestion électronique des documents.

Infrastructure informatique de l'organisation :

46. ​​​​Quel support technique est disponible : caractéristiques du serveur, sites clients ?
47. Des systèmes d'information sont-ils actuellement utilisés pour automatiser les tâches actuelles ?
47.1. Si OUI, quelles fonctionnalités comprend-il ?
47.2. De quoi n'êtes-vous pas satisfait/problèmes actuels ?
47.3. Est-il prévu de le remplacer totalement ou partiellement ?
47.4. Migration des données : comment est-il prévu de transférer les informations accumulées :
- ne peut être toléré
- porter à la main,
- transférer automatiquement.
47.5. Si vous envisagez de transférer automatiquement des « anciennes » données vers un nouveau système, il est nécessaire de fournir des informations sur la structure et les formats de stockage, ainsi que de formuler des exigences pour la conversion des données.
48. L'intégration avec d'autres systèmes est-elle requise ?
49. Quelle est la configuration type des postes clients (processeur, RAM, système d'exploitation, etc.) ?
50. Existe-t-il une liste des logiciels standards installés sur les ordinateurs de bureau ? Si OUI, veuillez fournir cette liste.
51. Quelles sont les caractéristiques du matériel serveur de base ?
52. Les employés de l'entreprise utilisent-ils la messagerie électronique d'entreprise dans leur travail quotidien ? Quel serveur de messagerie et client utilisez-vous ?
53. Précisez la version et le développeur du logiciel du serveur de messagerie d'entreprise.
54. Quelle est la topologie de votre réseau :
1.1. Le réseau local est-il basé sur un domaine Windows NT ?
1.2. Combien de postes de travail y a-t-il sur votre réseau local ?
1.3. Y a-t-il une répartition territoriale du réseau ? S'il y a:
1.3.1. Quelle est la répartition des postes de travail entre les agences (bureaux) ?
1.3.2. Quelle est la capacité des canaux de communication entre les segments du réseau ?
55. Existe-t-il un serveur de fichiers dédié conçu pour stocker les documents ? Quel est le volume estimé de documents stockés sur ce serveur ?
56. Existe-t-il une stratégie de stockage des informations non structurées (PC, serveurs de fichiers dédiés, sous-systèmes de stockage, etc.)
57. Quel est le volume moyen de documents stockés sur les postes clients ?
58. Quels systèmes d'information d'entreprise (CIS) sont utilisés dans l'entreprise ?
59. Existe-t-il des SGBD sous licence et comment sont-ils utilisés ? Indiquez les développeurs et les versions du SGBD utilisé dans l'entreprise.
60. Les services d'annuaire sont-ils utilisés pour identifier les utilisateurs ? Si OUI, veuillez indiquer lesquels.
61. Existe-t-il un service d'assistance technique pour les utilisateurs (helpdesk) ? Existe-t-il une réglementation pour ce service ?
62. Combien d'employés le service informatique (département, département) compte-t-il ? Quelles sont les principales tâches que cette unité résout ?
63. Indiquer les systèmes avec lesquels le système de gestion documentaire doit être intégré.
64. Indiquer le ratio approximatif d'employés qui ont accès aux documents pour examen uniquement par rapport au nombre d'employés qui ont le droit de modifier et d'effectuer certaines actions.

Exigences pour EDMS :

65. Énumérez et décrivez les exigences fonctionnelles du nouveau système que vous considérez comme les plus importantes.
66. La composition des attributs de chaque fiche de document :
- Nom
- Description
- Etiquette sur le formulaire (nom sur le formulaire)
- Type de données
- Méthode de remplissage (manuellement, depuis un répertoire, ...)
67. Recherche de documents par attributs des cartes d'enregistrement Liste des détails de la carte de recherche
68. La nécessité de créer un historique du travail avec les documents, de suivre la progression de l'exécution et du processus d'approbation, etc.
69. Filtres nécessaires dans le système
70. Demandes d’informations que le système doit satisfaire

Nous proposons de formaliser les informations obtenues à la suite de l'enquête sous la forme opéragrammes ou sous la forme algorithme. A titre d'exemple, nous proposons de considérer le cycle de vie des commandes pour les activités principales. La technologie permettant de travailler avec ce type de document est la plus unifiée et peut être utilisée dans diverses entreprises.

Exemples du processus de travail avec un document

Nous proposons de formaliser les informations obtenues à la suite de l'enquête sous la forme d'un opéragramme ou sous la forme d'un algorithme. A titre d'exemple, nous suggérons de considérer le cycle de vie des commandes pour les activités principales. La technologie permettant de travailler avec ce type de document est la plus unifiée et peut être utilisée dans diverses entreprises.

Opéragramme du cycle de vie d'une commande pour l'activité principale

Cliquez sur l'image pour l'agrandir

Algorithme de traitement des commandes pour les activités principales

Développement des exigences fonctionnelles

Sur la base des informations énumérées ci-dessus, l'analyste élabore des exigences fonctionnelles pour l'EDMS ou des termes de référence pour le développement de l'EDMS. En particulier, l'Analyste doit établir des exigences relatives au format et à la composition des cartes d'enregistrement et de contrôle (définition et disposition des champs dans la carte, modalités de remplissage de l'EDMS, etc.), des itinéraires de circulation des documents et autres exigences nécessaires pour la mise en place et le développement de l'EDMS.

L'automatisation du travail et, par conséquent, la définition des tâches de développement de logiciels doivent être effectuées en présence de documents réglementaires réglementant le travail avec des documents : instructions, règlements, cahiers de formulaires, etc.

En l'absence de tels documents, il est nécessaire d'élaborer un ou plusieurs documents établissant les règles de base pour travailler avec des documents dont le travail est prévu pour être automatisé.

Documentation

Lors de l'examen, la documentation suivante est préparée :

1. Rapport d'enquête d'information (modèle d'infologie)

But:
Enregistrer les informations obtenues lors de l'enquête, interroger les collaborateurs du Client afin d'élaborer des spécifications techniques pour la création et la configuration d'un système automatisé

Comprend:

• Description des caractéristiques générales du Client ;
• Description de la structure organisationnelle ;
• Description des équipements techniques ;
• Description des processus métiers à automatiser ;
• Description des besoins des utilisateurs ;
• Recommandations pour améliorer les processus métier.

2. Termes de référence pour la création d'un système automatisé (modèle de données)

But:
Élaboration d'exigences techniques pour la fonctionnalité du système automatisé et son architecture

Comprend description:

• AWS ;
• fonctions du système ;
• attributs de la carte ;
• interfaces ;
• livres de référence;
• boutons d'action ;
• conditions de préavis ;
• autres exigences techniques pour EDMS.

Les sections de documentation décrites ci-dessus peuvent être ajoutées et modifiées si nécessaire. l'élaboration de la documentation est un processus créatif et dépend également du professionnalisme de l'analyste qui élabore ces documents.

Actuellement, il y a un développement et une mise en œuvre rapides des technologies de l'information non seulement dans les agences gouvernementales, mais également dans de nombreuses entreprises russes, et le succès de la mise en œuvre elle-même dépend de l'approche adoptée pour la mise en œuvre de l'EDMS et de sa qualité. prévu.

À mesure que l’activité se développe, le volume de documentation papier augmente également. Et lorsque le nombre de documents en cours de traitement dépasse une valeur seuil, les processus de travail avec les documents deviennent incontrôlables, cessent d'être gérables et, par conséquent, commencent à ralentir le développement de l'entreprise, d'où l'importance de mettre en œuvre un EDMS apparaît. À l’heure actuelle, de nombreuses entreprises sont confrontées à un problème appelé « par où commencer ».

Le processus de mise en œuvre de l'EDMS dans une pratique mondiale et nationale réussie comprend les étapes suivantes :

1. Enquête d'information.
   1. Entretien.
   2. Interrogatoire.
2. Analyse des données collectées.
3. Formation des exigences techniques et fonctionnelles pour EDMS.
4. Suivi du marché EDMS et tenue d'un appel d'offres.
5. Test de la version démo.
6. Conclusion d'un accord.
7. Élaboration de réglementations pour EDMS.
8. Installation et configuration du logiciel.
9. Formation des utilisateurs d'EDMS.
10. Tester le logiciel avec les utilisateurs.
11. Élimination des erreurs identifiées lors des tests du système.
12. Opération industrielle.

Pourquoi ne pas se passer d'une enquête d'information ?

Pourquoi est-il si important de mener une enquête d’information ? On estime qu'une enquête préalable au projet de haute qualité garantit 80 % de réussite de la mise en œuvre de l'EDMS. Après tout, cela permet :

• obtenir un « portrait » plus clair de l'organisation : sa mission, ses domaines d'activité ; Structure de l'entreprise; les fonctions des divisions (et leur interaction) définies dans les dispositions sur les divisions structurelles ; principaux processus commerciaux ;
• déterminer l'état général de l'organisation du travail de bureau dans l'entreprise ;
• déterminer les flux d’informations et de documentation (y compris les types de documents utilisés) ;
• identifier et prendre en compte les risques et les moyens de les surmonter lors de la mise en œuvre du système ;
• déterminer le but de la mise en œuvre ;
• déterminer les tâches et fonctions que l'EDMS devra ensuite remplir ;
• identifier les utilisateurs d'EDMS ;
• apprendre et décrire les processus métiers existants (à automatiser), etc.

Vous pouvez obtenir des réponses aux questions ci-dessus en étude indépendante d'informations générales sur l'objet de la mise en œuvre d'EDMS. Cela aide à préparer interviewer la direction et les spécialistes clés. Et l'analyse des résultats de l'entretien vous aidera à développer questionnaire avec des questions plus détaillées pour un plus large éventail de personnes. Ainsi, chaque étape de l'examen permet d'approfondir le problème et d'obtenir ainsi une description de plus en plus détaillée du problème.

Ce n'est qu'en comprenant les besoins réels de l'entreprise que l'on peut déterminer quelles fonctions l'EDMS doit remplir. Son apparition pourra alors optimiser le travail des gens et ils ne le percevront pas comme la cinquième roue d’un chariot.

Au début de l'enquête, notre usine de transformation de viande disposait d'un groupe de bureaux géographiquement répartis, d'une structure d'entreprise complexe et d'un grand volume de flux de documents papier, ce qui entraînait un flux de documents dispersé et incontrôlé, une violation des délais d'approbation et d'exécution, ainsi que perte de documents.

Avec la croissance des volumes de production et l'augmentation des tâches résolues par notre entreprise, la quantité de gestion et autres documents développés, reçus et envoyés n'a fait qu'augmenter, et le rôle de la discipline de performance a également augmenté. Dans le cadre de l'atteinte d'un nouveau niveau par l'usine de transformation de la viande, la direction de l'entreprise a décidé d'introduire un système de gestion électronique de documents (EDMS), qui permet d'automatiser non seulement le travail avec les documents organisationnels et administratifs (commandes, correspondance, etc.), mais également certains processus commerciaux accompagnés du traitement et de l'exécution de documents.

À cette fin, une équipe a été constituée de spécialistes des divisions structurelles clés de l'entreprise. Le directeur adjoint de l'établissement d'enseignement préscolaire, auteur de cet article, a été nommé responsable de ce projet.

Entretien

Nous avons décidé de mettre en œuvre l'EDMS par étapes. La première étape « visible » de l'enquête d'information pour l'équipe consistait à mener - enquête auprès de la première ligne de managers et d'acteurs clés des processus métier qui travailleront dans l'EDMS, c'est à dire. seront ses utilisateurs. Cette enquête doit nécessairement inclure les dirigeants et experts en la matière des unités structurelles intéressées, qui pourront exprimer leurs souhaits et commentaires.

Avant le début de cette étape, le directeur adjoint de l'éducation préscolaire était questions préparées, dont les réponses pourraient donner une idée des problèmes d'organisation du travail avec des documents.

Une liste de futurs répondants a été dressée, qui comprenait environ 30 personnes (cette les chefs de service, leurs adjoints et les spécialistes chargés de créer les documents, de les signer, de les signer et de les approuver). Une réunion séparée a été convenue avec chaque personne, au cours de laquelle le but de la conversation personnelle a d'abord été défini, puis il y a eu un dialogue dont le « programme » était une liste préparée à l'avance de thèses et de questions (voir exemple 1). . Pour faciliter la conduite et l'analyse des entretiens, vous pouvez enregistrer la conversation sur un enregistreur vocal. Mais il est préférable que le participant à l'enquête ne sache pas qu'un enregistrement est en cours, car la plupart des gens se perdent lorsqu'ils voient un enregistreur vocal.

Exemple 1

Préparation à la conduite d'entretiens dans le cadre d'une enquête auprès d'une usine de transformation de viande pour la mise en place de l'EDS

Réduire le spectacle

Lors de sa rencontre avec chaque répondant, le député de l'établissement d'enseignement préscolaire a décrit en détail au début de la conversation :

1. Objectif de l'enquête :

« Contrôle de l'état du travail de bureau et du flux de documents, compréhension des processus commerciaux existants qui doivent être automatisés et dont les activités s'accompagnent du traitement et de l'exécution des documents. »

2. Pourquoi notre entreprise doit-elle mettre en œuvre un EDMS :

"Le but de l'EDMS est d'améliorer qualitativement le processus de travail avec des documents pour les gestionnaires et les spécialistes en la matière à tous les niveaux, et de réduire le temps de travail de routine avec les documents."

3. Quels avantages l'EDMS offre-t-il, par exemple :

«Le système vous permet de réduire le temps passé à rechercher le document requis, vous permet d'avoir accès à une base de données commune de documents avec différenciation des droits d'utilisateur, vous pouvez travailler dans le système à distance, travailler avec un document conjointement par plusieurs utilisateurs, approuver les documents rapidement et facilement, automatiser l'enregistrement et la distribution des documents, organiser le contrôle de l'exécution des commandes et des documents (les activités de gestion deviennent transparentes), il est possible de signer des documents dans le système à l'aide d'une signature électronique, d'organiser le travail avec des contrats, d'intégrer l'EDMS avec d’autres programmes utilisés par l’organisation et réduire le coût de maintenance des archives.

1. Quels problèmes rencontrez-vous lorsque vous travaillez avec des documents ?
2. Qu'aimeriez-vous améliorer, améliorer, changer dans l'organisation du travail avec les documents ?
3. Avec quelle rapidité et quelle efficacité les documents sont-ils livrés ?
4. Quels sont, à votre avis, les points faibles qui posent problème lors du travail avec des documents ?
5. Les formulaires de documents existants sont-ils pratiques à utiliser ?
6. Combien de temps faut-il pour traiter un document ? Cette question doit être posée pour chaque type de document largement présent dans les processus métiers de l’organisation.
7. Quel est le volume de flux documentaire dans votre domaine d’activité ?

Le processus d'entretien a été affecté par l'activité des participants à l'enquête, ce qui a affecté le moment de l'enquête et a également démontré que les employés ont sous-estimé l'importance du projet.

Suite à l'analyse des informations recueillies lors de l'entretien, un tableau a été constitué, montré dans l'exemple 2. Cela a permis de structurer les informations reçues et de tirer les conclusions nécessaires, qui y sont bien reflétées.

Exemple 2

Systématisation des informations obtenues lors de l'entretien

Réduire le spectacle

Sur la base des résultats des entretiens, les processus métier suivants ont été identifiés et nécessitent en premier lieu une automatisation par EDMS :

• la gestion des contrats;
• coordination des factures pour paiement ;
• coordination des documents organisationnels et administratifs :
• contrôle de l'exécution des instructions (résolutions).

Les entretiens ont permis de préparer le terrain au questionnement, qui nécessite une plus grande précision dans la réponse aux questions.

Questionnaire

Le but de l'enquête était d'obtenir des informations plus détaillées (précises) sur l'état actuel du flux de documents et du travail de bureau dans l'entreprise. Les participants à l'enquête étaient des chefs d'unités structurelles et des experts en la matière, qui deviendraient ensuite des utilisateurs de l'EDMS. L'enquête a été réalisée par contumace, ce qui impliquait de remplir le questionnaire en l'absence du chercheur.

Le questionnaire comprenait trois parties (voir exemple 4) :

1. La partie introductive - sa tâche principale était d'encourager le répondant à répondre aux questions posées. Le but et les objectifs de l’étude, l’importance du rôle du répondant ont été décrits ; instructions pour remplir le questionnaire.
2. La partie principale contient des questions avec une formulation simple, et leur exhaustivité et leur quantité dépendent de l'objectif souhaité (les questions de l'exemple de questionnaire de l'exemple 4 sont consultatives et peuvent différer des questions optimales pour enquêter sur votre entreprise ; vous pouvez les utiliser comme point de départ échantillon pour développer votre propre questionnaire).
3. La dernière partie - ici, le défendeur a reçu une garantie de confidentialité de l'opinion qu'il a exprimée ; la gratitude a été exprimée pour la participation à l’étude.

A la demande du répondant, le questionnaire a été imprimé et lui a été remis personnellement ou envoyé à son e-mail. La forme du questionnaire a été conçue de manière à ce qu'il soit pratique pour le répondant de le remplir directement dans un fichier Word.

Si le questionnaire a été envoyé sous forme de fichier Word, alors dans le corps de l'e-mail, le destinataire a d'abord vu le texte d'accompagnement (toutes les coordonnées dans l'exemple sont fictives) :

Exemple 3

Texte d'accompagnement et objet de l'email lors de l'envoi du questionnaire en pièce jointe par email

Réduire le spectacle

Exemple 4

Questionnaire pour réaliser une enquête auprès d'une entreprise avant de mettre en œuvre un EDMS

Réduire le spectacle

Les données collectées ont été saisies dans un tableau MS Excel, ce qui a permis de générer automatiquement des diagrammes de répartition des opinions sur chaque question. Ceux. les résultats ont été présentés à la direction de la manière la plus visible possible (voir exemple 6). Le nombre d'options de réponse sélectionnées pour chaque question était reflété sur une feuille du fichier, et des diagrammes basés sur ces données ont été construits sur une autre feuille :

A l'avenir, nous allons prendre en compte tous les risques identifiés afin de passer au plus vite au travail dans l'EDMS :

• le risque d'absence ou de définition incorrecte des tâches et fonctions de l'EDMS ;
• le risque de sous-estimer les ressources nécessaires (monétaires, temps) ;
• le risque de retards dans la mise en œuvre des étapes du projet ;
• le risque d'information insuffisante des salariés de l'entreprise sur l'avancement des travaux, ainsi que le risque de négligence, de passivité, de résistance des salariés et de faible implication des managers dans le projet ;
• risque de mauvais équipement technologique ;
• risque de manque de cadre réglementaire.

En général, l'enquête a montré une attitude positive à l'égard de l'introduction de la gestion électronique des documents, mais un certain nombre d'employés avaient également une attitude négative à l'égard de la mise en œuvre de l'EDS, car ils percevaient ce projet comme une simple innovation de plus qui ne ferait qu'ajouter davantage. travailler pour eux.

Par la suite, sur la base de l'analyse des résultats des entretiens et des questionnaires, l'objectif a été déterminé et les exigences relatives à l'EDMS ont été établies, mais il s'agit d'une autre étape non moins importante du travail de mise en œuvre. Actuellement, notre société mène une analyse comparative du marché EDMS.

Notes de bas de page

Réduire le spectacle

Mots clés: enquête d'entreprise, entretiens et interrogatoires, registre des informations entrantes, registre des informations internes, registre des informations sortantes, rapport d'enquête expresse de l'entreprise, modèle de référence, modèle économique complet de l'organisation, modèle fonctionnel du domaine.

Tâches et étapes de l'inspection pré-conception d'une installation d'automatisation

L'enquête d'entreprise est une étape importante et déterminante de la conception du SI. La durée de l'examen est généralement de 1 à 2 semaines. Pendant ce temps, l'analyste système ne doit pas examiner plus de 2 à 3 types d'activités (RH, comptabilité, transport, marketing, etc.).

Collecte d'informations pour la construction modèle économique complet de l'organisation se résume souvent à l'étude des flux d'informations documentés et des fonctions des départements, et s'effectue également au moyen d'entretiens et de questionnaires.

Avant le début des travaux d'enquête, l'organisation fournit généralement un ensemble de documents, qui comprennent généralement :

Informations récapitulatives sur les activités de l'entreprise.

Informations sur les activités de gestion, financières, économiques et de production de l'entreprise.

Informations sur les politiques comptables et les rapports.

Flux documentaire régulier de l'entreprise.

Registre des informations entrantes.

Registre des informations internes.

Registre des informations sortantes.

Informations sur l'infrastructure d'information et informatique de l'entreprise.

Informations sur les personnes responsables.

Listes de questions pour les entretiens et questionnaires sont établis pour chaque division étudiée et approuvés par le chef d'entreprise. Ceci est fait dans le but de :

empêcher l'accès à des informations confidentielles ;

renforcer l'orientation cible de l'enquête;

minimiser la distraction des employés de l’entreprise dans l’exercice de leurs fonctions.

Liste générale des questions(avec leurs détails ultérieurs) comprend les points suivants :

tâches principales des unités ;

informations collectées et enregistrées ;

rapports;

interaction avec d'autres départements.

Questionnaires pour les managers et les spécialistes peut contenir les questions suivantes :

Quels devraient être (du point de vue de votre service) les objectifs de la création d'un système de gestion d'entreprise intégré ?

Structure organisationnelle de l'unité.

Tâches de l'unité.

Séquence d'actions lors de l'exécution de tâches.

Avec quels types d’organisations externes (banque, client, fournisseur, etc.) l’unité interagit-elle et quelles informations sont échangées ?

Quel matériel de référence utilisez-vous ?

Combien de temps (en minutes) consacrez-vous à effectuer les opérations de base ? Quelles sont les dates de « pointe de charge » ? (fréquence par mois, trimestre, année, etc.) Équipements techniques du département (ordinateurs, réseau, modem, etc.). Produits logiciels utilisés pour automatiser les processus métier.

Quels rapports et à quelle fréquence préparez-vous pour la direction ? Des spécialistes clés du département qui peuvent répondre à toutes les questions sur les processus opérationnels utilisés dans le département.

Caractéristiques des objets télécommandés.

Flux de documents sur le lieu de travail.

En règle générale, les données collectées de cette manière ne couvrent pas tous les aspects importants de l'activité organisationnelle et présentent un degré élevé de subjectivité. Et surtout, ce type d'enquête n'identifie pas les facteurs stables associés aux caractéristiques spécifiques de l'organisation, qui peuvent être influencés exclusivement par les méthodes d'ajustement fonctionnel du système organisationnel.

Une analyse des enquêtes auprès des chefs des organisations et entreprises interrogées montre que leurs idées sur la structure de l'organisation, les objectifs généraux et locaux de fonctionnement, les tâches et fonctions des départements, ainsi que la subordination des employés sont parfois contradictoires. En outre, ces idées s’écartent parfois des objectifs et des règles officiellement déclarés ou contredisent les activités réelles.

Si la structure des flux d'informations peut être identifiée à partir d'échantillons de documents et de configurations de réseaux informatiques et de bases de données, alors la structure des microprocessus réels effectués par le personnel dans les contacts d'information (en grande partie non documentés) reste inconnue.

Les réponses à ces questions peuvent être apportées par des diagnostics structurels et fonctionnels basés sur des méthodes de photographie continue (ou sélective) du temps de travail du personnel. Le diagnostic a pour objectif d'obtenir des connaissances fiables sur l'organisation et les relations organisationnelles de ses éléments fonctionnels.

À cet égard, les tâches les plus importantes du diagnostic fonctionnel des structures organisationnelles comprennent :

classification des sujets de fonctionnement (catégories et groupes de travailleurs);

classification des éléments du processus de fonctionnement (actions, procédures) ;

classification des directions (problèmes à résoudre), objectifs de l'opération ;

classification des éléments du flux d'informations ;

mener une enquête sur les activités du personnel de l’organisation;

étude de la répartition (en temps et en fréquence) des caractéristiques organisationnelles : procédures, contacts du personnel, domaines d'activité, éléments de flux d'informations - individuellement et en combinaison les uns avec les autres par catégories d'employés, types de procédures et leurs domaines (selon le résultats et logique de la recherche) ;

identifier la structure réelle des relations fonctionnelles, informationnelles, hiérarchiques, temporaires, problématiques entre managers, salariés et services ;

établir une structure pour la répartition du temps de travail des managers et du personnel en fonction des fonctions, des problèmes et des objectifs de l'organisation ;

identification des principales technologies pour le fonctionnement de l'organisation (processus d'information, y compris non documentés), fixation de leurs objectifs par rapport aux objectifs déclarés de l'organisation ;

identifier des groupes de travailleurs homogènes dans leurs activités spécifiques, leur orientation cible et leur subordination réelle, formant un véritable modèle de structure organisationnelle et le comparant à celui déclaré ;

déterminer les raisons de l'écart entre la structure déclarée et réelle des relations organisationnelles.

La « photographie » continue du temps de travail est l'observation et l'enregistrement continus des caractéristiques des travailleurs en train de fonctionner tout au long de la journée de travail. Dans ce cas, les paramètres affichés sont saisis séquentiellement dans un tableau de travail pré-préparé. Vous trouverez ci-dessous le formulaire d'une feuille de travail d'analyste de systèmes :

Immédiatement après l'achèvement de la procédure d'examen, le tableau est complété par des caractéristiques supplémentaires : branche technologique, fonction du système, sujet, aspect, contexte émotionnel, etc.

Certains indicateurs, ceux marqués d'un astérisque, sont renseignés pendant l'enquête, le reste - après. Le contenu des entrées est le suivant :

numéro (dans l'ordre);

agent (poste du salarié interrogé) ;

la durée pendant laquelle la procédure a été réalisée ;

procédure (le nom du contenu d'un ensemble d'actions élémentaires unies par la généralité du problème particulier à résoudre) ;

information (sens du flux d'informations entre l'agent et la contrepartie) ;

initiative (l'initiateur du lancement de cette procédure) ;

contrepartie (poste d'un salarié en contact avec le sujet) ;

relation (reflétant la subordination de l'agent et de la contrepartie, la forme d'interaction dans cette procédure) ;

problème (description verbale du problème à résoudre).

Le résultat de l’enquête d’avant-projet doit apparaître " Rapport d'inspection expresse de l'entreprise", dont la structure est donnée ci-dessous.

Brève description schématique des processus métier, par exemple :

gestion des achats et des stocks;

Gestion de la production;

gestion des ventes;

gestion des ressources financières.

Exigences de base et priorités de l'automatisation.

Évaluation des ressources du client nécessaires pour soutenir le projet.

Dans ce travail, la société « Zaman-Bank » a été choisie comme entreprise étudiée. Elle a été fondée en 1989 et opère sur le marché du secteur bancaire, en fournissant des services aux personnes morales et aux personnes physiques. Les caractéristiques stratégiques de la banque sont la rapidité du service, une large gamme d'offres de prêts, un haut niveau d'adaptation à l'environnement extérieur - culturel, économique, juridique, technologique et politique. La banque est située au Kazakhstan et son bureau principal est à Astana.

L'un des axes de développement prioritaires de la banque est l'amélioration des processus informatiques existants. Pour ce faire, la direction a décidé de recourir à l'aide de sociétés intégratrices tierces. Il est prévu de moderniser le département informatique conformément à l'approche de service et aux meilleures pratiques mondiales, tandis que parmi les principales priorités de la banque figurent l'affinement du catalogue de services et la mise en œuvre complète du processus de gestion des incidents et des actifs informatiques.

Méthodologie d’examen du service informatique de la banque

Pour sélectionner une méthodologie d’enquête pour le service informatique de la banque, les méthodes suivantes ont été analysées :

• 1. Analyse de la documentation existante pour le processus et/ou le système d'automatisation. Pour ce faire, un ensemble complet de documents est demandé, un stand est déployé pour les systèmes d'automatisation existants et une étude indépendante des matériaux reçus a lieu.
• 2. Interviewer les employés du client. L’entreprise intégratrice se rend sur place de l’enquête et mène des entretiens sur tous les éléments clés du travail du service informatique.
• 3. Observations. L’entreprise intégratrice mène une enquête sur le lieu de travail du client, tout en observant les participants au processus, comment ils exercent leurs fonctions dans le processus et travaillent dans le système.
• 4. Demande d'informations - questionnaire. Des questionnaires sont envoyés au client, après quoi les employés du client les remplissent. Ensuite, les questionnaires sont analysés par l'équipe projet de l'entreprise intégratrice.
• 5. Combinaison des méthodes ci-dessus.

Se rendre sur le lieu de travail du client est compliqué par le fait que le siège social du client est situé dans un autre pays et que les lieux de travail sont répartis dans plusieurs villes. La méthode observationnelle a été rejetée en raison du temps et des coûts humains élevés nécessaires à son application. L'étude des documents et des réglementations est un processus long dans une entreprise qui nécessite un grand nombre de ressources humaines. Son utilisation a été jugée nécessaire à la mise en œuvre du projet, mais aux étapes suivantes, elle a été incluse dans le plan du projet. La méthode d'enquête a été choisie comme la plus efficace en termes de coûts de main-d'œuvre, de coûts de temps et de résultats obtenus.

L'enquête auprès de la direction informatique de la banque a été réalisée à partir d'une enquête auprès des utilisateurs de systèmes d'information automatisant les processus informatiques. Les données ont été collectées sur l'organisation actuelle du processus informatique et étudiées en deux étapes.

La première étape a été réalisée par communication à distance avec les utilisateurs du système : les informations ont été collectées au moyen de questionnaires et de conversations téléphoniques. Les informations demandées ont été divisées en deux catégories :

• · Collecte d'informations sur la structure organisationnelle du service informatique de l'entreprise :
  • o nombre d'employés informatiques ;
  • o les horaires d'ouverture du service d'assistance ;
  • o les systèmes actuels d'automatisation des processus informatiques ;
• · Collecte et analyse de la documentation des processus
• o description des processus de flux de travail ;
• o schéma d'instructions de rôle ;
• o rapports sur l'efficacité des processus.

Au cours de la deuxième étape, la méthode d’entretien et d’observation a été utilisée. Dans ce cas, l'accent a été mis sur des domaines tels que :

• · Collecte d'informations sur l'ordre réel du processus - entretien avec les participants au processus (employés des services informatiques). A cet effet, des questionnaires ont été créés (voir Annexe 1), qui ont été envoyés par courrier aux collaborateurs du service informatique de la banque. Des conversations téléphoniques ont également eu lieu sous forme d'entretiens utilisant les questionnaires complétés reçus, qui contenaient des questions sur chacune des composantes de l'organisation des processus ;
• · Identifier les besoins en matière de processus informatiques et de leurs systèmes d'automatisation. Il s’agit notamment de la gestion du service informatique de la banque et des autres parties prenantes du projet.
• · Familiarisation avec les systèmes d'automatisation utilisés. Cette activité a été réalisée par les ingénieurs de l'entreprise de l'entrepreneur. En même temps, les systèmes associés avec lesquels il est nécessaire d'établir l'intégration au cours du projet ont été étudiés et les exigences d'intégration ont été collectées.

Les résultats de l'enquête ont été consignés dans le rapport présenté dans les deux sections suivantes de ce travail et ont été convenus avec l'équipe de projet de l'entreprise.