Die Budgetierung ist eines der wichtigsten Elemente des Management Accounting, dessen Hauptaufgaben darin bestehen, vorläufige Budgets zu erstellen, Abweichungen zeitnah zu erkennen, die erzielten Ergebnisse faktoriell zu analysieren und nach optimalen Optionen für Managemententscheidungen zu suchen.

Bei der Analyse der Haushaltsausführung des Unternehmens werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Ergebnissen verglichen und die Ursachen für Abweichungen bei natürlichen, absoluten und relativen Werten ermittelt.

Ein Unternehmen, das im Wettbewerb, insbesondere unter wirtschaftlichen Instabilitätsbedingungen, erfolgreich sein möchte, sollte der Analyse der Haushaltsausführung besondere Aufmerksamkeit widmen, da dies es ermöglicht, viele Probleme im Management aufzudecken, die Kostenkontrolle zu stärken und die Leistungsverantwortlichen zu identifizieren Ergebnisse.

Die Budgetanalyse umfasst drei Phasen:

Vorstufe. Die Analyse erfolgt bereits im Stadium der Haushaltsbildung, um die Daten zu untermauern.

Aktuelle (Zwischen-)Stufe. Die Analyse wird in der Phase der Haushaltsausführung durchgeführt. Eine Reihe vorbeugender Maßnahmen zur Erkennung unangemessener Ausgaben und Abweichungen. Treffen von Entscheidungen über die Notwendigkeit, das Budget anzupassen oder die Kontrolle über die Ausführung des Budgets zu verschärfen.

Die letzte Etappe. Die Analyse der Abweichungen und der Gründe für deren Auftreten erfolgt auf Basis der Ergebnisse des Zeitraums. Entwicklung von Maßnahmen, um die Auswirkungen negativer Faktoren zu minimieren und positive in Zukunft zu festigen. Bildung von Schlussfolgerungen und Empfehlungen für den nächsten Planungszeitraum

Abbildung 1. Analyse der Abweichungen am Beispiel des Softwareprodukts „WA: Financier“.

Die Abweichungsanalyse, die auf die Entwicklung von Managemententscheidungen und -taktiken abzielt, umfasst eine detaillierte Analyse, die die Bestimmung des Einflussgrades verschiedener Faktoren auf Leistungsindikatoren widerspiegelt. Die Methodik zur Durchführung der Faktorenanalyse ist wie folgt:

• Die allgemeine Abweichung des endgültigen Indikators vom geplanten wird ermittelt;
• Es entsteht ein direkter Zusammenhang zwischen den Faktoren und dem endgültigen Indikator;
• Die Beziehung zwischen Faktoren und Ergebnisindikatoren wird modelliert;
• Die Faktoren werden nach Grad ihres Einflusses geordnet.
• Die Rolle jedes einzelnen von ihnen bei der Änderung des endgültigen Indikators wird analysiert und bewertet.
• Es werden Schlussfolgerungen und Empfehlungen zu Managemententscheidungen formuliert, die auf die Ausführung oder Anpassung des Budgets abzielen.

Die Abweichungsanalyse in allen Phasen sollte sowohl die aktuellen als auch die strategischen Pläne des Unternehmens berücksichtigen. Eine Plan-Sachverhaltsanalyse der Budgetabwicklung von Einnahmen und Ausgaben kann beispielsweise sowohl für das Gesamtunternehmen als auch für einzelne Strukturbereiche, Regionen und Projekte durchgeführt werden.

Abbildung 2. Analyse der Abweichungen am Beispiel des Softwareprodukts „WA: Financier“.

Plan-Ist-Analyse des Budgets am Beispiel des WA-Systems: Der Finanzierer ermöglicht Ihnen eine absolute und relative Beurteilung von Abweichungen, indem er die in den Budgets geplanten Kennzahlen mit den Ist-Ergebnissen in beliebigen Analyseabschnitten vergleicht.

Somit hilft die Budgetanalyse dabei, Probleme zu erkennen, bestehende Chancen aufzuzeigen, die Entscheidungsfindung und Koordination von Aktivitäten zwischen den Abteilungen des Unternehmens zu erleichtern.

Der Budgetierungsprozess sollte durch Feedback begleitet werden. Als Feedback dienen die Prozesse der Budgetkontrolle und -analyse. Die Budgetkontrolle umfasst die folgenden Vorgänge:

• Kontrolle der Haushaltsausführung;
• Identifizieren von Abweichungen pro Artikel;
• Analyse der Gründe, die zu Abweichungen geführt haben;
• Entwicklung von Maßnahmen zur Optimierung des Haushaltsvollzugs;
• Treffen notwendiger Managemententscheidungen.

Schauen wir uns die wichtigsten Punkte an, die ein Budgetkontrolleur bei der Arbeit mit dem Budget berücksichtigen sollte.

ABWEICHUNGEN

Die Kontrolle einfacher und komplexer Budgets beginnt mit der Berechnung der Abweichungen (Tabelle 1). Abweichungen treten immer auf, da es sich beim Budget um eine Reihe geplanter Indikatoren handelt. In diesem Stadium verlassen auf:

• absolute Abweichungen. Unter der absoluten Abweichung versteht man nach den Regeln der formalen Mathematik (Spalten 7, 10 der Tabelle 1) die Differenz zwischen Ist- und Planwert mit entsprechendem Vorzeichen;
• relative Abweichungen(Spalten 8, 11 von Tabelle 1). Solche Abweichungen sind aussagekräftiger und werden als Prozentsatz des analysierten Wertes ausgedrückt. Absolute und relative Abweichungen ergänzen sich;
• kumulative Abweichungen. In diesem Fall wird der Unterschied zwischen den kumulativen Indikatoren ermittelt. Der kumulative Indikator ist ein periodengerecht berechneter Betrag.

Mit der kumulativen Abweichung können Sie den Grad der Planerfüllung für ein Quartal, ein halbes Jahr und die mögliche Differenz bis zum Ende des Budgetzeitraums (Jahr) beurteilen.

Zufällige Schwankungen der Haushaltsindikatoren, die in bestimmten Zeiträumen auftreten, können in kurzer Zeit zu erheblichen Abweichungen führen, und während des Haushaltsjahres können die Schwankungen unbedeutend sein. Durch die Kumulierung können Sie zufällige Abweichungen ausgleichen und den Trend genauer erkennen;

• selektive Abweichungen. Die Berechnung dieser Abweichungen beinhaltet den Vergleich der Werte eines bestimmten Zeitintervalls. Es wird davon ausgegangen, dass die kontrollierten Werte im Zeitverlauf verglichen werden: Quartal, Monat oder Tag.

Ein Vergleich kontrollierbarer Werte für einen bestimmten Monat des laufenden Jahres mit dem gleichen Monat des Vorjahres (z. B. der Posten „Marketingkosten“ im Januar 2016 und im Januar 2015) kann sein informativer Vergleich mit dem Vormonat des betrachteten Planungszeitraums.

Die Methode der Berechnung selektiver Abweichungen dient der Identifizierung und Kontrolle der Gründe für Änderungen von Budgetindikatoren, die durch einen saisonalen Faktor gekennzeichnet sind. Manchmal wird zur Berechnung punktueller Abweichungen nicht das letzte Jahr, sondern ein anderer Basiszeitraum herangezogen (z. B. das erste Jahr, in dem die Budgetierung durchgeführt wurde, der Vorkrisen- oder Nachkrisenzeitraum).

In Tabelle 1 werden punktuelle Abweichungen in den Spalten 10 und 11 wiedergegeben. Sie zeigen dies im Vergleich zum vierten Quartal. 2014 Im Berichtsquartal erhöhte sich das Budget für Materialkosten für Gerätereparaturen um 121 Tausend. reiben. (14,09 %). Gleichzeitig unterscheidet sich die Höhe der Kosten je Budgetposten erheblich. Bei Elektroden sehen wir beispielsweise eine Kostensenkung um 800 Rubel. (6,67 %), für Hardware - eine Kostenerhöhung um 700 Rubel. (25 %).

BEACHTEN SIE

Kontrollberechnungen von Abweichungen bewahren Sie nicht vor Mehrausgaben und Budgetverzerrungen, ermöglichen Ihnen aber, Managemententscheidungen zu treffen, um Mehrausgaben in der Zukunft auszugleichen.

Eine detaillierte Beschreibung der Gründe und Richtungen der Abweichungen fordern Sie am besten bei den für die Haushaltsposten zuständigen Abteilungsleitern an.

WIR BEURTEILEN ABWEICHUNGEN

Gehen wir davon aus, dass für das Budget (mehr als 200 Posten) Plan-Ist-Rechnungen durchgeführt wurden und Abweichungen festgestellt wurden. In dieser Situation besteht kein Grund, Ökonomen für einen Analphabetenhaushalt oder Abteilungsmitarbeiter für die Unrichtigkeit der bereitgestellten Daten verantwortlich zu machen. Es ist wichtig, die Bewertung und Analyse von Abweichungen richtig anzugehen.

Bei der Arbeit mit Abweichungen stellt sich häufig die Frage: „Ist eine Bewertung und Kontrollanalyse absolut aller festgestellten Abweichungen erforderlich?“ Erfahrene Finanzspezialisten werden diese Frage negativ beantworten und in folgenden Bereichen tätig sein:

1. Beurteilung und Analyse von Abweichungen, die einen bestimmten Grenzwert überschritten haben.

Die Grenze muss vom Generaldirektor genehmigt werden. Grenzwerte werden in absoluten Werten oder Prozentsätzen festgelegt. Es wird empfohlen, Grenzwerte abhängig von der analysierten Menge (dem geplanten Wert des Indikators) festzulegen (Tabelle 2).

Manchmal wird für Einsparungen eine breitere Grenze festgelegt (z. B. für die in Tabelle 2 angegebene Abstufung: 20, 10, 5 bzw. 2 %) und für Mehrausgaben für einen Artikel – innerhalb eines strengeren Rahmens.

BEISPIEL 1

Unter der Position „Bezahlung des Lagerpersonals“ waren im zweiten Halbjahr 2015 800.000 Rubel geplant, der tatsächliche Betrag betrug 860.000 Rubel. Abweichung - 60.000 Rubel oder 7,5 % . Orientiert am dritten Grenzwert laut Tabelle. Aus 2 ist ersichtlich, dass die Abweichung den festgelegten Grenzwert überschreitet. Dies bedeutet, dass die Faktoren ermittelt werden müssen, die diese Abweichung verursacht haben.

BEISPIEL 2

Für die Trinkwasserversorgung der Mitarbeiter waren 9.500 Rubel vorgesehen, tatsächlich wurden jedoch 10.300 Rubel ausgegeben. Abweichung - 800 Rubel. ( 8,4 % ), was in den ersten Grenzwert passt (siehe Tabelle 2). Eine weitere Ausarbeitung dieser Zahl ist nicht erforderlich.

Wenn wir uns dem Beispiel der LLC „Proizvodstvo“ zuwenden, dann sind die Haushaltsposten „Kugelhähne“ und „Sauerstoff“ laut Tabelle. 2 passt in die Grenze. Die Abweichungen betragen bei ihnen nicht mehr als 10 %, sie bedürfen keiner gründlichen Untersuchung.

2. Arbeiten mit Abweichungen, deren Wert im Vergleich zum endgültigen Budgetbetrag erheblich ist.

Nehmen wir an, dass das Budget für den Einkauf von Grundmaterialien 1020 Tausend Rubel beträgt, die Abweichung für den Posten „Metall“ beträgt 147 Tausend Rubel oder 14,4 % des Gesamtbudgets. Das ist eine große Zahl, Sie müssen die Gründe für diese Abweichung finden (Preiserhöhung bei Lieferanten, falsche technologische Standards usw.).

Es empfiehlt sich, den Prozentsatz der Abweichungen vorab zu genehmigen (Tabelle 3).

Das Materialkostenbudget für Reparaturen für Production LLC umfasst 88 Positionen (siehe Tabelle 1), der zulässige Prozentsatz der Abweichungen vom Gesamtbetrag beträgt 5 %.

Die größte Ersparnis beträgt 160.000 Rubel. unter dem Artikel „Lager“ beobachtet, der sich auf 16,84 % (160.000 Rubel / 950.000 Rubel × 100 %), das heißt, er überschreitet den zulässigen Betrag deutlich und erfordert eine Klärung der Situation.

Eine weitere wesentliche Abweichung ist eine Mehrausgabe von 19.000 Rubel. (76 %) unter dem Artikel „Gummimanschetten“ – passt in die 5 %-Grenze (19.000 Rubel / 950.000 Rubel × 100 % = 2 %). Unter dem Gesichtspunkt der Gewichtung des endgültigen Indikators ist dies nicht so wichtig, aber dieser Artikel kann nicht ohne Analyse beiseite gelegt werden, da es sich um Mehrausgaben handelt 76 % passt nicht in die in der Tabelle festgelegte Grenze. 2.

3. Fachliche Beurteilung von Abweichungen.

Die Methode erfordert keine komplexen Berechnungen; Abweichungsgrenzen werden auf der Grundlage von Expertenmeinungen festgelegt. Bei den Sachverständigen handelt es sich um die für einen bestimmten Betriebshaushalt zuständigen Abteilungsleiter. Die Genauigkeit der so ermittelten Abweichungsgrenzen ist recht gering und subjektiv.

Expertenbewertungsmethode Es ist ratsam, es zu verwenden in Unternehmen, die Einzel- oder Kleinserienprodukte herstellen, neue Projekte umsetzen, Forschungs- und Entwicklungsarbeiten durchführen, sowie in Bauunternehmen. Diese Bewertungsmethode ist dort gefragt, wo keine Daten für Vorperioden vorliegen.

BEACHTEN SIE

Abteilungsleiter sind daran interessiert, dass die vom Unternehmen genehmigten Abweichungsgrenzen möglichst weit gefasst sind. Dies wird es den Beamten ermöglichen, sich von der Verantwortung für die Nichterfüllung ihrer Pläne und Aufgaben zu befreien.

Eine Situation, in der die akzeptierten Abweichungsgrenzen extrem eng sind, hat eine schwache Kontrollfunktion. Dies hat zur Folge, dass bei der Durchführung einer Plan-Fakten-Analyse die meisten Haushaltsposten hinsichtlich der Abweichungen aus dem Rahmen fallen und Managemententscheidungen erfordern, obwohl die Abweichungen tatsächlich nur bei wenigen von ihnen wirklich erheblich sein werden. Es ist klar, dass die Arbeitskosten erfahrener Ökonomen, Experten und Manager verschwendet werden.

Die Arbeit mit Abweichungen, die auf spätere Managemententscheidungen abzielen, erfordert eine detailliertere Betrachtung Faktorenanalyse der Einfluss verschiedener Parameter auf Schlüsselindikatoren (Gewinn, Cashflow usw.).

Technologie Die Durchführung einer solchen Kontrolle sieht folgendermaßen aus:

1. Identifizierung von Faktoren, die den Wert des endgültigen Indikators beeinflussen.

2. Ermittlung der Gesamtabweichung des Endindikators vom geplanten Budgetwert.

3. Bestimmung der Abweichung des Endindikators als Ergebnis der Abweichung jedes einzelnen Faktors.

4. Bestimmung der Prioritäten des Einflusses einzelner Faktoren auf den Wert des Endindikators.

MELDUNG VON ABWEICHUNGEN

Die Meldung von Abweichungen ist ein Kernelement des Kontrollsystems. Für bestimmte Indikatoren (z. B. Umsatzeingang) wird täglich ein Reporting erstellt, für andere wöchentlich und monatlich. Es hängt alles von der Art der kontrollierten Indikatoren ab.

Abweichungen werden dem Management in Form von Mitteilungen oder Berichten vorgelegt. Abweichungsberichte müssen vorliegen visuell. Beim Erstellen eines Berichts können Sie Indikatoren farblich hervorheben, die eine erhebliche Abweichung vom Plan aufweisen. Die Wahl der Farbe sollte sich nach der Größe der Abweichungen richten: Positive Abweichungen werden grün, negative rot und Werte nahe der Grenzwerte orange hervorgehoben. Werte innerhalb normaler Grenzen werden nicht hervorgehoben.

Die Farbgebung ermöglicht es dem Manager, die aktuelle Situation im Unternehmen schnell einzuschätzen und sich auf Indikatoren mit negativen Trends zu konzentrieren .

Eine weitere Möglichkeit zur Erstellung eines Berichts sind Diagramme vom Typ „Tachometer“ mit den Sektoren „Normal“, „Unten“, „Oben“, wobei die Position des virtuellen Pfeils den Status des Indikators anzeigt. Solche Diagramme sind im Vertrieb weit verbreitet: Vertriebsmanager zeigen sie auf dem Bildschirm an und verfolgen Indikatoren in Echtzeit.

Es wäre ratsam, sich weiterzuentwickeln Abweichungskontrollvorschriften. Die Ordnung muss enthalten:

• Beschreibung der Methodik zur Überwachung von Abweichungen. Eine solche Methodik sollte nicht nur für das PEO, sondern auch für andere Abteilungen (Produktion, Vertrieb) transparent und verständlich sein;
• eine Form der Benachrichtigung (Bericht) von Abweichungen, die visueller und effektiver ist als Notizen in Standardberichten. Es ist möglich, Systeme aus „Tachometern“ und „Ampeln“ für Schlüsselindikatoren zu entwickeln. Ein Beispiel für eine „Ampel“ für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Eine Zahlungsverzögerung von drei Tagen wird orange hervorgehoben, mehr als zehn Tage – rot;
• Fristen und Verfahren zur Einreichung von Berichten;
• Feedback-Verfahren (zusätzliche analytische Informationen eines Wirtschaftswissenschaftlers können erforderlich sein);
• Identifizierung der für die Entscheidungsfindung verantwortlichen Beamten;
• Fristen für die Entscheidung über festgestellte Abweichungen.

BEACHTEN SIE

Die Verwaltung und Behandlung von Abweichungen ist Teil des Management- und Budgetprozesses. Abweichungen der tatsächlichen Ergebnisse von den geplanten werden Gegenstand operativer oder strategischer Besprechungen (auf der Ebene des mittleren Managements bzw. auf der Ebene des Top-Managements). In den Besprechungen werden die Aktivitäten des Unternehmens detailliert analysiert und alle Faktoren, die zu den größten Abweichungen geführt haben, sowie die notwendigen Managemententscheidungen erarbeitet.

IST DER PLAN REALISTISCH?

Die Kontrolle des Haushaltsvollzugs wird nicht immer von den Mitarbeitern durchgeführt, die ihn erstellt haben. Es gibt Situationen, in denen schwerwiegende Abweichungen die Spezialisten, die den Haushalt verabschiedet haben, dazu zwingen, die Gültigkeit der Planwerte noch einmal zu überprüfen.

Unrealismus, Irrtümer oder der Wunsch, in der Praxis auszuschmücken, sehen so aus:

1. Der CEO und die Eigentümer des Unternehmens wollen, dass der Gewinn um 25 % steigt. Aus objektiven Gründen (Marktrückgang, starker Wettbewerb, hohe Kosten) kann das Unternehmen unter konstanten Bedingungen 15 % geben. Abteilungsleiter Zahlen eingeben, was für Top-Manager und Eigentümer geeignet ist, während sie eine Reihe von Maßnahmen entwickeln mussten, um den Umsatz zu steigern und die Kosten zu senken.

2. Das Verkaufsbudget basiert nicht auf Marktprognosen, sondern wird durch die Inbetriebnahme neuer Geräte begründet. Es kommt vor, dass sich die Situation verschlimmert, wenn das Investitionsbudget noch nicht erstellt wurde oder aus Geldmangel beschlossen wird, das Investitionsprogramm abzubrechen, aber gleichzeitig das Verkaufsbudget wurde nicht angepasst.

3. Der Haushalt wurde auf der Grundlage der Vorjahreszahlen erstellt, angepasst an den Inflationsindex und die Wachstumsrate. Dabei wesentliche Bedingungen nicht berücksichtigt die im laufenden Jahr aufgetreten sind (Personal, Kostenstruktur, Vertragsbedingungen für die Zusammenarbeit mit Kunden haben sich geändert).

4. Es kann vorkommen, dass es nicht möglich ist, die Berechnungen und die Gültigkeit der im Budget enthaltenen Zahlen noch einmal zu überprüfen. Es gab Berechnungen, aber sie sind irgendwo verschwunden. Niemand erinnert sich, warum diese bestimmte Zahl eingegeben wurde oder warum Anpassungen vorgenommen wurden. Über die Richtigkeit des Planwertes muss in diesem Fall nicht gesprochen werden, eine Kontrolle von Abweichungen ist nicht möglich.

Für solche problematischen Posten gibt es nur noch eine Kontrollrichtung: zu prüfen, ob tatsächlich Ausgabenbedarf bestand. Wenn es sich um Materialien handelt, prüfen sie deren Verfügbarkeit im Lager, in der Werkstatt und kontrollieren deren Einbeziehung in die Produktionskosten.

Um solche Situationen zu verhindern, müssen die für die Erstellung von Haushaltszahlen verantwortlichen Mitarbeiter nicht nur die Verfügbarkeit von Dokumenten und Berechnungen sicherstellen, die die Bereitstellung von Daten für den Haushaltsplan bestätigen, sondern auch den zeitnahen Zugriff darauf durch Überwachungsspezialisten.

Budgetkontrolleur sollte überprüfen Folgendes:

• Budgetformulare werden vollständig und mit dem erforderlichen Detaillierungsgrad ausgefüllt;
• Alle notwendigen Erläuterungen, Prognosen, Protokolle und Berechnungen sind den Einnahmen- und Ausgabenpositionen beigefügt.

Der Plan muss von allen für seine Erstellung und Genehmigung zuständigen Beamten unterzeichnet werden.

Die Bedingung, die die Möglichkeit einer solchen Kontrolle gewährleistet: Vorhandensein von Haushaltsvorschriften im Unternehmen,Haushaltsvorschriften, in dem alle geplanten Parameter übersichtlich erfasst werden.

5. Unternehmen mit einer Filialstruktur können mit der Situation konfrontiert werden, dass die Zentrale einen Servicevertrag für alle Gebietsabteilungen abschließt und jede Niederlassung einen ähnlichen Vertrag mit einem regionalen Lieferanten abschließt. Dadurch werden sich die Kosten verdoppeln. Für geografisch verteilte Unternehmen ist die Überwachung solcher „Duplikationen“ wichtig.

6. Der Budgetkontrolleur muss sicherstellen, dass die im Budget ausgewiesenen Zahlen den genehmigten Standards entsprechen (z. B. Standards für den Verbrauch von Rohstoffen, Kraft- und Schmierstoffen). Er muss prüfen, ob Mitarbeiter die Mobilfunkgrenze überschritten haben. Es ist wichtig zu wissen Wer hat die Normen wann entwickelt und genehmigt, welche internen und externen Faktoren spielten eine Rolle, wie lange ist es her, dass die Normen überarbeitet wurden?

OPERATIVE KONTROLLE WÄHREND DER HAUSHALTSAUSFÜHRUNG

Wenn Finanzspezialisten beispielsweise am 10. Januar den Haushalt verabschiedeten und sechs Monate später beschlossen, eine Kontrolle durchzuführen, werden viele Abweichungen sofort sichtbar. Um eine solche Situation zu vermeiden, müssen Sie eine ordnungsgemäße tägliche Kontrolle der Haushaltsausführung organisieren.

In der Phase der Implementierung von Budgetierungssystemen sollten der Budgetierungsprozess und der Prozess der Erfassung tatsächlicher Daten geregelt werden. Tatsächliche Daten befinden sich immer im Managementinformationssystem, aber jeder Aufwands-/Einnahmenbetrag ist wichtig zu identifizieren mit dem Budgetposten. Bei der Abbildung von Geschäftsvorfällen ist es erforderlich, nicht nur die zwingenden gesetzgeberischen Einzelheiten anzugeben, sondern auch den Haushaltsposten, auf den sich dieses oder jenes Primärdokument bezieht. Jeder tatsächliche Vorgang muss eine zusätzliche Funktion enthalten - Budgetpostennummer.

Der Haushaltsposten wird auf dem Dokument von seinem Urheber/Empfänger angegeben und der Posten muss vom PEO-Ökonomen bestätigt werden.

Die Abbildung zeigt einen Mechanismus zur Überwachung von Zahlungsanträgen, deren Kosten durch den Haushalt geplant werden.

Das in der Abbildung dargestellte Interaktionsdiagramm ermöglicht Ihnen dies Betriebskostenkontrolle, und vermeiden Sie auch eine Situation, in der tatsächliche Ausgaben an Budgetposten angepasst werden. Ein Beispiel für eine solche Anpassung: Bei Vertragsabschlüssen und der Begleichung von Rechnungen, die im Budget nicht vorgesehen sind, stellt der Abteilungsleiter diese Ausgaben wie geplant dar und gibt dabei die Anzahl der Posten an, für die Mittel vorgesehen sind oder noch nicht ausgeschöpft sind. Die Buchhaltung achtet bei der Verteilung dieser Ausgaben nur auf die Rechtmäßigkeit der Transaktion, nicht jedoch auf die wirtschaftliche Bedeutung, indem sie die vom Abteilungsleiter angegebenen Posten blind einträgt.

Die im Beispiel beschriebene Situation tritt ein, wenn das Unternehmen über kein PEO verfügt oder seine Mitarbeiter mit einem anderen Arbeitsbereich (nicht Budgetkontrolle) beschäftigt sind. Dies geschieht, wenn „Schatzmeister“ Anträge und Zahlungsdokumente ohne PEO-Visum annehmen und Ökonomen als Spezialisten auf dem Gebiet der Kontrolle ignorieren. In diesem Fall bietet keine Varianzanalyse eine ausreichende Kontrolle.

ES IST WICHTIG

Es ist notwendig, Mitarbeitern des Treasury (Finanzabteilung) die Annahme von Wechseln als Zahlungsmittel zu verbieten, wenn sie kein PEO-Mitarbeitervisum besitzen und die Klassifizierung der Ausgaben (Nummern, Codes der Haushaltsposten) nicht angegeben ist. Gleichzeitig muss den PEO-Mitarbeitern Unabhängigkeit gewährleistet werden und sie dürfen nicht dem Druck von Abteilungsleitern und Abteilungsleitern ausgesetzt sein.

VERTRAGSKONTROLLE

Die Finanzabteilung bzw. PEO muss am Vertragsgenehmigungsverfahren teilnehmen. Stellen Sie sich die Situation vor. Der Leiter der Versorgungsabteilung unterzeichnete einen Vertrag über die Lieferung von Ersatzteilen in Höhe von 400.000 Rubel, obwohl solche Kosten im Budget nicht vorgesehen sind, reichte eine Bestellung beim Lieferanten ein (Abrechnungsverfahren - Vorauszahlung) oder, noch schlimmer , hat bereits Ersatzteile erhalten, eine Rechnung unterschrieben (Abrechnungsverfahren – Stundung) . Damit steht die Finanzabteilung vor einer Tatsache: Entweder sie zahlen oder sie setzen das Unternehmen dem Risiko von Strafen aus. Das ist ein Problem. Das zweite Problem: Wenn eine solche Vereinbarung bezahlt wird, kann es zu einem Liquiditätsengpass kommen und die Finanzabteilung wird eine wichtige, budgetierte und ordnungsgemäß geplante Zahlung nicht leisten.

Solche Not- und Risikosituationen können vermieden werden, wenn das Verfahren zum Abschluss und zur Unterzeichnung von Verträgen streng geregelt ist. Muss handeln Regel: Der Generaldirektor billigt den Vertrag nicht, wenn im Vertragsgenehmigungsblatt keine Budgetkontrolle enthalten ist.

Wie sollte die Haushaltskontrolle von Verträgen aussehen? Das übliche Genehmigungsgremium (Rechtsberater, Buchhalter etc.) berücksichtigen wir nicht. Das Genehmigungsblatt muss Folgendes enthalten:

• Vertragsgegenstand (Ausgabenrichtung und kurze Beschreibung dessen, was genau gekauft werden soll);
• Code und Name des Haushaltspostens (eingegeben vom Mitarbeiter der Finanzabteilung oder PEO, der das Budget kontrolliert);
• der Restbetrag des Limits für den Artikel zum Zeitpunkt der Vertragsgenehmigung unter Berücksichtigung anstehender Zahlungen im Rahmen des Vertrags;
• Unterschrift und vollständiger Name des Beamten, der die Haushaltseinteilung vorgenommen hat, und den Restbetrag des Limits.

Es ist schwierig, die Mittelverwendung durch die Überwachung von Verträgen zu kontrollieren. Die Schwierigkeit liegt darin, dass häufig Rahmenverträge unterzeichnet werden und dann in Anträgen und Spezifikationen, von denen es zwei oder zweiundzwanzig sein kann, bestimmte Liefermengen zwischen den Parteien vereinbart werden. Die Lösung besteht darin, auf den Abschluss von Verträgen zu bestehen mit einem klar festgelegten Betrag. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass eine Zusatzvereinbarung zum Vertrag abgeschlossen wird und sich der Betrag erhöht. Daher ist es notwendig, andere Kontrollen anzuwenden: Alle Dokumente, die den Text der unterzeichneten und vereinbarten Vereinbarung ändern (Zusatzvereinbarungen, Anhänge, Spezifikationen), durchlaufen ein ähnliches Genehmigungsverfahren.

Bei Verträgen, die länger als ein Kalenderjahr laufen, ist es schwierig, eine Haushaltskontrolle durchzuführen. Daher ist es notwendig, auf die Dauer des Vertrags zu bestehen Kalenderjahr, und konfigurieren Sie das Vertragsbuchhaltungsprogramm so, dass Sie die Budgetbeträge kontrollieren können.

STRATEGISCHE KONTROLLE

Budgetkontrolleure müssen neben der üblichen Plan-, Sach- und Ausführungskontrolle auch eine strategische Kontrolle durchführen.

ZU IHRER INFORMATION

Die Überwachung des Budgets auf Übereinstimmung mit der Strategie muss sowohl in der Phase der Budgetplanung als auch während der Budgetausführung und der tatsächlichen Ausgaben/Einnahmen erfolgen.

PEO-Ökonomen müssen befähigt werden nicht zur Genehmigung angenommen aus Strukturabteilungen Budgets, die nicht den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen.

BEISPIEL 3

Vor dem Hintergrund der Krise und sinkender Umsätze verabschiedete Unternehmen A für das Haushaltsjahr eine Strategie, um die Ausgaben um 30 % zu senken. Gleichzeitig plant die Vertriebsabteilung, die Büromöbel im Rahmen ihres Budgets zu modernisieren. In diesem Fall sollte der Leiter des PEO das Recht haben, das Budget nicht zu unterzeichnen und es an die Verkaufsabteilung zurückzusenden, um den angegebenen Artikel auszuschließen.

BEISPIEL 4

Unternehmen „B“ hat eine Strategie zur Steigerung des Umsatzvolumens verfolgt, aber weder die Vertriebsabteilung noch die Personalabteilung planen Ausgaben für die Rekrutierung neuer „Verkäufer“ oder für die Schulung bestehender und neuer Mitarbeiter im Bereich des aktiven Vertriebs. Umfangreiche Werbemaßnahmen sind nicht geplant. Diese Situation ist nicht nur ein Signal, das festgelegte Budget an seinen Ersteller zurückzugeben, sondern auch den Generaldirektor (Eigentümer) über die Missachtung strategischer Pläne durch einzelne Strukturabteilungen zu informieren.

Die aufgeführten Beispiele betrafen die Steuerung strategischer Ziele bei der Budgetplanung. Betrachten wir ein Beispiel für die strategische Kontrolle des Budgets während seiner tatsächlichen Ausführung.

BEISPIEL 5

Das Unternehmen „C“ plante im Jahr 2015 den Bau eines neuen Umspannwerks, wodurch mehr als eine Million Rubel pro Jahr eingespart werden würden. Die Strategie des Unternehmens besteht darin, die Kosten für Fertigprodukte um 10 % zu senken. Aufgrund finanzieller Schwierigkeiten zu Beginn des Jahres wurden die Ausgaben für fast alle Haushaltsposten gekürzt. Eine Verzögerung des Baus des Umspannwerks und seiner Inbetriebnahme würde für das Unternehmen unnötige Energiekosten bedeuten, die vermieden werden können. PEO-Ökonomen planten das Budget so um, dass die mit dem Bau einer strategischen Anlage verbundenen Kostenpositionen vollständig finanziert wurden. Weniger „strategische“ Artikel wurden gekürzt. Dadurch konnte das Unternehmen zum Jahresende erste Einsparungen bei den Stromkosten erzielen.

KONTROLLE DER ÜBERTRAGUNGEN ZWISCHEN ARTIKELN

Leiter von Strukturabteilungen bestehen oft darauf, geplante Ausgaben von einem Posten auf einen anderen zu übertragen, mit dem Argument, dass in ihrem Budget eine Reserve vorhanden sei.

BEACHTEN SIE

Wenn Übertragungen zwischen Haushaltsposten gängige Praxis werden, wird es problematisch, den tatsächlichen Stand der Dinge zu erkennen und eine ordnungsgemäße Kontrolle durchzuführen.

Angesichts der sich schnell ändernden Marktbedingungen muss der Haushaltsausschuss des Unternehmens bei seinen Ausgaben flexibel sein. Im Prozess der Haushaltsausführung akzeptabel, und manchmal notwendig Mittel zwischen Artikeln übertragen. Diesbezüglich sollte es strenge Regelungen geben. Es ist notwendig, Posten zu identifizieren, bei denen eine Übertragung nicht akzeptabel ist, und Posten, bei denen die geplanten Mittel bei Bedarf für dringendere Ziele verwendet werden können. Hier ist es wichtig, sich an die strategische Kontrolle zu erinnern. Es ist notwendig, ein Anpassungsprotokoll zu führen – ein einzelnes Dokument, in dem die Daten der Überweisungsentscheidung, die verantwortlichen Personen, die Gründe, die Artikelnummern und die Beträge, von denen die Gelder umgeleitet wurden, aufgezeichnet werden müssen. .

KONTROLLE DES BUCHHALTUNGSSYSTEMS

Wenn Sie mit einem Budget arbeiten, müssen Sie bedenken, dass es sich um ein vertrauliches Dokument handelt, das Geschäftsgeheimnisse enthält. Der Leiter der kaufmännischen Abteilung muss beispielsweise nicht wissen, wie viel für die Anschaffung des Regiestuhls eingeplant ist, ganz zu schweigen von Daten wie Umsatz und Gewinn.

Grundvoraussetzungen für Buchhaltungssysteme zur Budgetierung:

• Schutz vor unbefugtem Zugriff;
• Schutz vor Systemfehlern;
• Gewährleistung der Zuverlässigkeit geplanter und tatsächlicher Daten;
• Bereitstellung der notwendigen Analysen (die Fähigkeit, einen Plan und Fakten zu erstellen, verschiedene Arten von Analysen durchzuführen, Daten zu sortieren);
• eine einheitliche Basis von Geschäftsvorfällen für die Buchhaltung, Steuer- und Betriebsbuchhaltung, also die einmalige Datenerfassung. Je weniger Daten von einem System in ein anderes exportiert und importiert werden (sog. Transfers), desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Dateninkonsistenzen und Duplikaten und desto transparenter arbeitet das System.

KONTROLLE DURCH MOTIVATION

Es ist unmöglich, eine ständige Kontrolle der Haushaltsprozesse allein durch Kontrollmaßnahmen sicherzustellen. Die Vollständigkeit der Budgetausführungskontrolle wird durch die Motivation der Mitarbeiter zur Erreichung geplanter Ziele sichergestellt.

Anforderungen an das Motivationssystem:

1. Das Motivationssystem muss klar sein, damit Fachkräfte, die für die Erfüllung der Planbeträge für Haushaltsposten verantwortlich sind, die Höhe ihres Lohns für die Erreichung der Plankennzahlen selbstständig bestimmen können.

2. Das Motivationssystem muss gleichzeitig mit dem Planungsprozess implementiert werden. Planungsbeamte sollten motiviert werden, Budgets zu entwickeln, die möglichst realitätsnah sind, anstatt sich von dem Prinzip „Papier genügt“ leiten zu lassen.

3. Das Bonussystem soll Mitarbeiter nicht dazu verleiten, Ziele bewusst zu unterschätzen, um diese dann zu übertreffen und eine höhere Vergütung zu erhalten.

4. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens muss an der Steigerung der Effizienz interessiert sein. Beispielsweise ist die Erfüllung des Vertriebsbudgets nicht vorstellbar, wenn Vertriebsleiter aktiv Kunden anlocken, verkaufsfördernde Programme entwickeln, während das Fertigwarenlager und der Lieferservice des Unternehmens die Arbeit verlangsamen und nicht den rechtzeitigen Versand der Produkte an die Kunden gewährleisten und Fehler in der Nomenklatur der versendeten Waren machen. . Kunden werden mit einem solchen Unternehmen nicht zusammenarbeiten, sie werden leicht einen Ersatz dafür finden und das Verkaufsbudget wird nicht eingehalten.

Der Budgetkontrolleur muss überprüfen, ob das Mitarbeitermotivationssystem den vorgegebenen Anforderungen entspricht.

Budget-Qualitätskontrolle

Es ist wichtig, die Qualität der geplanten Einnahmen und Ausgaben zu kontrollieren. Die Kontrolle umfasst eine detaillierte Analyse jedes Haushaltspostens sowie die Überprüfung der Berechnungen und Begründungen der Struktureinheiten.

Der PEO-Ökonom, der die Qualität der Planung kontrolliert, muss sich in die Lage des Leiters der entsprechenden Abteilung versetzen und die Ausgaben einer solchen Abteilung von Grund auf planen, und zwar unter Verwendung der Logik, die in den Berechnungen und Erläuterungen des Leiters erkennbar ist . Der Verantwortliche muss sicherstellen, dass alle Faktoren und Bedingungen berücksichtigt werden. Dies ist im Allgemeinen eine große Menge an Informationen und Arbeit, aber eine solche Kontrolle hilft dabei, Systemfehler zu erkennen.

1. Argumentieren und verteidigen Sie Ihre eigenen Positionen.

2. Selbst ein hochqualifizierter Spezialist wird nicht in der Lage sein, absolut alle Haushaltsposten qualitativ zu kontrollieren. Achten Sie daher zunächst auf die wichtigsten Einnahmen- und Ausgabenposten, strategische Posten.

3. Ein Ökonom, der für Budgetkontrollfunktionen verantwortlich ist, sollte niemals dem „Ehrenwort“ der Abteilungsmitarbeiter vertrauen; es ist wichtig, sich an der Regel „Vertrauen, aber überprüfen“ zu orientieren.

Schlussfolgerungen:

1. Die meisten Unternehmensbudgets werden für verschiedene Zeiträume (Monat, Quartal, Jahr) erstellt. In dieser Häufigkeit ist es notwendig, ihre Umsetzung zu überwachen.
2. Ein effektives Management basiert auf einem System zur Planung der Unternehmensaktivitäten und zur Überwachung der Ausführung der entwickelten Budgets. Das wichtigste Kontrollinstrument besteht darin, Abweichungen tatsächlich erreichter Indikatoren von den geplanten zu identifizieren.

Die meisten Analysten, die in Unternehmen arbeiten, müssen verschiedene Arten mathematischer Operationen in Excel verwenden, um die Betriebsindikatoren des Unternehmens zu erhalten. Berechnungen wie Prozentsätze des Betrags, relative Abweichungen vom Budget oder mögliche Aufschläge, die sich aus der Durchführung aller Geschäftsanalysen ergeben. All dies muss in Prozent berechnet werden.

So berechnen Sie den Prozentsatz einer Zahl in Excel

Wenn das Management Sie auffordert, den Prozentsatz der aktuellen Zielerreichung zu berechnen, bedeutet dies einen relativen Vergleich der aktuellen Indikatoren mit den geplanten Indikatoren, die erreicht werden müssen. Die Berechnung dieser Formel in Excel ist sehr einfach. Es ist notwendig, die aktuellen Indikatoren durch die geplanten zu dividieren und den Ergebniswert im Prozentformat der Zellen anzuzeigen. Somit erhalten wir einen prozentualen Wert, der den Anteil der Umsetzung eines Teils des Plans widerspiegelt. Nehmen wir an, im Verkaufsplan des Unternehmens ist geplant, diesen Monat 100 Tablets zu verkaufen, aber der Monat ist noch nicht zu Ende und im Moment wurden nur 80 Einheiten verkauft. Als Prozentsatz wird dies mathematisch als (80/100)*100 berechnet. Wenn wir das Prozentformat der Zellen in Excel verwenden, müssen wir nicht mit 100 multiplizieren. In diesem Fall sieht die Formel so aus: =80/100.

So berechnen Sie den Prozentsatz der Planerfüllung in Excel

Es spielt keine Rolle, wie die Aufgabe gestellt wird: der Prozentsatz der Zielerreichung, die Erfüllung des Budgets oder des Verkaufsplans in Prozent – ​​alles bezieht sich auf die gleiche Aufgabe. Auf die gleiche Weise berechnet. Die folgende Abbildung zeigt eine Liste der Regionen. Vielmehr wird für jede Region in einer Spalte daneben das angestrebte Ziel und die tatsächliche Umsetzung des Plans angezeigt. Bitte beachten Sie, dass in der letzten Spalte, in der das Ergebnis des Plans in Prozent angegeben wird, das Zellenformat in „Prozentsatz“ geändert wurde. Und die Formeln in dieser Spalte sind sehr einfach: Der Wert der Spalte „Verkauft“ wird durch den Wert in der Spalte „Plan“ geteilt = C2/B2.

Zu dieser Formel lässt sich nicht viel sagen. Schließlich basiert es auf mathematischen Berechnungen. In der Formel selbst werden nur Zellbezüge verwendet, sodass ein Wert durch einen anderen dividiert wird. Ohne jegliche Funktionen. Sie müssen lediglich die Formel in die erste leere Zelle der letzten Spalte (D2) eingeben und sie dann kopieren, indem Sie die verbleibenden Zellen ausfüllen.

So berechnen Sie den Fertigstellungsgrad des Gesamtplans

Jetzt machen wir die Aufgabe komplizierter. Nehmen wir an, wir müssen jeden tatsächlichen Indikator separat mit dem Gesamtplan für alle Regionen vergleichen. Die Aufgabe wird in der folgenden Abbildung deutlich dargestellt:

Diesmal gibt es für die Regionen keine Spalte mit eigenem Plan. Stattdessen folgt direkt die Spalte „Anteil“, in der jeder Umsatz mit dem in Zelle E2 angegebenen Gesamtplan verglichen wird. Die Formel in der Spalte „Anteil“ lautet dieses Mal =B2/$E$2.

Beachten Sie, dass der Nenner der Formel einen absoluten Bezug auf die Zelle $E$2 verwendet. Die Dollarzeichen sagen uns, dass der Zellbezug zum Gesamtplanwert gesperrt ist. Dadurch ändert sich die Formel nicht, wenn sie in andere Zellen in der Spalte „Teilen“ kopiert wird. In Zelle C6 addieren wir alle Prozentsätze, um sicherzustellen, dass das Ergebnis korrekt ist. Wie wir in der zweiten Abbildung noch einmal sehen können, erreichten wir die gleiche Übererfüllung des Gesamtplans – 105 %. Unsere endgültigen Prozentwerte stimmten überein, was bedeutet, dass alle Berechnungen der Formeln korrekt sind.

Welche Formel wird benötigt?

%Plan = (Ist / Plan) * 100 %.

Diese Indikatoren können sowohl in Mengen- als auch in Kosteneinheiten ausgedrückt werden und bestehen auch aus mehreren Komponenten.

Schauen wir uns nun das Prinzip an Berechnung der Planumsetzung in Excel.

Wir verfügen beispielsweise über Daten zur geplanten und tatsächlichen Produktproduktion für das 1. Quartal.

Gehen Sie dazu einfach wie folgt vor:

1) Schreiben Sie in die Zelle mit dem Ergebnis eine Formel der Form:

Zum Beispiel: in Zelle C7 - Plan, in Zelle D7 - Tatsache. Die Formel in Zelle E7 sieht folgendermaßen aus:

Wählen Sie im Kontextmenü der Zelle „Zellenformat“ und stellen Sie die erforderlichen Parameter ein.

Danach enthält die Zelle Informationen über die Umsetzung des Plans in Prozent.

Es kann ein weiteres Problem auftreten: Sie benötigen Berechnen Sie den prognostizierten Prozentsatz der Planerfüllung.

Beispielsweise wurden in 10 Tagen im März 400 Produkteinheiten produziert. Sie müssen herausfinden, wie viel Prozent des Plans am Ende des Monats ausfallen, wenn die Produktionsrate gleich bleibt.

Dazu verwenden wir die Formel:

%plan_forecast = (tatsächlicher / aktueller Tag) (Plan / Anzahl der Tage im Monat) * 100 %.

So sieht diese Formel in Excel aus:

Wenn Sie genau den aktuellen Tag nehmen müssen, schreiben wir die folgende Formel:

Ja, so einfach wie zwei Finger auf dem Asphalt.

Nehmen Sie den Wert „Plan9“ in einer Zelle und den Wert „Fact9“ in der anderen.

Schreiben Sie im dritten Schritt eine Formel wie „=Fakt/Plan*1009“ und legen Sie darin das Format für die prozentuale Anzeige des Ergebnisses fest. Wenn Sie den automatischen Neuberechnungsmodus deaktiviert haben (und dieser standardmäßig aktiviert ist), drücken Sie die Taste F9-Taste. Als Ergebnis wird der Fertigstellungsgrad in der dritten Zelle Ihres Plans angezeigt. So etwas in der Art!

Zuerst müssen Sie die Zelle finden, in der der Plan geschrieben ist, zum Beispiel A10, und dann die Zellen finden, die aktuelle Indikatoren oder einfach den Ausführungsstatus an einem bestimmten Datum widerspiegeln, zum Beispiel H100.

Die Formel zur Berechnung des Prozentsatzes der Planerfüllung ist der Divisionsquotient:

=H100/A10(wenn das Zellenformat Prozent ist)

=H100/A10*100(wenn das Zellenformat numerisch ist)

Econcoverage New Economy

Berechnen wir den Prozentsatz der Planerfüllung anhand der folgenden Formel:

Planabschluss = 100 % (16)

Ich viertel Ausgabe. = 100 % = 110,2 %

II. Viertelausgabe. = 100 % = 102,8 %

III. Viertelausgabe. = 100 % = 95,9 %

IV. Viertelausgabe. = 100 % = 144,9 %

Berechnen wir die Planabweichung nach folgender Formel:

Abweichung vom Plan = Ist - Plan (17)

Ich viertel Ausgabe. = 21000 - 19050 = 1950 Tausend Rubel.

II. Viertelausgabe. = 21600 - 21000 = 600 Tausend Rubel.

III. Viertelausgabe. = 20000 - 20850 = -850 Tausend Rubel.

IV. Viertelausgabe. = 30.000 - 20.700 = 9.300 Tausend Rubel.

Aus der obigen Grafik können wir schließen, dass im ersten und vierten Quartal des Kolorit PC im Jahr 2010 der Bilanzgewinn tatsächlich größer war als geplant.

Tabelle 7 – Auszahlungen aus Gewinnen im Jahr 2010

Zahlungen: Einkommensteuer (20 %) Zahlung für Produktionsanlagen Darlehenszinsen

18937,4 17250 4300

Von dort wurde es übertragen auf: - Reservefonds, - Akkumulationsfonds, - Konsumfonds.

11200 13756 22181

Steht dem Unternehmen zur Verfügung

Das derzeitige regionale Managementsystem ist nicht wirksam genug und ausgereift; Es lehnt alte Formen und Methoden ab, da neue Strukturen und ausreichend wirksame Mechanismen zur Umsetzung von Managementfunktionen fehlen oder nicht ausreichend entwickelt sind. Um die regionale Wirtschaft in der Entwicklung zu steuern, ist eine Umstrukturierung des regionalen Managementsystems erforderlich. .

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Viele russische Unternehmen wissen aus erster Hand, was Budgetierung ist. Bei der Überwachung und Analyse des Haushaltsvollzugs stehen die meisten Unternehmen jedoch vor vielen Fragen: Wie erfolgt die Kontrolle, wer soll sie durchführen, wie sind aufgetretene Abweichungen zu bewerten?

Das Konzept der Haushaltskontrolle basiert auf zwei Konzepten: Plan und Tatsache. Der Zweck der Überwachung und Analyse der Umsetzung geplanter Haushaltsindikatoren besteht darin, Abweichungen zu bewältigen, die sich auf die Finanzergebnisse auswirken. Im Rahmen der Kontrolle sammelt, verarbeitet und analysiert der Haushaltskontrolleur zunächst Informationen über die tatsächlichen Ergebnisse finanzieller und wirtschaftlicher Aktivitäten. Zweitens identifiziert es Abweichungen von Planwerten und analysiert deren Ursachen. Drittens trifft es Managemententscheidungen zur Anpassung von Plänen und Budgets in zulässigen Fällen.

Um diese Funktionen erfüllen zu können, ist es wichtig, ein wirksames Kontrollsystem einzurichten.

Bewährte Methoden

Ein Unternehmen kann viele verschiedene Methoden der Budgetkontrolle implementieren. Viele von ihnen sind hochspezialisiert und recht komplex (z. B. die „Earned Value“-Methode zur Bewertung der Projektbudgetausführung). Wir werden uns auf zwei allgemein anerkannte Methoden konzentrieren:

• Kontrolle von Budgets aufgrund von Abweichungen;
• operative Kontrolle des Zahlungsverkehrs (Treasury Control).

Das Budget eines Unternehmens ist ein finanzieller Aktionsplan zur Erzielung von Rentabilität. Daher sollte die Grundlage des Kontrollsystems die Kostenkontrolle sein. Zur Umsetzung kommt eine Abweichungsberechnung zum Einsatz, bei der:

• Abweichungen anhand der Management-Accounting-Daten identifizieren (sofern die Homogenität von Plan- und Ist-Daten gewährleistet ist);
• Abweichungen hinsichtlich ihrer Auswirkung auf das geplante Ergebnis bewerten;
• Bestimmen Sie die Art der Abweichungen (z. B. regelmäßig oder zufällig) und ihre Ursachen, die entweder intern sein oder mit unvorhergesehenen Änderungen der äußeren Bedingungen verbunden sein können;
• Bereiten Sie Empfehlungen und mögliche Managemententscheidungen auf der Grundlage einer Abweichungsanalyse vor.

Diese Funktionen werden in der Regel von Finanz- und Wirtschaftsdiensten wahrgenommen: der Wirtschaftsplanungsabteilung oder der Budgetplanungsabteilung (je nach Organisationsstruktur des Unternehmens).

Um Abweichungen zu erkennen, vergleichen Spezialisten des Finanz- und Wirtschaftsdienstes Position für Position Ist- und Plandaten. Und um die Auswirkung von Abweichungen auf das Planergebnis abzuschätzen, nutzen sie die Berechnung des Anteils einzelner Positionen. Das Beispiel (siehe Tabelle) zeigt die Berechnung von Abweichungen der Istwerte von den Planwerten: Für Einnahmeposten (Warenverkäufe) wird die Formel „Tatsache“ – „Plan“ verwendet, für Aufwandsposten die Formel „Plan“ – „ Tatsache“ verwendet wird.

Wir sehen, dass das Unternehmen 50.000 Rubel weniger Gewinn erzielte als geplant. Um den Einfluss von Einnahmen- und Ausgabenposten auf diese Abweichung zu ermitteln, müssen Sie das spezifische Gewicht anhand der Formel berechnen:

(„Abweichung nach Posten“ / „Abweichung nach Gewinn“) x 100 %

In der Spalte „Abweichung“ haben wir Daten erhalten, die darauf hindeuten, dass der tatsächlich erzielte Gewinn um 25 Prozent niedriger ausfällt als geplant. Dies wiederum ist zu 60 Prozent darauf zurückzuführen (Spalte „Anteil“), dass die Fixkosten gestiegen sind. Und dementsprechend um 40 Prozent – ​​aufgrund der Tatsache, dass der Umsatz zurückgegangen ist.

Basierend auf diesen Berechnungen erstellt ein Spezialist des Finanz- und Wirtschaftsdienstes einen analytischen Vermerk mit Empfehlungen zur Korrektur der aktuellen Situation im nächsten Berichtszeitraum. Nach diesen Berechnungen muss ein Unternehmen beispielsweise den Umsatz um 20.000 Rubel steigern und die Ausgaben unter der Position „Sicherheit“ um 10.000 Rubel und unter der Position „Löhne“ um 30.000 Rubel senken. Gleichzeitig verfügt das Unternehmen über eine Reserve von 10.000 Rubel für zusätzliche Mietkosten.

Bei der Abweichungskontrolle handelt es sich naturgemäß um „Kontrolle nach erfolgter Transaktion“. Es ist nicht in der Lage, eine einzelne Tatsache finanzieller und wirtschaftlicher Aktivität zu verhindern, die zu einer ungünstigen Veränderung führt. Bei regelmäßiger Durchführung ist es jedoch über lange Budgetzeiträume hinweg wirksam. Das heißt, durch die Kontrolle von Abweichungen, die in den monatlichen Budgets auftreten, können Sie rechtzeitig Managemententscheidungen treffen und die Indikatoren für das Jahr anpassen. Basierend auf den Ergebnissen von neun Monaten erhält ein Unternehmen beispielsweise Daten über die Mehrausgabe von Mitteln unter den Posten „Verbrauchsmaterialien“ und „Werbung“. Dementsprechend ist es notwendig, Anpassungen am Budget für das 4. Quartal vorzunehmen: Reduzieren Sie die Ausgaben für relevante Posten durch die Festlegung strenger Grenzen oder die Kontrolle der Ausführung des Finanzhaushalts. Dadurch wird der entstandene Überschuss beseitigt.

Abweichungsbewertung und -analyse

Bevor eine Abweichungsanalyse von Haushaltsposten oder -kennzahlen durchgeführt wird, muss ermittelt werden, welche Abweichungen vorrangig von Bedeutung sind. Beispielsweise besteht für ein Unternehmen keine Notwendigkeit, die Abweichung eines Indikators wie des Wechselkurses zu analysieren – es handelt sich um ein externes Umfeld, das nicht vom Unternehmen kontrolliert wird. Und umgekehrt können die Indikatoren „Produktionskosten“ oder „Produktverkaufskosten“ gesteuert werden. Dazu reicht es aus, die Kostenstruktur zu ermitteln. Als nächstes müssen Sie die Grenze der zulässigen Abweichungen bestimmen. In der Regel wird er als Prozentsatz des Planwertes festgelegt. Das Ausmaß dieser Abweichungen kann bis zu 10 Prozent betragen, liegt aber im Durchschnitt bei drei bis fünf Prozent. Die Festlegung des Grenzwertes ist eine eher subjektive Einschätzung. In der Regel orientieren sich Unternehmen am spezifischen Gewicht dieses Artikels. Wenn der Anteil der Position „Gehälter“ 30 Prozent aller Kosten beträgt, wird die Planung genauer und die Grenze der zulässigen Abweichungen liegt bei 0,5-1 Prozent. Bei der Planung beispielsweise von Bürokosten, die 0,05–0,1 Prozent der Gesamtkosten ausmachen, kann die Abweichungsgrenze auf 5–10 Prozent festgelegt werden.

Die Kontrolle und Analyse des Haushaltsvollzugs wird in der Regel von Wirtschaftsplanungsdiensten durchgeführt. Zur Analyse der Haushaltsausführung werden Analysearten wie Ranking, Faktorenanalyse, Plan-Fakten-Analyse und andere verwendet.

Das Ranking wird verwendet, wenn eine vergleichende Analyse von Funktionszentren, Geschäftseinheiten, Niederlassungen usw. nach Budgetposten durchgeführt werden muss. Gleichzeitig werden die profitabelsten und/oder unrentabelsten Unternehmensbereiche bzw. Tätigkeitsbereiche identifiziert. Beispielsweise wird das Ranking effektiv beim Vergleich der Verkaufsbudgets verschiedener Filialen eingesetzt.

Die Faktorenanalyse soll Faktoren identifizieren, die Veränderungen der Werte der analysierten Haushaltsposten oder Indikatoren beeinflusst haben. Mit dieser Art der Analyse ist es beispielsweise möglich, den Einfluss jeder Branche auf den Gesamtumsatz von Waren und Dienstleistungen zu ermitteln. Der Kern der Faktorenanalyse besteht darin, die Ursache für Abweichungen von Indikatoren zu ermitteln und Empfehlungen zu deren Beseitigung zu entwickeln. Oben haben wir uns ein Beispiel für die Identifizierung von Abweichungen vom geplanten Ergebnis angesehen. Für jede Position wurde der Anteil an der Gesamtveränderung des Finanzergebnisses ermittelt. Daher haben wir eine Faktorenanalyse durchgeführt.

Die Plan-Ist-Analyse kann sowohl für alle Haupt- als auch für einzelne Betriebshaushalte durchgeführt werden. Sein Hauptziel besteht darin, die Ursachen von Abweichungen zu identifizieren, nämlich welche der Indikatoren, Budgetposten und Szenariobedingungen die Ausführung des Unternehmensbudgets beeinflusst haben.

Die vorgestellten Methoden sind einfach und effektiv bei der Beurteilung von Abweichungen, weshalb sie von den meisten russischen Unternehmen eingesetzt werden.

Finanzkontrolle

Ein wesentlicher Bestandteil des Kontrollsystems ist die Kontrolle der Ausführung des Finanzhaushalts. Das heißt, die Kontrolle über den Eingang und die Verwendung von Mitteln, die im Cashflow-Budget geplant sind.

Die operative Kontrolle des Cashflow-Budgets erfolgt in der Regel durch den Budgetkontrolleur. Er legt anhand der genehmigten Barmittelgrenzen Budgetposten zur Finanzierung überplanmäßiger Ausgaben fest. Der Finanzkontrolleur wertet jeden eingehenden Abrechnungsantrag aus und stellt fest, ob er das Limit für den entsprechenden Haushaltsposten überschreitet. Eine Überschreitung der Grenzen im Haushaltszeitraum darf nur durch besondere Anordnung eines befugten Beamten gestattet werden. Dies ist in der Regel der CFO oder CEO. Wenn es jedoch um die Umverteilung der Ausgaben zwischen verschiedenen Haushaltsposten geht, werden diese Befugnisse in der Regel den Finanzkontrolleuren selbst übertragen.

Die Treasury-Kontrolle wird sehr häufig bei Beteiligungen eingesetzt, bei denen die Verwaltungsgesellschaft die Mittel der Zweigstellen verwaltet. Die Filialen selbst veranlassen lediglich die Zahlung und die Finanzabteilung der Muttergesellschaft vergleicht deren Höhe mit den im Budget enthaltenen Daten. Und danach trifft er eine Entscheidung über die Zahlung.

Beispiel

Niederlassungen eines Goldbergbauunternehmens in verschiedenen Regionen verwalten keine Gelder, mit Ausnahme der Lohnzahlungen an das Personal. Alle anderen Kosten werden von der Muttergesellschaft mit Sitz in Moskau übernommen. Das bestehende Treasury-Kontrollsystem regelt alle Cashflow-Vorgänge. Gleichzeitig verfügt es jedoch über ausreichende Flexibilität und bietet die Möglichkeit, Cashflows bei Bedarf zwischen verschiedenen Zweigen oder Haushaltsausgaben umzuverteilen. Mit dem System können Sie die Effizienz bei der Verwendung der Unternehmensmittel steigern. Wenn beispielsweise in einer der Filialen Kosten für ungeplante Gerätereparaturen anfallen, muss das Unternehmen keine zusätzlichen Kredite aufnehmen.

Es ist jedoch zu beachten, dass diese Technik nicht immer effektiv ist. Ein typischer Fehler bei dieser Art der Kontrolle ist die strenge Festlegung von Grenzen für alle Posten und ein schlecht funktionierendes System zur Budgetanpassung. In solchen Fällen mangelt es dem Unternehmen an Flexibilität und es ist nicht in der Lage, schnell auf Änderungen zu reagieren. Unternehmen sollten dies berücksichtigen.

Beispiel

So regelte das Budget eines Hüttenwerks streng die Kosten für die Abschreibung technologischer Materialien für die Produktion. Der Einkauf dieser Materialien wurde auf Basis der geplanten Abschreibungssumme berechnet. Dann änderte sich die Produktionstechnologie. In diesem Zusammenhang bestand die Notwendigkeit, die Verbrauchsraten zu erhöhen und teurere technologische Materialien zu kaufen. Gleichzeitig musste die Produktionsmenge auf dem gleichen Niveau bleiben. Der im Antrag für den Materialeinkauf angegebene Betrag war deutlich höher als festgelegt. Daher hat der Finanzkontrolleur, geleitet von den Plandaten, diese reduziert. Denn Anpassungen der Einkaufskosten waren nur bei einer Steigerung der Produktionsmenge zulässig. Dies führte in der Folge zu einem Rückgang der Produktionsmengen im nächsten Berichtszeitraum.