1. Automatisierung des Büromanagementsystems (am Beispiel einer bestimmten Organisation).

2. Analyse der Dokumentation und Informationsunterstützung für die Führung der Organisation und Entwicklung von Vorschlägen zu deren Verbesserung (anhand eines konkreten Beispiels).

3. Analyse der Dokumentation der Hauptaktivitäten der Organisation und Richtungen zu ihrer Verbesserung (am Beispiel von Organisationen jeglicher Rechtsform).

4. Analyse ausländischer Standards, die die Organisation und Prozesse des Dokumentenmanagements regeln (dies kann allgemein am Beispiel eines bestimmten Landes oder am Beispiel eines bestimmten ausländischen Standards oder einer Gruppe von Standards in einem bestimmten Land erfolgen).

5. Analyse von Kriterien zur Auswahl und Bewertung moderner automatisierter Systeme vorschulischer Bildungseinrichtungen (am konkreten Beispiel).

6. Analyse internationaler Standards im Bereich Dokumentenmanagement (dies kann allgemein anhand der internationalen Standardisierungssysteme ISO, IEC usw. oder am Beispiel eines bestimmten internationalen Standards oder einer Gruppe internationaler Standards erfolgen).

7. Analyse der regulatorischen Anforderungen an die Dokumentationsunterstützung des staatlichen öffentlichen Dienstes der Russischen Föderation.

8. Analyse der regulatorischen Anforderungen an die Organisation und Dokumentation des Staatsbeamtentums eines Subjekts des Bundes (Subjekt der Wahl).

9. Analyse der Organisation der Dokumentationsunterstützung der Aktivitäten einer Handelsstruktur und deren Verbesserung (am Beispiel einer konkreten Handelsstruktur).

10. Analyse der Organisation der Dokumentationsunterstützung der Aktivitäten einer Institution, Organisation und Hinweise zu deren Verbesserung (am Beispiel einer bestimmten staatlichen Institution, Organisation).

11. Analyse des Marktes für automatisierte Vorschulbildungssysteme (in Russland oder im Ausland).

12. Analyse moderner Software, die bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten verwendet wird.

13. Interne Regelung der Organisation der Büroarbeit in einer bestimmten Organisation.

14. Fragen der Dokumentation des öffentlichen Dienstes der russischen Kosaken in den Rechtsakten der Russischen Föderation.

15. Fragen der Dokumentation der Aktivitäten des Staatsapparats in Regulierungsrechtsakten der Russischen Föderation.

16. Fragen der Dokumentation der Aktivitäten lokaler Regierungsbehörden in Rechtsakten der Russischen Föderation und der Teilstaaten der Russischen Föderation.

17. Fragen der Dokumentation und der Arbeit mit Dokumenten in Gesetzgebungsakten der Russischen Föderation.

18. Fragen der Dokumentation und der Arbeit mit Dokumenten in den Rechtsakten der Russischen Föderation über den staatlichen öffentlichen Dienst.

19. Fragen der Dokumentation und der Arbeit mit Dokumenten in den Rechtsakten der Russischen Föderation zum staatlichen Militärdienst.

20. Fragen der Dokumentation und der Arbeit mit Dokumenten in den Rechtsakten der Russischen Föderation über den staatlichen Strafverfolgungsdienst.

21. Fragen der Dokumentation der Gründung und Tätigkeit von Aktiengesellschaften in den Rechtsakten der Russischen Föderation und der Teilstaaten der Russischen Föderation.

22. Fragen der Organisation der Arbeit mit Dokumenten im Staatsapparat in den Rechtsakten der Russischen Föderation.

23. Fragen der Organisation der Arbeit mit Dokumenten in lokalen Regierungsbehörden in den Rechtsakten der Russischen Föderation und den Teilstaaten der Russischen Föderation.

24. Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten öffentlicher Vereine (am konkreten Beispiel).

25. Dokumentationsunterstützung für das Zertifizierungsverfahren für einen Staatsbeamten der Russischen Föderation oder einer konstituierenden Einheit der Föderation – gemäß den regulatorischen Rechtsakten der Russischen Föderation oder der konstituierenden Einheit.

26. Dokumentationsunterstützung für das Management in Regierungs- und Verwaltungsbehörden (am Beispiel einer konkreten Organisation).

27. Dokumentationsunterstützung für Managementaktivitäten im Kontext des Einsatzes automatisierter Technologie (am Beispiel einer konkreten Organisation).

28. Dokumentation der Aktivitäten des Personaldienstes und Hinweise zu seiner Verbesserung (am Beispiel einer konkreten Organisation).

29. Dokumentation des öffentlichen Dienstes (am Beispiel einer bestimmten Regierungsbehörde).

30. Gesetzliche und regulatorische Regulierung von Büroabläufen (in verschiedenen historischen Perioden).

31. Gesetzliche und behördliche Regelung der Dokumentation von Personalaktivitäten.

32. Gesetzliche und regulatorische Regulierung des Dokumentationsmanagements in Westeuropa und den USA (optional).

33. Entstehung, Entstehung und Entwicklung der Wertprüfung von Dokumenten in der Büroarbeit.

34. Auslandserfahrung in der Automatisierung der Verwaltung dokumentierter Informationen.

35. Das Institut der Präsidentschaft der Russischen Föderation (Subjekt der Föderation) und Informations- und Dokumentationsunterstützung für seine Aktivitäten.

36. Das Institut des Sekretariats im Staatsapparat Russlands im 18. – 19. Jahrhundert.

37. Das Institut des Sekretariats im Staatsapparat Russlands im 20. – frühen 21. Jahrhundert.

38. Der Einsatz neuer Informationstechnologien zur Informations- und Dokumentationsunterstützung des Managements (am konkreten Beispiel).

39. Forschung zu den Fragen der Schaffung eines „automatisierten“, „papierlosen“ Büros (basierend auf in- und ausländischen Veröffentlichungen).

40. Untersuchung organisatorischer und rechtlicher Aspekte des Einsatzes elektronischer Dokumente im Management.

41. Untersuchung technologischer Aspekte der Verwendung elektronischer Dokumente im Management.

42. Personaldienst einer staatlichen Stelle und Dokumentation des staatlichen Zivildienstes (Strafverfolgung, Militär) der Russischen Föderation – gemäß den Rechtsakten der Russischen Föderation.

43. Internationale Standardisierung im Bereich Dokumentenmanagement (Geschichte des Problems, aktueller Stand der Dinge, Entwicklung des Prozesses).

44. Internationale Standardisierung von Informationsprozessen.

45. Stellung und Rolle von Klassifikatoren technischer, wirtschaftlicher und sozialer Informationen in der Dokumentationsunterstützung des Managements (am Beispiel einer Organisation).

46. ​​​​Methodik zur Auswahl eines automatisierten Vorschulbildungssystems für eine Organisation (anhand eines konkreten Beispiels).

47. Informationsmanagement-Methodik als Werkzeug zum Aufbau des Informations- und Dokumentationssystems einer Organisation.

48. Regulierungs- und Rechtsunterstützung für die Organisation und Ausübung des staatlichen öffentlichen Dienstes einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation – gemäß den regulatorischen Rechtsakten der konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation.

49. Regulatorische, rechtliche und dokumentarische Unterstützung des öffentlichen Dienstes im Russischen Reich, der Russischen Föderation (oder einem anderen Land Ihrer Wahl) – gemäß Rechtsakten.

50. Regulatorische, rechtliche und dokumentarische Unterstützung für den Übergang in den Staatsbeamtentum (am Beispiel einer bestimmten Regierungsbehörde).

51. Ordnungs- und Dokumentationsunterstützung für den Bundeswehrdienst (am Beispiel einer konkreten Regierungsbehörde).

52. Regulatorische, rechtliche und dokumentarische Unterstützung des Bundesstrafverfolgungsdienstes (am Beispiel einer konkreten Regierungsbehörde).

53. Organisatorische, rechtliche und dokumentarische Unterstützung der Leitung einer staatlichen Einrichtung (am konkreten Beispiel).

54. Organisatorische, rechtliche und dokumentarische Unterstützung der Leitung einer Behörde (am konkreten Beispiel).

55. Organisatorische, rechtliche und dokumentarische Unterstützung der Geschäftsführung einer kommunalen Körperschaft (am konkreten Beispiel).

56. Organisation des staatlichen öffentlichen Dienstes und der Personalaktenverwaltung in einer Bundesbehörde oder einer Regierungsbehörde einer konstituierenden Körperschaft des Bundes (am Beispiel einer bestimmten Regierungsbehörde).

57. Organisation der Dokumentationsunterstützung der Aktivitäten des Personaldienstes und Hinweise zu deren Verbesserung (am Beispiel einer konkreten Organisation).

58. Organisation der Informations- und Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten des Managers basierend auf dem Einsatz automatisierter Technologien.

59. Organisation der repräsentativen (gesetzgebenden) Macht in einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation und Informations- und Dokumentationsunterstützung für ihre Aktivitäten (gemäß Rechtsakten).

60. Organisation der Arbeit des Amtes einer staatlichen Institution in der Sowjetzeit der nationalen Geschichte.

61. Organisation der Arbeit des Amtes einer staatlichen Institution in Russland im 18. – 19. Jahrhundert.

62. Organisation der Büroarbeit einer russischen Staatsinstitution an der Wende vom 20. zum 21. Jahrhundert.

63. Organisation der Dokumentationsverwaltung im Ausland (nach Zeiträumen, nach Ländern usw.).

64. Organisation des Dokumentationsmanagements im Ausland (Wahlland).

65. Organisation des Dokumentationsmanagements auf Basis der Informationstechnologie (am Beispiel eines bestimmten Landes oder einer bestimmten Ländergemeinschaft – Europäische Union, GUS usw.).

66. Reflexion von Fragen der Dokumentationsunterstützung für das Management in Zeitschriften.

67. Aufbau einer modernen Organisationsinfrastruktur (am Beispiel einer konkreten Organisation).

68. Die Regierung der Russischen Föderation (Subjekt der Föderation) und Informations- und Dokumentationsunterstützung für ihre Aktivitäten.

69. Probleme der Automatisierung von Dokumentationsprozessen in der in- und ausländischen Literatur.

70. Probleme bei der Verbesserung des Staatsapparats der Russischen Föderation und seiner Dokumentationsunterstützung.

71. Entwicklung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme für eine Organisation (anhand eines konkreten Beispiels).

72. Die Rolle der Managementinformationsunterstützung bei der Umsetzung des „Electronic Government“-Konzepts.

73. Verbesserung der Dokumentation und Informationsunterstützung des Managements im Kontext des Einsatzes moderner Computertechnologien (anhand eines konkreten Beispiels).

74. Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für das Management durch den Einsatz neuer Informationstechnologien (am Beispiel einer konkreten Organisation).

75. Vergleichende Analyse automatisierter Vorschulbildungssysteme.

76. Aufbau und Entwicklung eines Dokumentationssystems (optional).

Sektion 4
FRAGEN DER ORGANISATION DER PRÄSIDENTIALORGANISATION *
UND ARCHIVIERUNG

M. V. Larin

HISTORISCHE ERFAHRUNG UND AKTUELLER STAND DER STAATLICHEN REGELUNG DER BÜROPROZESSE IN RUSSLAND 1

Eine Untersuchung der historischen Erfahrungen der Entwicklung der russischen Büroarbeit zeigt ihr charakteristisches Merkmal – die Abhängigkeit vom aktuellen Managementsystem. Große politische, soziale und wirtschaftliche Reformen in unserem Land stehen in engem Zusammenhang mit Veränderungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung und der Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen, die das Verwaltungssystem widerspiegeln, festigen und sich damit verbessern.

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© M. V. Larin, 2002

Während der Bildung des russischen Zentralstaates tauchten Ordnungspapiere auf. In den Orden wurde die Büroarbeit zu einem besonderen Tätigkeitsfeld; in ihnen tauchte eine Schicht von Dienstleuten auf – Beamte, für die das Dokument zum Gegenstand der beruflichen Tätigkeit wurde. So entstand mit der Bildung des öffentlichen Verwaltungsapparates auch die Büroarbeit als System. In einem seiner Werke hat S.O. Schmidt stellte fest, dass speziell für die Produktion von Dokumenten konzipierte Körper „auftauchen, wenn die Gesellschaft nicht normal leben, oder genauer gesagt, funktionieren kann, ohne den Alltag in ihrem Leben aufzuzeichnen.“ Dies geschieht normalerweise während der Bildung eines zentralisierten Staates“ 2.

Die Ordnungsdokumente spiegelten die Formen und Methoden der Verwaltung, das System zum Aufbau von Leitungsorganen und ihre Struktur in der Anfangsphase der Existenz eines zentralisierten Staates wider. Ein charakteristisches Merkmal der Verwaltungsarbeit war, dass sie weitgehend auf den Normen des Gewohnheitsrechts, der Traditionen und Bräuche basierte, die von Generation zu Generation von Dienstleuten weitergegeben wurden. Gleichzeitig wurde eine bestimmte Ordnung in den Anordnungen festgelegt, eine Technologie zur Weiterleitung von Dokumenten durch Behörden und Standards für die Dokumentenerstellung entwickelt und Dokumententypen erschienen 3 . Bestimmte Fragen der Dokumentation im Schriftverfahren wurden durch Rechtsnormen geregelt. Ordnungspapiere spielten in der Zeit der Staatsbildung und -stärkung eine wichtige Rolle, veränderten sich jedoch in der nächsten Entwicklungsphase des Staates erheblich.

Verwaltung von Hochschulakten

Zu Beginn des 18. Jahrhunderts. In Russland entsteht eine absolute Monarchie, was die Konzentration der gesetzgebenden und exekutiven Macht in den Händen des Zaren bedeutet. Im Jahr 1720 wurde auf Initiative von Peter I. die Allgemeine Geschäftsordnung erlassen, die die Aufgaben, Funktionen, Struktur und Vorgehensweise der Kollegien sowie die Organisation der kollegialen Büroarbeit festlegte. Es war tatsächlich der erste Gesetzgebungsakt in Russland, der Fragen der Arbeit mit Dokumenten in zentralen Regierungsbehörden regelte. Die Allgemeinen Vorschriften legten das Verfahren zur Dokumentation der Arbeit der Gremien, die Regeln für die Verwendung von Siegeln fest und führten Elemente zur Wahrung von Staatsgeheimnissen ein. Die Anzahl der Arten und Varianten von Dokumenten hat erheblich zugenommen, und es haben sich Grundsätze für die Gruppierung von Dokumenten in Dateien herausgebildet. Zunächst wurde der Begriff der Archive eingeführt und das Verfahren zur Übermittlung abgeschlossener Fälle an diese festgelegt. So wurde in der Allgemeinen Verordnung das Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten vom Zeitpunkt ihrer Erstellung bis zur Archivierung gesetzlich festgelegt.

Die kollegiale Büroarbeit wurde zum Grundstein, auf dem die russische Büroarbeit in den nächsten zwei Jahrhunderten aufbaute. Die Umsetzung der Bestimmungen des Allgemeinen Reglements ermöglichte es nicht nur, moderne Probleme der Büroverwaltung von Institutionen des Russischen Reiches zu lösen, sondern auch Archivdokumente dieser Zeit für die Nachwelt zu bewahren. Im Allgemeinen die Reformen des Staatsapparats im ersten Viertel des 18. Jahrhunderts. etablierte in Russland ein einheitliches System der Organisationsstruktur und Aufzeichnung staatlicher Institutionen auf der Grundlage des bürokratischen Zentralismus.

Die Provinzreform von Katharina II., die auf eine Neuorganisation des lokalen Regierungsapparats abzielte, änderte praktisch nichts an der bestehenden Ordnung der Papiere. Das Gesetz „Institutionen für die Verwaltung der Provinzen des Allrussischen Reiches“ aus dem Jahr 1775 regelte lediglich die bestehende Hierarchie nicht nur der Institutionen, sondern auch deren Dokumentation 4 .

Ministerreform von 1811 und ihre Auswirkungen auf die Entwicklung
Büroarbeit

Die nächste Phase der Veränderungen in der Arbeit der russischen Staatsämter begann zu Beginn des 19. Jahrhunderts unter Alexander I. Die Reform der Zentralverwaltung zielte darauf ab, den Staatsapparat an die neuen wirtschaftlichen und sozialen Phänomene anzupassen, die sich im Land entwickelt hatten Dies führt zu einer Intensivierung des Prozesses der Büroarbeitsentwicklung.

Am 25. Juni 1811 wurde das Gesetz „Allgemeine Errichtung von Ministerien“ verabschiedet, das die Funktionen, Struktur und Tätigkeitsbereiche der Ministerien festlegte. Mit der Veränderung des Staatsapparates kommt es zu einer Neuordnung der Büroarbeit, der im Prozess der Verbesserung des Managementsystems große Bedeutung beigemessen wurde. In den Ministerien – den Strukturteilen der Institutionen, in denen alles „Schreiben“ konzentriert war – wurde ein einheitliches System von Büroarbeit und Ämtern geschaffen 5 .

Trotz späterer Änderungen in der Organisation und Struktur, den Grundsätzen der Tätigkeit und der Büroarbeit einzelner Ministerien blieb die „Allgemeine Errichtung von Ministerien“ bis zur Sowjetzeit der wichtigste Gesetzgebungsakt, der die Arbeitsordnung der Ministerien und das System der Büroarbeit festlegte nationale Geschichte.

Die zweite Hälfte des 19. Jahrhunderts ist bekanntlich durch bedeutende Veränderungen in der Entwicklung der Produktivkräfte und der russischen Wirtschaft gekennzeichnet. Nach der Bauernreform von 1861 begann eine Periode der kapitalistischen Entwicklung. Im Finanzbereich wurden Reformen durchgeführt, im Bildungswesen wurde eine Militärreform durchgeführt und der Polizeiapparat gestärkt. Die Struktur der Haupteinheit der Zentralregierung – der Ministerien – hat sich etwas verändert. Die Umstrukturierung des Staatsapparats hatte jedoch keine Auswirkungen auf die allgemeinen Gesetzesnormen, die die Papierkramprozesse formalisierten.

Die veränderten Rahmenbedingungen erforderten eine Steigerung der Effizienz der Büroarbeit. Unter diesen Umständen wandten sich einzelne Organisationen und Institutionen seit den etablierten zu Beginn des 19. Jahrhunderts der Methode der Selbstrationalisierung der Büroarbeit zu. Formen und Methoden der Büroarbeit gerieten in Konflikt mit der sich rasch verändernden Situation im Managementbereich unter den Bedingungen des wissenschaftlichen und technischen Fortschritts und des gesellschaftlichen Wandels. Der Entwicklungsstand des Staates erforderte ein angemessenes Aufzeichnungssystem. Viele Reformversuche der Büroverwaltung scheiterten jedoch aufgrund der historischen Rahmenbedingungen der Vorkriegszeit.

So durchlief die Büroarbeit in ihrer Entwicklungsphase vor den Revolutionen von 1917 einen schwierigen Weg von der Entstehung einfachster Formen der Dokumentation der Tätigkeit der ersten Regierungsorgane – auf Traditionen und Bräuchen basierende Anordnungen – bis hin zur detaillierten Staatsregulierung Büroarbeit, die auf den Gesetzen des Russischen Reiches basierte und sich allmählich von einem technischen Element zu einem wichtigen integralen Bestandteil der öffentlichen Verwaltung entwickelte.

Die Ursprünge der sowjetischen Büroarbeit

Nach Oktober 1917, zusammen mit der Zerstörung der Staatsmaschinerie des Russischen Reiches, wurde die bisherige Büroarbeit offiziell aufgelöst. Es stellte sich die Aufgabe, einen effektiv funktionierenden Mechanismus der öffentlichen Verwaltung und Aufzeichnungen zu schaffen. Zunächst galt es, die Technik und Methoden der Organisation des Staatsapparates festzulegen. Den Organen der Arbeiter- und Bauerninspektion (RKI) wurde die Aufgabe übertragen, die Arbeit des Staatsapparates zu überwachen und zu verbessern. An der Spitze der Arbeiten zur Verbesserung des Verwaltungsapparats stand daher ein besonderes Gremium mit sehr großen Befugnissen – das Volkskommissariat zur Verbesserung der Aktivitäten anderer Volkskommissariate.

Als Ergebnis seiner Aktivitäten in den 1920er Jahren. Zu Fragen der wissenschaftlichen Organisation des Managements, einschließlich der Büroarbeit, hat sich ein System wissenschaftlicher Forschung, selbsttragender, abteilungsbezogener und öffentlicher Organisationen entwickelt. Schauen wir uns die rechtliche Grundlage an, auf der dies geschah.

Es ist bekannt, dass die Sowjetregierung die bisherige Gesetzgebung aufgegeben und begonnen hat, neue rechtliche Grundlagen für das Funktionieren des Staates zu schaffen. Bestimmte Bestimmungen der Dekrete und Beschlüsse der Sowjetregierung bezogen sich in gewissem Maße auf Büroarbeit und Dokumentation. Allerdings wurde im Land nach der Oktoberrevolution kein kohärentes System der Gesetzgebung zu Fragen der Büroarbeit entwickelt. Mit der Einrichtung der Zentralen Kontrollkommission (RKI) verlagern sich Fragen der Regelung der Büroarbeit auf die Ressortebene.

Ein positives Ergebnis der Bemühungen von Wissenschaftlern und Spezialisten in den 20er Jahren. Man kann davon ausgehen, dass sie die Regeln für die Organisation des archivarischen Teils der Büroarbeit in staatlichen, professionellen und genossenschaftlichen Institutionen und Unternehmen der RSFSR (1928) und den Entwurf der Allgemeinen Regeln für Dokumentation und Dokumentenfluss (1931) entwickelt haben. Die neuesten Regelungen sahen die Einführung eines einheitlichen Büroverwaltungssystems für alle Institutionen vor. Die allgemeinen Regeln waren ein ernsthafter Versuch, nationale Standards im Bereich der Arbeit mit Dokumenten zu entwickeln, blieben jedoch aufgrund der Schließung des Instituts für Managementtechnologie sowie der Abschaffung des NK RKI der UdSSR unrealisiert.

Übergabe von Büroarbeiten an Archivbehörden

Seit den frühen 1930er Jahren. Im Bereich der Büroarbeit begannen sich die Archivverwaltungsorgane aktiver zu zeigen. Die Relevanz von Büroarbeitsthemen wurde von Fachleuten und Wissenschaftlern sowie Regierungsbeamten deutlich gespürt. Kurz vor dem Großen Vaterländischen Krieg, im Jahr 1941, fand die erste branchenübergreifende Tagung zum Thema Büroausstattung statt, bei der bei der Betrachtung der Probleme der Mechanisierung der Führungsarbeit die alarmierende Lage im Bereich der Büroarbeit hervorgehoben wurde. Auf dem Treffen wurde ein Programm zur Verbesserung der Situation vorgestellt, das in seiner Tiefe und Komplexität einzigartig ist und leider nicht umgesetzt wurde 6 . Dennoch verstärkten die Archivbehörden ihren Einfluss auf die Aktenverwaltung immer weiter.

Während der Kriegsjahre wurde versucht, ein einziges normatives Dokument zur Regelung der Büroarbeit zu schaffen. Das Projekt wurde 1943 von K.G. vorbereitet. Mityaev und hieß „Anweisungen zur Organisation des dokumentarischen Teils und zum Schutz dokumentarischer Materialien der laufenden Büroarbeit in den Volkskommissariaten und anderen Institutionen, Organisationen und Unternehmen der UdSSR 7“. Während des Krieges wurde das Projekt nicht angenommen.

In den 50er Jahren Die Rolle der Archivbehörden bei der Verbesserung der Archivierung hat zugenommen. Dies wurde durch die Verordnungen über den Staatsarchivfonds der UdSSR von 1958 erleichtert, die den Archivbehörden anstelle der „Überwachungs“-Funktion das Recht einräumten, den dokumentarischen Teil der laufenden Archivverwaltung zu kontrollieren 8 . Von diesem Moment an übernehmen die Archivbehörden aktiv die Führung bei der Rationalisierung der Büroarbeit. Der Umfang der Befugnisse der Archivbehörden war jedoch nicht klar definiert. Unter Archivaren besteht die Meinung, dass sich die Kontrolle der Archivinstitutionen auf alle Büroprozesse erstrecken sollte – vom Moment der Entstehung eines Dokuments bis zu seiner Übergabe zur Aufbewahrung an das Archiv. Allerdings an der Wende der 1950er und 1960er Jahre. Archivinstitutionen waren noch nicht bereit, solch große Probleme zu lösen 9 .

Einheitliches staatliches System der Büroarbeit

In dieser Zeit steht das Problem der Schaffung eines einheitlichen Standards zur Regelung der Arbeit mit der Managementdokumentation im Land auf der Tagesordnung. Im Jahr 1963 erstellte das Hauptarchiv der UdSSR das erste normative Dokument der gesamten Union zur Büroarbeit – die Grundregeln für die Organisation des dokumentarischen Teils der Büroarbeit und der Arbeit der Archive von Institutionen, Organisationen und Unternehmen der UdSSR dann begann die Entwicklung des Unified State System of Office Work (USSD) 10.

Im September 1973 wurden die wichtigsten Bestimmungen des Einheitlichen Staatsdatenblatts vom Staatskomitee des Ministerrats der UdSSR für Wissenschaft und Technologie genehmigt und Ministerien und Abteilungen zur Verwendung in ihrer Arbeitspraxis empfohlen 11 . Das Einheitliche Staatsdatenblatt war ein wissenschaftlich geordneter Satz von Regeln, Vorschriften und Empfehlungen für die Aufzeichnungsführung vom Zeitpunkt des Eingangs oder der Erstellung von Dokumenten bis zu ihrer Übergabe an das Archiv. Der Einheitliche Staatliche Statistikdienst legt außerdem die Anforderungen an die Organisation von Büroverwaltungsdiensten in Institutionen und das Verfahren für ihre Arbeit fest. Die Bestimmungen der Unified State Database wurden durch das Unified System of Organizational and Administrative Documentation (USORD) ergänzt und durch die entsprechenden GOSTs unterstützt.

Im Jahr 1980 wurde eine neue Verordnung über die Hauptarchivdirektion des Ministerrats der UdSSR 12 verabschiedet, die die Befugnisse der Archivbehörden im Bereich der Aktenverwaltung erheblich erweiterte und ihnen folgende Aufgaben zuwies: organisatorische und methodische Verwaltung der Organisation von Dokumenten im Records Management; Implementierung, Entwicklung und Verbesserung des Unified State System of Records Management und USORD, wissenschaftliche und methodische Verwaltung ihrer Anwendung; Entwicklung und Genehmigung verbindlicher Regeln für alle Organisationen zur Organisation von Dokumenten in der Büroarbeit. Dadurch war der staatliche Archivdienst in der Lage, die Qualität der in Organisationen erstellten Dokumente wirklich zu verwalten.

Daher ist zu beachten, dass in den 70-80er Jahren. 20. Jahrhundert Die Büroarbeit entsprach den Anforderungen eines bürokratischen Managementsystems auf der Grundlage einheitlicher methodischer, organisatorischer und technologischer Grundsätze. Im öffentlichen Verwaltungssystem wurde eine einheitliche Grundlage für die Organisation des Dokumentenflusses geschaffen, die auf nationaler Ebene die Dokumentation der Vorbereitung, Annahme und Umsetzung von Entscheidungen sowie die Regelung der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten entsprechend ihrer praktischen und wissenschaftlichen Bedeutung sicherstellte -historische Bedeutung 13 .

Gesetzliche Regelung der Büroarbeit
In der Russischen Föderation

Zehn Jahre sind seit dem Zusammenbruch der UdSSR vergangen. Die Bildung einer neuen russischen Staatlichkeit, deren Schwerpunkt auf dem Aufbau eines demokratischen Rechtsstaates mit einer sozial orientierten Marktwirtschaft liegt, zählt zu den Aufgaben des Staates die Dokumentation seiner Aktivitäten, die Bewahrung der Dokumentation für deren betriebliche Nutzung und deren langfristige Bewahrung .

Die Untersuchung bisheriger historischer Erfahrungen hat gezeigt, dass die Wirksamkeit der Lösung dieser Probleme davon abhängt, wie rechtlich die systemische Kategorie „dokumentierte Informationen“ geregelt ist, die die Lebensaktivität aller Bereiche des öffentlichen und persönlichen Lebens der Bürger und aller möglichen Formen davon bestimmt Verbände 14 .

Bei der Analyse des regulatorischen Rahmens für die Arbeit mit Dokumenten in der Russischen Föderation muss grundsätzlich darauf hingewiesen werden, dass das postsowjetische Russland die Gültigkeit sowjetischer Gesetze im Bereich der Büroarbeit behielt und damit die historische Kontinuität sicherte und die Grundlage für die weitere Herrschaft wahrte -Herstellung.

Der wichtigste Rechtsakt, der die moderne Staatspolitik und die Rechte der russischen Bürger im Bereich des Informations- und Dokumentationsaustauschs definiert, ist die Verfassung der Russischen Föderation. Darin heißt es: „Jeder hat das Recht, auf jede legale Weise frei Informationen zu suchen, zu empfangen, zu übermitteln, zu produzieren und zu verbreiten ...“ (Teil 4, Artikel 29).

Bei der Entwicklung verfassungsrechtlicher Normen werden die Grundlagen staatlicher Informations- und Dokumentationspolitik auf gesetzgeberischer Ebene verankert. Das systembildende Gesetz in diesem Bereich ist das Bundesgesetz „Über Information, Informatisierung und Informationsschutz“ 15.

Dieses Gesetz enthält eine Reihe der wichtigsten Grundbestimmungen zur Dokumentationsunterstützung des Managements: Es definiert das Terminologiesystem, das Verfahren zur Dokumentation von Informationen und deren Übersetzung in Informationsressourcen, legt die Verantwortung des Staates und seiner Organe für die Lösung dieser Probleme fest und benennt eine Liste obligatorischer dokumentierter Informationen, die Organisationen – juristische Personen pflegen müssen. Eine bedeutende Rolle im System der Informationsgesetzgebung spielt das Gesetz der Russischen Föderation „Über Staatsgeheimnisse“ 16

Angesichts der Tatsache, dass es einen globalen Informationsraum gibt, besteht Bedarf an einer rechtlichen Regelung der Beziehungen im Bereich der Übermittlung von Informationen außerhalb der Russischen Föderation und des Empfangs von außerhalb. Dieser Prozess erfolgt auf Grundlage des Bundesgesetzes „Über die Teilnahme am internationalen Informationsaustausch“ 17.

Dieser Rechtsakt enthält eine Reihe von Bestimmungen, die für den Austausch dokumentierter Informationen wichtig sind. Das Gesetz legt das Verfahren für den Import und Export solcher Informationen fest und erlegt Beschränkungen für den Verkehr dokumentierter Informationen, die als Staatsgeheimnisse oder andere vertrauliche Informationen gelten, über die Grenze der Russischen Föderation in das gesamtrussische Staatseigentum auf; an den Archivfonds; auf andere Kategorien dokumentierter Informationen, deren Export durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation eingeschränkt sein kann. Damit wurde das Informationsrecht in Bezug auf dokumentierte Informationen durch die Regelung ihres internationalen Austauschs ergänzt.

Die gesetzliche Regelung der Beziehungen im Bereich der Verwendung elektronischer digitaler Signaturen erfolgt in Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz „Über elektronische digitale Signaturen“, dem Bürgerlichen Gesetzbuch der Russischen Föderation, anderen Bundesgesetzen und anderen Rechtsakten der Russischen Föderation, die in verabschiedet wurden in Übereinstimmung mit ihnen und erfolgt auch im Einvernehmen der Parteien 18.

Laut Gesetz ist eine elektronische digitale Signatur eine Voraussetzung für ein elektronisches Dokument, die dieses elektronische Dokument vor Fälschungen schützen soll, die durch kryptografische Umwandlung von Informationen unter Verwendung des privaten Schlüssels einer elektronischen digitalen Signatur erhalten wird und die Identifizierung des Eigentümers ermöglicht des Signaturschlüsselzertifikats sowie zur Feststellung, dass im elektronischen Dokument keine Informationsverfälschung vorliegt. Unter bestimmten Voraussetzungen entspricht eine elektronische digitale Signatur in einem elektronischen Dokument einer handschriftlichen Unterschrift in einem Papierdokument.

Die Beziehungen in Archivangelegenheiten sind Gegenstand der Grundlagen der Gesetzgebung zum Archivfonds der Russischen Föderation und zu Archiven, die die Bildung, Organisation der Lagerung, Buchhaltung, Nutzung von Archiven und Archivfonds sowie deren Verwaltung regeln, um die Sicherheit zu gewährleisten Archivalien und deren uneingeschränkte Nutzung im Interesse der Bürger, der Gesellschaft und des Staates. Dieser Rechtsakt befasst sich jedoch überhaupt nicht mit Fragen des Papierkrams.

Es kann festgestellt werden, dass die russische Informationsgesetzgebung nur einen Teil der Beziehungen im Bereich der Dokumentation von Informationen regelt und die Archivgesetzgebung nur Fragen der archivierten Aufbewahrung von Dokumenten behandelt. Fragen der Dokumentation und Dokumentation der Beziehungen zwischen Rechtssubjekten werden in gewissem Umfang in Gesetzgebungsakten zu einzelnen Fachgebieten, beispielsweise im Notar-, Rechnungslegungs-, Steuerrecht usw., sowie in Gesetzgebungsgesetzen (Bürgerliches Gesetzbuch) geregelt der Russischen Föderation, Strafprozessordnung der Russischen Föderation und andere). In jüngster Zeit besteht die Tendenz, die ohnehin geringe Anzahl bestehender Standards zu reduzieren.

Das State Documentation Management System (1991) ist ein Departementsgesetz. Die Norm zur Festlegung von Anforderungen an die Erstellung von Organisations- und Verwaltungsdokumenten wurde gestrichen. Lediglich die Standardanweisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen (2001) sind in vollem Umfang in Kraft.

Unter diesen Bedingungen stellt sich natürlich die Frage: Brauchen wir unter russischen Bedingungen eine gesetzliche Regelung der Arbeit mit Dokumenten im Management?

Auslandserfahrung

In den Vereinigten Staaten gibt es seit 1950 Bundesgesetze zur Datenverwaltung. Im Jahr 1980 wurde das Gesetz zur Reduzierung des Papierkrams verabschiedet, das darauf abzielte, einen einheitlichen Rechtsrahmen für diesen Bereich der Verwaltungstätigkeit zu schaffen. Das US-amerikanische Nationalarchivsystem verfügt über eine spezielle Abteilung, die für Fragen der Dokumentenverwaltung zuständig ist.

In Deutschland hat die Regierung am 26. Juli 2000 eine neue „Allgemeine Geschäftsordnung für die Arbeit der Bundesministerien“ erlassen, die die organisatorischen und technischen Abläufe bei der Bearbeitung papiergebundener Unterlagen sowie grundlegende Richtlinien für den Umgang mit elektronischen Dokumenten regelt. Diese Regeln wurden im Rahmen des Landesprogramms „Moderner Staat – Modernes Management“ 19 erstellt.

Ähnliche Beispiele lassen sich aus der Praxis anderer Staaten anführen: Australien, Finnland, England, Tschechien usw. Unter den GUS-Republiken verdient in dieser Hinsicht die Gesetzgebung Kasachstans, Weißrusslands und der Kirgisischen Republik die größte Aufmerksamkeit.

Besonders aktiv wurde im letzten Jahrzehnt im Ausland an der gesetzgeberischen Unterstützung der Einführung von Informationstechnologien für die Dokumentenverarbeitung und das elektronische Dokumentenmanagement im Bereich der Verwaltung und der Beziehungen zwischen Regierungsbehörden und Bürgern gearbeitet. In den Vereinigten Staaten wurde im Jahr 2000 das Gesetz „Zur Förderung der Verwendung elektronischer Dokumente und Signaturen im zwischenstaatlichen und ausländischen Handel“ verabschiedet. Von Interesse sind die Erfahrungen Großbritanniens bei der Bereitstellung von Standarddokumenten für Bürger in elektronischer Form sowie die Erfahrungen Schwedens, wo Regierungsbehörden 1999 95 % der Einkäufe mit papierlosen Transaktionen abwickelten, sowie Australiens, wo a Ein spezielles System ermöglicht die Bereitstellung elektronischer Technologien bei der Bezahlung von Stromrechnungen, der Registrierung von Personenstandsurkunden, der Einholung von Lizenzen und anderen Genehmigungen usw.

Diese bei weitem nicht vollständige Liste von Beispielen zeigt, dass die gesetzgeberische Unterstützung der Arbeit mit Dokumenten im Staat eine lösbare Aufgabe ist. Der allgemeine Trend zur Stärkung der rechtlichen Unterstützung des Lebens des russischen Staates wirft die Frage nach der Beseitigung der Gesetzeslücke im Bereich der Regelung von Fragen der Dokumentationsverwaltung auf. Es ist notwendig, ein Bundesgesetz „Über die Dokumentationsunterstützung des Managements“ zu entwickeln.

Entwurf eines Bundesgesetzes über vorschulische Bildungseinrichtungen

Bei der Ausarbeitung des Konzepts des Gesetzentwurfs haben die Entwickler die folgenden Gesetzesnamen berücksichtigt: „Über die Dokumentation“, „Über die Dokumentenverwaltung“, „Über den Dokumentationsfonds“, „Über die Dokumentation, Organisation der Büroarbeit und Aufbewahrung von Dokumenten“, „ Zur Dokumentationsunterstützung für das Management“ und einige andere. Als Ergebnis der Diskussion entschied sich die Entwicklergruppe für die letzte Option als diejenige, die den Zielen der gesetzlichen Regulierung in diesem Bereich am besten entspricht. Unter Dokumentationsunterstützung für das Management(DOU) bezieht sich auf die Erstellung einer dokumentierten Informationsbasis auf verschiedenen Medien zur Nutzung durch den Verwaltungsapparat bei der Umsetzung seiner Funktionen. Die Führung von Aufzeichnungen gilt als organisatorisches, rechtliches und technologisches Instrument zum Aufbau einer vorschulischen Bildungseinrichtung.

Im Gegensatz zum weit verbreiteten Begriff „Papierkram“ ist es für die vorschulische Bildungseinrichtung unerlässlich, ihn auf alle Systeme der Verwaltungsdokumente auf beliebigen Medien anzuwenden; das Vorhandensein einer unabhängigen Struktureinheit, zu deren Aufgaben die Gestaltung, Umsetzung und Überwachung der Einhaltung der einschlägigen Vorschriften gehört; sowie die Feststellung der Verantwortung des Führungspersonals für Verstöße gegen gesetzliche Anforderungen und einschlägige Vorschriften.

Eine andere Rechtsbezeichnung kann unserer Meinung nach nicht die Gesamtheit der Anforderungen an einen Rechtsakt zur Regelung der Rechtsbeziehungen im Bereich der Managementdokumentation, Dokumentation, Organisation des Dokumentenflusses, Gestaltung von Dokumentationssystemen etc. enthalten.

Die wichtigsten Vorschläge zur Struktur und zum Inhalt des Gesetzes haben wir in der zweiten Ausgabe der Zeitschrift „Deloproizvodstvo“ für das Jahr 2001 20 dargelegt. Derzeit haben die Entwickler die Vorbereitung der zweiten Ausgabe des Gesetzentwurfs abgeschlossen. Im Vergleich zur ersten Ausgabe hat sich der Gesetzestext erheblich geändert. So wird im Kapitel I „Allgemeine Bestimmungen“ das Ziel neu definiert: „Der Zweck dieses Bundesgesetzes besteht darin, die rechtlichen Voraussetzungen für die Dokumentation, die Organisation der Arbeit mit Dokumenten und deren Aufbewahrung sicherzustellen, um die Tätigkeit staatlicher Behörden, lokaler Selbstverwaltungsorgane, Organisationen usw. sicherzustellen.“ Bürger.“

Gegenstand und Geltungsbereich des Gesetzes werden geklärt: „Gegenstand der Regelung dieses Gesetzes sind die Beziehungen, die sich aus der Dokumentation der Tätigkeit staatlicher Behörden, Kommunalverwaltungen, juristischer Personen und Bürger bei der Wahrnehmung ihrer Rechte und Pflichten ergeben.“ entsprechend ihrem rechtlichen Status. Das Gesetz gilt in der gesamten Russischen Föderation und gilt für Tätigkeiten mit beliebigen Dokumenten, auch mit elektronischen Dokumenten.“

Grundsätze und Richtungen der staatlichen Regulierung
Fragen der Vorschulerziehung

Der Gesetzentwurf formuliert die Grundprinzipien der Dokumentationsunterstützung für das Management:

die vollständigste und zuverlässigste Wiedergabe der Aktivitäten staatlicher Behörden, lokaler Regierungen, juristischer Personen und Bürger im Rahmen ihrer berechtigten Interessen, Rechte und Pflichten in Dokumenten;

Gewährleistung der Entwicklung, Umsetzung und Kontrolle der Verwendung von Standards und einheitlichen Dokumentationssystemen bei der Tätigkeit staatlicher Behörden, Kommunalverwaltungen, in den Managementstrukturen von Organisationen, unabhängig von deren Eigentums- und Organisationsform;

Sicherstellung der Arbeit mit Dokumenten gemäß den Anforderungen des Rechtssystems für Informationsressourcen und Gewährleistung der Bedingungen der Informationssicherheit;

Bildung und Umsetzung einer einheitlichen wissenschaftlichen und technischen Politik im Bereich der Dokumentationsunterstützung für das Management auf der Grundlage des Einsatzes sich entwickelnder Informationstechnologien;

Schaffung von Bedingungen für die Nutzung elektronischer Dokumente;

Verbesserung der regulatorischen, rechtlichen und methodischen Grundlagen zur Regelung der Dokumentation und Dokumentationsunterstützung der Prozesse der staatlichen und öffentlichen Verwaltung, des Lebens der Bürger und ihrer Vereine.

Die Hauptrichtungen der staatlichen Regulierung im Bereich der Dokumentationsunterstützung für das Management sind:

Entwicklung der Landespolitik im Bereich der Dokumentationsunterstützung des Managements, Aufnahme von Aufgaben zur Entwicklung der Informationstechnologie in staatliche Programme als eine der Voraussetzungen für die Verbesserung von Staatlichkeit und Management;

Unterstützung bei der Schaffung sicherer Informationstechnologien für staatliche Dokumentationssysteme;

Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumentationssystemen, die die Hauptfunktionen der öffentlichen Verwaltung und das Verhältnis von juristischen Personen und Einzelpersonen zu staatlichen Behörden, Kommunalverwaltungen und untereinander widerspiegeln, Buchhaltungs- und Reg(Register, Register, Klassifikatoren) unter Berücksichtigung internationaler Standards und der spezifische Bedingungen der Russischen Föderation;

Gewährleistung einheitlicher Grundsätze und Verfahren für die Bildung und Nutzung von Informationssystemressourcen im Interesse der Bürger, des Staates, der Unternehmens- und Privatstrukturen aller Arten von Aktivitäten;

Organisation der Ausbildung und Umschulung von Spezialisten für Strukturen, die an der Verarbeitung, Aggregation und Schaffung von Netzwerksystemen zur Übertragung von Dokumenten im System staatlicher Informationsressourcen beteiligt sind;

Kontrolle über die Sicherheit der im Archivfonds der Russischen Föderation enthaltenen Dokumentationsbestände
um ihre Nutzung im Interesse der Bürger, der Gesellschaft und des Staates sicherzustellen;

Bildung und Umsetzung einer einheitlichen wissenschaftlichen und technischen Politik im Bereich der Dokumentationsunterstützung für das Management unter Berücksichtigung des Einsatzes modernster Informationstechnologien;

Entwicklung von Rechtsvorschriften sowie regulatorischen und methodischen Rahmenbedingungen im Bereich vorschulischer Bildungseinrichtungen.

Auch die übrigen Abschnitte des Gesetzentwurfs wurden erheblich überarbeitet (den vollständigen Text des Gesetzentwurfs finden Sie auf der VNIIDAD-Website: [Elektronische Ressource]).

Die Stellung vorschulischer Bildungseinrichtungen in der Verwaltungsreform

Jedes Ereignis im Bereich der Informatisierung dringt aktiv in den Bereich der Dokumentation und des Dokumentenflusses ein. Von größter Bedeutung sind in diesem Zusammenhang der Entwurf des Föderalen Zielprogramms (FTP) „Elektronisches Russland“ für 2002-2010 sowie Projekte zur Verwaltungs- und Justizreform. Diese Projekte betreffen nicht nur die Einbindung eines elektronischen Dokuments in das Informationsdokumentationssystem, sondern werfen grundsätzlich viele Fragen zur Verbesserung von Dokumentations- und Managementprozessen auf. Fragen der Dokumentation und Ordnung im Bereich des Dokumentenflusses sind in der Informationssicherheitsdoktrin enthalten. Sie spiegeln sich auch in der Botschaft des Präsidenten der Russischen Föderation an die Föderale Versammlung der Russischen Föderation im Jahr 2001 wider. Allein das Projekt des Bundeszielprogramms „Elektronisches Russland“ sieht eine Reihe von Bereichen vor, die den Bereich Dokumentation und Büro maßgeblich beeinflussen Arbeits- und Dokumentenspeicher.

Unter Berücksichtigung der realen Bedingungen Russlands (aktiver Übergang zum Masseneinsatz der Informationstechnologie, Komplexität der Umsetzung der Aufgaben der Wirtschafts-, Verwaltungs- und Justizreformen) sollten die Aufgaben der Rationalisierung der Dokumentation und aller Phasen der Vorschulerziehung berücksichtigt werden:

1) einer der wichtigsten Bereiche der öffentlichen Ordnung;

2) Sicherheitszone für sensible Informationen;

3) der Anwendungsbereich von Technologien, die eine harmonische Kombination von Papier- und elektronischen Methoden zur Dokumentation und zum Austausch von Dokumenten ermöglichen, mit der Aussicht auf einen reibungslosen Übergang zu digitalen Methoden zur Präsentation eines erheblichen Teils offizieller und geschäftlicher Informationen.

Darüber hinaus müssen die Fragen der Dokumentation der Aktivitäten aller ausnahmslos am sozioökonomischen und öffentlichen Leben des Staates beteiligten Organisationen sowie die Fragen des sozialen Schutzes der Bürger durch die obligatorische Dokumentation ihrer Arbeitstätigkeit durch Arbeitgeber gelöst werden.

Die wichtigste Voraussetzung für die aktive Anwendung des Gesetzes über die Vorschulerziehung ist die Übertragung der Verantwortung für seine Anwendung an eines der föderalen Exekutivorgane – den Föderalen Archivdienst Russlands (Rosarkhiw). In diesem Zusammenhang geht es vor allem darum, die koordinierende Rolle von Rosarchiw und seinen Strukturen als Organe zu stärken, die für den Stand der Verwaltungsdokumentation verantwortlich sind und deren Sicherheit, wissenschaftliche und praktische Nutzung sowie die Aktivitäten anderer Bundesbehörden in diesem Zusammenhang gewährleisten zur Straffung ihrer eigenen Dokumentation; Einhaltung der geltenden Vorschriften; Sicherstellung der rechtzeitigen Übergabe der Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung an die Staatsarchive, Umsetzung der Dokumentationsverwaltung gemäß den Standards in den Organisationen ihres Systems.

* Dokumentationsunterstützung für das Management

Gründung der Republik Belarus. 4. FragenOrganisationen und Aktivitäten von Archiven Organisationen ... Vor territorial Organisationen laut staatlicher Registrierung. 27. Anträge auf Kopien von Dokumenten werden erledigt... P-Blatt-Nr.: Abschnitt 1. Grundstücksnummer...

M.M. Larin

Dokumentationsunterstützung für das Projektmanagement (In- und Auslandserfahrung)

Schlüsselwörter: Projekt, Dokumentationsunterstützung für das Management, Projektmanagement, einheitliches Dokumentationssystem.

Der Modernisierungspfad der Entwicklung, den unser Land als Reaktion auf die globalen Herausforderungen der globalen Finanz- und Wirtschaftskrise eingeschlagen hat, erfordert die rasche Einführung fortschrittlicher Technologie, moderner Technologien und Managementmethoden in allen Lebensbereichen der Gesellschaft und des Staates. Programmorientierte Methoden zur Steuerung sozioökonomischer Systeme, die in entwickelten Ländern längst zum Alltag gehören, werden in Russland bereits eingesetzt: in großen nationalen Projekten, föderalen Zielprogrammen, beim Übergang zur Zielplanung und ergebnisorientierten Budgetierung. Ein Blick in den Staatshaushalt genügt, um zu erkennen, dass dieser Sonderposten zur staatlichen Finanzierung einer Reihe von Bundeszielprogrammen enthält. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Gruppen von Projekten, die mithilfe der genannten Methoden koordiniert verwaltet werden. Das Projektmanagement wird in Zukunft eine führende Rolle bei der Modernisierung spielen, die als eine Reihe laufender großer, großer und kleiner Projekte dargestellt werden kann, die auf die Weiterentwicklung und Verbesserung von Geräten und Technologien sowie auf die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit im globalen Marktumfeld abzielen. und die Lebensqualität zu verbessern.

Ausländische Wissenschaftler interpretieren den Begriff „Projekt“ als eine Reihe verschiedener Arten von Aktivitäten, die durch eine Reihe gemeinsamer Merkmale vereint sind. Jede von ihnen zielt also darauf ab, bestimmte Ziele und bestimmte Ergebnisse zu erreichen; gekennzeichnet durch die koordinierte Ausführung zahlreicher miteinander verbundener Aktionen; zeitlich begrenzt, d. h. hat einen Anfang und ein Ende. Im Gegensatz zum Produktionssystem handelt es sich bei dem Projekt um eine einmalige Aktivität bis zum Erreichen des Endergebnisses, die zunehmend zur Haupttätigkeitsform der Organisation wird. Mit anderen Worten handelt es sich bei einem Projekt um eine Arbeit, die abgeschlossen werden muss, um innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und Budgets ein einzigartiges, vorher festgelegtes Ergebnis zu erzielen1.

Der Lebenszyklus eines Projekts (der Zeitraum zwischen Beginn und Abschluss) ist der Ausgangspunkt für seine Finanzierung, der wiederum als Grundlage für die Aufteilung der Arbeit in Vorinvestitions-, Investitions- und Betriebsphasen (Stufen) dient. In Wirklichkeit ist dieser Prozess komplexer und mehrstufig. Die erste Phase (konzeptionell) umfasst die Formulierung von Zielen, die Analyse von Investitionsmöglichkeiten, die Begründung der Machbarkeit (Machbarkeitsstudie) und die Projektplanung; die zweite Phase ist die Projektentwicklung, in der die Arbeitsstruktur und die Ausführenden festgelegt, Arbeitspläne erstellt, ein Projektbudget und Entwurfsschätzungen entwickelt, Verhandlungen geführt und Verträge mit Auftragnehmern und Lieferanten abgeschlossen werden; die dritte Phase ist die Umsetzung des Projekts, wenn an seiner Umsetzung gearbeitet wird (Bau, Marketing, Personalschulung usw.); Die vierte Phase (Abschluss des Projekts) besteht in der Regel aus Abnahmeprüfung, Probebetrieb und Inbetriebnahme des Projekts; Die fünfte Phase (betrieblich) umfasst Abnahme, Einführung, Austausch von Geräten, Erweiterung, Modernisierung, Innovation.

Darüber hinaus entspricht jede Phase des Projektmanagements einem bestimmten Satz von Dokumenten, die rechtliche, organisatorische, finanzielle, soziale, personelle und andere Informationen und Dokumentationsunterstützung für Aktivitäten bieten. Allerdings ist das System seiner Dokumentationsunterstützung trotz der in Russland und im Ausland recht weit verbreiteten Verwendung der Projektmethode zur Erfüllung verschiedener Aufgaben sowohl im öffentlichen Sektor als auch im Geschäftsumfeld noch nicht in der notwendigen und ausreichenden Zusammensetzung von Dokumenten entwickelt; Es wurden keine einzelnen Managementfunktionen innerhalb des Projekts ermittelt, die in der Lage sind, eine rationelle Ausführung zu gewährleisten.

Im Verständnis der dringenden Notwendigkeit, dieses Problem zu lösen, werden wir in diesem Artikel versuchen, die Art der Dokumentation in den relevanten Phasen des Projektmanagements vorzustellen und die Aussichten für eine Verbesserung des Dokumentenmanagements im Prozess der Projektaktivitäten zu skizzieren. Um dieses Ziel zu erreichen, werden die aktuellen regulatorischen Rechtsakte der Russischen Föderation (Bundesgesetze und Regierungsvorschriften2, Standards und Regeln3), inländische4 und ausländische5 Literatur, hauptsächlich von amerikanischen und englischen Spezialisten verschiedener Projektmanagementorganisationen, sowie die Projektpraxis herangezogen Das Management im Allrussischen Wissenschafts- und Forschungsinstitut wurde im Rahmen der Erfüllung der Aufgaben der Bundeszielprogramme analysiert.

Die Zusammensetzung der in der ersten Phase der Projektbildung erstellten und verwendeten Dokumente wird nur für Bundeszielprogramme festgelegt. Hierbei handelt es sich um einen notwendigen und ausreichenden Satz von Dokumenten, die das konzeptionelle Wesen von Projektvorschlägen bei laufenden Wettbewerben definieren und durch das Bundesgesetz der Russischen Föderation „Über die Auftragserteilung für die Lieferung von Waren, die Ausführung von Arbeiten und die Erbringung von Dienstleistungen für staatliche und staatliche Stellen“ festgelegt sind kommunale Bedürfnisse.“

Anders verhält es sich bei innovativen (Initiativ-)Projekten, deren Dokumentationsunterstützung in dieser Phase des Managements noch von Spezialisten diskutiert wird. Einige heben Dokumente wie einen Projektauftrag hervor (Titel, Ziel, Ziele, Organisation, Genehmigung des Projekts mit den Unterschriften seiner Hauptbeteiligten), Vereinbarung über Ziele, Ziele und erwartete Ergebnisse6, während andere die Notwendigkeit der Erstellung weiterer Dokumente und Benennung begründen darunter ein Plan, ein Zeitplanprojekt, eine Produktbeschreibung. Daher legt K. Heldman (USA) großen Wert auf die Entwicklung einer Projektcharta und betrachtet diese als Grundlage für die Planung, Ausführung und Kontrolle der Arbeiten. Ihrer Meinung nach sollte es einen allgemeinen Überblick über das Projekt, seine Ziele und Ergebnisse geben, ein Paket zusätzlicher Dokumente, eine Ressourcen- und Kostenkalkulation und gegebenenfalls eine Untersuchung der Möglichkeiten enthalten. Die Charta sollte auch die Rollen und Verantwortlichkeiten des Managers, der Mitarbeiter, des Projektsponsors und der leitenden Manager festlegen. Gleichzeitig räumt K. Heldman ein, dass das Projekt, wenn es im Rahmen eines Vertrags umgesetzt wird, als Charta dienen kann. Natürlich betont Heldman immer wieder, wie wichtig es ist, Dokumente im Zusammenhang mit dem Projektbudget zu entwickeln7.

Laut A.D. befindet es sich im konzeptionellen Stadium. Orr (Großbritannien) ist es notwendig, ein Wirtschaftsmodell zu erstellen – eine der Schlüsselkomponenten in der Anfangsphase der Umsetzung eines komplexen Projekts, das durch einen Geschäftsplan8 dargestellt werden kann. Inländische Experten bezeichnen in dieser Phase Dokumente wie strategische Investitions- und Geschäftspläne, Machbarkeitsstudien und Designaufträge9.

Die Zusammenstellung der Dokumentation für die zweite Phase der Projektentwicklung richtet sich ebenso streng nach den Bedingungen seiner Umsetzung. So spiegeln sich die Rechtsbeziehungen und finanziellen Verpflichtungen der Teilnehmer eines Landesprojekts in mehreren wider

organisatorische und rechtliche Dokumente. Das Verhältnis zwischen Auftraggeber und Hauptauftragnehmer wird durch einen Regierungsvertrag geregelt, dem die Leistungsbeschreibung (technische Anforderungen), das Arbeitsprogramm und der Kalenderplan beigefügt sind. Die Beziehungen des Hauptvollstreckers und der Mitvollstrecker werden wiederum durch eine Vereinbarung zwischen den Parteien geregelt; eine Zusatzvereinbarung, einschließlich eines Kalenderplans und technischer Spezifikationen; geschätzte Kosten. Der Vertrag als wichtigstes Rechtsdokument definiert seinen Gegenstand; die Kosten (verhandelbarer Preis) der Arbeiten und das Verfahren für die Einigung zwischen den Parteien; Bedingungen und Reihenfolge der Arbeitsausführung; Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten der Parteien; geistige Eigentumsrechte an den Arbeitsergebnissen; Arbeitsabnahmeverfahren; besondere Bedingungen und höhere Gewalt; Vertraulichkeitsbedingungen; organisatorische Angelegenheiten; juristische Adressen; Bankdaten; Unterschriften der Parteien. Dem Vertrag liegen ein Kostenvoranschlag und technische Spezifikationen bei.

Die technische Spezifikation (TOR) ist die komplexeste Anwendung und umfasst Abschnitte wie allgemeine Informationen (Namen der Kunden- und Auftragnehmerorganisationen, Gründe für die Ausführung der Arbeiten, Beginn- und Endtermine der Arbeiten, Verfahren für technische Änderungen). Spezifikation); Zweck und Hauptziele der Arbeit; Anforderungen an dessen Umsetzung und Inhalt; Ausgangsdaten, Ablauf und Etappen; Anforderungen an die Ergebnispräsentation; das Verfahren für ihre Annahme. Dem Vertrag kann ein Zeitplan für die Übermittlung von Designmaterialien an den Kunden beigefügt werden.

Leider gibt es bei Initiativprojekten keine solche Gewissheit und es überwiegen unterschiedliche Ansätze zur Bestimmung der Menge an Dokumenten, die bei ihrer Umsetzung erstellt werden.

D. Diprose (USA) bezeichnet diesen Dokumentenkomplex beispielsweise als Projektplan, einschließlich geplanter Arbeitsergebnisse, spezifischer Aufgaben und deren Verteilung auf die Ausführenden, Zeitpläne, Kostenvoranschläge; Kommunikationsplan (Berichte über die Erledigung von Aufgaben durch jedes Teammitglied, Methoden zur Beschaffung und Bereitstellung von Informationen für Projektteilnehmer) und Budget (Berechnung von Projektschätzungen, Kostenkalkulation)10 und A.D. Orr legt deren Inhalt im Detail dar. So vermittelt der Gesamtplan seiner Meinung nach ein vollständiges Bild der Projektaktivitäten, legt die Reihenfolge der Arbeiten fest, sammelt Informationen zur Bildung eines Wirtschaftsmodells, legt das Hauptziel des Projekts und seine Ziele sowie Schlüsselaspekte (Zeitrahmen, Umfang) offen , Qualität) und Risiken. A.D. Orr betrachtet die Erstellung eines Projektbudgets als nächsten Schritt nach der Entwicklung eines Gesamtplans und hebt hier ein Dokument wie einen Arbeitsverteilungsplan hervor, auf dem alle Projektumsetzungsaktivitäten basieren. Bestehende Pläne werden anhand eines Gantt-Diagramms11 in überschaubare Bereiche, Arbeitspakete und Aufgabengruppen unterteilt. Anschließend wird ein Projektplan erstellt (Strukturdiagramm, Reihenfolge und gegenseitige Abhängigkeit der Arbeiten, Risikominderung) und nach seiner Genehmigung ein Plan mit allgemeinen Merkmalen des Projekts, Kontrollschema und Managementmechanismen, Organisation und Struktur des Projekts. sein erwarteter Lebenszyklus, grundlegend

Ist heute eine Reform der Vorschulerziehung auf nationaler Ebene notwendig? Inländische Traditionen, Welterfahrung, Regulierung vorschulischer Bildungseinrichtungen in den GUS-Staaten, praktische Notwendigkeit – all dies spricht für eine Aktualisierung des Regulierungsrahmens für die Büroarbeit in der Russischen Föderation. Welche Perspektiven gibt es für eine Reform des Büromanagements in unserem Land?

Die in unserem Land durchgeführte Verwaltungsreform zielt darauf ab, die Prozesse der öffentlichen Verwaltung zu verbessern und ihre Effizienz zu steigern. Auch die Dokumentationsunterstützung für staatliche Stellen auf verschiedenen Ebenen wird integraler Bestandteil der Reform. Heutzutage dienen vorschulische Bildungseinrichtungen sowohl als Instrument für ein effektives Management als auch als wichtigstes Kommunikationsinstrument in der Beziehung zwischen staatlichen Stellen und der Bevölkerung des Landes, den zivilgesellschaftlichen Strukturen und der Wirtschaft.

Unserer Meinung nach ist es im Zuge der Reform auf nationaler Ebene notwendig, einheitliche Grundsätze für die Vereinheitlichung und Standardisierung von Vorschulerziehungsdiensten und -technologien sowie der Dokumentation für eine bessere Interaktion zwischen staatlichen Stellen festzulegen. Besondere Bedeutung kommt der staatlichen Regulierung im Bereich der Dokumentationsunterstützung im Zusammenhang mit der Nutzung elektronischer Dokumente und elektronischer Kommunikationsmittel zu. Die Zunahme des Informations- und Dokumentationsvolumens in staatlichen Stellen macht eine ständige Überwachung und Steuerung dieser Prozesse durch den Staat erforderlich.

Inländische Traditionen, Welterfahrungen und Empfehlungen des Internationalen Archivrates zeigen deutlich die Notwendigkeit einer staatlichen Regulierung des Dokumentenmanagements sowie einer angemessenen Reduzierung des Dokumentenumlaufs im Land.

Der staatliche Archivdienst ist traditionell an der Organisation der Verwaltungsdokumentation in Russland beteiligt.

Beispielsweise enthielt die neueste Verordnung über den Föderalen Archivdienst Russlands vom 28. Dezember 1998 Nr. 1562 die folgende Aufgabe: „Zusammen mit föderalen Regierungsbehörden und Regierungsbehörden der Mitgliedsstaaten der Russischen Föderation die Entwicklung und Verbesserung der Archivierung.“ Angelegenheiten und Aufzeichnungen, einschließlich des staatlichen Aufzeichnungssystems und der einheitlichen Systemdokumentation.

Lesen Sie auch:

Projektmethodik: Russische Standards für Projektaktivitäten

In diesem Artikel werden inländische Standards für Projektaktivitäten erörtert.

Das neue Verwaltungsorgan – das Bundesarchivamt (siehe Regierungsdekret der Russischen Föderation vom 17. Juni 2004 Nr. 290) ist gemäß den Beschlüssen zur Verwaltungsreform nicht mit Funktionen zur Dokumentenverwaltung ausgestattet. Ihm kommt lediglich die Aufgabe zu, ungefähre Fallnomenklaturen, Weisungen für die Büroarbeit der Bundesorgane sowie Verzeichnisse der im Rahmen der Tätigkeit der Bundesorgane und ihnen nachgeordneten Organisationen anfallenden Dokumente unter Angabe ihrer Aufbewahrungsfristen zu koordinieren. Wie wir sehen, wurde sogar die sehr abstrakte Aufgabe der „Entwicklung“ der Büroarbeit aus der Verordnung gestrichen.

Diese Situation führt zu Unsicherheit hinsichtlich der Aussichten für eine weitere Verbesserung der vorschulischen Bildungseinrichtungen auf Landesebene. Gleichzeitig werden in allen Industrieländern in der einen oder anderen Form die Funktionen des Dokumentenmanagements den zuständigen Regierungsstellen übertragen, und diese Praxis rechtfertigt sich.

Regulatorische Rahmenbedingungen für das Dokumentenmanagement im Ausland

Als Regulierungsakte werden internationale Gesetze, nationale Gesetze, behördliche Vorschriften, Beratungsakte wie internationale und nationale Normen sowie Vertragsdokumente verwendet. Im letzten Jahrzehnt betrafen diese Gesetze vor allem die Nutzung elektronischer Dokumente und deren Anwendungsbereiche.

In den Vereinigten Staaten spielt die National Archives and Records Administration (NARA) eine besondere Rolle bei der Gestaltung des Regulierungsrahmens (Records Management).

NARA verlangt vom Leiter jeder Bundesbehörde die Bereitstellung einer elektronischen Aktenverwaltung. Dazu sollten Sie:

• ernennen Sie eine Person, die für die Anwendung eines internen Abteilungsprogramms zur Verwaltung aller Dokumentationen – erstellt, empfangen, verwendet oder auf elektronischen Medien gespeichert – verantwortlich ist;
• das elektronische Dokumentenmanagementsystem mit anderen Dokumenten und Informationsressourcen der Institution integrieren;
• Gewährleistung der Übereinstimmung des Dokumentationsmanagementsystems mit den gesetzlichen Anforderungen;
• Benutzer schulen, Softwaredokumentation aktualisieren, festgelegte Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten einhalten und deren Einhaltung aktueller Standards sicherstellen.

Von Interesse ist der US-amerikanische Paperwork Reduction Act (1980), der sich aus unbekannten Gründen nicht in den inländischen Entwicklungen widerspiegelt. Sein Kern liegt in der Schaffung von Informationszentren der Branchenabteilungen, an die sich jede Organisation wenden sollte, wenn Informationen gesammelt werden müssen. Nur wenn diese Informationen in den Informationszentren nicht verfügbar sind, erhält die Organisation die Erlaubnis, die Informationen unabhängig zu sammeln von Interesse. Für Informationen in allen Medien gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

Im Vereinigten Königreich gibt es ein Regierungsprogramm zur Verbesserung der Aktenverwaltung. Das britische Weißbuch „Modernizing Public Administration“ legt das Ziel fest, dass alle Regierungsorganisationen bis zum Jahr 2004 auf die Verwaltung elektronischer Unterlagen umstellen und gleichzeitig Papierakten beibehalten. Das Datenschutzgesetz (1998) gilt für Dokumente auf allen Medien.

Das Public Record Office des Vereinigten Königreichs hat Leitlinien zur Anwendung dieses Gesetzes auf die Verwaltung von Aufzeichnungen herausgegeben und Standards, Richtlinien und Praktiken für die Verwaltung von Aufzeichnungen in allen Medien während ihres gesamten Lebenszyklus veröffentlicht, von der Erstellung bis zur öffentlichen Hinterlegung.

Im Jahr 2002 entwickelten die britischen Staatsarchive funktionale Anforderungen für Systeme zur Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen. Britische Unternehmen für Datenverwaltungssysteme, die daran interessiert sind, dass ihre Softwareprodukte anhand dieser Anforderungen bewertet werden, werden von den National Archives geprüft.

In Deutschland hat die Regierung im Jahr 2000 die „Allgemeine Geschäftsordnung für die Arbeit der Bundesministerien“ erlassen, die die organisatorischen und technischen Abläufe bei der Bearbeitung papiergebundener Dokumente regelt und grundlegende Richtlinien für den Umgang mit elektronischen Dokumenten vorgibt. Der deutsche Gesetzgeber hat den staatlichen Archivbehörden das Recht und die Pflicht eingeräumt, staatliche Stellen auf verschiedenen Ebenen bei der Dokumentenverwaltung zu unterstützen.

So sieht beispielsweise das Gesetz „Über die Sicherung der Aufbewahrung und Nutzung archivalischer Unterlagen auf Bundesebene“ (1988) vor, dass das Bundesarchiv die obersten Regierungsorgane, Bundesinstitutionen, Verbände und das Gericht in Fragen der Dokumentenverwaltung berät.

In Finnland verwalten und prüfen die National- und Provinzarchive gemäß dem Archivgesetz (1981) und der Verordnung über öffentliche Archive (1983) die Aufzeichnungen öffentlicher Einrichtungen. Das Nationalarchiv hat Anweisungen zur Führung von Aufzeichnungen für staatliche und andere Institutionen entwickelt und in Form eines Rechtsakts verabschiedet.

Nationalarchive Australien Gemäß dem Archives Act (1983) spielt es eine führende Rolle bei der Verwaltung von Aufzeichnungen staatlicher Behörden und erlässt wichtige regulatorische Entwicklungen in Bezug auf die Verwaltung von Aufzeichnungen und Archivangelegenheiten.

Im März 1995 veröffentlichten die National Archives of Australia das Handbuch „Electronic Records Management“. Im Jahr 1996 hat Australien als erstes Land der Welt den National Document Management Standard eingeführt, der Anforderungen für die Arbeit mit traditionellen papierbasierten Dokumenten und modernen elektronischen Dokumenten enthält.

So gibt es im entwickelten Ausland einen regulatorischen und methodischen Rahmen für das Dokumentenmanagement, bei dessen Bildung staatliche Archivorganisationen eine führende Rolle spielen.

Regulierung vorschulischer Bildungseinrichtungen in den GUS-Staaten

Bezeichnend sind auch die Erfahrungen unserer Kollegen aus den GUS-Staaten. Die Republik Belarus ist einer der ersten Staaten, der erfolgreich einen gesetzlichen, regulatorischen und methodischen Rahmen für die Verwaltung aller Dokumentationen, einschließlich elektronischer Dokumente, entwickelt und umgesetzt hat. Gesetz „Über die Informatisierung“ (1995), Bürgerliches Gesetzbuch der Republik Belarus (1998), Gesetz „Über elektronische Dokumente“ (2000), staatlicher Standard STB 1221-2000 „Elektronische Dokumente. „Regeln für die Durchführung, Handhabung und Aufbewahrung“ sind wichtige Regierungsgesetze im Bereich der vorschulischen Bildungseinrichtungen.

Beachten wir das Gesetz der Republik Belarus vom 06.10.94 Nr. 3277-XII „Über den nationalen Archivfonds und die Archive in der Republik Belarus“, in dem die Entwicklung und Implementierung von Dokumentenverwaltungssystemen sowie die Überwachung der Einhaltung der Rechtsvorschriften geregelt sind Die Aufgaben der Aktenführung sind den Leitungsorganen des Archivdienstes und seiner Institutionen übertragen.

Die Ukraine hat das Gesetz Nr. 288-111 vom 13. Dezember 2001 „Über den Nationalen Archivfonds und die Archivinstitutionen“ verabschiedet. Das Gesetz beschloss, das zentrale Exekutivorgan zu ermächtigen, im Bereich Archivangelegenheiten und Aufzeichnungen zu arbeiten. Dieses Gremium führt die behördliche und rechtliche Regelung der Beziehungen im Bereich Archivangelegenheiten und Büroarbeit durch, kontrolliert die Tätigkeit von Archivinstitutionen und Büroarbeitsdiensten. Handlungen des zentralen Exekutivorgans sind für staatliche Behörden, Kommunalverwaltungen, Unternehmen, Institutionen, Organisationen, unabhängig von ihrer Unterordnung und Eigentumsform, sowie für Bürger bindend.

Im Jahr 2003 wurde das Gesetz der Ukraine „Über elektronische Dokumente und elektronische Dokumentenverwaltung“ verabschiedet. Im Jahr 2004 wurden die Grundregeln für den Betrieb der Archive der Ukraine verabschiedet. Sie legen die rechtlichen Grundlagen für die Verwaltung archivarischer Angelegenheiten und die Aktenverwaltung durch staatliche Archivbehörden fest.

Ukrainische Dokumentenspezialisten haben einen Gesetzesentwurf zur Aktenverwaltung (2003) ausgearbeitet.

Seit 1994 nimmt das Ukrainische Staatliche Forschungsinstitut für Archive und Dokumentation seine Tätigkeit auf.

Mit dem Beschluss Nr. 1153 des Ministerkabinetts der Ukraine vom 17. Oktober 1997 wurden die Musteranweisungen für die Büroarbeit in Ministerien und anderen Regierungsorganen genehmigt.

Die Republik Kasachstan hat das Gesetz „Über den Nationalen Archivfonds und die Archive der Republik Kasachstan“ vom 22. Dezember 1998 Nr. 326-1 verabschiedet.

Kapitel 5 dieses Gesetzes „Staatliche Regulierung der Archivverwaltung“ umfasst Regulierungsfragen: Gewährleistung einer einheitlichen staatlichen Politik in der Archivierung und Dokumentenverwaltung; Entwicklung von Projekten und Umsetzung staatlicher Programme zur Entwicklung von Archivangelegenheiten und Dokumentation; Entwicklung von Forschungs- und wissenschaftlich-methodischen Aktivitäten im Bereich Archiv- und Dokumentenmanagement.

Das Gesetz weist außerdem darauf hin, dass die Weisungen der zuständigen Stelle zur Führung der Dokumentation für alle natürlichen und juristischen Personen verbindlich sind.

Die Verordnungen des Ausschusses für die Verwaltung von Archiven und Dokumentation des Ministeriums für Kultur, Information und öffentliche Einigung der Republik Kasachstan (genehmigt durch das Dekret der Regierung der Republik Kasachstan vom 05.07.99 Nr. 543) legen die fest Aufgabe, das staatliche Aufzeichnungssystem zu verbessern. Zur Umsetzung dieser und anderer Aufgaben entwickelt der Ausschuss Verordnungsentwürfe, setzt Programme zur Entwicklung der Büroarbeit um, regt Forschung und methodische Arbeit an und führt auch staatliche Kontrollen zur Einhaltung der Gesetzgebung durch.

Der Archiv- und Doerließ die Verordnung Nr. 44 vom 12. Juli 2000 „Über den rechtlichen, wissenschaftlichen und methodischen Rahmen für die Entwicklung von Archivangelegenheiten“, mit der ein grober Plan für die rechtliche, wissenschaftliche und methodische Unterstützung von Archivangelegenheiten genehmigt wurde auf lange Sicht. Der Plan wird bereits umgesetzt.

Daher entwickelte das Komitee Anforderungen für die Erstellung von Organisations- und Verwaltungsdokumenten, Musterregeln für die Dokumentation und Verwaltung der Dokumentation in staatlichen Organisationen der Republik Kasachstan und Mustervorschriften für die autorisierte staatliche Stelle für die Verwaltung von Archiven und Dokumentationen.

In der Kirgisischen Republik verabschiedete die gesetzgebende Versammlung das Gesetz über den Nationalarchivfonds der Kirgisischen Republik (1999), das die organisatorischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Grundlagen für den Erwerb, die Aufzeichnung, die Speicherung und die Nutzung von Dokumenten des Nationalarchivs festlegt und regelt Fonds der Republik und Dokumentenverwaltung in der Republik.

Artikel 25 des Gesetzes „Verfahren zur Durchführung der Aktenverwaltung“ legt fest, dass die Entwicklung normativer und methodischer Dokumente zur Regelung der Organisation und Verwaltung der Aktenverwaltung in Regierungsbehörden, Unternehmen, Institutionen und Organisationen, unabhängig von der Eigentumsform, dem anvertraut wird republikanisches Archivverwaltungsorgan. Darüber hinaus sind alle Unternehmen, Institutionen und Organisationen, unabhängig von ihrer Eigentumsform, verpflichtet, die Regeln und Anforderungen für den Umgang mit Dokumenten und deren Aufbewahrung einzuhalten.

Ähnliche Rechte und Pflichten bestehen in den einschlägigen Rechtsakten einiger anderer GUS-Staaten, die die Verwaltung von Archivangelegenheiten regeln und die Befugnisse der Verwaltungsorgane im Bereich der Aktenverwaltung auf staatlicher Ebene festlegen.

So zeigt eine Analyse internationaler Erfahrungen: Erstens ist das Dokumentenmanagement (DOM) Gegenstand gesetzlicher Regelungen und steht im Fokus der Aufmerksamkeit vieler Staaten. Zweitens werden diese Aufgaben in der Regel den Archivbehörden übertragen.

Perspektiven für die Entwicklung des Regulierungsrahmens für Büroarbeit in Russland

Russland sollte auf die Erfahrungen anderer Länder achten. Tatsächlich ist heute, nach der Umsetzung von Verwaltungsreformen, die staatliche Funktion des Dokumentenmanagements (DOM) zum ersten Mal seit drei Jahrhunderten aus dem Blickfeld des Staates geraten. Das Archivamt kann im Bereich der vorschulischen Bildungseinrichtungen keine Koordinierungs-, Kontroll- und Überwachungsfunktionen wahrnehmen. Diese Aufgabe wurde keiner anderen Regierungsbehörde übertragen. Natürlich wird sich diese Situation negativ auf den Zustand der vorschulischen Bildungseinrichtungen des Landes auswirken.

Unter den aktuellen Bedingungen werden wichtige Arbeiten zum Entwurf des Bundesgesetzes „Über die Dokumentationsunterstützung von Führungstätigkeiten“, dessen Entwicklung in den letzten Jahren durchgeführt wurde, behindert. Die Reform der Regierungsstrukturen erfordert eine umfassende Überarbeitung der akkumulierten regulatorischen, rechtlichen und methodischen Grundlagen vorschulischer Bildungseinrichtungen.

Insbesondere ist es notwendig, die auf zwischenstaatlicher, staatlicher und intersektoraler Verwaltungsebene geltenden Standards zur Dokumentationsunterstützung unter Berücksichtigung der derzeit laufenden Arbeiten im Rahmen des föderalen Zielprogramms „Elektronisches Russland (2002–2010)“ zu überarbeiten internationale Vereinbarungen und Standards im Bereich des Informationsaustauschs. Gleichzeitig gilt es, das unkontrollierte Wachstum des Dokumentenflussvolumens zu stoppen.

Das durch die Tätigkeit staatlicher Stellen erzeugte Dokumentationsvolumen beträgt jährlich etwa 250 Milliarden Dokumentenblätter. Gleichzeitig haben Stichprobenerhebungen im Regierungsapparat ergeben, dass der Dokumentationsumfang jährlich um 8–15 % zunimmt.

Besonders hervorzuheben ist der zunehmende Grad der Computerisierung staatlicher Stellen – ein zusätzlicher Faktor, der sich auf den Zustand vorschulischer Bildungseinrichtungen auswirkt.

Die Bewertung der direkten Kosten für die Dokumentation von Managementmaßnahmen zeigt erhebliche Schwankungen in der Höhe je nach Gebiet und Ebene der staatlichen Stellen.

Die Kosten für die Dokumentation und Bearbeitung von Dokumenten pro Dokument betragen durchschnittlich etwa 50 Rubel. In dieser Hinsicht können wir durch die Reduzierung der Dokumentenart um 10 % durch Vereinheitlichung und Standardisierung mit einem direkten wirtschaftlichen Effekt rechnen, indem wir die Kosten für Dokumentation und Dokumentenverarbeitung senken. Die Einsparungen belaufen sich auf rund 12,5 Milliarden Rubel.
Durch die Regulierung der Funktionen staatlicher Stellen und Verfahren zu deren Dokumentationsunterstützung können durch die Reduzierung des Zeitaufwands für die Dokumentation und Bearbeitung von Dokumenten (im Durchschnitt von 15–20 Minuten auf 3–4 Minuten) bis zu 40–50 % eingespart werden Gesamtzeitaufwand für Dokumentationsprozesse. Dies wiederum wird es ermöglichen, einen direkten wirtschaftlichen Effekt von mindestens 2,5–3,0 Milliarden Rubel zu erzielen.

Derzeit vollzieht sich in der russischen Wirtschaft ein Wandel von einer vorwiegend auf Rohstoffen basierenden Wirtschaft hin zu einer Ausweitung der Produktion hochtechnologischer, wissensintensiver Produkte, die die höchsten wissenschaftlichen und technischen Errungenschaften sowie das intellektuelle Potenzial des Landes nutzen. Gemäß den zuvor angenommenen Beschlüssen des Sicherheitsrats (SC) unter dem Präsidenten der Russischen Föderation sollte das Hauptaugenmerk auf die Gewährleistung der Wettbewerbsfähigkeit inländischer Produkte, insbesondere auf dem ausländischen Markt, gelegt werden. Dies erfordert eine den internationalen Standards entsprechende Dokumentation und Informationsunterstützung von Produkten in allen Phasen des Lebenszyklus, die im Bundesgesetz „Über technische Vorschriften“ vom 27. Dezember 2002 Nr. 184-FZ verankert ist.

Im März 2003 beschloss die Ides Sicherheitsrats der Russischen Föderation, die auf das Problem der elektronischen Dokumentenverwaltung aufmerksam machte, die Notwendigkeit, in diesem Bereich eine Reihe von Vorschriften zu schaffen.

• Festlegung einheitlicher einheitlicher Regeln und Methoden vorschulischer Bildungseinrichtungen in Regierungsstrukturen, unabhängig von ihrer Ressortunterordnung;
• Überwachung und Kontrolle der Einhaltung der Regeln und Vorschriften des abteilungsübergreifenden Dokumentenflusses, der Prozesse zur Dokumentenerstellung und des Umfangs des Dokumentenflusses;
• wissenschaftliche und methodische Arbeit im Bereich der Dokumentationsunterstützung und Einführung möglichst rationaler Methoden der Arbeit mit Dokumenten in Behörden und Regierungsorganisationen;
• zentralisierte Entwicklung von Standardvorschriften zur Lösung von Managementproblemen staatlicher Organisationen;
• Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten in Regierungsbehörden, Bildung von Dokumentenfonds als Informationsressourcen von Organisationen, Festlegung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente sowie Einhaltung gesetzlich festgelegter Bestimmungen über den Zugang zu Dokumenten von Regierungsbehörden und Organisationen;
• Untersuchung von Software und anderen Informationstools, die von Behörden und Regierungsorganisationen für die elektronische Dokumentenkommunikation verwendet werden;
• Berufsaus- und Weiterbildung von Fachkräften im Bereich der vorschulischen Bildungseinrichtungen.

Die Umsetzung dieser Aufgaben, die die Grundlage des Dokumentationsmanagements bilden, wird das Qualitäts- und Professionalitätsniveau im sozioökonomischen Bereich Russlands verbessern und durch die Verbesserung der Aktivitäten des Verwaltungsapparats einen direkten wirtschaftlichen Gesamteffekt von 13,75 % erzielen. 14,25 Milliarden Rubel. Und der Effekt, der viel größer ist als der direkte, ist ein indirekter wirtschaftlicher Effekt, der sich im Wachstum des Bruttosozialprodukts und der Wettbewerbsfähigkeit der russischen Produzenten widerspiegelt.

Um die oben genannten Probleme zu lösen, ist natürlich eine spezielle Regierungsbehörde auf Bundesdienstebene erforderlich. Für diese Zwecke ist ein Archivverwaltungsorgan mit entsprechenden Befugnissen am besten geeignet.

Kursarbeit: Managementdokumentationssystem

Einführung

Der gesamte Managementprozess ist von Informationen durchdrungen, die die Grundlage für die Entscheidungsfindung bilden, und basiert auf der operativen Arbeit mit Dokumenten, in denen sie festgehalten werden. Daher gilt die Informations- und Dokumentationsunterstützung für das Management (Papierkram) eines Unternehmens, einer Institution, einer Organisation oder eines Unternehmens heute als die wichtigste Dienstleistungsfunktion des Managements. Die Geschwindigkeit und Optimalität der Auswahl einer Lösung, deren Übermittlung an den Testamentsvollstrecker, die rechtzeitige Kontrolle der Ausführung und letztendlich die Erzielung einer wirtschaftlichen Wirkung auf die Aktivitäten eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Unternehmens hängen von seiner rationalen Organisation ab.

Da es sich bei den Büroarbeitsdiensten um eigene spezifische Aufgaben handelt, müssen diese von einer eigenständigen Struktureinheit, einem organisatorisch getrennten Dienst, wahrgenommen werden. Heutzutage hat dieser Dienst verschiedene Bezeichnungen: Fallmanagement, Informations- und Dokumentationsunterstützungsabteilung, Büroverwaltungsabteilung, Dokumentationsunterstützungsabteilung, allgemeine Abteilung, Büro, Sekretariat usw. Im Folgenden wird er allgemein als vorschulischer Bildungseinrichtungsdienst oder als Büroverwaltungsdienst bezeichnet. In kleinen Institutionen, Unternehmen, in denen das Volumen der verarbeiteten Dokumente gering ist und die Schaffung einer speziellen Struktureinheit nicht praktikabel ist, werden alle Arbeiten des Büromanagementdienstes der stellvertretenden Sekretärin (Sekretärin) übertragen.

Der Büromanagementdienst als eigenständige Struktureinheit wird von einem Manager geleitet, der wiederum direkt dem Leiter der Organisation unterstellt ist.

Die staatliche Regelung der Büroarbeit wird durch das Bundesarchivamt gewährleistet, das sektorübergreifend organisatorisch und methodisch die Organisation der Unterlagen in der Büroarbeit der Bundesbehörden anleitet und kontrolliert, die Entwicklung des Landesämterwesens und einheitlicher Dokumentationssysteme koordiniert.

Kapitel 1. Struktur des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung

1. Organisationsstruktur des Vorschulerziehungsdienstes

Bei der Einrichtung eines Dienstes für eine vorschulische Bildungseinrichtung müssen folgende Probleme gelöst werden:

· Auswahl der optimalen Organisationsform der Büroarbeit;

· Entwicklung der Organisations- und Funktionsstruktur des Büromanagementdienstes und Wahl seines konkreten Namens;

· Abgrenzung von Funktionen, Pflichten, Rechten und Verantwortlichkeiten zwischen einzelnen Struktureinheiten des Büromanagementdienstes und Mitarbeitern und deren Konsolidierung in den entsprechenden Organisations- und Rechtsdokumenten;

· Standardisierung der Arbeit für Büroangestellte;

· Festlegung der Anzahl und offiziellen Zusammensetzung des Büromanagementdienstes;

· Auswahl der optimalen Technologie für die Arbeit mit Dokumenten und Konsolidierung in den Büroarbeitsanweisungen;

· rationelle Organisation der Arbeitsplätze und Schaffung günstiger Arbeitsbedingungen;

· Verbesserung der Qualifikation der Mitarbeiter und der Kultur der Arbeit mit Dokumenten.

Die Organisationsform der Büroarbeit richtet sich in der Regel nach der Größe der Institution, der territorialen Lage ihrer Strukturen und kann zentral, dezentral und gemischt sein.

Die zentralisierte Form ist die Durchführung aller technologischen Vorgänge für die Arbeit mit Dokumenten durch eine spezialisierte Struktureinheit (Büro, allgemeine Abteilung) oder den Firmensekretär. In diesem Fall wird der gesamte Zyklus der technologischen Vorgänge zur Verarbeitung von Dokumenten vom Zeitpunkt ihres Eingangs oder ihrer Erstellung bis zu ihrer Hinterlegung im Archiv an einem Ort durchgeführt: Empfang und Verarbeitung eingehender Dokumente, deren Registrierung, Kontrolle der Ausführung, Referenz und Informationsarbeit, Zusammenstellung und Pflege eines Aktenverzeichnisses, Systematisierung und Speicherung von Dokumenten, Versenden von Dokumenten, Verarbeitung von Dokumenten zur Übergabe an das Archiv der Organisation.

Zu den Vorteilen einer zentralisierten Organisationsform der Büroarbeit gehört die Möglichkeit, eine einzige Datenbank aller bei der Organisation eingegangenen und darin erstellten Dokumente zu erstellen, was eine effizientere Suche nach Dokumenten und damit eine Optimierung der Nachschlagewerke ermöglicht auf Dokumenten. Der Einsatz einer zentralisierten Organisationsform der Büroarbeit empfiehlt sich, wenn die Organisation über eine linear-funktionale Organisationsstruktur verfügt.

Eine vollständige zentralisierte Verarbeitung von Dokumenten kann nur in kleinen Organisationen durchgeführt werden, deren Dokumentenflussvolumen etwa 10.000 Dokumente pro Jahr nicht überschreitet.

Die dezentrale Form der Organisation von Dokumentationsdiensten sieht die Schaffung eines eigenen vorschulischen Bildungseinrichtungsdienstes in jeder Struktureinheit der Organisation vor. Ein solcher Dienst führt unabhängig vom zentralen Büroverwaltungsdienst alle Arbeiten mit Dokumenten aus: Er registriert, systematisiert und speichert Dokumente einer bestimmten Struktureinheit. Dieses Formular wird in Organisationen verwendet, deren Apparat geografisch verteilt ist. Es wird für den Einsatz in Organisationen empfohlen, deren Dokumentation der Aktivitäten einen besonders sorgfältigen Schutz der Informationen erfordert. In einer dezentralen Form nehmen Struktureinheiten die Korrespondenz in versiegelten Umschlägen entgegen, drucken sie aus, registrieren und führen alle Aktionen zur Bearbeitung eingehender, ausgehender und interner Dokumentation durch und enden mit der Vorbereitung und Übertragung von Dokumenten in das Archiv der Organisation.

Die gebräuchlichste Form der Arbeitsorganisation mit Dokumenten ist die gemischte. Gleichzeitig wird ein Teil der Vorgänge (z. B. Empfang und Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente, deren Registrierung, Fristenkontrolle, Produktion, Replikation, Archivierung) durch den zentralen Büroverwaltungsdienst und in strukturelle Abteilungen Operationen werden durchgeführt, um Dokumente zu erstellen (zu drucken) und zu organisieren, Dateien zu speichern, sie zu verarbeiten, bevor sie ins Archiv gestellt werden.

Eine Variante der Mischform ist eine solche Organisation der Arbeit mit Dokumenten, bei der der gleiche technologische Vorgang (z. B. Registrierung von Dokumenten oder Kontrolle über deren Ausführung) für einige Dokumentensätze zentral (im Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung) durchgeführt wird ) und für andere - dezentral (in strukturellen Abteilungen ). Am häufigsten werden interne Dokumente in Strukturabteilungen am Ort ihrer Erstellung registriert. Zum Beispiel in der Buchhaltung – Buchhaltungsunterlagen, in der Personalabteilung – Personalunterlagen etc.

Die Organisationsform der Büroarbeit wird unter Berücksichtigung der Größe der Einrichtung, des Dokumentenflussvolumens und der Zusammensetzung der Strukturabteilungen gewählt. In kleinen Einrichtungen (wenn die Dokumentation direkt in den Abteilungen erfolgt) sowie in geografisch verteilten Einrichtungen (z. B. in verschiedenen Stadtteilen einer Großstadt gelegen) wird eine zentralisierte Form gewählt. Die meisten Institutionen und Organisationen nutzen eine gemischte Form der Büroorganisation.

Die rationalste Form der Organisation einzelner Büroprozesse und -abläufe ist die Zentralisierung, da sie Folgendes ermöglicht:

Reduzieren Sie die Kosten für den Bürobetrieb;

Verbesserung der Arbeitsorganisation des Büropersonals und insbesondere Einführung deren Standardisierung;

Gewährleistung der Spezialisierung und Austauschbarkeit der Arbeitnehmer;

Verwenden Sie fortschrittliche und produktive technische Mittel.

Sorgen Sie für eine einheitliche organisatorische und methodische Führung.

Unter modernen Bedingungen ist eine vollständige Zentralisierung der Büroarbeitsdienste nur in relativ kleinen Institutionen möglich. In großen Institutionen sollte eine sinnvolle Zentralisierung einzelner Büroarbeitsfunktionen wie Empfang und Versand von Dokumenten, Registrierung und Überwachung der Ausführung von Dokumenten, Stenographie und Druck von Dokumenten, deren Vervielfältigung und methodische Verwaltung der Büroarbeit angestrebt werden.

In kleinen Einrichtungen, die keine allgemeinen Abteilungen oder Büroarbeitsabteilungen haben, werden Büroarbeitsdienste von der Sekretärin/Assistentin des Leiters durchgeführt.

In jeder einzelnen Organisation wird die Wahl der einen oder anderen Organisationsform der Arbeit mit Dokumenten von deren Leitung und dem Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung selbst getroffen. Die gewählte Form der Arbeit mit Dokumenten ist in der Anleitung zur Büroarbeit festgelegt.

2. Name des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung

Was den Namen des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung angeht, ist zu beachten, dass dieser Dienst heute unterschiedliche Namen haben kann, zum Beispiel Unternehmensführung, Büroverwaltungsabteilung, Managementdokumentationsabteilung, allgemeine Abteilung, Büro usw. Der konkrete Name der vorschulischen Bildungseinrichtung ist nicht von grundsätzlicher Bedeutung, bei der Wahl empfiehlt es sich jedoch, folgende Faktoren zu berücksichtigen:

– die Struktur der Einheit (ob sie eine interne Struktur hat oder nicht, wenn ja, dann ist sie komplex oder nicht);

– Anforderungen an den Namen (es ist wünschenswert, dass der Name einfach, leicht zu merken und auszusprechen ist);

– in der Organisation bestehende Büroarbeitstraditionen.

Im State Documentation Management System wird beispielsweise empfohlen, die folgenden Namen zu verwenden:

· in Ministerien und Abteilungen - Unternehmensführung, die in der Regel Folgendes umfasst:

– Sekretariat (Empfang, Ministersekretariat, Sekretariate der stellvertretenden Minister, Vorstandssekretariat, Protokollbüro), – Inspektion unter dem Minister (Abteilungsleiter),

– Büro (Regierungskorrespondenzbüro, Buchhaltungs- und Registrierungsbüro, Expedition, Kopierbüro usw.),

– Abteilung für Briefe (Beschwerden),

– Abteilung zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einführung technischer Mittel,

– Zentralarchiv;

· bei staatlichen Unternehmen (Verbänden), in Forschungs-, Design-, Ingenieurorganisationen und Rechenzentren, Hochschuleinrichtungen und anderen Organisationen - die Abteilung oder das Büro für Managementdokumentation, zu der in der Regel Folgendes gehört:

– Abteilungen für Buchhaltung und Registrierung, Kontrolle, Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten und Einsatz technischer Mittel, Bearbeitung von Briefen (Beschwerden),

– Sekretariat,

– Expedition,

– Kopier- und Druckbüro, Archiv.

3. Zweck, Ziele, Funktionen des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung

Der Hauptzweck des Records Management Services, unabhängig von seinem Namen, ist die Organisation, Verwaltung, Koordination, Kontrolle und Durchführung dokumentationsunterstützender Arbeiten. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen folgende Aufgaben gelöst werden:

– Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten;

– Gewährleistung eines einheitlichen Dokumentationsverfahrens;

– Gewährleistung eines einheitlichen Verfahrens für die Arbeit mit Dokumenten;

– Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;

– Aufbewahrung von Dokumenten;

– Vereinheitlichung der Dokumentenformulare;

– Reduzierung des Dokumentenflusses so weit wie möglich;

– methodische Arbeit zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung in der Organisation;

– Einführung fortschrittlicher Technologien basierend auf dem Einsatz von Computer- und Organisationstechnologie.

Zu den typischen Aufgaben des vorschulischen Bildungseinrichtungsdienstes gehören unterschiedliche Arbeitsarten, die sich in technische, organisatorische, steuernde und methodische Arbeiten unterteilen lassen.

Zu den technologischen Funktionen gehören:

– Durchführung der Erstbearbeitung (Weiterleitung) der eingehenden Dokumente;

– Registrierung eingehender, ausgehender und interner Dokumente;

– Durchführung von Informations- und Nachschlagewerken zu den Dokumenten der Organisation;

– maschinenschriftliche Erstellung von Dokumenten (Texteingabe am Computer);

– Kopieren, Vervielfältigen und schnelle Reproduktion von Dokumenten;

– Entwicklung und Gestaltung von Dokumentenformularen;

– Vorbereitung der Versanddokumente.

Zu den organisatorischen Funktionen des vorschulischen Bildungseinrichtungsdienstes gehören:

– Vorbereitung eingehender Dokumente für einen Bericht an das Management;

– Organisation einer zeitnahen Überprüfung der Dokumente durch die Leitung der Organisation;

– Regelung des Fortschritts bei der Ausführung von Dokumenten, der Verabschiedung und Ausführung von Dokumenten innerhalb der vorgeschriebenen Frist;

– Organisation der Dokumentenspeicherung in strukturellen Abteilungen;

– Organisation der Arbeit des Archivs gemäß den Regeln, Anweisungen und methodischen Empfehlungen des Bundesarchivs;

– Fortbildung von Büroangestellten und Archivaren;

– Organisation von Arbeitsplätzen für Bürodienstleistungsmitarbeiter, Arbeitsbedingungen für Büroarbeitsdienstleistungsmitarbeiter;

– Organisation des Papierkrams auf der Grundlage der Anfragen der Bürger;

– Entwicklung (gemeinsam mit den zuständigen Strukturabteilungen der Organisation) von Maßnahmen zur Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Zu den Steuerfunktionen gehören:

– Kontrolle über die korrekte Ausführung der dem Management zur Unterschrift vorgelegten Dokumente (d. h. gesendete und interne Dokumente);

– Kontrolle über Fristen für die Ausführung von Dokumenten;

– Überwachung der Ordnungsmäßigkeit der Registrierung und Bildung in den strukturellen Abteilungen der Organisation von Fällen, die der Einreichung an das Archiv unterliegen;

– Organisation der Kontrolle über die Arbeit mit Dokumenten in Strukturabteilungen;

– Verallgemeinerung von Informationen über den Fortschritt und die Ergebnisse der Ausführung von Dokumenten, systematische Information des Managements über diese Themen;

– Sicherstellung der Aufbewahrung von Akten und der zeitnahen Verwendung dokumentarischer Informationen.

Zu den methodischen Aufgaben des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung gehören:

– Entwicklung einer Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation, Anweisungen für die Büroarbeit, eines Blattes mit Dokumentenformularen und anderen lokalen Regulierungsdokumenten, die das Büroarbeitssystem der Organisation festlegen;

– Durchführung einer Prüfung des wissenschaftlichen und praktischen Werts von Dokumenten;

– Durchführung von Besprechungen und Beratung zu Themen, die in die Zuständigkeit des Büromanagementdienstes fallen.

4. Organisationsstruktur des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung

Ein wichtiges Thema bei der Organisation der Büroarbeit in einer Organisation ist die Festlegung der Struktur des Dokumentationsunterstützungsdienstes für das Management, seiner offiziellen und zahlenmäßigen Zusammensetzung.

Die Struktur im Organsystem wird zum einen als stabile Verbindung, also als Zusammenspiel von Steuerungselementen, und zum anderen als Schema zur Aufteilung des gesamten Funktionsumfangs des Organs auf Strukturgliederungen und ein Schema betrachtet für ihr Zusammenspiel.

Die Struktur des Büromanagementdienstes sollte die optimale Zusammensetzung seiner internen Abteilungen, deren Zusammenwirken und die Art der Unterordnung bestimmen.

Die Struktur des Dienstes einer vorschulischen Bildungseinrichtung in einer modernen Organisation hängt vom Umfang des Dokumentenflusses sowie von der Technologie der Arbeit mit Dokumenten ab und kann durch folgende Abteilungen dargestellt werden:

– Sekretariat,

– Expedition (Empfang, Versand der Korrespondenz),

– Abteilung (Abteilung, Gruppe) für die Registrierung und Abrechnung von Dokumenten,

– Einheit (Abteilung, Gruppe) zur Kontrolle der Ausführung von Dokumenten,

– Abteilung (Abteilung, Gruppe) für die Bearbeitung von Bürgerbeschwerden,

– Abteilung (Abteilung, Gruppe) zur Erstellung von Dokumenten,

– Büroverbesserungsabteilung,

– Kopier- und Druckbüro,

– Protokollgruppe,

- Redaktion,

In einer großen Organisation mit einem großen Dokumentenflussvolumen können alle oben genannten Abteilungen vorhanden sein, die Teil des Dienstes einer vorschulischen Bildungseinrichtung sind. In Organisationen kleineren Umfangs und nicht mit einem so großen Dokumentenflussvolumen ist es möglich, mehrere Funktionen in einer Abteilung zusammenzufassen oder anstelle struktureller Abteilungen die entsprechende Arbeit durch einzelne Mitarbeiter zu übernehmen. In einem kleinen Unternehmen wird die gesamte Arbeit mit Dokumenten in der Regel von einer Sekretärin erledigt.

Die Methode zur Festlegung der Organisationsstruktur des Dienstes einer vorschulischen Bildungseinrichtung in Abhängigkeit vom Umfang des Dokumentenflusses wurde erstmals im Einheitlichen Staatsaktenverwaltungssystem (Hauptarchivdirektion des Ministerrates der UdSSR, 1974) formuliert. Nach dieser Methode werden alle Organisationen je nach Umfang des Dokumentenflusses in vier Kategorien eingeteilt:

Somit wurde gemäß der obigen Klassifizierung festgestellt, dass, wenn das Volumen des Dokumentenflusses einer Institution mehr als 10.000 Dokumente pro Jahr beträgt, für die effektive Organisation der Arbeit mit Dokumenten die Einrichtung eines Büroverwaltungsdienstes (bzw (Service einer vorschulischen Bildungseinrichtung) als eigenständige Einheit. Obwohl diese Methode zur Festlegung der Organisationsstruktur einer vorschulischen Bildungseinrichtung vor mehr als 30 Jahren vorgeschlagen wurde, ist sie im Allgemeinen auch heute noch anwendbar, beispielsweise Bobyleva M.P. In seinem Buch „Effektiver Dokumentenfluss: Von traditionell zu elektronisch“ schlägt er die folgende Entwicklung der Organisationsstruktur des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung in Abhängigkeit vom Umfang des Dokumentenflusses vor (siehe Anhang 1).

Die Funktionen der Struktureinheiten sind in Anhang 2 dargestellt.

5. Offizielle und zahlenmäßige Zusammensetzung des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung

Die offizielle Zusammensetzung des Vorschulerziehungsdienstes umfasst drei Kategorien von Arbeitnehmern:

– Manager;

– Spezialisten;

– technische Darsteller.

Die Bezeichnungen der Positionen und Qualifikationsanforderungen für Mitarbeiter jeder Kategorie sind im Qualifikationsverzeichnis der Positionen von Führungskräften, Spezialisten und anderen Mitarbeitern festgelegt. Die Namen der Positionen, ihre Codes und Tarifkategorien sind im Allrussischen Klassifikator für Arbeiterberufe, Mitarbeiterpositionen und Tarifstufen (OKPDTR – genehmigt durch Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 21. August 1998 Nr. 37) festgelegt. .

Das Qualifikationsverzeichnis betont, dass die Zuordnung von Arbeitnehmern zu einer bestimmten Kategorie in Abhängigkeit von der Art der primär geleisteten Arbeit erfolgt, die den Inhalt der Arbeit des Arbeitnehmers ausmacht (organisatorisch-administrativ, analytisch-konstruktiv, informationstechnisch).

- Geschäftsführer;

– Leiter des Büros;

– Leiter der allgemeinen Abteilung;

– Leiter der Protokollabteilung;

– Leiter des Sekretariats;

– Leiter der Expedition;

– Leiter des Dokumentenvorbereitungszentrums;

– Leiter des Kopier- und Druckbüros;

- Leiter des Schreibbüros.

Zu ihren Aufgaben gehören die Planung und Verteilung der Arbeit, die Auswahl und Vermittlung des Personals, die Koordinierung der Aktivitäten des gesamten Dienstes und seiner Struktureinheiten sowie die Kontrolle der Arbeitsdurchführung.

– Dokumentenspezialist;

- stellvertretender Geschäftsführer;

– Inspektor zur Überwachung der Auftragsausführung;

- Editor;

– Archäograph;

– Inspektor;

– Vorstandssekretär;

– Korrektor

Zu den Aufgaben von Fachkräften gehören die Durchführung technischer und betrieblicher Aufgaben, kreative Tätigkeiten zur Analyse und Zusammenfassung von Informationen, die Entwicklung einer normativen und methodischen Grundlage für die Büroarbeit sowie die Erstellung von Dokumentenentwürfen.

– Spediteur;

- Sachbearbeiter;

– Stenograph;

– technischer Sekretär;

- Kurier;

– Betreiber von Organisationsgeräten;

– Archivar;

– Sekretärin und Schreibkraft;

– Sekretärin und Stenographin;

- Chefsekretär.

Die Aufgabe technischer Leistungsträger ist die Übermittlung, Erfassung, Aufzeichnung, Zustellung und Aufbewahrung von Dokumenten.

Der Titel „Senior“ kann einer Position hinzugefügt werden, sofern der Mitarbeiter neben der Wahrnehmung der durch die Position vorgeschriebenen Aufgaben auch die ihm unterstellten Darsteller leitet.

Die Angabe „Leiter“ in der Positionsbezeichnung wird dann vorgenommen, wenn dem Mitarbeiter die Funktion eines Managers und verantwortlichen Managers in einem der Tätigkeitsbereiche der Organisation oder die Verantwortung für die Koordination und methodische Führung von Leistungsgruppen zugewiesen wird.

Die Aufgabenverteilung zwischen stellvertretenden Führungskräften erfolgt auf Basis interner Organisations- und Verwaltungsdokumente, beispielsweise einer Bestellung. Die Übereinstimmung der tatsächlich ausgeübten Aufgaben und der Qualifikation der Mitarbeiter mit den Anforderungen der Stellenmerkmale wird durch die Zertifizierungskommission der Organisation festgestellt.

Für die effektive Organisation der Arbeit des Büroarbeitsdienstes und des gesamten Verwaltungsapparates ist es außerdem von großer Bedeutung, die optimale Anzahl des Büropersonals zu ermitteln, die in erster Linie vom Arbeitsvolumen dieser Abteilung und der Technik abhängt übernommen (der Grad der Automatisierung und Mechanisierung der Arbeit mit Dokumenten).

Zur Ermittlung des Personalbestands einer vorschulischen Bildungseinrichtung werden Regelungsdokumente zur Arbeit und Arbeitsorganisation herangezogen. Die Arbeitsnormen für Büroangestellte, einschließlich der Berechnung ihres Personalbestands, werden auf der Grundlage folgender Dokumente erstellt:

1. Branchenübergreifende integrierte Zeitstandards für die Arbeit zur Dokumentationsunterstützung des Managements. M., 1995.

2. Zeitvorgaben für Arbeiten zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für das Management von Ministerien, Abteilungen, Unternehmen und Organisationen. M, 1992.

3. Zeitvorgaben für die Arbeit an automatisierter Archivierungstechnik und Dokumentationsunterstützung für Leitungsorgane. M., 1993.

4. Zeitvorgaben für die Arbeit zur Dokumentationsunterstützung für Führungsstrukturen der Bundesvollzugsbehörden. M., 2002.

Die Ermittlung der Stückzahlen liegt in der Regel nicht in der Verantwortung der vorschulischen Bildungseinrichtung selbst – diese Arbeiten werden von Arbeits- und Lohnabteilungen bzw. Wirtschaftsabteilungen durchgeführt, bei Bedarf können solche Berechnungen aber auch von Mitarbeitern der Vorschule durchgeführt werden Dienstleistungen einer Bildungseinrichtung. Die oben genannten Arbeitsordnungen enthalten Richtlinien für die praktische Anwendung dieser Dokumente.

Kapitel 2. Regulatorische Rahmenbedingungen für die Büroarbeit

Die Aktivitäten jeder Organisation werden von der Erstellung von Dokumenten begleitet; Die Registrierung der Geschäftsdokumentation gemäß den geltenden Vorschriften gewährleistet den Schutz der Interessen der Organisation und erhöht die Effizienz der Führungsarbeit.

Der regulatorische Rahmen für die Büroarbeit besteht aus einer Reihe von Gesetzen und Vorschriften, die die Technologie zur Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Nutzung von Dokumenten in den laufenden Aktivitäten der Organisation regeln und Folgendes umfassen:

Gesetzgebungsakte der Russischen Föderation im Bereich Information und Dokumentation;

Dekrete und Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Dekrete und Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation zur Regelung von Fragen der Dokumentationsunterstützung auf Bundesebene;

Rechtsakte der föderalen Exekutivbehörden (Ministerien, Ausschüsse, Dienste, Agenturen usw.) sowohl branchenweiter als auch abteilungsbezogener Art;

Rechtsakte der Vertretungs- und Exekutivbehörden der Teilstaaten der Russischen Föderation und ihrer Gebietskörperschaften, die Fragen der Büroarbeit regeln;

Rechtsakte normativer und belehrender Art zur Buchführung von Institutionen, Organisationen und Unternehmen;

Staatliche Standards für die Dokumentation;

Einheitliche Dokumentationssysteme;

Allrussische Klassifikatoren für technische, wirtschaftliche und soziale Informationen;

Staatliches System der Dokumentationsunterstützung für das Management. Grundanforderungen an Dokumente und Dokumentationsunterstützungsdienste (GSDO);

Regulierungsdokumente zur Organisation der Führungsarbeit und zum Arbeitsschutz;

Regulierungsdokumente zur Organisation der Archivspeicherung von Dokumenten.

Der regulatorische Rahmen für die Büroarbeit lässt sich in zwei Teile gliedern: Information, Dokumentation, Unterstützung, Management

1. Regulierungsrahmen, der den technologischen Prozess der Büroarbeit sicherstellt;

2. Regulierungsrahmen zur Gewährleistung der Arbeitsorganisation von Büroangestellten.

Der erste Teil des Regulierungsrahmens ist bedingt in mehrere Gruppen unterteilt.

Die erste Gruppe sind Bundesvorschriften mit indirekter Wirkung, die sich in gewissem Maße auf die Organisation und Technik der Dokumentation von Führungstätigkeiten und der Organisation der Arbeit mit Dokumenten auswirken. Dazu gehören das Bürgerliche Gesetzbuch, das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten und das Arbeitsgesetzbuch. Für die Dokumentenverwaltung und Büroarbeit ist der Abschnitt des Bundesgesetzes „Über Information, Informatisierung und Informationsschutz“, der die rechtliche Regelung zur Dokumentation von Informationen festlegt, von großer Bedeutung. Laut Gesetz ist die Dokumentation von Informationen eine zwingende Voraussetzung für deren Aufnahme in Informationsressourcen. Das Gesetz legt das Verfahren zur Dokumentation von Informationen fest und benennt die Behörden, die zur Sicherstellung dieses Verfahrens verpflichtet sind. Gemäß dem Gesetz wird diese Aufgabe staatlichen Stellen übertragen, die für die Organisation der Büroarbeit, die Standardisierung von Dokumenten und die Sicherheit der Russischen Föderation verantwortlich sind.

Die zweite Gruppe von Regelungen sind ressortübergreifende Rechtsakte zur Büroarbeit. Dazu gehören: Staatliches System der Dokumentationsunterstützung für das Management (M., 1991); Musteranweisungen für die Büroarbeit in Bundesvollzugsbehörden (M., 2001); staatliche Standards für die Dokumentation (GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung“); Allrussische Klassifikatoren für technische, wirtschaftliche und soziale Informationen; Regeln für die Ausarbeitung von Regulierungsakten der Bank von Russland (Richtlinien, Verordnungen, Anweisungen), festgelegt durch Beschluss der Zentralbank der Russischen Föderation vom 15. September 1997 Nr. 02-395 „Über die Vorschriften der Bank von Russland“ „Über das Verfahren zur Vorbereitung und zum Inkrafttreten von Regulierungsakten der Bank von Russland“ sowie eine Reihe von Verordnungen des russischen Arbeitsministeriums, des staatlichen Statistikausschusses Russlands, des Bundesarchivs usw.

Die dritte Gruppe von Vorschriften umfasst verschiedene Standard- und Musteranweisungen für die Büroarbeit der Verwaltungen der Teilstaaten der Russischen Föderation sowie Anweisungen für bestimmte Organisationen.

Der allgemeine Trend zur Stärkung der rechtlichen Unterstützung des Lebens des russischen Staates erfordert die Lösung des Problems der Beseitigung der Gesetzeslücke (Fehlen einer klaren Rechtsnorm zu diesem Thema) im Bereich der Regulierung der Dokumentenverwaltung. Es ist notwendig, ein Bundesgesetz „Über die Dokumentationsunterstützung von Managementaktivitäten“ zu entwickeln.

Vorschläge zur Ausarbeitung eines Gesetzes „Über die Dokumentationsunterstützung von Managementaktivitäten“ sind darauf zurückzuführen, dass im modernen Management und seiner Informationsunterstützung der Dokumentationsumfang immer weiter zunimmt und es ungerechtfertigte parallele „Papier“- und „elektronische“ Dokumentations- und Dokumentenflusssysteme gibt Es gibt eine Vielzahl von Software-, Technologie- und technischen inkompatiblen Mitteln. Es gibt kein wirksames System zur Steuerung der Bewegung und Ausführung von Dokumenten.

Derzeit hat VNIIDAD zusammen mit einer Reihe von Abteilungen einen Gesetzesentwurf „Über die Dokumentationsunterstützung für Managementaktivitäten“ vorbereitet.

Die Liste der Bundesgesetze, Verordnungen, staatlichen Standards sowie normativen und methodischen Dokumente, die zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für das Management verwendet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.

Das System zur Unterstützung der Managementdokumentation umfasst drei miteinander verbundene Komponenten: Vorbereitung von Managementdokumenten, Technologie für die Arbeit mit Dokumenten, Systematisierung von Dokumenten während des Kalenderjahres und Organisation ihrer Archivspeicherung. Bei der Lösung jedes dieser Probleme müssen sich Praktiker an den aktuellen regulatorischen und methodischen Dokumenten im Bereich der Büroarbeit orientieren, die vom Staatlichen Komitee der Russischen Föderation für Standardisierung und dem Föderalen Archivdienst Russlands genehmigt wurden.

In Übereinstimmung mit den Grundbestimmungen des Staatsarchivdienstes der Russischen Föderation wurden am 6. Juli 1992 die Standardanweisungen für die Büroarbeit in Ministerien und Abteilungen der Russischen Föderation21 verabschiedet, die ein einheitliches Verfahren für die Organisation der Büroarbeit in der föderalen Exekutive festlegen Organe, um die rechtzeitige Umsetzung von Bundesgesetzen, Dekreten und Anordnungen des Präsidenten der Russischen Föderation, Beschlüssen und Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation sicherzustellen und die Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten struktureller Abteilungen von Ministerien, Abteilungen und Gebietskörperschaften zu verbessern der föderalen Exekutivgewalt. Das Verfahren zur Zusammenstellung und Genehmigung der Nomenklatur der Akten einer Organisation, zur Durchführung einer Wertprüfung von Dokumenten, zur Registrierung von Akten und deren Übergabe zur Archivierung ist in den Grundregeln für den Betrieb des Abteilungsarchivs festgelegt.

Eine wichtige Aufgabe bei der Organisation des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung ist die Erarbeitung von Regelungen für den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung und Stellenbeschreibungen für die Mitarbeiter. Die Lösung dieser Aufgabe erfolgt durch die Leitung des vorschulischen Bildungseinrichtungsdienstes selbst oder unter Einbeziehung qualifizierter Fachkräfte. Die Regelungen zum Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung und die Stellenbeschreibungen ihrer Mitarbeiter stellen eine organisatorische und rechtliche Dokumentation dar, deren Erarbeitung die organisatorische Phase der Schaffung dieses Dienstes abschließt. Die Regelungen zur strukturellen Gliederung einer Abteilung werden vom Leiter dieser Abteilung gemeinsam mit dem Abteilungsleiter erarbeitet und vom Abteilungsleiter, dem Geschäftsführer oder dem Leiter einer anderen Abteilung, zu der auch die Abteilung Büromanagement gehört, genehmigt .

Regelungen zur Einheit – ein Dokument, das die organisatorische und rechtliche Stellung der Einheit in der Struktur der Institution festlegt.

Das staatliche System der Dokumentationsunterstützung für das Management enthält eine ungefähre Regelung für die Dienstleistungen vorschulischer Bildungseinrichtungen, kann jedoch derzeit nur unter Berücksichtigung der im Managementsystem eingetretenen Änderungen, die sich in der modernen Gesetzgebung widerspiegeln, in der Praxis angewendet werden.

Der Wortlaut der Verordnungen über den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung muss in Übereinstimmung mit der staatlichen Bildungseinrichtung folgende Abschnitte enthalten:

1. Allgemeine Bestimmungen.

2. Ziele und Zielsetzungen des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung.

3. Funktionen des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung.

4. Rechte und Pflichten des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung.

5. Beziehungen zwischen dem Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung und anderen Strukturabteilungen.

Die organisatorische Phase des Aufbaus einer vorschulischen Bildungseinrichtung endet mit der Entwicklung von Stellenbeschreibungen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Stellenbeschreibung für eine bestimmte Stelle entwickelt wird und wenn es in der Abteilung mehrere identische Stellen gibt, deren Mitarbeiter jedoch unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen, sollte für jede Aufgabengruppe eine eigene Stellenbeschreibung erstellt werden . Die Zuordnung einer bestimmten Reihe von beruflichen Verantwortlichkeiten zu einer Position sollte sich im Titel des Dokuments widerspiegeln, zum Beispiel: Stellenbeschreibung eines Spezialisten für Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten, Stellenbeschreibung eines Spezialisten für die Überwachung der Ausführung von Dokumenten, Stelle Beschreibung eines Spezialisten für die Bearbeitung von Bürgerbeschwerden usw.

Die Anleitung besteht aus folgenden Abschnitten:

– Allgemeiner Teil (legt die Hauptaufgaben des Arbeitnehmers fest, das Verfahren zur Besetzung der Stelle, berufliche Anforderungen an den Arbeitnehmer, die Person, der der Arbeitnehmer direkt unterstellt ist, die wichtigsten Dokumente und Materialien, die der Arbeitnehmer bei seiner Tätigkeit befolgen muss);

– Funktionen des Arbeitnehmers (der dem Arbeitnehmer zugewiesene Gegenstand oder Arbeitsbereich wird festgelegt, die Liste der Arbeitsarten, aus denen sich die Ausübung der zugewiesenen Funktionen zusammensetzt, wird festgelegt);

– Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters (geben Sie die Verantwortlichkeiten an, die mit der Erstellung von Dokumenten, dem Empfang, der Verarbeitung und der Ausgabe von Informationen verbunden sind, die obligatorische Verwendung bestimmter Arbeitsformen und -methoden erfordern, die Einhaltung von Fristen für die Durchführung bestimmter Maßnahmen erfordern und das Verfahren festlegen Ausführung von Befehlen, ethische Standards, die im Team einzuhalten sind);

– Arbeitnehmerrechte (es werden die Rechte des Arbeitnehmers zur Ausübung der ihm übertragenen Funktionen festgelegt);

– Beziehungen (geben Sie die Abteilungen und Mitarbeiter an, von denen der Auftragnehmer Informationen erhält und an die er sie weiterleitet, den Zeitpunkt der Übertragung, wer an der Ausführung bestimmter Dokumente beteiligt ist, mit wem sie vereinbart werden usw.)

– Arbeitsbewertung (listet Kriterien auf, anhand derer beurteilt werden kann, inwieweit ein Mitarbeiter seine Funktionen und Pflichten erfüllt, seine Rechte ausübt usw.; die Hauptkriterien sind die Qualität der Arbeit und die Pünktlichkeit ihrer Fertigstellung)

Die Stellenbeschreibung wird vom Leiter der Aktenverwaltungsabteilung unterzeichnet und vom Leiter oder Stellvertreter, der die Aktenverwaltungsabteilung leitet, genehmigt.

Gesetzgebungsakte sowie normative und methodische Dokumente zur Buchführung müssen von Fachleuten von Organisationen und Unternehmen aller Organisations- und Rechtsformen berücksichtigt werden.

Abschluss

In vielen Organisationen ist der Vorschulerziehungsdienst keine eigenständige Einheit, sondern Teil des Verwaltungs- und Wirtschaftsdienstes, des Personalverwaltungsdienstes oder der Buchhaltung. Allerdings ist die Organisation der Arbeit mit Dokumenten eine völlig eigenständige Tätigkeit, die nichts mit betriebswirtschaftlicher Betreuung oder Buchhaltung zu tun hat.

Da der DOW-Dienst tatsächlich die Dokumentation und den Dokumentenfluss der gesamten Organisation verwaltet, sollte es sich um eine unabhängige Einheit handeln, wenn auch mit kleinem Personal (es können 2-3 Personen sein). In diesem Fall ist der Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung direkt dem Leiter der Organisation oder seinem Stellvertreter unterstellt.

In Abschnitt 5.1 des fünften Abschnitts des staatlichen Systems zur Dokumentationsunterstützung für das Management, das am 27. April 1988 vom Vorstand des Hauptarchivs der UdSSR genehmigt wurde, ist die folgende Bestimmung verankert: „Die Dokumentationsunterstützung für das Management in einer Organisation wird durchgeführt von ein Sonderdienst, der als eigenständige Struktureinheit fungiert und direkt dem Leiter der Organisation unterstellt ist.“

Dieser Stellenwert der vorschulischen Bildungseinrichtung in der Organisationsstruktur lässt sich aus folgenden Gründen erklären:

1. Da der Vorschulerziehungsdienst eine eigenständige Struktureinheit darstellt und direkt der Leitung der Organisation unterstellt ist, erhält er mehr Kompetenz. Dies wiederum ermöglicht Ihnen eine effizientere Organisation der Arbeit mit Dokumenten.

2. Fachkräfte und der Leiter des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung müssen direkt mit der Leitung der Organisation zusammenarbeiten: Probleme bei der Prüfung eingehender Dokumente lösen, die Ausführung von Dokumenten überwachen, die Ergebnisse der Überwachung der Ausführung von Dokumenten zusammenfassen und darüber Bericht erstatten die Leitung der Organisation, Durchführung von Informations- und Nachschlagearbeiten zu Dokumenten usw.

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