Diagram obchodních procesů odráží jeho podstatu a provozní mechanismus. Vytvoření diagramu samo o sobě není příliš obtížné. Stačí pochopit, na jaké otázky by měl diagram odpovědět, a poté se držet algoritmu vytváření. Pokud se nemůžete dočkat, až začnete vytvářet modely, nebo nevíte, kde začít, tento článek je pro vás.

Rád bych připomněl, že než se pustíme do popisu podnikových procesů, je nutné. společnosti – platforma, ze které musíte začít.

Algoritmus, který zde uvádím, bude užitečný pro ty, kteří teprve plánují popis obchodních procesů. Pro ty, kteří byli mnou vyškoleni, bude článek vynikajícím přehledem toho, co se naučili))))

Diagram obchodních procesů – pokyny pro netrpělivé

1 – Nastavte hranice procesu

Každý obchodní proces začíná a končí událostí. První věc, kterou musíte udělat, je určit začátek a konec událostí.

2 – Nakreslete hlavní bloky procesu

Uspořádejte hlavní bloky (podprocesy, operace) v pořadí, v jakém se provádějí.

V této fázi diagram nekomplikujte. Zobrazte bloky, jako by proces probíhal perfektně.

3 – Přidejte větve a další události

Nyní je čas to trochu zkomplikovat. Přidejte hlavní možnosti pro vývoj procesu a hlavní přechodné události. Doplňte do diagramu chybějící operace.

4 – Určete role účastníků procesu

V obchodních procesech nejsou žádné pozice ani konkrétní zaměstnanci. Místo toho se používá pojem „role“. Jeden zaměstnanec může vykonávat mnoho rolí. Jednu roli může vykonávat mnoho zaměstnanců. Pozice se skládá ze sady rolí.

Podle potřeby přidejte chybějící operace.

5 – Umístěte dokumenty do diagramu

Dokument nemusí být nutně úřední papír se sedmi podpisy. Z hlediska řízení podnikových procesů je dokument informací na jakémkoli informačním médiu. E-mail, zpráva, prezentace, SMS – to vše jsou dokumenty.

Někdy je potřeba zobrazit meziprodukty. Jsou to přířezy, polotovary nebo prostě důležité části práce, které se přesouvají z jednoho bloku procesu do druhého. Přidejte je v této fázi. Z nutnosti.

6 – Přidejte programy a databáze, které používáte

Proces by měl odrážet, jaké programy a databáze používá.

7 – Uspořádejte nástroje a materiály

Pokud se v procesu používají nástroje a/nebo materiály, musí to být také uvedeno. Hlavní body mohou být vyznačeny na diagramu obchodních procesů. Je lepší uvést podrobný popis v komentářích a speciálních částech popisu. Vynikající možností je vytvoření diagramu zaměřeného speciálně na použití nástrojů a materiálů. V takovém schématu není kladen důraz na tok práce, ale na to, jak, v jakém množství a jaké materiály se v obchodním procesu používají.

8 – Definujte ukazatele výkonnosti v obchodním procesu

Umístěte do diagramu obchodních procesů ukazatele výkonu, které jsou v systému tak či onak zohledněny.

9 – Propojte výsledný diagram s dalšími procesy

Každý obchodní proces je pouze součástí většího systému. Všechny procesy jsou vzájemně propojeny. Komunikace je v podstatě něco, co si proces vyměňuje s jinými procesy. Všimněte si, že musíte zadat procesy, se kterými je aktuální proces spojen, a také to, co si vyměňují.

10 – Zkontrolujte výsledný model podnikových procesů

V zásadě je schéma připraveno. Diagram obchodních procesů by měl odpovědět na následující otázky:

• Kde začíná a končí obchodní proces?
• S jakými procesy je to spojeno? Co se vyměňuje?
• Jaké operace se provádějí? v jakém pořadí?
• Kdo provádí operace v procesu?
• Jaké dokumenty se používají a objevují se v procesu? V jakých transakcích se tyto dokumenty používají/objevují?
• Jaké nástroje, materiály, software a databáze se v procesu používají a v jakých operacích?
• Jaké výkonnostní ukazatele a kde přesně se zaznamenávají v obchodním procesu?

Dobře připravený diagram by měl být snadno srozumitelný a dostatečně informativní.
Diagram obchodních procesů by měl být srozumitelný pro „muže na ulici“.
Diagram obchodního procesu ve fázi popisu by měl odrážet, jak se proces provádí v reálném životě.

Tento algoritmus vám umožní jednoduše a rychle popsat potřebné obchodní procesy. Dále budu hovořit podrobně o popisu obchodních procesů. Zůstat v kontaktu.

Osobní informace:

Poradenství v oblasti běžného řízení více než 70 společností: od 10 do 9 000 lidí (včetně: holdingových společností, obchodních řetězců, továren, servisních společností, stavebníků, státních úředníků, webových agentur, internetových obchodů). Student Alexandra Friedmana.

Jeden ze spoluautorů knihy "Sociální technologie Tallinnské školy manažerů. Zkušenosti s úspěšným využitím v podnikání, managementu i soukromém životě": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

"K poznání vedou tři cesty: cesta reflexe je nejušlechtilejší cesta, cesta napodobování je nejsnazší cesta a cesta zkušenosti je ta nejtrpčí cesta."

Konfucius

komu: majitelé, vrcholoví manažeři, vedoucí pracovníci

Řízení procesů prostřednictvím předpisů vede k řízení „rukou přes nohu“

Opakovaně jsem hovořil o výhodách předpisů, které řeší tak důležité problémy pro majitele a manažery firem, jako jsou:

• minimalizace chyb na straně zaměstnanců;
• standardizace kvality práce;
• odstranění osobní závislosti;
• příležitost pro každého zaměstnance vykonávat svou práci co nejefektivněji.

A málokdy jsem potkal vůdce, který nepovažoval předpisy za užitečné. Zdálo by se, že předpisy jsou všelékem na všechny neduhy! Jenže... Pokusy „řídit jen podle předpisů“ často selhávají.

Proč? Teď se pokusím vysvětlit. Předpisy- jedná se o popis jakékoli části pracovního procesu (posloupnosti akcí) probíhající ve firmě: buď celý proces, nebo několik procesů, nebo část procesu.

Proces(synonymní pro „obchodní proces“) je sled akcí k řešení typického úkolu (nestandardní úkoly se týkají projektů).

Je efektivní řídit procesy přímo a formalizovat je kreslit diagramy

Procesy se dělí na jednoduché a složené. Kompozitní- obsahují několik jednoduchých procesů. Ještě nějaké jsou end-to-end procesy. To je název pro procesy, jejichž různé fáze procházejí několika odděleními společnosti. V tom obvykle spočívá jejich obtíž.

Pokud je možné řídit zaměstnance v rámci předpisů, pak je řízení procesů prostřednictvím předpisů totéž, jako snažit se řídit ruku přes nohu. Zatímco je mnohem efektivnější ovládat ruku přímo.

Jejich grafické a schematické znázornění (například v notaci BPMN) přímo pomáhá při řízení procesů. Než začnu studovat hardware, navrhuji pochopit, proč regulace nestačí k řízení procesů.

Proč regulace nestačí

• Ne všechny procesy jsou lineární. Mnozí mají mnoho podmínek „když... pak...“. Je obtížné rychle porozumět „ručníku“ textu předpisů a porozumět mu jak spolu jednotlivé fáze procesu souvisejí. Například předpisy pro výběr zaměstnanců se podobnými fórky hemží téměř v každé fázi. V závislosti na pozici uchazeče může pohovor proběhnout na dálku nebo osobně, s nebo bez účasti jeho přímého nadřízeného.
• Pokud proces prochází několika fázemi, vzniká problém „kdo je odpovědný za konečný výsledek“. V případě neúspěchů a chyb se zaměstnanci obviňují jeden druhého a podle okolností vzniká vzájemná odpovědnost.
• Zaměstnanci se mezi sebou nemohou dohodnout o tom, kdo jakou práci dělá.
• Vzhledem k nízké viditelnosti (stejný gigantický objem textu předpisů) je extrémně Optimalizovat a rozvíjet proces není snadné.
• Značná ztráta času zaměstnancůčíst, studovat a chápat celkový obraz a všechny vztahy. Předpisy jen zřídka popisují celý proces. Proces, který prochází několika odděleními, často podléhá různým předpisům.

Úvod do procesního řízení: jak nejlépe popsat proces?

Řízení procesu- celá věda. Mnoho věcí ale cíleně zjednoduším, aby bylo jasné, jak to funguje. Stručně řečeno, podstatou teorie procesního řízení je, že všechny činnosti společnosti lze rozdělit do procesů (překvapivě, že?)

Abychom pochopili, jak proces funguje, je nutné nakreslit diagram, který ukáže všechny vztahy mezi aktéry (divize, zaměstnanci, vykonávané role) a fázemi procesu. Z diagramu by mělo být jasně patrné, kterou fázi procesu má které oddělení provádět, od koho mají být přijímána vstupní data pro dokončení etapy a komu bude výsledek předán.

Ne všechna schémata jsou stejně užitečná. Podle mého názoru jsou na procesní diagram (a tedy na použitý systém zápisu, který se nazývá zápis) důležité požadavky:

• Jednoznačná interpretace schématu účastníky procesu.
• Dostupnost dostatečného množství výukového videomateriálu o tomto notačním systému (notaci).
• Vyhlídky na notaci: vyvíjí se rychle, jak moc je používán, bude používán v budoucnu nebo již „vymírá“

Podle mého názoru notace BPMN (verze 2.0) všechna tato kritéria splňuje. Pro kreslení diagramů doporučuji použít bezplatný program Bizagi Modeler.

A ještě jednou o zjednodušení. Při začátcích kreslení diagramů nemusíte normu dodržet na 100 %, to jen zkomplikuje implementaci. V počátečních fázích je hlavní, že diagramy jsou pro účastníky srozumitelné a jednoznačně je interpretují. Ještě máte čas uvést obvody do souladu s normou.

Celkový Procesní diagramy řeší následující problémy:

• Průhlednost. Interpreti i manažer chápou vztahy mezi jednotlivými fázemi procesu a také oblast odpovědnosti toho kterého zaměstnance/jednotky se tyto fáze nacházejí.
• Schopnost optimalizovat proces identifikací nejkritičtějších a/nebo nejméně efektivně prováděných fází.

Nezapomeňte si stanovit cíle optimalizace a spočítat, jak moc se změní vynaložené prostředky pro novou verzi procesu!

Klíčovým rysem procesního řízení je osoba odpovědná za celý proces

Jednou z nejvýznamnějších bolestí hlavy každého vlastníka a vrcholového manažera je situace vzájemné odpovědnosti, kdy za incident není nikdo vinen, ale zaměstnanci a oddělení se obviňují navzájem. Jak uzavřená je vzájemná odpovědnost?

Je tam východ. Když uvidíte, že máte úplný proces (například plnění zákaznické objednávky), přemýšlejte o tom, kdo by mohl být zodpovědný za proces a kdo by mohl být zodpovědný za samostatnou kopii procesu.

Zodpovědnost za celý proces(někdy nazývaný „vlastník procesu“) - jedná se o manažera (nebo zaměstnance), který je odpovědný za zlepšování a rozvoj obchodního procesu; řešení globálních vznikajících kolizí a analýza selhání; pomoc a školení osob odpovědných za kopírování procesu.

Kopie procesu je jednou z implementací podnikového procesu v praxi. Existuje například komplexní obchodní proces „vyrobit kuchyni na míru pro klienta“. Procesní kopie jsou specifické objednávky. V tomto případě může být za celý proces zodpovědný ředitel maloobchodního prodeje a za konkrétní kopii manažer salonu, který dohlíží na konkrétní transakci.

Pokud manažer narazí na problém se svou kopií procesu (objednávky) a nemůže jej vyřešit, kontaktuje ředitele maloobchodního prodeje.

Jedna osoba by měla být zodpovědná za vývoj procesu a provádění všech jeho kopií.

Existuje tedy člověk, který je zodpovědný za celý proces(včetně práce osob odpovědných za kopie) a za vytváření kopií jsou odpovědní lidé. V rámci procesního řízení se odpovědní za kopie procesu hlásí „vlastníkovi procesu“ a odpovědní zase účastníkům procesu.

Aby „vlastník procesu“ a osoby odpovědné za jeho kopie mohli řešit vzniklé problémy, ujistěte se, že mají oprávnění (například vyžádejte si informace o stavu objednávky od souvisejících oddělení: doručovací služby, montážníci; rozhodujte, když vznikají problémy).

Algoritmus pro popis a vývoj obchodního procesu pomocí diagramů a předpisů

Je čas přejít k praxi. Myslím, že jste již nadšeni myšlenkou kreslení diagramů klíčových procesů. Jak to udělat, bude diskutováno níže.

Fáze 1. Nakreslete a odsouhlaste procesní diagram

1. Nakreslete diagram procesu spolu s osobou odpovědnou za vývoj procesu a odborníky odpovědnými za provádění konkrétních kopií procesu. Zvýrazněte nejkritičtější body procesu. Každý proces a každá fáze v diagramu má „vstup“ a „výstup“. Při psaní předpisů zvažte, co bude vstupem a co výsledkem práce.
2. Dohodněte se na schématu se všemi účastníky procesu nebo vedoucími oddělení účastníků.

Příklad č. 1. Schéma procesu „Nábor zaměstnanců“ v notaci BPMN

Příklad č. 2. Část diagramu „Nábor zaměstnanců“ v notaci BPMN

Fáze 2. Napište pravidla pro provádění fází procesu

Pro každou fázi procesu znázorněnou ve schématu je nutné vytvořit samostatný předpis nebo podsekci jakékoli globální instrukce. Předpisy musí podrobně popsat všechny nuance: v jakém pořadí bude práce provedena; z jakých malých kroků se skládá; jaké jsou požadavky na kvalitu výsledku; jakou technologii použít k provedení práce.

Příklad popisu v předpisech jedné z etap procesního diagramu

Fáze 3. Spusťte řízení procesu

Vyvstávají otázky: jak vidět současnou fázi procesu, problémy, které se objevují, a zda byl vůbec úspěšně dokončen, nebo v určité fázi navždy uvízl? Nebo možná byla dokončena, ale polovina etap byla dokončena s odchylkami a chybami a některé z nich byly úplně přeskočeny?

Existují těžkopádná (a pro velké společnosti užitečná) softwarová řešení, ve kterých můžete nejen kreslit diagramy, ale také spouštět procesy pro provádění. Ale v počáteční fázi bych spíše doporučil zdržet se globálních implementací. Pro začátek vyškolte své zaměstnance v práci s procesy. Začněte kontrolními seznamy v tabulce Google.

V budoucnu přejděte na obchodní procesy v Bitrix24 nebo 1C. Je dost možné, že pro vaši společnost budou více než dostačující.

Fáze 4. Vyvinout a optimalizovat proces pro zvýšení efektivity a kvality

Jak jsem již zmínil, za vývoj procesu by měl být zodpovědný jeho „vlastník“ (upozorňujeme, že se nejedná o kategorii „chci/nechci“, ale o čestnou povinnost zaměstnance).

Jakékoli úpravy logiky (spojení) procesu, přidávání nebo odebírání stupňů, je nutné provést nejprve na diagramu. Po odsouhlasení plánovaných změn s klíčovými účastníky procesu bude možné dopracovat předpisy, kontrolní seznamy a provést změny v nakonfigurovaných podnikových procesech.

Zde je důležité udržovat seznam schémat, pro která jsou konfigurovány automatizované obchodní procesy, jsou vytvořeny kontrolní seznamy a existují předpisy (k tomu se možná bude hodit samostatná tabulka nebo speciální oblast na začátku předpisů). To pomůže „vlastníkovi procesu“ synchronizovat změny na všech úrovních a také je provádět bez zbytečných akcí.

Například při absenci automatizovaných obchodních procesů mohou být do předpisů okamžitě zahrnuty drobné doplňky detailů pro fáze. Pokud ovšem tyto doplňky neovlivní zapojení a fáze ve schématu.

O všech změnách v procesu je také důležité informovat nejen jeho přímé účastníky, ale i všechny zainteresované strany. Komunikace o změnách je odlišná v tom, že lidé uvidí pouze změny a nebudou muset znovu studovat celé nařízení, aby našli doplňky.

Závěr aneb Proč „všechno najednou“ je cesta na hřbitov projektů

O procesech toho můžete říct hodně, dost na celou knihu. Jenže... hřbitovy mrtvých projektů jsou plné pokusů implementovat „všechno najednou“ na ten nejdražší a/nebo na funkce bohatý software. Zaměstnanci v lepším případě nevyužívali implementované technologie nebo se systémy ukázaly být natolik těžkopádné, že se s nimi nedalo pracovat. V nejhorším případě potíže při realizaci neumožnily dokončit práci.

A ještě jeden důležitý bod. Pokud vaši podřízení neplní dohody, pak vám nepomohou ani předpisy, ani kreslení procesních diagramů. Jedinou možností je vytvořit „pevnou“ zónu formou dodržování dohod a do budoucna ji rozšiřovat. To pomůže.

Ti, kteří čtou tento článek, také čtou

Čas „H“: Když je zavedení pravidelného řízení ve vaší společnosti nevyhnutelné a odložení startu přinese pouze další ztráty

Web výrobce zboží a vybavení: 10 častých chyb, které brání hledání nových prodejců a velkoobchodů

Instrukce

Prvním je přesné formulování názvu popisovaného procesu, který by měl být srozumitelný a odrážet obecnou podstatu posloupnosti akcí tvořících proces. Například místo „Podání žádosti do výroby a sledování jejího provádění“ stačí proces pojmenovat „Product Control.“ Druhá věc je správně rozložit celý popsaný proces na menší („atomické“) úkoly resp. podprocesové funkce a určit pořadí jejich provádění. S takovýmto rozdělením bude popsaný proces procesem nejvyšší úrovně. Úroveň podrobností procesu na nejvyšší úrovni se může lišit, ale měla by být přiměřená, aby jí porozumělo publikum, které bude váš popis používat.

Existuje několik způsobů, jak popsat obchodní proces. Nejoblíbenější z nich je grafický, využívající diagramy provedené v různých notacích (notace je soubor symbolů k označení něčeho).
Nejběžnější typy zápisů pro popis obchodních procesů jsou IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) atd.
Jako příklad se podívejme na diagram vytvořený v BPMN (Business Process Modeling Notation) pomocí CASE nástroje PowerDesigner (obr. 1). Hlavní prvky ve schématu jsou:
1. „Proces“ (funkce) - obdélník se zaoblenými rohy;
2. „Přechod“ - šipka spojující procesy;
3. „Řešení“ – kosočtverec obsahující otázku, na kterou lze odpovědět pouze „Ano“ nebo „Ne“;
4. Podmínky - textové výrazy, za kterých se provádí přechod z jedné funkce do druhé. Podmínky jsou vždy uzavřeny v hranatých závorkách. Někdy je užitečné rozdělit váš diagram na "Tracks" - vertikální nebo horizontální sekce, které představují obchodní jednotky nebo zaměstnance odpovědné za provádění konkrétní funkce. V tomto případě by ikona této funkce měla být v její části. Kromě uvedených prvků může diagram obsahovat také seznam dat, která jsou vstupem nebo výstupem pro proces, a také odkazy na pravidla nebo předpisy, podle kterých je konkrétní funkce vykonávána. Příklad popisu obchodního procesu „Řízení výroby produktu“ je na obr. 1. Obr. Je snadné vidět, že tento diagram je velmi podobný vývojovému diagramu algoritmu pro řešení problému.

Grafický popis procesu lze také doplnit textovým popisem jeho funkcí-podprocesů ve formě tabulky obsahující sloupce: název procesu, oddělení (vlastník procesu), popis procesu, výsledek provedení procesu. Příklad takového popisu je na obr. 2. Pokud se očekává další optimalizace popsaného podnikového procesu, pak lze do tabulky přidat další sloupec popisující úskalí či nedostatky aktuálně prováděných funkcí-podprocesů.

Užitečná rada

Vždy dodržujte pravidla zvoleného grafického zápisu pro popis obchodních procesů.

Prameny:

• M. Rybakov. Optimalizace podnikových procesů.
• jak vytvořit obchodní proces

Proces jako jev je kvalitativní změnou, ke které dochází u objektu pozorování po určitou dobu. Proto ještě před zahájením popisu musíte uvést objekt a časové období pozorování.

Instrukce

Nejprve musíte popsat podstatu procesu, jinými slovy, kvalitativní změnu, kterou pozorujete. Například se vznítilo, vyhořelo, zhaslo (podstatou události je proces hoření). Změna může být navenek viditelná (celá zápalka se proměnila v tyč), může se měnit struktura objektu, systém spojení, podle toho, co přesně sledujete. V každém případě při popisu změny budete muset dodatečně uvést čas a rychlost (např. zápalka hořela 20 sekund, rychlost nabíjení byla 2 milimetry za sekundu). Někdy se k tomu přidává charakteristika procesu, jako je „cykličnost“ (změna, kterou pozorujete, se vyskytuje jednou nebo periodicky).

Společnost si stále více půjčuje zahraniční techniky a technologie. A ne proto, že je to módní, ale protože je to pohodlné a efektivní. Jedna taková technika rozkládá veškerou rutinní práci na její základní součásti a poté podrobně popisuje každý výsledný obchodní proces. To zabere poměrně hodně času, ale výsledný diagram vám umožní najít slabá místa, příliš nafouknuté funkční povinnosti a nejasně definované úkoly. Po investování může management přenést část své odpovědnosti dolů v hierarchii, čímž uvolní čas pro strategické plánování.

Život podle plánu

Další věc je, že zaměstnanci společnosti často nechápou význam tohoto postupu a nevítají touhu vedení definovat hlavní obchodní procesy. Přesto je stále více potřeba rozumět modelování a popisu elementárních operací každého oddělení, případně i zaměstnance. Ještě horší je, pokud má společnost zaměstnance, kteří studují obchodní procesy společnosti. Neustále se na něco ptají, rozptylují a všemi možnými způsoby zasahují do výkonu přímých funkčních povinností veškerého personálu. Co dělat?

Začněme z dálky. Každé ráno stojí většina z nás před úkolem dostat se do práce. Abyste to úspěšně vyřešili, musíte se probudit včas, připravit se a posadit se do nějakého dopravního prostředku (je jedno, zda je to osobní vůz nebo vůz metra). Dále lze každou komponentu rozdělit na ještě menší procedury: abyste se vzbudili včas, můžete si nastavit budík, nebo můžete někoho požádat, aby vás vzbudil atd. Bez ohledu na způsob řešení bude výsledek (probuzení včas) bude dosaženo. Ale vstávání, příprava a odchod do práce se liší způsobem řešení a konečným výsledkem. Vlastně jsme se dostali k první definici.

Proč je to všechno potřeba?

Obchodní proces je tedy určitý sled jednoduchých akcí, které přeměňují zdroje na užitečný konečný produkt. V našem příkladu z reálného života existují tři různé procesy, z nichž každý vyžaduje vlastní počáteční informace a po určitých manipulacích dává požadovaný výsledek. Pojďme k podniku. Bez ohledu na obor činnosti v každé společnosti je práce určována profesními vztahy zaměstnanců: přenos informací, stanovení potřeby produktu, analýza výroby a zdrojů atd. A zde je důležité poznamenat, že všechny výše uvedené platí pouze tehdy, jsou-li splněny tři podmínky:

Informace jsou předány zaměstnanci, který o ně má zájem;

Přichází ve správnou chvíli;

Forma, ve které jsou informace prezentovány, je poměrně jednoduchá a srozumitelná.

Shrneme-li vše výše uvedené, můžeme říci, že obchodní proces je tok informací, který odpovídá na tři otázky: co, kde a kdy. Právě proto, aby práce probíhala plynule a nepřetržitě, je nutné určit její součásti. V tomto případě nedojde k duplicitě úkolů, absenci účinkujících ani prostojům.

Když je obchodní proces jasně definován, každý zaměstnanec přestává být nenahraditelný. Vzpomeňte si, kolikrát jste museli čekat, až se některý z vašich kolegů vrátí z nemocenské (nebo z dovolené); Když jste pryč z práce, váš telefon doslova nepřestane zvonit a každý se snaží přijít na to, co děláte a jak to děláte. A pokud jste zareagovali na žádost vedení a sestavili poměrně podrobný popis obchodních procesů, můžete v klidu onemocnět, odpočívat a někdy jen obědvat...

Přejdeme-li do formálního jazyka definic, budeme tvrdit, že při popisu obchodních procesů si podnik stanoví následující cíle:

• porozumět celkové činnosti a určit dynamiku jejího vývoje;
• identifikovat aktuální problémy a příležitosti k jejich překonání;
• vytvořit systém cílů a záměrů, který je srozumitelný všem účastníkům (vývojářům, uživatelům, zákazníkům atd.);
• formulovat požadavky na potřebný software.

Popis obchodních procesů sám o sobě samozřejmě není zajímavý. Ale pro reengineering je to primární úkol. Teprve pochopením struktury, vztahů a cest informačních toků lze hovořit o přehodnocení sémantické zátěže jak samotného podniku, tak jeho jednotlivých divizí. Reorganizace by však měla být provedena také za účelem dosažení určitého cíle: zlepšení kvality služeb zákazníkům; snižování nákladů; poskytnutí větší svobody v rozhodování výkonným umělcům (zkrácení doby dokončení práce) atd.

Jednoduchá klasifikace

Nejčastěji se potřeba popsat objevuje v podnicích s funkčně orientovanou strukturou. Faktem je, že různá oddělení si mohou protiřečit. A to povede nejen ke snížení ziskovosti společnosti, ale také k poklesu její konkurenceschopnosti.

Moderní přístup k řízení má stále více procesní charakter. Veškerá práce je považována za specifickou sadu procesů (z nichž každý se skládá z jedné nebo více jednoduchých operací). Pro formalizaci a standardizaci tohoto přístupu byly přijaty následující kategorie procesů (klasifikace probíhá ve vztahu k přidané hodnotě produktu):

• hlavní jsou ty, jejichž prostřednictvím podnik získává příjmy: výroba, marketing, dodávky;
• manažeři - ti, kteří stanovují cíle a úkoly pro oddělení a konkrétní výkonné osoby;
• podpůrné - ty, které poskytují výrobě zdroje, ale nepřidávají hodnotu konečnému produktu: školení a výběr personálu, finanční podpora, právní ochrana atd.

Kromě již zmíněné nezávislosti na lidském faktoru a zjednodušené adaptace nových zaměstnanců umožňuje popis podnikových procesů efektivněji řídit provozní náklady společnosti.

Vlastnosti

Nyní je jasné, že pro řízení podniku je nutné nejen identifikovat propojené informační toky, ale také jasně popsat všechny typy činností. Protože již víme, že obchodní proces je součástí celkové práce, přechází od jednoho zaměstnance k druhému (v rámci jejich funkční jednotky nebo ne, na tom nezáleží), přejděme k tomu, že vše na světě lze sjednotit. A profesionální činnost - ještě více.

Bez ohledu na obor činnosti lze každý obchodní proces popsat stejnými charakteristikami.

Hranice je začátek a konec jednoduché operace.

Majitel je zaměstnanec společnosti, který nejen vlastní potřebné zdroje pro práci, ale také plánuje, analyzuje a řídí proces; a hlavně je zodpovědný za dosažený výsledek.

Vstup je informační zpráva přijatá v jakékoli formě akceptované podnikem, která definuje potřebu informací a označuje začátek procesu.

Výstup je informace nebo zhmotněná část produktu, která je spotřebována klientem mimo výkonného umělce.

Performer - personál společnosti zapojený do jednoho procesu.

Zdroje jsou materiální nebo informační část činnosti, která se během provádění operace nemění (ale přispívá pouze k přeměně příchozích informací na konečný produkt).

Kontrola kvality - oborové nebo interní (akceptované vedením společnosti) ukazatele, které pomáhají určovat efektivitu práce.

Povinný výběr elementárních procesů

Samozřejmě ne každá společnost potřebuje popis obchodních procesů. Existuje však řada případů, kdy se tomuto únavnému úkolu nelze vyhnout. Jmenujme ty hlavní:

• Činnosti podniku jsou automatizované. V tomto případě diagram obchodních procesů překládá potřeby zákazníka do jazyka srozumitelného programátorovi.
• Zkvalitňování činnosti společnosti. Nejsou to jen upgrady vybavení a technologií, které pomáhají zlepšovat konečný produkt; optimalizace podnikových procesů umožňuje identifikovat všechny silné a slabé stránky práce a přijímat vhodná manažerská rozhodnutí.
• Certifikace organizace dle mezinárodních standardů (ISO). Pro všechny zaměstnance se vytváří jednotný systém řízení kvality.

Jak prezentovat popis zákazníkovi

Vyžaduje popis každého prvku. Jak to lze pro organizaci udělat bezbolestně? Ve světové praxi jsou akceptovány tři hlavní metody: textová, grafická a tabulková.

Text zahrnuje popis celého postupu práce v jednoduchém a srozumitelném sledu. Forma a obsah mohou být buď volné (pokud ještě nebyly vyvinuty mezinárodní nebo průmyslové standardy), nebo regulované dokumenty. Například: obchodní oddělení předá dokumentaci výkazů za období plánovacímu oddělení; pracovníci plánovacího oddělení provádějí analytické práce za účelem zjištění dynamiky prodeje a potřeby úprav výroby; výsledek získaný z plánovacího oddělení je přenesen do marketingového oddělení, kde jsou analyzovány důvody růstu (poklesu) tržeb apod.

Grafický diagram obchodního procesu vám umožňuje vizualizovat výsledek analytické práce. Není třeba připomínat, že vizuální vnímání informací je nejúčinnější. Proto nám všechny druhy grafů a diagramů dávají možnost rychle pochopit, co se děje, a najít správné řešení.

V případech, kdy je hlavním úkolem reformních činností optimalizace podnikových procesů, se vyplatí použít tabulkovou formu jejich popisu. S jeho pomocí je snazší pochopit sled akcí a směry informačních toků. Typická tabulka obsahuje nejen popis funkce štábního útvaru, ale také sloupce o došlých a odchozích dokumentech, výkonném (lze zadat buď celé oddělení nebo konkrétního zaměstnance) atd.

Jak správně popsat obchodní proces

Nestačí provést analýzu podnikových procesů. Nejdůležitější v této věci je správnost, ale zároveň jednoduchost popisu. Pro začátek byste měli jasně formulovat název procesu jednotky. To pomůže pochopit jeho hlavní charakteristiky, logiku provádění a místo v celkovém řetězci výrobních činností.

Poté byste měli uvést, jaké vstupní informace jsou vyžadovány pro normální provedení úlohy, a také uvést podporu zdrojů. Zapsaná posloupnost jednoduchých operací, které tvoří proces, vám pomůže vyhnout se vynechání nebo zapomenutí.

Modelování podnikových procesů se neobejde bez specifikace vlastníka procesu a systému sledování průběhu jeho realizace. K tomu je nutné v popisu poznamenat standardní termíny práce a uvést dokumenty, které se převádějí na další odkaz. Pro zjednodušení by popis měl vypadat takto: „...po provedení analýzy prodeje za sledované období vyplní pracovník plánovacího oddělení zavedený formulář (tabulku), který je předán marketingovému oddělení...“

Zjednodušené schéma pro popis výrobních procesů

Zaměstnanci se při psaní popisu nejčastěji potýkají s tím, že nevědí, jak verbálně sdělit obsah své práce. Chcete-li zajistit, aby byl systém obchodních procesů jasný a strukturovaný, můžete vytvořit poznámku. Odráží ty otázky, na které je potřeba dát jasnou a co nejpodrobnější odpověď. Jaké jsou tedy tyto otázky?

• Co? Popisuje, co přesně se při této operaci dělá.
• Proč? Splňuje účel operace.
• Když? Určuje, kdo iniciuje provedení.
• SZO? Jmenuje konkrétní interprety.
• Jak? Uvádí potřebné zdroje.

Rozvoj obchodních procesů předpokládá, že lze použít všechny metody popisu. Získáte tak nejpodrobnější schéma dokončení práce. Grafická verze odhalí vztahy mezi funkčními odděleními, tabulková a textová pak obsah jednotlivých operací. Automatizace obchodních procesů je bohužel nemožná bez této časově náročné přípravné práce.

Jak sbírat informace

V praxi existuje mnoho způsobů, jak potřebné informace získat. Nejprve musíte analyzovat regulační dokumenty, které vedou zaměstnance společnosti. Poté by měly být s každým přímým účinkujícím provedeny osobní rozhovory s cílem popsat obsah jeho práce. Dále, k objasnění a objasnění kontroverzních otázek by konzultanti-analytici měli využít pozorování postupu obchodních procesů.

Pokud k řešení daného úkolu přistoupíte komplexně, nebude vám automatizace obchodních procesů připadat tak zdlouhavá a zbytečná.

Pracovní skupina

A přesto, pokud je hlavním úkolem podniku automatizace obchodních procesů a management nemá v úmyslu přitahovat externí poradenské společnosti, nutně vyvstává otázka: „Kde začít? Prvním krokem je vytvoření pracovní skupiny zaměstnanců společnosti. Je žádoucí, aby členové pracovní skupiny měli vynikající schopnosti naslouchat. Koneckonců, jak již bylo uvedeno, většina práce sestává z vedení osobních pohovorů s pracovníky podnikových procesů.

Dále je nutné vytvořit si reálný obrázek o fungování systému. Protože před modernizací podnik fungoval a dosahoval zisku, není asi potřeba hovořit o kompletní restrukturalizaci. Proto by měl být systém a směry informačních toků v době optimalizace pevně dané.

Z čeho se popis skládá?

Aby se předešlo zmatkům a nesrovnalostem v popisu podnikových procesů, odborníci doporučují používat procesní mapy. Jedná se o standardizované dokumenty, které umožňují sjednotit všechny úkony bez ohledu na sféru vlivu interpreta a náročnost popisované operace.

Jakýkoli popis lze rozdělit do následujících částí:

• jednotná forma procesu (nejčastěji tabulka);
• mapa podnikových procesů (může být prezentována v jakékoli formě - textový popis, grafický objekt nebo tabulka);
• cesty (příchozí a odchozí toky informací, zdrojů a financí);
• matice různých obchodních procesů (tabulka interakce mezi různými procesy, která umožňuje zvýraznit hlavní a vedlejší toky a operace);
• vývojový diagram (algoritmus pro provádění obchodního procesu);
• podrobný textový popis;
• dokumentace (vytváření dokumentů potvrzujících dokončení procesu);
• identifikace ukazatelů podnikových procesů (hledání charakteristik a ukazatelů, pomocí kterých lze sledovat nejen pokrok, ale i kvalitu);
• předpisy (jinými slovy popisy práce).

Ukazatele

Jak bylo mnohokrát poznamenáno, každý proces musí být něčím měřen. To je nutné především pro posouzení efektivity všech podnikatelských aktivit. Nejčastěji odborníci doporučují testovat podnikové procesy na základě čtyř ukazatelů: čas, náklady, kvalita a kvantita.

Ale dynamické a rozmanité. Proto často nestačí hodnotit pouze rychlost práce; je nutné brát v úvahu pracovní podmínky a navíc téměř všechna odvětví nemohou existovat bez dodavatelů, financí, logistiky a partnerů. To jsou také měřitelné ukazatele.

A samozřejmě nesmíme zapomenout na informace a lidský faktor. Čím vyšší je úroveň školení specialisty, tím méně času bude potřebovat, aby se seznámil s pokyny a příchozími informacemi.

Většina metodologií modelování je nyní založena na principech strukturální analýzy a návrhu (SADT - Structured Analysis and Design Technique), stejně jako některé. Můžeme mluvit o existenci několika základních modelů analýzy podnikových procesů:

Business Process Modeling – vlastně modelování – odhaluje funkční stránku existence firmy.

Work Flow Modeling – popisuje pracovní toky a je podobný vývojovému diagramu.

Data Flow Modeling - na rozdíl od předchozího popisuje datové (informační) toky; navržený tak, aby vytvořil posloupnost operací.

Shewhart-Demingův cyklus

Velké obchodní procesy (1C vám umožňuje vybrat je z obecného seznamu) se doporučuje popsat v samostatném dokumentu nazvaném „Pracovní řád“. Vše, co je méně významného charakteru nebo se skládá z malého počtu jednoduchých operací, je obvykle popsáno v popisu práce.

Při tvorbě předpisů je nutné zohlednit podmínky cyklu neustálého zlepšování činnosti podniku (Shewhart-Demingův model). Jeho ustanovení stanoví, že optimalizace a zlepšování jsou nikdy nekončící procesy. To znamená, že v řízení podniku existuje určitý uzavřený cyklus sestávající z následujících manažerských rozhodnutí: plánování, provádění, kontrola, přizpůsobení.

Při sestavování předpisů je třeba vzít v úvahu zásady, které zajišťují soulad s modelem Shewhart-Deming:

1. Výpočet plánovaných ukazatelů pro budoucí období.
2. Analýza dynamiky odchylek a dokumentace pravděpodobných příčin.
3. Stanovení nápravných operací a analýza jejich účinnosti.

Vývoj modelu by měl probíhat v souladu s obchodními pravidly. Obecně uznávanými pravidly jsou regulační a legislativní rámec státu, na jehož území podnik působí. Druhým základem modelu je firemní politika.

Při zavádění systému managementu kvality je nutné dbát na rozvoj a sjednocování podnikových procesů. Jak bylo uvedeno na začátku článku, zaměstnanci společnosti ne vždy chápou význam probíhající modernizace. Úkolem vrcholového vedení je upozornit každého zaměstnance na důležitost vytvoření efektivního modelu podnikových procesů.

Jde přece o zavedený a pečlivě navržený systém, který nejen zjednoduší získávání certifikátů o shodě podniku s mezinárodními standardy kvality ISO 9001:2008, ale také výrazně zvýší efektivitu každého zaměstnance.

Oba tyto faktory vedou společnost ke zvýšení konkurenceschopnosti na trhu, což má ve svém důsledku příznivý vliv na investory i klienty.