Jak provést předprojektový průzkum před zavedením sed. Předprojektový průzkum: příklad implementace, zpráva Dotazník pro IT průzkum

1. Je vůbec takové vyšetření nutné? Co to dá zákazníkovi a samotné IT firmě?
2. Jaké jsou cíle předprojektového průzkumu?
3. Jaký by měl být jeho výsledek?
4. Mám provést předprojektový průzkum zdarma nebo si za něj účtovat peníze?
5. Jak může zákazník zdůvodnit účinnost takového vyšetření, může se mu to vyplatit?

Zde se každá firma rozhoduje po svém: někdo takové vyšetření obecně považuje za nevhodné („zapleteme se do rvačky, a pak se uvidí...“); jiní, kteří ji provádějí během implementace, nezdůrazňují tuto práci v samostatném článku; další ji provádějí jako samostatnou etapu práce, ale neúčtují za ni peníze; Jiní právem považují předprojektovou kontrolu za samostatný komerční produkt. Moje zkušenost manažera a konzultanta ukazuje, že předprojektové prověřování je nezbytnou součástí práce téměř každé IT společnosti související s implementací automatizačních systémů. A na správné organizaci a realizaci této etapy někdy závisí úspěch celého projektu.

V tomto článku se pokusím odpovědět na výše položené otázky, a to jak na základě své vlastní praxe, tak na základě zkušeností klientů, se kterými jsem musel komunikovat, a zavést technologii provádění předprojektových průzkumů od nuly.

Potřeba předprojektového průzkumu

Do komise přichází vynálezce a nabízí nový přístroj na holení na ulici.
"Jak vaše zařízení funguje?" - ptají se ho členové komise.
"Velmi jednoduché," odpovídá vynálezce. "Vhodíš minci do štěrbiny, strčíš hlavu do stroje a dvě čepele tě začnou holit."
"Promiňte, kolego, ale lidé mají různé tvary obličejů!" - členové komise ho napomínají.
"Ano," říká vynálezce, "ale to je teprve před prvním oholením..."

Hlavním úkolem každé automatizace je udržení jedinečných konkurenčních výhod automatizované společnosti. Nemůžeme dovolit, jako v tomto vtipu, aby se po automatizaci všechny společnosti staly „stejnou osobou“. Chceme-li tedy zachovat jedinečné konkurenční výhody podnikání zákazníka, je při jakékoliv modernizaci podnikových procesů nutné provést předprojektový průzkum.

Samozřejmě je možné provést hloubkovou analýzu důvodů, které určují tuto potřebu. Mohou to být vysoké očekávané náklady na projekt, nutnost změny stávajících podnikových procesů kvůli automatizaci, zařazení do projektu práce, jejíž rozsah nelze předem určit atd. Vzpomeňte si však, jak v jednom velmi poučném příběhu , velitel přerušil hlášení generála o příčině porážky:

"Naše porážka byla způsobena řadou důvodů," začal generál. - Za prvé, střelný prach byl vlhký...
"To stačí," zastavil ho velitel.

Zde je situace podobná, protože k provedení předprojektového průzkumu stačí, aby měl zákazník jedinečné obchodní vlastnosti (a ty by měla mít každá firma, jinak by na trhu prostě nepřežila a ustoupila konkurenci).

Globálně je tedy otázka potřeby tohoto druhu práce vyřešena celkem jednoduše – musí být provedeny, pokud je automatizovaná společnost na konkurenčním trhu.

Co dává předprojektový průzkum zákazníkovi a samotné IT firmě?

Během průzkumu před návrhem může zákazník:

• získat podrobný popis obchodních procesů existujících ve společnosti a porovnat skutečné podnikání s vaší představou o něm;
• optimalizovat stávající podnikové procesy využitím praktických zkušeností, které konzultanti z IT společnosti získali při předchozích implementacích v podobných společnostech;
• posoudit míru souladu funkčnosti navrhovaného systému s reálnými obchodními procesy zákazníka;
• včas zdůrazněte své jedinečné výhody a zohledněte je ve fázi implementace systému, nikoli po jeho uvedení do provozu;
• ujasněte si rozpočet a načasování projektu automatizace s ohledem na možné úpravy systému tak, aby vyhovoval jedinečným vlastnostem vašich obchodních procesů;
• posoudit zdroje (technické i lidské), které budou potřeba ve fázi implementace systému. Včas naplánovat přidělení těchto zdrojů tak, aby byl projekt dokončen v optimálním časovém rámci a bez překročení rozpočtu;
• posoudit možná rizika, která mohou ovlivnit kvalitu práce;
• optimalizovat náklady na nasazení systému případným prováděním některých prací vlastními silami;
• získat přesnější posouzení ekonomického efektu a návratnosti investic.

Výhody předprojektového průzkumu pro IT společnost:

• zvýšení úrovně spokojenosti zákazníka přizpůsobením jeho očekávání vytvořených ve fázi před prodejem (kdy prodejci nabízejí „sen“) se skutečnými schopnostmi systému podporovat specifické obchodní procesy;
• vyjasnění načasování implementace systému a zdrojů k tomu potřebných, což umožní předem naplánovat jejich přidělování;
• včasná identifikace jedinečných výhod zákazníka za účelem jejich zohlednění při konfiguraci nebo úpravě automatizačního systému;
• zkrácení doby realizace a snížení rizika provádění bezplatných prací. Potřebné úpravy systému budou provedeny před zahájením jeho nasazování nebo souběžně s ním, nikoli po ukončení etapy zkušebního provozu, při kterém se většinou zjišťují nedostatky. Situace, kdy je nesrovnalost ve funkčnosti zjištěna ve fázi dokončení projektu, automaticky znamená další neplánovanou práci. Zákazník má přitom obvykle potíže s financováním takové práce a pro úspěšné dokončení projektu to často musí být zdarma;
• identifikace pravděpodobných rizik, která mohou ovlivnit kvalitu a načasování implementace. včasné zajištění opatření nezbytných k minimalizaci dopadu těchto rizik na úspěšnost projektu;
• získávání dat pro zdůvodnění počtu licencí a struktury projektu;
• zaznamenávání aktuálního stavu v automatizovaných jednotkách a hlavních parametrů jejich práce umožní doložit efektivitu využití navrženého systému;
• navázání osobních kontaktů mezi konzultanty a hlavními realizátory projektu zákazníka zjednoduší jejich budoucí spolupráci;
• rozšíření znalostní základny (pokud existuje) o hlavních obchodních procesech zákazníků v tomto odvětví.

Samozřejmě zde nejsou uvedeny všechny argumenty ve prospěch předprojektového průzkumu, nicméně, jak ukazuje praxe, je to dostačující k přesvědčení zákazníka o jeho nezbytnosti.

Hlavní úkoly předprojektového průzkumu

Je zřejmé, že dalším nejdůležitějším úkolem předprojektového průzkumu je identifikovat jedinečné konkurenční výhody zákazníka. Jak ukazuje praxe, asi 75 % obchodních procesů používaných zákazníkem se shoduje s procesy v podobných společnostech ve stejném odvětví, 10 % si uvědomuje své jedinečné konkurenční výhody a zbývajících 15 % je výsledkem druhého termodynamického zákona: ) (důsledek „přirozeného růstu chaosu“) a musí být vyřešen v průběhu projektu. Ale těch konkurenčních 10 %, které jsou pro podnikání tak důležité, je prostě potřeba zachovat jakoukoliv automatizací (samozřejmě za předpokladu, že lze tyto výhody formalizovat). Nejčastěji je tento problém vyřešen konfigurací systému pro zákazníka, ale někdy jsou služby programátorů vyžadovány, aby zohlednily jedinečné vlastnosti podniku. Upozorňuji, že se zde nebavíme o zakázkovém vývoji, ale o implementaci systémů automatizace výroby.

Díky pochopení toho, jak budou podporovány konkurenční výhody zákazníka, bude IT společnost schopna posoudit potřebu a náklady na vylepšení produktu a také porozumět tomu, jaké dodatečné zdroje mohou být k tomu zapotřebí.

Důležitým cílem předprojektového průzkumu je diagnostikovat stav IT prostředí zákazníka, tedy posoudit jím používané počítačové vybavení, software, komunikace, kvalifikační úroveň IT specialistů apod. V této fázi se je nutné pochopit, zda má zákazník dostatek zdrojů pro úspěšnou implementaci automatizace systému. Zde se dostáváme k dalšímu úkolu předprojektového průzkumu – analyzovat potenciální rizika projektu a popsat jejich pravděpodobné důsledky. Poradci přitom musí všechna možná rizika nejen zdokumentovat, ale také nabídnout zákazníkovi způsoby, jak každé z nich snížit.

V každém CIS dochází ke shromažďování informací o provozní činnosti útvarů, proto by dalším tématem předprojektového průzkumu měl být sběr požadavků na tok dokumentů automatizovaných útvarů.

Informace nashromážděné v systému zůstanou mrtvou váhou, pokud nebude příležitost je analyzovat, proto je velmi důležité během předprojektového průzkumu zjistit, jaké typy a formy hlášení zákazník potřebuje. Nástroje automatizace již obvykle obsahují standardní sadu zpráv, ale každý zákazník právem považuje své podnikání za jedinečné, a proto vyžaduje jedinečný systém tohoto druhu, implementovaný zpravidla pomocí speciálního generátoru zpráv.

Naléhavým úkolem předprojektového průzkumu je ujasnit konečný rozpočet projektu a načasování jeho realizace s přihlédnutím ke všem obdrženým údajům. Tyto termíny mohou být ovlivněny celou řadou faktorů, jako je připravenost řídících pracovníků objednatele k účasti na projektu, motivace zástupců objednatele a zhotovitele, pravděpodobnost sabotáže ze strany zaměstnanců automatizovaných jednotek, možnost vzniku sabotáže ze strany zaměstnanců automatizačních jednotek a další. možné propuštění (nebo naopak přijetí) klíčového manažera po určité době doba po zahájení projektu, nedostatek stávajícího počítačového parku a technologické základny pro dosažení všech cílů automatizace, nedostatek rozpočtu na nákup potřebného vybavení a mnohem víc. Proto musí konzultant všechny tyto okolnosti podrobně zjistit a promítnout je do zprávy, a to i pro interní potřebu. Vypracování druhé - interní - zprávy vám umožní podrobně reflektovat všechny nuance vztahu a doporučení pro specialisty v oddělení implementace a integrace.

Další důležitou otázkou, kterou je třeba vyřešit ve fázi předprojektového průzkumu, je vypracování doporučení pro volbu metod realizace projektu. Zde je důležité jasně zaznamenat, který z problémů dříve formulovaných zákazníkem nelze řešit navrženým automatizačním systémem a navrhnout organizační či jiná východiska z této situace.

Každá společnost může snadno přidat tucet dalších úkolů, které by chtěla vyřešit ve fázi průzkumu, ale jak ukazuje skutečná praxe, získání odpovědí na výše uvedené otázky již předprojektový průzkum docela zefektivňuje.

Co je obvykle výsledkem předprojektového průzkumu?

• popis stávajících obchodních procesů zákazníka;
• seznam hlavních úkolů, které je třeba vyřešit pomocí automatizačního systému;
• posouzení obchodních procesů zákazníka a doporučení pro změnu nebo optimalizaci práce oddělení s přihlédnutím k výhodám, které informační systém poskytuje;
• jedinečné konkurenční výhody zákazníka, které je nutné zohlednit při implementaci systému;
• analýza stávajícího IT prostředí z hlediska souladu s požadavky systému corporate governance, doporučení na jeho změnu;
• posouzení práce na integraci CIS do stávající IT infrastruktury zákazníka;
• popis toku dokumentů v automatizovaných odděleních a požadavky na analytiku;
• hodnocení možných rizik při realizaci projektu a identifikace opatření nutných k minimalizaci jejich dopadu;
• popis přání zákazníka, které nelze implementovat do navrhovaného řídicího systému a bude vyžadovat úpravu, odhad času a nákladů na takovou úpravu;
• návrh realizace projektu s odůvodněním navrhované varianty, s uvedením počtu požadovaných automatizovaných pracovišť pro zákazníka a upřesněním rozpočtu projektu.

Samostatným dokumentem předprojektového průzkumu by měl být předběžný harmonogram prací, který mimo jiné obsahuje dohodnutý seznam odpovědných osob (jak ze strany objednatele, tak zhotovitele), jejich oblasti odpovědnosti a základní předpisy pro součinnost mezi jim. Pro efektivní implementaci systému se doporučuje vypracovat pravidla pro výměnu informací mezi zaměstnanci zákazníka a specialisty IT společnosti provádějící průzkum a také, co je důležité, stanovit načasování a postup pro sledování dokončení práce.

Některé firmy (nejčastěji ty, které se zabývají zakázkovým vývojem) poskytnou zákazníkovi návrh technické specifikace po dokončení předprojektové zkoušky.

Dělat předprojektový průzkum zdarma nebo si za něj účtovat peníze?

Pokud účel průzkumu odpovídá výše popsaným úkolům, bude vyžadovat odklon významných zdrojů společnosti a musí být nutně zaplacen. Tento předprojektový průzkum je plnohodnotnou konzultační službou, která umožňuje nejen posoudit potřebu, načasování a rozpočet pro automatizaci, ale také optimalizovat stávající podnikové procesy zákazníka.

Jak ukázala praxe, služby předprojektového průzkumu není těžké prodat, pokud společnost implementovala odpovídající technologii a prodejci jasně znají (a dokážou klientovi srozumitelně vysvětlit) účel průzkumu a jaké výhody zákazník získá to.

Jak zákazníkovi zdůvodnit efektivitu předprojektové kontroly

Uvažujme potenciální kanály úspor a vezměme v úvahu, které mohou pomoci ospravedlnit potřebu předprojektového průzkumu.

1. Úspora lidských zdrojů a času:
   • při úpravě systému tak, aby vyhovoval jedinečným konkurenčním výhodám zákazníka v počáteční fázi implementace, nikoli po uvedení do komerčního provozu;
   • ve fázi integrace systému do IT infrastruktury zákazníka vzhledem k tomu, že veškeré informace o stavu podnikového IT prostředí a nuancích integrace jsou objasněny před zahájením, nikoli během implementace;
   • díky včasnému přidělení materiálových a lidských zdrojů ze strany zhotovitele i objednatele;
   • včasným vyhodnocením možných rizik, která by mohla ovlivnit proces implementace systému, a vypracováním opatření nutných k minimalizaci jejich negativních důsledků.
     Jakékoli zpoždění v průběhu projektu má za následek vážné dodatečné náklady pro zákazníka, které lze poměrně snadno vypočítat v každém konkrétním případě.
2. Možné snížení nákladů na implementaci:
   • identifikací služeb a prací, které může zákazník provádět sám;
   • úpravou termínů dokončení některých prací po vyjasnění jejich skutečné pracnosti.
3. Zvyšování efektivity podnikových informačních systémů a produktivity zaměstnanců optimalizací podnikových procesů s přihlédnutím k jedinečným vlastnostem zákazníka.
4. Odmítnutí použití automatizovaného systému, pokud se ve fázi předprojektové kontroly ukáže, že nevyřeší problémy zákazníka nebo jeho úprava bude příliš nákladná.
   V mé praxi se vyskytl případ, kdy klientovi s velmi specifickými obchodními procesy bylo na základě výsledků předprojektového průzkumu doporučeno nenasazovat CIS, ale provést organizační změny a optimalizovat technologii pro práci se svými zákazníky. , protože efekt implementace systému (byla nutná nákladná úprava) se nevyplatil, by byly náklady. Klient tak ušetřil desítky tisíc dolarů a předprojektový průzkum se vyplatil pouze zvýšením efektivity oddělení, které na doporučení konzultantů změnilo technologii práce zaměstnance.

Absence předprojektové etapy průzkumu vede ve většině případů k výraznému zpoždění realizace projektů a zvýšení jejich nákladů z důvodu organizačních i technických problémů, které při realizaci vznikají. Často takové projekty končí úplným neúspěchem. Podle studie Standish Group byla téměř třetina z 2,5 tisíce IT projektů, které analyzovali, nejen neúspěšná, ale nebyla vůbec dokončena. V Rusku je získání takových dat mnohem obtížnější, ale jsem si jist, že podíl neúspěšných implementací nebude o nic menší.

Pokud tedy poradenská společnost nechce mít ve svých záznamech nerealizované projekty, musí jednoduše provést předprojektový průzkum podnikání zákazníků. Je lepší odmítnout smlouvu v počáteční fázi, než se zabřednout do práce a skončit se skvrnou na vaší pověsti.

Informační průzkum je důležitou etapou optimalizace předškolních vzdělávacích institucí a zavádění EDS. Kvalita rozhodnutí přijatých k optimalizaci procesů a vývoji požadavků na funkčnost EDMS totiž přímo závisí na přijatých informacích a kvalitě jejich prezentace.

V tomto ohledu je nutné dodržet hlavní zásadu průzkumu – získat úplné, spolehlivé a aktuální informace o procesech, které se plánují automatizovat.

Předprojektový průzkum

Z pohledu poradenské společnosti nabízející své služby na trhu poradenství a implementace EDMS, tzn. implementace EDMS pro analytika je externí projekt je předprojektový průzkum považován za součást metodiky prodeje (jako jedna z „předprodejních“ fází). Většinu práce v této fázi však provádí analytik, stejně jako ve fázi analýzy stanovené implementační metodikou. Z tohoto důvodu je předprojektové šetření považováno také za součást implementační metodiky.

Provádění předprojektového průzkumu může být užitečné také pro analytiky provádějící práci na implementaci EDMS jako vnitřní projekt podniku (organizace), tzn. analytik je zaměstnancem společnosti, kde je EDMS implementován.

Schéma výsledků předprojektového šetření

Cíle předprojektové průzkumy jsou:

• získání obecných informací o předmětu implementace EDMS;
• definování cílů implementace;
• identifikace obecných klíčových požadavků na EDMS a hranice projektu;
• stanovení celkového stavu organizace toku dokumentů a kancelářské práce;
• identifikace hlavních uživatelů (úředníci, manažeři atd.);
• stanovení celkové úrovně složitosti potenciálního projektu;
• posouzení potřeb pro migraci dat a integraci s jiným softwarem;
• shromažďování informací nezbytných k přípravě účinného a vítězného obchodního návrhu [pokud práce provádí společnost mimo objekt implementace].

Za účelem získání potřebných informací o projektu jsou prováděny průzkumy a rozhovory hlavních uživatelů (Zákazník, projektový manažer, vedoucí oddělení, hlavní uživatelé).

Vzorové otázky dotazníku, jejichž zodpovězení vám umožní získat primární informace od zákazníka a budoucích uživatelů EDMS, jsou uvedeny v sekci „Otázky pro dotazníky a rozhovory“.

Jako výsledek Předprojektová kontrola se provádí:

• posouzení množství práce potřebné k zavedení EDMS;
• zpracování zprávy o předprojektovém průzkumu;
• příprava a demonstrace prototypu řešení (v případě potřeby);
• příprava obchodního návrhu.

1. Cíle a cíle implementace EDMS;
2. Hranice projektu implementace EDMS;
3. Další obdržené informace.

Po provedení předprojektového průzkumu je možné odhadnout množství analytické a technické práce, kterou bude třeba provést, a také to, jakých výsledků by mělo být dosaženo.

Výsledkem je vytvoření dokumentu obsahujícího popis základních požadavků na EDMS, hranice projektu a další identifikované informace. V případě, že informační průzkum provádí organizace mimo zákazníka, je připraven i prototyp řešení k předvedení zákazníkovi (v případě potřeby) a komerční návrh.

V této fázi na základě obdržených primárních informací projektový manažer (PM) sestaví základní pracovní plán, hierarchickou pracovní strukturu (WBS) a projektovou chartu. V této fázi může také proběhnout výběr platformy, na které bude EDMS vyvíjen.

Informační průzkum a analýza

Na základě výsledků předprojektového průzkumu jako výchozího bodu informační průzkum objasňuje dříve získané informace, zkoumá a popisuje stávající podnikové procesy („tak, jak jsou“) a navrhuje budoucí optimalizované podnikové procesy („být“). jak by to mělo být“) a také popisuje všechny nezbytné úpravy v systému pro podporu těchto obchodních procesů a rozhraní EDMS.

Schéma výsledků informačního průzkumu

Cíle informační průzkum jsou:

• studium a přesný popis obchodních procesů, které mají být automatizovány;
• definice a popis úprav systému, rozhraní vč. rozhraní s externími systémy a prostředky pro přenos dat ze stávajících programů, které musí být vyvinuty a implementovány během projektu;
• vývoj technických specifikací (TOR);
• vývoj doporučení pro reengineering (optimalizaci) toků dokumentů a organizaci toku dokumentů a kancelářské práce.

Účelem této fáze je identifikovat požadavky zákazníka na výsledky implementace, proto je nutná úzká spolupráce mezi zákazníkem, hlavními uživateli a analytikem v průběhu celé fáze informačního průzkumu a analýzy. Informační průzkum je obvykle dalším krokem po předprojektovém průzkumu a zahrnuje podrobné prozkoumání všech oblastí podnikání, které budou během projektu ovlivněny, spíše než prostou identifikaci hlavních funkčních oblastí a „vražedných aplikací“, jako je např. se provádí během předprojektového průzkumu.

Pro získání potřebných informací jsou prováděny průzkumy a rozhovory hlavních uživatelů (zákazník, projektový manažer, vedoucí oddělení, hlavní uživatelé) obdobně jako u předprojektového průzkumu, ale na podrobnější úrovni. Vzorové otázky dotazníku, jejichž zodpovězení vám umožní získat informace od zákazníka a budoucích uživatelů EDMS, jsou uvedeny v sekci „Otázky pro dotazníky a rozhovory“.

Výsledek práce je promítnuta do dokumentu "Functional Requirements" (FR) nebo Report, případně zadání (v závislosti na složitosti projektu).

Konečný dokument musí obsahovat:

1. Funkční požadavky na EDMS;
2. Popis rozhraní EDMS;
3. Popis obchodních procesů;
4. Doporučení pro reengineering (optimalizaci) toku dokumentů;
5. Další informace získané během průzkumu a analýzy.

V důsledku práce na organizaci efektivní kancelářské práce a toku dokumentů a rozhodnutí o zavedení elektronického systému správy dokumentů projektový tým formuluje požadavky na automatizovaný systém, sestavuje seznam procesů, které mají být automatizovány, určuje priority a posloupnost jejich automatizace.

Po stanovení cílů, záměrů a hranic projektu pro implementaci EDMS začínají práce na vývoji a implementaci automatizovaného systému elektronické správy dokumentů.

Pro efektivní automatizaci práce s dokumenty se doporučuje:

1. Udělejte si seznam existujících typy dokumentů V organizaci
2. Dělat vyšetření každého typu dokument (viz níže)*
3. Komponovat seznam odpovědných zaměstnanců pro vytváření dokumentů (kdo vytváří jaké typy dokumentů)
4. Komponovat seznam zaměstnanců, kteří procházejí, podepisují, schvalují dokumenty (kdo, jaké typy dokumentů; podmínky, za kterých je vízum vyžadováno, podpis)
5. Na základě těchto seznamů vytvořit obecnou trasu průchod dokumentů s podmínkami pro průchod - algoritmus (Operogram nebo Graphic Document Flow Scheme)
6. Určete potřebné účetní doklady(sestavy): podmínky pro tvorbu sestav a jejich formulářů
7. Určit, jaké typy dokumentů je třeba podřídit kontrole (určit lhůty, formy oznámení, formulář kontrolní karty, podmínky pro vyřazení z kontroly)
8. Na základě průzkumů vypracovat pokyny pro předškolní vzdělávací instituce Pokud je potřeba
9. Vytvořte seznam případů(s uvedením doby skladování a zásad pro formování pouzder), je-li to nutné
10. Vytvořte seznam, který odráží mechanismus přístupu k různým typům dokumentů (v závislosti na pozici)

Kontrola každého typu dokumentu:

• popsat dokumentaci (kompilaci) technologii: soubor podrobností, jejich umístění, způsoby vyplnění (je-li to nutné);
• popsat formy evidenčních a kontrolních karet (RCC): soubor a uspořádání polí na kartě;
• ukázat podmínky pro pohyb dokumentů (dostupnost podpisů, víz, šeků atd.);
• zobrazit vývojový diagram dokumentu (cestu) nebo seznam hlavních schvalovatelů, signatářů atd.;
• popisují způsob registrace, kódy, které jsou přiřazeny různým typům dokumentů

Otázky k dotazníkům a rozhovorům

Zde jsou uvedeny otázky, které lze použít v dotaznících nebo při dotazování uživatelů při provádění průzkumu předmětu implementace EDMS. Otázky jsou poradní. Neexistují žádné jasné požadavky na provádění průzkumu, takže analytik musí být kreativní při získávání potřebných informací, jejich strukturování a zobrazování.

Potřebuje automatizovat proces správy dokumentů:

1. Jaké jsou dlouhodobé a krátkodobé cíle implementace systému?
2. Jaká jsou hlavní kritéria úspěchu projektu implementace systému správy dokumentů?
3. V jakém časovém horizontu je žádoucí systém zavést? Jaké jsou důvody těchto lhůt?
4. Kdo je hlavním iniciátorem projektu: v zájmu kterého oddělení nebo vedoucího (manažerů) se plánuje implementace systému?
5. Kdo jsou hlavní zákazníci EDMS (které divize) a hlavní účastníci EDMS?
6. Plánujete při zavádění systému úplný nebo částečný přechod na bezpapírovou technologii pro kancelářskou práci a tok dokumentů? Popište, jak to vidíte.
7. Plánuje se použití kryptografické ochrany informací a systémů elektronického digitálního podpisu (CIPF a EDS)? Pokud ANO, uveďte název nebo typ prioritních systémů.
8. Zpracování, jaké typy dokumentů, formáty a typy plánuje systém automatizovat?
8.1. Stručně popište hlavní parametry každého z nich, uveďte rozdíly.
8.2. Stanovte si priority
9. Kolik pracovních stanic se plánuje nainstalovat najednou?
10. Kolik pracovišť se plánuje případně (celkem) připojit k systému?
11. Ve kterých odděleních se plánuje zavedení EDMS?
12. Popište hlavní funkční odpovědnosti útvarů - hlavních účastníků EDMS.

Organizační záležitosti:

13. Existují techničtí specialisté, kteří povedou projekt jménem zákazníka?
14. Jsou v předškolních vzdělávacích zařízeních specialisté, kteří budou projekt jménem Zákazníka vést?

Otázky k předškolnímu vzdělávání:

15. Existují schválená ustanovení, pokyny, předpisy nebo jiné normativní dokumenty upravující práci s dokumenty (popis pravidel kancelářské práce a toku dokumentů)?
15.1. Jak zralí a relevantní jsou?
15.2. Jsou nějaké plány na jejich změnu?
15.3. Pokud takové dokumenty existují, poskytněte je k analýze.
16. Pokud taková pravidla (předpisy, pokyny, metody) neexistují nebo nejsou relevantní, je nutné provést průzkum, popis a optimalizaci stávajících procesů?
16.1. Existuje pochopení pro nezbytnost a včasnost takových akcí?
16.2. Nebo existují plány na automatizaci procesů „tak jak jsou“?
16.3. Pokud se bude provádět průzkum a optimalizace, definujte oblasti průzkumu, cíle a optimalizační kritéria.
17. Jak probíhá papírování?
17.1. centralizované;
17.2. Decentralizované;
17.3. Smíšený.
18. Které oddělení nebo zaměstnanec je odpovědný za práci s dokumenty?
19. Kdo ve firmě organizuje práci s dokumenty (které oddělení)?
20. Jaké funkce (procesy, práce) je třeba u těchto typů dokumentů automatizovat? Popište je (stručně)
21. Jaký je přibližný objem toku dokumentů za rok/měsíc pro každý specifikovaný typ dokumentu?
22. Uveďte typy dokumentů, pro které se používají formuláře a šablony, práce s nimiž se plánuje automatizace?
23. Jaké formy účtování a evidence se používají pro jednotlivé typy dokladů? Popište jejich strukturu, pravidla vyplňování, pravidla pro generování evidenčních čísel.
24. Jaké dokumenty vyžadují další kontrolu? Popište jejich vlastnosti a požadavky na ovládání.
25. Jaké typy a typy hlášení je třeba zavést pro každý typ dokumentu?
26. Typy práce prováděné na každém typu dokumentu. Změny, ke kterým dojde v dokumentu během obchodního procesu.
27. Popište pracovní povinnosti za zpracování dokumentů zaměstnanců, kteří jsou účastníky toku dokumentů.
28. Popište stávající technologii pro práci s dokumenty v organizaci nebo oddělení:
28.1. postup pro spediční zpracování a evidenci došlých dokumentů;
28.2. postup vedení při kontrole došlých dokumentů a vydávání usnesení;
28.3. struktura usnesení;
28.4. postup předkládání dokladů ke kontrole;
28.5. typy ovládání;
28.6. termíny;
28.7. seznam dokumentů, jejichž provedení podléhá kontrole;
28.8. technologie kontroly provádění dokumentů;
28.9. postup pro zaznamenávání dokumentů přijatých k provedení ve strukturálních divizích;
28.10. postup odebrání dokumentů z kontroly;
28.11. postup při posuzování návrhů dokumentů vedením, jejich schvalování různými útvary a schvalování;
28.12. postup pro registraci a spediční zpracování odchozích dokumentů;
28.13. postup tvorby interních dokumentů;
28.14. organizace uložení dokumentů ve strukturních útvarech a v centrálním archivu organizace.
29. Co je potřeba změnit v práci s dokumenty?
30. Jaké formy účtování a evidence se používají pro jednotlivé typy dokladů?
30.1. Popište jejich strukturu a pravidla plnění (pokud existují).
30.2. Pravidla pro generování registračního čísla
31. Jaké typy a typy hlášení je třeba zavést pro každý typ dokumentu?
31.1. aktuální kancelářské zprávy;
31.2. závěrečné zprávy kanceláře;
31.3. zprávy statistického úřadu;
32. Schopnost vytvářet a sledovat spojení mezi dokumenty

Dotazy k archivaci:

33. Existuje archiv jako konstrukční jednotka?
34. Kdo je odpovědný za rychlé uložení dokumentů?
35. Existují pokyny pro ukládání dokumentů? Pokud máte regulační dokumenty, poskytněte je.
36. Je vypracována nomenklatura případů (každý rok)?
37. Která jednotka (úřední) je odpovědná za vypracování a schvalování konsolidované nomenklatury případů.
38. Probíhá kontrola hodnoty dokumentů a zničení dokumentů?
39. Existuje vědecký referenční přístroj? kdo to vede? Popište jeho strukturu.
40. Byla vytvořena politika pro přístup k dokumentům, zejména důvěrným?
41. Plánuje se převedení archivu „papírových“ dokumentů do systému?
41.1. Uveďte prosím přibližné množství, formát a typy dokumentů.
41.2. Je archiv dokumentů geograficky distribuován? Pokud ANO, kde se nacházejí místa pro ukládání dokumentů?
41.3. Zadejte požadovaný časový rámec pro přenos informací do systému.
42. Jaká pravidla platí pro odpis dokumentů do spisů, jejich přenos do archivu, jaké jsou standardy uchovávání?
43. Pravidla pro práci s Nomenklaturou případů divize, její strukturou a organizací uložení dokumentů v divizi, práce s níž podléhá automatizaci.

Popis organizační struktury:

Pro provedení prvotního posouzení požadavků jsou nutné informace o organizační struktuře společnosti. Popis organizační struktury musí být diagram (ve Visiu, ARIS nebo jiném podobném formátu). Je možný i textový popis. Diagram (nebo textový popis) organizační struktury by měl odrážet:

44. Seznam organizací na nejvyšší úrovni (správcovská společnost, seznam areálů, poboček, jednotlivých právnických osob (například kanceláře společnosti) atd.), včetně:
44.1. názvy organizací;
44,2. geografické umístění organizací;
44,3. vztahy mezi organizacemi (hierarchie);
44.4. sféry činnosti organizací.
45. Organizační struktury organizací na nejvyšší úrovni, které by měly obsahovat:
45.1. struktura divizí;
45.2. vzájemné vztahy mezi odděleními;
45.3. funkce oddělení;
45.4. oblasti odpovědnosti útvarů.

V první řadě nás zajímají informace o konstrukčních celcích, které se budou na implementaci systému elektronické správy dokumentů podílet.

IT infrastruktura organizace:

46. ​​​​Jaká technická podpora je k dispozici: vlastnosti serveru, klientské stránky?
47. Používá se v současnosti informační systém (systémy) k automatizaci aktuálních úkolů?
47.1. Pokud ANO, jaké funkce obsahuje?
47,2. S čím jste nespokojen/a s aktuálními problémy?
47,3. Plánuje se jeho úplná nebo částečná výměna?
47.4. Migrace dat: jak se plánuje přenos nashromážděných informací:
- nelze tolerovat
- nosit v ruce,
- převod automaticky.
47,5. Pokud plánujete automatický převod „starých“ dat do nového systému, je nutné poskytnout informace o struktuře a formátech úložiště a formulovat požadavky na převod dat.
48. Je nutná integrace s jinými systémy?
49. Jaká je typická konfigurace klientských pracovních stanic (procesor, RAM, operační systém atd.)?
50. Existuje seznam standardního softwaru nainstalovaného na kancelářských počítačích? Pokud ANO, uveďte tento seznam.
51. Jaké jsou vlastnosti základního hardwaru serveru?
52. Používají zaměstnanci společnosti firemní e-mail ve své každodenní práci? Jaký poštovní server a klienta používáte?
53. Zadejte verzi a vývojáře softwaru podnikového e-mailového serveru.
54. Jaká je topologie vaší sítě:
1.1. Je místní síť založena na doméně Windows NT?
1.2. Kolik pracovních stanic je ve vaší lokální síti?
1.3. Existuje územní rozložení sítě? Pokud existuje:
1.3.1. Jaké je rozložení pracovních stanic mezi pobočky (kanceláře)?
1.3.2. Jaká je kapacita komunikačních kanálů mezi segmenty sítě?
55. Existuje vyhrazený souborový server určený pro ukládání dokumentů? Jaký je odhadovaný objem dokumentů uložených na tomto serveru?
56. Existuje strategie pro ukládání nestrukturovaných informací (PC, vyhrazené souborové servery, úložné subsystémy atd.)
57. Jaký je průměrný objem dokumentů uložených na klientských pracovních stanicích?
58. Jaké podnikové informační systémy (CIS) se v podniku používají?
59. Existují licencované DBMS a jak se používají? Uveďte vývojáře a verze DBMS používané v podniku.
60. Používají se adresářové služby k identifikaci uživatelů? Pokud ANO, uveďte jaké.
61. Existuje služba technické podpory pro uživatele (helpdesk)? Existují nějaké předpisy pro tuto službu?
62. Kolik zaměstnanců má oddělení informačních technologií (oddělení, oddělení)? Jaké hlavní úkoly tato jednotka řeší?
63. Uveďte systémy, se kterými by měl být systém správy dokumentů integrován.
64. Uveďte přibližný poměr zaměstnanců, kteří mají přístup k dokumentům pouze ke kontrole, k počtu zaměstnanců, kteří mají právo upravovat a provádět určité úkony.

Požadavky na EDMS:

65. Uveďte a popište, jaké funkční požadavky na nový systém považujete za nejdůležitější.
66. Složení atributů každé karty dokumentu:
- Název
- Popis
- Štítek na formuláři (jméno na formuláři)
- Datový typ
- Způsob plnění (ručně, z adresáře, ...)
67. Vyhledávání dokumentů podle atributů registračních karet Seznam detailů vyhledávací karty
68. Nutnost vytvoření historie práce s dokumenty, sledování průběhu exekuce a schvalovacího procesu atp.
69. Nezbytné filtry v systému
70. Požadavky na informace, kterým musí systém vyhovět

Navrhujeme formalizovat informace získané jako výsledek průzkumu ve formuláři operogramy nebo ve formě algoritmus. Jako příklad navrhujeme zvážit životní cyklus zakázek pro klíčové činnosti. Technologie pro práci s tímto typem dokumentu je nejjednotnější a lze ji použít v různých podnicích.

Příklady postupu práce s dokumentem

Navrhujeme formalizovat informace získané jako výsledek průzkumu ve formě operogramu nebo ve formě algoritmu. Jako příklad navrhujeme zvážit životní cyklus zakázek pro klíčové činnosti. Technologie pro práci s tímto typem dokumentu je nejjednotnější a lze ji použít v různých podnicích.

Operagram životního cyklu zakázky pro hlavní činnost

Kliknutím na obrázek jej zvětšíte

Algoritmus pro zpracování objednávek pro hlavní činnosti

Vývoj funkčních požadavků

Na základě informací uvedených výše analytik vypracuje funkční požadavky na EDMS nebo zadání pro vývoj EDMS. Analytik musí vypracovat zejména požadavky na formát a složení registračních a kontrolních karet (nastavení a uspořádání polí na kartě, způsoby vyplňování EDMS atd.), trasy pro pohyb dokumentů a další potřebné náležitosti. pro nastavení a rozvoj EDMS.

Automatizace práce, a tedy i nastavení úkolů pro vývoj softwaru, by mělo být prováděno za přítomnosti regulačních dokumentů upravujících práci s dokumenty: pokyny, předpisy, formuláře atd.

V případě neexistence takových dokumentů je nutné vypracovat dokument(y) stanovující základní pravidla pro práci s dokumenty, s nimiž je plánována automatizace práce.

Dokumentace

Během vyšetření je připravena následující dokumentace:

1. Zpráva z informačního průzkumu (informační model)

Účel:
Záznam informací získaných během průzkumu, dotazování zaměstnanců zákazníka za účelem vypracování technických specifikací pro vytvoření a konfiguraci automatizovaného systému

Zahrnuje:

• Popis obecných charakteristik Zákazníka;
• Popis organizační struktury;
• Popis technického vybavení;
• Popis obchodních procesů, které mají být automatizovány;
• Popis požadavků uživatele;
• Doporučení pro zlepšení podnikových procesů.

2. Zadání pro vytvoření automatizovaného systému (datový model)

Účel:
Vývoj technických požadavků na funkčnost automatizovaného systému a jeho architektury

Zahrnuje popis:

• AWP;
• funkce systému;
• atributy karty;
• rozhraní;
• referenční knihy;
• akční tlačítka;
• podmínky oznámení;
• další technické požadavky na EDMS.

Části dokumentace popsané výše mohou být přidány a změněny podle potřeby. tvorba dokumentace je kreativní proces a závisí také na profesionalitě analytika vyvíjejícího tyto dokumenty.

V současné době dochází k rychlému rozvoji a implementaci informačních technologií nejen ve vládních agenturách, ale také v mnoha ruských podnicích a úspěch samotné implementace závisí na tom, jaký bude přístup k implementaci EDMS, jak dobře bude plánované.

S růstem podnikání se zvyšuje i objem papírové dokumentace. A když počet zpracovávaných dokumentů překročí prahovou hodnotu, procesy práce s dokumenty se vymknou kontrole, přestanou být zvládnutelné a v důsledku toho začnou zpomalovat rozvoj podniku, pak je důležité implementovat EDMS vychází na světlo. V tomto okamžiku se mnoho podniků potýká s problémem zvaným „kde začít“.

Proces implementace EDMS v úspěšné globální a domácí praxi zahrnuje následující fáze:

1. Informační průzkum.
   1. Rozhovor.
   2. Dotazování.
2. Analýza shromážděných dat.
3. Tvorba technických a funkčních požadavků na EDMS.
4. Sledování trhu EDMS a pořádání výběrového řízení.
5. Testování demo verze.
6. Uzavření dohody.
7. Vývoj předpisů pro EDMS.
8. Instalace a konfigurace softwaru.
9. Školení uživatelů EDMS.
10. Testování softwaru s uživateli.
11. Eliminace chyb zjištěných během testování systému.
12. Průmyslový provoz.

Proč se neobejdete bez informačního průzkumu?

Proč je tak důležité provádět informační průzkum? Předpokládá se, že kvalitní předprojektový průzkum zaručuje 80% úspěšnost implementace EDMS. Koneckonců, umožňuje:

• získat jasnější „portrét“ organizace: její poslání, oblasti činnosti; Struktura firmy; funkce oddílů (a jejich vzájemné působení) stanovené v ustanoveních o strukturálních oddílech; hlavní obchodní procesy;
• určit obecný stav organizace kancelářské práce v podniku;
• určit toky informací a dokumentace (včetně typů používaných dokumentů);
• identifikovat a zohlednit rizika a způsoby jejich překonání při zavádění systému;
• určit účel realizace;
• určit úkoly a funkce, které bude následně muset EDMS plnit;
• identifikovat uživatele EDMS;
• naučit se a popsat stávající obchodní procesy (které mají být automatizovány) atd.

Odpovědi na výše uvedené otázky můžete získat prostřednictvím samostatné studium obecných informací o předmětu implementace EDMS. To pomáhá připravit se pohovor management a klíčoví specialisté. A analýza výsledků pohovoru vám pomůže se rozvíjet dotazník s podrobnějšími otázkami pro širší okruh lidí. Každá fáze vyšetření vám tak umožní ponořit se hlouběji do problému a získat ve výsledku stále podrobnější popis problému.

Pouze pochopením skutečných potřeb podniku lze určit, jaké funkce by měl EDMS vykonávat. Pak bude jeho vzhled schopen optimalizovat práci lidí a nebudou ho vnímat jako páté kolo u vozíku.

V době zahájení průzkumu měl náš masokombinát skupinu geograficky rozmístěných kanceláří, složitou podnikovou strukturu a velký objem toku papírových dokumentů, což vedlo k rozptýlenému nekontrolovanému toku dokumentů, porušování schvalovacích a realizačních lhůt a také ztráta dokladů.

S růstem objemů výroby a nárůstem úkolů řešených naším podnikem jen rostlo množství vyvíjené, přijímané a odesílané řídící a další dokumentace a rostla i role výkonnostní disciplíny. V souvislosti s dosažením nové úrovně masokombinátu se vedení podniku rozhodlo zavést systém elektronické správy dokumentů (EDMS), který umožňuje automatizovat nejen práci s organizačními a administrativními dokumenty (objednávky, korespondence apod.), ale také některé obchodní procesy doprovázené zpracováním a vyřizováním dokumentů.

Za tímto účelem byl vytvořen tým specialistů z klíčových strukturálních divizí podniku. Vedoucím tohoto projektu byla jmenována zástupkyně ředitele pro předškolní vzdělávání, autorka tohoto článku.

Rozhovor

Rozhodli jsme se implementovat EDMS postupně. První fází informačního průzkumu, který byl pro tým „viditelný“, bylo provést - průzkum první linie manažerů a klíčových účastníků podnikových procesů, kteří budou pracovat v EDMS, tj. budou jejími uživateli. Tento průzkum musí nutně zahrnovat manažery a věcné experty zainteresovaných stavebních jednotek, kteří budou moci vyjádřit svá přání a připomínky.

Před zahájením této etapy byla zástupkyní ředitele pro předškolní vzdělávání připravené otázky, jejichž odpovědi by mohly poskytnout představu o problémech při organizaci práce s dokumenty.

Byl sestaven seznam budoucích respondentů, který zahrnoval asi 30 lidí (tj vedoucí oddělení, jejich zástupci a specialisté odpovědní za tvorbu dokumentů, jejich podepisování, podepisování a schvalování). S každým byla domluvena samostatná schůzka, při které byl nejprve nastíněn účel osobního rozhovoru a následně došlo k dialogu, jehož „programem“ byl předem připravený seznam tezí a otázek (viz příklad 1). . Pro usnadnění vedení a analýzy rozhovorů můžete konverzaci nahrát na hlasový záznamník. Pro účastníka průzkumu je ale lepší nevědět, že probíhá nahrávání, protože většina lidí se ztratí, když vidí diktafon.

Příklad 1

Příprava na provedení pohovorů v rámci průzkumu masokombinátu pro implementaci EDS

Sbalit show

Při setkání s každým respondentem zástupce pro předškolní zařízení na začátku rozhovoru podrobně nastínil:

1. Účel průzkumu:

"Kontrola stavu kancelářské práce a toku dokumentů, pochopení existujících obchodních procesů, které by měly být automatizovány a jejichž činnost je doprovázena zpracováním a prováděním dokumentů."

2. Proč naše společnost potřebuje zavést EDMS:

"Účelem EDMS je kvalitativně zlepšit proces práce s dokumenty pro manažery a věcné specialisty na všech úrovních a zkrátit čas rutinní práce s dokumenty."

3. Jaké výhody poskytuje EDMS, například:

„Systém umožňuje zkrátit čas hledání požadovaného dokumentu, umožňuje přístup do společné databáze dokumentů s rozlišením uživatelských práv, můžete v systému pracovat na dálku, pracovat s jedním dokumentem společně více uživateli, schvalovat dokumenty rychle a jednoduše, automatizovat evidenci a distribuci dokumentů, organizovat kontrolní vyřizování objednávek a dokumentů (zprůhlednit činnost řízení), je možné podepisovat dokumenty v systému pomocí elektronického podpisu, organizovat práci se smlouvami, integrovat EDMS s jinými programy používanými organizací a snížit náklady na údržbu archivu.“

1. S jakými problémy se při práci s dokumenty setkáváte?
2. Co byste chtěli zlepšit, zlepšit, změnit v organizaci práce s dokumenty?
3. Jak rychle a efektivně jsou dokumenty doručovány?
4. Kde jsou podle vás slabá místa, která způsobují problémy při práci s dokumenty?
5. Jsou stávající formuláře dokumentů vhodné pro použití?
6. Jak dlouho trvá zpracování jednoho dokumentu? Tato otázka by měla být položena ve vztahu ke každému typu dokumentu, který je široce přítomen v obchodních procesech organizace.
7. Jaký je objem toku dokumentů ve vaší pracovní oblasti?

Proces pohovoru byl ovlivněn zaneprázdněností účastníků průzkumu, která ovlivnila načasování průzkumu, a také prokázala, že zaměstnanci podcenili význam projektu.

Na základě analýzy informací shromážděných během rozhovoru byla vytvořena tabulka, ukázaný v příkladu 2. Pomohl strukturovat obdržené informace a vyvodit potřebné závěry, které se v něm dobře odrážejí.

Příklad 2

Systematizace informací získaných během rozhovoru

Sbalit show

Na základě výsledků rozhovorů byly identifikovány následující obchodní procesy, které v první řadě vyžadují automatizaci pomocí EDMS:

• správa smluv;
• koordinace faktur k platbě;
• koordinace organizačních a administrativních dokumentů:
• kontrola nad prováděním pokynů (rozlišení).

Rozhovory umožnily připravit půdu pro dotazování, které vyžaduje větší přesnost při poskytování odpovědí na otázky.

Dotazník

Účelem průzkumu bylo získat podrobnější (přesné) informace o aktuálním stavu toku dokumentů a kancelářské práci v podniku. Účastníky průzkumu byli vedoucí strukturálních jednotek a odborníci na předmět, kteří se poté stali uživateli EDMS. Průzkum probíhal v nepřítomnosti, což znamenalo vyplnění dotazníku v nepřítomnosti výzkumníka.

Dotazník se skládal ze tří částí (viz příklad 4):

1. Úvodní část – jejím hlavním úkolem bylo povzbudit respondenta k odpovědi na položené otázky. Byl popsán účel a cíle studie, význam role respondenta; pokyny k vyplnění dotazníku.
2. Hlavní část obsahuje otázky s jednoduchým zněním a jejich úplnost a množství závisí na požadovaném cíli (otázky ve vzorovém dotazníku z příkladu 4 jsou poradní a mohou se lišit od optimálních otázek pro průzkum vašeho podniku; můžete je použít jako výchozí vzorek pro vypracování vlastního dotazníku).
3. Závěrečná část - zde byla respondentovi dána záruka důvěrnosti jím vysloveného názoru; bylo vyjádřeno poděkování za účast ve studii.

Na žádost respondenta byl dotazník vytištěn a předán mu osobně nebo zaslán na jeho e-mail. Forma dotazníku byla navržena tak, aby bylo pro respondenta pohodlné jej vyplňovat přímo ve wordovém souboru.

Pokud byl dotazník odeslán jako soubor Word, pak v těle e-mailu příjemce nejprve viděl doprovodný text (všechny kontaktní údaje v příkladu jsou fiktivní):

Příklad 3

Doprovodný text a předmět emailu při zasílání dotazníku jako přiloženého souboru emailem

Sbalit show

Příklad 4

Dotazník pro provedení průzkumu podniku před implementací EDMS

Sbalit show

Shromážděná data byla zanesena do tabulky MS Excel, což umožnilo automaticky generovat diagramy rozložení názorů na jednotlivé problémy. Tito. výsledky byly představeny managementu co nejviditelnějším způsobem (viz příklad 6). Počet vybraných možností odpovědí pro každou otázku se projevil na jednom listu souboru a diagramy založené na těchto datech byly sestaveny na jiném listu:

V budoucnu budeme brát v úvahu všechna zjištěná rizika, abychom co nejdříve přešli na práci v EDMS:

• riziko absence nebo nesprávné definice úkolů a funkcí EDMS;
• riziko podcenění potřebných zdrojů (peněžních, časových);
• riziko zpoždění při realizaci fází projektu;
• riziko nedostatečné informovanosti zaměstnanců podniku o postupu prací, dále riziko zanedbávání, pasivity, odporu zaměstnanců, slabé zapojení manažerů do projektu;
• riziko špatného technologického vybavení;
• riziko nedostatku regulačního rámce.

Obecně lze konstatovat, že průzkum prokázal kladný vztah k zavedení elektronické správy dokumentů, ale našlo se i množství zaměstnanců, kteří se k zavádění EDS stavěli negativně, protože tento projekt vnímali jen jako další novinku, která jen přidá další pracovat pro ně.

Následně na základě analýzy výsledků rozhovorů a dotazníků byl stanoven cíl a vypracovány požadavky na EDMS, ale to je další a neméně důležitá etapa implementačních prací. V současné době naše společnost provádí srovnávací analýzu trhu EDMS.

Poznámky pod čarou

Sbalit show

Klíčová slova: podnikový průzkum, dotazování a dotazování, registr příchozích informací, registr interních informací, registr odchozích informací, zpráva o expresním průzkumu podniku, referenční model, kompletní obchodní model organizace, funkční model předmětové oblasti.

Úkoly a fáze předprojektové kontroly automatizačního zařízení

Podnikový průzkum je důležitou a určující fází návrhu IS. Délka vyšetření je obvykle 1-2 týdny. Během této doby by systémový analytik neměl zkoumat více než 2-3 typy činností (HR, účetnictví, doprava, marketing atd.).

Shromažďování informací pro stavbu kompletní obchodní model organizacečasto jde o studium zdokumentovaných informačních toků a funkcí oddělení a provádí se také prostřednictvím rozhovorů a dotazníků.

Před zahájením průzkumu organizace obvykle poskytuje soubor dokumentů, který obvykle obsahuje:

Souhrnné informace o činnosti podniku.

Informace o manažerské, finanční, ekonomické a výrobní činnosti podniku.

Informace o účetních zásadách a výkaznictví.

Pravidelný tok dokumentů podniku.

Registr příchozích informací.

Registr interních informací.

Registr odchozích informací.

Informace o informační a výpočetní infrastruktuře podniku.

Informace o odpovědných osobách.

Seznamy otázek pro rozhovory a dotazníky jsou sestavovány pro každou sledovanou divizi a schvalovány vedoucím společnosti. To se provádí za účelem:

zamezení přístupu k důvěrným informacím;

posílení cílové orientace průzkumu;

minimalizovat rozptylování zaměstnanců podniku od plnění jejich pracovních povinností.

Obecný seznam otázek(s jejich následnými podrobnostmi) obsahuje následující body:

hlavní úkoly jednotek;

shromážděné a zaznamenané informace;

podávání zpráv;

interakce s ostatními odděleními.

Dotazníky pro manažery a specialisty může obsahovat následující otázky:

Jaké (z pohledu vašeho oddělení) by měly být cíle vytvoření integrovaného systému řízení podniku?

Organizační struktura jednotky.

Úkoly jednotky.

Posloupnost akcí při plnění úkolů.

S jakými typy externích organizací (banka, zákazník, dodavatel atd.) jednotka komunikuje a jaké informace si vyměňuje?

Jaký referenční materiál používáte?

Kolik času (v minutách) strávíte prováděním základních operací? Jaká data jsou „špičkové zatížení“? (četnost za měsíc, čtvrtletí, rok atd.) Technické vybavení oddělení (počítače, síť, modem atd.). Používané softwarové produkty k automatizaci obchodních procesů.

Jaké reporty a jak často na management připravujete? Klíčoví specialisté oddělení, kteří dokážou odpovědět na jakékoli dotazy ohledně obchodních procesů používaných v oddělení.

Charakteristika objektů dálkového ovládání.

Tok dokumentů na pracovišti.

Takto shromážděná data zpravidla nepokrývají všechny podstatné aspekty organizační činnosti a mají vysokou míru subjektivity. A co je nejdůležitější, tento druh průzkumu neidentifikuje stabilní faktory spojené se specifickými charakteristikami organizace, které lze ovlivnit výhradně metodami funkčního přizpůsobení organizačního systému.

Z analýzy průzkumů vedoucích zkoumaných organizací a podniků vyplývá, že jejich představy o struktuře organizace, obecných a místních cílech fungování, úkolech a funkcích útvarů i podřízenosti zaměstnanců jsou někdy rozporuplné. Navíc se tyto představy někdy rozcházejí s oficiálně deklarovanými cíli a pravidly nebo jsou v rozporu se skutečnými aktivitami.

Pokud lze strukturu informačních toků identifikovat ze vzorků dokumentů a konfigurací počítačových sítí a databází, pak struktura skutečných mikroprocesů prováděných pracovníky v informačních kontaktech (z velké části nezdokumentovaných) zůstává neznámá.

Odpovědi na tyto otázky může poskytnout strukturální a funkční diagnostika založená na metodách kontinuálního (resp. selektivního) fotografování pracovní doby personálu. Účelem diagnostiky je získat spolehlivé poznatky o organizaci a organizačních vztazích jejích funkčních prvků.

V tomto ohledu mezi nejdůležitější úkoly funkční diagnostiky organizačních struktur patří:

klasifikace subjektů fungování (kategorie a skupiny pracovníků);

klasifikace prvků fungujícího procesu (akce, postupy);

klasifikace směrů (problémy k řešení), cíle fungování;

klasifikace prvků toku informací;

provádění průzkumu činností personálu organizace;

studium rozložení (v čase a četnosti) organizačních charakteristik: postupy, personální kontakty, oblasti činnosti, prvky informačních toků - jednotlivě i ve vzájemné kombinaci podle kategorií zaměstnanců, typů postupů a jejich oblastí (podle výsledky a logika výzkumu);

identifikace skutečné struktury funkčních, informačních, hierarchických, dočasných, problematických vztahů mezi manažery, zaměstnanci a útvary;

vytvoření struktury pro rozdělení pracovní doby pro manažery a zaměstnance s ohledem na funkce, problémy a cíle organizace;

identifikace hlavních technologií pro fungování organizace (informační procesy včetně nedokumentovaných), jejich stanovení cílů v porovnání s deklarovanými cíli organizace;

identifikace skupin pracovníků homogenních ve svých specifických činnostech, cílové orientaci a reálné podřízenosti, vytvoření reálného modelu organizační struktury a jeho porovnání s deklarovanou;

stanovení důvodů nesouladu mezi deklarovanou a skutečnou strukturou organizačních vztahů.

Nepřetržité „fotografování“ pracovní doby je průběžné sledování a zaznamenávání vlastností pracujících v procesu fungování po celý pracovní den. V tomto případě jsou zobrazené parametry postupně zadávány do předem připravené pracovní tabulky. Níže je uvedena forma pracovního listu systémového analytika:

Ihned po ukončení zkušebního řízení je tabulka doplněna o další charakteristiky: technologická větev, systémová funkce, předmět, hledisko, emoční pozadí atd.

Některé z ukazatelů, označené hvězdičkou, se vyplňují během průzkumu, zbytek poté. Obsah záznamů je následující:

číslo (v pořadí);

agent (pozice dotazovaného zaměstnance);

doba, po kterou byl postup proveden;

procedura (název obsahu souboru elementárních akcí spojených shodností konkrétního řešeného problému);

informace (směrování toku informací mezi agentem a protistranou);

iniciativa (iniciátor zahájení tohoto postupu);

protistrana (pozice zaměstnance, který je v kontaktu se subjektem);

vztah (odráží podřízenost agenta a protistrany, formu interakce v tomto postupu);

problém (slovní popis řešeného problému).

Výsledek předprojektového průzkumu musí se objevit" Zpráva o expresní kontrole podniku", jehož struktura je uvedena níže.

Stručný schematický popis obchodních procesů, například:

řízení nákupu a zásob;

Řízení výroby;

vedení prodeje;

řízení finančních zdrojů.

Základní požadavky a priority automatizace.

Posouzení zdrojů zákazníka nezbytných pro podporu projektu.

V této práci byla jako zkoumaný podnik vybrána společnost „Zaman-Bank“. Byla založena v roce 1989 a působí na trhu bankovního sektoru a poskytuje služby právnickým i fyzickým osobám. Strategickými rysy banky jsou rychlost obsluhy, široká nabídka úvěrů, vysoká míra adaptace na vnější prostředí – kulturní, ekonomické, právní, technologické a politické. Banka se nachází v Kazachstánu s hlavním sídlem v Astaně.

Jednou z prioritních oblastí rozvoje banky je zlepšování stávajících IT procesů. Za tímto účelem se vedení rozhodlo uchýlit se k pomoci integračních společností třetích stran. Plánuje se modernizace IT oddělení v souladu se servisním přístupem a nejlepšími globálními postupy, přičemž mezi hlavní priority v bance patří zpřesnění katalogu služeb a úplná implementace procesu správy incidentů a IT aktiv.

Metodika prověřování IT oddělení banky

Pro výběr metodiky průzkumu pro IT oddělení banky byly analyzovány následující metody:

• 1. Analýza stávající dokumentace pro procesní a/nebo automatizační systém. K tomu je požadován kompletní balík dokumentů, je rozmístěn stojan pro stávající automatizační systémy a probíhá nezávislá studie obdržených materiálů.
• 2. Rozhovor se zaměstnanci zákazníka. Integrátorská společnost navštíví místo průzkumu a provede rozhovory o všech klíčových prvcích práce IT oddělení.
• 3. Pozorování. Integrátorská společnost provádí průzkum na pracovišti zákazníka, přičemž pozoruje účastníky procesu, jak plní své funkce v procesu a pracují v systému.
• 4. Žádost o informace - dotazník. Zákazníkovi jsou zaslány dotazníky, poté je zaměstnanci ze strany zákazníka vyplní. Dále jsou dotazníky analyzovány projektovým týmem z integrátorské společnosti.
• 5. Kombinace výše uvedených metod.

Cestu na pracoviště zákazníka komplikuje skutečnost, že centrála zákazníka se nachází v jiné zemi, navíc jsou pracoviště rozmístěna po více městech. Observační metoda byla zamítnuta z důvodu vysoké časové náročnosti a nákladů na člověka, které jsou k aplikaci této metody nutné. Studium dokumentů a předpisů je ve firmě dlouhý proces, který vyžaduje velké množství lidských zdrojů. Jeho použití bylo považováno za nezbytné pro realizaci projektu, ale v dalších fázích bylo zahrnuto do plánu projektu. Metoda průzkumu byla zvolena jako nejefektivnější z hlediska mzdových nákladů, časových nákladů a získaných výsledků.

Průzkum IT oddělení banky byl proveden pomocí průzkumu uživatelů informačních systémů, které automatizují IT procesy. Údaje o aktuální organizaci IT procesu byly shromážděny ve dvou fázích.

První etapa probíhala prostřednictvím vzdálené komunikace s uživateli systému: informace byly shromažďovány prostřednictvím dotazníků a telefonických rozhovorů. Požadované informace byly rozděleny do dvou kategorií:

• · Sběr informací o organizační struktuře IT služby společnosti:
  • o počet zaměstnanců IT;
  • o provozní doba podpůrné služby;
  • o současné systémy automatizace procesů IT;
• · Sběr a analýza procesní dokumentace
• o popis procesů workflow;
• o schéma instrukcí rolí;
• o zprávy o efektivitě procesu.

Během druhé etapy byla použita metoda dotazování a pozorování. V tomto případě byl hlavní důraz kladen na takové oblasti, jako jsou:

• · Sběr informací o skutečném pořadí procesu – dotazování účastníků procesu (zaměstnanců IT služeb). Za tímto účelem byly vytvořeny dotazníky (viz Příloha 1), které byly zaslány zaměstnancům IT oddělení banky poštou. Telefonické rozhovory probíhaly také formou rozhovorů s využitím došlých vyplněných dotazníků, které obsahovaly otázky ke každé ze složek organizace procesů;
• · Identifikace potřeb pro IT procesy a jejich automatizační systémy. Patří mezi ně vedení IT oddělení banky a další účastníci projektu.
• · Seznámení s používanými automatizačními systémy. Tuto činnost prováděli inženýři zhotovitelské firmy. Zároveň byly prozkoumány související systémy, se kterými je nutné v průběhu projektu navázat integraci, a shromážděny požadavky na integraci.

Výsledky průzkumu byly zaznamenány do zprávy uvedené v dalších dvou částech této práce a byly odsouhlaseny s projektovým týmem společnosti.