Kako provesti anketu prije projekta prije implementacije sed. Anketa prije projekta: primjer implementacije, izvještaj Upitnik za IT istraživanje

1. Da li je takvo ispitivanje uopšte potrebno? Šta će to dati kupcu i samoj IT kompaniji?
2. Koji su ciljevi istraživanja prije projekta?
3. Kakav bi trebao biti njegov rezultat?
4. Da li da uradim anketu prije projekta besplatno ili da za to naplatim novac?
5. Kako klijentu opravdati efikasnost takvog pregleda, da li će se to moći isplatiti?

Ovdje svaka kompanija odlučuje na svoj način: neko generalno smatra takvo ispitivanje neprikladnim („uvući ćemo se u tuču, pa ćemo vidjeti...“); drugi, koji ga sprovode tokom implementacije, ne ističu ovaj rad u posebnom članku; drugi ga provode kao samostalnu fazu rada, ali za to ne naplaćuju novac; Drugi pak s pravom smatraju da je inspekcija prije projekta poseban komercijalni proizvod. Moje iskustvo kao menadžera i konsultanta pokazuje da je pred-projektno ispitivanje neophodna komponenta rada gotovo svake IT kompanije koja se odnosi na implementaciju sistema automatizacije. A uspjeh cijelog projekta ponekad zavisi od pravilne organizacije i realizacije ove faze.

U ovom članku pokušat ću odgovoriti na gore postavljena pitanja, kako na temelju vlastite prakse, tako i na iskustvu klijenata s kojima sam morao komunicirati, uvodeći tehnologiju provođenja predprojektnih anketa od nule.

Potreba za predprojektnom anketom

U komisiju dolazi pronalazač i nudi novi aparat za brijanje na ulici.
"Kako radi vaš uređaj?" - pitaju ga članovi komisije.
„Vrlo jednostavno“, odgovara pronalazač. „Ubaciš novčić u otvor, staviš glavu u mašinu i dve oštrice počnu da te briju.”
„Izvinite, kolega, ali ljudi imaju različite oblike lica!“ - ukoravaju ga članovi komisije.
"Da", kaže izumitelj, "ali to je samo prije prvog brijanja..."

Glavni zadatak svake automatizacije je održavanje jedinstvenih konkurentskih prednosti automatizirane kompanije. Ne možemo dozvoliti, kao u ovoj šali, da nakon automatizacije sve kompanije postanu „ista osoba“. Stoga, ako želimo zadržati jedinstvene konkurentske prednosti poslovanja kupca, onda je uz bilo kakvu modernizaciju poslovnih procesa potrebno provesti predprojektnu anketu.

Naravno, moguće je napraviti dubinsku analizu razloga koji determinišu ovu potrebu. To mogu biti visoki očekivani trošak projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa zbog automatizacije, uključivanje u projekat posla čiji se obim ne može unaprijed odrediti itd. Međutim, sjetite se kako u jednoj vrlo poučnoj priči , komandant je prekinuo generalov izveštaj o uzroku poraza:

„Naš poraz je uzrokovan nizom razloga“, počeo je general. - Prvo, barut je bio vlažan...
"Dosta je", zaustavi ga komandant.

I ovdje je slična situacija, jer je za provođenje pred-projektne ankete dovoljno da kupac ima jedinstvene poslovne karakteristike (a svaka kompanija bi ih trebala imati, inače jednostavno ne bi opstala na tržištu i ustupila mjesto konkurenciji).

Dakle, globalno gledano, pitanje potrebe za ovakvim poslovima rješava se prilično lako – oni se moraju obaviti ako je kompanija koja se automatizira na konkurentnom tržištu.

Šta anketa prije projekta daje kupcu i samoj IT kompaniji?

Tokom istraživanja prije projektovanja, kupac može:

• dobiti detaljan opis poslovnih procesa koji postoje u kompaniji i uporediti stvarno poslovanje sa svojom predstavom o njemu;
• optimizirati postojeće poslovne procese koristeći praktično iskustvo koje su konsultanti iz IT kompanije stekli tokom prethodnih implementacija u sličnim kompanijama;
• procijeniti stepen usklađenosti funkcionalnosti predloženog sistema sa stvarnim poslovnim procesima korisnika;
• pravovremeno istaći svoje jedinstvene prednosti i uzeti ih u obzir u fazi implementacije sistema, a ne nakon njegovog puštanja u rad;
• razjasnite budžet i tajming projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguće modifikacije sistema kako bi odgovarao jedinstvenim karakteristikama vaših poslovnih procesa;
• procijeniti resurse (tehničke i ljudske) koji će biti potrebni u fazi implementacije sistema. Pravovremeno planirati raspodjelu ovih sredstava za završetak projekta u optimalnom roku i bez prekoračenja budžeta;
• procijeniti moguće rizike koji mogu uticati na kvalitet rada;
• optimizirati troškove implementacije sistema eventualnim obavljanjem dijela posla na svoju ruku;
• dobiti tačniju procjenu ekonomskog efekta i povrata ulaganja.

Prednosti istraživanja prije projekta za IT kompaniju:

• povećanje nivoa zadovoljstva kupaca usklađivanjem njegovih očekivanja formiranih u fazi pre prodaje (kada prodavci nude „san“) sa stvarnim mogućnostima sistema da podrži specifične poslovne procese;
• pojašnjenje vremena implementacije sistema i resursa potrebnih za to, omogućavajući unapred planiranje njihove alokacije;
• pravovremeno prepoznavanje jedinstvenih prednosti kupca kako bi se one uzele u obzir prilikom konfigurisanja ili modifikacije sistema automatizacije;
• smanjenje vremena implementacije i smanjenje rizika od obavljanja besplatnog posla. Neophodne modifikacije sistema će se vršiti prije početka njegove implementacije ili paralelno sa njim, a ne nakon završetka faze probnog rada, na kojoj se nedostaci obično uočavaju. Situacija u kojoj se u fazi završetka projekta otkrije funkcionalna neusklađenost automatski povlači dodatni neplanirani rad. Istovremeno, naručilac obično ima poteškoća u finansiranju takvog posla, a da bi se projekat uspješno završio, često se mora obaviti besplatno;
• identifikaciju vjerovatnih rizika koji mogu uticati na kvalitet i vrijeme implementacije. Pravovremeno obezbjeđivanje mjera neophodnih za minimiziranje uticaja ovih rizika na uspjeh projekta;
• pribavljanje podataka za opravdanje broja licenci i strukture projekta;
• snimanje trenutnog stanja u automatizovanim jedinicama i glavnih parametara njihovog rada omogućiće da se potkrepi efektivnost korišćenja predloženog sistema;
• uspostavljanje ličnih kontakata između konsultanata i glavnih izvođača projekta klijenta će pojednostaviti njihovu saradnju u budućnosti;
• proširenje baze znanja (ako postoji) o glavnim poslovnim procesima kupaca u ovoj industriji.

Naravno, ovdje nisu navedeni svi argumenti u prilog ankete prije projekta, međutim, kako praksa pokazuje, to je sasvim dovoljno da se kupac uvjeri u njegovu neophodnost.

Glavni zadaci pred-projektne ankete

Očigledno, sljedeći najvažniji zadatak ankete prije projekta je identificiranje jedinstvenih konkurentskih prednosti kupaca. Kako praksa pokazuje, oko 75% poslovnih procesa koje koristi kupac poklapa se sa procesima u sličnim kompanijama u istoj industriji, 10% ostvaruje svoje jedinstvene konkurentske prednosti, a preostalih 15% rezultat je drugog zakona termodinamike: ) (posledica „prirodnog rasta haosa“) i mora se riješiti tokom projekta. Ali tih konkurentnih 10%, koliko je toliko važno za poslovanje, jednostavno treba sačuvati bilo kakvom automatizacijom (naravno, pod uslovom da se te prednosti mogu formalizirati). Najčešće se ovaj problem rješava konfiguracijom sistema za kupca, ali ponekad su potrebne usluge programera kako bi se uzele u obzir jedinstvene karakteristike poslovanja. Napominjem da ovdje ne govorimo o razvoju po narudžbi, već o implementaciji sistema automatizacije proizvodnje.

Razumijevajući kako će se podržati konkurentske prednosti kupaca, IT kompanija će moći procijeniti potrebu i cijenu poboljšanja proizvoda, kao i razumjeti koji dodatni resursi mogu biti potrebni za to.

Važan cilj pretprojektne ankete je dijagnosticiranje stanja informatičkog okruženja kupca, odnosno procjena računarske opreme, softvera, komunikacija, nivoa kvalifikacija IT stručnjaka, itd., koje on koristi u ovoj fazi. potrebno je razumjeti da li korisnik ima dovoljno resursa za uspješnu implementaciju automatizacije sistema. Ovdje dolazimo do još jednog zadatka pretprojektne ankete – analize potencijalnih rizika projekta i opisivanja njihovih vjerovatnih posljedica. U isto vrijeme, konsultanti moraju ne samo dokumentirati sve moguće rizike, već i ponuditi klijentima načine za smanjenje svakog od njih.

Svaki CIS uključuje akumulaciju informacija o operativnim aktivnostima odjela, tako da bi sljedeća tema pretprojektne ankete trebala biti prikupljanje zahtjeva za protok dokumenata automatiziranih odjela.

Informacije akumulirane u sistemu će ostati mrtvi teret ako nema mogućnosti da se analiziraju, pa je veoma važno tokom predprojektne ankete saznati koje vrste i oblike izvještavanja su potrebni klijentu. Obično alati za automatizaciju već uključuju standardni skup izvještaja, ali svaki kupac s pravom smatra svoje poslovanje jedinstvenim, te stoga zahtijeva jedinstveni sistem ove vrste, implementiran, po pravilu, pomoću posebnog generatora izvještaja.

Hitan zadatak pretprojektne ankete je razjasniti konačni budžet projekta i vrijeme njegove implementacije, uzimajući u obzir sve primljene podatke. Na ove rokove mogu uticati različiti faktori, kao što su spremnost rukovodstva naručioca da učestvuje u projektu, motivisanost predstavnika naručioca i izvođača radova, verovatnoća sabotaže od strane zaposlenih u automatizovanim jedinicama, moguće otpuštanje (ili, obrnuto, zapošljavanje) ključnog menadžera nakon nekog vremena nakon početka projekta, nedovoljnost postojećeg kompjuterskog voznog parka i tehnološke baze za postizanje svih ciljeva automatizacije, nedostatak budžeta za nabavku potrebne opreme. i mnogo više. Stoga konsultant mora detaljno saznati sve ove okolnosti i prikazati ih u izvještaju, uključujući i za internu upotrebu. Sastavljanje drugog - internog - izvještaja omogućit će vam da detaljno oslikate sve nijanse odnosa i preporuke za stručnjake u odjelu za implementaciju i integraciju.

Još jedno važno pitanje koje treba riješiti u fazi pred-projektne ankete je izrada preporuka o izboru metoda za implementaciju projekta. Ovdje je važno jasno zabilježiti koji od problema koje je prethodno formulirao kupac ne može riješiti predloženim sistemom automatizacije, te predložiti organizacione ili druge načine izlaska iz ove situacije.

Svaka kompanija lako može dodati još desetak zadataka koje bi željela riješiti u fazi anketiranja, ali, kako pokazuje stvarna praksa, dobijanje odgovora na gore navedena pitanja već čini anketu prije projekta prilično efikasnom.

Šta je obično rezultat ankete prije projekta?

• opis postojećih poslovnih procesa kupca;
• spisak glavnih zadataka koje je potrebno riješiti korištenjem sistema automatizacije;
• procjena poslovnih procesa korisnika i preporuke za promjenu ili optimizaciju rada odjela, uzimajući u obzir prednosti koje pruža informacioni sistem;
• jedinstvene konkurentske prednosti kupca, koje se moraju uzeti u obzir prilikom implementacije sistema;
• analiza postojećeg IT okruženja radi usklađenosti sa zahtjevima sistema korporativnog upravljanja, preporuke za njegovu promjenu;
• procjena rada na integraciji CIS-a u postojeću IT infrastrukturu korisnika;
• opis toka dokumenata u automatizovanim odeljenjima i zahtevi za analitiku;
• procjenu mogućih rizika tokom implementacije projekta i identifikaciju mjera neophodnih za minimiziranje njihovog uticaja;
• opis želja kupca koje se ne mogu implementirati u predloženi sistem kontrole i koje će zahtijevati izmjene, procjenu vremena i troškova takve izmjene;
• prijedlog za implementaciju projekta sa obrazloženjem za predloženu opciju, preciziranjem broja automatiziranih radnih stanica potrebnih za kupca i pojašnjavanjem budžeta projekta.

Poseban dokument pretprojektne ankete trebao bi biti preliminarni raspored radova, koji između ostalog uključuje dogovorenu listu odgovornih osoba (kako naručitelja tako i izvođača), područja njihove odgovornosti i osnovne propise za interakciju između njima. Za efikasnu implementaciju sistema preporučljivo je izraditi propise za razmjenu informacija između zaposlenika korisnika i stručnjaka IT kompanije koja provodi anketu, a takođe, što je važno, propisati vrijeme i proceduru praćenja završetka posla.

Neke kompanije (najčešće one koje se bave razvojem po narudžbini) daju kupcu nacrt tehničke specifikacije po završetku pretprojektne provere.

Napravite besplatno anketu prije projekta ili naplatite novac za to?

Ako svrha ankete odgovara gore opisanim zadacima, onda će to zahtijevati preusmjeravanje značajnih resursa kompanije i nužno mora biti plaćeno. Ova anketa prije projekta je potpuna konsultantska usluga koja omogućava ne samo procjenu potreba, vremena i budžeta za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa korisnika.

Kao što je praksa pokazala, usluge anketiranja prije projekta nije teško prodati ako je kompanija implementirala odgovarajuću tehnologiju i prodavci jasno znaju (i mogu jasno objasniti klijentu) svrhu ankete i koje koristi će kupac dobiti od to.

Kako kupcu opravdati efikasnost inspekcije prije projekta

Razmotrimo potencijalne kanale uštede, uzimajući u obzir koji mogu pomoći da se opravda potreba za anketom prije projekta.

1. Ušteda ljudskih resursa i vremena:
   • prilikom modifikacije sistema kako bi odgovarao jedinstvenim konkurentskim prednostima kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon puštanja u komercijalni rad;
   • u fazi integracije sistema u IT infrastrukturu korisnika zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja preduzeća i nijansama integracije pojašnjavaju prije početka, a ne tokom implementacije;
   • zahvaljujući blagovremenoj alokaciji materijalnih i ljudskih resursa kako od strane izvođača tako i od strane naručioca;
   • kroz ranu procjenu mogućih rizika koji bi mogli uticati na proces implementacije sistema, te razvoj mjera neophodnih za minimiziranje njihovih negativnih posljedica.
     Svako kašnjenje u napretku projekta rezultira ozbiljnim dodatnim troškovima za kupca, koji se u svakom konkretnom slučaju prilično lako mogu izračunati.
2. Moguće smanjenje troškova implementacije:
   • identifikacijom usluga i poslova koje kupac može sam obaviti;
   • usklađivanjem rokova za završetak nekog posla nakon razjašnjenja njihovog stvarnog intenziteta rada.
3. Povećanje efikasnosti korporativnih informacionih sistema i produktivnosti zaposlenih optimizacijom poslovnih procesa uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike kupaca.
4. Odbijanje korištenja automatiziranog sistema ako se u fazi predprojektnog pregleda pokaže da neće riješiti probleme kupca ili će njegova modifikacija biti preskupa.
   U mojoj praksi je bio slučaj kada je klijentu sa vrlo specifičnim poslovnim procesima, na osnovu rezultata ankete prije projekta, preporučeno da ne implementira CIS, već da izvrši organizacijske promjene i optimizira tehnologiju za rad sa svojim klijentima. , budući da se efekat implementacije sistema (potrebna je skupa modifikacija) nije isplatio, bili bi troškovi. Kao rezultat toga, klijent je uštedio desetine hiljada dolara, a pretprojektno istraživanje isplatilo se samo povećanjem efikasnosti odjela, koji je, po preporuci konsultanata, promijenio tehnologiju rada zaposlenika.

Nepostojanje faze pred-projektne ankete u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u realizaciji projekata i povećanja njihove cijene zbog organizacionih i tehničkih problema koji se javljaju tokom implementacije. Često takvi projekti završavaju potpunim neuspjehom. Prema studiji Standish grupe, skoro trećina od 2,5 hiljada IT projekata koje su analizirali ne samo da je neuspešna, već uopšte nije ni završena. U Rusiji je do takvih podataka mnogo teže doći, ali sam siguran da udio neuspješnih implementacija neće biti ništa manji.

Stoga, ako konsultantska kompanija ne želi da ima nerealizovane projekte u svojoj evidenciji, onda jednostavno treba da sprovede pre-projektno istraživanje poslovanja klijenata. Bolje je da odbijete ugovor u početnoj fazi nego da se zaglavite u poslu i završite sa mrljom na svojoj reputaciji.

Informativna anketa je važna faza u optimizaciji predškolskih obrazovnih ustanova i implementaciji EDS-a. Uostalom, kvalitet odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a direktno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije.

S tim u vezi, potrebno je pridržavati se glavnog principa ankete – dobiti potpune, pouzdane i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Anketa prije projekta

Sa stanovišta konsultantske kuće koja nudi svoje usluge na tržištu konsaltinga i implementacije EDMS, tj. implementacija EDMS-a za analitičara je vanjski projekta, pretprojektno istraživanje se smatra dijelom metodologije prodaje (kao jedna od faza „pretprodaje“). Međutim, najveći dio posla u ovoj fazi obavlja analitičar, kao iu fazi analize koja je predviđena metodologijom implementacije. Iz tog razloga, anketa prije projekta se također smatra dijelom metodologije implementacije.

Provođenje pretprojektne ankete može biti korisno i za analitičare koji rade na implementaciji EDMS-a kao interni projekat preduzeća (organizacije), tj. analitičar je zaposlenik kompanije u kojoj se implementira EDMS.

Šema rezultata pretprojektne ankete

Ciljevi ankete prije projekta su:

• dobijanje opštih informacija o objektu implementacije EDMS;
• utvrđivanje ciljeva implementacije;
• identifikaciju općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje opšteg stanja organizacije toka dokumenata i kancelarijskog rada;
• identifikacija glavnih korisnika (činovnici, menadžeri, itd.);
• utvrđivanje ukupnog nivoa složenosti potencijalnog projekta;
• procjenu potreba za migracijom podataka i integracijom sa drugim softverom;
• prikupljanje informacija neophodnih za pripremu efektivnog i dobitnog komercijalnog predloga [ako posao obavlja kompanija van objekta implementacije].

Kako bi se dobile potrebne informacije o projektu, provode se ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, menadžer projekta, šefovi odjeljenja, glavni korisnici).

Uzorci pitanja upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti da dobijete primarne informacije od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, predstavljeni su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue“.

Kao rezultat Predprojektna inspekcija se vrši:

• procjena količine posla potrebnog za implementaciju EDMS-a;
• izrada izvještaja o predprojektnoj anketi;
• priprema i demonstracija prototipa rješenja (ako je potrebno);
• priprema komercijalne ponude.

1. Ciljevi i zadaci implementacije EDMS;
2. Granice projekta za implementaciju EDMS-a;
3. Ostale primljene informacije.

Nakon sprovođenja pretprojektne ankete, postaje moguće procijeniti količinu analitičkog i tehničkog posla koji će biti potrebno obaviti, kao i rezultate koje treba postići.

Kao rezultat, razvija se dokument koji sadrži opis osnovnih zahtjeva za EDMS, granice projekta i druge identificirane informacije. Ako informativnu anketu provodi organizacija vanjska za Kupca, priprema se i prototip rješenja za demonstraciju Kupcu (ako je potrebno) i komercijalni prijedlog.

U ovoj fazi, na osnovu primljenih primarnih informacija, menadžer projekta (PM) izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku strukturu rada (WBS) i povelju projekta. U ovoj fazi može se izvršiti i odabir platforme na kojoj će se EDMS razvijati.

Informaciono istraživanje i analiza

Koristeći rezultate pretprojektne ankete kao polaznu tačku, Informacijska anketa pojašnjava prethodno dobijene informacije, ispituje i opisuje postojeće poslovne procese („kao što je“) i predlaže buduće, optimizirane poslovne procese („biti“). kako bi trebalo da bude”), a takođe opisuje sve potrebne modifikacije u sistemu za podršku ovih poslovnih procesa i EDMS interfejsa.

Šema rezultata informativne ankete

Ciljevi informativna anketa su:

• proučavanje i precizan opis poslovnih procesa koji se automatizuju;
• definicija i opis modifikacija sistema, interfejsa, uklj. interfejsi sa eksternim sistemima i sredstvima za prenos podataka iz postojećih programa koji se moraju razviti i implementirati tokom projekta;
• razvoj tehničkih specifikacija (TOR);
• razvoj preporuka za reinženjering (optimizaciju) tokova dokumenata i organizaciju toka dokumenata i kancelarijskog rada.

Svrha ove faze je da se identifikuju zahtjevi Kupca za rezultate implementacije, stoga je neophodna bliska saradnja između Kupca, glavnih korisnika i analitičara tokom cijele faze istraživanja i analize informacija. Obično je Informacijska anketa sljedeći korak nakon ankete prije projekta i uključuje detaljno ispitivanje svih oblasti poslovanja na koje će projekat uticati, umjesto da se jednostavno identifikuju glavna funkcionalna područja i „ubojite aplikacije“, kao što je se radi tokom pretprojektne ankete.

U cilju dobijanja potrebnih informacija, ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, menadžer projekta, šefovi odeljenja, glavni korisnici) provode se slično kao i pretprojektno istraživanje, ali na detaljnijem nivou. Uzorci pitanja upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti da dobijete informacije od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, predstavljeni su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue“.

rezultate rad se ogleda u dokumentu "Funkcionalni zahtjevi" (FR) ili izvještaju, odnosno projektnom zadatku (u zavisnosti od složenosti projekta).

Završni dokument mora sadržavati:

1. Funkcionalni zahtjevi za EDMS;
2. Opis EDMS sučelja;
3. Opis poslovnih procesa;
4. Preporuke za reinženjering (optimizaciju) toka dokumenata;
5. Ostale informacije dobijene tokom ankete i analize.

Kao rezultat obavljenog posla na organizovanju efikasnog kancelarijskog rada i toka dokumenata i donete odluke o implementaciji elektronskog sistema upravljanja dokumentima, projektni tim formuliše zahteve za automatizovani sistem, sačinjava listu procesa koji se automatizuju, utvrđuje prioritete i redoslijed njihove automatizacije.

Nakon utvrđivanja ciljeva, zadataka i granica projekta za implementaciju EDMS-a, počinje rad na razvoju i implementaciji automatizovanog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima.

Da bi se efikasno automatizovao rad sa dokumentima, preporučuje se:

1. Napravite listu postojećih vrste dokumenata U organizaciji
2. Uradi ispitivanje svake vrste dokument (vidi dolje)*
3. Compose spisak odgovornih zaposlenih za kreiranje dokumenata (ko kreira koje vrste dokumenata)
4. Compose spisak zaposlenih koji obilaze, potpisuju, odobravaju dokumenta (ko, koje vrste dokumenata; uslovi pod kojima je potrebna viza, potpis)
5. Na osnovu ovih lista kreirajte opštu rutu prolaz dokumenata sa uslovima za prolaz - algoritam (Operogram ili grafička šema toka dokumenata)
6. Odredite potrebno računovodstvene isprave(izvještaji): uslovi za izradu izvještaja i njihovi obrasci
7. Odrediti koje vrste dokumenata treba staviti pod kontrolu (odrediti rokove, oblike obavještenja, obrazac kontrolne kartice, uslove za skidanje sa kontrole)
8. Na osnovu anketa izraditi uputstva za predškolske obrazovne ustanove ako je potrebno
9. Napravite listu slučajeva(sa naznakom perioda skladištenja i principa za formiranje sanduka) ako je potrebno
10. Napravite listu koja odražava mehanizam za pristup različitim vrstama dokumenata (u zavisnosti od pozicije)

Pregled svake vrste dokumenta:

• opisati tehnologiju dokumentacije (kompilacije): skup detalja, njihovu lokaciju, metode popunjavanja (ako je potrebno);
• opisati oblike registracionih i kontrolnih kartica (RCC): skup i raspored polja u kartici;
• pokazati uslove za kretanje dokumenata (dostupnost potpisa, viza, čekova, itd.);
• pokazati dijagram toka dokumenta (putu) ili listu glavnih indosanata, potpisnika, itd.;
• opisati način registracije, šifre koje se dodjeljuju različitim vrstama dokumenata

Pitanja za upitnike i intervjue

Ovdje su navedena pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom intervjuisanja korisnika prilikom provođenja ankete o objektu implementacije EDMS-a. Pitanja su savjetodavna. Ne postoje jasni zahtjevi za sprovođenje ankete, tako da analitičar mora biti kreativan u pribavljanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Potrebno je automatizirati proces upravljanja dokumentima:

1. Koji su dugoročni i kratkoročni ciljevi implementacije sistema?
2. Koji su glavni kriteriji za uspjeh projekta implementacije sistema upravljanja dokumentima?
3. U kom vremenskom roku je poželjno implementirati sistem? Koji su razlozi ovih rokova?
4. Ko je glavni inicijator projekta: u interesu kojeg odjela ili rukovodioca (menadžera) se planira implementacija sistema?
5. Ko su glavni kupci EDMS-a (koji odjeli) i glavni učesnici EDMS-a?
6. Prilikom implementacije sistema, planirate li potpuni ili djelimični prelazak na bezpapirnu tehnologiju za kancelarijski rad i protok dokumenata? Opišite kako to vidite.
7. Da li se planira korištenje kriptografske zaštite informacija i sistema elektronskog digitalnog potpisa (CIPF i EDS)? Ako DA, molimo navedite naziv ili tip sistema prioriteta.
8. Obrada, koje vrste dokumenata, formata i tipova planira da sistem automatizuje?
8.1. Ukratko opišite glavne parametre svakog od njih, navedite razlike.
8.2. Postavite svoje prioritete
9. Koliko radnih stanica se planira instalirati odjednom?
10. Koliko je radnih mjesta planirano za eventualno povezivanje na sistem (ukupno)?
11. U kojim odjeljenjima se planira implementacija EDMS-a?
12. Opišite glavne funkcionalne odgovornosti odjela – glavnih učesnika EDMS-a.

Organizaciona pitanja:

13. Postoje li tehnički stručnjaci koji će voditi projekat u ime Kupca?
14. Da li postoje stručnjaci u predškolskim obrazovnim ustanovama koji će voditi projekat u ime naručioca?

Pitanja o predškolskom obrazovanju:

15. Da li postoje odobrene odredbe, uputstva, propisi ili drugi normativni dokumenti koji regulišu rad sa dokumentima (opisi pravila kancelarijskog rada i toka dokumenata)?
15.1. Koliko su zreli i relevantni?
15.2. Postoje li planovi za njihovu promjenu?
15.3. Ukoliko takvi dokumenti postoje, dostavite ih na analizu.
16. Ukoliko ovakva pravila (propisi, uputstva, metode) ne postoje ili nisu relevantna, da li je potrebno izvršiti anketu, opis i optimizaciju postojećih procesa?
16.1. Postoji li razumijevanje neophodnosti i blagovremenosti takvih radnji?
16.2. Ili postoje planovi za automatizaciju procesa „kao što jesu“?
16.3. Ako će se vršiti anketa i optimizacija, onda definisati oblasti istraživanja, ciljeve i kriterijume optimizacije.
17. Kako se obavlja papirologija?
17.1. Centralizirano;
17.2. decentralizovano;
17.3. Miješano.
18. Koji odjel ili zaposlenik je odgovoran za rad sa dokumentima?
19. Ko u kompaniji organizuje rad sa dokumentima (koje odeljenje)?
20. Koje funkcije (procesi, rad) treba automatizirati za ove vrste dokumenata? Opišite ih (ukratko)
21. Koliki je približni obim toka dokumenata godišnje/mjesečno za svaku određenu vrstu dokumenta?
22. Navedite vrste dokumenata za koje se koriste obrasci i šabloni, rad sa kojima se planira automatizovati?
23. Koji oblici računovodstva i registracije se koriste za svaku vrstu dokumenta? Opišite njihovu strukturu, pravila popunjavanja, pravila za generisanje registarskih brojeva.
24. Koja dokumenta zahtijevaju dodatnu kontrolu? Opišite njihove karakteristike i zahtjeve kontrole.
25. Koje vrste i vrste izvještavanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenta?
26. Vrste obavljenog posla na svakoj vrsti dokumenta. Promjene koje se dešavaju na dokumentu tokom poslovnog procesa.
27. Opišite radne obaveze za obradu dokumenata zaposlenih koji su učesnici u dokumentacionom toku.
28. Opišite postojeću tehnologiju za rad sa dokumentima u organizaciji ili odjelu:
28.1. postupak prosljeđivanja obrade i registracije ulaznih dokumenata;
28.2. proceduru za rukovodstvo za pregled pristiglih dokumenata i izdavanje rješenja;
28.3. struktura rezolucije;
28.4. postupak podnošenja dokumenata na kontrolu;
28.5. vrste kontrole;
28.6. rokovi;
28.7. spisak dokumenata čije je izvršenje podložno kontroli;
28.8. tehnologija kontrole izvršenja dokumenata;
28.9. postupak evidentiranja dokumenata primljenih na izvršenje u strukturne podjele;
28.10. postupak za skidanje dokumenata iz kontrole;
28.11. postupak za razmatranje nacrta dokumenata od strane rukovodstva, njihovo usvajanje od strane različitih odeljenja i odobravanje;
28.12. postupak registracije i prosljeđivanja obrade odlaznih dokumenata;
28.13. postupak izrade internih dokumenata;
28.14. organizaciju skladištenja dokumenata u strukturnim odjeljenjima iu centralnom arhivu organizacije.
29. Šta treba promijeniti u radu sa dokumentima?
30. Koji oblici računovodstva i registracije se koriste za svaku vrstu dokumenta?
30.1. Opišite njihovu strukturu i pravila popunjavanja (ako postoje).
30.2. Pravila za generisanje registarskog broja
31. Koje vrste i vrste izvještavanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenta?
31.1. tekući kancelarijski izvještaji;
31.2. završni uredski izvještaji;
31.3. izvještaji zavoda za statistiku;
32. Sposobnost uspostavljanja i praćenja veza između dokumenata

Pitanja o arhivskoj pohrani:

33. Da li postoji arhiv kao strukturna jedinica?
34. Ko je odgovoran za brzo skladištenje dokumenata?
35. Da li postoje uputstva za čuvanje dokumenata? Ako imate regulatorne dokumente, dostavite ih.
36. Da li se Nomenklatura predmeta izrađuje (svake godine)?
37. Koja je jedinica (službeno lice) odgovorna za izradu i odobravanje konsolidovane nomenklature predmeta.
38. Da li postoji ispitivanje vrijednosti dokumenata i uništavanje dokumenata?
39. Postoji li naučni referentni aparat? Ko ga vodi? Opišite njegovu strukturu.
40. Da li je razvijena politika pristupa dokumentima, posebno onim povjerljivim?
41. Da li se planira prebacivanje arhive “papirnih” dokumenata u sistem?
41.1. Molimo navedite približnu količinu, format i vrste dokumenata.
41.2. Da li je arhiva dokumenata geografski distribuirana? Ako DA, gdje se nalaze lokacije za skladištenje dokumenata?
41.3. Odredite potreban vremenski okvir za prijenos informacija u sistem.
42. Koja pravila važe za otpisivanje dokumenata u dosijee, njihovo prenošenje u arhivu, koji su standardi skladištenja?
43. Pravila za rad sa Nomenklaturom predmeta Odjeljenja, njenom strukturom i organizacijom čuvanja dokumentacije u Odjeljenju, rad sa kojim je predmet automatizacije.

Opis organizacione strukture:

Da bi se izvršila početna procjena zahtjeva, potrebne su informacije o organizacionoj strukturi kompanije. Opis organizacione strukture mora biti dijagram (u Visio, ARIS ili drugom sličnom formatu). Moguć je i tekstualni opis. Dijagram (ili tekstualni opis) organizacione strukture treba da odražava:

44. Spisak organizacija najvišeg nivoa (upravljačko društvo, spisak kompleksa, filijala, pojedinačnih pravnih lica (npr. kancelarije kompanije), itd.), uključujući:
44.1. nazivi organizacija;
44.2. geografska lokacija organizacija;
44.3. odnosi između organizacija (hijerarhija);
44.4. sfere aktivnosti organizacija.
45. Organizacione strukture organizacija najvišeg nivoa, koje treba da sadrže:
45.1. struktura odjeljenja;
45.2. međusobni odnosi između odjela;
45.3. funkcije odjela;
45.4. oblasti odgovornosti odeljenja.

Prije svega, zanimaju nas informacije o strukturnim jedinicama koje će biti uključene u implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

IT infrastruktura organizacije:

46. ​​Koja je tehnička podrška dostupna: karakteristike servera, klijentske stranice?
47. Da li se informacioni sistem(i) trenutno koristi za automatizaciju tekućih zadataka?
47.1. Ako DA, koje karakteristike uključuje?
47.2. Sa čime ste nezadovoljni/trenutnim problemima?
47.3. Da li se planira njegova potpuna ili djelimična zamjena?
47.4. Migracija podataka: kako se planira prenijeti akumulirane informacije:
- ne može se tolerisati
- nositi rukom,
- automatski transfer.
47.5. Ako planirate automatski prenijeti “stare” podatke u novi sistem, potrebno je dati informacije o strukturi i formatima skladištenja, te formulirati zahtjeve za konverziju podataka.
48. Da li je potrebna integracija sa drugim sistemima?
49. Koja je tipična konfiguracija klijentskih radnih stanica (procesor, RAM, operativni sistem, itd.)?
50. Da li postoji lista standardnog softvera instaliranog na kancelarijskim računarima? Ako DA, navedite ovu listu.
51. Koje su karakteristike osnovnog serverskog hardvera?
52. Da li zaposleni u kompaniji koriste korporativnu e-poštu u svom svakodnevnom radu? Koji mail server i klijent koristite?
53. Navedite verziju i programera softvera korporativnog servera e-pošte.
54. Koja je vaša mrežna topologija:
1.1. Da li je lokalna mreža zasnovana na Windows NT domeni?
1.2. Koliko je radnih stanica na vašoj lokalnoj mreži?
1.3. Postoji li teritorijalna distribucija mreže? Ako ima:
1.3.1. Kakva je distribucija radnih stanica po filijalama (kancelarijama)?
1.3.2. Koliki je kapacitet komunikacijskih kanala između segmenata mreže?
55. Da li postoji namenski fajl server dizajniran za skladištenje dokumenata? Koja je procijenjena količina dokumenata pohranjenih na ovom serveru?
56. Postoji li strategija za pohranjivanje nestrukturiranih informacija (računari, namjenski serveri datoteka, podsistemi za skladištenje, itd.)
57. Koja je prosječna količina dokumenata pohranjenih na radnim stanicama klijenata?
58. Koji korporativni informacioni sistemi (CIS) se koriste u preduzeću?
59. Postoje li licencirani DBMS-ovi i kako se koriste? Navedite programere i verzije DBMS-a koji se koriste u preduzeću.
60. Da li se usluge imenika koriste za identifikaciju korisnika? Ako DA, navedite koje.
61. Postoji li služba tehničke podrške za korisnike (helpdesk)? Postoje li neki propisi za ovu uslugu?
62. Koliko zaposlenih ima odjel informacionih tehnologija (odjel, odjel)? Koji su glavni zadaci koje ova jedinica rješava?
63. Navedite sisteme sa kojima sistem upravljanja dokumentima treba da bude integrisan.
64. Navesti približni odnos zaposlenih koji imaju pristup dokumentima samo na pregled prema broju zaposlenih koji imaju pravo na izmjene i vršenje određenih radnji.

Zahtjevi za EDMS:

65. Navedite i opišite koje funkcionalne zahtjeve za novi sistem smatrate najvažnijim.
66. Sastav atributa svake kartice dokumenta:
- Ime
- Opis
- Oznaka na obrascu (ime na obrascu)
- Tip podataka
- Način popunjavanja (ručno, iz imenika,...)
67. Pretraga dokumenata po atributima registracionih kartica Lista detalja kartice za pretragu
68. Potreba za kreiranjem istorije rada sa dokumentima, praćenje toka izvršenja i procesa odobravanja itd.
69. Potrebni filteri u sistemu
70. Zahtjevi za informacijama koje sistem mora zadovoljiti

Predlažemo da se informacije dobijene kao rezultat ankete formaliziraju u obrascu operogrami ili u formi algoritam. Kao primjer, predlažemo razmatranje životnog ciklusa naloga za osnovne aktivnosti. Tehnologija rada sa ovom vrstom dokumenta je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim preduzećima.

Primjeri procesa rada sa dokumentom

Predlažemo formaliziranje informacija dobivenih kao rezultat ankete u obliku operograma ili u obliku algoritma. Kao primjer, predlažemo razmatranje životnog ciklusa naloga za osnovne aktivnosti. Tehnologija rada sa ovom vrstom dokumenta je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim preduzećima.

Operagram životnog ciklusa naloga za glavnu aktivnost

Kliknite na sliku da je uvećate

Algoritam za obradu naloga za osnovne aktivnosti

Razvoj funkcionalnih zahtjeva

Na osnovu gore navedenih informacija, analitičar razvija funkcionalne zahtjeve za EDMS ili projektne zadatke za razvoj EDMS-a. Konkretno, analitičar mora izraditi zahtjeve za format i sastav registracionih i kontrolnih kartica (set i raspored polja u kartici, način popunjavanja EDMS-a, itd.), rute za kretanje dokumenata i druge potrebne zahtjeve za postavljanje i razvoj EDMS-a.

Automatizaciju rada i, shodno tome, postavljanje zadataka za razvoj softvera treba izvršiti uz prisutnost regulatornih dokumenata koji regulišu rad sa dokumentima: uputstva, propisi, knjige obrazaca itd.

U nedostatku takvih dokumenata, potrebno je izraditi dokument(e) kojim se utvrđuju osnovna pravila za rad sa dokumentima sa kojima se planira automatizirati rad.

Dokumentacija

Tokom ispitivanja priprema se sledeća dokumentacija:

1. Izvještaj o informativnom istraživanju (infološki model)

Svrha:
Snimanje informacija dobijenih tokom ankete, intervjuisanje zaposlenika Kupca u cilju razvoja tehničkih specifikacija za kreiranje i konfiguraciju automatizovanog sistema

Uključuje:

• Opis opštih karakteristika Kupca;
• Opis organizacione strukture;
• Opis tehničke opreme;
• Opis poslovnih procesa za automatizaciju;
• Opis zahtjeva korisnika;
• Preporuke za unapređenje poslovnih procesa.

2. Projektni zadatak za kreiranje automatizovanog sistema (model podataka)

Svrha:
Izrada tehničkih uslova za funkcionalnost automatizovanog sistema i njegove arhitekture

Uključuje opis:

• AWS;
• funkcije sistema;
• atributi kartice;
• interfejsi;
• Priručnici;
• akcijski gumbi;
• uslovi obaveštenja;
• ostali tehnički zahtjevi za EDMS.

Gore opisani odjeljci dokumentacije mogu se dodavati i mijenjati po potrebi. Izrada dokumentacije je kreativan proces i zavisi i od profesionalizma analitičara koji razvija ove dokumente.

Trenutno postoji brz razvoj i implementacija informacionih tehnologija ne samo u vladinim agencijama, već iu mnogim ruskim preduzećima, a uspjeh same implementacije ovisi o tome kakav će biti pristup implementaciji EDMS-a, koliko će biti dobro. planirano.

Kako posao raste, tako se povećava i obim papirne dokumentacije. A kada broj dokumenata koji se obrađuju pređe graničnu vrednost, procesi rada sa dokumentima izmiču kontroli, prestaju da se mogu upravljati i, kao rezultat toga, počinju da usporavaju razvoj preduzeća, tada je važno da se implementira EDMS izlazi na videlo. U ovom trenutku, mnoga preduzeća se suočavaju s problemom koji se zove „gdje početi“.

Proces implementacije EDMS-a u uspješnu svjetsku i domaću praksu uključuje sljedeće faze:

1. Informativna anketa.
   1. Intervjuiranje.
   2. Ispitivanje.
2. Analiza prikupljenih podataka.
3. Formiranje tehničkih i funkcionalnih zahtjeva za EDMS.
4. Praćenje EDMS tržišta i održavanje tendera.
5. Testiranje demo verzije.
6. Zaključivanje sporazuma.
7. Izrada propisa za EDMS.
8. Instalacija i konfiguracija softvera.
9. Obuka korisnika EDMS-a.
10. Testiranje softvera sa korisnicima.
11. Otklanjanje grešaka identifikovanih tokom testiranja sistema.
12. Industrijski rad.

Zašto ne bez informativne ankete?

Zašto je toliko važno provesti informativnu anketu? Vjeruje se da kvalitetna anketa prije projekta garantuje 80% uspješnosti implementacije EDMS-a. Na kraju krajeva, omogućava:

• dobiti jasniji “portret” organizacije: njenu misiju, područja djelovanja; Struktura kompanije; funkcije odjeljenja (i njihova interakcija) propisane odredbama o strukturnim odjeljenjima; glavni poslovni procesi;
• utvrđuje opšte stanje organizacije kancelarijskog rada u preduzeću;
• utvrditi tokove informacija i dokumentacije (uključujući vrste dokumenata koji se koriste);
• identifikuju i uzmu u obzir rizike i načine za njihovo prevazilaženje prilikom implementacije sistema;
• odrediti svrhu implementacije;
• odrediti zadatke i funkcije koje će EDMS naknadno morati obavljati;
• identificirati korisnike EDMS-a;
• naučiti i opisati postojeće poslovne procese (koji će biti automatizirani) itd.

Odgovore na gornja pitanja možete dobiti putem nezavisno proučavanje opštih informacija o objektu implementacije EDMS-a. Ovo pomaže u pripremi za intervjuisanje menadžment i ključni stručnjaci. A analiza rezultata intervjua će vam pomoći da se razvijete upitnik sa detaljnijim pitanjima za širi krug ljudi. Dakle, svaka faza ispitivanja vam omogućava da dublje zaronite u problem i kao rezultat dobijete sve detaljniji opis problema.

Samo razumevanjem stvarnih potreba preduzeća može se odrediti koje funkcije EDMS treba da obavlja. Tada će njegov izgled moći optimizirati rad ljudi i neće ga doživljavati kao peti točak kolica.

Do početka istraživanja, naš kombinat za preradu mesa imao je grupu geografski raspoređenih kancelarija, složenu strukturu preduzeća i veliki obim papirnog toka dokumenata, što je dovelo do raštrkanog nekontrolisanog toka dokumenata, kršenja rokova za odobravanje i izvršenje, kao i gubitak dokumenata.

S rastom obima proizvodnje i povećanjem zadataka koje rješava naše preduzeće, količina upravljačke i druge dokumentacije koja se razvija, prima i šalje samo je rasla, a povećavala se i uloga discipline u radu. U vezi sa podizanjem fabrike za preradu mesa na novi nivo, rukovodstvo preduzeća odlučilo je da uvede elektronski sistem za upravljanje dokumentima (EDMS), koji omogućava automatizaciju ne samo rada sa organizacionim i administrativnim dokumentima (nalozima, prepiskama itd.), već i takođe neki poslovni procesi praćeni obradom i izvođenjem dokumenata.

U tu svrhu formiran je tim od stručnjaka iz ključnih strukturnih sektora preduzeća. Za voditelja ovog projekta imenovan je zamjenik direktora za predškolsko vaspitanje i obrazovanje, autor ovog članka.

Intervjuiranje

Odlučili smo da implementiramo EDMS u fazama. Prva faza informativnog istraživanja, „vidljiva“ za tim, bila je da se sprovede - anketa prve linije menadžera i ključnih učesnika u poslovnim procesima koji će raditi u EDMS-u, tj. će biti njegovi korisnici. Ova anketa obavezno mora uključiti rukovodioce i stručne stručnjake iz oblasti zainteresovanih strukturnih jedinica, koji će moći da iznesu svoje želje i komentare.

Prije početka ove etape zamjenik direktora za predškolsko vaspitanje i obrazovanje bio je pripremljena pitanja, čiji bi odgovori mogli dati predstavu o problemima u organizaciji rada sa dokumentima.

Sastavljena je lista budućih ispitanika na kojoj je bilo oko 30 osoba (ovo šefovi odjela, njihovi zamjenici i stručnjaci zaduženi za izradu dokumenata, njihovo potpisivanje, potpisivanje i odobravanje). Sa svakom osobom je dogovoren zaseban sastanak, tokom kojeg je prvo naznačena svrha ličnog razgovora, a potom je uslijedio dijalog čiji je „program“ bio unaprijed pripremljena lista teza i pitanja (vidi primjer 1) . Za praktičnost vođenja i analize intervjua, razgovor možete snimiti na diktafon. Ali bolje je da učesnik ankete ne zna da se snima, jer se većina ljudi izgubi kada vidi diktafon.

Primjer 1

Priprema za vođenje intervjua u sklopu ankete fabrike za preradu mesa za implementaciju EDS-a

Collapse Show

Prilikom susreta sa svakim ispitanikom, zamjenik za predškolsku obrazovnu ustanovu je na početku razgovora detaljno iznio:

1. Svrha ankete:

“Provjera stanja kancelarijskog rada i toka dokumenata, razumijevanje postojećih poslovnih procesa koje treba automatizirati i čije aktivnosti prati obrada i izvođenje dokumenata.”

2. Zašto naša kompanija treba da implementira EDMS:

“Svrha EDMS-a je kvalitetno unaprijediti proces rada sa dokumentima za rukovodioce i stručne stručnjake na svim nivoima, te smanjiti vrijeme rutinskog rada sa dokumentima.”

3. Koje prednosti pruža EDMS, na primjer:

“Sistem vam omogućava da smanjite vrijeme potrošeno na traženje traženog dokumenta, omogućava vam pristup zajedničkoj bazi dokumenata sa diferencijacijom korisničkih prava, možete raditi u sistemu na daljinu, raditi s jednim dokumentom zajedno od strane više korisnika, brzo i jednostavno odobravati dokumente, automatizovati registraciju i distribuciju dokumenata, organizovati kontrolu izvršenja naloga i dokumenata (poslovodne aktivnosti postaju transparentne), moguće je potpisati dokumente u sistemu elektronskim potpisom, organizovati rad sa ugovorima, integrisati EDMS s drugim programima koje koristi organizacija i smanjiti troškove održavanja arhive.”

1. Na koje probleme nailazite pri radu sa dokumentima?
2. Šta biste željeli poboljšati, poboljšati, promijeniti organizaciju rada sa dokumentima?
3. Koliko brzo i efikasno se isporučuju dokumenti?
4. Gdje su, po Vašem mišljenju, slabe strane koje uzrokuju probleme u radu sa dokumentima?
5. Da li su postojeći obrasci dokumenata pogodni za korištenje?
6. Koliko vremena je potrebno za obradu jednog dokumenta? Ovo pitanje treba postaviti u odnosu na svaku vrstu dokumenta koja je široko prisutna u poslovnim procesima organizacije.
7. Koliki je obim toka dokumenata u vašem području rada?

Na proces intervjua uticala je zauzetost učesnika ankete, što je uticalo na tajming ankete, a takođe je pokazalo da su zaposleni potcijenili značaj projekta.

Kao rezultat analize informacija prikupljenih tokom intervjua, formirana je tabela, prikazano u primjeru 2. Pomoglo je strukturirati primljene informacije i izvući potrebne zaključke, koji se u njima dobro odražavaju.

Primjer 2

Sistematizacija informacija dobijenih tokom intervjua

Collapse Show

Na osnovu rezultata intervjua identifikovani su sledeći poslovni procesi koji zahtevaju pre svega automatizaciju EDMS-a:

• upravljanje ugovorima;
• odobravanje faktura za plaćanje;
• koordinacija organizacionih i administrativnih dokumenata:
• kontrola izvršenja instrukcija (rezolucija).

Intervjuiranje je omogućilo pripremu terena za postavljanje pitanja, što zahtijeva veću tačnost u davanju odgovora na pitanja.

Upitnik

Svrha ankete je bila da se dobiju detaljnije (tačnije) informacije o trenutnom stanju toka dokumenata i kancelarijskog rada u preduzeću. Učesnici ankete bili su rukovodioci strukturnih jedinica i stručni stručnjaci koji bi potom postali korisnici EDMS-a. Anketa je sprovedena u odsustvu, što je podrazumevalo popunjavanje upitnika u odsustvu istraživača.

Upitnik se sastojao od tri dijela (vidi primjer 4):

1. Uvodni dio - njegov glavni zadatak je bio da podstakne ispitanika da odgovori na postavljena pitanja. Opisani su svrha i ciljevi studije, značaj uloge ispitanika; uputstva za popunjavanje upitnika.
2. Glavni dio sadrži pitanja jednostavnih formulacija, a njihova kompletnost i količina zavise od željenog cilja (pitanja u uzorku upitnika iz Primjera 4 su savjetodavna i mogu se razlikovati od optimalnih pitanja za anketiranje vašeg poduzeća; možete ih koristiti kao početna uzorak za izradu vlastitog upitnika).
3. Završni dio - ovdje je ispitaniku data garancija povjerljivosti mišljenja koje je iznio; Izražena je zahvalnost za učešće u istraživanju.

Na zahtjev ispitanika, upitnik je odštampan i uručen mu lično ili poslan na e-mail. Forma upitnika je dizajnirana tako da ispitaniku bude zgodno da ga popuni direktno u word fajlu.

Ako je upitnik poslan kao Word datoteka, tada je u tijelu e-pošte primalac prvo vidio popratni tekst (svi kontakt podaci u primjeru su izmišljeni):

Primjer 3

Propratni tekst i predmet e-pošte prilikom slanja upitnika kao priloženog fajla e-poštom

Collapse Show

Primjer 4

Upitnik za sprovođenje ankete preduzeća prije implementacije EDMS-a

Collapse Show

Prikupljeni podaci uneseni su u MS Excel tabelu, što je omogućilo da se automatski generišu dijagrami distribucije mišljenja o svakom pitanju. One. rezultati su predstavljeni menadžmentu na najvidljiviji mogući način (vidi primjer 6). Broj odabranih opcija odgovora za svako pitanje prikazan je na jednom listu datoteke, a dijagrami na osnovu ovih podataka napravljeni su na drugom listu:

Ubuduće ćemo uzeti u obzir sve uočene rizike kako bismo što prije prešli na rad u EDMS:

• rizik odsustva ili netačne definicije zadataka i funkcija EDMS-a;
• rizik od potcjenjivanja potrebnih resursa (novčanih, vremenskih);
• rizik od kašnjenja u implementaciji faza projekta;
• rizik nedovoljne informisanosti zaposlenih u preduzeću o napretku posla, kao i rizik zanemarivanja, pasivnosti, otpora zaposlenih i loše uključenosti menadžera u projekat;
• rizik od loše tehnološke opreme;
• rizik od nedostatka regulatornog okvira.

Općenito, anketa je pokazala pozitivan stav prema uvođenju elektronskog upravljanja dokumentima, ali je i jedan broj zaposlenih koji su imali negativan stav prema implementaciji EDS-a, jer su ovaj projekat doživljavali kao samo još jednu inovaciju koja bi samo dodala više. raditi na njima.

Nakon toga, na osnovu analize rezultata intervjua i upitnika, određen je cilj i sačinjeni zahtjevi za EDMS, ali ovo je još jedna i ništa manje važna faza rada na implementaciji. Trenutno naša kompanija vrši uporednu analizu tržišta EDMS-a.

Fusnote

Collapse Show

Ključne riječi: anketa preduzeća, anketiranje i ispitivanje, registar ulaznih informacija, registar internih informacija, registar izlaznih informacija, izveštaj o ekspresnom anketiranju preduzeća, referentni model, kompletan poslovni model organizacije, funkcionalni model predmetne oblasti.

Zadaci i faze predprojektnog pregleda postrojenja za automatizaciju

Istraživanje preduzeća je važna i određujuća faza dizajna IS-a. Trajanje pregleda je obično 1-2 sedmice. Za to vrijeme sistemski analitičar treba da ispita najviše 2-3 vrste aktivnosti (HR, računovodstvo, transport, marketing, itd.).

Prikupljanje informacija za izgradnju kompletan poslovni model organizaciječesto se svodi na proučavanje dokumentiranih tokova informacija i funkcija odjela, a provodi se i kroz intervjue i upitnike.

Prije početka istraživanja, organizacija obično obezbjeđuje set dokumenata, koji obično uključuje:

Rezime informacija o aktivnostima preduzeća.

Informacije o menadžerskim, finansijskim, ekonomskim i proizvodnim aktivnostima preduzeća.

Informacije o računovodstvenim politikama i izvještavanju.

Redovni tok dokumenata preduzeća.

Registar ulaznih informacija.

Registar internih informacija.

Registar odlaznih informacija.

Informacije o informacionoj i računarskoj infrastrukturi preduzeća.

Podaci o odgovornim licima.

Liste pitanja za intervjue i upitnike sastavljaju se za svaki odjel koji se ispituje i odobrava šef kompanije. Ovo se radi u svrhu:

sprečavanje pristupa povjerljivim informacijama;

jačanje ciljne orijentacije istraživanja;

minimiziranje ometanja zaposlenih u preduzeću od obavljanja njihovih radnih obaveza.

Opšta lista pitanja(sa njihovim naknadnim detaljima) uključuje sljedeće točke:

glavni zadaci jedinica;

prikupljene i evidentirane informacije;

izvještavanje;

interakciju sa drugim odeljenjima.

Upitnici za menadžere i stručnjake može sadržavati sljedeća pitanja:

Koji bi (iz perspektive vašeg odjela) trebali biti ciljevi stvaranja integriranog sistema upravljanja preduzećem?

Organizaciona struktura jedinice.

Zadaci jedinice.

Redoslijed radnji pri obavljanju zadataka.

S kojim tipovima eksternih organizacija (banka, klijent, dobavljač, itd.) jedinica komunicira i koje informacije se razmjenjuju?

Koji referentni materijal koristite?

Koliko vremena (u minutama) provodite obavljajući osnovne operacije? Koji datumi su „vršna opterećenja“? (frekvencija po mjesecu, kvartalu, godini itd.) Tehnička opremljenost odjeljenja (računari, mreža, modem itd.). Korišteni softverski proizvodi za automatizaciju poslovnih procesa.

Koje izvještaje i koliko često pripremate za menadžment? Ključni stručnjaci odjela koji mogu odgovoriti na sva pitanja o poslovnim procesima koji se koriste u diviziji.

Karakteristike objekata daljinskog upravljanja.

Protok dokumenata na radnom mjestu.

Ovako prikupljeni podaci po pravilu ne pokrivaju sve bitne aspekte organizacione aktivnosti i imaju visok stepen subjektivnosti. I što je najvažnije, ovakva anketa ne identifikuje stabilne faktore povezane sa specifičnim karakteristikama organizacije, na koje se može uticati isključivo metodama funkcionalnog prilagođavanja organizacionog sistema.

Analiza anketa rukovodilaca anketiranih organizacija i preduzeća pokazuje da su njihove ideje o strukturi organizacije, opštim i lokalnim ciljevima poslovanja, zadacima i funkcijama odeljenja, kao i subordinaciji zaposlenih ponekad kontradiktorne. Osim toga, ove ideje ponekad odstupaju od službeno deklariranih ciljeva i pravila ili su u suprotnosti sa stvarnim aktivnostima.

Ako se struktura tokova informacija može identifikovati iz uzoraka dokumenata i konfiguracija računarskih mreža i baza podataka, onda struktura stvarnih mikroprocesa koje sprovodi osoblje u informacionim kontaktima (uglavnom nedokumentovana) ostaje nepoznata.

Odgovore na ova pitanja može dati strukturalna i funkcionalna dijagnostika zasnovana na metodama kontinuiranog (ili selektivnog) fotografisanja radnog vremena osoblja. Svrha dijagnostike je da se dobije pouzdano znanje o organizaciji i organizacionim odnosima njenih funkcionalnih elemenata.

U tom smislu, najvažniji zadaci funkcionalne dijagnostike organizacionih struktura su:

klasifikacija subjekata funkcionisanja (kategorije i grupe radnika);

klasifikacija elemenata procesa funkcionisanja (radnje, procedure);

klasifikacija pravaca (problema koje treba riješiti), ciljeva djelovanja;

klasifikacija elemenata toka informacija;

provođenje ankete o aktivnostima osoblja organizacije;

proučavanje distribucije (u vremenu i učestalosti) organizacijskih karakteristika: procedure, kontakti osoblja, područja djelovanja, elementi tokova informacija - pojedinačno iu kombinaciji jedni s drugima po kategorijama zaposlenih, vrstama procedura i njihovim područjima (prema rezultati i logika istraživanja);

utvrđivanje stvarne strukture funkcionalnih, informativnih, hijerarhijskih, privremenih, problematičnih odnosa između menadžera, zaposlenih i odjela;

uspostavljanje strukture za raspodjelu radnog vremena za rukovodioce i osoblje u pogledu funkcija, problema i ciljeva organizacije;

identifikacija glavnih tehnologija za funkcionisanje organizacije (informacioni procesi, uključujući i nedokumentovane), njihovo postavljanje ciljeva u poređenju sa deklarisanim ciljevima organizacije;

identifikovanje grupa radnika koje su homogene po svojim specifičnim aktivnostima, ciljnoj orijentaciji i stvarnoj subordinaciji, formiranje realnog modela organizacione strukture i upoređivanje sa deklarisanim;

utvrđivanje razloga neslaganja između deklarisane i stvarne strukture organizacionih odnosa.

Kontinuirano „fotografisanje“ radnog vremena je kontinuirano posmatranje i snimanje karakteristika radnika u procesu funkcionisanja tokom celog radnog dana. U tom slučaju prikazani parametri se uzastopno unose u unaprijed pripremljenu radnu tablicu. Ispod je obrazac radnog lista sistemskog analitičara:

Odmah po završetku ispitnog postupka, tabela se dopunjava dodatnim karakteristikama: tehnološka grana, funkcija sistema, predmet, aspekt, emocionalna pozadina itd.

Neki od indikatora, oni označeni zvjezdicom, popunjavaju se tokom ankete, ostali - nakon. Sadržaj prijava je sljedeći:

broj (po redu);

agent (položaj zaposlenog koji se ispituje);

vrijeme tokom kojeg je postupak obavljen;

postupak (naziv sadržaja skupa elementarnih radnji ujedinjenih opštošću konkretnog problema koji se rješava);

informacije (smjer protoka informacija između agenta i druge ugovorne strane);

inicijativa (inicijator pokretanja ovog postupka);

druga strana (položaj zaposlenog koji je u kontaktu sa subjektom);

odnos (koji odražava subordinaciju agenta i druge strane, oblik interakcije u ovom postupku);

problem (verbalni opis problema koji se rješava).

Rezultat ankete prije projekta mora se pojaviti" Izveštaj o ekspresnoj inspekciji preduzeća", čija je struktura data u nastavku.

Kratak šematski opis poslovnih procesa, na primjer:

upravljanje nabavkom i zalihama;

Upravljanje proizvodnjom;

upravljanje prodajom;

upravljanje finansijskim resursima.

Osnovni zahtjevi i prioriteti automatizacije.

Procjena resursa korisnika potrebnih za podršku projektu.

U ovom radu kao preduzeće koje je predmet istraživanja odabrano je preduzeće “Zaman-Bank”. Osnovana je 1989. godine i posluje na tržištu bankarskog sektora, pružajući usluge pravnim i fizičkim licima. Strateške karakteristike banke su brzina usluge, širok spektar kreditnih ponuda, visok nivo prilagođavanja spoljnom okruženju – kulturnom, ekonomskom, pravnom, tehnološkom i političkom. Banka se nalazi u Kazahstanu sa glavnom kancelarijom u Astani.

Jedna od prioritetnih razvojnih oblasti banke je unapređenje postojećih IT procesa. Da bi to učinili, menadžment je odlučio pribjeći pomoći trećih integratorskih kompanija. Planira se modernizacija IT odjela u skladu sa uslužnim pristupom i najboljom svjetskom praksom, dok su među prioritetima u banci dorada kataloga usluga i puna implementacija procesa upravljanja incidentima i IT imovinom.

Metodologija za ispitivanje IT odjela banke

Za odabir metodologije istraživanja za IT odjel banke analizirane su sljedeće metode:

• 1. Analiza postojeće dokumentacije za procesni i/ili sistem automatizacije. Za to se traži kompletan paket dokumenata, postavlja se štand za postojeće sisteme automatizacije i vrši se nezavisna studija primljenih materijala.
• 2. Intervjuiranje zaposlenika kupca. Kompanija integrator odlazi na mjesto istraživanja i obavlja intervjue o svim ključnim elementima rada IT odjela.
• 3. Posmatranje. Kompanija integrator sprovodi anketu na radnom mestu kupca, posmatrajući učesnike u procesu, kako obavljaju svoje funkcije u procesu i rade u sistemu.
• 4. Zahtjev za informacijama - upitnik. Kupcu se šalju upitnici, nakon čega ih popunjavaju zaposleni sa strane kupca. Zatim, upitnike analizira projektni tim kompanije integratora.
• 5. Kombinacija gore navedenih metoda.

Putovanje do radnog mjesta klijenta je komplikovano činjenicom da se sjedište klijenta nalazi u drugoj zemlji, štoviše, radna mjesta su raspoređena u nekoliko gradova. Metoda promatranja je odbijena zbog dugog vremena i ljudskih troškova potrebnih za primjenu ove metode. Proučavanje dokumentacije i propisa je dug proces u kompaniji koji zahtijeva veliki broj ljudskih resursa. Smatralo se da je njegova upotreba neophodna za realizaciju projekta, ali je u narednim fazama uključena u plan projekta. Metod istraživanja odabran je kao najefikasniji u pogledu troškova rada, troškova vremena i dobijenih rezultata.

Anketa IT odjela banke obavljena je korištenjem ankete korisnika informacionih sistema koji automatizuju IT procese. Podaci o trenutnoj organizaciji IT procesa prikupljani su u dvije faze.

Prva faza je sprovedena putem daljinske komunikacije sa korisnicima sistema: informacije su prikupljane putem upitnika i telefonskih razgovora. Tražene informacije podijeljene su u dvije kategorije:

• · Prikupljanje informacija o organizacionoj strukturi IT službe kompanije:
  • o broj IT zaposlenih;
  • o radno vrijeme službe podrške;
  • o trenutni sistemi automatizacije IT procesa;
• · Prikupljanje i analiza procesne dokumentacije
• o opis procesa toka posla;
• o šema instrukcija uloga;
• o izvještaje o efikasnosti procesa.

U drugoj fazi korišćena je metoda intervjuisanja i posmatranja. U ovom slučaju, glavni naglasak je stavljen na područja kao što su:

• · Prikupljanje informacija o stvarnom poretku procesa - intervjuisanje učesnika procesa (zaposlenih IT službe). U tu svrhu kreirani su upitnici (vidi Prilog 1) koji su poštom poslani zaposlenima u IT odjelu banke. Telefonski razgovori su se takođe odvijali u formatu intervjua koristeći pristigle popunjene upitnike, koji su sadržavali pitanja o svakoj od komponenti organizacije procesa;
• · Identifikacija potreba za IT procesima i njihovim sistemima za automatizaciju. To uključuje upravljanje IT odjelom banke i druge dionike projekta.
• · Upoznavanje sa korišćenim sistemima automatizacije. Ovu aktivnost izveli su inženjeri firme izvođača radova. Istovremeno su istraženi povezani sistemi sa kojima je potrebno uspostaviti integraciju tokom projekta i prikupljeni su zahtjevi za integraciju.

Rezultati ankete su evidentirani u izvještaju datom u naredna dva dijela ovog rada, a usaglašeni su sa projektnim timom kompanije.